DocManagement with Sofia
902 subscribers
416 photos
12 videos
8 files
313 links
От хаоса в процессах — к ясным регламентам и работающей автоматизации.
Разбираю органиационный дизайн, документооборот, процессный подход, деловую коммуникацию, эталонные модели.
Пишу для аналитиков, внедренцев, ИТ-директоров.
Автор: @SofiaUlyantseva
Download Telegram
Разъяснение о прохождении проверок надзорных органов при предъявлении электронных документов

Сталкиваюсь с такой проблемой своих клиентов:
Мы не можем перевести документы в электронный вид, так как у нас часто запрашивает документы надзор (прокуратура, СК), а проверяющие не принимают электронные документы


Может ли это служить основанием для отказа от использования электронных документов? Разберем на конкретном примере.

Заказчик: машиностроительное предприятие.
Задача: внедрить электронный архив для размещения оцифрованной договорной документации и комплектов технологических документов.

Вопрос о переводе документов в электронный вид встал на этапе предпроектного обследования при описании объекта автоматизации.

Основу архивного фонда составляет технологическая документация. Архивохранилища полностью заполнены. Электронный архив с оцифрованными документами делает проще учет, но не решает проблему хранения бумаги.

Вопрос: планировать новые архивохранилища или начать переход к электронным документам?

Заказчик считает невозможным переход к электронным документам, пока не будет принят специальный федеральный закон, приравнивающий электронные документы к бумажным, и обязывающий всех перейти на электронный документооборот.

Такого закона не будет. Задачу уравнивания бумажных и электронных документов уже решил 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Поскольку заказчика беспокоит прохождение надзорных мероприятий, то обратимся к 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации». Закон предусматривает и предъявление подлинников электронных документов, и оформление электронной отчетной документации со стороны надзорных органов. Есть даже специальный документ для надзора: «Методические рекомендации по обеспечению юридической значимости представленных в электронной форме заполненных проверочных листов, актов о КНМ, иных документов жизненного цикла контрольной (надзорной) деятельности» (утв. Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ).

В пользу перевода технологической документации в электронный вид говорит также новый стандарт, который начинает действовать с 2026 года: ГОСТ Р 3.102-2024 "Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды технологических документов».

Стандарт вводит возможность издания ряда технологических документов только в электронном виде: электронная геометрическая модель технологическая, электронная модель технологического процесса, электронная модель технологического маршрута, электронная модель технологической операции, технологическая электронная структура изделия.

ВЫВОД И РЕКОМЕНДАЦИЯ

Переводить технологическую документацию в электронный вид с учетом требований нового стандарта ГОСТ Р 3.102-2024.

При прохождении надзорных мероприятий, если проверяющий отказывает в приеме подлинников электронных документов, распечатывать документы и выполнять официальное заверение по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 5.26). Объем распечаток - капля в море по сравнению с общим объемом хранимой технологической документации, вполне рабочая схема.

Задачу хранения договорной документации в этом проекте обсудим в следующем посте.
👍7🔥4💯2
Разъяснение о прохождении проверок надзорных органов при предъявлении электронных документов

Начало

Еще одна задача у рассматриваемого машиностроительного предприятия - организовать хранение договорной документации. Контрактование по 44-ФЗ на электронной площадке.

Подготовка к закупке ведется по внутренним процедурам предприятия в СЭД. После согласований документы распечатываются и подписываются на бумаге.

Тендерная документация размещается на площадке и подписывается электронной подписью.

Далее к файлам, которые были размещены на площадке, с помощью графического редактора добавляются штампы электронной подписи. То есть электронные документы, подписанные электронной подписью, не выгружаются.

И такие «усовершенствованные» с помощью графического редактора файлы хранятся на сетевых дисках. Заказчик поставил задачу разместить эти файлы и оцифрованную внутреннюю закупочную документацию на хранение в электронном архиве.

ВОПРОС
Будем удовлетворять требование заказчика? Или предложим что-то другое?
👍4🤯2🔥1🤬1
Как внести исправления в электронный документ?

✔️ Можно ли вносить исправления в документы бухгалтерского учета?
Можно. При оформлении документов бухгалтерского учета возможны исправления. Основание - стандарт "Концептуальные основы"
Исправления в первичные документы вносятся по согласованию с лицами, составившими и / или подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений.


✔️ Можно ли вносить исправления в электронные документы?
Нормативные правовые акты не устанавливают порядок внесения исправлений в электронный документ после того, как он был сформирован и подписан, так как исправления в ЭлД, подписанный ЭП, повлекут нарушение его целостности.

✔️ Что сделать
Разработать самостоятельно порядок внесения корректировок в электронные первичные документы и закрепить его в графике и правилах документооборота.

✔️ На что обратить внимание

1️⃣ Ориентируйтесь на практику внесения исправлений в УПД (Письмо ФНС от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@ "О корректировке универсального передаточного документа")

2️⃣ Учитывайте механизмы корректировки информации, отраженной в ЭлД, прямо предусмотренные Методическими указаниями по применению унифицированных форм, утв. приказом Минфина России от 15 апреля 2021 г. N 61н.
Пример: аннулирование ранее начисленных доходов в связи с выявленной ошибкой производится путем создания нового электронного документа - Извещения о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432) с типом операции "03 00".
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍8🔥3
Система электронного документооборота прицепом к проекту внедрения ERP

Когда речь идет о внедрении ERP-системы, часто параллельно внедряется и СЭД. Однако в типичных проектах интеграция СЭД преследует одну цель — быть вспомогательным инструментом для работы с данными в рамках ERP. В такой постановке задачи полноценной автоматизации документооборота не происходит, и часто СЭД ограничивается лишь частичной автоматизацией рабочих процессов.

Мой клиент поставил задачу по-другому:
автоматизировать все внутренние процессы документооборота и обеспечить их эффективное управление в рамках внедрения ERP


💡 Что это меняет?

Полноценная автоматизация документооборота:
▪️внедрение СЭД, как части основного проекта ERP, позволяет не просто сделать документные процессы элементом учетной системы, а полностью интегрировать их в бизнес-процессы предприятия
▪️все этапы — от создания документа до его архивирования — будут автоматизированы и интегрированы с другими бизнес-функциями

Не только для ERP, но и для всего бизнеса:
▪️СЭД не просто облегчает работу с документами в рамках ERP, но и охватывает весь документооборот внутри предприятия
▪️это позволяет повысить прозрачность и ускорить процессы на разных участках работы

Централизованное управление корпоративной информацией
▪️упростит доступ к данным
▪️поможет повысить уровень информационной безопасности

Ускорение принятия решений:
▪️интегрированный документооборот сделает процессы взаимодействия быстрее и прозрачнее

Преимущества такого подхода:
▪️полная автоматизация основных процессов документооборота
▪️интеграция всех процессов в единую ERP-систему
▪️ускорение рабочих процессов и принятия решений
▪️повышение прозрачности и безопасности документооборота
▪️возможность контроля на каждом этапе документа — от его создания до хранения

Как это работает на практике?
▪️документные процессы интегрируют в бизнес-процессы предприятия, что обеспечивает совместное использование ERP и СЭД
▪️все документы, связанные с основными операциями (финансовые, бухгалтерские, производственные, планово-отчетные и пр.) передаются в СЭД, где проходят согласование, утверждение и архивирование
▪️интеграция с ERP позволяет автоматически формировать основные и связанные с ними документы на основе данных из системы, и запускать их в обработку

🥇 Результат
Полностью автоматизированные процессы документооборота, повышение эффективности и прозрачности всех внутренних операций.

✍️ Заключение

Когда мы говорим о внедрении ERP-системы, интеграция СЭД в такой проект — это не просто добавление еще одного инструмента. Это создание единой цифровой экосистемы, где каждый документ является частью единого потока данных. Подход, при котором СЭД автоматизирует все внутренние процессы документооборота, позволяет значительно улучшить управление документами и ускорить бизнес-процессы.

💼 Готовы узнать, как внедрение СЭД может ускорить работу вашего бизнеса? Задавайте вопросы, и я предложу решение, подходящее именно для вашей компании!


#ERP #СЭД #Цифровизация #АвтоматизацияПроцессов #Документооборот #Технологии #Интеграция
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍5🔥1👌1
📢 Оптимизируйте документооборот в вашей компании! 📢
Помогу автоматизировать и упростить управление документами, внедрить СЭД и повысить эффективность управленческих процессов.

Услуги:
✔️ аудит документооборота – найду слабые места и дам рекомендации
✔️ проектирование целевой модели – разработаю эффективную систему управления документами
✔️ внедрение СЭД – подберу систему электронного документооборота, напишу ТЗ, организую работу исполнителей по внедрению
✔️ обучение персонала – обучу сотрудников работать с документами и СЭД
✔️ регламентация - разработаю любые локальные нормативные акты, номенклатуру дел

Почему выбирают мою команду?
▪️ опыт работы с крупными компаниями
▪️ актуальные методики и стандарты
▪️ практическое обучение и методическое сопровождение

🎯 Готовы к улучшениям? Жмите кнопку ниже и оставьте заявку!
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥3👍21
DocManagement with Sofia pinned «📢 Оптимизируйте документооборот в вашей компании! 📢 Помогу автоматизировать и упростить управление документами, внедрить СЭД и повысить эффективность управленческих процессов. Услуги: ✔️ аудит документооборота – найду слабые места и дам рекомендации ✔️ проектирование…»
Внедряем СЭД одновременно с ERP-системой
В чем особенности такого проекта?


1️⃣ Все внимание и ресурсы сосредоточены на основном проекте - внедрении ERP-системы. Надо учесть это при планировании встреч и в интервью (люди не любят рассказывать одно и то же несколько раз, поэтому сразу надо объяснять, для каких целей мы обсуждаем заказ покупателя сначала с консультантом по ERP, а потом с консультантом по документообороту)

2️⃣ Сразу закладываем интеграционные схемы. Следим за основным проектом и подхватываем все процессы, которые можно протянуть в СЭД

В остальном работаем по привычному алгоритму. В новом проекте у меня определены такие границы:

*️⃣ управленческий блок (участок входящие/исходящие, распорядительные документы, протоколы совещаний)

*️⃣договорная работа (обработка заказа покупателя, заключение договора, исполнение условий договора)
в этом блоке, конечно, закладываем интеграционные схемы с учетной системой

*️⃣внутренние коммуникации (информационно-справочные документы - служебки, заявки, запросы и пр); фактически это все цепочки информационных связей между подразделениями

Традиционно делюсь ходом проектных работ. Сейчас проведены встречи и собрана вся информация по этим блокам. Всего опрошено 20 респондентов.

Трудозатраты на сбор информации составили 4 рабочих дня. Сформировала предварительное заключение, которое донесла до генерального директора. Дальше проведу детальную обработку собранных данных и сформирую отчет по итогам обследования с рекомендациями.

➡️ Предварительное заключение ➡️ в следующем посте
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍4🔥2
Ценность аудита документооборота для бизнеса компании

Задумывались ли вы, насколько важен аудит документооборота для бизнеса? Давайте рассмотрим это на примере проекта, реализованного на электромеханическом заводе

Общее впечатление от организации документооборота на заводе

На данный момент завод ведет 100% бумажный документооборот. Электронная почта используется лишь в редких случаях. Документы регистрируются вручную, исполнители работают с оригиналами, на которых ставится резолюция директора, а также согласования проводятся исключительно на бумаге.

Как оценить уровень организации документооборота при полном отсутствии автоматизации?

Несмотря на отсутствие автоматизации, удивительно, но уровень организации работы с документами на заводе достаточно высокий. В целом он соответствует требованиям нормативных правовых актов в области делопроизводства.

Завод сумел сохранить и адаптировать традиции советского делопроизводства конца 60-х годов прошлого века, когда предприятие было основано. Это позволило поддерживать все ключевые элементы системы управления документами:

▪️ учёт документов
▪️ классификация по категориям с чёткими правилами работы по каждой из них (уровни подписания, матрицы согласования и пр.)
▪️ контроль исполнения
▪️ номенклатура дел и организация хранения

Вопрос вам:
провели аудит >> получили результат: «100% бумажный хорошо отлаженный документооборот»

есть ли бизнес-ценность в этом заключении для завода, который начинает перестраивать свои процессы и внедряет ERP-систему?

💬 интересное обсуждение в чате канала

➡️ в следующем посте подробнее разберу результаты аудита по функциональным участкам документооборота ➡️
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍3🔥3
Ценность аудита документооборота для бизнеса

Провела предварительный аудит документооборота на заводе и доложила результаты директору. Судя по его реакции, удалось сразу попасть во «все боли» 🔥

Методика аудита — эталонная модель: выявляю отклонения от стандарта и предлагаю решения.

💡 Что обнаружено на первом этапе (без глубинного анализа процессов)

1️⃣ Вся входящая корреспонденция идет через генерального директора

Проблема: директор перегружен рутиной, фактически выполняет роль секретаря
✔️ Решение: ввести предварительную маршрутизацию:
70% (min) сразу направлять на исполнителей
30% (max) оставлять на рассмотрение директора


2️⃣ Директор лично рассматривает и акцептует все запросы от подразделений (оплаты, списания, открытие счетов по ГОЗ и пр.)

Проблема: ненужная бюрократическая нагрузка на руководителя в виде типовых повторяющихся запросов
✔️ Решение: делегирование директорам по направлениям


3️⃣ Служебные записки — основной «движок» всех процессов

Проблема: лишняя документация увеличивает объем документооборота и замедляет процессы.
✔️Решение:
▪️вместо служебок согласовывать проекты документов
▪️использовать автоматические уведомления о завершении этапов
▪️настроить автоматическое создание задач в СЭД


4️⃣ Рабочие вопросы решаются устно по телефону

Проблема: риск потери договоренностей, невозможность их подтвердить.
✔️ Решение: фиксировать договоренности в задачах СЭД


5️⃣ Не все процессы регламентированы

Проблема: ключевые знания хранятся «в головах» сотрудников. Уход таких людей = потеря важных данных.
✔️ Решение: регламентация процессов.

ВЫВОД
Аудит документооборота сразу выявляет проблемные зоны и помогает управленцам понять, какая нагрузка лишняя, в результате становиться более эффективными, а также увидеть избыточное влияние человеческого фактора: «у нас все управление на кончиках пальцев»

Делитесь в комментариях — сталкивались с подобными проблемами в своих компаниях? Как решали?
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥7👍6
Что дает обследование внутренних коммуникаций?

Вчера сдала отчет по обследованию документооборота ✍️ на электромеханическом заводе и хочу поделиться важными наблюдениями о внутризаводских коммуникациях

Что такое внутренние коммуникации?

Это формализованный обмен документированной информацией между подразделениями. Информационный обмен – ключевой элемент управленческих процессов, поэтому он должен быть удобным, управляемым и эффективным.

Основной инструмент – информационно-справочные документы (ИСД). Они обеспечивают работу всех направлений: закупок, кадров, договорной работы, финансов, бухгалтерии и других подразделений.

Что удалось выявить?


*️⃣Как устроены коммуникации
▪️основной формат — бумажные служебные записки
▪️взаимодействие идет между директорами по направлениям, бухгалтерией, производством, снабжением
▪️ главные инициаторы – производственные участки, бухгалтерия, ПЭО, служба снабжения
▪️основные процессы: согласование, утверждение, исполнение, контроль

*️⃣Ключевой коммуникационный узел – генеральный директор – центр принятия решений, на него направлены ВСЕ информационные потоки

*️⃣Основные точки интеграции 🔗 1С:ERP1С:ДО
▪️списание материалов
▪️обработка заказов
▪️оплата счетов

Неэффективные коммуникативные практики
▪️один центр принятия решений (директор)
▪️решение вопросов устно/по телефону
▪️разные системы фиксации полученных информационных сообщений (Excel, бумажные журналы) → разрозненность информации
▪️ нет фиксации задач и контроля
▪️служебные записки подменяют проекты документов (по процессу сначала на согласование направляется служебная записка со всеми параметрами/характеристиками основного документа, потом формируется основной документ и сразу передается на подписание директору)

Как улучшить внутренние коммуникации?
✔️направлять на согласование проекты документов вместо служебных записок
✔️сделать шаблонные заявки и информационные запросы в СЭД
✔️использовать автоматические уведомления о завершении этапов обработки заявок/запросов
✔️создавать задачи в СЭД вместо устных договоренностей
✔️снять нагрузку с директора путем делегирования разрешительных действий на директоров по направлениям

ВЫВОД
структурированные и автоматизированные внутренние коммуникации делают бизнес эффективнее
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍8🔥4
Утверждён первый стандарт в области цифрового документооборота

🍬Свершилось! Завершён наш трехлетний марафон по стандартизации🍬

Сегодня утвержден ГОСТ Р 59999-2025 «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели» (приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 февраля 2025 года № 100-ст )

Дата введения в действие: 1 декабря 2025 года.

🌟 Это событие стало возможным благодаря усилиям целой команды профессионалов! Огромная благодарность всем разработчикам и коллегам, чьими знаниями и опытом я горжусь. Этот проект был настоящим вызовом, но вместе мы справились🌟

Особая благодарность:

Елена Александровна Скрипко @lena_skripko — руководитель разработки, за лидерство и неоценимый вклад.

Людмила Николаевна Варламова — кандидат исторических наук, эксперт по стандартизации в области управления документами, за глубокие исследования и практические рекомендации.

Наталья Олеговна Столярова — методолог, за системный подход и внимание к деталям.

Елена Владимировна Славина @RucioSlavina — директор Российского Союза ИТ-директоров, за стратегическую поддержку и экспертизу.

Марина Львовна Аншина @Mansh56 — председатель Правления Российского Союза ИТ-директоров, за активное участие в принятии решений.

Юрий Юрьевич Шойдин @SHDN_Y — член Правления Российского Союза ИТ-директоров, за помощь в согласовании ключевых аспектов стандарта.

Елена Викторовна Васильева @Juleo2000 — доктор экономических наук, доцент, заведующая кафедрой бизнес-информатики Финансового университета при Правительстве РФ, за научный подход к вопросу.

Борис Борисович Славин @bbslavin — доктор экономических наук, руководитель магистерской программы «Бизнес-информатика» Финансового университета, за помощь в разработке теоретической основы.


🎉 Этот стандарт — важный шаг вперёд в организации эффективного цифрового документооборота в российских компаниях.

Кому прислать текст стандарта до официальной публикации

#ЦифровойДокументооборот #Стандарты #ГОСТ #ИТ #Документооборот #Цифровизация
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥43👍8👏54🥰3
Эталонная модель СЭД: новый стандарт цифровизации документооборота

До сих пор внедрение электронного документооборота строилось на сложившейся практике автоматизации. Однако такие подходы порождали ряд проблем:

✔️высокая трудоемкость работы с первичными данными (их много на входе в проект)
✔️ закрепление ошибок в процессах
✔️ ориентация на бумажные модели
✔️ отсутствие юридически значимых электронных документов
✔️ автоматизация лишь 15% документооборота, что снижает экономический эффект

Эталонная модель, закрепленная ГОСТ Р 59999-25, впервые предлагает научно обоснованный, апробированный и детализированный алгоритм цифровизации документооборота.

Что делает эталонную модель уникальной?

основана на информационно-логической модели с предопределенными объектами (виды документов, сроки хранения, реквизиты, метаданные)

гибко адаптируется к любой модели управления (процессной, проектной, функциональной)

позволяет управлять сроками и качеством работ при внедрении ECM-систем

сокращает время анализа процессов и проектирования целевой модели

обеспечивает юридическую значимость цифровых документов

универсальна и не привязана к конкретному программному продукту

Внедрение СЭД с использованием эталонной модели позволяет:

соблюдать требования законодательства в области управления документами и архивного дела
масштабировать и управлять системой при росте объема документированной информации
снизить себестоимость внедрения за счет сокращения сроков проекта
повысить эффективность документооборота за счет унификации и классификации корпоративных данных

ВЫВОД
Эталонная модель – теперь не просто методика, а новый стандарт цифровизации документооборота, позволяющий перейти к действительно безбумажной модели, повысить управляемость процессами и извлечь максимальную выгоду из автоматизации

Как вы оцениваете перспективы эталонной модели для вашей организации
💬Делитесь мнением в комментариях ↩️
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥12👍53
Получаю много вопросов последние дни о статусе стандартов и степени обязательности их применения. Сделаю серию постов на эту тему

Начнем с вопроса, являются ли стандарты обязательными?

Раньше ГОСТы были обязательными, но теперь они носят рекомендательный характер. Почему так произошло?

В СССР стандарты регулировали всё – от качества продукции до её совместимости. Это было нужно для плановой экономики.
Но с переходом к рынку в 90-х стало ясно: жёсткие нормы мешают конкуренции и развитию.

В 2003 году приняли закон «О техническом регулировании» – теперь обязательные требования прописаны только в технических регламентах, а стандарты стали добровольными.

Это упростило бизнесу жизнь, позволило гармонизировать нормы с международными стандартами (ISO, IEC) и облегчило экспорт.

Теперь компании могут следовать стандартам по желанию, если это выгодно. Но безопасность и качество по-прежнему контролируются через регламенты.


Что думаете? Хорошая ли это реформа? Есть ли второе дно у добровольного статуса применения стандартов? ↩️
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍2
Почему стандарты стали добровольными и как на это повлияла ВТО

Во времена СССР все стандарты были обязательны для применения, и обозначались аббревиатурой «ГОСТ». Утверждением таких стандартов занимался Госстандарт. С распадом СССР в России стали разрабатывать национальные стандарты с аббревиатурой «ГОСТ Р», которые действуют только в рамках РФ.

В 1993 году Россия начала переговоры о вступлении во Всемирную торговую организацию (ВТО), которые продлились 18 лет. Одним из условий вступления было требование о добровольном статусе стандартов.

В 2012 году Россия присоединилась к ВТО. Добровольная модель стандартизации закреплена Законом «О техническом регулировании» (2003).

После вступления в ВТО России пришлось активнее внедрять международные стандарты (ISO, IEC, Codex Alimentarius и др.), чтобы обеспечить совместимость продукции с мировым рынком.

Снижение технических барьеров в торговле – обязательные ГОСТы могли быть расценены как препятствие для импорта и экспорта. После реформы бизнес получил больше гибкости, а иностранные товары – доступ на российский рынок без обязательного соответствия национальным стандартам.

До сих пор ряд экспертов считает, что принятый в 2003 году Закон «О техническом регулировании» полностью разрушил создаваемую десятилетиями систему стандартизации.

Полная гармонизация нормативно-технических актов невозможна из-за кардинального различия российских и международных правовых систем. Поэтому мы периодически наблюдаем правовые коллизии.

Возрождение национальной системы стандартизации началось с принятием Закона «О стандартизации в Российской Федерации» (2016).

Интересна такая норма Закона (п. 3 ст. 26)

Применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации, и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации.


Как по вашему трактовать это положение Закона? Должны ли следовать стандартам производители программных продуктов, если они заявили о соответствии этим стандартам? А как это проверить?


Есть ли примеры публичного заявления соответствия стандартам?
👍7🔥1
DocManagement with Sofia pinned «Почему стандарты стали добровольными и как на это повлияла ВТО Во времена СССР все стандарты были обязательны для применения, и обозначались аббревиатурой «ГОСТ». Утверждением таких стандартов занимался Госстандарт. С распадом СССР в России стали разрабатывать…»
DocManagement with Sofia pinned «📢 Оптимизируйте документооборот в вашей компании! 📢 Помогу автоматизировать и упростить управление документами, внедрить СЭД и повысить эффективность управленческих процессов. Услуги: ✔️ аудит документооборота – найду слабые места и дам рекомендации ✔️ проектирование…»
Стандарты ISO – это бизнес? Или как добровольные нормы превратились в индустрию

Многие думают, что стандарты ISO — это просто рекомендации, которые компании могут использовать по желанию. Но на самом деле за этими стандартами стоит целая индустрия, которая приносит миллиарды долларов. Давайте разберёмся, как это работает и оправданы ли такие расходы для бизнеса.

Стандарты ISO — это платный продукт
Стандарты ISO защищены авторским правом. Компании и государственные органы должны покупать их за деньги.
Пример: ФГБУ «Российский институт стандартизации» имеет Соглашение с Международной организацией по стандартизации ISO о распространении и воспроизведении стандартов ISO на территории РФ. Заказчику предоставляется 1 копия стандарта на языке оригинала и/или 1 копия перевода для 1 (одного) пользователя на 1 (одно) рабочее место.
❗️Копировать документ, распространять, помещать его в места общего доступа, в архивные и другие электронные системы строго запрещено.

Сертификация — это дорого
Чтобы получить сертификат ISO, компании должны пройти аудит, который проводят аккредитованные организации. Стоимость сертификации может достигать десятков тысяч долларов, в зависимости от размера компании и сложности процессов.
Пример: стоимость сертификата ISO 9001для российского рынка составляет от 10 000 рублей, а международного – от 150 000 до нескольких миллионов.

Постоянные расходы на поддержание сертификации
Сертификация ISO — это не разовое мероприятие. Компании должны регулярно проходить аудиты, обновлять документацию и обучать сотрудников. Это постоянные расходы, которые могут быть значительными.
Пример: обучение сотрудников, обновление процессов, ежегодные аудиты — всё это требует времени и денег.

ISO как входной билет на международный рынок
Несмотря на высокие затраты, сертификация ISO часто становится обязательным условием для выхода на международный рынок. Многие зарубежные партнёры и клиенты требуют соответствия стандартам ISO.
Пример: Без сертификата ISO 9001 многие компании не могут участвовать в тендерах или заключать контракты с крупными международными корпорациями.

Итак, бизнес или необходимость?
С одной стороны, стандарты ISO — это прибыльная индустрия, которая зарабатывает на сертификации, обучении и аудитах. С другой стороны, они помогают компаниям повышать качество продукции, оптимизировать процессы и соответствовать мировым стандартам.

Что думаете
▪️оправданы ли такие расходы на стандарты ISO
▪️это необходимость для бизнеса или просто коммерция
▪️сталкивались ли вы с внедрением стандартов ISO в своей компании; какие были трудности
▪️действительно ли сертификация ISO повышает качество процессов или это просто формальность
▪️какие стандарты ISO наиболее полезны для бизнеса
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
💯4👍21👌1
Введение в новый стандарт ГОСТ Р 59999-2025. Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели

Что это за стандарт?
Это первый в России стандарт, который устанавливает требования к цифровому документообороту организаций. Он направлен на переход от автоматизированной обработки документов к полноценной цифровой трансформации, где документы создаются, используются и хранятся в цифровом формате.

Цели нового стандарта

1️⃣ Устранить путаницу в терминологии (например, разграничить понятия «электронный документ» и «цифровой документ»)

2️⃣ Создать единую методологию для проектирования и внедрения цифрового документооборота

3️⃣ Определить условия юридической значимости цифровых документов

Почему это важно
Сейчас многие организации сталкиваются со сложностями трактовки правовых норм при переходе на безбумажный документооборот. Новый стандарт поможет избежать ошибок, снизить риски и ускорить процесс цифровизации

В следующих постах я подробнее расскажу о ключевых аспектах стандарта и о том, как он может быть полезен вашей организации
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥9👍5
Цифровой документ vs электронный документ: в чем разница?

Одно из ключевых новшеств ГОСТ Р 59999 — это четкое разделение понятий электронный документ и цифровой документ.

До сих пор в одном термине - электронный документ - были объединены два взаимоисключающих понятия, что вело к путанице и серьезным ошибкам при работе с электронными документами. Новый стандарт устранил равенство между электронной копией и подлинником электронного документа.

Теперь документы классифицированы по признаку носителя подлинника: цифровой документ выделен в отдельную категорию электронного документа и наследует все требования, предъявляемые законодательными и нормативными правовыми актами к подлинным электронным документам.

цифровой документ: Категория электронного документа, изначально созданного в цифровой форме с соблюдением правил документирования без издания его на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации

юридическая сила цифрового документа: Свойство цифрового документа подтверждать правоотношения и вызывать правовые последствия.

В стандарте также четко определено, как обеспечивается юридическая сила цифрового документа и что выступает гарантом обязательных свойств цифрового документа.

Обеспечение юридической силы цифрового документа разберем далее ➡️
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍8🔥5🤯1
Как обеспечить юридическую силу цифрового документа

Как убедиться, что документ, созданный в информационной системе, имеет юридическую силу и может быть использован в правовом поле? Разбираем ключевые аспекты, которые необходимо учитывать при создании цифрового документа.

Требования к созданию цифрового документа
Для обеспечения юридической силы цифрового документа важно соблюдать ряд требований:

Структура и метаданные
Документ должен содержать обязательные структурные элементы, включая метаданные, которые определяются для конкретных видов документов.

Электронная подпись
Использование электронной подписи (ЭП) — обязательное условие. ЭП не только подтверждает авторство, но и обеспечивает целостность документа.

Проверка подлинности ЭП
Подпись должна быть проверена и подтверждена с использованием соответствующих инструментов и сертификатов.

Правовая основа
Работа с цифровыми документами должна быть закреплена в нормативных актах, регулирующих их создание, хранение и использование.

Соблюдение стандартов
Документ должен соответствовать требованиям к:
▪️составу и оформлению реквизитов (ГОСТ Р 7.0.97)
▪️структуре и тексту документа
▪️расположению реквизитов на унифицированной форме (ГОСТ Р 7.0.8 и ряд НПА, устанавливающих унифицированные формы)
▪️полномочиям лица, подписавшего документ
▪️индексации и регистрации
▪️срокам и порядку представления документа.

Форматы
Форматы цифровых документов должны соответствовать требованиям, установленным регулятором, если они есть для вида документа

Свойства цифрового документа, влияющие на его юридическую силу

Целостность
Документ не должен содержать несанкционированных изменений, а подлинность электронной подписи должна быть подтверждена.

Аутентичность
Документ должен:
▪️быть оформлен в установленном порядке;
▪️создан или отправлен уполномоченным лицом
▪️содержать точные данные о времени создания или отправки

Достоверность
Содержание документа должно соответствовать требованиям к данному виду документа и точно отражать подтверждаемые операции.

Пригодность для использования
Документ должен быть доступен для воспроизведения и интерпретации, исключая устаревание форматов или носителей.

Актуальный срок действия
Документ должен быть действительным на момент его использования.

Почему это важно?
Соблюдение этих требований и свойств не только обеспечивает юридическую силу цифрового документа, но и минимизирует риски оспаривания его подлинности в суде или при взаимодействии с контрагентами.

Заключение
Цифровые документы — это не просто удобство, но и ответственность. Их юридическая сила зависит от соблюдения строгих стандартов и требований. Убедитесь, что ваши процессы создания и работы с цифровыми документами соответствуют всем нормам, чтобы избежать правовых рисков.

Если у вас есть вопросы или нужна помощь в настройке процессов работы с цифровыми документами, пишите в комментариях или жмите на кнопку в правом верхнем углу. Буду рада помочь!

#Цифровизация #ЭлектронныйДокументооборот #ЮридическаяСила #ЭлектроннаяПодпись #ГОСТ5999
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
4👍4
Сегодня провела семинар для работников жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы. Поприветствую новых подписчиков ⭐️
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍21