Компания Дениса Авдюшина "Делис Архив" зарабатывает 525 000 000 рублей в год на хранении и обработке архивов для крупнейших российских компаний

О компании Делис Архив вы уже читали в моих постах. Это компания, которая первая решилась на эксперимент с внедрением СЭД за 20 рабочих дней: подробнее здесь

Сегодня публикую очень содержательное интервью с владельцем компании Денисом Авдюшиным. Уверена, вы с удивлением откроете для себя архивное дело, как бизнес, и, возможно, присоединитесь к числу пользователей архивного аутсорсинга.

Итак, представьте себе 1400 20-тонных фур, полностью забитых документами.
1 300 000 коробок, сотни миллионов листов. Это важные документы: кредитные договоры, кадровые документы, личные дела.

Илья Исерсон из ₽усского Капитализма поговорил с Денисом и выяснил, как работает его бизнес:

▶️ сколько можно заработать на хранении и обработке документов
▶️ как на равных конкурировать с американскими компаниями
▶️ как устроены склады, как они горят, как их затапливает и что говорят про это клиенты
▶️ как привлекать инвестиции
▶️ сколько стоит обустройство склада
▶️ почему бумажные документы дешевле и надежнее цифровых
▶️ как работает найм и лидген

🔜 Читать статью

@delisarchiv

#Разбор
#ELMA

Недавно компания ELMA заявила о переходе на новый уровень своих программных продуктов:
CSP как новый виток развития ЕСМ

Разбираю стрим о предпосылках эволюции ЕСМ в CSP. Сейчас привожу тезисы беседы и аргументацию. Завтра выложу сам разбор. А ваши комментарии жду сразу 🖌


Участники стрима:
Product Owner ELMA365 ECM - Раис Ахкямов
Методолог Анджела Миронова

Product Owner

Тезис 1
Есть такая классификация традиционных систем управления контентом (рис 1 в комментариях)
FMS - для всех файловых объектов, включая:
DMS для pdf-, word- документов, таблиц
DAM для медиа-файлов
ECM - для цифровых документов крупного бизнеса
CMS - для цифровых активов типа онлайн магазина, веб-сайта

Тезис 2
ECM - это устаревшие системы

Обоснование: в ECM нельзя быстро изменить бизнес-процесс, уйдет не менее трех месяцев, а все внедрение занимает 2-3 года

Тезис 3
CSP - это система другого класса, которая более эффективна для бизнеса, позволяет быстро добавлять новые функции и изменять процессы, поведение системы можно изменить за час-два

Обоснование: Gartner в 2017 году сказал, что нужен другой подход, CSP должны прийти на смену монолитным ECM

Тезис 4
Устройство ECM:
▪️есть контент, к которому прикручена функция
▪️есть документ, к нему огромный набор функций
▪️открываем документ - там 30 - 50 кнопок, и не знаешь на какую нажать, кнопки часто не имеют отношения к документу

Тезис 5
CSP позволяет сместить фокус с документа на бизнес-задачу

Обоснование: есть задача принять сотрудника на работу, и мы решаем задачу, а не плодим функции вокруг документа

Тезис 6
Разработчик должен творить, а не думать о том, как решить прикладную ИТ-задачу

#Разбор
#ELMA

Методолог

Тезис 1
В ECM переносят ошибки бумажного документооборота
Надо отказываться от бумаги

Обоснование:
▪️ в бумажном ДО нет гарантии того, что документ поступит нужному адресату
▪️ чем больше кабинетов должен пройти документ, тем больше вероятность, что на него прольют кофе - лично это видела, но об этом не говорят
▪️ документы могут быть затоплены

Тезис 2
ECM закрывает базовые потребности малого и среднего бизнеса, крупному ее не хватает

Обоснование:
CSP позволяет
▪️настроить блоки управления разными направлениями деятельности, процессы гибкие под потребности клиентов
▪️закрыть специфичные риски и потребности компании
▪️не диктует компании, как строить бизнес

Тезис 3
Внедрение новой системы - боль для пользователей
CSP внедрять проще, так как она дает личное пространство пользователю

Обоснование:

▪️пользователь может посмотреть отчеты, какие документы он должен подготовить, какие задачи выполнить - согласовать или подписать, выбрать оформление личного кабинета и заполнить личные данные, можно даже настроить получение уведомлений
▪️CSP позволяет разграничить рабочее пространство пользователя по ролям, руководитель видит только то, что ему поступило на рассмотрение или он вообще не хочет работать в системе

Тезис 4
CSP лучше ECM

Обоснование: делопроизводители живут в своем мире правил, порядков, номенклатур, структур. А пользователю все это не интересно - ему надо все по папочкам раскидать и отправить документ коллегам. CSP позволяет работать совместно с одним документом и не забывает про конфиденциальность, устанавливаются доступы.

#Разбор
#ELMA

Разбираю стрим ELMA о предпосылках эволюции ЕСМ в CSP

Обобщу тезисы

ECM - плохо, потому что:
▪️внедряются и дорабатываются долго
▪️внутри какой-то трэш: документ и 50 кнопок к нему

CSP - хорошо, потому что:
▪️так Gartner сказал
▪️внедряется и изменяется быстро
▪️пользователи не нервничают, тк им обеспечено «личное пространство» - как? см выше
▪️не плодит функции вокруг документа
▪️меняет фокус с документа на бизнес-задачу
▪️позволяет творить, а не решать прикладные задачи юристы заплакали 😢

Бумажный ДО - плохо, потому что:
▪️нет гарантии того, что документ поступит нужному адресату
▪️ на документ прольют кофе или все документы будут затоплены

ECM повторяет ошибки бумажного ДО >> надо отказаться от бумаги и использовать CSP


💬 Комментарии

1️⃣ECM - это класс прикладных систем, их много на рынке, имеют разные функциональные возможности и технические характеристики. О какой конкретно системе здесь говорится? Все плохие? У всех систем по 50 кнопок вокруг документа? Я таких систем даже не знаю. Намеренное искажение реальности.

Аргумент некорректный - манипуляция.

2️⃣CSP - это платформа, которая позволяет перейти от автономных систем управления документами к набору микросервисов в виде интегрированного набора продуктов, приложений с общим API и репозиторием. Каждый сервис обслуживает свою задачу.

Некорректно сравнивать ECM-системы и платформу для микросервисной архитектуры.

У микросервисной архитектуры бесспорное преимущество, я говорила о таком направлении развития управления документами еще несколько лет назад на конференции TAdviser в контексте перспектив для существующих СЭД (я их не вижу).

Сравнение некорректное, нарушена логика.


3️⃣Смещение фокуса с документа на бизнес-задачу

Хочется сразу сказать: ребята, не трогайте документы, занимайтесь тем, в чем разбираетесь!

Это разные задачи. Не надо смещать фокусы. Сформулируйте корректно потребности заказчика, поставьте задачи и сфокусируйтесь на их решении. Мыслите системно в масштабах всей управленческой деятельности.

Например, задача 1 - автоматизировать бизнес-процесс и задача 2 - обеспечить документационное сопровождение этого процесса.

Это две разные задачи, решаются разными инструментами. CSP-платформа как раз намного ближе к решению этих задач, чем одна ECM-система.

Некорректный тезис и его аргументация. Нельзя подменить одну задачу другой, объявив, что одна задача не бизнесовая. Если вы не научились ее решать, то это не значит, что ее надо отменить. Делайте что умеете, но не манипулируйте мнением.

4️⃣Аргументы методолога в пользу CSP и против ECM.

Аргументы выстроены на личном опыте с примерами пролитого кофе и потопа. Это просто плохой личный опыт, методологу не стоит делать выводы на таких бытовых примерах. К технологии ведения бумажного ДО примеры отношения не имеют. Это демонстрация отсутствия выстроенной системы управления документами (бумажными).

ЕCM повторяет ошибки бумажного ДО. Согласна. Только не сама ЕCM это делает, а внедренцы и «методологи», которые настраивают систему по требованиям.

Далее предлагается как альтернатива CSP, преимущество которой видится как раз в возможности работать по требованиям. А как тогда ошибки исправить??? Если опять возвращаемся к «хотелкам»?

Итак, проблема не в системах, а в понимании объекта автоматизации и выборе корректного подхода к работе с каждым объектом

Бизнес-процесс - один объект автоматизации, внешнего регулирования нет, автоматизируется по требованиям заказчика.

Документный процесс - совершенно другой объект автоматизации. Есть жесткое регулирование, автоматизируется по требованиям регулятора.

Не подменяйте понятия, не смешивайте их. Разделите задачи и решайте их отдельно. Учите матчасть. Поднимайте уровень знаний от бытовых примеров.

PS
Хотелось бы более профессионального обсуждения, более глубокого знания объектов автоматизации. Пока же уверенно идем в сторону примитивизма и упрощенчества. Я это объясняю недостаточным уровнем знаний в той области, которой занимаются коллеги-разработчики.

А на ваш взгляд в чем проблема?

После указания на плагиат и нарушение авторских прав Учебный центр ДИТАД изменил образовательную программу и заменил преподавателя

Еще раз обращаюсь официально к руководству центра
@center_ditad Анне Куликовой

Уберите из списка продаваемых курсов еще один - «уникальный авторский мастер-класс», который «позволит сэкономить денежные средства и наладить бизнес-процессы в документационном обеспечении управления»

Авторский - это значит с нуля разработанный этим автором. Ваш преподаватель получил от меня готовые материалы. Это уже не авторский курс.
авторский, да не того автора 😉

Никто кроме меня не разрабатывал:
▪️методики аудита документооборота
▪️методики проектирования систем управления документами

Категорично, но правда. Это тема моих научных разработок, которыми я занимаюсь последние 20 лет.

Соответственно любые курсы, статьи и проекты, в которых рассказывается, как провести аудит и спроектировать систему управления документами, что такое дорожная карта постановки ДО будут основаны на моих материалах. Надо указывать источник, так принято.

Обоснование
Все разработанные мной методики официально представлены как научные изыскания на общероссийских конференциях (ВНИИДАД и РАН) и опубликованы в научных изданиях. А проект ГОСТ Р по этой методике находится на утверждении.

Предлагаю обойтись без привлечения юристов.

#ЛиповаяМетодология
#Разбор

Фирма 1С научила госорганы, как снимать ограничение доступа ДСП со служебных документов

В новой редакции флагманского методического продукта фирмы 1С «Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой» представлен типовой ЛНА по работе с документами категории ДСП.

1С VS законодательство

По версии 1С
к служебной информации ограниченного распространения относится:
несекретная информация, касающаяся деятельности организации, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью

И второе определение этого же термина на этой же странице:
несекретная информация, образующаяся в ходе управленческой деятельности организации, доступ к которой ограничен в связи со служебной необходимостью

По версии Президента РФ и Правительства РФ
к служебной информации ограниченного распространения относятся:

👉 служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами" (статья 3 Указа Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188)

👉 несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с ФЗ (Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233)

Итак, отнесение информации к категории служебная - это прерогатива государства. Коммерческие организации не могут относить свою информацию к служебной и создавать документы ДСП, тк служебная тайна не связана напрямую с коммерческой деятельностью, а ограничение доступа к ней устанавливается законодательно. Для коммерческих организаций введено понятие "коммерческая тайна" (ФЗ от 29.07.2004 №98-ФЗ "О коммерческой тайне").

Вывод:
▪️про Указ Президента РФ в фирме 1С не слышали
▪️1С дает собственное определение служебной тайне и распространяет его на коммерческие компании, что выводит сведения, требующие защиты, из под регулирования соответствующих федеральных законов

Далее🔠

🔠продолжение
Часть 1

1С VS принципы конфиденциального делопроизводства

1️⃣
По версии 1С
ДСП является грифом ограничения доступа

По версии Правительства РФ
ДСП является пометкой

В чем разница?
В делопроизводстве гриф - это реквизит документа (пункт 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2016), определяющий категорию доступа, а "ДСП" - это ограничительная пометка в составе грифа. Гриф относится к информации, а пометка - к носителю информации.

В российском законодательстве предусмотрено 4 грифа и одна пометка конфиденциальности информации:
▪️секретно (закон "О государственной тайне")
▪️совершенно секретно (закон "О государственной тайне")
▪️особой важности (закон "О государственной тайне")
▪️коммерческая тайна (закон "О коммерческой тайне")
▪️пометка "для служебного пользования" (постановления Правительства РФ: № 1233 от 03.11.1994 и № 2052 от 26.11.2021)

Все эти "оформительские детали" будут важны в ситуации нарушения конфиденциальности информации и возникшей необходимости привлечь к ответственности лицо, допустившее распространение.

2️⃣
По версии 1С
Документы ДСП обрабатываются в общем документопотоке с применением СЭД для общего делопроизводства

По версии Правительства РФ
Документы ДСП не обрабатываются в информационных системах (запрета нет, но и про электронную обработку ничего не сказано). Правительством РФ подготовлен проект Положения о порядке обращения с документами для служебного пользования, учитывающий обработку документов ДСП в электронной форме, но по нему нет движения с 2021 года.

По версии ФОИВ
Документы ДСП могут обрабатываться в СЭД с соблюдением ряда ограничений, например:
▪️обработка и хранение документов ДСП производится только на АРМ, находящихся в отдельных помещениях, выделенных для чтения/записи, редактирования и хранения документов категории ДСП, не подключенных к сети "Интернет" (не связанных с локальными и внешними сетями)
▪️раздельная регистрация документов общего и ограниченного доступа (исключение - если документов ДСП мало)
▪️в общую СЭД включаются только регистрационные данные документа ДСП, сам документ не прикрепляется к регистрационной карточке, а распечатывается и работа с ним ведется в бумажном виде

3️⃣
По версии 1С
Регулируется только порядок создания и учета экземпляров документа ДСП

Комментарий:
- перепутаны понятия оригинала и тиражного экземпляра, отсутствует порядок присвоения документу ограничительного грифа
- функционал 1С:Документооборота не позволяет вести поэкземплярный учет документов

По версии Правительства РФ
Отдельно регулируется порядок создания оригинала документа, на котором проставляется отметка ДСП (кем и каким способом) и отдельно регулируется порядок создания и учета тиражных экземпляров документа ДСП

Далее🔠

🔠продолжение
Часть 1 | часть 2

4️⃣
По версии 1С
Снятие ограничения на распространение экземпляра документа для служебного пользования производится путем создания нового документа и уничтожения экземпляров документа с грифом ограничения доступа ДСП

По версии Правительства РФ, ФОИВ
Снятие пометки ДСП осуществляется на основании акта, утвержденного уполномоченным должностным лицом. В учетную форму вносятся изменения и проставляется отметка о снятии пометки ДСП с указанием реквизитов документа-основания, заверяемые подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима.

Снятие пометки ДСП с электронных документов осуществляется путем подписания отдельного документа, содержащего указание о снятии с электронного документа пометки ДСП (приказ ГУСП от 4 апреля 2024 г. N 67)

Уничтожение документов ДСП и создание новых без пометки не предусмотрено.

5️⃣
По версии 1С
Машинный носитель информации и машиночитаемая информация - это одно и то же, в тексте документа используются как синонимы:

👔Если в качестве приложения предусматривается машинный носитель информации, на нем проставляется отметка «к вх. No_______» с указанием регистрационного номера документа.
Данные о машиночитаемой информации заносятся в «Журнал учета машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения»


Напомню, что сегодня под машиночитаемой формой понимается документ формата XML. Откуда взялся XML в работе с документами ДСП одному Богу одной фирме 1С известно.

⚡️Вывод
Грубые нарушения установленных норм для работы с документами категории ДСП ведут к угрозам безопасности служебной информации.

Далее🔠

🔠продолжение
Часть 1 | часть 2 | часть 3

Что хотел сказать вендор?

Попробую угадать, что же хотела сказать фирма 1С этим методическим материалом.
Предположу, что в 1С перепутали коммерческую и служебную тайны.

Определение коммерческой тайны и информации, составляющей коммерческую тайну, содержится в п.1 и п.2 ст.3 Федерального закона от 29.07.2004 №98-ФЗ "О коммерческой тайне"

коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду

информация, составляющая коммерческую тайну, - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны

Методика работы с конфиденциальными сведениями действительно актуальна для коммерческих организаций. Такой материал был бы объективно полезен. Здесь есть много тонкостей. Например, некорректное оформление режима конфиденциальности сводит на нет содержание заключенных NDA. Но 1С об этом не рассказала.

Онлайн-курс «Современные информационные технологии для цифровой трансформации деятельности предприятий»

🛍Это программа моих коллег и партнеров, поэтому есть возможность купить курс с хорошей скидкой

Программа курса и запись

Для кого: директора по цифровой трансформации, функциональные руководители организаций

Автор: Борис Славин, проф, д.э.н., член правления Союза ИТ директоров, член экспертного совета «ИТ в образовании» при комитете по образованию и науке Госдумы, член РГ по цифровой экономике Нацсовета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, преподаватель НИУ ВШЭ, МГУ, Финансового университета

Длительность: 16 ак/часов
Стоимость: 30 400 р. по промокоду SOFIA

Вопросы организатору:  +7(968)418-03-02 
maksimova@rucio.ru