Доброе утро!
Вопросы викторины вызвали затруднения. Давайте разберемся и найдем правильные ответы.
1. Какую должность нужно обязательно предлагать сокращаемому работнику, если по квалификации ему подходят все?
Правильный ответ 1.
Предлагать нужно должность юриста, поскольку она считается свободной. Это связано с тем, что совмещение не требует заключать трудовой договор и может быть в любое время отменено по инициативе одной из сторон. А вот должности кадровика и помощника юриста, напротив считаются занятыми, поскольку их занимают работники, с которыми заключен трудовой договор.

2. Что может делать инспектор ГИТ во время выездного обследования?
Правильный ответ 3.
Во время выездного обследования инспектор ГИТ может осмотреть общедоступные помещения и территорию, в ходе обследования которых отобрать пробы или образцы, использовать инструменты с применением видеозаписи, проводить испытания или экспертизу. В то же время он не вправе пытаться проникнуть на закрытый для посещения посторонними объект, проводить опросы работников и взаимодействовать с работодателем, запрашивая у него документы.

3. Когда поездка работника с разъездным характером работы будет командировкой, если в его договоре в качестве территории выполнения трудовой функции указана РФ?
Правильный ответ 1.
Будет ли поездка считаться командировкой, зависит от цели поездки и условия договора о территории выполнения трудовой функции.
Общее правило такое — если нужно выполнить служебное поручение за пределами указанной в договоре территории, поездка считается командировкой.

В то же время командировки могут быть и в случае, если в договоре закреплено условие о разъездах по всей территории РФ. В таких ситуациях поездка в другой населенный пункт будет считаться командировкой, если в этот период работник непосредственно не выполняет трудовую функцию, а занимается другими задачами, связанными с работой. Так, если он трудится в филиале, расположенном вне места нахождения работодателя, то поездка в головной офис для участия в корпоративном тренинге или подписания кадровых документов считается командировкой.

‼️Есть три особенности, из-за которых контролеры предпочитают проводить выездные обследования. В этих особенностях нет пользы для работодателей.

1️⃣ Выездное обследование всегда внезапное. ГИТ не станет предупреждать работодателя об обследовании. По закону инспекторы не должны уведомлять компанию, которой предстоит этот вид контрольного мероприятия (ч. 4 ст. 75 Закона № 248-ФЗ).

2️⃣ Узнать и подготовиться заранее не получится. Информацию о проведении выездного обследования не вносят в Единый реестр контрольных/надзорных мероприятий (ЕРКНМ). Контрольные мероприятия без взаимодействия проводят по заданиям уполномоченных лиц, например руководителей ГИТ или их замов (ч. 1 ст. 19, ч. 2 ст. 57 Закона № 248-ФЗ).

3️⃣ Надеяться на противодействие прокуроров не стоит. Контрольные мероприятия без взаимодействия инспекторы не должны согласовывать с органами прокуратуры. Условия моратория на проверки для выездного обследования не действуют. Чтобы назначить это мероприятие, достаточно получить информацию о нарушениях (ч. 1, 2 ст. 66 Закона № 248-ФЗ).

❗️Какие существуют запреты для инспекторов?

Инспекторам нельзя пытаться проникнуть на закрытый для посещения посторонними объект. На выездном обследовании ГИТ может осмотреть общедоступные помещения и территорию, в ходе обследования которых отобрать пробы или образцы, использовать инструменты с применением видеозаписи, проводить испытания или экспертизу (ч. 3 ст. 75 Закона № 248-ФЗ).
Во время выездного обследования нельзя взаимодействовать с работодателем. Запрашивать документы, в том числе по охране труда, проводить опросы работников ГИТ не вправе. Инспекторам запрещено выдавать работодателю предписание, если в ходе обследования будут выявлены нарушения, даже если они угрожают жизни и здоровью работников. Поэтому оштрафовать компанию или ответственных сразу не получится. Также инспекторы не могут после выездного обследования направить документы в суд, чтобы приостановить работу предприятия (ч. 5 ст. 75 Закона № 248-ФЗ).

❗️ Чем грозит выездное обследование?

Трудовая инспекция использует выездное обследование в качестве основания для внеплановой проверки, инспекционного визита или рейдового осмотра.
Акт и материалы обследования прилагают к мотивированному представлению в прокуратуру, чтобы согласовать проведение внепланового контрольного мероприятия, в ходе которого инспекторы уже могут полноценно осмотреть предприятие, запросить у работодателя документы и провести опрос работников.

По результатам проведения внеплановых проверок нарушителям требований охраны труда выдают предписания и назначают штрафы.

В мае Роскомнадзор получил тысячи уведомлений и собрал ошибки, которые чаще всего допускали компании в обязательных сообщениях. Разберемся как не допускать подобных ошибок.

❗️ОШИБКА 1. В бланке, сведениях об операторе и подписи
Уведомление обязательно оформить на бланке организации — оператора персональных данных или заверить печатью организации, которую проставляют на подписи руководителя или уполномоченного лица. По правилам делопроизводства, документ нужно зарегистрировать, например, в журнале исходящих документов, иметь исходящий номер и дату создания.

В поле «Наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора» работодатели не полно указывают адрес: не пишут почтовый индекс, муниципальный район (для организаций районов области), улицу, номер дома, корпус — если они есть.

Наименования организации в уведомлении нередко не соответствует указанному на бланке или печати на уведомлении, сведениям в ЕГРЮЛ. Обратите внимание. Почтовый адрес — это адрес, по которому организация зарегистрирована в ЕГРЮЛ, адрес местонахождения — это адрес, по которому фактически осуществляется деятельность.

Поле «Филиалы». Здесь нужно отмечать отделения, корпуса, другие территориально обособленные отделы, магазины и иные подразделения, филиалы, которые имеют отношение к организации и входят в ее структуру.

Подпись. Уведомление должно подписать уполномоченное на это лицо. К ним относятся: Уполномоченным лицом является:
- единоличный исполнительный орган, действующий на основании устава (генеральный директор, директор, президент, управляющий);
- руководитель или начальник, действующий на основании положения;
- представитель юридического лица, действующий на основании доверенности, в которой содержится соответствующее полномочие. В этом случае к уведомлению необходимо приложить документ, подтверждающий полномочия лица на подписание документов.

Исполнитель. Поле необходимо заполнить для обратной связи с исполнителем документа, в нем нужно указать сведения об исполнителе и всю контактную информацию.

Поле «Дата начала обработки персональных данных». Фактически это дата, которая указана в свидетельстве ИНН. Даже если уведомление подается через несколько лет после начала обработки персональных данных, дату нужно указать из свидетельства ИНН.

❗️ОШИБКА 2. В основаниях и целях обработки персональных данных
Поле «Правовое основание обработки персональных данных». Операторы не указывают соответствующие статьи, дату принятия и номера закона или иного нормативно-правового акта, регулирующих осуществляемый вид деятельности и касающегося обработки персональных данных. Часто операторы указывают только Федеральный закон № 152-ФЗ. Но этот Закон не дает правовых оснований операторам для обработки персональных данных. Закон только регулирует отношения, связанные с обработкой.

Необходимо указать все отраслевые нормативно-правовые акты, которыми руководствуется оператор, обрабатывая персональные данные с указанием реквизитов: дата, номер и название.

Поле «Цель обработки персональных данных».
Необходимо обратиться к уставу организации, а также не забывать, что каждое юридическое лицо в обязательном порядке осуществляет бухгалтерский и кадровый учет, в рамках которого обрабатываются персональные данные работников, а также членов их семьи. Например, в личных делах хранятся копии свидетельств о рождении детей, свидетельств о браке, справки с места учебы ребенка и проч.

❗️ОШИБКА 3. В поле «Категории персональных данных»
Ошибочно указывают персональные данные конкретных физических лиц — работников, клиентов, абонентов и др.; используют фразы и др.«, «и т.п.», «другая информация», «анкетные данные». Перечень категорий персональных данных должен быть полный и исчерпывающий, сокращения недопустимы.

Информация, относящаяся к физическому лицу, то есть, документы: паспорт, водительские права, удостоверение, свидетельство о рождении, военный билет, документ об образовании и пр., принадлежащие физическому лицу, не могут быть категориями персональных данных. Они являются материальными носителями персональных данных.

при заполнении поля для начала необходимо перечислить категории персональных данных, заполняемые в форме кадрового учета Т2, затем добавить другие категории, обрабатываемые в организации в рамках иных видов деятельности.

После того, как предложенные системой позиции в поле «Категории персональных данных» закончились (если уведомление или информационное письмо заполняется на портале персональных данных), а категории персональных данных еще остались (например, данные документа, удостоверяющего личность; ИНН; СНИЛС и пр.), необходимо перейти к заполнению поля «Другие категории персональных данных», где эти категории и перечислить (указать).

❗️ ОШИБКА 4. В поле «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются»

Операторы нередко указывают не все категории субъектов персональных данных, применяются фразы «и др.», «и т. п.», «другая информация», упоминаются сторонние юридические лица. Но содержание поля «вытекает» из «Цель обработки персональных данных».

Необходимо указывать категории физических лиц и виды отношений с ними. Под видами отношений РКН понимает трудовые, гражданско-правовые, договорные отношения, отношения в целях исполнения закона или любого другого нормативно-правового акта, регламентирующего обработку персональных данных согласно сфере деятельности юридического лица.

Поле «Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных». Из перечня действий, указанных в требованиях ч. 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ, необходимо выбрать только те действия, которые оператор непосредственно совершает с персональными данными. У подавляющего большинства операторов это как минимум — сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача, уничтожение.

❗️ОШИБКА 5. В описании мер по защите персональных данных
В поле «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона „О персональных данных“» операторы копируют текст, приведенный в примерах для заполнения. Правильно: проанализировать предложенное в примере, и если применять какие-либо слова, то только те, которые относятся к деятельности Оператора.

Подраздел «средства обеспечения безопасности» — это технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке. Содержание подраздела «правовые меры» может быть отнесено как в Поле «Правовое основание обработки персональных данных», так и находиться здесь (либо там, либо тут, дублировать не нужно).

Если используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), необходимо заполнить раздел «использование шифровальных (криптографических) средств», где обязательно указать наименование, регистрационные номера и производителей используемых криптографических средств (ЭЦП), а также сведения об уровнях защиты.

Если проведена классификация информационных систем персональных данных, то необходимо в уведомлении так же указать к какому классу они относятся.

Источник: сайт Роскомнадзора

✅ ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Необходимо понимать разницу между уведомлением и информационным письмом, которое направляется для внесения изменений в реестр операторов персональных данных.

В информационном письме обязательными для заполнения являются поля:
1️⃣ «Наименование оператора»;
2️⃣ «Сокращенное наименование оператора»;
3️⃣ «Адрес оператора» (адрес местонахождения и почтовый адрес);
4️⃣ «ИНН» и «ОРГН».

Далее в информационном письме нужно заполнять только те поля, в содержание которых нужно внести изменения.
При этом поля необходимо заполнять полностью. То есть вы должны не добавлять информацию в поле, а полностью заменить содержание поля — указать полностью новые сведения.

В закрытом канале опубликовала интересные материалы:

1️⃣ Ответила на вопросы подписчиков по персональным данным:
- Как поступить, если сотрудник отказывается дать согласие на обработку биометрических персональных данных?

- Можно ли без согласия работников установить камеры на территории организации, чтобы контролировать безопасность производства работ?

- Нужно ли брать согласие на обработку персональных данных родственников сотрудника?

2️⃣ Разместила пакет обязательных документов для работы в системе воинского учета (прием на работу военнообязанного, учетная работа по ведению воинского учета, отчетность), всего более 30 шаблонов и образцов документов.

3️⃣ Опубликовала список обязательной кадровой отчетности со сроками сдачи и пояснениями.
😲 Получилось 8 страниц ❗️

Если вы хотите присоединиться к закрытому каналу, пишите мне @KornilovaS

Проект о квотах для инвалидов в обособленных подразделениях работодателя внесли в Госдуму

Предложили устанавливать отдельные квоты для инвалидов не только филиалам и представительствам, но и другим обособленным подразделениям.

Условие – они находятся в разных регионах с головной организацией. К этим подразделениям хотят применять квоты субъектов РФ, в которых они располагаются (п. п. 1 и 2 ст. 1 проекта).
Сейчас по такому принципу квоты устанавливают именно представительствам и филиалам. Исходят из среднесписочной численности работников таких подразделений за предыдущий квартал. Остальных сотрудников учитывают при подсчете квоты для головной организации.
По мнению разработчиков проекта, изменения позволят расширить возможности для трудоустройства инвалидов. Предполагается, что поправки вступят в силу со дня официального опубликования в качестве закона (ст. 2 проекта).

Документ:
Проект Федерального закона N 944763-8

источник: Консультант Плюс

СФР планирует обновить форму ЕФС-1, порядок ее заполнения и форматы подачи сведений

Социальный фонд хочет изменить единую форму ЕФС-1, порядок ее заполнения, а также форматы представления сведений.
Планируют такие новшества:
- в подразделе 1 переименовать поле "Статус ЗЛ" в "Код категории ЗЛ";
- в подразделе 1.2 убрать тип "Назначение выплат по ОСС". Это значит, что не придется подавать сведения о тех сотрудницах, кто уходит в декрет или в отпуск по уходу за ребенком;
- в раздел 2 ввести поле "Код подчиненности";
- в подразделе 2.1 вместо поля "в том числе на конец предыдущего отчетного периода" добавить поле "На начало отчетного периода";
ввести новые коды. К примеру, для застрахованных иностранцев хотят добавить код "МДИГ";
- расширить перечень кодов наименований должностей и профессий для ЕФС-1.
Есть и другие новшества.
Проекты проходят общественное обсуждение.
источник: Консультант Плюс

Ответы на викторину с комментариями я опубликую завтра )