🔠продолжение
Часть 1 | часть 2 | часть 3

Что хотел сказать вендор?

Попробую угадать, что же хотела сказать фирма 1С этим методическим материалом.
Предположу, что в 1С перепутали коммерческую и служебную тайны.

Определение коммерческой тайны и информации, составляющей коммерческую тайну, содержится в п.1 и п.2 ст.3 Федерального закона от 29.07.2004 №98-ФЗ "О коммерческой тайне"

коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду

информация, составляющая коммерческую тайну, - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны

Методика работы с конфиденциальными сведениями действительно актуальна для коммерческих организаций. Такой материал был бы объективно полезен. Здесь есть много тонкостей. Например, некорректное оформление режима конфиденциальности сводит на нет содержание заключенных NDA. Но 1С об этом не рассказала.

Онлайн-курс «Современные информационные технологии для цифровой трансформации деятельности предприятий»

🛍Это программа моих коллег и партнеров, поэтому есть возможность купить курс с хорошей скидкой

Программа курса и запись

Для кого: директора по цифровой трансформации, функциональные руководители организаций

Автор: Борис Славин, проф, д.э.н., член правления Союза ИТ директоров, член экспертного совета «ИТ в образовании» при комитете по образованию и науке Госдумы, член РГ по цифровой экономике Нацсовета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, преподаватель НИУ ВШЭ, МГУ, Финансового университета

Длительность: 16 ак/часов
Стоимость: 30 400 р. по промокоду SOFIA

Вопросы организатору:  +7(968)418-03-02 
maksimova@rucio.ru

Объявляю набор на свой авторский курс по методологии регламентации бизнес-процессов

Программа и запись

Методология регламентации процессов. Правила составления локальных нормативных актов. Теоретический курс

Разработка локальных нормативных актов. Практический семинар


📌 21 - 23 июня (среда - четверг - пятница) 10:00-14:00
📖 Методология регламентации процессов. Правила составления локальных нормативных актов. Теоретический курс

📌 26 - 28 июня (среда - четверг - пятница) 10:00-14:00
📖 Методология регламентации процессов. Разработка локальных нормативных актов. Практический семинар


🖇СКОЛЬКО СТОИТ?
Цена для корпоративных клиентов 32 000 руб. для одного слушателя за каждый курс с подключением онлайн
Цена для физических лиц - подписчиков канала 19 200 руб. за каждый курс с подключением онлайн


🖇ДЛЯ КОГО?
👉🏻 Для всех, на кого возложена обязанность разрабатывать локальные нормативные акты


🖇 О ЧЁМ?
Про создание регламентов, которые захотят читать и исполнять. Про то, как стать крутым методологом и писать текст как программный код


🖇РЕЗУЛЬТАТ
Сформируем причинно-следственные связи в работе с текстами, наработаем навыки и получим готовые инструменты регламентации

🔥ХОЧУ СКИДКУ
Регистрируйтесь на курс и сообщите мне о том, что вы подписчик канала. Далее я изменю стоимость вашего заказа

Отвечаю на ваши вопросы про курсы по регламентации процессов

Курс 1. Разработка ЛНА. Теория

1️⃣ Разбираем источники: где искать требования к текстам документов и содержанию ЛНА

2️⃣ Погружаемся в методологию профессиональной деятельности, обсуждаем:
▪️понятие методологии исследования
▪️научную организацию труда в США и СССР в начале XX в.
▪️направления методологии: нормативную, процессную, предметной области
▪️способы организации нормативной методологии (централизованную и децентрализованную)
▪️центр компетенции по нормативной методологии
▪️кто такой методолог и какими знаниями/компетенциями должен обладать

3️⃣ Изучаем регламентную базу организации, обсуждаем:
▪️правила формирования регламентной базы
▪️типичные ошибки нарушения принципов формирования регламентной базы
▪️политику доступа к локальным нормативным актам

4️⃣ Выясняем правовой статус локальных нормативных актов, обсуждаем:
▪️признаки ЛНА
▪️полномочия по изданию ЛНА
▪️форму и содержание ЛНА
▪️перечень ЛНА, обязательных к утверждению в организациях

5️⃣ Рассматриваем систему организационно-распорядительной документации, к которой относим ЛНА

6️⃣Классифицируем ЛНА, выделяем документы верхнего уровня (концептуальные), операционные и технологические. Сложная тема, в результате вы будете понимать, чем отличаются виды регламентирующих документов: регламенты, порядки, инструкции, положения, кодексы, стандарты …; чем отличаются друг от друга стратегия информационной безопасности (ИБ), политика ИБ, концепция ИБ, кодекс ИБ, регламент обеспечения безопасности … Или чем различаются методика и методические рекомендации.

Каждый из этих документов занимает свое место в системе регламентирующих документов, образуя регламентную базу организации.

7️⃣ Проходим по жизненному циклу ЛНА, рассматриваем подробно каждый этап его разработки.

8️⃣ Изучаем структуру ЛНА и оформление каждого структурного элемента.

9️⃣ Разбираем правила моделирования процессов, осваиваем приемы:
▪️декомпозиции процесса
▪️описания реализации процесса
▪️моделирования процесса сверху вниз и снизу вверх

🎁Бонус
Слушатели получат типовое положение о регламентации процессов (содержит правила разработки ЛНА)

Далее расскажу как организован практический семинар 🔠

Разбор 1С:Архива

Источники:
▪️доклады на Форуме пользователей 1С:Документооборота
▪️руководство по использованию

1️⃣Позиционирование

Начальник разработки: 👔1С:Архив предназначен для долговременного хранения документов с обеспечением их юридической значимости

Разработчик: 👔1С:Архив позволяет организовать хранение всех бумажных и электронных документов, гарантирует сохранение их ЮЗ на протяжении всего срока хранения, ускорить работу сотрудников, обеспечить оперативный доступ к архивным документам и снизить нагрузку на учетные системы

Документация:👔продукт обеспечивает долговременную сохранность электронных документов и может использоваться источниками комплектования госархивов

Комментарий 💬
Разброс хранимых документов от долговременных сроков до бухгалтерской первички и сканкопий

1️⃣ Будут ли сканы и первичка обрабатываться по протоколам долговременного хранения? Если да, то зачем?

2️⃣ Методический продукт фирмы 1С предполагает использование 1С:Архива для хранения документов ДСП - по каким протоколам они будут обрабатываться? Хранение документов ДСП требует отдельной функциональности, об этом не сказано

3️⃣ Что значит обеспечить оперативный доступ к архивным документам? Нормы направлены на ограничение доступа к архивохранилищу. Проблема позиционирования


2️⃣ Как 1С:Архив соответствует законодательным требованиям

Официальный ТГ-канал: 👔… утверждены новые «Правила хранения архивных документов» взамен «Правил хранения 2015». Согласно пункту 4 новых Правил, "хранение электронных архивных документов осуществляется с применением СХЭД. Таким образом, использование 1С:Архива теперь осуществляется в рамках соблюдения норм, установленных Правилами хранения 2023»

Комментарий 💬
1С:Архив приравнен к классу СХЭД без доказательства, что эта мысль истинная

Методист: 👔Продукт законодательным требованиям «удовлетворяет», потому что соответствует трем пунктам (147, 148, 150) Правил (приказ Росархива от 31.07.2023 N 77).

Комментарий 💬
Попытка доказать соответствие продукта законодательству. Для этого выбран удобный НПА и раздел в нем, манипуляция. Методист элегантно свела все нормы к трем пунктам, в которых обобщенно изложены функции СХЭД (функции и требования - не одно и то же). Требования изложены в другом приказе Росархива - от 15.07.2020 N 69.

1️⃣ Проверит ли 1С:Архив при приеме на хранение набор метаданных, установленных Приказом Минтруда от 20.09.2022 N 578н и набор метаданных, установленных пунктом 4.11 приказа Росархива от 15.06.2020 N 69?

2️⃣ Как организовано использование ЭД? Это работа с информационными запросами (регулируется рядом ФЗ, кот. устанавливают порядок получения информации госорганами, акционерами, участниками обществ)


Руководство по использованию: 👔Реестр документов формируется в источнике комплектования при выгрузке данных для «1С:Архива». Это список всех документов, входящих в дело».

Комментарий 💬
В Правилах одному электронному делу соответствует один документ. Реестр составляется не на документы дела, а на файлы, включенные в контейнер. Еще пример несоответствия нормам.


3️⃣ Истекшие сертификаты

Методист: 👔информация о результатах проверки подлинности подписи передаваемого документа на момент его подписания/получения не требуется

Руководство пользователя: «ЭП с просроченными сертификатами принимаются и усовершенствуются до архивного формата CAdES-A. Такие подписи верны‼️ но в них нет технических данных, кот. позволяют доказать, что подпись была создана в период действия сертификата».

Комментарий 💬
Клиент умер, но мы дадим ему справку, что он жив. Магия? Или правовой нигилизм как осознанное отторжение средств правового регулирования на том основании, что нормы права неудобны и не служат достижению целей вендора?

Есть ли пример передачи кадровой документации с истекшими сертификатами по запросу трудовой инспекции?

ВЫВОД
Манипуляция сознанием потребителя - стандартный прием в бизнесе. Иногда она очевидна, а иногда – хорошо замаскирована. Специалисты должны уметь их распознавать. Учу критическому мышлению и осознанному выбору ПО в Школе методологии

Как проходит практический семинар по составлению локальных нормативных актов


1️⃣Разбираем свой пример ЛНА
На семинар я попрошу принести свои примеры ЛНА. Мы их разберем вместе с группой или индивидуально. После разбора вы получите задание скорректировать самостоятельно свой пример и представить на проверку

2️⃣Учимся выбирать правильный вид ЛНА
Ставлю задачу разработать структуру ЛНА разных видов по одному направлению деятельности, например, продажи и договорная работа: положение о договорной работе, порядок проверки контрагентов, инструкция по работе в CRM, правила ведения переговоров, стандарт обслуживания клиентов, методика сегментации клиентов.

3️⃣Разбираем ошибки на примерах из моей коллекции ЛНА
Выступаете в роли согласующегося лица - полезный навык, который стоит освоить. Учимся правильно формулировать замечания.
Разборы неправильных ЛНА часто делаю на канале под хештегом #ЛиповаяМетодология

4️⃣Работаем с текстом
Ставлю задачу составить разделы ЛНА разных видов. Работаем с текстовыми и графическими формами. Проверяю, даю замечания, вы исправляете.

#кейс

Экспресс-аудит документооборота

Заказчик: ИТ-компания, производитель ПО

Постановка задачи:

📍навести порядок на участке входящих документов (после потери предписания надзорного органа)


Что сделано:

Провела экспресс-аудит участка обработки входящей корреспонденции. Формализовала процесс обработки входящей корреспонденции, дала рекомендации.
Работа выполнена за 5 рабочих дней.

Результат аудита:

✔️Выявлены причины проблем, из-за которых обратились к консультанту

Что не так с участком обработки входящей корреспонденции

📌 5 точек входа вх/документов + документы поступают непосредственно сотрудникам, сколько из них доносят до точки регистрации, неизвестно

📌 регистрация в каждой точке отличается, общих правил нет

📌 регистрируется все подряд - и нужное и ненужное (журналы, предложения)

📌 регистрация в 1С:Документообороте, карточка доработана и содержит 14 реквизитов в нескольких вкладках, а заполняются только 7 реквизитов; нет правил заполнения полей, секретари переносят все содержание документа в карточку (избыточные трудозатраты)

📌 скан документа не прикладывается к карточке, а направляется по почте

📌 в итоге в 1С:ДО нет образа входящего документа, вся информация в почте

📌 постановка на контроль отсутствует (письмо из надзора потеряно, выяснили после наложения административного штрафа за неисполнение предписания)

📌 маршрутизация на исполнение «по аналогии» с похожими входящими, поступившими ранее, при этом маршрутизация часто ошибочна, а потом наблюдается до трех пересылок документа из подразделения в подразделение, но секретарь уже об этом не знает, история пересылки есть только в корпоративной почте

Что рекомендовано

Определила направления оптимизации и под каждое направление составила перечень необходимых изменений. Изменений получилось много, для клиента это оказалось неожиданно. Надо в корне изменить работу участка обработки входящей корреспонденции: у секретарей изменятся рабочие процедуры, а ИТ придется отказаться от выполненных доработок.

Что дальше

1️⃣Формирую целевую модель на основе согласованных рекомендаций
2️⃣Коллеги настраивают 1С:ДО
3️⃣Составляю необходимые ЛНА для этого участка документооборота


💾Стоимость такой услуги составляет
190 000 рублей
🎥Подробнее здесь

Новая образовательная платформа

Делюсь важной для себя новостью - вчера я получила образовательную лицензию и теперь официально представляю свой новый образовательный проект, реализованный совместно с коллегами из российского Союза ИТ-директоров

➡️➡️Академия CIO & Школа методологии Софьи Ульянцевой

Новая образовательная среда объединила разные предметные области: ИТ, управление документами, управление персоналом, управление проектами и информационную безопасность

Приглашаю к сотрудничеству:

▪️преподавателей
▪️учебные центры
▪️корпоративные университеты
▪️отделы обучения персонала

Слушатели могут получить социальный налоговый вычет по расходам на обучение

Перечень программ дополнительного профессионального образования в первом комментарии ⤵️