Продолжаю публиковать переписку с региональными архивами по вопросу хранения электронных документов. Начало здесь
Запрос от организации-источника комплектования все тот же:
▪️ организация готова переводить документы долговременного срока хранения в электронный вид;
▪️ готов ли государственный архив принимать на хранение электронные документы?
Забегая вперед — нет, не готов. Аргументы:
Здесь буду обращаться к коллегам из ВНИИДАД — проведите образовательные мероприятия для региональных руководителей.
Почему руководитель регионального архива утверждает, что возможность перевода документов в электронный должна быть предусмотрена действующим законодательством? Я понимаю, что директор архива пытается апеллировать к отсутствию точного списка документов для перевода в электронный вид, но и без него есть Закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Разве он не предусматривает создание документа в электронном виде?
А статья 22.1. ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»? Не устанавливает возможность перевода кадровой документации в электронный вид? КЭДО - реальность сегодняшнего дня. Архивы обязаны быть готовы к приему документов по личному составу в электронном виде.
Отсылка к проекту Перечня некорректна. Нельзя в действующей практике ссылаться на правотворческие инициативы, опираться надо на действующую нормативно-правовую базу.
Что касается Перечня, то вряд ли такой документ будет утвержден, так как он в корне противоречит национальной программе «Цифровая экономика Российской Федерации» и ряду НПА, например, Приказу Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе», в котором коллективный договор отнесен к документам, которые издаются в электронном виде, а в перечне Росархива этот же документ отнесен к списку издаваемых только на бумаге.
ВЫВОД
1️⃣ Аргументация директора архива слабая и некорректная.
2️⃣ Технической возможности принимать электронные документы у регионального архива нет, но объяснить источнику комплектования, а почему нет и что делать, архив не может — не хватает компетенций.
СОВЕТ
Источники комплектования могут обратиться в НИИ «ВОСХОД» - разработчик ГИС ЦХЭД
Техническая поддержка
8 (800) 500-85-92
eadsc_support@voskhod.ru
PS всю имеющуюся переписку передаю коллегам во ВНИИДАД
Запрос от организации-источника комплектования все тот же:
Забегая вперед — нет, не готов. Аргументы:
Перечень видов документов, которые можно переводить в электронный вид, нормативно не определен.
В 2021 году Росархивом разработан проект Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного Фонда РФ, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе (далее — Перечень). С утверждением Перечня будет решен вопрос о видах документов, которые могут создаваться исключительно в бумажном или электронном виде.
На данный момент возможность создания того или иного вида управленческих документов постоянного срока хранения и документов по личному составу исключительно в электронном виде должна быть предусмотрена действующим законодательством.
Здесь буду обращаться к коллегам из ВНИИДАД — проведите образовательные мероприятия для региональных руководителей.
Почему руководитель регионального архива утверждает, что возможность перевода документов в электронный должна быть предусмотрена действующим законодательством? Я понимаю, что директор архива пытается апеллировать к отсутствию точного списка документов для перевода в электронный вид, но и без него есть Закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Разве он не предусматривает создание документа в электронном виде?
А статья 22.1. ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»? Не устанавливает возможность перевода кадровой документации в электронный вид? КЭДО - реальность сегодняшнего дня. Архивы обязаны быть готовы к приему документов по личному составу в электронном виде.
Отсылка к проекту Перечня некорректна. Нельзя в действующей практике ссылаться на правотворческие инициативы, опираться надо на действующую нормативно-правовую базу.
Что касается Перечня, то вряд ли такой документ будет утвержден, так как он в корне противоречит национальной программе «Цифровая экономика Российской Федерации» и ряду НПА, например, Приказу Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе», в котором коллективный договор отнесен к документам, которые издаются в электронном виде, а в перечне Росархива этот же документ отнесен к списку издаваемых только на бумаге.
ВЫВОД
СОВЕТ
Источники комплектования могут обратиться в НИИ «ВОСХОД» - разработчик ГИС ЦХЭД
Техническая поддержка
8 (800) 500-85-92
eadsc_support@voskhod.ru
PS всю имеющуюся переписку передаю коллегам во ВНИИДАД
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍10🤔2
Как подписывать договор в серисе ЭДО?
Клиент обратился с вопросом: правильно ли перед загрузкой договора в сервис ЭДО получить собственноручную подпись уполномоченного лица, поставить печать, отсканировать и потом направить документ, подписав его электронной подписью?
К вопросу была приложена переписка с оператором ЭДО.
Клиент:
Диадок:
Клиент:
Диадок:
Комментарий опубликую завтра. Предлагаю пока обсудить и проголосовать
Клиент обратился с вопросом: правильно ли перед загрузкой договора в сервис ЭДО получить собственноручную подпись уполномоченного лица, поставить печать, отсканировать и потом направить документ, подписав его электронной подписью?
К вопросу была приложена переписка с оператором ЭДО.
Клиент:
Направляем по ЭДО скан договора, на котором есть и собственноручная подпись, и УКЭП - какие риски для меня, как для контрагента, могут возникнуть, если со своей стороны я подпишу такой договор только УКЭП?
Диадок:
Согласно ст.6 63-ФЗ "Об электронной подписи", электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, является юридически значимым. При этом документ должен быть подписан либо с двух сторон электронной подписью, либо также с двух сторон на бумаге. В данном случае рукописная подпись не будет иметь юридической силы, если документ подписан обеими сторонами КЭП.
Клиент:
Вопрос у меня был в том, что он же фактически не электронный. Это скан бумажного документа, он не является оригиналом, по сути, и то, что его отсканировали и отправили по ЭДО, не делает его электронным
Диадок:
Электронным документ делает не файл, так как они могут быть разного формата, а способ отправки и подписание. Но если вас смущает данный документ, попросите контрагента переотправить его без рукописной подписи в содержании.
Комментарий опубликую завтра. Предлагаю пока обсудить и проголосовать
👍2🤔1
Договор с собственноручной подписью, отсканированный, подписанный электронной подписью и направленный по ЭДО
Anonymous Poll
20%
Является подлинным электронным документом
67%
Является сканированным образом бумажного документа, подлинник остается на бумажном носителе
14%
Не знаю, хочу посмотреть ответы
➡️начало
Итак, оператор ЭДО выступает за то, что любой объект, подписанный электронной подписью, и направленый через защищенный канал связи, является подлинным электронным документом.
Аргумент: документ, подписанный с двух сторон электронной подписью является юридически значимым
Что не так с этим аргументом?
Документ - это не просто файл с произвольными характеристиками, подписанный ЭП и отправленный по ЭДО. А именно это и утверждает представитель оператора:
Исходить надо из определения подлинного документа и его обязательных свойств.
Электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251)
Определение не закреплено на уровне ФЗ, но формулировка включена в ряд НПА, что говорит о ее практическом применение в правовом поле см. скриншот в комментарии⤵️
Подлинник – первый или единственный экземпляр документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013)
Обязательные свойства документа
достоверность, аутентичность, целостность и пригодность для использования
1️⃣ имеет обязательный набор реквизитов для данного вида документа
2️⃣ реквизиты правильно оформлены
3️⃣ определенный формат файла (если он задан для конкретного вида документа)
4️⃣ является первым и единственным экземпляром (подлинником)
5️⃣ подписан уполномоченным на это лицом
6️⃣ подписан в то время, которое указано в документе
7️⃣ подпись валидна
ВЫВОД
Договор с собственноручной подписью, отсканированный, подписанный электронной подписью и направленный по ЭДО не является подлинным электронным документом. Это незаверенная копия, не имеющая юридической значимости
Обоснование
✔️ договор подписан на бумажном носителе, значит первый бумажный экземпляр и есть подлинник (из определения подлинника в терминологическом стандарте)
✔️ договор подписан на бумажном носителе, значит не является электронным документом (из определения электронного документа в приказе Судебного департамента)
Итак, оператор ЭДО выступает за то, что любой объект, подписанный электронной подписью, и направленый через защищенный канал связи, является подлинным электронным документом.
Аргумент: документ, подписанный с двух сторон электронной подписью является юридически значимым
Что не так с этим аргументом?
Документ - это не просто файл с произвольными характеристиками, подписанный ЭП и отправленный по ЭДО. А именно это и утверждает представитель оператора:
Электронным документ делает не файл, так как они могут быть разного формата, а способ отправки и подписание
Исходить надо из определения подлинного документа и его обязательных свойств.
Электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251)
Определение не закреплено на уровне ФЗ, но формулировка включена в ряд НПА, что говорит о ее практическом применение в правовом поле см. скриншот в комментарии
Подлинник – первый или единственный экземпляр документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013)
Обязательные свойства документа
достоверность, аутентичность, целостность и пригодность для использования
ВЫВОД
Договор с собственноручной подписью, отсканированный, подписанный электронной подписью и направленный по ЭДО не является подлинным электронным документом. Это незаверенная копия, не имеющая юридической значимости
Обоснование
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
Telegram
DocManagement with Sofia
Как подписывать договор в серисе ЭДО?
Клиент обратился с вопросом: правильно ли перед загрузкой договора в сервис ЭДО получить собственноручную подпись уполномоченного лица, поставить печать, отсканировать и потом направить документ, подписав его электронной…
Клиент обратился с вопросом: правильно ли перед загрузкой договора в сервис ЭДО получить собственноручную подпись уполномоченного лица, поставить печать, отсканировать и потом направить документ, подписав его электронной…
👍9🔥5😱2
Осторожно, мошенники!
У меня в распоряжении появился документ, на примере которого мы научимся распознавать мошенников.
Алгоритм проверки входящего документа с сомнительным содержанием
1️⃣ Бланк
✖️ эмблема не используется в цвете
✖️ наименование вышестоящей организации - ФСБ РОССИИ вместо ФСБ России
✖️ сокращенное наименование территориального подразделения - УФСБ России по Московской области вместо УФСБ РФ по г.Москве и МО
✖️ дата и регистрационный номер документа - отсутствуют
2️⃣ Реквизит «Адресат»
✔️ При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже и включает наименование организации и ФИО должностного лица
✔️ Генеральному директору ООО «Делис Архив» Авдюшину Д.А.
✖️ Уважаемый Авдюшин Денис Александрович
3️⃣ Реквизит «Заголовок к тексту»
✔️ Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"
✖️ Заголовок в примере содержит какой-то приказ в кавычках
4️⃣ Реквизит «Подпись»
✔️ Для документа на бумажном носителе подпись включает наименование должности, собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.
✔️ Для электронного документа на файле визуализации проставляется отметка об электронной подписи на месте собственноручной (и вместо собственноручной)
В нашем примере:
✖️ подпись содержит наименование организации (ошибка)
✖️ инициалы расположены после фамилии, а должны быть перед фамилией
✖️ фамилия с инициалами (расшифровка подписи) неправильно расположена - должна располагаться справа от наименования должности
✖️ фраза «Документ подписан ФСБ России посредством зашифрованного Канала Связи» абсурдна:
▪️ неизвестная сущность «зашифрованный Канал Связи»
▪️ документ подписывает должностное лицо, а не ФСБ
▪️ фраза избыточна, так как реквизит 23 «Отметка об электронной подписи» уже содержит фразу «Документ подписан электронной подписью»
✖️ в произвольном месте располагается собственноручная подпись в дополнение к отметке об электронной подписи; подпись ставится только одна - собственноручная либо электронная
✖️ отметка об электронной подписи должна содержать полные фамилию, имя и отчество владельца
✖️ смущает двухлетний срок действия сертификата
✖️ печать не ставится на письмах
5️⃣ Реквизит «Текст документа»
В нашем примере ошибка в каждой строчке. Например:
✖️ «приказом ФСБ проводится проверка учреждения» - проверка не проводится приказом
✖️ «выявление причин утечки информации» - для выявления каких-либо причин инцидента сначала должен быть официально зафиксирован сам инцидент, об этом не говорится
✖️ ООО - не учреждение, а коммерческая организация
✖️ архив данных - неизвестная сущность, такого термина нет
✖️ «на основании заявления от Федеральной службы по финансовому мониторингу» - заявление не «ОТ», а «КОГО?», не указаны реквизиты заявления
✖️ «возбуждено уголовное дело» - кем? когда? для чего эта информация директору «Делис Архива»?
✖️ «ведется закрытое расследование» - а есть открытые расследования?
✖️ Уголовного Кодекса Российской Федерации вместо Уголовного кодекса Российской Федерации (а в настоящем письме было бы написано УК РФ)
Главное - зачем писали? Что хотели сказать? В настоящем письме из госоргана была бы четко сформулирована цель обращения: назначена проверка, даты проверки, предмет проверки, как обеспечить работу проверяющих
Мошенников выдают ошибки, учитесь их распознавать
У меня в распоряжении появился документ, на примере которого мы научимся распознавать мошенников.
Алгоритм проверки входящего документа с сомнительным содержанием
В нашем примере:
В нашем примере ошибка в каждой строчке. Например:
Главное - зачем писали? Что хотели сказать? В настоящем письме из госоргана была бы четко сформулирована цель обращения: назначена проверка, даты проверки, предмет проверки, как обеспечить работу проверяющих
Мошенников выдают ошибки, учитесь их распознавать
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥15👍9
20 июля 2024 года завершилась аккредитация УЦ «Калуга Астрал»
В настоящее время УЦ «Калуга Астрал» проходит повторную процедуру аккредитации.
Часть 5 статьи 17 закона об электронной подписи N 63-ФЗ
Последствия
Квалифицированные сертификаты, выданные УЦ "Калуга Астрал", прекратили своё действие.
Что делать
Не используйте для подписания документов эти сертификаты, даже если системы позволяют это сделать технически. Юридически сертификаты недействительны.
Комментарий УЦ Калуга Астрал
Подробнее
В настоящее время УЦ «Калуга Астрал» проходит повторную процедуру аккредитации.
Часть 5 статьи 17 закона об электронной подписи N 63-ФЗ
В случае аннулирования или досрочного прекращения действия квалифицированного сертификата, выданного аккредитованному удостоверяющему центру, выдавшему квалифицированный сертификат заявителю, либо в случае досрочного прекращения или истечения срока аккредитации удостоверяющего центра квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром заявителю, прекращает свое действие.
Последствия
Квалифицированные сертификаты, выданные УЦ "Калуга Астрал", прекратили своё действие.
Что делать
Не используйте для подписания документов эти сертификаты, даже если системы позволяют это сделать технически. Юридически сертификаты недействительны.
Комментарий УЦ Калуга Астрал
Принимая во внимание, что период времени между получением новой аккредитации и истечением срока действия старой по нашим прогнозам может быть более месяца, мы приняли решение обеспечить бесплатный выпуск новых сертификатов ЭП ФЛ взамен сертификатов ЭП ФЛ, выданных УЦ «Калуга Астрал», которые действительны на 20 июля 2024 года.
Новый сертификат будет выдан УЦ «Аналитический центр» со сроком действия 12 месяцев. Сертификаты УЦ «Калуга Астрал» могут быть заменены на сертификаты УЦ «Аналитический центр» только при соблюдении процедуры личной идентификации (очной явки) в соответствии с 63-ФЗ.
Подробнее
😱1🤨1
Подписание сканов документов электронной подписью
Собрала подборку комментариев, подготовленных юристами правовой платформы ГАРАНТ, и размещаю их в серии постов
Законом N 402-ФЗ не предусмотрено принятие к бухгалтерскому учету электронных образов (сканов) первичных учетных документов (письма Минфина России от 08.12.2021 N 03-03-07/99864, от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376, от 13.05.2020 N 03-03-07/38785).
Электронным образом документа является переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ.
В отличие от электронного образа, электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (https://www.nalog.gov.ru/rn57/news/activities_fts/12984823/; п. 1 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57).
Пример:
✔️ транспортная накладная на бумажном носителе, подписанная всеми лицами, будет являться первичным документом
✖️ скан транспортной накладной, подписанный электронной подписью, не будет являться первичным документом
Источник
Собрала подборку комментариев, подготовленных юристами правовой платформы ГАРАНТ, и размещаю их в серии постов
Законом N 402-ФЗ не предусмотрено принятие к бухгалтерскому учету электронных образов (сканов) первичных учетных документов (письма Минфина России от 08.12.2021 N 03-03-07/99864, от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376, от 13.05.2020 N 03-03-07/38785).
Электронным образом документа является переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ.
В отличие от электронного образа, электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (https://www.nalog.gov.ru/rn57/news/activities_fts/12984823/; п. 1 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57).
Пример:
Источник
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍12🔥5
Возможно ли заключение договора путем составления электронного документа, подписанного электронной подписью одной стороной, и подписания распечатанной копии этого документа на бумажном носителе собственноручной подписью другой?
Двусторонний документ (договор, акт приема-передачи), подписанный одной стороной электронной подписью, а другой - собственноручной подписью, не является корректно оформленным документом по смыслу законодательства.
Согласно письму Минфина России от 4 декабря 2019 г. N 03-03-06/1/94297 документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона об электронной подписи, что подразумевает наличие электронной подписи для каждого из участников электронного взаимодействия.
ФНС в письме от 23 апреля 2018 г. N ЕД-4-15/7760 указала, что если составляется двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ в электронной форме, то он должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки. Замена подписи одной из сторон на собственноручную не соответствует законодательству.
ВЫВОД
По мнению налоговых и финансовых органов, электронная подпись, представляющая собой цифровой код, информацию в электронной форме, имеет силу подписи исключительно в компьютерно-цифровой среде.
Когда документ, содержащий такую подпись, распечатывается, мы получаем не распечатанный оригинал документа, а его распечатанную копию, когда подписанный электронной подписью оригинал документа остается в цифровой среде.
Таким образом, когда одна из сторон договора подписывает электронный документ своей электронной подписью, а другая сторона - собственноручно, предварительно распечатав его на бумаге, такой документ не будет считаться подписанным обеими сторонами. В связи с этим у налоговых органов могут возникнуть к организации претензии, связанные с документальным подтверждением расходов, реальностью хозяйственных операций.
Источник
Двусторонний документ (договор, акт приема-передачи), подписанный одной стороной электронной подписью, а другой - собственноручной подписью, не является корректно оформленным документом по смыслу законодательства.
Согласно письму Минфина России от 4 декабря 2019 г. N 03-03-06/1/94297 документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона об электронной подписи, что подразумевает наличие электронной подписи для каждого из участников электронного взаимодействия.
ФНС в письме от 23 апреля 2018 г. N ЕД-4-15/7760 указала, что если составляется двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ в электронной форме, то он должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки. Замена подписи одной из сторон на собственноручную не соответствует законодательству.
ВЫВОД
По мнению налоговых и финансовых органов, электронная подпись, представляющая собой цифровой код, информацию в электронной форме, имеет силу подписи исключительно в компьютерно-цифровой среде.
Когда документ, содержащий такую подпись, распечатывается, мы получаем не распечатанный оригинал документа, а его распечатанную копию, когда подписанный электронной подписью оригинал документа остается в цифровой среде.
Таким образом, когда одна из сторон договора подписывает электронный документ своей электронной подписью, а другая сторона - собственноручно, предварительно распечатав его на бумаге, такой документ не будет считаться подписанным обеими сторонами. В связи с этим у налоговых органов могут возникнуть к организации претензии, связанные с документальным подтверждением расходов, реальностью хозяйственных операций.
Источник
👍6🔥6❤3✍2🤬1
#Китай #Хайнань #Отпуск
Отдыхаю в Китае. Остров Хайнань. В Китае первый раз, но с Азией знакома хорошо (Шри-Ланка, Вьетнам, Таиланд, Индонезия, Индия)
Хайнань удивил. Наверное, в первую очередь, отсутствием ожидаемого азиатского колорита. Современный город-курорт, наполненный электрокарами. Идеально чистый, безопасный. Нет азиатской суеты: все чинно и по правилам. Мопеды едут по выделенной дорожке, паркуются «по линейке». Рай для перфекционистов.
Среди отдыхающих процентов 90 богатые китайцы🙂 Единицы европейцев, остальные россияне, белорусы и казахстанцы.
Читала до поездки, что китайцы шумные и некомфортные. Это не так, по крайней мере, на дорогом курорте. Они доброжелательные и спокойные (в караоке поют тихо, дети не визжат в бассейнах). Аниматоры, бичбои и клубные танцы у бассейна остались в Турции). Фоном тихая классическая музыка даже на общественном пляже. Ну и физиологических звуков типа сморкания и харканья тоже не отметили 🤦♀️ простите, часто про это пишут 🙂
Отдыхаю в Китае. Остров Хайнань. В Китае первый раз, но с Азией знакома хорошо (Шри-Ланка, Вьетнам, Таиланд, Индонезия, Индия)
Хайнань удивил. Наверное, в первую очередь, отсутствием ожидаемого азиатского колорита. Современный город-курорт, наполненный электрокарами. Идеально чистый, безопасный. Нет азиатской суеты: все чинно и по правилам. Мопеды едут по выделенной дорожке, паркуются «по линейке». Рай для перфекционистов.
Среди отдыхающих процентов 90 богатые китайцы🙂 Единицы европейцев, остальные россияне, белорусы и казахстанцы.
Читала до поездки, что китайцы шумные и некомфортные. Это не так, по крайней мере, на дорогом курорте. Они доброжелательные и спокойные (в караоке поют тихо, дети не визжат в бассейнах). Аниматоры, бичбои и клубные танцы у бассейна остались в Турции). Фоном тихая классическая музыка даже на общественном пляже. Ну и физиологических звуков типа сморкания и харканья тоже не отметили 🤦♀️ простите, часто про это пишут 🙂
👍21🔥8❤6
Вопрос слушателя курса
В рамках курса мы как-то разбирали вопрос архивного хранения электронных документов. Сейчас обнаружил, что 1С:ДО может использовать формат CadesT и А. Так может не городить огород с 1С:Архив, раз все можно хранить в нужном формате в 1С:ДО? Другой вопрос что делать с электронными документами, которые подписываются не в 1С:ДО и например не в формате архивного хранения - их придется передавать на хранение в 1С:ДО и обогащать формат подписи до нужного формата
Применение системы хранения электронных документов (СХЭД) обусловлено не только необходимостью поддерживать значимость электронной подписи. СХЭД имеет специфичную функциональность, отличную от СЭД, цель которой — обеспечение учета, сохранности и использования архивных документов.
Но давайте начнем с того, какие документы требуют особых процедур по их сохранности, которые обеспечиваются СХЭД. Это документы, срок хранения которых превышает 10 лет. К ним относится небольшая часть документов, создаваемых в организациях.
Большая часть документов со сроком хранения до 10 лет может оставаться на хранении в 1С:ДО, их, действительно, не надо передавать в 1С:Архив, функциональность которой для них избыточна.
Однако, справедливости ради, скажу, что идея собрать все документы в одной программе с целью хранения - это удобно. Но такой электронный архив должен разделять учет и обработку документов со сроком хранения
▪️ до 10 лет (оперативная область хранения)
▪️ более 10 лет (архивная область хранения)
Как вариант, область хранения может быть одна, но обработка документов этих двух категорий должна вестись по разным протоколам.
1С:Архив не предлагает такой функциональности и методологии.
Разные протоколы обработки обеспечат не только правильное, но и рациональное хранение электронных документов.
Сейчас я проектирую такой универсальный электронный архив для одного вендора. По готовности продукта расскажу о нем
ВЫВОД
1️⃣ Передавать из 1С:ДО в 1С:Архив надо только документы категории долговременного и постоянного сроков хранения
2️⃣ 1С:Архив не предназначен для хранения документов временного (до 10 лет) сроков хранения, функциональность избыточна
3️⃣ Документы, созданные в других системах (скорее учетных) могут передаваться в 1С:ДО для подписания усовершенствованной подписью. Реализована ли она уже сейчас, не скажу, уточнила у разработчиков, напишу.
Какие процедуры предусмотрены для долговременного хранения электронных документов расскажу в следующем посте➡️
В рамках курса мы как-то разбирали вопрос архивного хранения электронных документов. Сейчас обнаружил, что 1С:ДО может использовать формат CadesT и А. Так может не городить огород с 1С:Архив, раз все можно хранить в нужном формате в 1С:ДО? Другой вопрос что делать с электронными документами, которые подписываются не в 1С:ДО и например не в формате архивного хранения - их придется передавать на хранение в 1С:ДО и обогащать формат подписи до нужного формата
Применение системы хранения электронных документов (СХЭД) обусловлено не только необходимостью поддерживать значимость электронной подписи. СХЭД имеет специфичную функциональность, отличную от СЭД, цель которой — обеспечение учета, сохранности и использования архивных документов.
Но давайте начнем с того, какие документы требуют особых процедур по их сохранности, которые обеспечиваются СХЭД. Это документы, срок хранения которых превышает 10 лет. К ним относится небольшая часть документов, создаваемых в организациях.
Большая часть документов со сроком хранения до 10 лет может оставаться на хранении в 1С:ДО, их, действительно, не надо передавать в 1С:Архив, функциональность которой для них избыточна.
Однако, справедливости ради, скажу, что идея собрать все документы в одной программе с целью хранения - это удобно. Но такой электронный архив должен разделять учет и обработку документов со сроком хранения
Как вариант, область хранения может быть одна, но обработка документов этих двух категорий должна вестись по разным протоколам.
1С:Архив не предлагает такой функциональности и методологии.
Разные протоколы обработки обеспечат не только правильное, но и рациональное хранение электронных документов.
ВЫВОД
Какие процедуры предусмотрены для долговременного хранения электронных документов расскажу в следующем посте
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥10👍1
Покупки
#Китай #Хайнань #Отпуск
Сюда едут за брендами категории hard luxe🍾. CDF Sanya International Duty Free City — самый большой в мире магазин беспошлинной
торговли. Сравнила стоимость отдельных товаров - цена ниже ЦУМа на ~30%. Репликпаленки здесь нет, вся торговля в крупных магазинах либо в уличных лавках с сувенирно-пляжным ассортиментом
#Китай #Хайнань #Отпуск
Сюда едут за брендами категории hard luxe🍾. CDF Sanya International Duty Free City — самый большой в мире магазин беспошлинной
торговли. Сравнила стоимость отдельных товаров - цена ниже ЦУМа на ~30%. Реплик
🔥13❤5🤩1
Какие процедуры предусмотрены для долговременного хранения электронных документов
Системы хранения электронных документов (СХЭД) решают задачу долговременного хранения электронных документов и их использования.
Функции СХЭД
1️⃣ Проверка документа перед постановкой на архивный учет
▪️ комплектность документа
▪️ набор метаданных
▪️ валидность электронной подписи
2️⃣ Формирование единиц хранения
▪️ создание электронного дела с привязкой к номенклатуре дел
▪️ формирование описей дел и реестров документов
3️⃣ Постановка архивного документа на учет
▪️ отражение архивного документа в специальных учетных формах
4️⃣ Использование единиц хранения
▪️ учет запросов
▪️ формирование ответов на запросы (архивные справки, выписки, копии)
▪️ выдача электронных архивных документов по внешним и внутренним запросам
5️⃣ Передача единиц хранения в государственный архив
6️⃣ Экспертиза ценности документов
▪️ выделение документов к уничтожению
▪️ продление сроков хранения
▪️ уничтожение документов
✔️ Отдельно выделяется набор технологических мероприятий для обеспечения долговременной сохранности электронных документов
▪️ резервное копирование
▪️ проверка наличия и состояния
▪️ проверка соответствия документа учетным данным
▪️ проверка технического состояния контейнера документа
▪️ конвертирование и миграция контейнеров документов
Системы хранения электронных документов (СХЭД) решают задачу долговременного хранения электронных документов и их использования.
Функции СХЭД
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍7🔥7
Передвижение по острову
#Китай #Хайнань #Отпуск
Такси электрокары, вызов через приложение DiDi и оплата системой Alipay, которая доступна всем желающим. Машины все электрические, идеально чистые снаружи и в салоне. Водители выглядят как офисные клерки. За поездку протяженностью 40 км платила порядка 1000₽. По бухте до торговой улицы в пределах 200₽.
#Китай #Хайнань #Отпуск
Такси электрокары, вызов через приложение DiDi и оплата системой Alipay, которая доступна всем желающим. Машины все электрические, идеально чистые снаружи и в салоне. Водители выглядят как офисные клерки. За поездку протяженностью 40 км платила порядка 1000₽. По бухте до торговой улицы в пределах 200₽.
👍12❤2🔥2