#Разбор
#ELMA

Разбираю стрим ELMA о предпосылках эволюции ЕСМ в CSP

Обобщу тезисы

ECM - плохо, потому что:
▪️внедряются и дорабатываются долго
▪️внутри какой-то трэш: документ и 50 кнопок к нему

CSP - хорошо, потому что:
▪️так Gartner сказал
▪️внедряется и изменяется быстро
▪️пользователи не нервничают, тк им обеспечено «личное пространство» - как? см выше
▪️не плодит функции вокруг документа
▪️меняет фокус с документа на бизнес-задачу
▪️позволяет творить, а не решать прикладные задачи юристы заплакали 😢

Бумажный ДО - плохо, потому что:
▪️нет гарантии того, что документ поступит нужному адресату
▪️ на документ прольют кофе или все документы будут затоплены

ECM повторяет ошибки бумажного ДО >> надо отказаться от бумаги и использовать CSP


💬 Комментарии

1️⃣ECM - это класс прикладных систем, их много на рынке, имеют разные функциональные возможности и технические характеристики. О какой конкретно системе здесь говорится? Все плохие? У всех систем по 50 кнопок вокруг документа? Я таких систем даже не знаю. Намеренное искажение реальности.

Аргумент некорректный - манипуляция.

2️⃣CSP - это платформа, которая позволяет перейти от автономных систем управления документами к набору микросервисов в виде интегрированного набора продуктов, приложений с общим API и репозиторием. Каждый сервис обслуживает свою задачу.

Некорректно сравнивать ECM-системы и платформу для микросервисной архитектуры.

У микросервисной архитектуры бесспорное преимущество, я говорила о таком направлении развития управления документами еще несколько лет назад на конференции TAdviser в контексте перспектив для существующих СЭД (я их не вижу).

Сравнение некорректное, нарушена логика.


3️⃣Смещение фокуса с документа на бизнес-задачу

Хочется сразу сказать: ребята, не трогайте документы, занимайтесь тем, в чем разбираетесь!

Это разные задачи. Не надо смещать фокусы. Сформулируйте корректно потребности заказчика, поставьте задачи и сфокусируйтесь на их решении. Мыслите системно в масштабах всей управленческой деятельности.

Например, задача 1 - автоматизировать бизнес-процесс и задача 2 - обеспечить документационное сопровождение этого процесса.

Это две разные задачи, решаются разными инструментами. CSP-платформа как раз намного ближе к решению этих задач, чем одна ECM-система.

Некорректный тезис и его аргументация. Нельзя подменить одну задачу другой, объявив, что одна задача не бизнесовая. Если вы не научились ее решать, то это не значит, что ее надо отменить. Делайте что умеете, но не манипулируйте мнением.

4️⃣Аргументы методолога в пользу CSP и против ECM.

Аргументы выстроены на личном опыте с примерами пролитого кофе и потопа. Это просто плохой личный опыт, методологу не стоит делать выводы на таких бытовых примерах. К технологии ведения бумажного ДО примеры отношения не имеют. Это демонстрация отсутствия выстроенной системы управления документами (бумажными).

ЕCM повторяет ошибки бумажного ДО. Согласна. Только не сама ЕCM это делает, а внедренцы и «методологи», которые настраивают систему по требованиям.

Далее предлагается как альтернатива CSP, преимущество которой видится как раз в возможности работать по требованиям. А как тогда ошибки исправить??? Если опять возвращаемся к «хотелкам»?

Итак, проблема не в системах, а в понимании объекта автоматизации и выборе корректного подхода к работе с каждым объектом

Бизнес-процесс - один объект автоматизации, внешнего регулирования нет, автоматизируется по требованиям заказчика.

Документный процесс - совершенно другой объект автоматизации. Есть жесткое регулирование, автоматизируется по требованиям регулятора.

Не подменяйте понятия, не смешивайте их. Разделите задачи и решайте их отдельно. Учите матчасть. Поднимайте уровень знаний от бытовых примеров.

PS
Хотелось бы более профессионального обсуждения, более глубокого знания объектов автоматизации. Пока же уверенно идем в сторону примитивизма и упрощенчества. Я это объясняю недостаточным уровнем знаний в той области, которой занимаются коллеги-разработчики.

А на ваш взгляд в чем проблема?

После указания на плагиат и нарушение авторских прав Учебный центр ДИТАД изменил образовательную программу и заменил преподавателя

Еще раз обращаюсь официально к руководству центра
@center_ditad Анне Куликовой

Уберите из списка продаваемых курсов еще один - «уникальный авторский мастер-класс», который «позволит сэкономить денежные средства и наладить бизнес-процессы в документационном обеспечении управления»

Авторский - это значит с нуля разработанный этим автором. Ваш преподаватель получил от меня готовые материалы. Это уже не авторский курс.
авторский, да не того автора 😉

Никто кроме меня не разрабатывал:
▪️методики аудита документооборота
▪️методики проектирования систем управления документами

Категорично, но правда. Это тема моих научных разработок, которыми я занимаюсь последние 20 лет.

Соответственно любые курсы, статьи и проекты, в которых рассказывается, как провести аудит и спроектировать систему управления документами, что такое дорожная карта постановки ДО будут основаны на моих материалах. Надо указывать источник, так принято.

Обоснование
Все разработанные мной методики официально представлены как научные изыскания на общероссийских конференциях (ВНИИДАД и РАН) и опубликованы в научных изданиях. А проект ГОСТ Р по этой методике находится на утверждении.

Предлагаю обойтись без привлечения юристов.

#ЛиповаяМетодология
#Разбор

Фирма 1С научила госорганы, как снимать ограничение доступа ДСП со служебных документов

В новой редакции флагманского методического продукта фирмы 1С «Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой» представлен типовой ЛНА по работе с документами категории ДСП.

1С VS законодательство

По версии 1С
к служебной информации ограниченного распространения относится:
несекретная информация, касающаяся деятельности организации, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью

И второе определение этого же термина на этой же странице:
несекретная информация, образующаяся в ходе управленческой деятельности организации, доступ к которой ограничен в связи со служебной необходимостью

По версии Президента РФ и Правительства РФ
к служебной информации ограниченного распространения относятся:

👉 служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами" (статья 3 Указа Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188)

👉 несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с ФЗ (Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233)

Итак, отнесение информации к категории служебная - это прерогатива государства. Коммерческие организации не могут относить свою информацию к служебной и создавать документы ДСП, тк служебная тайна не связана напрямую с коммерческой деятельностью, а ограничение доступа к ней устанавливается законодательно. Для коммерческих организаций введено понятие "коммерческая тайна" (ФЗ от 29.07.2004 №98-ФЗ "О коммерческой тайне").

Вывод:
▪️про Указ Президента РФ в фирме 1С не слышали
▪️1С дает собственное определение служебной тайне и распространяет его на коммерческие компании, что выводит сведения, требующие защиты, из под регулирования соответствующих федеральных законов

Далее🔠

🔠продолжение
Часть 1

1С VS принципы конфиденциального делопроизводства

1️⃣
По версии 1С
ДСП является грифом ограничения доступа

По версии Правительства РФ
ДСП является пометкой

В чем разница?
В делопроизводстве гриф - это реквизит документа (пункт 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2016), определяющий категорию доступа, а "ДСП" - это ограничительная пометка в составе грифа. Гриф относится к информации, а пометка - к носителю информации.

В российском законодательстве предусмотрено 4 грифа и одна пометка конфиденциальности информации:
▪️секретно (закон "О государственной тайне")
▪️совершенно секретно (закон "О государственной тайне")
▪️особой важности (закон "О государственной тайне")
▪️коммерческая тайна (закон "О коммерческой тайне")
▪️пометка "для служебного пользования" (постановления Правительства РФ: № 1233 от 03.11.1994 и № 2052 от 26.11.2021)

Все эти "оформительские детали" будут важны в ситуации нарушения конфиденциальности информации и возникшей необходимости привлечь к ответственности лицо, допустившее распространение.

2️⃣
По версии 1С
Документы ДСП обрабатываются в общем документопотоке с применением СЭД для общего делопроизводства

По версии Правительства РФ
Документы ДСП не обрабатываются в информационных системах (запрета нет, но и про электронную обработку ничего не сказано). Правительством РФ подготовлен проект Положения о порядке обращения с документами для служебного пользования, учитывающий обработку документов ДСП в электронной форме, но по нему нет движения с 2021 года.

По версии ФОИВ
Документы ДСП могут обрабатываться в СЭД с соблюдением ряда ограничений, например:
▪️обработка и хранение документов ДСП производится только на АРМ, находящихся в отдельных помещениях, выделенных для чтения/записи, редактирования и хранения документов категории ДСП, не подключенных к сети "Интернет" (не связанных с локальными и внешними сетями)
▪️раздельная регистрация документов общего и ограниченного доступа (исключение - если документов ДСП мало)
▪️в общую СЭД включаются только регистрационные данные документа ДСП, сам документ не прикрепляется к регистрационной карточке, а распечатывается и работа с ним ведется в бумажном виде

3️⃣
По версии 1С
Регулируется только порядок создания и учета экземпляров документа ДСП

Комментарий:
- перепутаны понятия оригинала и тиражного экземпляра, отсутствует порядок присвоения документу ограничительного грифа
- функционал 1С:Документооборота не позволяет вести поэкземплярный учет документов

По версии Правительства РФ
Отдельно регулируется порядок создания оригинала документа, на котором проставляется отметка ДСП (кем и каким способом) и отдельно регулируется порядок создания и учета тиражных экземпляров документа ДСП

Далее🔠

🔠продолжение
Часть 1 | часть 2

4️⃣
По версии 1С
Снятие ограничения на распространение экземпляра документа для служебного пользования производится путем создания нового документа и уничтожения экземпляров документа с грифом ограничения доступа ДСП

По версии Правительства РФ, ФОИВ
Снятие пометки ДСП осуществляется на основании акта, утвержденного уполномоченным должностным лицом. В учетную форму вносятся изменения и проставляется отметка о снятии пометки ДСП с указанием реквизитов документа-основания, заверяемые подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима.

Снятие пометки ДСП с электронных документов осуществляется путем подписания отдельного документа, содержащего указание о снятии с электронного документа пометки ДСП (приказ ГУСП от 4 апреля 2024 г. N 67)

Уничтожение документов ДСП и создание новых без пометки не предусмотрено.

5️⃣
По версии 1С
Машинный носитель информации и машиночитаемая информация - это одно и то же, в тексте документа используются как синонимы:

👔Если в качестве приложения предусматривается машинный носитель информации, на нем проставляется отметка «к вх. No_______» с указанием регистрационного номера документа.
Данные о машиночитаемой информации заносятся в «Журнал учета машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения»


Напомню, что сегодня под машиночитаемой формой понимается документ формата XML. Откуда взялся XML в работе с документами ДСП одному Богу одной фирме 1С известно.

⚡️Вывод
Грубые нарушения установленных норм для работы с документами категории ДСП ведут к угрозам безопасности служебной информации.

Далее🔠

🔠продолжение
Часть 1 | часть 2 | часть 3

Что хотел сказать вендор?

Попробую угадать, что же хотела сказать фирма 1С этим методическим материалом.
Предположу, что в 1С перепутали коммерческую и служебную тайны.

Определение коммерческой тайны и информации, составляющей коммерческую тайну, содержится в п.1 и п.2 ст.3 Федерального закона от 29.07.2004 №98-ФЗ "О коммерческой тайне"

коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду

информация, составляющая коммерческую тайну, - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны

Методика работы с конфиденциальными сведениями действительно актуальна для коммерческих организаций. Такой материал был бы объективно полезен. Здесь есть много тонкостей. Например, некорректное оформление режима конфиденциальности сводит на нет содержание заключенных NDA. Но 1С об этом не рассказала.

Онлайн-курс «Современные информационные технологии для цифровой трансформации деятельности предприятий»

🛍Это программа моих коллег и партнеров, поэтому есть возможность купить курс с хорошей скидкой

Программа курса и запись

Для кого: директора по цифровой трансформации, функциональные руководители организаций

Автор: Борис Славин, проф, д.э.н., член правления Союза ИТ директоров, член экспертного совета «ИТ в образовании» при комитете по образованию и науке Госдумы, член РГ по цифровой экономике Нацсовета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, преподаватель НИУ ВШЭ, МГУ, Финансового университета

Длительность: 16 ак/часов
Стоимость: 30 400 р. по промокоду SOFIA

Вопросы организатору:  +7(968)418-03-02 
maksimova@rucio.ru

Объявляю набор на свой авторский курс по методологии регламентации бизнес-процессов

Программа и запись

Методология регламентации процессов. Правила составления локальных нормативных актов. Теоретический курс

Разработка локальных нормативных актов. Практический семинар


📌 21 - 23 июня (среда - четверг - пятница) 10:00-14:00
📖 Методология регламентации процессов. Правила составления локальных нормативных актов. Теоретический курс

📌 26 - 28 июня (среда - четверг - пятница) 10:00-14:00
📖 Методология регламентации процессов. Разработка локальных нормативных актов. Практический семинар


🖇СКОЛЬКО СТОИТ?
Цена для корпоративных клиентов 32 000 руб. для одного слушателя за каждый курс с подключением онлайн
Цена для физических лиц - подписчиков канала 19 200 руб. за каждый курс с подключением онлайн


🖇ДЛЯ КОГО?
👉🏻 Для всех, на кого возложена обязанность разрабатывать локальные нормативные акты


🖇 О ЧЁМ?
Про создание регламентов, которые захотят читать и исполнять. Про то, как стать крутым методологом и писать текст как программный код


🖇РЕЗУЛЬТАТ
Сформируем причинно-следственные связи в работе с текстами, наработаем навыки и получим готовые инструменты регламентации

🔥ХОЧУ СКИДКУ
Регистрируйтесь на курс и сообщите мне о том, что вы подписчик канала. Далее я изменю стоимость вашего заказа

Отвечаю на ваши вопросы про курсы по регламентации процессов

Курс 1. Разработка ЛНА. Теория

1️⃣ Разбираем источники: где искать требования к текстам документов и содержанию ЛНА

2️⃣ Погружаемся в методологию профессиональной деятельности, обсуждаем:
▪️понятие методологии исследования
▪️научную организацию труда в США и СССР в начале XX в.
▪️направления методологии: нормативную, процессную, предметной области
▪️способы организации нормативной методологии (централизованную и децентрализованную)
▪️центр компетенции по нормативной методологии
▪️кто такой методолог и какими знаниями/компетенциями должен обладать

3️⃣ Изучаем регламентную базу организации, обсуждаем:
▪️правила формирования регламентной базы
▪️типичные ошибки нарушения принципов формирования регламентной базы
▪️политику доступа к локальным нормативным актам

4️⃣ Выясняем правовой статус локальных нормативных актов, обсуждаем:
▪️признаки ЛНА
▪️полномочия по изданию ЛНА
▪️форму и содержание ЛНА
▪️перечень ЛНА, обязательных к утверждению в организациях

5️⃣ Рассматриваем систему организационно-распорядительной документации, к которой относим ЛНА

6️⃣Классифицируем ЛНА, выделяем документы верхнего уровня (концептуальные), операционные и технологические. Сложная тема, в результате вы будете понимать, чем отличаются виды регламентирующих документов: регламенты, порядки, инструкции, положения, кодексы, стандарты …; чем отличаются друг от друга стратегия информационной безопасности (ИБ), политика ИБ, концепция ИБ, кодекс ИБ, регламент обеспечения безопасности … Или чем различаются методика и методические рекомендации.

Каждый из этих документов занимает свое место в системе регламентирующих документов, образуя регламентную базу организации.

7️⃣ Проходим по жизненному циклу ЛНА, рассматриваем подробно каждый этап его разработки.

8️⃣ Изучаем структуру ЛНА и оформление каждого структурного элемента.

9️⃣ Разбираем правила моделирования процессов, осваиваем приемы:
▪️декомпозиции процесса
▪️описания реализации процесса
▪️моделирования процесса сверху вниз и снизу вверх

🎁Бонус
Слушатели получат типовое положение о регламентации процессов (содержит правила разработки ЛНА)

Далее расскажу как организован практический семинар 🔠