Ошибки адаптации

Зачем нужна программа адаптации сотрудников? Во-первых, она помогает новичку быстрее освоиться и снизить тревожность, во-вторых – прививает сотруднику культуру и ценности компании, в-третьих – включает его в коллектив и создает лояльность. Если в вашей компании предусмотрена программа адаптации – это уже хорошо. Но хорошо ли она выполняет ли она свои задачи?

Поговорим о том, какие ошибки закрадываются в программу и как их исправить.

1. Слишком много информации

Новый коллектив, новое рабочее место, новые обязанности – в первые дни и так нервно просто из-за того, что не знаешь, где кухня, и стесняешься задать вопрос. А если в первый день новичка завалить документами, тренингами и заданиями – он задумается, не уйти ли, пока не поздно.

Что делать?

Адаптация – это вопрос не пары дней, не недели и даже не месяца. Вводите человека в курс дела постепенно: например, по два часа в день в течение двух месяцев или более. Так новичок успеет освоиться в коллективе, «въехать» в работу, впитать новые знания и начнет работать в полную силу.

2. Отсутствие поддержки

Итак, новый сотрудник оказался в незнакомой обстановке, структуру организации понимает приблизительно, свои обязанности тоже. Так можно адаптироваться бесконечно долго без особого успеха. Результат – низкая самооценка и плохая работа.

Что делать?

Выделите новичку наставника. Более опытный коллега или наставник поможет человеку быстрее влиться в коллектив, объяснит существующие порядки и оперативнее руководителя ответит на простые вопросы. А их у новых сотрудников обычно очень много!

3. Отсутствие четких ожиданий

Даже если новичок – профи с первоклассным резюме, с вашей компанией он только знакомится. Представьте себе, что он получает простую задачу – а результат его работы никому не нравится. Потому что "у нас так не делают", "нужно было сначала согласовать" и так далее. Очень вероятно, что это не ошибка новичка: он старался – просто ему никто не сказал, чего от него ожидают.

Что делать?

Сразу ставьте цели: объясняйте, зачем они ставятся, и как их достичь. Убедитесь, что новый сотрудник хорошо понимает, чего от него ждут. И обязательно давайте обратную связь!

4. Гиперфиксация на образе компании

«Мы транслируем такие-то ценности. У нас такая-то миссия, и вы должны ее разделять». На обучении – море красивых слайдов о компании и никакого интерактива. Новичок выходит из зала и не понимает, что сейчас увидел и зачем ему это.

Что делать?

Конечно, каждый сотрудник – часть организации, но в первую очередь он человек, личность. Его идеи, его стремление к личному развитию смогут добавить ценности компании и принести синергетический эффект, если дать новичку открыто делиться мыслями и задавать вопросы.

И, разумеется, задавайте вопросы сами! Так вы составите лучшее представление о новом сотруднике и его потенциале, а также поймете, как сделать адаптацию еще лучше.

Импортозамещение в HR

Минувший год поставил перед нами много новых задач. Все еще насущным остается вопрос импортозамещения, поэтому мы хотим напомнить, что вы всегда можете положиться на наши решения.

E-Staff – на 100% российский продукт, включенный в Единый реестр российского программного обеспечения. Наши облачные сервисы работают на собственных серверах на территории РФ или на мощностях Яндекс. Наши продукты работают на свободном ПО (Linux/PostgreSQL), а процесс миграции клиентов с платформы Microsoft уже отработан.

E-Staff – это многофункциональная платформа для HR-служб компаний и для кадровых агентств. Она работает как система полного цикла и автоматизирует большинство рутинных операций в рекрутменте. E-Staff может быть развернута на ваших серверах или в облаке и имеет широкие возможности интеграции с любыми системами и сервисами.

У нас за плечами более 20 лет опыта и большой портфель стабильных клиентов из среднего и крупного бизнеса. А наша команда вместе уже много лет – и многие партнеры с нами тоже уже давно. Вместе мы продолжаем работать над платформой E-Staff, совершенствовать ее и обеспечивать поддержку.

Будьте спокойны с нами – мы рядом, что бы ни случилось!

Гордость и предубеждение и HR

Поскольку HR и управление персоналом — это история о взаимодействии людей, в это взаимодействие так или иначе вмешиваются особенности человеческой психики. Из-за них HR-специалист неосознанно может предвзято отнестись к одному кандидату и простить промахи другому, с кем-то быть более требовательным, с кем-то менее, поставить крест на одному и дать второй шанс другому. Результат – болезненные или неверные решения, принятые вовсе не по злому умыслу.

Человек всегда субъективен и неидеален, как бы ни старался быть рациональным и объективным – просто потому что наш мозг так устроен, мы так думаем, мы так узнаем мир. Поведенческая психология серьезно изучает cognitive bias – когнитивные искажения и предубеждения, когда мы воспринимаем что-то совсем не так, как оно есть на самом деле. Однако воздействие эмоций и предубеждений на наши решения можно нивелировать – и для начала нужно хотя бы иметь о них представление.

Эффект гало

Поясняет Елена Тихомирова, CEO и основатель eLearning center, автор канала Живое обучение:

Это тенденция переносить впечатления о человеке из одной области в другую. Скажем, привлекательные с нашей точки зрения люди кажутся нам более компетентными, интеллигентными и профессиональными, чем на самом деле. Гало-эффект может быть как положительным, так и отрицательным. Очень часто в HR он проявляется в контексте расизма и сексизма.

Пример: Кандидат очень нервничал из-за собеседования, боялся опоздать, заблудился, и потому рекрутеру при первой встрече показался неприветливым. Так как первое впечатление решает, скорее всего, рекрутер будет склонен оценивать этого кандидата через призму негатива.

Рекрутеры нередко гордятся тем, что "видят людей насквозь" и принимают решение о кандидате буквально в первые секунды интервью. Но, к сожалению, это может быть и следствием гало-эффекта.

Что делать: Создать обязательный набор критериев для оценки кандидата. Чек-листы позволят рекрутеру руководствоваться объективными критериями, а не поддаваться эмоциям.

В соответствии с расхожим "предупрежден – значит вооружен" само знание об этом эффекте уже снижает его воздействие. Поэтому полезно заранее рассказать о нем рекрутерам, привести примеры и раздать чек-листы.

В ряде компаний, где серьезно задумываются о влиянии когнитивных предубеждений на HR-процесс, рекрутеру самому предлагают заполнить анкету: вопросы в ней фокусируют рекрутера на том, понравился ему человек при знакомстве или нет. На основании ответов можно предположить вероятность возникновения гало-эффекта.

Полезный материал от коллег – о когнитивных искажениях, которые мешают в рекрутинге, и которые, увы, просто присущи человеку от природы. Вытравить их из себя мы не можем – но вполне способны отследить их и нейтрализовать их воздействие.

Может ли ваш соискатель подтвердить, что он не робот?

Любопытная и в то же время немного тревожная новость из мира искусственного интеллекта. Отечественный экспериментатор при помощи нейросетей СhatGPT и Midjourney сгенерировал резюме, сделал тестовое задание и получил приглашение на интервью. О своем опыте Андрей Герцен подробно рассказал на vc.ru.

Для чистоты эксперимента Герцен создал вымышленного кандидата с нуля: СhatGPT сгенерировала имя и резюме, Midjourney – фотореалистичный портрет. Подкорректировав результаты, он разместил их на сайте для поиска работы и начал откликаться на релевантные вакансии. Вскоре пришло приглашение на телефонное интервью.

Представившись именем, придуманным нейросетью, автор статьи поговорил с потенциальным работодателем. Поскольку опыт работы тоже был вымышленным, он пояснил, что работал не по трудовой, и собеседника это не смутило. Тестовое задание автор загрузил в СhatGPT и отправил практически без правок. На следующий день его пригласили на очное собеседование – пришлось извиняться и говорить, что вакансия уже не актуальна.

Какие из этого можно сделать выводы? Нейросети очень быстро учатся и годятся не только на то, чтобы рисовать анимешные аватарки – это раз. Этой лазейкой могут воспользоваться недобросовестные соискатели (вряд ли идея сгенерировать резюме пришла только в одну голову) – это два. Конечно, если у кандидата на самом деле не будет нужных знаний, он собеседование не пройдет. Но рекрутер потратит лишнее время и свои силы. Что с этим делать, пока не очень ясно, но для начала – будьте начеку.

Обновленная интеграция «Телфин» и E-Staff для повышения эффективности рекрутинга

Мы рады сообщить, что российский провайдер коммуникационных сервисов «Телфин» обновил интеграцию с E-Staff. Благодаря автоматизации коммуникационных бизнес-процессов с кандидатами и новым функциональным возможностям рекрутинг станет еще эффективнее!

Автоматически определяйте кандидатов по номеру, переадресовывайте вызовы на ответственных менеджеров, проводите обзвон по базе в один клик, ведите историю контактов по каждому контактному лицу, анализируйте записи телефонных разговоров и статистику обращений – просто и с комфортом.

Виталий Белобородов, руководитель отдела технической поддержки E-Staff:

«Интеграция решений обеспечивает простые и оперативные коммуникации с кандидатами по телефону. Работать с E-Staff и АТС «Телфин. Офис» можно в любом месте и как вам удобно – прямо из браузера, из приложения или с мобильного устройства. Умная маршрутизация, история коммуникаций, аналитические отчеты по обращениям претендентов на разные должности - теперь это уже не редкость, а рядовые помощники как для специализированных рекрутинговых агентств, так и HR-менеджеров в компаниях».

Обновленная связка сервисов позволяет существенно снизить затраты на рекрутинг, например, с помощью массового обзвона и информирования заказчиков. Звонки можно записывать и прослушивать, чтобы удаленно контролировать работу сотрудников и выявлять их сильные и слабые стороны.

Иван Павлов, руководитель проектов Телфин:

«За счет использования E-Staff в паре с АТС «Телфин. Офис» можно не только сэкономить время своих сотрудников и упростить их деятельность, но и значительно повысить лояльность кандидатов. Так, например, виртуальная АТС обеспечивает многоканальную связь с компаниями и агентствами, дозвониться можно с первого раза, при этом абоненты не ждут на линии ответ секретаря, а сами в голосовом или тоновом режиме переводят звонки на определенный отдел в зависимости от цели обращения».

Дополнительные сервисы виртуальной АТС – это, в частности, видеоконференцсвязь и виртуальные переговорные комнаты для индивидуальных и групповых собеседований. По итогу звонков триггерная система оповещений автоматически отправляет СМС и сообщения в мессенджерах кандидатам: например, приглашение на следующий этап собеседования или альтернативную вакансию.

Интеграция виртуальной АТС «Телфин. Офис» и E-Staff – это готовое решение, которое легко встроить в существующую корпоративную ИТ-инфраструктуру. Подключение и настройка сервисов занимает не больше одного рабочего дня и не требует ни специальных технических знаний, ни дополнительного оборудования.

К чему ведет цифровая трансформация HR?

К теме цифровой трансформации непросто подступиться. Вроде бы понятно, что в современном мире все уходит в диджитал, и бизнес должен успевать за трендами. Но что такое вообще эта цифровая трансформация в HR? Это то же самое, что автоматизация, или нет? Как к ней приступить? Зачем?

С "зачем" все более-менее ясно: цель цифровой трансформации – создать идеальную систему HR-процессов, HR-инструментов и способов взаимодействия между компанией и сотрудниками. А сама трансформация – способ достичь этого идеала, и без автоматизации тут не справиться.

Давайте разберем цель на понятные составляющие и обозначим желаемый результат:

1. У любого процесса взаимодействия сотрудника и компании есть цифровой вариант

Но не только. Внутри красивого и удобного интерфейса для сотрудника должна быть полноценная автоматизация и аналитика.

2. Все процессы внутри HR автоматизированы и связаны с взаимодействием с сотрудниками

Например, если сотрудник подал заявку на отпуск, она прошла согласование и попала в систему, то дальше она автоматически включается в график отпусков всей компании и отображается на общей доске отпусков. Без ручной работы и пересылки файлов по электронке.

3. Все внутренние процессы HR взаимосвязаны и интегрированы

Оценка компетенций и формирование индивидуальных планов развития связаны с обучением, адаптация – с подбором, обучением и развитием, оценка эффективности – с карьерным планированием и формированием планов преемственности и так далее. Результата не будет, если HR-процессы автоматизированы, но живут сами по себе и не связаны между собой.

4. Все HR-процессы интегрированы с другими процессами в компании

HR-данные нужно интегрировать с данными бизнеса, бизнес-метриками, потому что подбирать сотрудников и планировать численность штата без планирования бизнеса невозможно. В результате цифровой трансформации результаты обучения, результаты оценки эффективности, результаты связанных процессов, данные по подбору и планы развития компании должны сводиться вместе.

5. HR обеспечивает сотрудникам полноценный и прозрачный сервис с предсказуемыми качеством, сроками и результатами

Заявки, согласования, формирование рабочих графиков и учет рабочего времени, запросы документов, управление отпусками, получение льгот — для всего этого нужен один инструмент. А сотруднику нужна возможность получать сервис в одном окне.

На основе этих тезисов можно построить целевую модель HR-сервисов. В нее можно включить:

– Кадровый электронный документооборот
– Управление отпусками, отсутствиями, больничными
– Управление вознаграждением, льготы и бенефиты
– Планирование рабочего графика, учет рабочего времени
– HR Service Desk
– Внешний подбор
– Адаптация, наставничество
– Обязательное обучение, инструменты развития
– Оценка и развитие компетенций
– Оценка эффективности, премирование
– Карьерное планирование, кадровый резерв
– Планирование преемственности

После этого вы поймете масштаб работы и сможете представить цель руководству: это важно, потому что в случае с цифровой трансформацией низовая инициатива, скорее всего, не пройдет. Вам нужны ресурсы и поддержка, поэтому решение о старте трансформации должно быть принято на уровне генерального директора. Если собственники не видят пользы и перспективы для всей компании, лучше вообще от идеи отказаться. Но если решение принято – дальше можно планировать свой путь.

#EStaff_возможности

Как работает интеграция E-Staff с провайдером телефонии?

E-Staff можно интегрировать с популярными провайдерами облачной телефонии, а также с физической офисной телефонией. Это значительно упрощает работу HR и позволяет снизить затраты на рутинные операции, повысить лояльность клиентов и кандидатов, выявить слабые места в процессе обработки входящих звонков и контролировать качество работы сотрудников. Подробнее о возможностях интеграции – в нашем посте.

Звонок кандидату или контактному лицу в один клик

В карточке кандидата указан мобильный телефон: на иконку «Моб. телефон» и выбрав функцию Позвонить, можно сразу осуществить вызов.

Автоматическое определение кандидата или контактного лица по номеру телефона при входящем звонке

Систему можно настроить таким образом, что при поступлении входящего вызова будет появляться всплывающее окошко E-Staff с информацией. Одновременно с этим E-Staff по номеру телефона звонящего попытается найти его карточку во внутренней базе кандидата:

– Если кандидат с таким номером будет найден, в окошке высветится ФИО и ссылка на карточку: можно сразу открыть карточку кандидата с его данными и историей контактов, а уже потом взять трубку и вести разговор предметно.
– Если человека с таким номером в базе нет, добавьте его кнопкой «Кандидат» или «Контактное лицо»: система создаст новую карточку и сохранит в ней номер. Остальные данные можно внести в процессе разговора.

Всплывающее окошко с информацией о звонке остается открытым после завершения вызова. При необходимости пользователь может минимизировать или закрыть его.

Просмотр истории звонков

История звонков фиксируется, как правило, на стороне провайдера, но ее возможно просматривать непосредственно в E-Staff в отдельном окне. Данные будут представлены в виде списка всех входящих и исходящих звонков, с отметками времени совершения звонка, интервала ожидания, продолжительности разговора и т.д. Эту информацию можно экспортировать в Microsoft Excel и использовать для аналитики.

Прослушивание записи разговоров

Если провайдер может записывать разговоры, то при выделении строки в истории звонков будет высвечиваться ссылка «Запись разговора». По ссылке можно прослушать запись разговора, которая автоматически добавляется системой в историю звонков после завершения вызова.

Создание правил телефонии

Если компания пользуется услугами более чем одного провайдера, то E-Staff позволяет одновременно работать с каждым из них – только настройте правила телефонии. Например, входящие и исходящие звонки сотрудника определенного подразделения будут осуществляться через тот провайдер, который оказывает услуги конкретно этому подразделению. Или, если у одного провайдера было приобретено несколько номеров, то с помощью правил телефонии возможно их раздельное использование по тем же условиям (пользователь/группа/подразделение).

Условия интеграции

В настоящее время в коробочной версии E-Staff есть возможность интеграции с десятью провайдерами, но это не предел. Мы можем предоставить заказчику описание протокола, и тогда он самостоятельно осуществляет интеграцию с любым провайдером. Либо заказчик может предоставить описание интерфейса используемой телефонии, и тогда E-Staff подстроится под эти требования.

#EStaff_возможности

Новые возможности работы с дополнительными полями

Возможно, вы знаете, что к карточкам в E-Staff можно добавлять дополнительные поля различного типа. В этом направлении у нас появилось два нововведения, о которых мы хотели бы рассказать.

1. Конструктор форм

С помощью конструктора вы сможете создавать различные вариации форм заявок на подбор. Разрабатывайте новые формы, а после того, как они будут утверждены – генерируйте на их основе описания вакансий и автоматически переносите данные из полей заявки в дополнительные поля вакансии. Эта возможность появилась благодаря изменению требований к именам создаваемых полей форм заявки и вакансии. Работа с заявками стала удобнее!

2. Опция запрета на редактирование дополнительных полей

Иногда от пользователя не требуется вносить данные в поле вручную: информация может загружаться из внешней системы или вычисляться на основе значений других полей. Чтобы исключить ошибки, мы добавили в настройки дополнительных полей флажок «Запрет редактирования». Если запрет должен срабатывать по условию, его можно ввести в виде формулы.

Человек так устроен, что больше стремится избежать чего-то плохого, чем ждать хорошего. На бытовом уровне это выражается в том, что мы чаще замечаем недочеты, чем достоинства чего бы то ни было. И скорее оставим негативный отзыв, чем благодарность: хорошее воспринимается как данность, а плохое – как нечто из ряда вон выходящее, что обязательно нужно подчеркнуть.

Было бы ошибкой думать, что это искажение врывается в нашу жизнь только при виде недостаточно чистой тарелки в дорогом ресторане: оно способно помешать нам делать свою работу. Рекрутеру полагается быть объективным – так что не позволяйте дурным ожиданиям спутать ваши карты.

О том, как предрасположенность к негативу влияет на оценку и как этого избежать – в материале от наших коллег.

Снимите темные очки, или Как предрасположенность к негативу мешает работе компании

Одно негативное событие может перечеркнуть репутацию компании, и даже предыдущие несколько лет безупречной работы не будут иметь значения в глазах клиентов и потенциальных сотрудников. Такое в корпоративном мире, увы не редкость.

Показательным является кейс Uber: репутация этого работодателя рухнула после того, как в 2017 году одна их сотрудница заявила о дискриминации и харассменте, а вслед за этим пришла новость о том, что водители Убера часто не очень корректно себя ведут по отношению к пассажирам. И хотя Uber принес революцию в бизнес, создал новые тенденции и породил термин «уберизация» – это компанию не спасло.

Люди редко пишут положительные отзывы на что-либо, но не будут сдерживаться, если что-то им не понравилось. И в HR так, увы, тоже бывает: это когнитивное искажение может повлиять на оценку персонала даже, казалось бы, идеальным и объективным специалистом.

Предрасположенность к негативу

Поясняет Елена Тихомирова, CEO и основатель eLearning center, автор канала Живое обучение:

В 2001 году проводили исследование, которое называлось "Плохое сильнее хорошего". Несколько исследователей показали, например, что люди намного сильнее замотивированы защищать свою репутацию, то есть избегать негатива, нежели стремиться к чему-то позитивному. Многие убеждены, что предрасположенность к негативу дана нам природой, чтобы уберечь нас как вид. Мы инстинктивно обращаем больше внимания на то, что угрожает выживанию.

В ситуации, когда некоторые взаимодействия, события, мысли, эмоции имеют одинаковую интенсивность, мы придаем больше значения негативным, чем позитивным. Это интересное искажение. Мы, люди, стремимся к положительным эмоциям, а наш мозг, наш организм намного большее значение придает именно негативным эмоциям, ситуациям.

Пример: Сотрудник поленился, что-то не доделал или получил замечание от клиента в последний месяц перед оценкой. Его начинают оценивать на основе последних событий, не обращая внимания на одиннадцать месяцев хорошей работы.

В компании предрасположенность к негативу в первую очередь сказывается на корпоративной культуре. Как только у нас происходит что-то плохое, мы портим то, что так долго строили.

Что делать: Создать политики и внутренние HR-документы, которые будут гарантированно иметь нулевую толерантность к некорректному поведению. Компания должна быть нетерпима к определенному роду ошибок. Ошибки в профессиональной деятельности — это нормально, но есть вещи, которые недопустимы на рабочем месте — оскорбления, унижения, харассмент.

Очень важно идти в противоположную сторону — от предрасположенности к негативу — и создавать позитивные события, например, устраивать небольшие праздники, отмечать победы, небольшие достижения. Тогда небольшие незначимые негативные события будут перекрываться в памяти позитивными.

Когда вы производите оценку персонала, когда готовите к оценке руководителей компании, дайте такую рекомендацию: написать, как человек отработал этот год, например, по месяцам, какие важные достижения и наработки были у этого человека в каждый из этих коротких периодов, и только потом оценивать. Иначе какое-то негативное событие в недавнем прошлом перетянет на себя внимание и повлияет на оценку.