DocManagement with Sofia
902 subscribers
416 photos
12 videos
8 files
313 links
От хаоса в процессах — к ясным регламентам и работающей автоматизации.
Разбираю органиационный дизайн, документооборот, процессный подход, деловую коммуникацию, эталонные модели.
Пишу для аналитиков, внедренцев, ИТ-директоров.
Автор: @SofiaUlyantseva
Download Telegram
Оцифровка бумажных архивов: проблемы, методы и перспективы внедрения электронных учетно-поисковых систем (студенческая НИР)

Предпосылки исследования
В Финансовый университет обратилось многопрофильное предприятие (выпускает 60 видов электротехнической продукции).

Проблема
▪️с 1979 года накоплен значительный объем документации, в первую очередь, технической, кадровой и финансовой
▪️есть факты утраты документов
▪️сложный доступ/поиск

Сотрудники предприятия видели решение в сканировании документов.

Наш подход
Просто выполнить пожелание заказчика - это работа по требованиям. Я здесь много пишу о том, что не принимаю такой подход из-за его непродуктивности.

Надо работать с причиной проблемы, а не с симптомами. Поэтому решили для начала изучить объект хранения и сложившийся порядок работы с архивными документами.

Что сделали

1️⃣Выявили и зафиксировали:
▪️объем архивных документов (АД)
▪️категории АД (временного, постоянного хранения, документы по личному составу)
▪️количество и содержание запросов к АД в год
▪️сколько работников сопровождает АД и как распределены их обязанности
▪️какие площади заняты АД
▪️как построена топография архива
▪️как организована процедура передачи на хранение АД
▪️как ведется учет АД
▪️как ведется учет архивных стеллажей
▪️как отбирают документы на уничтожение
▪️какие мероприятия по сохранности АД реализуются

2️⃣Определили источник проблем:
▪️хранение архивных документов распределено по структурным подразделениям
▪️учет документов децентрализован
▪️единое управление архивным фондом отсутствует
▪️в каждом структурном подразделении есть ответственный за работу с АД, который совмещает свою основную деятельность с функциями архивариуса.

3️⃣Составили методические рекомендации по организации централизованного хранилища архивных документов с электронной учетно-поисковой системой.

4️⃣Рассчитали стоимость оцифровки архивных документов (изучили рынок архивных услуг и предложили подрядчиков на выбор).

5️⃣Определили состав архивных документов для оцифровки, исходя из экономической целесообразности.

6️⃣Сформировали требования для оцифровки архивных документов.

Результаты НИР опубликованы в рецензируемом журнале "Экономика строительства" №3 2025.

💬Техническое задание на оцифровку могу выслать по запросу 💬

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #СХЭД #Архив #ЭлектронныйАрхив #Оцифровка
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍133🔥2
Вылетаю в Ноябрьск. Там началось самое масштабное ИТ-мероприятие года – форум «Цифра.Док».
Представлю новый стандарт по цифровому документообороту и расскажу о его применении для органов государственной власти.
👍135
Закон важнее удобства? Или наоборот?
Многие компании используют СЭД / СХЭД, не всегда задумываясь – насколько система юридически корректна.
А вы уверены в своей? Давайте разберемся вместе – всего три вопроса
🔥3
Должна ли СЭД / СХЭД соответствовать требованиям законодательства?
Anonymous Poll
90%
Да
4%
Нет
7%
Не знаю, но интересны ответы
Уверены ли вы в том, что используемая СЭД / СХЭД соответствует требованиям законодательства?
Anonymous Poll
21%
Да
51%
Нет
27%
Не знаю, но интересно, как у других
Нужна ли методика оценки систем управления документами на предмет соответствия законодательству?
Anonymous Poll
89%
Очень нужна
5%
Уже есть рейтинги, и этого достаточно
7%
Сами умеем оценивать и выбирать
Нормативное регулирование: баланс между контролем и свободой

В чате канала появился интересный комментарий к теме опроса. В комментарии затронуты важные вопросы о балансе между регулированием и свободой развития технологий.
Мнение подписчика здесь

Соглашусь, что избыточное регулирование может замедлять развитие IT-сферы, а финтех – отличный пример того, как гибкость помогает инновациям.

Однако с СЭД ситуация немного иная. Здесь речь не совсем про «дополнительное регулирование ради регулирования». Юридическая корректность СЭД нужна не для того, чтобы ограничить рынок, а чтобы:

1️⃣Обеспечить защиту бизнеса от рисков. В случае споров (особенно с контролирующими органами или в суде) важно, чтобы документы, созданные и хранимые в СЭД, имели юридическую силу, а не просто «были удобны».

2️⃣Сформировать единые принципы для оценки надежности систем: сейчас у каждого вендора свой подход, и заказчику (особенно некрупному) сложно понять, где граница между удобством и безопасностью.

3️⃣Стимулировать развитие отрасли в сторону доверия. Сейчас слишком многое зависит от "насколько грамотно ИТ-отдел договорился с юристами". Регулирование может задать вектор, а не мешать развитию.

Вы правильно обозначили риски: рост цен на программные продукты, потребность в новых компетенциях, сложности регулирования. Но здесь как раз и нужен диалог бизнеса, государства и рынка — чтобы регулирование не душило инициативу, а помогало ей быть устойчивой в долгосрочной перспективе.

И да, основной плюс действительно в том, что даже те, у кого нет возможности «держать юристов и айтишников в обнимку», смогут быть уверены: система, которую они внедрили, уже соответствует базовому уровню правовой значимости.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГОСТ #Документ
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍102💯2👌1
ГОСТ Р 7.0.8: сравнение старой и новой редакции — в деталях

С 1 марта 2025 года введен в действие ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
взамен ГОСТ Р 7.0.8-2013

ГОСТ Р 7.0.8-2025 получил новую сферу применения. Изменение кажется незначительным, но за ним стоит целый сдвиг в профессиональной и методологической парадигме.

📍ГОСТ Р 7.0.8-2013
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела

📍ГОСТ Р 7.0.8-2025
«... Термины и определения в области управления документами»


Что это означает?

1. Изменение фокуса
Редакция 2013 года имела гуманитарно-информационный уклон, ориентируясь на библиотеки, архивы, издательства, учреждения культуры.

Редакция 2025 года чётко указывает: речь идёт об управлении документами. Это — управленческая, юридическая, цифровая область.

2. Смысловая конкретизация
Добавление формулировки «в области управления документами» делает стандарт специализированным. Он становится:

▪️применимым в делопроизводстве
▪️значимым для цифровых систем документооборота (СЭД/КСЦД/СХЭД)
▪️нормативно релевантным для юристов и ИТ-архитекторов

3. Эволюция стандартов серии 7.0.х
ГОСТ Р 7.0.8-2025 — первый шаг к объединению классического документоведения с цифровыми архитектурами (см. также ГОСТ Р 59999-2025). Это отражение требований времени: цифровой правовой документ ≠ бумажный акт.

ВЫВОД
Изменение сферы применения — не формальность. Это индикатор стратегического разворота: от универсального терминологического словаря к прикладному инструменту цифровой трансформации документооборота.

Если вы проектируете внутренние положения, СЭД или классификаторы — ориентироваться теперь следует на ГОСТ.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГОСТ #Документ
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍12👌2
Обзор нового стандарта:
ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Анализ логической схемы:
Связи между понятиями, характеризующими документированную информацию

Схема включает три ключевых понятия

1️⃣ Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (ГОСТ Р 7.0.8-2025, п. 9)
2️⃣ Документированная информация – структурированные данные, обладающие свойствами документа (ГОСТ Р 7.0.8-2025, п. 14)
3️⃣ Реестровая запись – формализованные данные о документе, включённые в информационные системы (ГОСТ Р 7.0.8-2025, п. 15)

Схема отражает иерархическую и функциональную взаимосвязь понятий

Документ → Документированная информация
отношение: частное → общее
объяснение: документ является конкретным случаем документированной информации, но не вся документированная информация является документом (например, черновики или промежуточные данные)

Документ → Реестровая запись
отношение: объект → его метаописание
объяснение: реестровая запись содержит формализованные сведения о документе (регистрационный номер, дату, автора), но не сам документ

Документированная информация → Реестровая запись
отношение: источник → производный элемент
объяснение: реестровые записи создаются на основе документированной информации, но могут включать и дополнительные данные (например, статус документа в системе)

Схема иллюстрирует этапы работы с документом и различия между понятиями

Этапы работы с документом:
▪️создание документа (фиксация информации)
▪️преобразование в документированную информацию (структурирование)
▪️внесение в реестр (учёт и контроль)

Различия между понятиями:
документ – материальный/цифровой носитель
документированная информация – содержание документа + его атрибуты
реестровая запись – служебные данные для управления документом

Примеры
документ: приказ о назначении директора (файл PDF с подписью).
документированная информация: текст приказа + реквизиты (дата, номер).
реестровая запись: строка в журнале учёта: «Приказ №123 от 01.01.2025, тема: "Назначение директора"».


#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГОСТ #Документ #Запись
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍1153
ГОСТ Р 7.0.8–2025: Терминологическая модель через призму понятия «информация»

Стандарт включает логико-семантическую схему, отражающую смысловые и логические связи между терминами, определяемыми через ключевое понятие — «информация».

Центральное положение в схеме занимает термин информация, что подчёркивает его роль как исходной категории, на основе которой выстраивается понятийная структура стандарта. Термины соотносятся с ней в иерархической и ассоциативной логике — от обобщающих понятий к уточняющим, операциональным и функциональным.

Схема демонстрирует, каким образом информация переходит в документированную форму, структурируется и защищается в электронной среде:

➡️Информация может быть зафиксирована в виде документа

➡️Документ содержит документированную информацию, если последняя оформлена в установленной форме

➡️ Метаданные описывают документ и содержащуюся в нём информацию

➡️ Электронная подпись обеспечивает аутентификацию и юридическую значимость документированной информации в электронной форме

Анализ схемы позволяет:

▪️проследить терминологические зависимости и происхождение понятий

▪️унифицировать интерпретации в нормативной, правоприменительной и научной деятельности

▪️применять единый методологический подход в управлении информацией, документооборотом и архивным делом

ВЫВОД
Схема выполняет не только справочно-терминологическую, но и методологическую функцию. Она способствует системному восприятию терминов, формирует понятийное единство отрасли и служит опорой для разработки нормативных документов, информационных систем и процедур архивного хранения.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГОСТ #Документ #Метаданные
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥8👍6👌1
Как документ становится архивным: логика ГОСТ Р 7.0.8-2025

Разберем, как соотносятся понятия «документ», «электронный документ», «архивный документ» и «электронный архивный документ».

Документ — базовая единица информации, зафиксированная на материальном носителе или в электронной форме. Признаки:
▪️наличие реквизитов (дата, подпись, регистрационный номер и т. д.)
▪️юридическая или управленческая значимость
▪️возможность быть объектом документооборота

Архивный документ — документ, обладающий ценностью, подлежащей хранению (в том числе — долговременному или постоянному). Признаки:
▪️прошел экспертизу ценности
▪️включен в архивный фонд
▪️подчиняется правилам архивного хранения (сроки, условия доступа)

Электронный документ — форма существования документа, при этом электронная природа не отменяет юридической значимости. Признаки:
▪️существует в виде файла (PDF, DOC, XML и др.)
▪️имеет электронную подпись
▪️подвержен рискам (устаревание форматов, кибератаки)

Электронный архивный документ — «пересечение» двух признаков: документ существует в электронной форме и подлежит архивному хранению. Признаки:
▪️соответствует критериям архивного документа
▪️имеет метаданные для идентификации и поиска
▪️хранится в специализированных системах

Логические связи между понятиями
➡️архивный документ является подмножеством документа
➡️электронный документ – это документ в цифровой форме
➡️электронный архивный документ объединяет признаки архивного и электронного документа

ВЫВОД
Электронный архивный документ сочетает в себе технологические и нормативные требования нескольких сфер — документоведения, архивного дела и информатики.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГОСТ #Документ #АрхивныйДокумент
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍7🔥2
Сравнительный анализ терминов, отражающих юридические и качественные свойства документа в редакциях ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.8-2025

Ключевые изменения

◾️Расширение области действия:
все свойства (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность) в ГОСТ Р 7.0.8-2025 применяются ко всем документам, а не только к электронным.

◾️Углубление юридической формулировки:
определение юридической силы теперь включает не только последствия, но и правоотношения.

◾️Признаётся роль метаданных:
в новой редакции метаданные и реквизиты выступают основой для установления аутентичности, что важно для цифровых и гибридных документов.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГОСТ #Документ
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
4👍2🔥1
Сравнительный анализ терминов "документ" и "официальный документ" в редакциях ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.8-2025

Новая редакция ужесточает критерии, связывая официальный документ исключительно с госструктурами и нормативными актами, тогда как предыдущая редакция допускает более широкое толкование.

Новая редакция стандарта становится более конкретной, адаптируясь к требованиям цифровой эпохи и юридической точности.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГОСТ #Документ
👍5🔥41
Уважаемые коллеги, сердечно поздравляю вас с Днем Победы в Великой Отечественной войне!
80 лет назад закончилась самая кровопролитная война, в которой наш народ отстоял свободу и спас мир от фашизма. Победный май 1945-го навсегда вошел в героическую летопись нашего Отечества как символ мужества и самоотверженности всего советского народа.
Летят годы, сменяются поколения, но наш святой долг – сохранить память о подвиге наших предков, которые героически защитили нашу Родину от фашистских захватчиков, восстановили страну после военного лихолетья, укрепили славу и независимость Отечества.
День Победы – символ нашей национальной гордости и несокрушимого единства, стойкости и мужества, героизма и безграничной любви к Родине. Вечная память павшим героям!
И пусть этот священный день дает нам пример, силы и вдохновение для такого же беззаветного служения России!
С Днем великой Победы!

#ДеньПобеды
🔥198🥰3
5-дневный курс для лидеров цифровой трансформации: от стратегии до технологии

Регистрация | Программа
Полная стоимость обучения: 150 000 р
🛍cкидка 15% подписчикам канала по промокоду SOFIA

Вас ждет погружение в ключевые аспекты цифровой трансформации по пяти тематическим трекам:

Цифровая экономика — от постиндустриального общества к эпохе знаний: стратегия, зрелость компаний, управление в условиях неопределенности.

Сквозные технологии — ИИ, блокчейн, VR/AR, Индустрия 4.0: всё, что формирует технологическое преимущество.

Информационная безопасность и управление рисками — как защищать бизнес и управлять изменениями в эпоху цифровизации.

Современные информационные системы — архитектура, импортозамещение, гибкость и управление финансами.

Стратегическое управление и человеческий капитал — роль ИТ-руководителей будущего и управление компетенциями в цифровой среде.

Наша программа сочетает аналитику, стратегическое мышление, реальные кейсы и демонстрации технологий. Это уникальная возможность пройти путь от теории к практике под руководством лучших экспертов отрасли ⤵️


Михаил Петров

Заместитель директора Дирекции специальных проектов ФГУП ГлавНИВЦ УД Президента РФ. 25 лет на руководящих технологических позициях в крупнейших организациях: ВЭБ.РФ, Счетная палата РФ, Минкомсвязь РФ, ВТБ, «Сибур».

Александр Сахаров
Директор по работе с партнерами компании «Диасофт»

Борис Славин
Д.э.н., проф., член правления Союза ИТ-директоров России, научный руководитель Высших курсов CIO

Сергей Козырь
Основатель и генеральный директор Digital Advisers, член совета директоров ГК «Адамас»

Пётр Подымов
Советник генерального директора СПАО «Ингосстрах», имеет 10-летний опыт цифровой трансформацией крупных компаний

Анна Глазкова
Канд. экон. наук, более 25 лет руководит финансовыми службами крупнейших компаний

Андрей Варнавский
Руководитель Центра финансовых технологий СПАО «Ингосстрах»

Дмитрий Иншаков
ИТ-директор аудиторско-консалтинговой фирмы Kept (ex-KPMG) в России и Беларуси

Марина Аншина
Председатель Правления Российского Союза ИТ-директоров, член совета по профессиональным квалификациям в области ИТ

Максим Тищенко
Руководитель направления R&D в области токенизации «Банк ПСБ» (бывший «Промсвязьбанк»)

Софья Ульянцева
Канд. ист. наук, исполнительный директор ООО "РСХБ Управление Активами". Автор национального стандарта по цифровому документообороту, участник разработки ГИС ГосЭДО

Константин Зимин
Член правления СоДИТ, 15 лет руководит полевыми исследованиями развития ИТ в российских компаниях

Владимир Соловьев
Д.т.н., проф., завкафедрой прикладного искусственного интеллекта МТУСИ, специалист по искусственному интеллекту, популяризатор анализа данных, машинного обучения и их конкретных приложений
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍511🔥1
Я бы дополнила, что пройти тренинг на Высших курсах CIO — это не просто обучение, это среда для роста, идей и нетворкинга. Со всеми спикерами будет возможность пообщаться лично
Группировка приказов в дела: архивная логика и кадровая практика

Систематизация документов — не формальность, а ключевой элемент цифровизации документооборота и организации электронного архива.

Рассмотрим систематизацию приказов. Несмотря на отсутствие прямого регулирования в ТК РФ, требования к группировке приказов устанавливаются архивным законодательством и методическими рекомендациями.

Базовый принцип — единообразие сроков хранения: в одном деле — только приказы с одинаковым сроком хранения (Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Основные группы приказов

✔️ по личному составу
сроки хранения: 50 / 75 / 5 / 3 года

✔️ по основной деятельности
срок хранения: постоянно или до ликвидации организации

✔️ по административно-хозяйственным вопросам (АХВ)
срок хранения: 5 лет

Другие отличия видов приказов

Приказ по личному составу всегда связан с конкретным работником и содержит подпись об ознакомлении.

Приказ по основной деятельности отражает функции и задачи организации, касается ЛНА, выполнения нормативных актов, планов, проектов.

Приказ по АХВ — это эксплуатация помещений, транспорт, охрана, внутренняя связь и пр.

Практический риск
Ошибка в группировке ведет к преждевременному уничтожению документов. Универсальное правило: если сомневаетесь — отнесите к приказам по основной деятельности. Постоянное хранение безопаснее.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #Приказ #ЛНА
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍82
Систематизация документов по личному составу

Ошибка в классификации документов по л/с может привести не просто к путанице, а к нарушению сроков хранения и ответственности при проверке трудовой инспекции. Правильная классификация документов по л/с обязательно закладывается при организации электронного архива.

Что относится к документам по личному составу?

1️⃣ Документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда:
приказы/распоряжения о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации работников, присвоении классных чинов, разрядов, званий и др., поощрении и награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку работников; трудовые договоры


2️⃣ Документы по учету кадров:
личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС (МС), Т-4); трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы

3️⃣ Документы по расчетам заработной платы и других выплат:
табели учета рабочего времени, лицевые счета, платежные (расчетно-платежные) ведомости, акты выполненных работ

4️⃣ Документы по охране труда:
списки работающих на производстве с вредными и/или опасными условиями труда, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев (аварий) на производстве


Как систематизировать приказы по л/с?
Главный принцип — группировать приказы по видам и срокам хранения:

📌 Прием на работу, переводы, увольнения, поощрения, премирования и аналогичные приказы ➡️ 50 или 75 лет

📌 Приказы об отпусках (включая учебные и без сохранения з/п), командировках ➡️ 5 лет

📌 Приказы о дисциплинарных взысканиях (выговоры, замечания и т.п.) ➡️ 3 года

ИСТОЧНИКИ

◾️Классификация документов по л/с приведена в Методических рекомендациях по работе с документами по л/с в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018 г.)

◾️Наименования основных видов документов по л/с приведены в Единых требованиях к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, приложение 2 приказа Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н

◾️Сроки хранения и классификация документов по л/с приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", (приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236)

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #КЭДО #КадровыеДокументы
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍21🔥1
Кадровые документы vs документы по личному составу vs документы, связанные с работой — в чём разница?

На практике термины часто путают. Но для юриста, архивариуса и делопроизводителя — это не одно и то же. Разберёмся, что скрывается за этими названиями

1️⃣ Документы по личному составу — юридически точное определение.
Это официальная категория документов, используемая в кадровом делопроизводстве. Закреплена в:

▪️Перечне типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236)

▪️Федеральном законе № 125-ФЗ «Об архивном деле»*
*документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем


▪️ГОСТ Р 7.0.8-2025**
**документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

П р и м е ч а н и е - Термин "документы по личному составу" используется только для обозначения архивных документов, подлежащих сохранению в течение длительных (св. 10 лет) и постоянного сроков хранения. Понятие не является полностью синонимичным понятиям "кадровые документы", "документы, связанные с работой", и др.



2️⃣ Кадровые документы / документы, связанные с работой
Кадровые документы - скорее производственный жаргон. Синонимичное ему понятие "документы, связанные с работой" закреплено Трудовым Кодексом РФ и включает все документы по личному составу (хранение более 10 лет) и документы, имеющие срок хранения 3-5 лет (например, приказы по отпускам, командировкам, взысканиям, а также копии, справки, выписки)

ВЫВОД

Документы по л/с отражают трудовые отношения работника с работодателем и хранятся более 10 лет, нормативный термин (ФЗ об архивном деле)

Документы, связанные с работой более широкий термин, включает документы по л/с и документы, имеющие срок хранения до 10 лет (ТК РФ)

Кадровые документы - профессиональный жаргон

💬 А как у вас заведено? Вы используете термин "кадровые приказы" в учёте? Делитесь в комментариях

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #КЭДО #КадровыеДокументы
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍3🔥1👌1
Цифровизация госдокументооборота: старт федерального эксперимента

Обзор Постановления Правительства РФ от 08.05.2025 № 629

8 мая 2025 года Правительство РФ выпустило Постановление № 629, которым утверждён эксперимент по цифровизации электронного документооборота, исполнения поручений и контроля исполнительской дисциплины в отдельных ФОИВ.

Эксперимент пройдёт с 2 июня 2025 года по 30 июня 2026 года для:
▪️Минприроды
▪️Минпромторга
▪️Минцифры
▪️Федеральной налоговой службы

Цель эксперимента
Формирование и апробация единой модели сквозного цифрового взаимодействия органов государственной власти — без бумажных промежуточных версий и без ручной обработки поручений.

Что будет тестироваться?
Отработка новых подходов к обработке и контролю документов. В рамках эксперимента проверяются:

✔️ Цифровой обмен документами между ФОИВами и подведомственными организациями

✔️ Автоматическая обработка поручений, докладов и контрольных событий без ручной маршрутизации

✔️ Формирование обязательных требований к СЭД — включая возможность работы с документами ограниченного распространения

✔️ Разработка унифицированных форматов и шаблонов цифровых документов

✔️ Оптимизация внутреннего взаимодействия: продление сроков исполнения, замена исполнителей, автосогласование и др.

✔️ Интеграция с ГИС "Национальная единая среда взаимодействия участников нормотворческого процесса"

✔️ Автоматизированная подготовка докладов по поручениям и минимизация повторного ввода информации

Задачи эксперимента

1️⃣Моделирование полного жизненного цикла цифровых документов (формирование, отправка, регистрация, обработка);

2️⃣Доставка поручений до конечных исполнителей и подведомственных организаций

3️⃣Автоматическое формирование и отправка докладов и сопроводительных документов

4️⃣Контроль исполнительской дисциплины и гибкое управление статусами

5️⃣Информационное взаимодействие между исполнителями, соисполнителями и головными структурами

6️⃣Межведомственное согласование с возможностью автосогласования

7️⃣Участие в процессе нормотворчества с использованием госинформсистем

Роль Минцифры
Минцифры определено центральным координатором эксперимента. Его задачи:
▪️утверждение план-графика
▪️подготовка методических рекомендаций
▪️актуализация требований к СЭД
▪️создание шаблонов цифровых документов
▪️подготовка предложений по изменению нормативных актов

Кроме того, именно Минцифры разработает план поэтапного перехода к цифровому документообороту и цифровым форматам правовых актов.

Что получим на выходе?
По итогам эксперимента будет сформирована обновлённая нормативная и методическая база, а также предложения:
▪️по развитию архитектуры электронного взаимодействия в госсекторе
▪️по типизации СЭД
▪️по минимизации дублирования процессов между ИС и СЭД
▪️по унификации цифровых шаблонов и автоматической подготовке докладов

Почему это важно?
Эксперимент станет важным шагом на пути отказа от бумажного документооборота и перехода на полностью цифровое взаимодействие в системе государственного управления


— подчеркивается в сообщении Правительства РФ.

ВЫВОД
Фактически, речь идёт о переходе к машиночитаемым цифровым документам, которые:
▪️создаются сразу в электронном виде
▪️структурированы по единым шаблонам
▪️автоматически передаются, обрабатываются и контролируются без участия человека.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГосСЭД #ГосЭДО
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥6👍21
В продолжение отмечу, что я лично принимаю участие в эксперименте в роли куратора от одного из федеральных министерств, вошедших в пилот.

Моя зона ответственности включает:

▪️методологическое сопровождение работы с цифровыми документами
▪️анализ процессов исполнения поручений и их автоматизации
▪️участие в разработке предложений по унификации форматов, шаблонов и требований к СЭД
▪️подготовку рекомендаций по адаптации регламентов под цифровую среду

Для меня этот проект — возможность повлиять на формирование новой архитектуры электронного взаимодействия в государственном управлении, основанной на принципах прозрачности, автоматизации и машиночитаемости.

В дальнейшем буду делиться наблюдениями, промежуточными выводами и лучшими практиками, которые можно будет адаптировать не только в госсекторе, но и в корпоративной среде.

Оставайтесь на связи — впереди много инсайдов.

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ГосСЭД #ГосЭДО
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍18🔥6