Мы в канале всё время говорим о применении электронных документов, о том, какие преимущества несёт электронный документооборот.

Но мы всегда были за то, чтобы знакомиться с разными точками зрений.

К нам в руки попала статья доктора юридических наук, профессора кафедры информационного права и цифровых технологий Московской государственной юридической академии им. О.Е. Кутафина, главного научного сотрудника сектора информационного права и международной информационной безопасности Института государства и права РАН, руководителя проекта «Сохраненная культура» - Наумова Виктора Борисовича.

В ней поднимается вопрос "права на отказ от цифровых технологий на примере отдельной сферы использования искусственного интеллекта".

В данном случае искусственный интеллект только пример технологии. Суть же вопроса шире - насколько у людей должно быть право отказаться от цифровых технологий при общении с государством или получения какой-либо услуги?

Предлагаем ознакомиться и сделать свои выводы.

🚀 ЭДО для бизнеса

"Форум Будущего"

Минцифры 24-26 октября в Екатеринбурге проводит "Форум будущего", на котором планируется обсуждать

развитие цифровой индустрии в России и содействие реализации национального проекта «Экономика данных и цифровая трансформация государства». Задачи мероприятия – обмен лучшими практиками, обсуждение и решение вопросов разработки необходимой нормативной базы и стандартов, трансляция возможностей и технологий цифровой сферы.
Основные направления деловой программы – искусственный интеллект, цифровизация медицины, кибербезопасность, цифровизация промышленности, новые кадры в ИT-отрасли. В рамках Форума запланирована стратегическая сессия с целью выработки предложений по развитию электронного документооборота и Единого окна цифровой обратной связи на базе федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Что в данном случае понимается под электронным документооборотом (ГосЭДО, которое активно развивалось, но с уходом из Минцифры ключевых людей идея подугасла, или хозяйственный ЭДО, которым активно занимается ФНС и Минтранс) не совсем понятно. Что будет далее с предложениями по развитию ЭДО, если они будут сформулированы на этом мероприятии?

Правда есть опросник, который предлагалось пройти ряду компаний, отобранных Минцифры. Называется опросник "Анкета по внедрению электронного документооборота для организаций", а внутри есть вопрос про критерии выбора оператора ЭДО, что намекает на оборот документов между хоз субъектами.

А вот про обратную связь представители Минцифры говорят уже не в первый раз. Насколько площадка ЕПГУ поможет её собирать - вопрос открытый. Отдельный вопрос, насколько широкий спектр обратной связи планируется через этот канал потреблять? И как потом эта обратная связь будет трансформироваться в изменения законодательства или реализацию сервисов?

Интрига, господа! Будем наблюдать)

🚀 ЭДО для бизнеса

Новый оператор ИС ЭПД

Ряды операторов ИС ЭПД, которым разрешено направлять в Минтранс электронные перевозочные документы, могут пополниться новой компанией. В Минтрансе на рассмотрении находятся документы ООО "Юралс Кэпитал".

Напомним, что на текущий момент в реестре Минтранса содержится 12 операторов.

Интересно, что компания ООО "Юралс Кэпитал" не является оператором ЭДО (её нет в реестре ФНС). Основная деятельность компании связана со строительством и оказанием транспортных услуг ТЭК России.

🚀 ЭДО для бизнеса

Рутокен ЭЦП 2.0

Некоторое время назад истекла сертификация у средств криптографической защиты информации, используемых в Рутокен ЭЦП 2.0.

О чём это говорит? Создавать ключи с использованием СКЗИ в Рутокен ЭЦП 2.0 уже нельзя. При этом Рутокен ЭЦП 2.0 можно использовать в качестве пассивных носителей - записывать на них ключи, сгенерированные в иных сертифицированных средствах.

Напомним, что есть некоторые системы, которые требуют использования "активных" носителей (например, ЕГАИС). Если требуются ключи для такого взаимодействия, то Рутокен ЭЦП 2.0 уже не подойдёт, надо использовать Рутокен ЭЦП 3.0 или аналогичные изделия.

ФНС по системе направлено письмо, в котором обращается внимание на работу с заявителями:

Учитывая вышеизложенное, сообщаем о недопустимости использования заявителями Удостоверяющего центра ФНС России носителей ключевой информации семейства «Рутокен ЭЦП 2.0» с целью создания ключей квалифицированной электронной подписи в связи с окончанием срока действия его сертификата соответствия ФСБ России.
Однако, при условии согласия заявителя использовать «Рутокен ЭЦП 2.0» в качестве пассивного хранилища ключей электронной подписи, их запись необходимо осуществлять в соответствии с прилагаемой инструкцией (стр.2).
При этом, срок записи ключей электронной подписи на «Руктокен ЭЦП 2.0» не должен превышать срока, указанного в сертификате соответствия ФСТЭК России на указанное средство защиты информации, или срока его технической поддержки.
В случае, если заявителю необходимо использование носителя ключевой информации в целях хранения ключей квалифицированной электронной подписи в неизвлекаемом виде, необходимо рекомендовать ему использовать любые сертифицированные ФСБ России носители ключевой информации.
Дополнительно сообщаем, что в случаях, если заявитель является пользователем Единой государственной автоматизированный информационной системы (иных информационных систем, требующих применения определенного перечня носителей ключевой информации), ему необходимо рекомендовать использовать носители ключевой информацией, перечень которых возможно уточнить у оператора соответствующей информационной системы.

Кроме работы с ЕГАИС потенциальные сложности могут возникнуть при переходе на новые ГОСТы шифрования со стороны налоговых органов. В общем, для минимизации рисков есть смысл сменить свой Рутокен ЭЦП 2.0 на Рутокен ЭЦП 3.0.

🚀 ЭДО для бизнеса

Про даты подписания электронных актов (к статье 272 НКРФ)

При работе с электронными документами периодически приходится разбираться с нюансами, которые в бумаге решаются проще.
Один из таких моментов - нормы статей 271 и 272 Налогового кодекса касательно дат признания доходов и расходов по дате подписания акта, что влияет на налогооблагаемую базу.

Когда есть длящийся контракт и расчет приходится на последний день периода или есть работы, срок окончания которых также выпадает на конец месяца, возникает вопрос: как правильно оформить документ и учесть расходы в том периоде, когда по факту была оказана услуга?

На бумаге все просто: составляешь акт на следующий день и подписываешь прошлым числом.

При использовании электронных документов дата подписания (в общем случае) фиксируется при подписании.

Получается, что при использовании электронных документов нарушаются положения Налогового кодекса и/или бух учёта?

Давайте разбираться.
Для длящихся услуг есть письмо Минфина от 21 июля 2015 года №03-03-05/42971, которое со ссылкой на закон о бухгалтерском учёте устанавливает, что

если первичный учетный документ, подтверждающий факт оказания длящихся услуг за истекший месяц, составлен непосредственно после окончания месяца, в котором был совершен факт хозяйственной жизни, в течение разумного срока, но до даты представления декларации (до 28 числа), то, по мнению Департамента, такие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы, следует учитывать в том отчетном периоде, к которому они относятся, о чем должно быть указано в документе.

Есть более позднее письмо 2019 года уже непосредственно ФНС (от 25 марта 2019 года №СД-4-3/5272), где со ссылкой на приведенное письмо Минфина описывается, как с использованием утвержденных форматов зафиксировать период оказания услуги. Приведенные в нём рекомендации для 820-ого приказа остаются справедливыми и для 970-ого.

А вот с иными, не длящимися услугами, всё несколько сложнее.
Никаких разъяснений о возможности аналогичного учета в том налоговом периоде, где по факту была оказана услуга, нет. Хотя логика должна быть та же самая: раз закон о бух учёте позволяет оформлять документ позже, а ФСБУ позволяет указывать отдельно дату совершения факта хозяйственной деятельности, то должна быть опция признания расходов на основании документа, подписанного после окончания периода.

По нашей информации правки в НК по данной тематике уже формируются. Они должны сделать возможным принимать расходы в правильном периоде без оглядки на дату подписания акта. Надеемся, что они появятся и сделают работу с электронными документами ещё проще.

🚀 ЭДО для бизнеса

Использование бумажной доверенности с электронным документом

В адрес ФНС был задан вопрос о возможности принятия к учету документа, если полномочия лица, подписавшего документ в электронной форме, подтверждаются бумажной доверенностью.

Выдержка из ответа ФНС:

«Частью 1 статьи 17.5 Федерального закона № 63-ФЗ также предусмотрено, что доверенность, необходимая для использования квалифицированной электронной подписи, представляется в том числе в электронной форме в
машиночитаемом виде.

Исходя из смысла данной формулировки, использование доверенности в бумажной форме не запрещено. Однако включение бумажной формы доверенности в пакет электронных документов может создать трудности
у хозяйствующего субъекта при выполнении им вышеуказанных требований к порядку представления доверенности. Вместе с тем, как указано выше, статьи 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ содержат положения, позволяющие представлять доверенность способом, отличным от включения в пакет электронных документов. Чтобы воспользоваться указанным способом, организации требуется его предусмотреть в соглашениях при взаимодействии организаций между собой или с индивидуальными предпринимателями, физическими лицами.

С учетом изложенного при наличии в соглашении при взаимодействии юридических лиц между собой или с индивидуальными предпринимателями, физическими лицами иного порядка представления доверенности, отличного от представления путем включения ее в пакет электронных документов, использование доверенности в бумажной форме для подтверждения полномочий представителя при принятии электронного документа к учету, по мнению ФНС России, представляется возможным».

С одной стороны, трактования норм закона об электронной подписи ближе к Минцифры, но, с другой стороны, контрольные мероприятия проводить именно ФНС, поэтому важно понимать, какое мнение на этот счёт у налоговой.

Хотя в данном аспекте ФНС и Минцифры высказываются схоже: применять бумажную доверенность можно, если этот момент не зарегулирован специализированным законодательством (например, тот же абзац 3 пункта 3 статьи 29 Налогового кодекса).

🚀 ЭДО для бизнеса

Измененные схемы форматов счета-фактуры и УПД под новые ставки

На сайте ФНС размещены обновленные схемы для форматов, утвержденных приказом ФНС 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Схемы содержат ставки 5% и 7%, которые начинают применяться с 1 января 2025 года.

Проект приказа с соответствующими изменениями находится в Минюсте.

С учетом коротких сроков разработчикам информационных систем целесообразно уже сейчас начать работу со схемами.

Архив с сайта ФНС оставим в комментариях.

🚀 ЭДО для бизнеса

Изменение схемы УКД под новые ставки

Вчера мы писали про новые схемы для УПД. В комментариях был задан вопрос, а как быть с УКД?

По высказываниям представителей ФНС на различных мероприятиях готовятся изменения формата УКД, связанные с приведением его в соответствие с УПД и действующим законодательством.

Однако для локальной возможности выполнения норм законодательства с 1 января 2025 года ФНС разместила обновленную схему к действующему формату.

🚀 ЭДО для бизнеса

Балтика планирует переход на электронные транспортные документы

Пивоваренная компания «Балтика» и оператор электронного документооборота СберКорус объявили о намерении внедрить электронные транспортные документы полного цикла.

По комментариям представителей СберКорус речь идет о транспортных накладных и путевых листах.

Благодаря цифровизации документооборота время на оформление и подписание документов при отправке и приёмке груза уменьшится до 40%. Транспортные документы будут отправляться мгновенно, что снизит время от отправки груза до получения оплаты грузоотправителем. Не менее важными факторами для компании станут гарантия от утери документов и экономия на хранении бумажных архивов.

При работе с большой компанией всегда возникает вопрос интеграции с уже существующими информационными системами.

Цифровые документы будут интегрированы в логистические системы «Балтики», и водители смогут могут получать и подписывать цифровые перевозочные документы прямо через мобильное приложение. Система автоматически зафиксирует необходимые данные о транспортировке грузов и состоянии транспортных средств и отследит изменения в режиме реального времени.

Переход Балтики на электронные транспортные документы ещё интересен тем, что для пивной продукции обязанность использования электронного первичного документа уже предусмотрена. Кстати, интересно было бы узнать, насколько полно УПД уже применяется в компании и какой оператор ЭДО используется для этих целей?

Внедрение транспортных документов планируется в 2025 году.

Стоит обратить внимание, что в финальной стадии находятся изменения в формат путевого листа, а в следующем году должна появиться обновленная транспортная накладная. Этот момент стоит учесть при внедрении.

🚀 ЭДО для бизнеса

Форум ЭДО. Самые интересные высказывания представителей гос органов на пленарке

Егоричев А.В. (ФНС):
🔹 В 2025 году мы планируем начать работу над созданием экосистемы сервисов для малого бизнеса по работе с электронными документами.
🔹 Императивы можно вводить только тогда, когда будут созданы комфортные условия для рынка по работе с электронными документами. Императив не может быть самоцелью.
🔹 Императив для счетов-фактур может быть введен после добровольного проникновения электронных счетов-фактур на уровне 80%.
🔹 Интеграция с Минцифры по передаче данных о выпущенных МЧД планируется. Целевым был механизм с узлом распределенного реестра.
🔹 Порядка 60% МЧД в реестре на сегодня имеют машиночитаемые полномочия.
🔹 Норму о необходимости приема универсальной МЧД мы направили в Минцифры для включения в проект изменений 63-ФЗ.
🔹 Как только в Минюсте будет утвержден счёт на оплату, будет доступно оформление базовой сделки полностью электронными форматируемыми документами. Пакетность для нас крайне важна.
🔹 Мы будем масштабировать в 2025 году использование приложения "Моя подпись" для всех информационных систем.

Филатов Е.В. (Минцифры):
🔹 В новой гос программе развитие документооборота будет сосредоточено на переводе общения гос органов друг с другом и бизнеса с государством в электронный вид.
🔹 20% документов направляются в Минцифры на бумаге.
🔹 Мы формируем аналитический центр (рабочую группу) на базе Минцифры, который будет учитывать все направления электронного документооборота.
🔹 Гос ЭДО упрощает подключение коммерческих компаний к документообороту с органами власти. Туда же могут подключаться и операторы ЭДО.
🔹 Для поручений разрабатываем форматы, чтобы автоматизировать процесс работы гос органов и упростить контроль.
🔹 Мы работаем над возможностью создания единой витрины для стат отчётности, чтобы её надо было сдавать один раз, а все органы её потом потребляли.

Баканов Д.В. (Минтранс):
🔹 На данный момент в ГИС ЭПД оформлено более 7,5 млн документов. Каждую неделю оформляется порядка 200 тысяч.
🔹 Лидеры внедрения транспортных документов: Х5, Мосгортранс и ПЭК.
🔹 Детально прорабатываем вопрос интеграции РЖД и ГИС ЭПД.
🔹 Подготовлен законопроект, согласно которому Правительство сможет вводить обязательность использования транспортных документов при перевозке отдельных грузов. Планируется, что в 2025 году это коснется опасных грузов, зерна и древесины.
🔹 Общий императив планируется установить совместно с полноценным запуском национальной транспортно-логистической платформой «ГосЛог».
🔹 Важно говорить об эффектах от внедрения ЭДО, о тех преимуществах, которые он даёт.

🚀 ЭДО для бизнеса

Александр Егоричев: каждый второй счет-фактура передается в электронном виде

Более 50% счетов-фактур передается в электронном виде. Об этом заявил заместитель руководителя ФНС России Александр Егоричев на Международном форуме по электронному документообороту. Он уточнил, что в планах на следующий год повысить этот показатель до 60%.

«По нашим оценкам, переходить на полный электронный документооборот бизнес пока не готов. Это постепенный процесс, но он идет. Предприниматели видят преимущества и постепенно отказываются от бумаги. Переход на обязательный обмен только электронными счетами-фактурами возможен только при показателе не менее 80%», - отметил Александр Егоричев.

Чтобы достичь его, считает представитель ФНС, необходимо создать комфортную среду для малого бизнеса, которая позволит применять электронные документы с минимальными затратами. Поэтому уже в следующем году ФНС начнет работу по формированию экосистемы бесплатных сервисов для маленьких компаний по работе с электронными документами.

«У бизнеса появится возможность бесплатно создавать, подписывать, передавать контрагентам и хранить электронные документы. Мы создадим отдельный кабинет, в котором предприниматель сможет взаимодействовать с контрагентами с минимальными затратами для себя. Кроме того, важно, что бизнесу не придется каждому самостоятельно дорабатывать программное обеспечение для работы с форматами документов. В онлайн-кабинете все будет единым для всех», - пояснил Александр Егоричев.

Источник: сайт ФНС.

🚀 ЭДО для бизнеса

Операторов ИС ЭПД может стать меньше

Оператор ООО «Э-КОМ» направил заявление в адрес Минтранса России об исключении из Реестра операторов информационных систем электронных перевозочных документов.

На текущий момент в реестре Минтранса находятся 12 операторов ИС ЭПД.

🚀 ЭДО для бизнеса

Заполнение строки "5а" в счет-фактуре

После вступления в силу с 01.10.2024 постановления Правительства Российской Федерации от 16.08.2024 № 1096 (про изменения писали здесь) у бизнеса возникли вопросы, связанные с заполнением строки 5а.

Один из вопросов: надо ли писать слово "наименование" при указании реквизитов документов в этой строке?
Этот вопрос актуален и для бумажных документов, и для визуализации электронных.

Приводим выдержку из ответа ФНС:

Согласно подпункту 4 пункта 5 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать документ об отгрузке товаров (о выполнении работ, об оказании услуг), о передаче имущественных прав.
В этой связи подпунктом «з (1)» пункта 1 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 16.08.2024 № 1096, вступившего в силу с 01.10.2024), предусмотрено указание в строке 5а счета-фактуры наименования, номера (при наличии) и даты документа об отгрузке товаров (работ, услуг), на основании которого выставлен этот счет-фактура. В случае выставления счета-фактуры на основании нескольких документов, подтверждающих поставку (отгрузку) товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав, в этой строке указываются наименования, номера (при наличии) и даты таких документов через разделительный знак ";" (точка с запятой).
Статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) установлено, что первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. На основании положений пункта 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы должны составляться по формам, утвержденным руководителем организации, и содержать все обязательные реквизиты, в частности, наименование документа, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Учитывая изложенное, при составлении счета-фактуры на бумажном носителе (а также при его визуализации, в случае составления счета-фактура в электронной форме) после названия строки 5а «Документ об отгрузке:» сразу следует указывать реквизиты первичного учетного документа (а именно, название документа об отгрузке товаров (работ, услуг), его номер и дату либо названия, номера и даты таких документов) без непосредственного включения в эту строку слова «наименование».

Букв много, сократим: слово "наименование" писать не надо.

🚀 ЭДО для бизнеса