Проверяем состав кадровых электронных документов

При создании кадровых электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов (ЭД). Требования устанавливает Минтруд России по согласованию с Минцифры России и Росархивом (часть VII ст. 22.1 ТК РФ).

Приказом Минтруда России от 20.09.2022 N 578н утверждены Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - Единые требования).

Единые требования устанавливают состав кадрового ЭД:

1️⃣ Основная часть электронного документа
▪️файл формата PDF/A-1A
▪️название файла по шаблону: "[a-zA-Z0-9_] {1,250} .pdf" (то есть расширение pdf, название может состоять из латинских букв (независимо от регистра), арабских цифр и нижнего подчеркивания, длина от 1 до 250 символов включительно)

2️⃣ Приложения к основной части электронного документа
▪️файлы в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных
▪️названия приложений по шаблону "[а-zA-Z0-9_]{1,250}.[a-z0-9]{3,4}"

3️⃣ Электронная подпись
▪️файлы электронных подписей, установленных ст. 22.3 ТК РФ, сформированных в соответствии с требованиями 63-ФЗ "Об электронной подписи"

4️⃣ Машиночитаемая доверенность
▪️выдана для подписания ЭД (при наличии)
▪️сформирована по приказу Минцифры России от 18.08.2021 N 858

5️⃣ Описание электронного документа
▪️файл формата XML
▪️название по шаблону: "wredc_data.xml"
▪️кодировка "utf-8" без "ВОМ" (Byte Order Mark)
▪️структурные элементы описания по приложению к Единым требованиям

XML-схема описания кадрового ЭД приводится отдельным файлом и размещается на официальном сайте Минтруда России. При размещении на официальном сайте Минтруда России новой версии XML-схемы, предыдущая версия XML-схемы считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии XML-схемы.

Все файлы кадрового ЭД располагаются в корневом каталоге.

Послушала вебинар Элмы про СХЭД
Озадачил ответ на вопрос про то, что делать с документами, не прошедшими первичную проверку:

… если вопрос каких-то данных, которые можно подправить, например, заголовок, то можно исправить, а потом перезапустить систему …

Принимаю варианты, что можно подправить в документе:
▪️стоимость в договоре
▪️исполнителя и срок исполнения в протоколе
▪️что еще?
▶️ 47 - 49 минуты

Приглашаю на международный конгресс SMART RUSSIA 2024

Организаторы: Финансовый университет при Правительстве РФ, Союз ИТ-директоров, экспертная сеть EXPINET

Модерирую секцию «Цифровой документооборот – как освободить человека от рутинной работы»

Конгресс пройдет 3-4 декабря в зале ученых советов Финансового университета по адресу:
4-й Вешняковский пр-д, д. 4, с. 1

Посетите Конгресс очно или подключитесь онлайн

🗓 Программа 3 декабря

10.00 - 12.00 Пленарное заседание "Реглобализация мира: технологии, возможности и риски"
участники: Марко Ричери (EURISPES, Италия), Георгий Клейнер (ЦЭМИ РАН, Россия), Александр Агеев (Институт экономических стратегий РАН, Россия), Владимир Лепский (Институт философии РАН)
модератор: Борис Славин, д.э.н., проф. (Финансовый университет)

12.30 - 14.00 Рассуждаем о будущем: когда ИИ станет равным человеку
модератор: Борис Славин, д.э.н., проф. (Финансовый университет)

15.00 - 16.30 Цифровой рубль и экономика будущего
модератор: Елена Травкина, д.э.н., доцент (Финансовый университет)

✔️17.00 - 18.30 Цифровой документооборот: как освободить человека от рутинной работы
модератор: Софья Ульянцева, к.и.н., доцент (Финансовый университет)

👉 Зарегистрироваться

Приглашаю на международный конгресс SMART RUSSIA 2024

Организаторы
▪️Финансовый университет при Правительстве РФ
▪️Союз ИТ-директоров
▪️Экспертная сеть EXPINET

Где и когда
Конгресс пройдет 3-4 декабря в зале ученых советов Финансового университета по адресу:
4-й Вешняковский пр-д, д. 4, с. 1

Посетите Конгресс очно или подключитесь онлайн

Модерирую секцию «Цифровой документооборот – как освободить человека от рутинной работы»
3 декабря 17.00 - 18.30

Пригласила экспертов, с которыми нахожусь в постоянном профессиональном диалоге/проектах. Мой круг единомышленников на профессиональной стезе цифровизации управления документами.

*️⃣Александр Надъярных
Основатель компании «Делис инфо». Эксперт в области автоматизации обработки и хранения документов. Ключевые заказчики: Почта Банк, МТС, СПБ банк.
Расскажет про разработку системы хранения цифрового контента на платформе РИО.CSP.

*️⃣Денис Авдюшин
Основатель компании «Делис Архив». Хранит более 1 млн архивных коробов 10 000 организаций.
Расскажет про внедрение СЭД в своей компании по технологии эталонной модели, и как удалось тиражировать этот опыт на другие компании.

*️⃣Василий Якубов
Эксперт в области корпоративного документооборота и бизнес-процессов компании IBS.
Расскажет о культуре процессного управления и взаимосвязи в современных ИС документных, производственных, контрольных, управленческих процессов.

*️⃣Дмитрий Смирнов
Эксперт в области корпоративного документооборота в среде SAP.
Ключевые заказчики: X5 Retail Group, НЛМК, МОЭК, Мегафон, Эльдорадо, РосЕвроБанк.
Расскажет про позиционирование платформы ECM в архитектуре приложений компании.

*️⃣Иван Денисов
Эксперт компании «Делис инфо» в области построения процессов распознавания документов.
Ключевые заказчики: АСВ, М-Видео, ЭОС.
Расскажет, как цифровые технологии сокращают рутинные операции.

👉 Зарегистрироваться

Проверяем состав электронных документов

Состав электронного документа представляет собой совокупность элементов, закрепленных в НПА.

В состав цифрового документа входит две части:
1️⃣ содержательная
2️⃣ реквизитная

Содержательная часть

▪️файл основной части ЭД в формате…*
▪️файлы приложений к ЭД в исходных форматах (при наличии)
▪️визуализация для печати формата PDF **

* XML для формализованного документа
* PDF/A-1 для кадрового документа
* PDF/A для неформализованного документа сроком хранения свыше 10 лет
* любом для неформализованного документа сроком хранения до 10 лет, для кот. не определены специальные требования

** файл визуализации содержит рег/номер и отметку об ЭП с указанием номера сертификата; не имеет юридической силы, так как предназначен исключительно для вывода на печать.

Реквизитная часть

▪️файл(ы) электронной подписи
▪️файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные)*

* для кадрового документа XML-схема описания размещается на официальном сайте Минтруда России
* для неформализованного документа сроком хранения свыше 10 лет набор метаданных определен пунктом 4.11 приказа Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 (это метаданные, с которыми документ передается из СЭД в СХЭД)
* общая логическая структура, состав метаданных и требования к их содержанию определены ГОСТ Р 7.0.109-2024.

Совместить требования разных регуляторов по составу метаданных можно путем включения в контейнер электронного документа отдельных файлов (например, XML-схема описания кадрового документа + файл описания архивного документа по требованиям приказа Росархива №69)

Продолжается регистрация на международный конгресс SMART RUSSIA 2024

Организаторы
▪️Финансовый университет при Правительстве РФ
▪️Союз ИТ-директоров
▪️Экспертная сеть EXPINET

Где и когда
Конгресс пройдет 3-4 декабря в зале ученых советов Финансового университета по адресу:
4-й Вешняковский пр-д, д. 4, с. 1

Посетите Конгресс очно или подключитесь онлайн

Модерирую секцию «Цифровой документооборот – как освободить человека от рутинной работы»
3 декабря 17.00 - 18.30

💬 Что обсудим на секции?
Спикеров представила здесь

Актуальная на сегодня задача перехода с бумажного на электронное взаимодействие ставит перед нами вопросы:

▪️насколько трудоемко и затратно перейти на электронный документооборот?

▪️какие инструменты быстрого ввода данных использовать?

▪️как организовать хранилище электронных документов?

▪️можно ли хранить корпоративный контент в одной системе или надо использовать разные с учетом категоризации данных?

▪️монолитная система или взаимодействие нескольких на одной платформе? пример организации хранения корпоративного контента в SAP

▪️совместимы ли в одной системе DocFlow и WorkFlow?

▪️передача электронных документов на архивное хранение, взаимодействие с государственными архивами

▪️обеспечение юридической значимости архивных электронных документов

👉 Зарегистрироваться

Подвожу итоги секции про цифровой документооборот международного конгресса SMART RUSSIA 2024

💬 За последние несколько лет произошли существенные изменения в российском законодательстве в области управления документами. Изменения стимулировали рынок информационных систем.

💬 Цифровой ДО легализован и получил правовую поддержку.

💬 Российские предприятия получили возможность переводить весь массив документов в цифровой вид, создавать безбумажные офисы.

💬 Смена правовых норм - это всегда смена методологии, на основе которой были разработаны программные продукты. Нужна новая методология, отвечающая правовым нормам.

💬 Готовы ли производители программных продуктов к работе в новом правовом поле?

💬 Соответствуют ли существующие СЭД действующему законодательству? Успели ли вендоры переработать методологию и программные продукты?

💬 Однозначного ответа на этот вопрос сейчас нет. Финансовый университет запланировал исследование ведущих СЭД.

💬 Мы наблюдаем инциденты с электронными документами, связанные с потерей их юридической значимости. Причина в отклонении от законодательных требований к созданию и хранению электронных документов, свободной трактовке этих требований. На секции эту тему поднимал Александр Надъярных, руководитель ИТ-компании Делис Инфо, которая специализируется на ПО для хранения документов как бумажных, так и электронных.

💬 Электронный документ - объект намного более сложный, чем его бумажный аналог.
Он требует и технологических изменений в настройках систем, и изменений в бизнес-процессах.

💬 Задача перехода на безбумажный документооборот для предприятий остается сложной. Опора на существующие практики автоматизации только мешает и становится явным препятствием на пути перехода к цифре.

💬 Перевести документ в цифру методически и технически сложнее, чем автоматизировать процесс его обработки. Это связано с тем, что меняется основной объект автоматизации - с процесса обработки документа на юридически значимый цифровой документ.

💬 При автоматизации процесса система не влияла на юридическую значимость документа, она обеспечивалась бумажной технологией, за нее отвечал секретарь.

💬 Сместился фокус с процесса на юридически значимый объект

💬 Наши эксперты рассказали на секции о технологиях, которые обеспечивают создание юридически значимых цифровых документов и длительное хранение.

💬 Есть технические решения, которые позволят одновременно выполнить и регуляторные нормы, и решить задачи бизнеса, например, организовать единое хранилище корпоративного контента.

💬 Стоит обратить внимание на западную практику, крупные производители ПО уже прошли этот путь и находятся на высоком уровне зрелости. Несмотря на политику импортозамещения, надо изучать чужой опыт и забирать лучшее в свои продукты.

💬 Есть опасность применения так называемой программно ориентированной методологии, которую транслируют разаботчики программных продуктов. Это подходы к автоматизации, основные на технических возможностях конкретных систем и главное их ограничениях. Соответствие законодательству заявляется только как маркетинговый, рекламный прием. В таких методиках есть высокий риск потери ЮЗ документов, что и наблюдаем сейчас на практике.

💬 Командой экспертов из Союза ИТ-директоров и Финансового университета был разработан проект национального стандарта «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели». Стандарт направлен на последовательный переход от автоматизированной обработки документов к цифровым технологиям их создания, использования и хранения.

💬 Плановая дата утверждения стандарта декабрь 24 - январь 25.

Создать машиночитаемый электронный договор можно с помощью сервиса на сайте ФНС России

В Информации от 29.11.2024 ФНС России сообщает о новом интерактивном сервисе для создания документов в электронной форме в машиночитаемом виде.

Сейчас уже можно создавать договорные документы формата PDF/A-3. Для этого надо выбрать вид договорного документа (договор, оферта, протокол разногласий, дополнительное соглашение) и заполнить соответствующие поля.

В первом квартале 2025 года появится возможность:
▪️создавать электронные счет-фактуру и универсальный передаточный документ;
▪️подписывать документы мобильной подписью.

Сервис ФНС позволит бесплатно создавать машиночитаемые документы компаниям, у которых нет соответствующих систем электронного документооборота.

➡️ Попробовать сервис

Правовое основание:
▪️приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@
▪️приказ ФНС России от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@

Очень рекомендую завтра посетить онлайн Круглый стол «Сохранение и использование цифрового научно-технического и культурного наследия», организованный Российским государственным архивом научно-технической документации (РГАНТД).

Мы с вами регулярно обсуждаем вопросы хранения документов, в том числе и научно-технических. Уникальная возможность послушать самих архивистов.

🎧 Как поучаствовать в видеоконференции:
направить заявку для подключения с указанием ФИО, должности и места работы на e-mail Залаева Геннадия Захаровича
gzalaev@rgantd.ru

Отметила ✅ наиболее интересные для нас с вами доклады ↩️

ПРОГРАММА КРУГЛОГО СТОЛА

11.-00-11.10
Приветственное слово
Малютина Марина Андреевна, директор РГАНТД

11.10-11.25
Костоглод Сергей Васильевич, заместитель руководителя Росархива
«Требования к оцифровке архивных документов и НСА»

11.25 - 11.40
Бородкин Леонид Иосифович
Заведующий кафедрой исторической информатики МГУ, д-р ист. наук, профессор, чл.-корр. РАН
«Научно-техническая информация в проектах по цифровому сохранению и виртуальной реконструкции культурного наследия»

11.40 - 11.55
Гук Дарья Юрьевна
Государственный Эрмитаж, член ИКОМОС
канд. филолог. наук
«Правовые аспекты работы с трехмерными цифровыми объектами культурного наследия в музеях»

11.55 - 12.10
Гарскова Ирина Марковна
Вице-президент ассоциации «История и компьютер», д-р ист. наук
"Тематика 3-D моделирования по материалам журнала "Историческая информатика"

12.10 - 12.25
Лопатина Наталья Викторовна
Заведующая кафедрой библиотечно-информационных наук МГИК, д-р пед. наук
«Цифровизация сохранения культурного наследия: теоретические основания»

✅ 12.25 - 12.40
Юмашева Юлия Юрьевна
Заместитель генерального директора ООО «ДИМИ-Центр», д-р ист. наук
«Зарубежный опыт долгосрочного хранения изначально цифровых и оцифрованных объектов историко-культурного наследия»

12.40 - 12.55
Родионов Иван Иванович
д-р экон. наук, профессор
«Необходимость продолжения цифровизации архивных фондов»

12.55 - 13.10
Березовик Юрий Владимирович, первый заместитель директора ГМИИ им. А.С. Пушкина
Дементьева Ольга Игоревна
начальник Отдела медиатека ГМИИ им. А.С. Пушкина
«Цифровизация коллекции, хранение и использование цифровых архивных документов ГМИИ им. А.С. Пушкина»

13.10 – 13.25
Колесникова Анастасия Андреевна
заместитель заведующего Научной библиотекой
ГМИИ им. А.С. Пушкина
«Особенности работы с оцифрованными изданиями в Научной библиотеке ГМИИ им. А.С. Пушкина»

✅ 13.25 – 13.40
Залаев Геннадий Захарович
Заместитель директора-научный руководитель РГАНТД, д-р техн. наук
«Цифровая научно-техническая документация: сохранность и использование на примере РГАНТД»

Архивам дана возможность предоставлять услуги удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним

В ФЗ "Об архивном деле в РФ" внесены изменения, которые закрепили возможность использования государственной информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (ГИС УИАД)

Доступ к документам, находящимся на хранении

➡️ в федеральных государственных архивах, - будет предоставляться посредством ГИС УИАД.

➡️ в архивах субъектов РФ и муниципальных архивах, - посредством ГИС УИАД либо посредством региональных или муниципальных информационных систем.

Федеральный закон от 13.12.2024 N 469-ФЗ "О внесении изменений в статью 24 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации"

Пользователи смогут
▪️искать необходимую архивную информацию с помощью справочно-поисковых средств в электронном виде;
▪️просматривать и (или) прослушивать 🎧 электронные копии архивных документов из состава Архивного фонда РФ.

Стоимость услуги
▪️за просмотр и (или) прослушивание 🎧 электронных копий архивных документов с пользователей может взиматься плата (размер установит Правительство);
▪️за регистрацию пользователей в системе, а также за использование содержащихся в ней справочно-поисковых средств плата взиматься не будет.

Пример работы ГИС УИАД
С сентября 2023 г. ГИС УИАД предоставляет бесплатный доступ к объединенному научно-справочному аппарату федеральных архивов.

Возможности:
▪️поиск архивных дел, содержащих документы Архивного фонда РФ;
▪️включает заголовки около 20 млн. единиц хранения из более чем 66 тыс. фондов, 100 тыс. описей, находящихся на хранении в тринадцати федеральных архивах.

Продолжается работа по добавлению в поисковую базу данных новых записей. Для поиска архивной информации пользователям доступен как простой поисковый запрос по слову и словосочетанию, так и расширенный, когда поисковый запрос может быть уточнен по названию архива, по заголовкам фонда, описи и дела, датам, видам документов.

Ознакомиться с работой ГИС УИАД
пройти по ссылке

Заключаю договоры на следующий год.
Могу взять еще 2-3 организации.

Услуга включает 30 часов методического сопровождения и направлена:
▪️на поддержку и развитие внедренной / внедряемой системы электронного документооборота (электронного архива);
▪️построение правильных процессов документооборота

Состав услуги
▪️устные обсуждения в формате горячей линии;
▪️дистанционные совещания;
▪️письменные консультации в форме электронных писем;
▪️коммуникация с подрядчиком, который обслуживает / внедряет систему электронного документооборота;
▪️информирование об изменениях законодательства в области управления документами, архивного хранения документов, кадрового электронного документооборота, порядка применения электронной подписи;
▪️ экспертиза проектной документации по разработке и развитию программного продукта;
▪️написание / помощь в написании регламентирующих документов.

📹 Заявка на методическое сопровождение

📹 Доступна для просмотра запись секции
Цифровой документооборот – как освободить человека от рутинной работы

проведенная на международном конгрессе SMART RUSSIA 2024

Спикеры

🎙Денис Авдюшин
00:05 - 00:17
Основатель компании «Делис Архив». Хранит более 1 млн архивных коробов 10000 организаций

▪️как внедрил СЭД в своей компании по технологии эталонной модели
▪️насколько трудоемко и затратно перейти на электронный документооборот

🎙Иван Денисов
00:17 - 00:39
Эксперт компании «Делис Инфо» в области построения процессов распознавания документов

▪️какие инструменты быстрого ввода данных можно сегодня использовать
▪️каким компаниям подходят - критерии

🎙Василий Якубов
00:39 - 00:57
Эксперт в области корпоративного документооборота и бизнес-процессов компании IBS

▪️о культуре процессного управления и взаимосвязи в современных ИС документных, производственных, контрольных, управленческих процессов

🎙Дмитрий Смирнов
00:57 - 01:20
Эксперт в области корпоративного документооборота в среде SAP

▪️о позиционировании платформы ECM в архитектуре приложений компании
▪️можно ли хранить корпоративный контент в одной системе или надо использовать разные с учетом категоризации данных?
▪️монолитная система или взаимодействие нескольких на одной платформе? пример организации хранения корпоративного контента в SAP
▪️насколько совместимы в одной системе DocFlow и WorkFlow

🎙Александр Надъярных
01:20 - 01:40
Основатель компании «Делис Инфо». Эксперт в области автоматизации обработки и хранения документов

▪️об особенностях и сложностях долговременного хранения электронных документов
▪️о разработке системы хранения цифрового контента на платформе РИО.CSP
▪️передача электронных документов на архивное хранение, взаимодействие с государственными архивами
▪️обеспечение юридической значимости архивных электронных документов

Союз ИТ-директоров и Финансовый университет при Правительстве РФ начинают формирование рейтинга систем электронного документооборота

Актуальность задачи обусловлена высоким уровнем коммерциализации существующих рейтингов.

Год назад СоДИТ обратил на это внимание в отчете для Правительства РФ. В результате принято решение о создании нового аналитического центра в ИТ. В развитие этого предложения сейчас стартуют исследования применяемых в нашей стране программных продуктов.

На основе аналитических исследований будут созданы новые рейтинги, основанные не только на количестве проданных коробок и лицензий, а на оценке функциональности, рисков и соответствия законодательной базе РФ.

Отвечаю за создание рейтинга систем электронного документооборота. Для начала работы мне надо:
▪️выбрать программы для исследования,
▪️сформировать методику оценки.

В связи с этим задам вам несколько вопросов, буду благодарна за обратную связь.

1. Какие 5 СЭД взять для исследования?
2. Какие критерии оценки актуальны вашему предприятию? По каким критериям выбираете ПО? Какие сравнительные показатели хотели бы иметь при выборе?
3. Какие риски при использовании СЭД для вас наиболее критичны (правовые, технологические, операционные…)

Как внести исправления в электронный документ?

✔️ Можно ли вносить исправления в документы бухгалтерского учета?
Можно. При оформлении документов бухгалтерского учета возможны исправления. Основание - стандарт "Концептуальные основы"

Исправления в первичные документы вносятся по согласованию с лицами, составившими и / или подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений.

✔️ Можно ли вносить исправления в электронные документы?
Нормативные правовые акты не устанавливают порядок внесения исправлений в электронный документ после того, как он был сформирован и подписан, так как исправления в ЭлД, подписанный ЭП, повлекут нарушение его целостности.

✔️ Что сделать
Разработать самостоятельно порядок внесения корректировок в электронные первичные документы и закрепить его в графике и правилах документооборота.

✔️ На что обратить внимание

1️⃣ Ориентируйтесь на практику внесения исправлений в УПД (Письмо ФНС от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@ "О корректировке универсального передаточного документа")

2️⃣ Учитывайте механизмы корректировки информации, отраженной в ЭлД, прямо предусмотренные Методическими указаниями по применению унифицированных форм, утв. приказом Минфина России от 15 апреля 2021 г. N 61н.
Пример: аннулирование ранее начисленных доходов в связи с выявленной ошибкой производится путем создания нового электронного документа - Извещения о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432) с типом операции "03 00".