Правительство создает полную базу данных обо всех требованиях, закрепленных в нормативных актах и проверяемых в ходе контрольно-надзорных мероприятий

Документооборот относится к сфере деятельности, которая сильно зарегулирована. И именно через призму внешнего контроля и надзора мы с вами рассматриваем здесь организацию системы управления документами.

Сам по себе документооборот бизнесу, предприятию не нужен. Поэтому все разговоры о том, что СЭД/ECM должны решать задачи бизнеса, считаю манипуляцией либо следствием незнания предметной области.

Каждый документ создается на основании какого-либо требования регулятора. Соответственно, к этому документу есть нормы, как он должен быть составлен, кем подписан, как долго его надо хранить и кому отправить или предъявить по запросу.

Бизнесу все это даром не надо. Это сопутствующие процессы, создающие дополнительную нагрузку.

Значимый коммерческий результат создается бизнес-процессами (БП) – здесь и находится интерес бизнес-подразделений. БП уникальны и не имеют внешнего регулирования.

Каждый БП сопровождается документными процессами (ДП), которые обременены регуляторными требованиями.

Соответственно, выстраивание и сопровождение БП и ДП – задачи разные, реализуемые разными инструментами.

Вендоры продают нам с вами идею, что БП и ДП неразделимы, это одно и то же. Для вендора так удобно, для нас с вами – нет.

Итак, ДП характеризуются наличием регуляторных требований. Есть разные способы отслеживания норм, все они достаточно трудозатратны, так как нет одного источника правил работы с документами.

В 2021 году был создан Реестр обязательных требований в целях обеспечения прозрачности норм и правил, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности.

Реестр содержит:
▪️обязательное требование
▪️кто обязан его соблюдать
▪️каким актом оно утверждено (со ссылкой на портал правовой информации)
▪️форму оценки соблюдения обязательного требования
▪️ответственность за его несоблюдение и пр.

Реестр реализован в виде информационной системы и объединён с другими системами в сфере контрольно-надзорной деятельности. Идея заключается в жёсткой цифровой привязке требований ко всем проверкам, которые проводятся на федеральном уровне.

Ответственный за ведение Реестра – Минцифры, а за наполнение – уполномоченные ФОИВ и организации.

Насколько удобно пользоваться Реестром, проверю. Опубликую несколько постов на основе Реестра и вместе сделаем вывод.

Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2021 г. N 128
"Об утверждении Правил формирования, ведения и актуализации реестра обязательных требований"

Друзья, коллеги, еще одна вакансия

Компания «Сбербанк страхование» заинтересована в специалистах, прошедших обучение

⏺по программе Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

⏺на моих программах в МФТИ, РАНХиГС, РГГУ

На текущий момент мы ищем аналитика в команду и хотелось бы рассмотреть на открытую вакансию студентов, прошедших ваш курс. Хотим усилить команду специалистом с хорошей теоретической базой, правовой и архитектурной, пониманием эталонной модели😉 и решений, которые есть на рынке.

Команда занимается автоматизацией бизнес-процессов связанных с электронным документооборотом страховой компании, разработкой и внедрением системы облачного S3-хранилища документов и файлового контента.

Описание вакансии
Контакт ➡️ @vokroog

Управление документами …. рисками … сроками хранения …. номенклатурой дел … Стоп! Надо ли управлять номенклатурой дел?

Компания ELMA представила модуль «Управление номенклатурой дел».
Вопрос: надо ли управлять номенклатурой дел?

Номенклатура дел – это учетный документ, который закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения.

Иначе можно сказать, что номенклатура дел
📌 это справочник-классификатор, содержащий сведения о сроках хранения для классификационных единиц (единиц хранения);
📌 вспомогательный инструмент для управления сроками хранения документов

Номенклатура дел не требует управления собой. Сложность для предприятия заключается в первичной разработке номенклатуры дел. Далее НД требует не управления, а ежегодной актуализации - это делопроизводственная процедура, хорошо знакомая сотрудникам служб ДОУ.

Вторая задача, связанная с НД, – это актуализация в период автоматизации документооборота. На этом этапе НД требует переработки, но, опять же, не управления собой.

Напомню значение понятий субъект, объект, предмет

Субъект – тот, кто управляет (руководство, ответственный сотрудник) или устройство, инструмент, осуществляющий управление

Объект – тот на кого / на что оказывается воздействие (совокупность документов предприятия, риски, процессы и т.д.)

Предмет – более узкое понятие по отношению к объекту; предмет характеризует, детализирует объект (сроки хранения для документов, риски для документных процессов и т.д.)

Итак, номенклатура дел является субъектом по отношению к документам (объект управления) и срокам хранения документов (предмет управления).

Возведение одного из ряда учетных документов в статус модуля программы считаю ошибочным. Если следовать этой логике, то есть еще ряд учетных документов, которые тоже должны стать модулями, так?

Учебник поступил в продажу в книжную лавку «У Кентавра».
Цена 850₽.

Адрес магазина:
Москва, Миусская площадь, дом 6, корпус 6, РГГУ, книжная лавка РГГУ «У Кентавра»
Часы работы: пн — пт: с 11:00 до 20:00 сб: с 11:00 до 18:00 вск: выходной день

Я могу купить учебник под заказ и отправить в другой город, оставляйте заявки под этим постом ⬇️

Электронная версия не планируется 😔

В День знаний говорим про обучение
На этой неделе открою предзапись на курсы Академии CIO. Отдельную запись сделаю на корпоративное обучение

Накопились вопросы про содержание и результат обучения курса Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков 36 ак/часов

Отвечаю сразу на все вопросы.

Программа сформирована по тематическим направлениям и целевым группам

Программа курса для вендоров и интеграторов разработчики ПО, специалисты по внедрению, бизнес-аналитики и архитекторы

Цели:
⏺сформировать у технарей системное представление о документообороте
⏺изменить подходы к проектированию СЭД и СХЭД
⏺перейти от внедрений по требованиям к внедрению по технологии эталонной модели и снизить себестоимость проекта

Для этого:
▪️рассматриваем документооборот в контексте управления рисками
▪️формируем модель идентификации рисков, модель проблем и план мероприятий по работе с рисками
▪️рассматриваем унификацию, стандартизацию и формализацию документов как базовые практические приемы при постановке документооборота
▪️фиксируем основных регуляторов документооборота, учимся читать и трактовать нормативку
▪️разбираем понятие документа с правовой и технической стороны (элементы электронного документа, признаки юридической значимости и отсюда требования к СЭД)
▪️знакомимся с технологией эталонной модели - типовой жизненный цикл документа, архитектура СЭД, типовые настройки
▪️изучаем практические приемы аудита и формирования целевой модели - конкретные пошаговые алгоритмы выполнения этих работ
▪️и разбираем подходы и варианты хранения электронных документов


Программа курса для заказчиков
работники служб делопроизводства, участники рабочих групп по внедрению СЭД

Цели:
⏺сформировать требования к СЭД
⏺объективно оценить состояние документооборота на своем предприятии
⏺уметь применить технологию эталонной модели к своему документообороту и снизить нагрузку на сотрудников при внедрении СЭД

Для этого:
▪️определяем место управления документами с системе управления предприятием, ставим цели работы службы делопроизводства и повышаем её значимость
▪️показываем потенциал документных процессов в работе по снижению рисков и повышении производительности труда административного персонала
▪️обновляем знания нормативки и дополняем новыми
▪️используем приемы унификации и стандартизации к своим документам и процессам их обработки
▪️оптимизируем процессы работы с документами, готовим их к автоматизации, учимся применять эталонную модель
▪️и разбираем подходы и варианты хранения электронных документов

Практическое сквозное задание:
Выполняем комплекс методических работ по этой схеме: описываем с помощью ряда аналитических форм виды документов, их атрибуты, модели документных процессов AS IS и TO BE, формируем рекомендации и перечень изменений. В итоге получаем целевую модель, защищаем ее перед заказчиком

И общий концепт программы:
📌методология предметной области первична
📌системно-ориентированная методология, продвигаемая вендорами, - это маркетинг, решающий исключительно коммерческие задачи производителей ПО
📌себестоимость проектов автоматизации документооборота может быть В РАЗЫ дешевле, если применять технологию эталонной модели

С 1 сентября полномочия представителей организаций и ИП при подписании документов с помощью УКЭП обязательно подтверждаются МЧД

✖️использовать УКЭП юридического лица сотрудники больше не вправе

✔️надо использовать только свою личную подпись физического лица, которая не привязана к компании.

31 августа закончился срок действия переходных правил, которые допускали использование представителем организации (не руководителем) УКЭП юридического лица без представления машиночитаемой доверенности в электронной форме (МЧД).

Речь идет о выданных до 31 августа прошлого года коммерческими удостоверяющими центрами УКЭП, в сертификатах которых представители по доверенности указывались в качестве владельца подписи, наряду с самим юридическим лицом. Переходные правила допускали также использование до 31 августа 2024 года представителями ИП своих собственных УКЭП без представления МЧД.

С 1 сентября порядок подтверждения полномочий представителя должен соответствовать общим требованиям Закона об электронной подписи:

📌при подписании электронного документа от имени организации или ИП представитель использует УКЭП, выданную на его имя

📌его полномочия удостоверяются МЧД, подписанной УКЭП представляемого лица

Требования к форме МЧД определяются операторами государственных и муниципальных информационных систем, в которых используются подписанные УКЭП документы (статьи 17.2 и 17.3 Закона об электронной подписи)

При отсутствии специальных требований применяется форма доверенности, формируемая Минцифры России на портале Госуслуг

Для удобства работы с МЧД ФНС России создала специализированный портал, на котором можно
▪️создать доверенность в едином формате для обмена как с государственными органами, так и между хозяйствующими субъектами
▪️проверить доверенность, созданную в сторонних сервисах

Вакансия в компании ТОП-1 в отрасли на рынке РФ и СНГ
Руководитель проекта по развитию делопроизводства

Задачи:
▪️развивать процессы методологической экспертизы ОРД /ЛНА и комплекта документов к ним на соответствие требованиям к содержанию и структуре документа
▪️координировать разработку технического задания и автоматизацию процессов на базе 1С:Документооборота
▪️разрабатывать и курировать утверждение ЛНА и ОРД
▪️организовывать проведение обучения (индивидуальное / в составе проектной команды), разработку обучающих материалов)
▪️сопровождать внедрение новых процессов в работу структурных подразделений
▪️оказывать консультационно-методическую поддержку работникам по вопросам разработки и актуализации ОРД и ЛНА

Необходимый опыт и образование:
▪️профильное образование по направлению «Делопроизводство» / повышение квалификации
▪️сертификат по работе в 1С:Документообороте
▪️сертификат по проектному управлению
▪️2-3 года по направлению в проектах по автоматизации делопроизводства в крупных компаниях

📞 Контакт для связи:
+7 495 744 70 93 #5246

Правильный ответ:
Реквизит "дата составления" электронного документа - 01.09.2024

Даты, которые есть у электронного документа:
*️⃣формирования файла электронного документа исполнителем / заказчиком (информация о документе)
*️⃣составления электронного документа (реквизит документа)
*️⃣фактической отправки электронного документа оператору
*️⃣подписания электронной подписью:
▪️составителем (исполнителем)
▪️получателем (заказчиком)

Дата подписания электронного документа фиксируется информационной системой и имеет значение лишь для подтверждения действительности сертификата электронной подписи на момент подписания (п. 2 ст. 11 Закона N 63-ФЗ), но не для указания периода совершения хозяйственной операции.

Дата (реквизит) первичного учетного документа - дата составления (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни или сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 21 Стандарта Концептуальные основы…).

Даты составления и подписания документа могут отличаться.

В ст. 9 Закона N 402-ФЗ перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа:

1) наименование документа
2) дата составления документа
3) наименование организации-составителя документа
4) содержание факта хозяйственной жизни (кто, кому, на каком основании, в каком объеме, когда и что сделал)
5) 💲
6) должности лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление
7) подписи лиц из пункта 6

Таким образом, дата хозяйственной операции отражается в обязательных реквизитах (пункт 4), а дата формирования подписи - нет, поэтому она не определяет факт хозяйственной операции и не является реквизитом документа «дата».

Открываю ПРЕДЗАПИСЬ на свой флагманский курс
Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

стоимость: 28 000 руб.
длительность: 16 ак/часов
результат обучения: удостоверение о повышении квалификации
отзывы: читать тут

👉 предварительная запись

Курс может быть проведен также в формате корпоративного обучения