Друзья, поступил вопрос: Какие журналы и книги учета обязательны в кадровом делопроизводстве?

Единого перечня кадровых документов, которые должны быть в каждой организации, на законодательном уровне не установлено. Однако в кадровом делопроизводстве должны быть документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя.
❗️Собрала для вас перечень обязательных журналов и книг учета. Сохраняйте 😉

#презентацииматериалы

Друзья, мой клиент (ИП имеющий лицензию на образовательную деятельность) получил уведомление от Роскомнадзора о проведении профилактического визита.

Данный клиент находится у меня на абонентском обслуживании, куда входит, в том числе услуга консультирования и подготовки к профилактическим визитам и проверкам. Подробнее о услуге абонентское обслуживание на моем сайте https://hrhd.ru/abonentskoe-obsluzhivanie

К профилактическому визиту Роскомнадзора все необходимые документы и процедуры были подготовлены. Профилактический визит прошел успешно, без замечаний.
Хочу поделиться с вами перечнем сведений и документов, которые запрашивал Роскомнадзор.
Если у вас возникнут вопросы, пишите, обязательно отвечу.

Перечень сведений и документов, которые запрашивал Роскомнадзор в рамках профилактического визита у ИП имеющего лицензию на образовательную деятельность:
1) цели обработки персональных данных по каждому виду деятельности, в рамках которой осуществляется их обработка;
2) правовые основания обработки персональных данных со ссылками на ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" с приложением подтверждающих документов (согласие, договор, норма, статья, пункт закона или подзаконного акта);
3) информация о назначении оператором, являющимся юридическим лицом, ответственного за организацию обработки персональных данных с приложением подтверждающих локальных актов;
4) информация об издании оператором, являющимся юридическим лицом, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персданных, с приложением подтверждающих локальных актов;
5) информация, подтверждающая соблюдение требований ч. 5 ст. 18 Закона N 152-ФЗ в части обеспечения размещения баз персональных данных на территории Российской Федерации;
6) типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (анкеты, заявления, журналы, реестры и иное) с их приложением;
7) URL-адреса, используемые в деятельности оператора, посредством которых осуществляется обработка персданных.

Обратите внимание: п. 3 и 4 касаются только юрлиц, но были включены Роскомнадзором в перечень для ИП.
#делюсьопытом

Друзья, вступили в силу изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ которые касаются охраны труда.
Сохраняйте и изучайте или передайте коллегам которые занимаются охраной труда :)
#презентацииматериалы

Друзья, подготовила чек лист неотложных дел специалиста по охране труда в связи с изменениями законодательства. Сохраняйте и передавайте коллегам :)
#презентацииматериалы

Друзья, добрый день!
Все чаще мне задают вопросы касающиеся охраны труда (ОТ). Не во всех организациях есть отдельный специалист по ОТ. Все чаще я встречаю у моих клиентов специалистов, которые наряду со своей основной работой занимаются вопросами ОТ.
Законодательство стремительно меняется, постараюсь сообщать в канале обо всех изменениях.

Итак, вопросы:
Вопрос 1: Можно ли не проводить обучение по охране труда на микропредприятии?

Ответ: Нет, нельзя. Обучение обязаны организовать все работодатели без исключения, но для микропредприятий есть послабления:
1. Обучение по первой помощи, СИЗ и требованиям охраны труда можно проводить в ходе инструктажа на рабочем месте.
2. Проверку знаний может проводить один обученный в УЦ работник, назначенный приказом, без формирования комиссии.
3. Вводный инструктаж можно совместить с инструктажем на рабочем месте и регистрировать их в едином документе.
4. Все виды инструктажа, кроме целевого, может проводить специалист по охране труда, руководитель организации или другой обученный в УЦ работник, назначенный приказом. Также можно привлечь специалиста или организацию по договору ГПХ.
Обучение в общем порядке без учета послаблений нужно проводить по программе обучения безопасным методам и приемам выполнения работ повышенной опасности, если на предприятии проводят такие работы (раздел Х Правил обучения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464).

Вопрос 2: По результатам внеплановой СОУТ установили, что гарантии и компенсации можно выдавать работникам в меньшем объеме. Можем ли мы снизить его с даты утверждения отчета о спецоценке?

Ответ: Нет, нельзя. Гарантии и компенсации за работу во вредных и опасных условиях труда обязательно прописывают в условиях трудового договора (абз. 7 ч. 2 ст. 57ТК). Поэтому снизить или отменить их можно только после заключения допсоглашения. Об изменениях условий трудового договора работодатель обязан уведомить работника за два месяца(ч. 2 ст. 74 ТК).

❗️Сразу 7 новых ведомств присоединились к эксперименту по проведению удалённых проверок работодателей.

Действие нового формата проверочных мероприятий продлили до10 декабря 2024 года.

В состав контрольных органов, которые будут проводить проверки с помощью мобильного приложения «Инспектор» добавились Роскомнадзор, Минкульт, Минпромторг, Минстрой, Росалкогольтабакконтроль, Рособрнадзор и ФССП.

Раньше такие проверки проводили только МЧС, Росздравнадзор и Ростехнадзор.
Приложение позволяет проводить проверки по чек-листам, отслеживать местоположение контролируемого лица и сохранять материалы проверки на защищенных серверах.
Эксперимент с такими проверками изначально планировался с апреля по июль 2024 года, но теперь его продлили до 10 декабря.

Друзья, сегодня я отвечу на несколько вопросов по кадровому делопроизводству:

1. Можно ли в одну папку подшивать приказы за несколько лет?
Так можно делать при текущем хранении. Если будете документы готовить к архивному хранению эти приказы необходимо будет передавать как документы за разные годы.

2. Заявления работников присылают из филиалов в отсканированном виде. Можно их распечатывать и хранить как основания к приказам по личному составу?
Нет, так делать не стоит. На хранение отправляют подлинные экземпляры документов.

3. Можно ли вести журналы регистрации приказов в электронном виде?
Да, приказы можно регистрировать не только в бумажных журналах. Также это можно делать и в учетных формах, которые создали в табличных редакторах или в специальном ПО.

4. Какой срок хранения у приказов по личному составу, 50 или 75 лет?
Документы по личному составу, закрытые делопроизводством до 1 января 2003 года, нужно хранить 75 лет. Документы, которые закрыли делопроизводством после 1 января 2003 года, — 50 лет.

Передача обезличенных персональных данных в Минцифры: закон вступит в силу с 1 сентября 2025 года

Операторов персональных данных обяжут предоставлять по требованию Минцифры обезличенные сведения.
В документе будет список нужной информации и сроки ее передачи. Правительство установит, как проводить обезличивание.
После сбора данных Минцифры сформирует их составы. Отечественным операторам дадут к ним доступ, если соблюден ряд условий: в ЕГРЮЛ нет записи о недостоверности сведений об организации, у ее директора только российское гражданство и пр.
Операторы смогут обрабатывать такие составы только в спецсистеме министерства. Записывать, извлекать и передавать их третьим лицам нельзя. По общему правилу результаты обработки запретят предоставлять, в частности, иностранцам и зарубежным компаниям.
Есть и другие новшества.

Документ:
Федеральный закон от 08.08.2024 N 233-ФЗ

Роскомнадзор начнет выявлять индикатор риска с 30 августа 2024 года

Показатель риска – ситуация, когда за календарный год ведомство зафиксировало минимум 2 недостатка в информации об использовании алгоритмов рекомендаций, которую получило по запросу.
Речь идет о том, что эти данные не соответствуют правилам применения таких технологий, которые оператор персональных данных разместил на своем ресурсе.
Напомню, если в 2024 году выявляют индикаторы риска, по согласованию с прокуратурой внепланово могут провести инспекционный визит, документарную или выездную проверку.

Документ:
Приказ Минцифры России от 01.08.2024 N 682

Бизнес сможет чаще уплачивать ряд штрафов со скидкой 50%

В Минюсте рассматривают проект о внесении изменений в КоАП РФ. Согласно поправкам компании, должностные лица и ИП будут вправе уплачивать лишь половину административного штрафа независимо от того, как выявили нарушение. В остальном условия для бизнеса не изменятся. Одно из них – деньги надо перевести не позже 20 календарных дней с даты, когда вынесли постановление о наказании.

Новшества подготовлены с подачи КС РФ. В июле 2024 года он обнаружил недостаток в КоАП РФ. По нему скидка возможна (при соблюдении остальных условий), только если нарушение выявили при государственном или муниципальном контроле. Из-за этого суды в ряде случаев не позволяли воспользоваться льготой, если нарушение зафиксировали, например, в рамках прокурорского надзора.

Минэк планирует усилить контроль за серыми зарплатами и самозанятыми. А для этого расширят перечень индикаторов для выездных проверок. Минэкономики по предложению Минтруда собирается расширить перечень индикаторов риска, которые указывают на возможные нарушения обязательных требований трудового законодательства.
Предложения есть в письме директора департамента госполитики в сфере лицензирования Минэка Александра Вдовина.
В перечень хотят добавить четыре индикатора:
1. Работодатель начисляет зарплаты за каждый месяц предыдущего квартала ниже МРОТ 60 и более работникам, если их доля — 50% штата и больше.
2. ФОТ компании сократился на 80% и больше за квартал, но количество работников при этом не снизилось.
3. Организация или ИП сотрудничает с более чем 35 самозанятыми, которые в среднем получают более 35 тысяч рублей и трудятся больше 3 месяцев.
4. Снизились зарплаты более чем 25% работников медорганизации — врачей, среднего и младшего медперсонала и т.д.
Источник: Коммерсант

Моему клиенту был направлен запрос из контролирующего органа с требованием в 2-дневный срок предоставить документы по охране труда и трудовому законодательству.
Список документов во вложенном файле.
Предупрежден значит вооружен!

❓Все ли у вас есть из списка?
#делюсьопытом