Добро пожаловать на канал про электронный документооборот!
Мы тут не столько про письма, сколько про юридически значимые документы в деятельности компаний. Электронные подписи, удостоверяющие центры, форматы, операторы электронного документооборота, доверенные третьи стороны - вот понятие, которые часто будут встречаться.
В чем наше плюс - мы изнутри знаем, как государство подходит к вопросу регулирования. В чем наша цель - дать вам больше информации для готовности, развития и возможности предвосхищать события!

Немного контекста.

1. К электронным документам у нас в стране многие относятся крайне настороженно. Бумага она как-то привычнее и поправить ее вроде как проще. А если придет проверка какая, то электронный документ показывая еще надо доказать, что он правильный и подписан правильно. Про суды вообще говорить не приходится.
Ясное дело, что не все такие. Молодое поколение вообще основным средством общения воспринимает смартфон, который не предусматривает бумаги. Открыл редактор, написал, направил. Максимум сфотографировал. Что чувствует такой пользователь, когда приходит в офис, где ему все последовательность подписей на бумажках рассказывает? Правильно, расстраивается! А бумажки зачем? Чтобы потом обосновать свои действия. Можно ли без бумажек? Можно, но сложно. И есть ощущение, что это "сложно" перевешивает вероятную экономическую выгоду от ускоряющихся процессов и экономии затрат.
2. Но есть крупные (и не только) компании, которые посчитали затраты и выгоду и побежали в электрон. Вот только бежать тяжело: форматы есть не для всех документов, как правильно передавать не сказано, как хранить непонятно, да и контрагенты не всегда горят желанием. Хотя даже на таком уровне внедрения, когда часть документов остается на бумаге, эффект экономический виден. Что делать? Деньги уже потрачены, эффект частично виден и понятно, какой будет дальше, персонал привык что не надо бумагу по офису таскать, некоторые и на рабочее место не всегда приезжают, работают себе удаленно (и это сейчас без ситуации с ковидом). Надо просить помощи! А у кого? У государства! А зачем это государству? А вот оказывается, что государству тоже полезно. Экономию компания может пустить на развитие, что благоприятно скажется как на экономике в целом, так и на собираемых налогах.
3. В конце 2020 года на уровне Правительства РФ утверждена концепция развития ЭДО, разработкой которой занималась ФНС. Если существовать в вакууме, то можно задаться вопросом, а почему ФНС? На самом же деле все вполне понятно - на текущий момент это самое продвинутое с точки зрения работы с цифрой ведомство. Текст документа можно найти легко через поиск и на сайте непосредственно ФНС.
Но есть и иные активности: Минтруд трудовые цифровизует, Минтранс перевозочные документы, Казначейство платформу по гос заказам продолжает развивать. Не надо забывать и про реформу электронной подписи.

Будем следить за новостями и различного рода активностями!

Д.В. Егоров встречался с бизнесом

Сегодня руководитель ФНС проводил совещание с представителями компаний, которые участвуют в разработке документов по Концепции развития ЭДО. Встреча проходила удаленно, потому что участников набралось более ста. Обсуждались итоги работы групп совместно с сотрудниками ФНС и ближайшие планы. Что стоит отметить?
1. Такой формат взаимодействия очень устраивает бизнес. Они могут быть услышаны, влияют на принятие решений и видят конечный результат своей работы.
2. Остаются вопросы, не охваченные рабочими группами. На встрече упомянули трансграничные взаимодействия, сложности при переходе на новый порядок использования электронной подписи и заинтересованность в использовании данных вместо документов. Последнее предложение периодически звучит от наиболее продвинутых специалистов, но тяжело понять, как устранить разрыв в знаниях с теми, кто и к электронным документам относится с недоверием.
3. Все готовы дальше работать в таком режиме, благо перспектив для развития хватает.


P.S. В ближайшее время ряд документов (методики разработки форматов и обмена документами), подготовленных рабочими группами при ФНС, будут направлены в иные органы власти для ознакомления, чтобы потом рассмотреть их на заседании межведомственной рабочей группы. В будущем у этих документов должен появиться нормативный статус.

Методические рекомендации по разработке форматов

Вчера этот документ упоминался, как один из результатов деятельности рабочих групп. Что он содержит в себе?
✔️ Все форматы должны быть описаны в одной нотации и строиться на типовых элементах/блоках
✔️ Новые форматы вводятся в действие по плану, который ведет ФНС на основании предложений бизнеса и органов власти
✔️ Ввод формата в действие предлагается установить не ранее, чем через 6 месяцев после утверждения
✔️ Реестр утвержденных форматов ведет ФНС на сайте
✔️ Все органы власти должны принимать документы, если они составлены в утвержденном формате

Кадровый электронный документооборот

В Гос Думу внесен законопроект 1162885-7, предусматривающий возможность оформления кадровых документов в электронной форме. Это относится как к действующим сотрудникам компаний, так и к тем, кто только устраивается.
Для взаимодействия предлагается использовать площадку "Работа в России" или информационную систему работодателя. Решение о переходе на электронные документы принимает работодатель.
Из интересного стоит отметить возможность использования сотрудником или претендентом трех видов подписи при работе на площадке "Работа в России": квалифицированная (тут все понятно), неквалифицированная и простая. Две последних исключительно те, что были сформированы на ЕПГУ. В проекте не содержится порядка проверки неквалифицированной подписи, что, по-хорошему, противоречит 6 статье 63-ФЗ "Об электронной подписи".
Еще в документе есть интересный момент: в одном пункте говорится, что работодатель вправе выдать сотруднику УКЭП, а далее указывается, что работодатель несет расходы по получению сотрудником электронной подписи. Правда во втором случае не конкретизируется какой именно электронной подписи.
Впереди еще 3 чтения, будем следить за документом.

В УПД появятся функции для посредников

ФНС разработала новые функции применения УПД.
СвРК - позволяет указать сведения о реализации посредником, действующим от своего имени и в интересах комитента (принципала), товаров комитента (принципала)
СвЗК - сведения о приобретении посредником, действующим от своего имени в интересах комитента (принципала), товара для комитента (принципала)
СвИСРК - сведения о возврате покупателем товара комитента (принципала), ранее реализованного посредником
СвИСЗК - сведения о возврате комитентом (принципалом) товара, ранее приобретенного для него комиссионером (агентом)

Новые функции будут опубликованы в виде изменений в схему без переутверждения формата. В первую очередь они понадобятся участникам проекта прослеживаемости товаров.
Напоминаем, прослеживаемость начинает работать с 01.07.2021

Первая доверенность в электронной форме

А вы знали, что ФНС уже разработала доверенность в электронной форме (разумеется речь идет про XML)?
Приказ с форматом подписан Егоровым и отправлен на регистрацию в Минюст. Практика показывает, что Минюст не особо придирается к форматам. Можно с большой долей уверенности предполагать, что формат будет утвержден.
Внимательные люди скажут "Но позвольте, Минцифра еще не утвердила обязательные требования к машиночитаемой доверенности по 476-ФЗ. Как же так?".
Все верно, но в налоговый кодекс вместе с прослеживаемостью были внесены положения по доверенности в электронной форме, что и явилось основанием для утверждения форматов. А перечень обязательных реквизитов из проектов Минцифры был учтен.
Правда все это не снимает вопрос: когда же мы дождемся документов от Минцифры? Ведь иным органам власти тоже надо выбрать: реализуют они прием "стандартной" доверенности или свою разрабатывают. Да и разработать надо, а потом еще и программное обеспечение доработать... Кажется, что пол года - это крайне маленький срок, чтобы успеть.

А кто-то хотел бы посмотреть на формат доверенности от ФНС до его регистрации в Минюсте?

Порядок передачи документов

На ряду с порядком разработки форматов, про который мы ранее уже писали, разработан и порядок передачи документов.
В нем предусмотрена как привычная передача через операторов электронного документооборота (наследие текущего порядка обмена счетами-фактурами), так и без их участия.
Оба порядка уже были направлены в адрес иных гос органов, входящих в состав рабочей группы при Д.Н. Чернышенко. В мае планируется очередное ее заседание, где будут рассмотрены эти документы.

P.S. Про формат доверенности мы услышали, постараемся в ближайшие дни поделиться им

Формат доверенности для взаимодействия с налоговой

Вы просили, мы публикуем. Напоминаем, что формат еще не утверждён. Публикуем для ознакомления. Как только появится зарегистрированная версия, обязательно сообщим.

Обязательность электронных документов

Последнее время мы видим тенденцию со стороны государства не только на использование электронных документов, но и на их обязательность. Ранее это ограничивалось отчетностью (ФНС, фонды, таможня и т.д.), но теперь речь идет о документах бизнеса. Судите сами: маркировка использует УПД, прослеживаемость с первого июля предполагает обязательность выставления счетов-фактур в электронной форме, Минтранс планирует после внедрения электронной транспортной накладной и создания системы на своем борту отказаться от использования бумажных документов.
Минтруд пока более консервативен и в своем проекте ФЗ (о нем мы писали ранее) дает право выбора между бумагой или электроном.
Улавливается некоторая последовательность: первичные учетные документы (+ счет-фактура) активно переводятся на электронные рельсы. Будет ли введена обязательность использования электрона в отношении всех подобных документов - вопрос, который кажется не совсем верным. Кажется, что более правильным будет вопрос - "когда?". Принимая во внимание технократичность Правительства, потребность использовать первичные данные для принятия решений и изменения в мировоззрениях, внесенные пандемией, можно предположить, что первые цветы взойдут на этой плодородной почве уже через пару лет. А бизнесу стоит проверить свои планы на ближайшие годы на предмет того, какой объем финансирования заложен на автоматизацию и модернизацию.

Новые функции в УПД и УКД

ФНС внесла изменения в форматы и схемы для возможности использования форматов посредниками. Подробнее о схемах мы писали 30 апреля. Документы размещены на официальном сайте ФНС.

Формат журнала счетов-фактур для прослеживаемости

Письмом зам руководителя ФНС А.В. Егоричева от 05.05.2021 №ЕА-4-15/6251@ в регионы направлены форматы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, доп листов. Форматы разработаны взамен действующих по приказу от 04.03.2021 №ММВ-7-6/93@ и учитывают изменения форм, связанные с введением прослеживаемости. Указанные проекты предлагается использовать для доработки информационных систем, а сам проект приказа пока проходит официальное согласование.
Форматы и схемы прикладываем.