С 1 сентября полномочия представителей организаций и ИП при подписании документов с помощью УКЭП обязательно подтверждаются МЧД

✖️использовать УКЭП юридического лица сотрудники больше не вправе

✔️надо использовать только свою личную подпись физического лица, которая не привязана к компании.

31 августа закончился срок действия переходных правил, которые допускали использование представителем организации (не руководителем) УКЭП юридического лица без представления машиночитаемой доверенности в электронной форме (МЧД).

Речь идет о выданных до 31 августа прошлого года коммерческими удостоверяющими центрами УКЭП, в сертификатах которых представители по доверенности указывались в качестве владельца подписи, наряду с самим юридическим лицом. Переходные правила допускали также использование до 31 августа 2024 года представителями ИП своих собственных УКЭП без представления МЧД.

С 1 сентября порядок подтверждения полномочий представителя должен соответствовать общим требованиям Закона об электронной подписи:

📌при подписании электронного документа от имени организации или ИП представитель использует УКЭП, выданную на его имя

📌его полномочия удостоверяются МЧД, подписанной УКЭП представляемого лица

Требования к форме МЧД определяются операторами государственных и муниципальных информационных систем, в которых используются подписанные УКЭП документы (статьи 17.2 и 17.3 Закона об электронной подписи)

При отсутствии специальных требований применяется форма доверенности, формируемая Минцифры России на портале Госуслуг

Для удобства работы с МЧД ФНС России создала специализированный портал, на котором можно
▪️создать доверенность в едином формате для обмена как с государственными органами, так и между хозяйствующими субъектами
▪️проверить доверенность, созданную в сторонних сервисах

Вакансия в компании ТОП-1 в отрасли на рынке РФ и СНГ
Руководитель проекта по развитию делопроизводства

Задачи:
▪️развивать процессы методологической экспертизы ОРД /ЛНА и комплекта документов к ним на соответствие требованиям к содержанию и структуре документа
▪️координировать разработку технического задания и автоматизацию процессов на базе 1С:Документооборота
▪️разрабатывать и курировать утверждение ЛНА и ОРД
▪️организовывать проведение обучения (индивидуальное / в составе проектной команды), разработку обучающих материалов)
▪️сопровождать внедрение новых процессов в работу структурных подразделений
▪️оказывать консультационно-методическую поддержку работникам по вопросам разработки и актуализации ОРД и ЛНА

Необходимый опыт и образование:
▪️профильное образование по направлению «Делопроизводство» / повышение квалификации
▪️сертификат по работе в 1С:Документообороте
▪️сертификат по проектному управлению
▪️2-3 года по направлению в проектах по автоматизации делопроизводства в крупных компаниях

📞 Контакт для связи:
+7 495 744 70 93 #5246

Правильный ответ:
Реквизит "дата составления" электронного документа - 01.09.2024

Даты, которые есть у электронного документа:
*️⃣формирования файла электронного документа исполнителем / заказчиком (информация о документе)
*️⃣составления электронного документа (реквизит документа)
*️⃣фактической отправки электронного документа оператору
*️⃣подписания электронной подписью:
▪️составителем (исполнителем)
▪️получателем (заказчиком)

Дата подписания электронного документа фиксируется информационной системой и имеет значение лишь для подтверждения действительности сертификата электронной подписи на момент подписания (п. 2 ст. 11 Закона N 63-ФЗ), но не для указания периода совершения хозяйственной операции.

Дата (реквизит) первичного учетного документа - дата составления (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни или сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 21 Стандарта Концептуальные основы…).

Даты составления и подписания документа могут отличаться.

В ст. 9 Закона N 402-ФЗ перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа:

1) наименование документа
2) дата составления документа
3) наименование организации-составителя документа
4) содержание факта хозяйственной жизни (кто, кому, на каком основании, в каком объеме, когда и что сделал)
5) 💲
6) должности лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление
7) подписи лиц из пункта 6

Таким образом, дата хозяйственной операции отражается в обязательных реквизитах (пункт 4), а дата формирования подписи - нет, поэтому она не определяет факт хозяйственной операции и не является реквизитом документа «дата».

Открываю ПРЕДЗАПИСЬ на свой флагманский курс
Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

стоимость: 28 000 руб.
длительность: 16 ак/часов
результат обучения: удостоверение о повышении квалификации
отзывы: читать тут

👉 предварительная запись

Курс может быть проведен также в формате корпоративного обучения

Вам или вам?

Согласитесь, этот вопрос часто вызывает неудобство в переписке.

Большинство склоняется к обращению к одному лицу с написанием «Вы», чтобы наверняка выразить свое уважение собеседнику.

Так как писать «вы» - со сточной или прописной?

Пишу Вам …..
▪️если обращаемся к лицу старше по возрасту и выше по статусу
▪️если хотим подчеркнуть дистанцию

Пишу вам …..
▪️если обращаемся к человеку, с которым общаемся «на вы», но установили уже близкую коммуникативную дистанцию (коллега)
▪️если обращаемся к нескольким лицам

Евгения Наумовна Басовская — моя коллега и наставник, доктор филологических наук, профессор, заведующая кафедрой медиаречи Института Массмедиа РГГУ. Автор учебников по стилистике и литературному редактированию, специалист по современным медиатекстам.

Евгения Наумовна любезно согласилась прочитать курс практической грамотности для слушателей Академии CIO.

Никогда не скрывала, что моя успешная карьера процессного методолога, эксперта в области управления документами и цифровой трансформации управленческих процессов обусловлена уверенным владением письменной деловой речью и умением работать с текстами.

Мы с вами ежедневно находимся в ситуации деловой коммуникации: пишем служебные письма, составляем документы, делаем презентации. Компьютерно-опосредованная коммуникация успешна лишь случае грамотного изложения мысли. Ошибки ведут к неоднозначности и коммуникативной неудаче. Мы теряем время на передачу мысли и понимание сути.

Повышать качества своей речи надо постоянно. Не упустите возможность пройти первую часть курса практической грамотности под руководством профессора Евгении Наумовны Басовской.

Кратко о курсе:
▪️8 уроков
▪️домашние задания с разбором
▪️итоговая проверочная работа
▪️удостоверение о повышении квалификации

➡️программа курса
➡️предзапись

Электронный документ - это вам не АБЫРВАЛГ

У нас на канале периодически возникает дискуссия о том, что считать электронным документом. Вопрос для многих так и остается открытым. Предлагаю еще раз его разобрать. Сейчас уже постараюсь все объяснить прямо «на пальцах».

Есть два подхода к определению электронного документа:

1️⃣ ЭД - это любой файл в системе; так думают, например, методисты фирмы 1С.

2️⃣ ЭД - документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью; это позиция Пленума Верховного Суда и ряда законодательных актов (ТК РФ, 273-ФЗ).

Адепты первого подхода опираются на определение из закона об информации N 149-ФЗ:

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

А что такое «документированная информация» и что такое «документ», который является основой понятия «электронный документ»?

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель (49-ФЗ).

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и метаданными, позволяющими ее идентифицировать (новая редакция терминологического ГОСТа).

Итак, «электронный документ» - это составной термин, а не индивидуализированное имя собственное. Основное слово - документ. Документ какой? Электронный. От способа создания не меняются обязательные свойства документа.

Ключевое в определении документа - реквизиты и метаданные. Файлы (сканированные или набранные в текстовом редакторе) не имеют необходимых метаданных, идентифицирующих информацию из документа.

Про метаданные и обязательные свойства документа, которых нет у файлов, напишу отдельно.

Будьте критичны к информационному шуму.

Друзья, пока готовлю посты на эту неделю, напоминаю про набор на обновленную программу курса Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

стоимость: 28 000 руб.
длительность: 16 ак/часов
результат обучения: удостоверение о повышении квалификации
отзывы: читать тут

👉 предварительная запись

Курс может быть проведен также в формате корпоративного обучения

Нужен коллективный разум.
Такой вопрос сегодня мне задали

Задумались о создании системы хранения регламентирующих документов в программном продукте по аналогии с тем, как это построено в Консультант плюс, то есть:
1️⃣ храним документ со всеми изменениями и дополнениями и указанием об этом
2️⃣ все ссылки внутри нормативных документов на другие кликабельны и позволяют "проваливаться" к ним
3️⃣ система позволяет вести гибкий поиск по ключевым словам
4️⃣ в идеале подключен ИИ, который анализируя документы, позволяет выдавать концентрированный сжатый ответ на поставленный вопрос

Что думаете? Какие системы/ движки соответствуют запросу?

Метаданные как ключевой элемент электронного документа

Продолжение про электронный документ

Ключевое в определении документа - реквизиты и метаданные.

Реквизит документа – структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации содержащейся в документе информации. Перечень реквизитов и правила их оформления содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Метаданные – информация о документе, которая обеспечивает управление им в течение его жизненного цикла. Метаданные включают в себя реквизиты, но не ограничиваются ими.

Источники информации о метаданных:

1️⃣ ГОСТ Р 7.0.109-2024 содержит общую логическую структуру, состав метаданных документов и требования к их содержанию

2️⃣ пункт 4.11 приказа Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 содержит перечень метаданных, с которыми документ передается из СЭД в СХЭД (электронный архив)

3️⃣ приложение к приказу Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н содержит состав метаданных электронного кадрового документа

Метаданные присоединяются к документу по мере его прохождения по своему жизненному циклу. На каждом этапе обработки документа появляются метаданные, характеризующие этот этап. Нельзя скопом одномоментно собрать все необходимые метаданные и прикрепить их к документу.

Аналогия с человеком:
человек родился - получил свидетельство о рождении, потом появились записи о прививках, потом он отметился в образовательных учреждениях (детсад, школа, колледж, институт), встал на воинский учет, пошел на работу и появились записи о его трудовой деятельности, женился, родил детей - записи о детях в паспорте и так далее. Считайте, что это наши с вами метаданные.

ВЫВОД
Электронный (цифровой) документ создается изначально в информационной системе и проходит в ней полный жизненный цикл, «обрастая» необходимыми метаданными.
Сканированный образ, загруженный в систему уже после подписания, не будет иметь нужного набора метаданных.

Вопрос - в компании нет экспертизы по архивному делу, но есть только один руководитель, который все про архивное дело знает. Нужно сформировать экспертную комиссию (ЭК). Председателем назначаем руководителя, а также он является секретарем. Это легитимно? Я не нашла запретов о том, что председатель ЭК может выполнять две роли в ЭК. Есть регламентация или запрет на выполнение двух ролей?

Документы организации передаются на хранение или на уничтожение только после проведения экспертизы ценности этих документов. Проводит такую экспертизу созданная в организации экспертная комиссия (ЭК).

ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения*, утвержденного руководителем организации.

Состав членов комиссии утверждается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных сотрудников. Численность ее не может быть менее трех человек**. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе и архивных (п. 4 Примерного положения*).

В состав ЭК включаются:
▪️председатель (назначается один из заместителей руководителя организации)
▪️секретарь
▪️представители службы делопроизводства и архива
▪️представители основных структурных подразделений организации

* Примерное положение об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. N 43

**Минимальный состав комиссий и нечетное число членов комиссии установлено рядом НПА, например, для комиссий по расследованию несчастных случаев на производстве (приказ Минтруда от 20 апреля 2022 г. N 223н). Наиболее близким НПА можно считать приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

ВЫВОД

В вашем вопросе акцент сделан на совмещение двух ролей в комисси, но мне кажется более важным решить вопрос с ее составом. Из вопроса неясно, сколько человек вошло в комиссию. Комиссия - это орган управления, работающий на основе коллегиальности. В ней должно быть не менее трех человек или другое нечетное количество членов