Разбор 1С:Архива

Источники:
▪️доклады на Форуме пользователей 1С:Документооборота
▪️руководство по использованию

1️⃣Позиционирование

Начальник разработки: 👔1С:Архив предназначен для долговременного хранения документов с обеспечением их юридической значимости

Разработчик: 👔1С:Архив позволяет организовать хранение всех бумажных и электронных документов, гарантирует сохранение их ЮЗ на протяжении всего срока хранения, ускорить работу сотрудников, обеспечить оперативный доступ к архивным документам и снизить нагрузку на учетные системы

Документация:👔продукт обеспечивает долговременную сохранность электронных документов и может использоваться источниками комплектования госархивов

Комментарий 💬
Разброс хранимых документов от долговременных сроков до бухгалтерской первички и сканкопий

1️⃣ Будут ли сканы и первичка обрабатываться по протоколам долговременного хранения? Если да, то зачем?

2️⃣ Методический продукт фирмы 1С предполагает использование 1С:Архива для хранения документов ДСП - по каким протоколам они будут обрабатываться? Хранение документов ДСП требует отдельной функциональности, об этом не сказано

3️⃣ Что значит обеспечить оперативный доступ к архивным документам? Нормы направлены на ограничение доступа к архивохранилищу. Проблема позиционирования


2️⃣ Как 1С:Архив соответствует законодательным требованиям

Официальный ТГ-канал: 👔… утверждены новые «Правила хранения архивных документов» взамен «Правил хранения 2015». Согласно пункту 4 новых Правил, "хранение электронных архивных документов осуществляется с применением СХЭД. Таким образом, использование 1С:Архива теперь осуществляется в рамках соблюдения норм, установленных Правилами хранения 2023»

Комментарий 💬
1С:Архив приравнен к классу СХЭД без доказательства, что эта мысль истинная

Методист: 👔Продукт законодательным требованиям «удовлетворяет», потому что соответствует трем пунктам (147, 148, 150) Правил (приказ Росархива от 31.07.2023 N 77).

Комментарий 💬
Попытка доказать соответствие продукта законодательству. Для этого выбран удобный НПА и раздел в нем, манипуляция. Методист элегантно свела все нормы к трем пунктам, в которых обобщенно изложены функции СХЭД (функции и требования - не одно и то же). Требования изложены в другом приказе Росархива - от 15.07.2020 N 69.

1️⃣ Проверит ли 1С:Архив при приеме на хранение набор метаданных, установленных Приказом Минтруда от 20.09.2022 N 578н и набор метаданных, установленных пунктом 4.11 приказа Росархива от 15.06.2020 N 69?

2️⃣ Как организовано использование ЭД? Это работа с информационными запросами (регулируется рядом ФЗ, кот. устанавливают порядок получения информации госорганами, акционерами, участниками обществ)


Руководство по использованию: 👔Реестр документов формируется в источнике комплектования при выгрузке данных для «1С:Архива». Это список всех документов, входящих в дело».

Комментарий 💬
В Правилах одному электронному делу соответствует один документ. Реестр составляется не на документы дела, а на файлы, включенные в контейнер. Еще пример несоответствия нормам.


3️⃣ Истекшие сертификаты

Методист: 👔информация о результатах проверки подлинности подписи передаваемого документа на момент его подписания/получения не требуется

Руководство пользователя: «ЭП с просроченными сертификатами принимаются и усовершенствуются до архивного формата CAdES-A. Такие подписи верны‼️ но в них нет технических данных, кот. позволяют доказать, что подпись была создана в период действия сертификата».

Комментарий 💬
Клиент умер, но мы дадим ему справку, что он жив. Магия? Или правовой нигилизм как осознанное отторжение средств правового регулирования на том основании, что нормы права неудобны и не служат достижению целей вендора?

Есть ли пример передачи кадровой документации с истекшими сертификатами по запросу трудовой инспекции?

ВЫВОД
Манипуляция сознанием потребителя - стандартный прием в бизнесе. Иногда она очевидна, а иногда – хорошо замаскирована. Специалисты должны уметь их распознавать. Учу критическому мышлению и осознанному выбору ПО в Школе методологии

Как проходит практический семинар по составлению локальных нормативных актов


1️⃣Разбираем свой пример ЛНА
На семинар я попрошу принести свои примеры ЛНА. Мы их разберем вместе с группой или индивидуально. После разбора вы получите задание скорректировать самостоятельно свой пример и представить на проверку

2️⃣Учимся выбирать правильный вид ЛНА
Ставлю задачу разработать структуру ЛНА разных видов по одному направлению деятельности, например, продажи и договорная работа: положение о договорной работе, порядок проверки контрагентов, инструкция по работе в CRM, правила ведения переговоров, стандарт обслуживания клиентов, методика сегментации клиентов.

3️⃣Разбираем ошибки на примерах из моей коллекции ЛНА
Выступаете в роли согласующегося лица - полезный навык, который стоит освоить. Учимся правильно формулировать замечания.
Разборы неправильных ЛНА часто делаю на канале под хештегом #ЛиповаяМетодология

4️⃣Работаем с текстом
Ставлю задачу составить разделы ЛНА разных видов. Работаем с текстовыми и графическими формами. Проверяю, даю замечания, вы исправляете.

#кейс

Экспресс-аудит документооборота

Заказчик: ИТ-компания, производитель ПО

Постановка задачи:

📍навести порядок на участке входящих документов (после потери предписания надзорного органа)


Что сделано:

Провела экспресс-аудит участка обработки входящей корреспонденции. Формализовала процесс обработки входящей корреспонденции, дала рекомендации.
Работа выполнена за 5 рабочих дней.

Результат аудита:

✔️Выявлены причины проблем, из-за которых обратились к консультанту

Что не так с участком обработки входящей корреспонденции

📌 5 точек входа вх/документов + документы поступают непосредственно сотрудникам, сколько из них доносят до точки регистрации, неизвестно

📌 регистрация в каждой точке отличается, общих правил нет

📌 регистрируется все подряд - и нужное и ненужное (журналы, предложения)

📌 регистрация в 1С:Документообороте, карточка доработана и содержит 14 реквизитов в нескольких вкладках, а заполняются только 7 реквизитов; нет правил заполнения полей, секретари переносят все содержание документа в карточку (избыточные трудозатраты)

📌 скан документа не прикладывается к карточке, а направляется по почте

📌 в итоге в 1С:ДО нет образа входящего документа, вся информация в почте

📌 постановка на контроль отсутствует (письмо из надзора потеряно, выяснили после наложения административного штрафа за неисполнение предписания)

📌 маршрутизация на исполнение «по аналогии» с похожими входящими, поступившими ранее, при этом маршрутизация часто ошибочна, а потом наблюдается до трех пересылок документа из подразделения в подразделение, но секретарь уже об этом не знает, история пересылки есть только в корпоративной почте

Что рекомендовано

Определила направления оптимизации и под каждое направление составила перечень необходимых изменений. Изменений получилось много, для клиента это оказалось неожиданно. Надо в корне изменить работу участка обработки входящей корреспонденции: у секретарей изменятся рабочие процедуры, а ИТ придется отказаться от выполненных доработок.

Что дальше

1️⃣Формирую целевую модель на основе согласованных рекомендаций
2️⃣Коллеги настраивают 1С:ДО
3️⃣Составляю необходимые ЛНА для этого участка документооборота


💾Стоимость такой услуги составляет
190 000 рублей
🎥Подробнее здесь

Новая образовательная платформа

Делюсь важной для себя новостью - вчера я получила образовательную лицензию и теперь официально представляю свой новый образовательный проект, реализованный совместно с коллегами из российского Союза ИТ-директоров

➡️➡️Академия CIO & Школа методологии Софьи Ульянцевой

Новая образовательная среда объединила разные предметные области: ИТ, управление документами, управление персоналом, управление проектами и информационную безопасность

Приглашаю к сотрудничеству:

▪️преподавателей
▪️учебные центры
▪️корпоративные университеты
▪️отделы обучения персонала

Слушатели могут получить социальный налоговый вычет по расходам на обучение

Перечень программ дополнительного профессионального образования в первом комментарии ⤵️

Какую платформу выбрать для разработки ПО?

Взялась за проектирование программного продукта для торгового посредника, посоветуйте на каком софте его реализовать

Задача: автоматизировать рабочий процесс обработки заказа из торговой сети

Процесс: менеджер отбирает пул поставщиков под критерии конкретного заказа и направляет на согласование коммерческому директору (1С:УТ - это уже следующие этапы работы, когда поставщик выбран)

Что должно быть в программе:
▪️база поставщиков с параметрами отбора
▪️типовые номенклатурные позиции из заказов с обязательными условиями поставки этих позиций
▪️критерии поставки: страна производитель, калибр, сорт, квант, время поставки, ежедневный объем

Аналитика
Аналитика должна обеспечить прозрачность выбора поставщика

Передача электронных документов при реорганизации юридического лица

Права и обязанности реорганизуемого юридического лица переходят к правопреемнику (ст. 58 ГК РФ).

Законодательная норма не разделяет порядок передачи электронных документов (ЭД) и документов на бумажных носителях. Поэтому сначала рассмотрю общий порядок передачи документов при реорганизации ЮЛ, а потом уточню детали передачи ЭД.

Общая процедура передачи документов

Документы реорганизованного ЮЛ (включая архивные) передаются правопреемнику в упорядоченном состоянии и включаются в его архивный фонд (ч.ч. 4 - 7, 9 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, п. 224 Правил N 77).

Порядок приема-передачи документов определяется приказом о реорганизации.

Процедуре передачи документов предшествует экспертиза их ценности (п. 22 Правил N 77).

По результатам ЭЦ выделяются документы, подлежащие:
▪️уничтожению (могут быть уничтожены до завершения реорганизации),
▪️дальнейшему хранению.
К документам, отобранным на хранение, могут относиться:
▪️документы Архивного фонда РФ,
▪️постоянного и временного (свыше и менее 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу.

Документы, подлежащие хранению, оформляются в дела и передаются организации или организациям-правопреемникам.

Исключение – акционерные общества. В случае прекращения действия АО, находящиеся на хранении подлинники документов передаются только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Общество-правопреемник определяется договором о слиянии или присоединении или решением о разделении, выделении или преобразовании. Если общество-правопреемник не определено, то документы передаются обществу с наибольшей стоимостью чистых активов (п. 3.10 Положения, утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 N 03-33/пс).

На подготовленные к передаче дела составляют описи дел и документов (формы описей см. в приложениях NN 8 — 12 к Правилам N 77).

Описи вносят в акт приема-передачи архивных документов на хранение, по которому будет проведена передача документов правопреемнику (форму акта см. в приложении N 27 к Правилам N 77).

Особенности передачи электронных документов

Для начала надо определиться с тем, что понимается под ЭД.

Речь идет о документах на правах подлинных, то есть тех, которые изначально созданы в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписаны электронной подписью. Сканы, файлы и прочий контент, называемый часто электронным архивом, не в счет.

Специальных процедур передачи ЭД при реорганизации ЮЛ не установлено, поэтому ориентироваться надо на известные правила передачи ЭД в архив. Это Правила N 24 (пункт 37.13) и Правила N 77 (пункты 219, 146).

Архив принимает ЭД по описям электронных дел, документов.

Электронные документы на физически обособленных носителях архив принимает в двух экземплярах.

Передача архивных ЭД из СХЭД в информационную систему государственного (муниципального) архива производится по описям ЭД с приложением реестров файлов.

Процедура передачи электронных документов

1️⃣Определить, какие объекты, хранящиеся в корпоративных информационных системах, относятся к подлинным ЭД

2️⃣Провести экспертизу ценности ЭД и отобрать те, которые требуют передачи правопреемнику

3️⃣Провести проверку отобранных к передаче ЭД, как это требует стандартная процедура приема-передачи документов из СЭД в СХЭД (проверка действительности сертификата электронной подписи, проверка корректности и актуальности формата файла, воспроизводимость электронного документа, проверка на наличие вирусов и подтверждение полного состава необходимых метаданных)

Все эти процедуры может выполнить только СЭД, поддерживающая полный цикл ЭД и имеющая в своем функционале возможность проведения таких проверок с фиксацией результатов

4️⃣Включить прошедшие проверку ЭД в описи, а описи, в свою очередь, в акт приема-передачи. Описи и акты должны формироваться СЭД в автоматическом режиме

5️⃣Передать документы по электронному каналу связи. Если между реорганизуемым ЮЛ и правопреемником не налажен электронный канал передачи, то документы могут быть выгружены на физически обособленные носители (в двух экземплярах) и так переданы правопреемнику.

Источники и сокращения
📍Гражданский кодекс Российской федерации (ГК РФ)
📍Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Закон N 125-ФЗ)
📍Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77 (Правила N 77)
📍Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях", утв. приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (Правила N 24)

Хочешь сделать хорошо - сделай это сам

Разработала новый сайт
Поняла, что мне удобнее делать сайт самой и самостоятельно его актуализировать.

Изменила концепцию продвижения и подачи материала.

Автоматизация
Здесь собрала подходы к внедрению СЭД - индивидуальный консалтинговый проект и типовое быстрое внедрение.
Разместила демонстрационные ролики.

Услуги
Здесь собрала методические услуги:
▪️разработка номенклатуры дел и ЛНА
▪️экспресс-аудит документооборота
▪️экспертное сопровождение проектов автоматизации

Наставничество
Рассказала про возможность прокачать навыки методолога в формате индивидуальной работы.

Школа методологии
Переход на наш совместный проект с Академией CIO.

Опросник
Разместила на сайте опросник, который заполняют клиенты перед выставлением КП, и интегрировала его с AMO CRM. Удобно и мне, и клиенту.


Буду благодарна обратной связи. Дизайн тоже мой. Пока не поняла, удалось ли передать идею экспертного управленческого консалтинга.
Критикуйте 🙂

1 - 3 июля
с 10:00 до 14:00
практический семинар по составлению локальных нормативных актов

🎁 Бонус - бесплатный доступ к записи теоретического курса по разработке ЛНА + типовое положение о регламентации бизнес-процессов

💝 Стоимость для подписчиков канала 19200 рублей

1️⃣Разбираем свой пример ЛНА
На семинар вы приносите свои примеры ЛНА. Мы их разберем вместе с группой или индивидуально. После разбора вы получите задание скорректировать самостоятельно свой пример и представить на проверку

2️⃣Учимся выбирать правильный вид ЛНА
Ставлю задачу разработать структуру ЛНА разных видов по одному направлению деятельности, например, продажи и договорная работа: положение о договорной работе, порядок проверки контрагентов, инструкция по работе в CRM, правила ведения переговоров, стандарт обслуживания клиентов, методика сегментации клиентов.

3️⃣Разбираем ошибки на примерах из моей коллекции ЛНА
Выступаете в роли согласующегося лица - полезный навык, который стоит освоить. Учимся правильно формулировать замечания.
Разборы неправильных ЛНА часто делаю на канале под хештегом #ЛиповаяМетодология

4️⃣Работаем с текстом
Ставлю задачу составить разделы ЛНА разных видов. Работаем с текстовыми и графическими формами. Проверяю, даю замечания, вы исправляете.

На какую панель вы пришли?

А вы о чем подумали?

Официально-деловой стиль речи, которого мы придерживаемся в деловом общении (устном и письменном), требует однозначности в словоупотреблении.

Неоднозначность, связанная с богатством речи, хороша для художественных текстов, которые требуют осмысления, разгадывания художественных приемов автора.

Речевая неоднозначность может быть
▪️ненамеренной (и тогда она либо будет разрешена в ходе дальнейшей коммуникации, либо произойдет коммуникативная неудача)
▪️намеренной, т.е. использоваться как прием

Вопрос:
Намеренно или нет Ксения Собчак употребила слово «панель», обратившись на ПМЭФ-2021 к главе юридической компании «Троицкая и партнеры» Эльнаре Троицкой с вопросом: «На какую панель вы пришли?»

Троицкая обратилась в суд, требуя 50 млн рублей и удаления видео диалога с её участием. Иск отклонен судом.

➡️начало

Итак, оператор ЭДО выступает за то, что любой объект, подписанный электронной подписью, и направленый через защищенный канал связи, является подлинным электронным документом.

Аргумент: документ, подписанный с двух сторон электронной подписью является юридически значимым

Что не так с этим аргументом?

Документ - это не просто файл с произвольными характеристиками, подписанный ЭП и отправленный по ЭДО. А именно это и утверждает представитель оператора:

Электронным документ делает не файл, так как они могут быть разного формата, а способ отправки и подписание

Исходить надо из определения подлинного документа и его обязательных свойств.

Электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251)

Определение не закреплено на уровне ФЗ, но формулировка включена в ряд НПА, что говорит о ее практическом применение в правовом поле см. скриншот в комментарии ⤵️

Подлинник – первый или единственный экземпляр документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Обязательные свойства документа
достоверность, аутентичность, целостность и пригодность для использования

1️⃣ имеет обязательный набор реквизитов для данного вида документа

2️⃣ реквизиты правильно оформлены

3️⃣ определенный формат файла (если он задан для конкретного вида документа)

4️⃣ является первым и единственным экземпляром (подлинником)

5️⃣ подписан уполномоченным на это лицом

6️⃣ подписан в то время, которое указано в документе

7️⃣ подпись валидна

ВЫВОД
Договор с собственноручной подписью, отсканированный, подписанный электронной подписью и направленный по ЭДО не является подлинным электронным документом. Это незаверенная копия, не имеющая юридической значимости

Обоснование

✔️ договор подписан на бумажном носителе, значит первый бумажный экземпляр и есть подлинник (из определения подлинника в терминологическом стандарте)

✔️ договор подписан на бумажном носителе, значит не является электронным документом (из определения электронного документа в приказе Судебного департамента)

Осторожно, мошенники!

У меня в распоряжении появился документ, на примере которого мы научимся распознавать мошенников.

Алгоритм проверки входящего документа с сомнительным содержанием

1️⃣ Бланк

✖️эмблема не используется в цвете
✖️наименование вышестоящей организации - ФСБ РОССИИ вместо ФСБ России
✖️сокращенное наименование территориального подразделения - УФСБ России по Московской области вместо УФСБ РФ по г.Москве и МО
✖️дата и регистрационный номер документа - отсутствуют


2️⃣ Реквизит «Адресат»

✔️При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже и включает наименование организации и ФИО должностного лица

✔️Генеральному директору ООО «Делис Архив» Авдюшину Д.А.
✖️Уважаемый Авдюшин Денис Александрович


3️⃣ Реквизит «Заголовок к тексту»

✔️Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"
✖️Заголовок в примере содержит какой-то приказ в кавычках

4️⃣ Реквизит «Подпись»

✔️Для документа на бумажном носителе подпись включает наименование должности, собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

✔️Для электронного документа на файле визуализации проставляется отметка об электронной подписи на месте собственноручной (и вместо собственноручной)

В нашем примере:
✖️подпись содержит наименование организации (ошибка)
✖️инициалы расположены после фамилии, а должны быть перед фамилией
✖️фамилия с инициалами (расшифровка подписи) неправильно расположена - должна располагаться справа от наименования должности
✖️фраза «Документ подписан ФСБ России посредством зашифрованного Канала Связи» абсурдна:
▪️неизвестная сущность «зашифрованный Канал Связи»
▪️документ подписывает должностное лицо, а не ФСБ
▪️фраза избыточна, так как реквизит 23 «Отметка об электронной подписи» уже содержит фразу «Документ подписан электронной подписью»
✖️в произвольном месте располагается собственноручная подпись в дополнение к отметке об электронной подписи; подпись ставится только одна - собственноручная либо электронная
✖️отметка об электронной подписи должна содержать полные фамилию, имя и отчество владельца
✖️смущает двухлетний срок действия сертификата
✖️печать не ставится на письмах

5️⃣ Реквизит «Текст документа»
В нашем примере ошибка в каждой строчке. Например:

✖️ «приказом ФСБ проводится проверка учреждения» - проверка не проводится приказом
✖️«выявление причин утечки информации» - для выявления каких-либо причин инцидента сначала должен быть официально зафиксирован сам инцидент, об этом не говорится
✖️ООО - не учреждение, а коммерческая организация
✖️архив данных - неизвестная сущность, такого термина нет
✖️«на основании заявления от Федеральной службы по финансовому мониторингу» - заявление не «ОТ», а «КОГО?», не указаны реквизиты заявления
✖️«возбуждено уголовное дело» - кем? когда? для чего эта информация директору «Делис Архива»?
✖️ «ведется закрытое расследование» - а есть открытые расследования?
✖️Уголовного Кодекса Российской Федерации вместо Уголовного кодекса Российской Федерации (а в настоящем письме было бы написано УК РФ)

Главное - зачем писали? Что хотели сказать? В настоящем письме из госоргана была бы четко сформулирована цель обращения: назначена проверка, даты проверки, предмет проверки, как обеспечить работу проверяющих

Мошенников выдают ошибки, учитесь их распознавать