Поступил вопрос: Сотрудник уволился с основной работы и работы по совместительству. Как в этом случае оформить дубликат трудовой книжки?

Когда оформляют дубликат ТК:

Дубликат ТК может быть выдан в случае, если (п.п. 27, 30, 31 Порядка, утв.приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н):
• Работник утратил ТК;
• В ТК указана запись об увольнении или переводе на другую работу, которую признали недействительной;
• ТК пришла в негодность: порвана, испачкана, обгорела;
• Работодатель утратил ТК в случае чрезвычайной ситуации.

Кто оформляет дубликат трудовой книжки?
Дубликат ТК оформляет тот работодатель, который внес последнюю запись перед потерей ТК. Все записи в ТК должен вносить именно основной работодатель, ч.3 ст.66 ТК РФ. Если сотрудник работает по совместительству, то по его желанию сведения об этой работе также вносятся в ТК по основному месту работы (ч.5 ст.66 ТК РФ).
Сотрудник должен обратиться с письменным заявлением об оформлении дубликата к бывшему работодателю, п.27 Порядка № 320 н.

Как выдать дубликат ТК?
Дубликат необходимо выдать не позднее 15 рабочих дней со дня, когда сотрудник подал заявление. Если ТК потерял сотрудник, то он должен представить документы о предыдущих местах работы. Если ТК пришла в негодность или дубликат необходимо выдать из-за недействительной записи, перенесите записи из ТК в дубликат.
Если вы сами потеряли ТК сотрудника, помогите ему восстановить сведения (п.29 Порядка №320н).
Титульный лист заполните на основании представленных сотрудником документов. Вписывайте данные которые действительны на день заполнения дубликата. Например, если сотрудник менял фамилию, не восстанавливайте все записи об изменениях, а укажите новую фамилию, поставьте текущую дату (п.28 Порядка № 320н).
С документов, которые подтверждают стаж работы, снимите копии и заверьте их. Затем оригиналы верните сотруднику. Для выдачи дубликата или вкладыша можете использовать бланки старого образца, их можно применять без ограничения срока, п.3 постановления Правительства от 24.07.2021 г.№ 1250.
В правом верхнем углу первой страницы дубликата ТК сделайте запись: «Дубликат». На первой странице прежней ТК укажите: «Взамен выдан дубликат», отразите его серию и номер, п.31 Порядка № 320н.

Дубликат ТК заполните в соответствии с главами I-IV Порядка № 320н. Дубликат вкладыша в ТК оформляйте в том же порядке, что и дубликат самой ТК. Дубликат ТК обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр.

Поступил также вопрос от подписчика канала по поводу оплаты сверхурочной работы:

Работникам производства установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом 1 месяц. Они работают по сменам. Иногда возникает необходимость в выполнении работы после смены. Как учитывать и оплачивать эти часы?

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю ( ч.2 ст.91 ТК РФ). Когда по условиям производства не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени. Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов ( ч.1 ст.104 ТК РФ).
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч.4 ст.91 ТК РФ).

Под сверхурочной работой в ТК РФ понимается работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами нормальной продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, ст.99 ТК РФ.

Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени определяется как разница между фактически отработанным количеством часов за учетный период и нормальным числом рабочих часов за учетный период. Таким образом, подсчет сверхурочных часов производится по окончании учетного периода.
Оплата сверхурочной работы осуществляется в порядке, установленном статьей 152 ТК РФ. Данная норма носит общий характер, применяется для всех случаев привлечения работников к сверхурочной работе.
Данной правовой нормой определено, что сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере.

Может ли работодатель отказать сотруднику в отпуске за свой счет?

Работодатель вправе запросить у работника документы, подтверждающие необходимость отпуска за свой счет, если не обязан его предоставить в силу закона (ч.2 ст.128 ТК РФ).
Компания может прописать в ЛНА список уважительных причин и документов для предоставления отпуска за свой счет, закон их не устанавливает. Отпуск предоставляется по письменному заявлению работника и оформляется приказом в котором указывается согласованный срок.

Руководитель компании вправе отказать сотруднику в отпуске за свой счет если посчитает причину отдыха неуважительной (письмо Минтруда от 06.02.2025 г.№ 14-6/ООГ-573).

Можно ли прописать в ЛНА компании что дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день компания предоставляет пропорционально отработанному времени в зависимости от стажа?

Рискованно прописывать в ЛНА что такой допотпуск компания предоставляет пропорционально отработанному времени в зависимости от стажа. Это может быть расценено как нарушение закона (ч.1 ст.101 ТК РФ, письма Роструда от 24.05.2012 г.№ ПГ/3841-6-1, Минтруда от 13.10.2020 № 14-2/ООГ-15911).

Продолжительность отпуска не зависит от того, сколько работник трудился в таком режиме, каковы были ежедневные переработки. Допотпуск нужно предоставлять в полном объеме (письмо Роструда от 24.04.2024 № 07073-6-1). Допотпуск положен и тем сотрудникам, которые в течение рабочего года ни разу не привлекались к работе в режиме ненормированного рабочего дня (Письмо Минтруда от 13.10.2020 №14-2/ООГ-15911). Компания может исключить такого сотрудника из списка сотрудников, которым установлен ненормированный рабочий день.

Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день составляет три календарных дня (ч.2 ст.119 ТК РФ). Работодатель вправе установить большую продолжительность такого допотпуска.

Где взять форму расчетного листка и какую информацию в него включить?

Работодатель разрабатывает форму расчетного листка самостоятельно с учетом требований ч.1 ст.136 ТК РФ. Обязательная или рекомендуемая форма расчетного листка в законодательстве не предусмотрена.

Форму расчетного листа необходимо утвердить приказом или сделать приложением к ЛНА по системе оплаты труда. Если работодатель применяет неутвержденную форму расчетного листка, компании грозит административная ответственность (ч.1 ст.5.27 КоАП).

Ч.1 ст.136 ТК РФ обязывает работодателя извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

При этом нельзя ограничиться общей величиной начислений и удержаний, их необходимо раскрыть.

Подготовила для вас памятку о том когда необходимо получить письменное согласие работника на обработку персональных данных.

Добрый день, друзья!
Сегодня я хочу поделиться опытом проведения кадровых аудитов в компаниях и обратить ваше внимание на типичные ошибки, которые я встречаю.

Сегодня обратимся к основным ошибкам в кадровых документах по введению ненормированного рабочего дня, которые я встречаю при проведении кадровых аудитов.

1️⃣ ошибка:
Кадровики путают ненормированную работу со сверхурочной.

Запомним, три основных различия между ненормированным днем и сверхурочной работой:

1. Ненормированный рабочий день должен быть определен в трудовом договоре с работником и в ЛНА или колдоговоре;

2. При ненормированном рабочем дне обязательно устанавливать дополнительный отдых в размере не менее трех календарных дней;

3. Для привлечения к сверхурочной работе по общему правилу нужно согласие работка.
Эти три пункта помогут вам определить, что хочет руководство установить сверхурочную работу или ненормированную.

2️⃣ ошибка
Не указывают в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу условие о ненормированном рабочем дне.

В трудовом договоре необходимо указать в разделе режима рабочего дня на особый режим — ненормированный рабочий день Также в приказе о приеме на работу, необходимо отражать характер работы, так как условия приказа должны соответствовать условиям трудового договора.
Сказать, что работник был ознакомлен с ЛНА, в котором указано, что его должность предполагает ненормированную работу, будет не достаточно. Ст. 57 ТК предполагает, что режим рабочего времени обязательно нужно прописывать в договоре.

3️⃣ ошибка
Не указывают в трудовом договоре про дополнительный отпуск.

Работнику полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день, если такой режим работы у него предусмотрен. Трудовой кодекс предусматривает не менее 3 календарных дня. Дополнительный отпуск может быть использован работником как путем присоединения к основному отпуску, так и отдельно от него.

Сегодня в закрытом канале HRHDexpert я разместила документы необходимые для введения ненормированного рабочего дня: Положение о ненормированном рабочем дне (шаблон), фрагмент трудового договора и дополнительного соглашения к трудовому договору о ненормированном рабочем дне.

Если вы хотите подписаться на закрытый канал напишите мне @KornilovaS

🧐 Давайте потренируемся и определим, что лучше предложить: установить сотруднику ненормированную работу или договариваться на сверхурочную?

😉 И еще несколько вопросов по привлечению к сверхурочной работе для тренировки!