ТЭДО в Европе: как работает eIDAS

Если говорить о трансграничном электронном документообороте, то ЕС – эталонная модель. Здесь действует Регламент eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), который стал основой для взаимного признания электронных подписей и доверенных сервисов.

Что важно знать про eIDAS

eIDAS действует напрямую во всех странах ЕС (в отличие от директив, которые нужно имплементировать в национальное право).

Регламент установил единую классификацию ЭП:

простая ЭП (SES) – аналог нашей простой.
усиленная ЭП (AES) – с техническими гарантиями неизменности данных.
квалифицированная ЭП (QES) – юридически приравнена к собственноручной подписи во всех странах ЕС.

Главное преимущество: если документ подписан QES в одной стране ЕС, он обязан признаваться во всех остальных странах ЕС без дополнительных подтверждений.

Юридический эффект

➡️суд в Германии примет документ, подписанный QES из Италии.
➡️французский регулятор не может отказать в признании подписи, выданной аккредитованным провайдером из Испании.
Таким образом, у бизнеса есть гарантированное правовое доверие, чего нет в большинстве других регионов мира.

Почему eIDAS стал образцом для ТЭДО

▪️он создал единый рынок доверенных услуг
▪️работает система EU Trusted List (EUTL) – перечень всех доверенных провайдеров в ЕС
▪️инфраструктура обеспечивает интероперабельность: компании и госорганы могут работать друг с другом без «ручного согласования» статуса подписи

Для России это важно

▪️eIDAS показывает, что признание ЭП реально работает только при наднациональной инфраструктуре и политической воле
▪️пока у нас нет аналогичного механизма даже в ЕАЭС
▪️для бизнеса в России это значит: с ЕС можно работать в ТЭДО, но только в рамках частных решений, а не сквозного автоматического признания

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #eIDAS #ТЭДО

Получила такой запрос:

Сформировали перечень требований. Сколько будет стоить внедрение такой системы для 50 пользователей?
В программе должны быть возможности:
▪️параллельного и последовательного согласования
▪️создания предустановленных маршрутов согласования для разных типов договоров (например, с проектированием, без и т.д.)
▪️выбора маршрута не инициатором, а системой на основе заданных критериев или администратором
▪️отслеживания времени согласования: когда и кто согласовал, сколько было в работе, какие просрочены, возможность просмотра истории согласования
▪️уведомления по почте о необходимости согласовать договор
▪️автоматической генерации и отправки напоминаний о необходимости согласования/действиях по расписанию, оповещения на емейл / мессенджер
▪️интеграции 1С и СБИС, в лучшем случае интеграции с Мегаплан и внешними сервисами электронной подписи (ГОСТ, КриптоПро и др.)
▪️интеграции с корпоративными порталом и системами управления проектами
▪️отслеживания изменения в документе при согласовании (гарантия, что согласующие работают с одной и той же версией документа)
▪️учета версий документа не только для согласования, но и для последующего хранения и аудита
▪️генерации отчета, формирования отчетов о времени согласования, частоте просрочек по сотрудникам и отделам для анализа "узких мест"
▪️резервного копирования, защиты данных
▪️обсуждения (чат, журнал) внутри процесса согласования для задания вопросов и уточнений без использования внешних средств
▪️...

Основные ошибки в запросе:

1️⃣ Описание базовых возможностей: всё перечисленное – от числа пользователей до интеграции с популярными инструментами (1С, СБИС, Мегаплан) и мобильной доступности – это фундаментальные функции, присутствующие почти в любой современной СЭД. Поэтому такая подача запроса скорее похожа на описание общих свойств рынка, а не на уникальные требования заказчика.

2️⃣ Отсутствие уникальной ценности: запрос не выделяет ничего особенного, что отличает данную организацию от других потенциальных заказчиков. Заказчик фактически просит обычную, массовую систему, не подчёркивая уникальных бизнес-задач, которые пытается решить.

3️⃣ Нехватка контекста: даже если речь идёт о базовой функциональности, полезно представить картину своего рабочего процесса и проблематику, которую предстоит решать. Иначе трудно понять, насколько универсальным решением подойдёт предлагаемая система и какие задачи действительно важны заказчику.

4️⃣ Слишком широкий спектр требований: большое количество пунктов создаёт впечатление чрезмерно обобщённой потребности.

Такое изложение часто воспринимается как отсутствие реального понимания собственных нужд и приоритетов. Лучше сосредоточиться на тех задачах, которые требуют решения, и проблемах, которые мешают бизнесу развиваться.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ТехническоеЗадание

Как правильно поставить задачу подрядчику

✔️ Расскажите, зачем нужна автоматизация, какие болевые точки возникают в текущей практике документооборота и какие цели хотите достичь.

✔️ Определите границы автоматизации и приоритезируйте очередность, например:
1-я очередь: согласование договоров, участок входящей и исходящей корреспонденции, служебные записки
2-я очередь: полный цикл договорной работы, включая отслеживание исполнения договоров и работа с закрывающими документами + интеграция с учетной системой
3-я очередь: закупочная процедура, приказы, протоколы, поручения, ЛНА
4-я очередь: электронный архив

✔️ Предоставьте информацию, по которой можно определить объем настроек: кол-во видов документов, которые планируете автоматизировать, и кол-во процессов их обработки.

✔️ Задайте уточняющие вопросы: вместо общего списка попросите поставщика рассказать, как его продукт решает похожие задачи у аналогичных компаний, привести примеры кейсов или пояснить преимущества перед конкурентами.

Хороший запрос показывает уникальную проблему или задачу, стоящую перед заказчиком, и даёт представление о глубине и характере потребности. Чем детальнее и целенаправленнее запрос, тем легче подобрать оптимальное решение и сформировать адекватное предложение.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ТехническоеЗадание

Законопроект об ЭДО: создание госкомпании или усиление регулирования?

В Госдуму внесён проект поправок в 149-ФЗ, который вводит новую статью 11.2 «Обмен информацией в форме электронных документов».

Ключевые положения

Появляется официальный статус оператора электронного документооборота (ЭДО).
Для включения в реестр оператор должен:
▪️иметь лицензию на криптографию,
▪️владеть телекоммуникационной инфраструктурой на территории РФ,
▪️обладать аппаратными и программными средствами ЭП,
▪️иметь чистые активы не менее 500 млн руб.
Реестр операторов будет вести ФНС.
Вводятся требования по защите информации, резервированию данных на 5 лет, применению сертифицированных средств защиты.
Контроль остается также за ФНС.
Исключения: органы власти и связанные с ними структуры, так как они работают в рамках госЭДО.
Вступление в силу: не ранее 1 сентября 2027 года.

Законопроект формализует рынок ЭДО, фактически переводя его в режим жёсткого регулирования и лицензирования.
Планка входа в 500 млн руб. делает рынок закрытым для малого и среднего бизнеса – останутся лишь крупные игроки.
Усиление роли ФНС как регулятора закрепляет курс на централизацию контроля над электронным документооборотом.

Сроки (2027 год) дают рынку время на перестройку, но тенденция очевидна: идёт движение к созданию единого контролируемого контура ЭДО с жёсткой инфраструктурной привязкой к государству.

Поправки существенно меняют архитектуру ЭДО в стране. Это переход от рыночной модели к лицензированному и высокоцентрализованному сегменту. Для бизнеса – рост барьеров, для государства – рост управляемости и безопасности.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ФНС #ОператорЭДО

Эталонная модель документооборота: почему 90% «готовых решений» – это профанация

Идея, которой я давно и серьезно занимаюсь, стала мейнстримом. Это лестно. Но то, как ее используют, вызывает лишь горькую улыбку.

Речь об эталонной (референтной) модели документооборота. Я всегда говорила о ней как о методологии, а не «коробке». Ее суть – создать на основе сотен практик абстрактный и идеальный каркас «как должно быть», чтобы отталкиваться от этого эталона в каждом новом внедрении, уважая уникальность бизнеса.

Идею подхватили, как знамя. Теперь у каждого внедренца в портфеле красуется «готовая эталонная модель». А на деле за этим почти всегда скрывается простой и грустный принцип:

➡️Берём прошлый проект➡️объявляем его “типовым” ➡️ выдаём за эталон

Проще говоря, конфигурацию для «Завода ЖБИ №3» отмывают от упоминаний завода и продают вам как передовой стандарт. Вы покупаете не лучшие практики, а законсервированные костыли и архитектурные грехи чужого проекта.

Сравниваем не название, а подход
Чтобы было понятнее, где методология, а где подделка, – вот наглядное сравнение.

Настоящая эталонная модель (методология):
Движение: от общего к частному. Сначала идеальная модель, потом адаптация под вас.
Основа: логика, эффективность и синтез лучших практик.
Роль: инструмент для диалога. «Вот эталон. Давайте найдем, где вы от него отклоняетесь, и решим, нужно ли это».
Цель: найти оптимальный путь к эталону.

Псевдо-модель (подделка):
Движение: от частного к общему. Ваш бизнес пытаются натянуть на чужой опыт.
Основа: один-два прошлых проекта со всеми компромиссами.
Роль: инструмент для быстрой продажи. Вам предлагают устаревший код под соусом «инноваций».
Цель: навязать решение, которое было актуально для кого-то другого.

Чем вам аукнется такая «экономия»?
▪️вы наследуете чужие проблемы: внедряете не оптимизацию, а весь технический долг предыдущей команды;
▪️получаете иллюзию быстрого старта: первые недели – эйфория, а потом – бесконечные и дорогие доработки «под себя»;
▪️теряете гибкость: ваши процессы начинают работать так, как было удобно «Заводу ЖБИ №3», а не вам.

Коллеги-внедренцы, давайте будем честными!
«Отраслевое решение на базе прошлых проектов» – это честно. «Эталонная модель» – это ответственность и глубокий методологический труд. Не девальвируйте сильную идею, превращая ее в маркетинговый шум.

Изначальная цель эталонной модели – поднять зрелость внедрений. А на выходе мы часто получаем инструмент для продажи устаревших и негибких систем.

Резюмирую: настоящая эталонная модель – это компас для путешествия по вашим уникальным бизнес-процессам. То, что выдают за нее, часто оказывается кривой картой чужого пути, ведущей не туда.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ЭталоннаяМодель #ТиповаяМодель

ЭДО без соглашения как деньги на ветер: суд отказал во взыскании 3,5 млн из-за ошибки в документообороте

Юридически значимый ≠ юридически доказанный: почему ваши акты в ЭДО суд может не принять.

Сегодня делюсь судебным кейсом-примером того, как формальности в цифровую эпоху стоят реальных денег.

Компания «Эксплуатация Вертикальных Механизмов» подала иск к «Центрклинингу» на 3,5 млн рублей за услуги по обслуживанию лифтов. Подрядчик уверял, что работы выполнены, а акты направлял и даже частично получал оплату через электронный документооборот (ЭДО).

Казалось бы, всё очевидно? Но суды трёх инстанций – первой, апелляционной и кассационной – единодушно отказали во взыскании. И вот ключевая причина, которая должна заставить задуматься каждого, кто работает с контрагентами онлайн:

Договор не содержал условий об использовании ЭДО, и отдельное соглашение о нём сторонами не подписывалось.

Что пошло не так? Разбор ошибок:

Договор молчал об ЭДО. Суд четко указал: переход на электронный документооборот должен быть оформлен либо отдельным соглашением, либо соответствующим разделом в договоре.

Акты в ЭДО были юридически бессильны. Поскольку соглашения не было, представленные подрядчиком электронные акты суд не признал допустимым доказательством. Фактически, они были ничем не лучше распечатки на принтере.

Журналы работ – односторонние. Представленные журналы технического обслуживания были подписаны только самим подрядчиком, без визы представителя заказчика, что лишило их доказательной силы.

Переписка в мессенджерах и почте – не аргумент. Суд отклонил переписку, так как стороны не согласовали официальные адреса электронной почты или номера телефонов для обмена юридически значимыми сообщениями.

Выводы, которые стоит вынести каждой компании:

ЭДО начинается не с оплаты сервиса, а с подписания документа.
Без юридически оформленного Соглашения об ЭДО ваши счета, акты и УПД в электронном виде могут быть легко оспорены в суде. Как мы видим, даже на сумму в миллионы рублей.

«Мы же так всегда работали!» – не аргумент.
Тот факт, что заказчик ранее оплачивал подобные акты, не создал прецедента. Суд его во внимание не принял.

Процесс важнее технологии.
Самая продвинутая система ЭДО бесполезна, если ее использование не узаконено в отношениях с контрагентом.

Этот случай не про «плохой» суд или «несправедливость». Это про жёсткое, но правильное следование закону (ФЗ-63 «Об электронной подписи»). Цифровизация требует цифровой дисциплины.

Что делать?
1️⃣Проверьте ваши ключевые договоры: есть ли в них раздел об ЭДО?
2️⃣Если нет, то заключите со всеми значимыми контрагентами отдельное соглашение об электронном документообороте.
3️⃣Четко определите в нём операторов ЭДО, виды документов и юридическую силу электронных копий.

Не позволяйте формальностям похоронить ваши реальные достижения и денежные средства.

P.S. Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.03.2025 по делу № А40-75675/2024.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #СоглашениеОбЭДО #СудебнаяПрактика #Договор

Внимание, бухгалтеры и все, кто работает с электронным документооборотом с налоговой!

Готовятся изменения, которые четко прописывают, с какого момента считается, что вы получили документ от инспекции. Это критически важно для отслеживания сроков на ответ. Не упустите возможность повлиять на итоговую редакцию правил.

ФНС России разработала проект изменений в приказ от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@, касающийся даты получения документов в электронном виде. Проект опубликован на regulation.gov.ru и находится на стадии публичного обсуждения.

Что меняется?

Поправки вызваны вступлением в силу Федерального закона от 08.08.2024 № 259-ФЗ, который скорректировал Налоговый кодекс РФ.

Устанавливается специальное правило для определения даты получения документов. Если налогоплательщик обязан использовать ЭДО через оператора, то датой получения документа от налогового органа будет считаться шестой день со дня его отправки (указанный в подтверждении оператора).

В текущей редакции приказа используется общее правило – дата принятия, указанная в квитанции о приеме.

Проще говоря, для тех, кто работает через операторов ЭДО, срок получения официальных документов из налоговой будет считаться иначе, что важно для соблюдения процессуальных сроков.

Вторая часть поправок касается порядка направления документов.

Проект устраняет правовой пробел и вводит регламент подачи через личный кабинет налогоплательщика целого ряда отчетов и уведомлений, которые ранее не были четко прописаны. Среди них:

▪️отчеты о движении денежных средств по зарубежным счетам для юрлиц, ИП и физлиц-резидентов (формы по КНД 1112521, 1112520).
▪️отчеты для юрлиц-нерезидентов, входящих в международную группу компаний (КНД 1112552).
▪️уведомления о необходимости представить исправленные отчеты для нерезидентов и физлиц.

Ключевые даты по проекту:

Планируемая дата вступления в силу: 1 января 2026 года.
Срок переходного периода: не предусмотрен.

👉 Участие в обсуждении важно, потому что ваша позиция и замечания могут существенно повлиять на финальную версию постановления. Предложения принимаются до 17 октября 2025 года. Используйте этот шанс, чтобы защитить интересы своего бизнеса и снизить возможные административные нагрузки.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ФНС #ОператорЭДО

Пожар уничтожил облачную систему хранения данных правительства Южной Кореи

Сегодня мир технологий пережил неожиданный шок: масштабный пожар привел к полной утрате критически важной инфраструктуры – облачной системы хранения данных южнокорейского правительства. Эта катастрофа подчеркивает уязвимости современных цифровых экосистем и необходимость повышения мер защиты важных государственных ресурсов.

Пожар в подземном дата-центре в пригороде Сеула привел к полному уничтожению облачной системы хранения данных, используемой правительственными учреждениями Южной Кореи.

По предварительным данным, возгорание произошло в электрощитовой. Системы пожаротушения не справились, и огонь, а затем и вода, используемая для его тушения, нанесли катастрофический ущерб серверам. Потери исчисляются петабайтами информации.

Речь идет не просто о сгоревшем «железе». Уничтожены или серьезно повреждены:
▪️данные министерств и ведомств: вся текущая документация, архивы;
▪️информация о гражданах: возможно, пострадали персональные данные, что создает огромный риск;
▪️критическая инфраструктура: могли быть затронуты системы, отвечающие за различные государственные сервисы.

Инцидент стал суровым напоминанием для бизнеса и госструктур по всему миру:

✔️ «Облако» – это не абстракция. Это физические серверы в конкретном здании с конкретными рисками.

✔️ Резервное копирование – не опция, а необходимость. Вопрос в том, насколько географически распределены были резервные копии южнокорейского правительства, и как быстро их можно восстановить.

✔️ Тестирование планов аварийного восстановления должно проводиться регулярно и серьезно.

Эта трагедия заставляет задуматься: насколько защищены наши собственные данные и данные наших компаний? Надеемся, что Южная Корея сможет быстро восстановить работу госорганов, но потери, вероятно, будут невосполнимы.

#Кибербезопасность #ЦифроваяТрансформация #DRP #ЮжнаяКорея #Пожар #ОблачныеТехнологии #Данные

Как устроен ГосЭДО: разбираем нормативную базу

За быстрым и юридически значимым обменом документами между госорганами стоит четкая и продуманная нормативная база. Давайте заглянем в «кухню» Государственного электронного документооборота (ГосЭДО).

✔️ Фундамент: главные системы
Собраны сами платформы, на которых все работает.

▪️Постановление Правительства № 198 (от 17.02.2022) – базовый документ, устанавливающий принципы работы внутри ведомств и между ними, разрешая применение облачных технологий.

▪️Постановление Правительства № 172 (от 15.02.2022) – запускает ГИС «Типовое облачное решение», позволяющее внедрить стандартные решения для автоматизации работы любого ведомства.

▪️Постановление Правительства № 279 (от 02.03.2022) – создает «Центр хранения электронных документов», единую точку сбора и архивирования важнейших государственных сведений.

✔️ Движение: правила обмена
Теперь надо наладить общение между системами.

▪️Постановление Правительства № 1264 (от 24.07.2021) – закрепляет общие правила обмена электронными документами между ведомствами.

▪️Приказ Минцифры и ФСО № 611/96 (от 12.07.2024) – устанавливает технические требования к передаче данных, гарантирующие безопасность каналов связи.

✔️ Инструменты: форматы и шаблоны
Для унификации внешнего вида документов используются стандарты.

▪️Приказ Минцифры и ФСО № 500/82 (от 29.06.2022) – регулирует ведение справочников и классификаторов, минимизируя риск ошибок и разночтений.

▪️Приказ Минцифры № 610 (от 11.07.2024) – вводит цифровые шаблоны для оформления поручений Правительства РФ, исключая произвольное оформление документов.

▪️Проект Типового регламента ГосЭДО – будущий универсальный регулятор процессов, определяющий последовательность этапов движения документов в системе.

Эта система обеспечивает юридические гарантии, ускоряет обработку документов и упрощает доступ к необходимой информации, делая работу госорганов прозрачной и эффективной.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #МЭДО #ЦХЭД #ТОРСЭД #ГосЭДО #ФНС #ОператорЭДО

«Отправил себе» – не оправдание: суд признал увольнение за пересылку файлов в Telegram законным

Запомните этот кейс. Он ставит жирную точку в спорах о том, является ли пересылка информации, составляющей коммерческую тайну, самому себе в мессенджер дисциплинарным проступком.

Топ-менеджер МФК, имевший доступ к финансовой стратегии и персональным данным, в нарушение локальных актов отправил конфиденциальные файлы с корпоративной почты в свой личный Telegram. При увольнении он заявил, что «никому не показывал».

Что решил суд (единой позицией трех инстанций):
❌ довод «отправил себе» – несостоятелен;
✔️ действие считается разглашением, так как обладатель (компания) теряет контроль над информацией;
✔️достаточно самого факта нарушения установленного запрета.

Работодателям:
Не бойтесь увольнять за такие нарушения. Ваша сила – в правильно оформленных ЛНА и соглашениях о конфиденциальности. Этот кейс – ваш щит и меч.

Работникам:
Ваш личный мессенджер – это внешняя среда. Корпоративная информация должна оставаться внутри корпоративного периметра. Нарушили – понесете ответственность, даже если действовали «в интересах дела».

❗️Финансовый директор, отправляющий отчет в личный Telegram «чтобы было под рукой», рискует своей должностью так же, как и сотрудник, рассылающий базу данных конкурентам.

🧑‍⚖️ Определение СК по гражданским делам Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 05 августа 2025 г. по делу N 8Г-10400/2025[88-10958/2025]

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ЛНА #СудебнаяПрактика #HR

«Пробить по базе» оказалось услугой с увольнением: суд поддержал работодателя

Пока одни суды разбираются с пересылкой файлов себе, кассация подтвердила увольнение за реальный заказ «пробива» конфиденциальных данных у стороннего Telegram-канала.

Заместитель управляющего банком «Авангард» имела доступ к АБС «Абакус», которая агрегирует данные с платформы ЦБ «Знай своего клиента» (уровень риска).

В телеграм-канале «Белые Cash-евары» рекламировали платные «пробивы» по банковским системам. Сотрудники службы безопасности банка под видом клиента запросили проверку конкретного юрлица. Через 2,5 часа администратор канала прислал точный скриншот из АБС «Абакус» с данными.
Началось расследование. Аудит логов показал, что ЕДИНСТВЕННЫЙ запрос по этому ИНН был сделан с логина заместителя управляющего.

Позиция работницы: «Я проверяла много компаний, не помню, зачем запрашивала эту. Данные никому не передавала».

Позиция судов (поддержана кассацией):
▪️доступ был только у нее, логин не был скомпрометирован;
▪️время ее запроса (14:22) и появление данных в телеграме (16:48) хронологически связаны;
▪️после требования дать объяснения она в течение часа удалила все данные из своего телеграм-аккаунта;
▪️наличие двух детей не является смягчающим обстоятельством для руководителя, нарушившего режим тайны.

Работодателям:
1. Мониторинг – ваше все. Активный поиск утечек в открытых источниках помогает выявлять инсайдеров.
2. Логируйте всё. Четкие логи доступа к критичным системам – главное доказательство в суде.
3. Должность не защищает. Руководители несут повышенную ответственность.

Работникам:
«Бизнес» в телеграм-каналах по продаже служебной информации легко становится предметом служебного расследования. Логи не врут.

❗️ Осторожнее с фразой «Можешь пробить по базе?». Это стоит не только денег, но и должности. Особенно если «база» – это служебная система ЦБ, а «пробив» заказывается в телеграме в рабочее время

🧑‍⚖️ Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 18.04.2024 по делу N 88-12003/2024 (УИД 30RS0001-01-2023-004963-39)

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ЛНА #СудебнаяПрактика #HR #Кибербезопасность #КоммерческаяТайна

Вопросы из чата:

Что такое входящий документ?
Какие признаки есть у входящего письма?
Как правильно регистрировать сопроводительные письма, страховые полисы, отчеты комиссионера, уведомления, акты сверок, справки для расчетов по услугам?
Один журнал или разные по видам входящих?

Что такое входящий документ

Входящий документопоток включает поступающие извне в вашу организацию документы. К видам входящих документов относятся, в том числе те, которые вы упомянули в вопросе. Важна правильная классификация по видам документов при обработке входящей корреспонденции.

Какие признаки есть у входящего письма, которое мы регистрируем в журнале регистрации?

При включении в СЭД необходимо внести сведения:
1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);
2) наименование вида документа;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
6) дата поступления документа;
7) входящий регистрационный номер;
8) способ доставки документа;
9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
10) количество листов основного документа;
11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);
14) срок исполнения документа;
15) индекс дела по номенклатуре дел;
16) сведения о переадресации документа;
17) отметка о контроле;
18) гриф ограничения доступа к документу;
19) сведения об электронной подписи;
20) результат проверки электронной подписи <если подписан УКЭП>;
21) электронный адрес корреспондента;
22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Как правильно регистрировать сопроводительные письма к договорам, страховые полисы, отчеты комиссионера, уведомления, акты сверок, справки для расчетов по услугам?

Регистрировать следует все входящие документы, прошедшие проверку и отбор к регистрации (есть перечень нерегистрируемых информационных материалов). Исключение – первичные учетные документы, которые не регистрируются, а принимаются к учету.

Вопрос регистрации бухгалтерской первички в общем делопроизводстве решается организацией самостоятельно, но такой подход скорее исключение, так как это большой документопоток, требующий значительного ресурса.

✔️ Надо регистрировать

▪️Сопроводительное письмо к договорной документации. Содержит суть, поручение или просьбу (просим подписать и вернуть один экземпляр). Является документом-основанием для всей последующей работы с договором. Договор может быть зарегистрирован отдельно, но ссылка на входящее сопроводительное письмо в системе учета обязательна.

▪️Страховой полис. Подтверждает права (страховую защиту). Имеет юридическую силу и содержит уникальные реквизиты (номер, срок действия). Регистрация позволяет фиксировать факт поступления, контролировать наличие и местонахождение.

▪️Уведомление (банка, госоргана, контрагента об изменении реквизитов и пр.). Содержит официальную информацию, которая принимается в работу.

▪️Акт сверки. Это документ финансовой дисциплины. Фиксирует состояние расчетов на определенную дату. Регистрация позволяет отслеживать, кто/когда его прислал, и контролировать сроки подписания и возврата.

✖️ Не обязательно регистрировать в общем делопроизводстве

▪️Отчет комиссионера. Это первичный учетный документ, на основании которого проводятся финансовые операции, сверки и расчеты. Имеет прямую юридическую силу и бухгалтерскую значимость.

▪️Справка для расчетов по услугам. Это документ-основание для проведения платежа или бухгалтерской проводки.

Один журнал регистрации или несколько?

Единый журнал (база данных) регистрации входящих документов – это ОСНОВА. После регистрации в общем журнале документы можно передать в профильные отделы, которые могут вести свой, более детальный учет.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами

День без бумаги: почему мы печатаем еще больше, и как это остановить

Сегодня – Международный день без бумаги. Отличный повод не просто отказаться от пары распечаток, а задуматься о парадоксе, который преследует нас уже десятилетия.

Мы живем в эпоху облаков, блокчейна и AI, но объем использования бумаги продолжает расти, несмотря на все наши цифровые амбиции.

Почему так происходит?

Иллюзия безопасности. «Бумажный» документ с живой подписью все еще кажется более весомым и защищенным.

Инерция привычек. «Распечатать для руководителя», «подать в папке» – эти ритуалы въелись в корпоративную культуру. Людям психологически комфортнее читать и править на листе бумаги.

Несовершенство законодательства? Проблема скорее в головах и в незнании законов.

Цифровой хаос. Компании часто внедряют цифровые инструменты точечно, создавая хаос. В итоге сотрудник распечатывает документ из одной системы, чтобы занести его данные в другую.

Чем нам на самом деле обходится эта «бумажная зависимость»?

Время → Деньги → Риски → Репутация
Заявления о ESG-принципах и устойчивом развитии звучат лицемерно на фоне гор макулатуры.

Что делать? Решение – не в точечном отказе, а в системной цифровизации.

Вот конкретные шаги, которые можно внедрить буквально с сегодняшнего дня:

1️⃣ Запретите принтеры на «островах»
Перенесите МФУ в отдельные комнаты, а не ставьте их у каждого менеджера. Простая физическая преграда сократит бессмысленную печать «на один раз».

2️⃣ Внедрите электронное согласование ВСЕХ заявок
Отпуск, закупка канцелярии, пропуска, командировка – любой внутренний документ должен запускаться и согласовываться в цифре (через Trello, Bitrix24, Google Forms – неважно). Это убьет главного «бумажного монстра».

3️⃣ Назначьте ответственного за «бумажный аудит»
Поручите ему раз в месяц проводить ревизию: какие документы чаще всего печатаются и почему? Это поможет найти и устранить «узкие места» в процессах, а не бороться со следствиями.

4️⃣ Переведите подписание договоров с контрагентами в сервис ЭДО
Не ждите всеобщей цифровизации. Начните с самого массового и болезненного процесса. Даже 20% контрагентов в ЭДО дадут огромную экономию времени и денег.

5️⃣ Создайте единый шаблон для цифровых отметок
Вместо живой визы и подписи на внутренних документах введите обязательные отметки:
«Согласовано: [ФИО, должность, дата]»
«Подписано: [ФИО, должность, дата]»

Это сделает легитимным цифровой документ внутри компании и убьет привычку «нести на подпись».

День без бумаги – это не про то, чтобы сегодня не печатать. Это про то, чтобы завтра не нужно было печатать. Рост объемов бумаги – это симптом неэффективной организации процессов.

Пока мы не поменяем процессы, а не просто заменим принтер на сканер, мы будем и дальше тонуть в макулатуре, притворяясь цифровыми.

А в вашей компании объем использования бумаги растет или падает?
На моем текущем месте работы объем закупок бумаги увеличился в 5 раз за последний год!
Какие главные препятствия для полной цифровизации вы видите? Поделитесь в комментариях! ✍️

#БезбумажныйОфис #Цифровизация #Документооборот #ЭДО #ESG #БизнесПроцессы #Инновации #Офис #Продуктивность #УправлениеДокументами

Владельцев сайтов обязали дольше хранить информацию о пользователях: что изменилось и кого это коснется

Премьер-министр Михаил Мишустин подписал Постановление Правительства № 1698, которое кардинально меняет правила игры для интернет-сервисов и их пользователей в России. Документ вступает в силу с 1 января 2026 года.

Главное изменение: срок обязательного хранения широкого спектра пользовательских данных увеличен с одного года до трех лет.

Какие сервисы обязаны соблюдать?
Поправки касаются всех организаторов распространения информации: социальные сети, мессенджеры, почтовые сервисы, файлообменники, сервисы для совместной работы, игровые платформы, форумы, блоги, доски объявлений, сайты знакомств, образовательные платформы и другие площадки с пользовательской коммуникацией.

Что будут хранить 3 года?
Список внушительный и включает:
▪️регистрационные данные: логины, IP-адреса, точное время регистрации, указанные телефоны и почты
▪️историю действий: все факты входа, выхода, смены контактных данных
▪️финансовую информацию: детали платных услуг, транзакции, операции через электронные кошельки
▪️метаданные коммуникаций: факты приема, передачи и обработки сообщений (текст, голос, видео), даже если вы не авторизованы.

На кого распространяется?
Правила работают в отношении пользователей, чья связь с Россией очевидна: тех, кто использует российские IP-адреса, указывал российский паспорт при регистрации или привязал российский номер телефона.

Для пользователей это означает, что их цифровой след в российском сегменте интернета становится гораздо более «долговечным». Все действия теперь фиксируются на срок, сопоставимый со сроком давности по многим статьям УК РФ.

Для владельцев площадок – это прямая обязанность пересмотреть политики хранения данных и масштабировать инфраструктуру (системы логирования и СХД), что повлечет значительные операционные расходы. Также многократно возрастают риски и потенциальный ущерб от возможных утечек данных. Для международных компаний это создает правовой конфликт юрисдикций (например, с GDPR ЕС).

Срок хранения информации, как и раньше, будут отсчитывать с момента окончания выполнения пользователем перечисленных выше действий. Данные нужно хранить и предоставлять по запросам в уполномоченные органы в отношении всех пользователей.

Наказания за нарушения
За несоблюдение правил грозит административная ответственность вплоть до приостановления деятельности ресурса (статья 13.30 КоАП РФ).

Права пользователей
Пользователи вправе требовать удаление своей личной информации в определённых случаях, предусмотренных законом "О персональных данных".

Теперь у правоохранительных органов будет в три раза больше времени на то, чтобы запросить и проанализировать информацию о действиях пользователей в сети

Перечень нормативных правовых актов в первом комментарии ↩️

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ПерсональныеДанные

Утверждены новые Рекомендации по подготовке перечней электронных документов для федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ)

Это не просто обновление, а попытка кардинального сдвига в подходе к управлению документами в цифровую эпоху. Разберем ключевые отличия новой версии (2025) от старой (2011) и отметим слабые стороны новых Рекомендаций.

1️⃣Масштаб и цель: от эксперимента к системной интеграции

Рекомендации 2011
Фокус на внутренней деятельности ФОИВ в рамках перехода на безбумажный документооборот. Это был этапный, локальный эксперимент.

Рекомендации 2025
Документ напрямую увязан с ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов» (ГИС ЦХЭД). Цель – не просто создавать электронные документы, а обеспечить их передачу на постоянное государственное хранение в единую систему. Это шаг к созданию централизованного национального электронного архива.

2️⃣ Состав перечня: что можно переводить в электронную форму?

Рекомендации 2011
Акцент на документах с временными сроками хранения (проекты, планы, внутренняя переписка и т.д.). Документы постоянного хранения включались только если это прямо предписано законом.

Рекомендации 2025
Значительное расширение. Помимо временных документов, в перечень рекомендуется включать:
▪️документы постоянного хранения, имеющие краткосрочное/оперативное значение (действие до 5 лет)
▪️все документы, ведение которых в электронной форме предписано законом или нормативным актом (без ограничений по сроку хранения).
Появился четкий «запретительный» список в виде Перечня видов управленческих документов, которые формируются на бумажном носителе. В него вошли ключевые государственные акты (Конституция, законы, указы Президента), стратегические документы, международные договоры, наградные и личные дела госслужащих. В 2011 году такого исчерпывающего списка не было.

3️⃣ Нормативная база: от основ к детальному регулированию

Рекомендации 2011
Опора на базовые законы об архивном деле и информации, а также на устаревший перечень типовых документов Минкультуры 2010 г.

Рекомендации 2025
Учтена массивная актуализированная нормативная база Росархива, принятая после 2019 года:
▪️новые правила делопроизводства (2019)
▪️новые правила организации хранения документов в госорганах (2023) и архивах (2020)
▪️действующий Перечень типовых управленческих документов (2019) и инструкция к нему
▪️перечни и инструкции для научно-технической документации (2021, 2023)
▪️увязка с Указом Президента о национальных целях до 2030/2036 гг. и стратегией цифровой трансформации.

4️⃣ Практика и процедура: конкретика и контроль

Рекомендации 2011
Общие формулировки. Перечень ЭД должен быть «аналогичен» типовому перечню.

Рекомендации 2025
Конкретные технические указания:
▪️четкая структура перечня (4 графы), привязанная к ведомственному перечню ФОИВ.
▪️в графе «Примечания» для документов постоянного хранения делается запись: На постоянное хранение передается посредством ГИС ЦХЭД (прямое указание на технологический процесс)
▪️даны практические рекомендации по началу работы в ГИС ЦХЭД: начинать с подготовки описей постоянных дел прошлых лет для представления в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) через специальный модуль системы.
▪️порядок согласования перечня с Росархивом теперь прямо указан как установленный законодательством РФ.

📍Новые Рекомендации – это не редакция, а принципиально новый документ, отражающий переход от концепции «электронного документооборота» к концепции «электронного архивного дела» в масштабах всего государства. Для госорганов это означает необходимость не просто составить новый перечень, а выстроить процессы, интегрированные с федеральной цифровой платформой хранения.

Слабые места и риски Рекомендаций 2025 ↩️

#Росархив #ЭДО #ЭлектронныеДокументы #ГИС_ЦХЭД #Делопроизводство #АрхивноеДело #ЦифроваяТрансформация

При всей своей прогрессивности и системности, Рекомендации 2025 имеют ряд существенных слабых сторон, рисков и неопределенностей.

Вот ключевые уязвимые места

1️⃣ Технологическая зависимость и переходный период
◾️ Единая платформа ЦХЭД как обязательное условие. Рекомендации по сути завязаны на работу через ГИС ЦХЭД. Что будет с документами, если система не справится с нагрузкой, будет недоступна или интеграция с ней в конкретном ведомстве затянется? Механизмы на этот случай не прописаны.
◾️ Проблема устаревших электронных подписей. Накопившийся объем электронных документов с истекшим сроком сертификата электронной подписи в СЭД госорганов требует принятия четких норм взамен Временных методических рекомендаций по передаче документов с истекшим сроком действия сертификата ЭП. Это огромная техническая и юридическая проблема. Остается зона неопределенности.

2️⃣ Проблема длительного переходного периода
◾️ В п.15 прямо сказано: Перечень видов управленческих документов, которые формируются на бумажном носителе... действует до принятия законодательных, нормативных правовых актов, регламентирующих порядок работы с электронными архивными документами.
◾️ Ключевой список запрещенных к электронной форме документов является временным. Ведомства могут затягивать перевод целых массивов документов в «электронку» в ожидании новых правил. Это создает правовую неопределенность и тормозит процесс.

3️⃣ Слабая проработанность критерия для постоянных документов
◾️ Включение документов постоянного срока хранения, имеющих краткосрочное и/или оперативное (действие которых не превышает лет).
◾️ Критерий субъективен. Кто и как будет определять это оперативное значение? Это оценочная категория, которая может трактоваться каждым ведомством по-своему и привести к разночтениям при согласовании с Росархивом. Нет четких методик или примеров.

4️⃣ Организационные и кадровые риски
◾️ Работа возложена на службы делопроизводства и архивы ФОИВ. Во многих ведомствах эти структуры традиционно слабы, не обладают достаточной экспертизой в IT и управлении электронными документами на протяжении всего жизненного цикла.
◾️ Разрыв между «цифровиками» и архивистами.
Реализация требует теснейшего взаимодействия IT-департаментов (отвечающих за интеграцию с ЦХЭД) и архивных служб (отвечающих за содержание). На практике это часто разные миры со своей культурой и приоритетами.

5️⃣ Формальный, а не процессный подход
Рекомендации фокусируются на составлении правильного Перечня ЭД (формальный акт). При этом слабо затрагиваются ключевые организационно-технологические процессы, без которых список останется на бумаге:
▪️обеспечение юридической силы: требования к квалифицированной ЭП, средствам криптозащиты, доверенной среде
▪️обеспечение долговременной сохранности и читаемости: форматы файлов, миграция данных, метаданные
▪️разграничение доступа и безопасность.
Есть риск, что ведомства создадут «красивый» перечень, но не обеспечат реальную возможность долговременного хранения и использования электронных документов как полноценных аналогов бумажным.

6️⃣ Финансовый вопрос (неявный, но критичный)
Внедрение, интеграция с ЦХЭД, закупка СЭД, средств ЭП, обучение персонала, пересмотр всех инструкций - это колоссальные расходы. Рекомендации не гарантируют финансирование. Для многих ведомств, особенно небольших агентств, это может стать непреодолимым барьером.

Таким образом, слабые стороны Рекомендаций 2025 в рисках реализации. Документ задает амбициозную цель и общие рамки, но:
▪️технологически зависит от единой платформы, находящейся на стадии внедрения и обкатки;
▪️организационно не решает проблему кадров и межведомственного взаимодействия;
▪️методически оставляет «лазейки» и субъективные критерии;
▪️финансово может оказаться необеспеченным.

📍 Успех Рекомендаций 2025 будет зависеть не от текста самого документа, а от качества подзаконных актов, методического сопровождения, финансирования и политической воли на всех уровнях. Пока эти слабые стороны не будут усилены, рекомендации рискуют остаться благим намерением.

Вопрос из чата канала:

Поставлена задача в номенклатуре дел объединить дела с одинаковым названием, но разными грифами «ДСП» и «КТ». Например, при объединении двух дел получается одно: «Переписка с организациями ограниченного доступа ДСП/КТ. Это разрешено? В соответствии с каким документом?

Нет, это не разрешено. Более того — это прямое нарушение базовых принципов защиты информации и архивного дела.

Объединение в одно дело документов с разными режимами конфиденциальности («ДСП» — служебная тайна, «КТ» — коммерческая тайна) создает недопустимые риски и противоречит нормативным требованиям.

Почему это запрещено с точки зрения информационной безопасности?

Формирование сводного дела из документов с разными грифами создает критическую уязвимость. Это:
▪️нарушает принцип разграничения доступа (наименьших привилегий): сотрудник с доступом только к «КТ» автоматически получает доступ к «ДСП», и наоборот;
▪️упрощает хищение информации: нарушителю (внешнему или внутреннему) для получения массива разнородной защищаемой информации теперь достаточно обратиться к одному делу, а не к двум, хранящимся раздельно и под разным контролем;
▪️делает невозможным корректный аудит: сложно отследить, кто и когда работал с документами конкретного грифа, если они смешаны.

На какие нормативные документы опереться?

Требование о раздельном учете и хранении вытекает из системного применения целого комплекса норм.

Для «ДСП» (служебная тайна):
▪️Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 06.03.1997 N 188
▪️Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в ФОИВ, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утв. Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 N 1233

Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".

❗️Но помните, что документы "КТ" не относятся к категории "другие несекретные документы", так как это документы с особым режимом конфиденциальности. Приравнять их к несекретным — грубая ошибка.

Для «КТ» (коммерческая тайна):
▪️Федеральный закон № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ст. 10) обязывает обладателя информации регулировать порядок обращения с ее носителями. Смешение с другими документами делает выполнение этого требования технически невозможным.

Для архивного дела:
▪️Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 требует формирования дел по единым классификационным признакам. Гриф ограничения доступа (пометка) ключевой признак, определяющий особые условия доступа и хранения.

К чему приведет объединение дел на практике?

При проверке такое сводное дело будет признано сформированным с грубым нарушением. Вы получите предписание о немедленном переформировании дел и, возможно, дисциплинарные взыскания за нарушение режима конфиденциальности.

Правильное решение и ваши аргументы

Задача должна быть не «объединить», а обеспечить корректное раздельное формирование и хранение.

В номенклатуре дел должно быть две отдельные строки:
... Переписка с организациями ограниченного доступа (пометка «ДСП»)
... Переписка с организациями ограниченного доступа (гриф «КТ»)

Ваши аргументы для постановщика задачи:
1. «Это нарушает правовые нормы (см выше)».
2. «Это создает уязвимость в системе защиты информации компании, облегчая утечку».
3. «Это приведет к санкциям при проверках, и нам придется срочно все переделывать».

Объединение дел с разными грифами — это не оптимизация, а инцидент информационной безопасности. Настаивайте на раздельном оформлении. Это требование является безусловным и направлено на защиту интересов самой организации.