5-дневный курс для лидеров цифровой трансформации: от стратегии до технологии

Регистрация | Программа
Полная стоимость обучения: 150 000 р
🛍cкидка 15% подписчикам канала по промокоду SOFIA

Вас ждет погружение в ключевые аспекты цифровой трансформации по пяти тематическим трекам:

Цифровая экономика — от постиндустриального общества к эпохе знаний: стратегия, зрелость компаний, управление в условиях неопределенности.

Сквозные технологии — ИИ, блокчейн, VR/AR, Индустрия 4.0: всё, что формирует технологическое преимущество.

Информационная безопасность и управление рисками — как защищать бизнес и управлять изменениями в эпоху цифровизации.

Современные информационные системы — архитектура, импортозамещение, гибкость и управление финансами.

Стратегическое управление и человеческий капитал — роль ИТ-руководителей будущего и управление компетенциями в цифровой среде.

Наша программа сочетает аналитику, стратегическое мышление, реальные кейсы и демонстрации технологий. Это уникальная возможность пройти путь от теории к практике под руководством лучших экспертов отрасли ⤵️


Михаил Петров
Заместитель директора Дирекции специальных проектов ФГУП ГлавНИВЦ УД Президента РФ. 25 лет на руководящих технологических позициях в крупнейших организациях: ВЭБ.РФ, Счетная палата РФ, Минкомсвязь РФ, ВТБ, «Сибур».

Александр Сахаров
Директор по работе с партнерами компании «Диасофт»

Борис Славин
Д.э.н., проф., член правления Союза ИТ-директоров России, научный руководитель Высших курсов CIO

Сергей Козырь
Основатель и генеральный директор Digital Advisers, член совета директоров ГК «Адамас»

Пётр Подымов
Советник генерального директора СПАО «Ингосстрах», имеет 10-летний опыт цифровой трансформацией крупных компаний

Анна Глазкова
Канд. экон. наук, более 25 лет руководит финансовыми службами крупнейших компаний

Андрей Варнавский
Руководитель Центра финансовых технологий СПАО «Ингосстрах»

Дмитрий Иншаков
ИТ-директор аудиторско-консалтинговой фирмы Kept (ex-KPMG) в России и Беларуси

Марина Аншина
Председатель Правления Российского Союза ИТ-директоров, член совета по профессиональным квалификациям в области ИТ

Максим Тищенко
Руководитель направления R&D в области токенизации «Банк ПСБ» (бывший «Промсвязьбанк»)

Софья Ульянцева
Канд. ист. наук, исполнительный директор ООО "РСХБ Управление Активами". Автор национального стандарта по цифровому документообороту, участник разработки ГИС ГосЭДО

Константин Зимин
Член правления СоДИТ, 15 лет руководит полевыми исследованиями развития ИТ в российских компаниях

Владимир Соловьев
Д.т.н., проф., завкафедрой прикладного искусственного интеллекта МТУСИ, специалист по искусственному интеллекту, популяризатор анализа данных, машинного обучения и их конкретных приложений

Группировка приказов в дела: архивная логика и кадровая практика

Систематизация документов — не формальность, а ключевой элемент цифровизации документооборота и организации электронного архива.

Рассмотрим систематизацию приказов. Несмотря на отсутствие прямого регулирования в ТК РФ, требования к группировке приказов устанавливаются архивным законодательством и методическими рекомендациями.

Базовый принцип — единообразие сроков хранения: в одном деле — только приказы с одинаковым сроком хранения (Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Основные группы приказов

✔️ по личному составу
сроки хранения: 50 / 75 / 5 / 3 года

✔️ по основной деятельности
срок хранения: постоянно или до ликвидации организации

✔️ по административно-хозяйственным вопросам (АХВ)
срок хранения: 5 лет

Другие отличия видов приказов

Приказ по личному составу всегда связан с конкретным работником и содержит подпись об ознакомлении.

Приказ по основной деятельности отражает функции и задачи организации, касается ЛНА, выполнения нормативных актов, планов, проектов.

Приказ по АХВ — это эксплуатация помещений, транспорт, охрана, внутренняя связь и пр.

Практический риск
Ошибка в группировке ведет к преждевременному уничтожению документов. Универсальное правило: если сомневаетесь — отнесите к приказам по основной деятельности. Постоянное хранение безопаснее.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #Приказ #ЛНА

Систематизация документов по личному составу

Ошибка в классификации документов по л/с может привести не просто к путанице, а к нарушению сроков хранения и ответственности при проверке трудовой инспекции. Правильная классификация документов по л/с обязательно закладывается при организации электронного архива.

Что относится к документам по личному составу?

1️⃣ Документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда:
приказы/распоряжения о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации работников, присвоении классных чинов, разрядов, званий и др., поощрении и награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку работников; трудовые договоры


2️⃣ Документы по учету кадров:
личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС (МС), Т-4); трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы

3️⃣ Документы по расчетам заработной платы и других выплат:
табели учета рабочего времени, лицевые счета, платежные (расчетно-платежные) ведомости, акты выполненных работ

4️⃣ Документы по охране труда:
списки работающих на производстве с вредными и/или опасными условиями труда, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев (аварий) на производстве


Как систематизировать приказы по л/с?
Главный принцип — группировать приказы по видам и срокам хранения:

📌 Прием на работу, переводы, увольнения, поощрения, премирования и аналогичные приказы ➡️ 50 или 75 лет

📌 Приказы об отпусках (включая учебные и без сохранения з/п), командировках ➡️ 5 лет

📌 Приказы о дисциплинарных взысканиях (выговоры, замечания и т.п.) ➡️ 3 года

ИСТОЧНИКИ

◾️Классификация документов по л/с приведена в Методических рекомендациях по работе с документами по л/с в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018 г.)

◾️Наименования основных видов документов по л/с приведены в Единых требованиях к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, приложение 2 приказа Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н

◾️Сроки хранения и классификация документов по л/с приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", (приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236)

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #КЭДО #КадровыеДокументы

Кадровые документы vs документы по личному составу vs документы, связанные с работой — в чём разница?

На практике термины часто путают. Но для юриста, архивариуса и делопроизводителя — это не одно и то же. Разберёмся, что скрывается за этими названиями

1️⃣ Документы по личному составу — юридически точное определение.
Это официальная категория документов, используемая в кадровом делопроизводстве. Закреплена в:

▪️Перечне типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236)

▪️Федеральном законе № 125-ФЗ «Об архивном деле»*

*документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем

▪️ГОСТ Р 7.0.8-2025**

**документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

П р и м е ч а н и е - Термин "документы по личному составу" используется только для обозначения архивных документов, подлежащих сохранению в течение длительных (св. 10 лет) и постоянного сроков хранения. Понятие не является полностью синонимичным понятиям "кадровые документы", "документы, связанные с работой", и др.

2️⃣ Кадровые документы / документы, связанные с работой
Кадровые документы - скорее производственный жаргон. Синонимичное ему понятие "документы, связанные с работой" закреплено Трудовым Кодексом РФ и включает все документы по личному составу (хранение более 10 лет) и документы, имеющие срок хранения 3-5 лет (например, приказы по отпускам, командировкам, взысканиям, а также копии, справки, выписки)

ВЫВОД

Документы по л/с отражают трудовые отношения работника с работодателем и хранятся более 10 лет, нормативный термин (ФЗ об архивном деле)

Документы, связанные с работой более широкий термин, включает документы по л/с и документы, имеющие срок хранения до 10 лет (ТК РФ)

Кадровые документы - профессиональный жаргон

💬 А как у вас заведено? Вы используете термин "кадровые приказы" в учёте? Делитесь в комментариях

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #КЭДО #КадровыеДокументы

Цифровизация госдокументооборота: старт федерального эксперимента

Обзор Постановления Правительства РФ от 08.05.2025 № 629

8 мая 2025 года Правительство РФ выпустило Постановление № 629, которым утверждён эксперимент по цифровизации электронного документооборота, исполнения поручений и контроля исполнительской дисциплины в отдельных ФОИВ.

Эксперимент пройдёт с 2 июня 2025 года по 30 июня 2026 года для:
▪️Минприроды
▪️Минпромторга
▪️Минцифры
▪️Федеральной налоговой службы

Цель эксперимента
Формирование и апробация единой модели сквозного цифрового взаимодействия органов государственной власти — без бумажных промежуточных версий и без ручной обработки поручений.

Что будет тестироваться?
Отработка новых подходов к обработке и контролю документов. В рамках эксперимента проверяются:

✔️ Цифровой обмен документами между ФОИВами и подведомственными организациями

✔️ Автоматическая обработка поручений, докладов и контрольных событий без ручной маршрутизации

✔️ Формирование обязательных требований к СЭД — включая возможность работы с документами ограниченного распространения

✔️ Разработка унифицированных форматов и шаблонов цифровых документов

✔️ Оптимизация внутреннего взаимодействия: продление сроков исполнения, замена исполнителей, автосогласование и др.

✔️ Интеграция с ГИС "Национальная единая среда взаимодействия участников нормотворческого процесса"

✔️ Автоматизированная подготовка докладов по поручениям и минимизация повторного ввода информации

Задачи эксперимента

1️⃣Моделирование полного жизненного цикла цифровых документов (формирование, отправка, регистрация, обработка);

2️⃣Доставка поручений до конечных исполнителей и подведомственных организаций

3️⃣Автоматическое формирование и отправка докладов и сопроводительных документов

4️⃣Контроль исполнительской дисциплины и гибкое управление статусами

5️⃣Информационное взаимодействие между исполнителями, соисполнителями и головными структурами

6️⃣Межведомственное согласование с возможностью автосогласования

7️⃣Участие в процессе нормотворчества с использованием госинформсистем

Роль Минцифры
Минцифры определено центральным координатором эксперимента. Его задачи:
▪️утверждение план-графика
▪️подготовка методических рекомендаций
▪️актуализация требований к СЭД
▪️создание шаблонов цифровых документов
▪️подготовка предложений по изменению нормативных актов

Кроме того, именно Минцифры разработает план поэтапного перехода к цифровому документообороту и цифровым форматам правовых актов.

Что получим на выходе?
По итогам эксперимента будет сформирована обновлённая нормативная и методическая база, а также предложения:
▪️по развитию архитектуры электронного взаимодействия в госсекторе
▪️по типизации СЭД
▪️по минимизации дублирования процессов между ИС и СЭД
▪️по унификации цифровых шаблонов и автоматической подготовке докладов

Почему это важно?

Эксперимент станет важным шагом на пути отказа от бумажного документооборота и перехода на полностью цифровое взаимодействие в системе государственного управления

— подчеркивается в сообщении Правительства РФ.

ВЫВОД
Фактически, речь идёт о переходе к машиночитаемым цифровым документам, которые:
▪️создаются сразу в электронном виде
▪️структурированы по единым шаблонам
▪️автоматически передаются, обрабатываются и контролируются без участия человека.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГосСЭД #ГосЭДО

В продолжение отмечу, что я лично принимаю участие в эксперименте в роли куратора от одного из федеральных министерств, вошедших в пилот.

Моя зона ответственности включает:

▪️методологическое сопровождение работы с цифровыми документами
▪️анализ процессов исполнения поручений и их автоматизации
▪️участие в разработке предложений по унификации форматов, шаблонов и требований к СЭД
▪️подготовку рекомендаций по адаптации регламентов под цифровую среду

Для меня этот проект — возможность повлиять на формирование новой архитектуры электронного взаимодействия в государственном управлении, основанной на принципах прозрачности, автоматизации и машиночитаемости.

В дальнейшем буду делиться наблюдениями, промежуточными выводами и лучшими практиками, которые можно будет адаптировать не только в госсекторе, но и в корпоративной среде.

Оставайтесь на связи — впереди много инсайдов.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГосСЭД #ГосЭДО

Сколько хранить договоры: профессиональный разбор по Перечню 2020 года

Срок действия договора истёк, расчёты завершены — можно ли уничтожить? Не всегда.

Срок хранения определяется не бухгалтерской логикой, а архивным законодательством — в первую очередь, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Рассматриваем ключевые правила и частые ошибки с фокусом на реальные кейсы и практику экспертизы ценности. От чего зависит срок хранения договора?

Срок хранения определяется с учётом:

▪️вида договора (аренда, подряды, ГПХ, услуги и др.)
▪️завершения делопроизводством (не только срок действия, но и исполнение обязательств)
▪️архивной значимости (ЭПК);
▪️правового статуса организации (в т.ч. источники комплектования госархива)

Сроки хранения по видам договоров

3 года
▪️Договоры о конфиденциальности — 3 года после окончания срока действия

5 лет
▪️Аренда движимого имущества, экспедиция, услуги (бытовые, страхование, обучение, аудит, медицина, техобслуживание), доверительное управление, охрана, коммуналка и др.
▪️Прочие договоры, не поименованные в Перечне, — 5 лет по статье 11 с проведением ЭПК

10 лет
▪️Аренда недвижимости, лизинг, залог, лицензии, ведение реестров ценных бумаг, поручения по движимому имуществу, страхование по программам

15 лет
▪️Аренда государственного и муниципального имущества, поручения по недвижимому имуществу

50/75 лет
▪️Договоры ГПХ с физлицами, если сопровождены актами/табелями (относятся к документам по личному составу)

До ликвидации организации
▪️Купля-продажа недвижимости, имущественных комплексов, долей, паёв; дарение, приватизация, международные договоры, акционерные соглашения, учредительные контракты.

Постоянно
▪️Коллективные договоры, соглашения по государственному имуществу, договоры в сфере культуры, науки, архивного дела, международного сотрудничества.

Важные уточнения

5 лет ЭПК — это не фиксированный срок, а временное хранение до проведения экспертизы ценности, которая может продлить срок до 10 лет, 15 лет или признать документ подлежащим постоянному хранению.

Завершение делопроизводством — это не дата окончания договора, а момент:
▪️исполнения всех обязательств,
▪️получения закрывающих документов (акты, счета, финальные платежи).

🗓 Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводством.

Частые ошибки

🚫 Уничтожать договор сразу после окончания действия — без учёта завершения расчётов

🚫 Применять «5 лет» автоматически ко всем договорам — даже к купле-продаже недвижимости

🚫 Игнорировать гарантийные обязательства — они продлевают срок хранения

🚫 Отрывать приложения и протоколы от основного договора — недопустимо, это единый комплекс документации.

Если договор «смешанный»

При наличии в договоре нескольких предметов (например, поставка + монтаж + обслуживание), применяется наибольший срок хранения из возможных.

Полезно помнить:

✔️ Договор — это не только правовой документ, но часто и первичный бухгалтерский, особенно при наличии денежных обязательств

✔️ Статья 11 Перечня — резервная категория: «5 лет ЭПК» для не поименованных договоров

✔️ До ликвидации ≠ «5 лет». Это значит, что уничтожение возможно только после официальной ликвидации организации

✔️ Постоянное хранение подразумевает передачу в архив или сохранение в организации не менее 10 лет, если она не входит в систему госархивов

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #Архив #СрокХраненияДоговоров #Договор #УправлениеДокументами

Вопрос: подскажите, нет ли противоречия в законе, если в электронной версии договора один подписант, в бумажной — другой? Какие законы мне посмотреть, чтобы убедить людей "так не делать"?

Ответ: в описанной ситуации есть юридическая угроза недействительности договора из-за расхождения в сторонах и отсутствии единства воли.

Согласно практике и нормам документооборота, документ издаётся в одной форме:
▪️на бумажном носителе
▪️либо в электронной форме
писала ранее здесь
Подлинник существует только в одной форме. Все остальные версии считаются копиями (бумажными или электронными).

Копия должна быть полностью идентична оригиналу, включая:
▪️текст
▪️реквизиты
▪️подписи

Правовые основания

1️⃣ ГК РФ, ст. 160 – сделка должна быть совершена в форме, установленной законом или соглашением сторон.
Электронная форма — самостоятельный способ заключения договора, приравненный к бумажному. Требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю

2️⃣ ФЗ-63 «Об электронной подписи», ст. 6 и 9:
Документ, подписанный КЭП, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал с подписью и печатью

3️⃣ Подлинник – первый или единственный экземпляр (в установленных случаях – один из нескольких одновременно созданных экземпляров) (ГОСТ Р 7.0.8-2025)
Документ может существовать в одной форме — подлинной, а иные формы — копии, созданные с соблюдением требований идентичности.

Что происходит, если подписи разные:
▪️в электронной форме подписал Иванов,
▪️а в бумажной — Петров,
то это уже два разных документа, а не один.

Последствия:
▪️невозможно определить, какая из версий выражает волю организации;
▪️нарушается принцип юридической определённости;
▪️возникают риски признания договора незаключённым или оспоримым (ст. 432 ГК РФ);
▪️в суде документ не будет считаться единым доказательством.

Как правильно
1️⃣Определите формат издания договора:
▪️если подписывается в ЭДО – это подлинник;
▪️бумажный экземпляр в этом случае – копия, заверенная надлежащим образом.
2️⃣ Не допускайте разницы в подписантах.
Один человек = один договор = одна воля организации.
3️⃣Если нужна копия в другой форме (например, для контрагента на бумаге):
▪️распечатайте электронную версию, заверьте подпись, укажите:
«Верно, наименование должности лица, заверившего документ, собственноручная подпись, расшифровка подписи, дата заверения"

Итог
Договор – это результат юридического волеизъявления конкретных лиц, выраженный в определённой форме.
Разные подписанты = разные воли = юридическая ошибка.
Один оригинал, одна подпись, одна форма. Всё остальное — копии.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #Подлинник #Копия #ЭлектронныйДокумент #Подпись

Читаю техническое задание на внедрение СЭД:

"Состояние регистрационной карточки 'Дело' меняется автоматически согласно жизненному циклу сущности"

Сразу вспоминаю, как один коллега разработчик говорил:

Не знаешь, как это называется? Назови сущностью. Никто не придерётся

Сущность у нас всё: дело, документ, пользователь, подписант, архив и даже кофе-машина в коридоре. Главное — чтобы у неё был жизненный цикл.

А если серьёзно: такие формулировки – тревожный звоночек.
Если в ТЗ не различают "дело", "карточку", "регистрацию" и "объект контроля", а всё это называют "сущностью" – значит:
▪️архитектура данных не проработана,
▪️термины не согласованы с делопроизводством,
▪️потом будут баги и хаос в аналитике.

Слово "сущность" удобно в прототипе, но не в системе, где юристы, архивисты и айтишники должны понимать друг друга однозначно.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #ТехническоеЗадание #УправлениеДокументами

Вопрос: подскажите пожалуйста управление документами – это же не обеспечивающие процессы? Хочется отнести к управленческим

Ответ: управление документами – это кросс-функциональный процесс, который может относиться к обеим категориям в зависимости от контекста и глубины интеграции в бизнес. Разберем детально:

Как обеспечивающий процесс
подход по классическим стандартам, например ISO 9001
Цель: поддержка основных процессов ресурсами (документы = информационный ресурс).
Примеры задач:
▪️хранение договоров
▪️регистрация входящих/исходящих писем
▪️архивация
Критерий: не создает прямую ценность для клиента, но без него бизнес останавливается (как IT или бухгалтерия).

Как управленческий процесс
современный тренд в процессном управлении
Цель: контроль решений, снижение рисков, обеспечение compliance.
Примеры задач:
▪️утверждение политик и регламентов
▪️согласование договоров (включая визирование юристом, финансовым директором)
▪️работа с документами в рамках внутреннего контроля (ФЗ № 402 «О бухучете», 152-ФЗ о персданных)
Критерий: влияет на стратегию (например, через управление договорными рисками).

Практический вывод
Отнесение к категории зависит от зрелости компании:
в малом бизнесе это чаще обеспечивающий процесс (документы ведет секретарь/бухгалтер)
в среднем и крупном бизнесе (особенно регулируемых отраслей – банки, госсектор) – управленческий, так как:
▪️требует утверждения руководством,
▪️встроено в систему внутреннего контроля,
▪️влияет на ключевые решения (например, через юридическую экспертизу договоров).

Важно:
В стандарте ISO 30301:2019 (Системы управления документами) подчеркивается, что документооборот – стратегический инструмент, а не просто поддержка. Это аргумент в пользу управленческого статуса.

Как классифицировать в вашем случае?
Задайте вопросы:

1️⃣ Кем управляется процесс?
Участвуют ли в процессах управления документами лица, принимающие решения? (или только исполнители низкого уровня?)

2️⃣ Может ли ошибка в документе повлечь финансовые, правовые или репутационные риски?

3️⃣ Есть ли в организации формализованные регламенты (например, Положение о договорной работе, регламент визирования документов)?

Если ответы на 2-3 пункта – «да», ваш процесс управления документами – управленческий.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ISO #УправлениеДокументами

Может ли лицо в преамбуле не совпадать с подписантом договора?

Такой вопрос мы обсуждали на прошлой неделе в чате канала.

Благодарю коллегу и эксперта по договорному праву Ольгу Алпатову за развёрнутый и взвешенный ответ — читать полный текст здесь

Суть позиции:

✔️ Если договор подписан уполномоченным лицом, но в преамбуле указано другое (ошибочно или по инерции) — договор сохраняет силу

✔️ Если исполнение шло (деньги, работы, услуги) — суд будет это учитывать

✔️ Оспаривание такой сделки — риск злоупотребления правом (ст. 10 ГК РФ)

✔️ Доказывать отсутствие полномочий — задача истца

✔️ Проблема возникнет только если подписал неустановленный человек, без должности и расшифровки

ВЫВОД
Да, такая ситуация нежелательна, но не фатальна. Главное — подтверждаемость полномочий и фактическое поведение сторон.

Рекомендую подписаться на канал Ольги Юрмашина [Алпатова & Nextlegal.Pro] — там много полезного для юристов и всех, кто работает с договорами

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #Договор #Сделка #LegalLaw #УправлениеДокументами

Эргономика и здравый смысл: как СЭД превращается в интерфейс против человека

В одной системе электронного документооборота (СЭД) столкнулась с наглядным примером антиэргономики. Покажу на примере карточки входящего документа.

Карточка разбита на вкладки. В зависимости от роли пользователя — «группа регистрации», «группа приёма» — отображаются разные вкладки и разные блоки реквизитов. Формально — гибко. На практике — перегружено и неэффективно.

Что не так?

✔️ 38 реквизитов на этапе приёма, из которых реально заполняются 1–5

✔️ 66 реквизитов на этапе регистрации, из которых обязательны только два

✔️ общий объём информации во всей карточке — более 180 реквизитов ‼️

Многие поля дублируются между вкладками. Некоторые неактуальны для конкретного вида документа.

Назначение части реквизитов неочевидно — нет подсказок, нет группировки, нет визуального разделения по смыслу.

Почему это проблема?

Регистратор, чтобы просто принять бумажный документ, должен прокрутить 38 полей, из которых большинство не имеет к нему отношения.

Пользователь, работающий с документом по МЭДО, видит те же поля, но заполняет… одно.

Реальное заполнение в ручном режиме — сильно затруднено, пользователь тратит время на «разгрузку» интерфейса, прокрутку, поиск нужного.

Такое количество реквизитов не обеспечивает качество, а создаёт эффект перегруженности.

Что можно улучшить?

Умная адаптация интерфейса — отображать только актуальные поля по типу канала поступления (бумага/МЭДО), роли и контексту документа.

Группировка и скрытие реквизитов по умолчанию — оставлять на экране только необходимые для текущего действия поля.

Минимизация ручного ввода — использовать автозаполнение, OCR, связи с классификаторами и справочниками.

Визуальное разделение на смысловые блоки — метаданные, регистрационные данные, контроль, исполнение, связи.

Чёткое разграничение обязанностей — регистрация ≠ обработка ≠ исполнение. Зачем одному пользователю видеть всё сразу?

ВЫВОД

Эргономика — это не косметика интерфейса. Это то, что определяет:
▪️скорость работы
▪️количество ошибок
▪️уровень раздражения пользователя
▪️и в итоге — принятие или отказ от СЭД

💬 А как устроен интерфейс вашей СЭД? Сколько полей заполняется вручную? Сколько на самом деле нужны?

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #Эргономика #Интерфейс #ТехническоеЗадание #УправлениеДокументами

Распространяется ли Закон о персональных данных на архивные документы?

Нет, напрямую не распространяется. Но есть нюансы!

Подробно и по закону:

1️⃣ Прямое исключение:
Согласно п. 2 ч. 2 ст. 1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", действие этого закона НЕ распространяется на отношения, возникающие при:
▪️хранении,
▪️комплектовании,
▪️учете,
▪️использовании
... документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

Норма коррелируется с ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ"

2️⃣ Что такое "архивный документ" в этом контексте?
П. 3 ст. 3 ФЗ-125 прямо относит документы по личному составу (трудовые книжки, приказы о приеме/увольнении, личные карточки Т-2 и т.д.) к архивным документам.

П. 9 ст. 3 ФЗ-125 определяет архив как учреждение или структурное подразделение, которое как раз и занимается хранением, комплектованием, учетом и использованием этих документов.

3️⃣ Когда документ становится "архивным"?
Ключевой момент! Документ (в т.ч. содержащий персданные) приобретает статус архивного не автоматически по истечении срока окончания делопроизводством, а после принятия собственником/владельцем решения о передаче его в архив (после экспертизы ценности).

4️⃣ Что это значит на практике?
Пока документ НЕ передан в архив (находится в кадровой службе, бухгалтерии, отделе продаж для текущей работы) – на него в полной мере распространяется 152-ФЗ (согласия, уведомления РКН, политики, защита и т.д.).

После передачи документа в архив – его хранение и обработка регулируются прежде всего архивным законодательством (ФЗ-125, приказы Росархива, правила делопроизводства). Специальный режим архива заменяет общий режим 152-ФЗ для этих документов.

Это подтверждается позицией регулятора:
Письмо Роскомнадзора от 02.03.2020 № 13677-02-11/77 прямо указывает, что особенности хранения архивных документов установлены законодательством об архивном деле, а не о персданных.

ВЫВОД:
Закон о персональных данных не применяется напрямую к документам, которые уже официально переданы на архивное хранение и обрабатываются в соответствии с ФЗ-125 "Об архивном деле" и подзаконными актами. Режим их защиты определяется архивным законодательством.

Важно помнить: это исключение касается именно архивов и официально переданных документов. Все документы с персданными, еще не сданные в архив, по-прежнему подпадают под действие 152-ФЗ.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #Архив #ПерсональныеДанные #УправлениеДокументами

В этом учебном году я провела дисциплину «Основные принципы проектирования информационных систем» для магистров кафедры Бизнес-информатики Финансового университета.

Главное, что я попыталась донести до студентов: большинство проблем в автоматизации – не технические, а модельные.

Плохо работает не потому, что «плохо написали»,
а потому что изначально не спроектировали:
▪️не определили объекты автоматизации
▪️не описали связи
▪️не зафиксировали маршруты
▪️не выделили ключевые сценарии

В итоге система превращается в нечто, что как-то работает, но не поддаётся развитию, масштабированию и поддержке.

Запускаю серию постов о том,
как проектировать программы правильно, и какие антипаттерны встречаются чаще всего.

🔜 Первый пост о том, как всего 3–5 таблиц могут описать любую систему.
А дальше – флаги, объекты-монстры, текст вместо моделей и другие ошибки проектирования, которые можно (и нужно!) избегать.

Будет полезно и аналитикам, и архитекторам, и тем, кто пишет ТЗ и внедряет программные продукты на практике.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #Согласование #БизнесПроцесс #BPMN #ТехническоеЗадание #УправлениеДокументами

Принципы проектирования программных продуктов

Основа проектирования – описание объектов автоматизации, их четкая классификация, атрибутивный состав и структурированные связи между ними.

Если эти принципы не соблюдаются, продукт быстро превращается в:
▪️хаотичный набор десятков "сущностей"
▪️слабо масштабируемую систему
▪️неуправляемую структуру с трудной настройкой
▪️гору разрозненной документации, которая заменяет логику модели.

Один из тревожных симптомов – сотни страниц ТЗ и проектной документации, в которых сложно отследить логику работы.
Так бывает, когда вместо модели – каша из флагов, булевых параметров, переключателей и условий "если-что".

При правильном подходе всю суть системы можно уложить в несколько таблиц:
– перечень объектов автоматизации,
– характеристики и атрибуты каждого объекта,
– связи между ними (один ко многим, многие ко многим и т. д.),
– основные сценарии взаимодействия.

Это позволяет:
▪️прозрачно моделировать бизнес-логику,
▪️быстро вносить изменения,
▪️легко масштабировать решение,
▪️писать понятный и компактный код.

Хороший проект прост в описании и говорит сам за себя. Плохой объясняется сотнями страниц.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #Согласование #БизнесПроцесс #BPMN #ТехническоеЗадание #УправлениеДокументами

Хорошо спроектированную систему можно описать в 3–5 таблицах

Табличного описания достаточно, чтобы:
▪понять, какие объекты автоматизируются
▪увидеть их структуру
▪представить маршруты и логику работы

В таблицах можно описывать
▪функции системы
▪объекты автоматизации

Такие таблицы – это уже начало модели, а не просто ТЗ.
Они легко трансформируются в структуру БД, формы интерфейса, маршруты бизнес-процессов и даже API.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #Согласование #БизнесПроцесс #BPMN #ТехническоеЗадание #УправлениеДокументами

Примеры далее ⤵️

Пример табличного описания функций системы

Функция:
включение документа в электронный архив >
проверка комплектности документа >
система проверяет наличие всех файлов, составляющих документ

Результат:
▪состав документа полный > переход к проверке метаданных
▪состав документа неполный > окончание процесса

Объект основной:
▪документ

Объекты дополнительные:
▪алгоритм проверки
▪опись документов
▪реестр файлов

Атрибуты (метаданные)
▪нет

Статус основного объекта
▪проверка

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #Согласование #БизнесПроцесс #BPMN #ТехническоеЗадание #УправлениеДокументами

Пример табличного описания объекта системы - приказа по основной деятельности

Объект:
▪приказ по основной деятельности

Реквизиты:
▪наименование организации
▪наименование вида документа
▪дата
▪регистрационный номер
▪место издания
▪заголовок
▪текст (вводная и распорядительная часть)
▪подпись руководителя организации
▪визы согласования
▪отметка об исполнителе

Вид электронной подписи:
▪УКЭП

Набор метаданных:
▪ID документа внешней системы
▪автор документа
▪регистрационный номер документа
▪дата документа
▪признак документа для служебного пользования (ДСП)
▪должность уполномоченного лица
▪номер сертификата
▪ФИО лица, которому выдан сертификат электронной подписи
▪срок действия сертификата электронной подписи
▪тип подписи
▪дата проверки электронной подписи
▪результат проверки электронной подписи
▪формат файла цифрового документа
▪объем файла цифрового документа
▪хеш-сумма файла цифрового документа

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #Согласование #БизнесПроцесс #BPMN #ТехническоеЗадание #УправлениеДокументами