Евгения Наумовна Басовская — моя коллега и наставник, доктор филологических наук, профессор, заведующая кафедрой медиаречи Института Массмедиа РГГУ. Автор учебников по стилистике и литературному редактированию, специалист по современным медиатекстам.

Евгения Наумовна любезно согласилась прочитать курс практической грамотности для слушателей Академии CIO.

Никогда не скрывала, что моя успешная карьера процессного методолога, эксперта в области управления документами и цифровой трансформации управленческих процессов обусловлена уверенным владением письменной деловой речью и умением работать с текстами.

Мы с вами ежедневно находимся в ситуации деловой коммуникации: пишем служебные письма, составляем документы, делаем презентации. Компьютерно-опосредованная коммуникация успешна лишь случае грамотного изложения мысли. Ошибки ведут к неоднозначности и коммуникативной неудаче. Мы теряем время на передачу мысли и понимание сути.

Повышать качества своей речи надо постоянно. Не упустите возможность пройти первую часть курса практической грамотности под руководством профессора Евгении Наумовны Басовской.

Кратко о курсе:
▪️8 уроков
▪️домашние задания с разбором
▪️итоговая проверочная работа
▪️удостоверение о повышении квалификации

➡️программа курса
➡️предзапись

Электронный документ - это вам не АБЫРВАЛГ

У нас на канале периодически возникает дискуссия о том, что считать электронным документом. Вопрос для многих так и остается открытым. Предлагаю еще раз его разобрать. Сейчас уже постараюсь все объяснить прямо «на пальцах».

Есть два подхода к определению электронного документа:

1️⃣ ЭД - это любой файл в системе; так думают, например, методисты фирмы 1С.

2️⃣ ЭД - документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью; это позиция Пленума Верховного Суда и ряда законодательных актов (ТК РФ, 273-ФЗ).

Адепты первого подхода опираются на определение из закона об информации N 149-ФЗ:

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

А что такое «документированная информация» и что такое «документ», который является основой понятия «электронный документ»?

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель (49-ФЗ).

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и метаданными, позволяющими ее идентифицировать (новая редакция терминологического ГОСТа).

Итак, «электронный документ» - это составной термин, а не индивидуализированное имя собственное. Основное слово - документ. Документ какой? Электронный. От способа создания не меняются обязательные свойства документа.

Ключевое в определении документа - реквизиты и метаданные. Файлы (сканированные или набранные в текстовом редакторе) не имеют необходимых метаданных, идентифицирующих информацию из документа.

Про метаданные и обязательные свойства документа, которых нет у файлов, напишу отдельно.

Будьте критичны к информационному шуму.

Друзья, пока готовлю посты на эту неделю, напоминаю про набор на обновленную программу курса Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

стоимость: 28 000 руб.
длительность: 16 ак/часов
результат обучения: удостоверение о повышении квалификации
отзывы: читать тут

👉 предварительная запись

Курс может быть проведен также в формате корпоративного обучения

Нужен коллективный разум.
Такой вопрос сегодня мне задали

Задумались о создании системы хранения регламентирующих документов в программном продукте по аналогии с тем, как это построено в Консультант плюс, то есть:
1️⃣ храним документ со всеми изменениями и дополнениями и указанием об этом
2️⃣ все ссылки внутри нормативных документов на другие кликабельны и позволяют "проваливаться" к ним
3️⃣ система позволяет вести гибкий поиск по ключевым словам
4️⃣ в идеале подключен ИИ, который анализируя документы, позволяет выдавать концентрированный сжатый ответ на поставленный вопрос

Что думаете? Какие системы/ движки соответствуют запросу?

Метаданные как ключевой элемент электронного документа

Продолжение про электронный документ

Ключевое в определении документа - реквизиты и метаданные.

Реквизит документа – структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации содержащейся в документе информации. Перечень реквизитов и правила их оформления содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Метаданные – информация о документе, которая обеспечивает управление им в течение его жизненного цикла. Метаданные включают в себя реквизиты, но не ограничиваются ими.

Источники информации о метаданных:

1️⃣ ГОСТ Р 7.0.109-2024 содержит общую логическую структуру, состав метаданных документов и требования к их содержанию

2️⃣ пункт 4.11 приказа Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 содержит перечень метаданных, с которыми документ передается из СЭД в СХЭД (электронный архив)

3️⃣ приложение к приказу Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н содержит состав метаданных электронного кадрового документа

Метаданные присоединяются к документу по мере его прохождения по своему жизненному циклу. На каждом этапе обработки документа появляются метаданные, характеризующие этот этап. Нельзя скопом одномоментно собрать все необходимые метаданные и прикрепить их к документу.

Аналогия с человеком:
человек родился - получил свидетельство о рождении, потом появились записи о прививках, потом он отметился в образовательных учреждениях (детсад, школа, колледж, институт), встал на воинский учет, пошел на работу и появились записи о его трудовой деятельности, женился, родил детей - записи о детях в паспорте и так далее. Считайте, что это наши с вами метаданные.

ВЫВОД
Электронный (цифровой) документ создается изначально в информационной системе и проходит в ней полный жизненный цикл, «обрастая» необходимыми метаданными.
Сканированный образ, загруженный в систему уже после подписания, не будет иметь нужного набора метаданных.

Вопрос - в компании нет экспертизы по архивному делу, но есть только один руководитель, который все про архивное дело знает. Нужно сформировать экспертную комиссию (ЭК). Председателем назначаем руководителя, а также он является секретарем. Это легитимно? Я не нашла запретов о том, что председатель ЭК может выполнять две роли в ЭК. Есть регламентация или запрет на выполнение двух ролей?

Документы организации передаются на хранение или на уничтожение только после проведения экспертизы ценности этих документов. Проводит такую экспертизу созданная в организации экспертная комиссия (ЭК).

ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения*, утвержденного руководителем организации.

Состав членов комиссии утверждается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных сотрудников. Численность ее не может быть менее трех человек**. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе и архивных (п. 4 Примерного положения*).

В состав ЭК включаются:
▪️председатель (назначается один из заместителей руководителя организации)
▪️секретарь
▪️представители службы делопроизводства и архива
▪️представители основных структурных подразделений организации

* Примерное положение об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. N 43

**Минимальный состав комиссий и нечетное число членов комиссии установлено рядом НПА, например, для комиссий по расследованию несчастных случаев на производстве (приказ Минтруда от 20 апреля 2022 г. N 223н). Наиболее близким НПА можно считать приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

ВЫВОД

В вашем вопросе акцент сделан на совмещение двух ролей в комисси, но мне кажется более важным решить вопрос с ее составом. Из вопроса неясно, сколько человек вошло в комиссию. Комиссия - это орган управления, работающий на основе коллегиальности. В ней должно быть не менее трех человек или другое нечетное количество членов

22 октября - старт третьего потока курса
Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

стоимость: 28 000 руб.
длительность: 16 ак/часов
результат обучения: удостоверение о повышении квалификации
отзывы: читать тут
регламент: восемь занятий по будням с 19:00 до 20:30

👉 запись и оплата: на странице курса


Что вы упускаете:

• 8 уроков, насыщенных материалами
• 40 обсуждаемых тем
• много практических примеров из реальных проектов
• домашние задания с разборами
• общение в чате со слушателями из разных организаций, обмен опытом, живые обсуждения

Выпускники курса получают одну бесплатную попытку сдачи экзамена на сертификат по применению стандарта «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»*

* Сертифицирующий центр - Союз ИТ-директоров
Дата начала сертификации будет объявлена на канале

Завершила аудит договорной работы, автоматизированной с применением СЭД Docsvision, в логистической компании. Такие аудиты провожу под эгидой Центра ИТ-экспертиз российского Союза ИТ-директоров. Расскажу про работу Центра, потом поделюсь результатами проведённого аудита.

Центр ИТ-экспертизы (ЦИТЭ) создан в 2008 с целью развития цивилизованной экспертной среды в ИТ-отрасли.
Сейчас мы проводим экспертизы по трём основным направлениям:

1️⃣ Судебная экспертиза, где предметом спора является высокотехнологичный продукт или сервис; эксперт проводит исследование и формирует заключение по вопросам, которые требуют специальных знаний в области науки и техники, и которые поставлены органом или лицом, имеющим право назначать судебную экспертизу (проведено более 20 судебных экспертиз).

2️⃣ Аудит проектной документации или программных продуктов с точки зрения их соответствия требованиям заказчика; такая экспертиза показывает заказчику объективную картину результата автоматизации с применением внедрённого программного продукта и призвана предотвратить переход спора в судебную плоскость.

3️⃣ Оценка программного продукта на соответствие потребностям заказчика, законодательным требованиям; такую оценку заказывают для конкурсной процедуры до покупки и внедрения.

#кейс #Docsvision #договоры

Цель аудита договорной работы

Оценить результат внедрения и эффективность использования СЭД Docsvision для автоматизации договорной работы

Задачи аудита договорной работы

1️⃣ описать этапы заключения договора
2️⃣ выявить отклонения от эталонного жизненного цикла договора
3️⃣ оценить полноту автоматизации для каждого этапа договорной работы
4️⃣ выявить критерии назначения согласующих лиц

Результат аудита

Выявлено 8 этапов договорной работы:
1) инициирование заключения договора
2) подготовка проекта договора
3) согласование договора
4) подготовка финальной версии
5) подписание договора
6) оформление, регистрация и обмен оригиналами
7) хранение договора, поиск заключенных договоров
8) учет договоров

Дана оценка каждому этапу договорной работы по основным двум критериям:
1️⃣ полнота автоматизации на базе Docsvision
2️⃣ отклонение от эталонного процесса договорной работы

Полнота автоматизации оценивается в 10% потенциальных возможностей любой современной системы электронного документооборота. Из 8 этапов автоматизирован только один - это согласование.

При этом текущая реализация процесса согласования договора функционально не отличается от согласования по электронной почте:
▪️отсутствует возможность совместной работы с файлом
▪️отсутствуют настроенные шаблоны согласования, согласующие выбираются вручную
▪️замечания подаются в виде, который требует потом ручной обработки
▪️система не предоставляет возможность анализировать эффективность процесса согласования.

Отсутствие автоматизации других этапов договорной работы НЕ позволяет
▪️вести электронный учет договоров
▪️работать с шаблонами и вносить данные автоматически
▪️консолидировать результат согласования в автоматическом режиме
▪️отслеживать и фиксировать поступление оригинала
▪️вести поиск договоров по базе данных
▪️отслеживать сроки хранения и места хранения оригиналов
▪️анализировать эффективность процесса в целом и его отдельных участников
▪️собирать статистику по заключенным договорам

Выявлены отклонения от эталонного жизненного цикла договора

▪️не используются типовые формы договоров, типовых форм нет
▪️процесс согласования не предусматривает повторного согласования после учета замечаний, у согласующих нет ни обратной связи по замечаниям, ни доступа к финальной редакции документа
▪️иногда обмен договорами происходит с использованием сервиса ЭДО: подписанный от руки договор сканируется, загружается в Диадок, подписывается ЭП и направляется контрагенту
▪️договорная работа рассматривается в отрыве от исполнения договорных обязательств: не ставится на контроль исполнение договора, нет связи между договором и закрывающими документами
▪️не оценивается эффективность договорной деятельности

Заключение

Отчет об аудите содержит рекомендованный процесс договорной работы, который предусматривает полную автоматизацию всех этапов.

Какую СЭД использовать для внедрения рекомендаций решать заказчику. Вопрос цены

Уже завтра стартует третий поток курса Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

стоимость: 28 000 руб. (оплату принимаю до конца недели, есть рассрочка)
длительность: 16 ак/часов
результат обучения: удостоверение о повышении квалификации
отзывы: читать тут
регламент: восемь занятий по будням с 19:00 до 20:30

👉 запись и оплата: на странице курса

Если пропустите, то много пользы пройдет мимо 🙂

• 8 уроков, насыщенных материалами
• 40 обсуждаемых тем
• много практических примеров из реальных проектов
• домашние задания с разборами
• общение в чате со слушателями из разных организаций, обмен опытом, живые обсуждения

Выпускники курса получают одну бесплатную попытку сдачи экзамена на сертификат по применению стандарта «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»*

* Сертифицирующий центр - Союз ИТ-директоров
Дата начала сертификации будет объявлена на канале

Коллеги, у нас с вами есть возможность провести круглый стол на площадке международного конгресса SMART RUSSIA 2024

Напомню, что мы собирались обсудить темы:

▪️DocFlow или WorkFlow?
▪️Можно ли совместить на одной платформе?
▪️Есть ли на рынке решения, которые уже совмещают эти потоки информации? Какие?

Конгресс пройдет 3-4 декабря 2024 года в финансовом университете. Круглый стол проведем онлайн.

Приглашаю к участию всех, кому интересна эта тема. Будет возможность послушать и поучаствовать в обсуждении.

Отдельное приглашение делаю представителям вендоров, которые есть в нашем сообществе. Будем рады вашему участию @ahkrais @Agapivan @Dina_Bakhareva @Apollinara

Могла не всех упомянуть, тогда откликнитесь, пожалуйста.

Заявки на участие просьба направлять в личные сообщения @SofiaUlyantseva

Есть ли еще темы, которые было бы интересно обсудить?

Информация о прошедших конгрессах

Друзья, снова выхожу в эфир.

Завершила несколько экспертиз, еще ряд экспертиз готовлю к проведению. Структура работ меняется с проектной деятельности на оценку. И сложно, и интересно. И еще хочется понять причину такой трансформации запросов.

Два запроса сейчас в топе:

▪️оценка юридической значимости кадровых электронных документов во внедренных системах КЭДО

▪️оценка полноты функциональности электронных архивов

Отдельно выделю запросы на проведение экспертизы по крупным проектам перехода с SAP ERP на 1C:ERP. Есть тенденция к приостановлению таких проектов со стороны заказчиков, что вызывает финансовые претензии подрядчиков по оплате. Объем выполненных работ в первую очередь является предметом нашей экспертной оценки*.

*оценка выполняется Центром ИТ-экспертиз Союза ИТ-директоров

Приведу в пример запрос по КЭДО

Объект экспертизы
система КЭДО в компании

Предмет экспертизы
юридическая значимость документов, подписываемых в системе КЭДО
условия хранения электронных документов

Какие задачи ставят перед экспертом?

1️⃣ Проверить состав электронного кадрового документа на соответствие требованиям приказа Минтруда.

2️⃣ Проверить соблюдение требований к хранению электронных документов с учетом обеспечения юридической значимости на весь период хранения.

3️⃣ Проверить полноту функционала поддержки подписей формата CAdES-A.

4️⃣ Определить необходимость проставления технологических электронных подписей (перештамповки) для архивного хранения.

5️⃣ Предложить варианты продления сроков юридической значимости для электронных документов, уже подписанных в системе КЭДО.

Проверяем состав кадровых электронных документов

При создании кадровых электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов (ЭД). Требования устанавливает Минтруд России по согласованию с Минцифры России и Росархивом (часть VII ст. 22.1 ТК РФ).

Приказом Минтруда России от 20.09.2022 N 578н утверждены Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - Единые требования).

Единые требования устанавливают состав кадрового ЭД:

1️⃣ Основная часть электронного документа
▪️файл формата PDF/A-1A
▪️название файла по шаблону: "[a-zA-Z0-9_] {1,250} .pdf" (то есть расширение pdf, название может состоять из латинских букв (независимо от регистра), арабских цифр и нижнего подчеркивания, длина от 1 до 250 символов включительно)

2️⃣ Приложения к основной части электронного документа
▪️файлы в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных
▪️названия приложений по шаблону "[а-zA-Z0-9_]{1,250}.[a-z0-9]{3,4}"

3️⃣ Электронная подпись
▪️файлы электронных подписей, установленных ст. 22.3 ТК РФ, сформированных в соответствии с требованиями 63-ФЗ "Об электронной подписи"

4️⃣ Машиночитаемая доверенность
▪️выдана для подписания ЭД (при наличии)
▪️сформирована по приказу Минцифры России от 18.08.2021 N 858

5️⃣ Описание электронного документа
▪️файл формата XML
▪️название по шаблону: "wredc_data.xml"
▪️кодировка "utf-8" без "ВОМ" (Byte Order Mark)
▪️структурные элементы описания по приложению к Единым требованиям

XML-схема описания кадрового ЭД приводится отдельным файлом и размещается на официальном сайте Минтруда России. При размещении на официальном сайте Минтруда России новой версии XML-схемы, предыдущая версия XML-схемы считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии XML-схемы.

Все файлы кадрового ЭД располагаются в корневом каталоге.

Послушала вебинар Элмы про СХЭД
Озадачил ответ на вопрос про то, что делать с документами, не прошедшими первичную проверку:

… если вопрос каких-то данных, которые можно подправить, например, заголовок, то можно исправить, а потом перезапустить систему …

Принимаю варианты, что можно подправить в документе:
▪️стоимость в договоре
▪️исполнителя и срок исполнения в протоколе
▪️что еще?
▶️ 47 - 49 минуты