DocManagement with Sofia
903 subscribers
416 photos
12 videos
8 files
313 links
От хаоса в процессах — к ясным регламентам и работающей автоматизации.
Разбираю органиационный дизайн, документооборот, процессный подход, деловую коммуникацию, эталонные модели.
Пишу для аналитиков, внедренцев, ИТ-директоров.
Автор: @SofiaUlyantseva
Download Telegram
Открываю ПРЕДЗАПИСЬ на свой флагманский курс
Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

стоимость: 28 000 руб.
длительность: 16 ак/часов
результат обучения: удостоверение о повышении квалификации
отзывы: читать тут

👉 предварительная запись

Курс может быть проведен также в формате корпоративного обучения
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍41
В программах, реализуюших КЭДО, zip-контейнер формируется в логике полного комплекта документов, например, по приёму работника на работу: приказ о приёме на работу, заявление о приёме, лист ознакомления с приказом и ЛНА, трудовой договор.

Правильный ли это подход к формированию контейнера с юридической и методологической точки зрения?

Ответ:
Недостаточно данных о составе электронного документа, поэтому рассмотрю два возможных варианта.

Вариант 1.
Каждый документ, включенный в этот zip-контейнер, является самостоятельным объектом системы, и упакован в свой zip-контейнер. Комплект документов по приему на работу упакован в общий zip-контейнер, получилась матрешка.
Это правильный подход. Главное - каждый документ в своем контейнере.

Вариант 2.
В общем zip-контейнере собраны файлы перечисленных документов, которые в отдельности не являются самостоятельными объектами системы, то есть не имеют заданную Приказом Минтруда* структуру электронного кадрового документа.
Это неправильный подход

*Приказ Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"

Приказ содержит перечень обязательных структурных элементов кадрового электронного документа и формат файла.
👍3🔥2
Вам или вам?

Согласитесь, этот вопрос часто вызывает неудобство в переписке.

Большинство склоняется к обращению к одному лицу с написанием «Вы», чтобы наверняка выразить свое уважение собеседнику.

Так как писать «вы» - со сточной или прописной?

Пишу Вам …..
▪️если обращаемся к лицу старше по возрасту и выше по статусу
▪️если хотим подчеркнуть дистанцию

Пишу вам …..
▪️если обращаемся к человеку, с которым общаемся «на вы», но установили уже близкую коммуникативную дистанцию (коллега)
▪️если обращаемся к нескольким лицам
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍122🔥2
Купила книжки по вашим заказам. Напишите, пжл, в личные сообщения куда отправлять @SofiaUlyantseva
11🥰3👍2
Формы предзаписи на курсы
👍1
DocManagement with Sofia pinned «Формы предзаписи на курсы»
Рассматриваем задачу: первичные бухгалтерские документы (акты КС-2, КС-3) составлены на бум. носителе, подписаны (собственноручно) ответственными лицами (несколько подписей лиц от каждой из Сторон), отсканированы в pdf и подписаны каждой из Сторон сертификатом УКЭП с обменом через Оператора ЭДО.
Вопрос: будет ли такой документ в формате pdf считаться юридически значимым?


Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Формы актов КС-2 и КС-3 не являются обязательным ни с точки зрения бухгалтерского и налогового учета, ни с точки зрения гражданского законодательства (исключение, если их применение предусмотрено условиями договора).

Строительная организация вправе разработать свои формы актов, главное, чтобы в них содержались обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Факт передачи результатов выполненных строительно-монтажных (ремонтных) работ может также подтверждаться универсальным передаточным документом (УПД), кот.заменяет акт выполненных работ и счет-фактуру. Формат УПД утвержден приказом ФНС 19 декабря 2023 г. N ЕД-7-26/970@

Таким образом, в любом случае речь идет о документах бухгалтерского учета, для которых установлены правила их составления и оформления.

Документы бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе или в виде электронных документов. В вашем примере документ сначала создан на бумажном носителе, потом отсканирован и загружен в информационную систему в виде файла формата PDF.

Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид законодательно не предусмотрен. А в п. 24 ФСБУ 27/2021 и в письме Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693 говорится о запрете хранения экземпляров документов, полученных путем перевода с бумажного носителя в электронный вид.

ВЫВОД

Документ бухгалтерского учета, изначально составленный на бумажном носителе, а затем переведенный в электронный вид, не имеет юридической значимости.

Похожие вопросы разбирались ранее
Как подписывать договор в серисе ЭДО?
Как подписывать договор в сервисе ЭДО - продолжение
Подписание сканов документов электронной подписью
Возможно ли заключение договора путем составления электронного документа, подписанного электронной подписью одной стороной, и подписания распечатанной копии этого документа на бумажном носителе собственноручной подписью дру
👍9👏6🔥3
Евгения Наумовна Басовская — моя коллега и наставник, доктор филологических наук, профессор, заведующая кафедрой медиаречи Института Массмедиа РГГУ. Автор учебников по стилистике и литературному редактированию, специалист по современным медиатекстам.

Евгения Наумовна любезно согласилась прочитать курс практической грамотности для слушателей Академии CIO.

Никогда не скрывала, что моя успешная карьера процессного методолога, эксперта в области управления документами и цифровой трансформации управленческих процессов обусловлена уверенным владением письменной деловой речью и умением работать с текстами.

Мы с вами ежедневно находимся в ситуации деловой коммуникации: пишем служебные письма, составляем документы, делаем презентации. Компьютерно-опосредованная коммуникация успешна лишь случае грамотного изложения мысли. Ошибки ведут к неоднозначности и коммуникативной неудаче. Мы теряем время на передачу мысли и понимание сути.

Повышать качества своей речи надо постоянно. Не упустите возможность пройти первую часть курса практической грамотности под руководством профессора Евгении Наумовны Басовской.

Кратко о курсе:
▪️8 уроков
▪️домашние задания с разбором
▪️итоговая проверочная работа
▪️удостоверение о повышении квалификации

➡️программа курса
➡️предзапись
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
2👍2🤷‍♂1🔥1
Электронный документ - это вам не АБЫРВАЛГ

У нас на канале периодически возникает дискуссия о том, что считать электронным документом. Вопрос для многих так и остается открытым. Предлагаю еще раз его разобрать. Сейчас уже постараюсь все объяснить прямо «на пальцах».

Есть два подхода к определению электронного документа:

1️⃣ ЭД - это любой файл в системе; так думают, например, методисты фирмы 1С.

2️⃣ ЭД - документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью; это позиция Пленума Верховного Суда и ряда законодательных актов (ТК РФ, 273-ФЗ).

Адепты первого подхода опираются на определение из закона об информации N 149-ФЗ:

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

А что такое «документированная информация» и что такое «документ», который является основой понятия «электронный документ»?

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель (49-ФЗ).

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и метаданными, позволяющими ее идентифицировать (новая редакция терминологического ГОСТа).

Итак, «электронный документ» - это составной термин, а не индивидуализированное имя собственное. Основное слово - документ. Документ какой? Электронный. От способа создания не меняются обязательные свойства документа.

Ключевое в определении документа - реквизиты и метаданные. Файлы (сканированные или набранные в текстовом редакторе) не имеют необходимых метаданных, идентифицирующих информацию из документа.

Про метаданные и обязательные свойства документа, которых нет у файлов, напишу отдельно.

Будьте критичны к информационному шуму.
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍11🔥2😁1
Друзья, пока готовлю посты на эту неделю, напоминаю про набор на обновленную программу курса Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

стоимость: 28 000 руб.
длительность: 16 ак/часов
результат обучения: удостоверение о повышении квалификации
отзывы: читать тут

👉 предварительная запись

Курс может быть проведен также в формате корпоративного обучения
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍6🔥1
Нужен коллективный разум.
Такой вопрос сегодня мне задали

Задумались о создании системы хранения регламентирующих документов в программном продукте по аналогии с тем, как это построено в Консультант плюс, то есть:
1️⃣ храним документ со всеми изменениями и дополнениями и указанием об этом
2️⃣ все ссылки внутри нормативных документов на другие кликабельны и позволяют "проваливаться" к ним
3️⃣ система позволяет вести гибкий поиск по ключевым словам
4️⃣ в идеале подключен ИИ, который анализируя документы, позволяет выдавать концентрированный сжатый ответ на поставленный вопрос

Что думаете? Какие системы/ движки соответствуют запросу?
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
Метаданные как ключевой элемент электронного документа

Продолжение про электронный документ

Ключевое в определении документа - реквизиты и метаданные.

Реквизит документа – структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации содержащейся в документе информации. Перечень реквизитов и правила их оформления содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Метаданные – информация о документе, которая обеспечивает управление им в течение его жизненного цикла. Метаданные включают в себя реквизиты, но не ограничиваются ими.

Источники информации о метаданных:

1️⃣ ГОСТ Р 7.0.109-2024 содержит общую логическую структуру, состав метаданных документов и требования к их содержанию

2️⃣ пункт 4.11 приказа Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 содержит перечень метаданных, с которыми документ передается из СЭД в СХЭД (электронный архив)

3️⃣ приложение к приказу Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н содержит состав метаданных электронного кадрового документа

Метаданные присоединяются к документу по мере его прохождения по своему жизненному циклу. На каждом этапе обработки документа появляются метаданные, характеризующие этот этап. Нельзя скопом одномоментно собрать все необходимые метаданные и прикрепить их к документу.

Аналогия с человеком:
человек родился - получил свидетельство о рождении, потом появились записи о прививках, потом он отметился в образовательных учреждениях (детсад, школа, колледж, институт), встал на воинский учет, пошел на работу и появились записи о его трудовой деятельности, женился, родил детей - записи о детях в паспорте и так далее. Считайте, что это наши с вами метаданные.

ВЫВОД
Электронный (цифровой) документ создается изначально в информационной системе и проходит в ней полный жизненный цикл, «обрастая» необходимыми метаданными.
Сканированный образ, загруженный в систему уже после подписания, не будет иметь нужного набора метаданных.
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍7🔥3👏2
Вопрос - в компании нет экспертизы по архивному делу, но есть только один руководитель, который все про архивное дело знает. Нужно сформировать экспертную комиссию (ЭК). Председателем назначаем руководителя, а также он является секретарем. Это легитимно? Я не нашла запретов о том, что председатель ЭК может выполнять две роли в ЭК. Есть регламентация или запрет на выполнение двух ролей?

Документы организации передаются на хранение или на уничтожение только после проведения экспертизы ценности этих документов. Проводит такую экспертизу созданная в организации экспертная комиссия (ЭК).

ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения*, утвержденного руководителем организации.

Состав членов комиссии утверждается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных сотрудников. Численность ее не может быть менее трех человек**. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе и архивных (п. 4 Примерного положения*).

В состав ЭК включаются:
▪️председатель (назначается один из заместителей руководителя организации)
▪️секретарь
▪️представители службы делопроизводства и архива
▪️представители основных структурных подразделений организации

* Примерное положение об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. N 43

**Минимальный состав комиссий и нечетное число членов комиссии установлено рядом НПА, например, для комиссий по расследованию несчастных случаев на производстве (приказ Минтруда от 20 апреля 2022 г. N 223н). Наиболее близким НПА можно считать приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

ВЫВОД

В вашем вопросе акцент сделан на совмещение двух ролей в комисси, но мне кажется более важным решить вопрос с ее составом. Из вопроса неясно, сколько человек вошло в комиссию. Комиссия - это орган управления, работающий на основе коллегиальности. В ней должно быть не менее трех человек или другое нечетное количество членов
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍102
В выходные участвую в XVII Всероссийском Конгрессе CIO Congress
«Болдинская осень - 2024
с докладом «Трансформация подходов к управлению корпоративной информацией»

Организатор - Нижегородский Клуб ИТ-директоров CIO.NN при поддержке Министерства цифрового развития и связи Нижегородской области, Нижегородской Ассоциации промышленников и предпринимателей и всероссийского Союза ИТ-директоров

Выношу на обсуждение тему, которую неоднократно поднимали мы с вами на канале и планировали собрать круглый стол. На скриншоте первый слайд презентации.

▪️DocFlow или WorkFlow?
▪️Можно ли совместить на одной платформе?
▪️Есть ли на рынке решения, которые уже совмещают эти потоки информации? Какие?

Планирую собрать круглый стол на эту тему, запись вывешу отдельно

Предлагаю поучаствовать в опросе↩️
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥3👍1
Можно ли использовать одну программу для управления бизнес-процессами и документными процессами?
Anonymous Poll
53%
Да
22%
Нет
25%
Не знаю, но интересно узнать мнение других
👍2
XVII Всероссийский CIO Congress «Болдинская осень - 2024» в Нижнем Новгороде

Нижегородский Клуб ИТ-директоров | CIO Club N-Novgorod под руководством Квасова Александра Сергеевича существует с 2008 года и объединяет руководителей ИТ служб региона.

Традиционно каждой осенью в формате семейного мероприятия собирается конгресс «Болдинская осень».

В этом году в деловой части методологию цифровой трансформации и подходы к обучению ИТ-менеджеров представил Николай Вяткин, новый председатель правления Клуба ИТ-директоров Санкт-Петербурга «SPB CIO Club».

Андрей Грузинов, ведущий инженер АО «Лаборатории Касперского» рассказал как выстроить защиту корпоративной IT-инфраструктуры с линейкой продуктов Kaspersky Symphony.

И мы с проф. Борисом Славиным выступили от кафедры бизнес-информатики Финансового университета.

Борис Славин вынес на обсуждение коллег результат исследования проекта внедрения цифрового рубля, выполненного ФУ по заказу Банка России.

О своем докладе писала ранее. ИТ-директора высказались в пользу единых платформ для DocFlow и WorkFlow и согласились, что на сегодня таких платформ нет, а задача решается путем собственных разработок.
6👍2
22 октября - старт третьего потока курса
Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

стоимость: 28 000 руб.
длительность: 16 ак/часов
результат обучения: удостоверение о повышении квалификации
отзывы: читать тут
регламент: восемь занятий по будням с 19:00 до 20:30

👉 запись и оплата: на странице курса


Что вы упускаете:

• 8 уроков, насыщенных материалами
• 40 обсуждаемых тем
• много практических примеров из реальных проектов
• домашние задания с разборами
• общение в чате со слушателями из разных организаций, обмен опытом, живые обсуждения

Выпускники курса получают одну бесплатную попытку сдачи экзамена на сертификат по применению стандарта «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»*

* Сертифицирующий центр - Союз ИТ-директоров
Дата начала сертификации будет объявлена на канале
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍3🔥2