Полезные материалы по современному делопроизводству

Воспользуйтесь бесплатным доступом к онлайн-библиотеке:
▪️статей
▪️ответов на вопросы
▪️примеров оформления документов

Есть и мои статьи 🙂

📹 Получите полный доступ

на три дня и ознакомьтесь с возможностями системы (что здесь есть и как удобнее пользоваться)

После окончания бесплатного доступа часть материалов по-прежнему будет вам доступна бесплатно!

Пользуйтесь готовыми решениями, которым можно доверять

Что делать с документом, если просрочен сертификат электронной подписи?

Отвечаю на поставленный вчера вопрос

Нормативно такая ситуация пока не урегулирована. Мнение экспертов сводится к такому сценарию решения проблемы:

1️⃣ собрать экспертную комиссию
2️⃣ зафиксировать выявленный факт просрочки сертификата в протоколе ЭК и внести в протокол решение о переподписании документов
3️⃣ подтвердить свидетельскими показаниями и техническими средствами (пропускная система) присутствие подписанта на рабочем месте в день подписания (год назад)
4️⃣ переподписать документы

Но! Это сценарий, который рекомендован экспертами, как возможный выход из ситуации. Правового основания для такого сценария нет. Но это лучше, чем не делать ничего.

⚡️
Со вчерашнего дня после публикации поста я получила сообщения из разных компаний о том, что у них выявлена аналогичная ситуация, значит проблема системная.

❕Проверьте хранение кадровых электронных документов в своих системах.
❕Убедитесь в том, что спустя год после подписания подпись будет валидна.

Валидность ЭП обеспечивается:
▪️передачей документов в полнофункциональную СХЭД, в которой реализованы мероприятия по сохранности юридической значимости документов
▪️применением метки доверенного времени в момент подписания
▪️применением технологии усовершенствования электронной подписи по стандарту CAdES

А спрашивать за возникшие проблемы с недействительными электронными подписями надо со специалистов, которые продавали и настраивали системы, убеждая вас в том, что одного модуля/приложения/сервиса будет достаточно для перехода на КЭДО

Вопрос 👉
Просьба прокомментировать такую сущность, как Content Services Platform. Известный нам уже вендор продвигает этот продукт, как более прогрессивный по сравнению с привычными ECM системами. Говорит, что вроде бы функциональность ECM сохраняется, при этом добавляется новая функциональность, позволяющая как то создавать задачи из документов

Content Services Platform - платформа для управления контентом и его использования в организации.

Контент
Начнем с определения контента. Законодательно такой термин не закреплен. В Приложение N 2 к приказу Минсвязи от 7 декабря 2015 г. N 515 приведена классификационная группировка направлений деятельности в секторе контента и средств массовой информации на основе ОКВЭД2 ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2).

К сектору контента отнесены: издательская деятельность, производство кинофильмов, видеофильмов и телевизионных программ, звукозапись, теле- и радиовещание, деятельность информационных агентств и информационных служб.
 
В нормативных правовых актах, в которых контент упоминается в контексте, под ним понимается вся информация в Интернете: посты в соцсетях, ролики на видеохостингах, статьи, размещённые на различных сайтах, новости, графические изображения, аудио.

Под цифровым контентом понимается информация, которую можно использовать в цифровом носителе.

Контент защищается авторским правом. Так контент в правовом поле приравнивается к произведению.

Документ
Документ не является произведением в соответствии с российским законодательством. Если документ все же включен в систему на основе CSP платформы как контент, то обьектом управления будет возможность обратиться к документу и передать его другому пользователю системы. CSP платформа выступает в роли базы знаний для организации, в которой можно структурировать корпоративную информацию (контент) и создать удобный информационный фонд для сотрудников.

Для работы с документами требуется другой класс информационных систем - с другой бизнес-логикой в их основе, другой архитектурой, другими возможностями. Такие системы должны поддерживать полный жизненный цикл документа от создания до хранения и уничтожения вместе с его метаданными и учетными формами, сопровождающими документ. Это ECM- системы, которые в российском правовом поле имеют официальное название системы электронного документооборота, СЭД (можно спорить, что это не одно и то же, но нормативно это так).

Системы управления документами
На нормативном уровне установлены требования к тем системам, в которых мы работаем с электронными документами. Это системы электронного документооборота (СЭД) и системы хранения электронных документов (СХЭД).

Пока организации практикуют бумажный документооборот, то для его поддержки можно использовать любые системы, потому что к документам и их юридической силе они отношения все равно не имеют.

До сих пор так и было. Вендоры, которые владели изначально BPM-системами (ELMA, Docsvision), с ростом запроса на электронный документооборот мимикрировали под ECM-системы, оставив в основе своих программ логику управления процессами.

В развитие продуктового маркетинга этими же вендорами заявлен переход продуктов в класс CSP-платформы. С точки зрения продаж - отличный ход.

⚡️вендорам выгодно и дальше развивать практику бумажного документооборота и работы со сканами, потому что бумажный документооборот не предъявляет никаких требований к системам

Будет ли эффективной работа с подлинными электронными документами на CSP-платформах - в следующих постах

🗣а пока интересно послушать ваше мнение

Развернулась интересная дискуссия на тему требований с системам электронного документооборота - здесь

В процессе обсуждения пришли к вопросам и утверждениям:
▪️есть ли чек-лист для систем управления документами?
▪️если есть, то что считать таким чек-листом?
▪️что будет, если не придерживаться чек-листа?
▪️далеко не все требования выполнимы

Если список неполный, дополните, пожалуйста

Договоримся о терминах

BPM - платформенная основа практически всех систем, которые позиционируют себя как ECM/СЭД

ECM - англоязычное название систем, предназначенных для управления контентом, требований к ним нет

СЭД - термин российского правового поля, характеризующий системы для управления электронными документами (ЭД), к ним установлены требования

СХЭД - термин российского правового поля, характеризующий системы для хранения ЭД, к ним установлены требования

Контент - термин законодательно не определен, употребляется в российском праве в контексте, как содержание информации, находящейся в Интернете, и защищается авторским правом

Документ - термин определен, в электронной среде должен обладать юридической силой

Предыстория вопроса

На сегодняшний день в эксплуатируемых СЭД (внутренний документооборот) практически нет ЭД. Служебные записки даже обсуждать не будем, несерьезно.

Почему нет ЭД? Потому что до сих так не ставилась задача - мы не имели дело с цифровым документооборотом (ДО), а лишь автоматизировали процессы прохождения отдельных этапов жизненного цикла (ЖЦ) документов.

В СЭД сегодня находятся не документы, а информация о них. Подлинники документов издаются на бумажных носителях, и их юридическая сила обеспечивается процедурами бумажного ДО.

Так было до сегодняшнего дня. Теперь у нас появилась возможность создавать безбумажные офисы и отказаться от использования бумажного носителя. Появилась благодаря изменениям в законодательстве. А что с технологиями? Как мы будем это делать? Что у нас есть для решения этой задачи?

А есть все те же СЭД, построенные изначально на BPM-платформах.

Приведут ли нас BPM-платформы к цифровому ДО?

Для ответа на этот вопрос нам нужны критерии, что такое безбумажная модель ДО, и чем она отличается от автоматизации.

Два разных объекта, учимся их различать и не путать

объект 1: система, в которой отражается информация о документе - требований нет (то чем пользуемся сейчас)

объект 2: система, в которой появляется документ на правах подлинника - требования есть (то, к чему должны перейти)

Что пытаются изобразить вендоры? Приравнять второй объект к первому, аргументируя тем, то в пору автоматизации требований к системам никаких не было. Откуда им взяться сейчас?

Я понимаю, откуда идет путаница - кстати, говорила об этом коллегам из ВНИИДАД. Надеюсь, что вы читаете этот пост и вспомните наши дискуссии.

ВНИИДАД не обозначил границу между тем, что называлось электронным ДО в пору автоматизации, и тем, что понимается под электронным ДО в пору перехода на цифровые технологии. И то и другое регулятор называет электронным ДО. Такая же путаница с электронным документом, под которым понималось до сих пор все, что попадало в СЭД - файлы, сканы.

Надо быть очень глубоко погруженным в теорию, чтобы во всем этом разобраться, так что вендоров отчасти оправдываю. Нет специалистов по управлению документами, самим разобраться не получилось (или не хотелось).


Объект 2 - система, которая должна обеспечить работу с ЭД. А чтобы не путаться в понятиях, назовем эти объекты правильно: цифровые документы (те, которые не были изданы на бумажных носителях и подписаны электронной подписью)

Итак, получаем новые объекты регулирования:
▪️цифровой документ (подлинник, обладает юридической силой)
▪️система, которая обеспечивает создание цифрового документа
▪️система, которая обеспечивает хранение цифрового документа

Далее остановлюсь на каждом объекте регулирования отдельно ➡️

АНОНС
Открыта запись на второй поток курса
Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

Чем новая программа отличается от других курсов по документообороту?

1️⃣Много практики. Мы совместим лекционный курс с марафоном - вся теория отрабатывается в домашнем задании и отправляется мне на проверку

2️⃣Любая теоретическая тема имеет практическую ценность - мы не перечисляем и не оцениваем правовые акты, а учимся с ними работать, получать ответы на конкретные вопросы и выбирать оптимальное решение.

3️⃣Управление документами мы рассмотрим как деятельность, сопряженную с управлением рисками, повышением производительности труда, цифровым развитием предприятия.

Вы получите:
▪️инструменты анализа и моделирования документных процессов
▪️приемы унификации документов, процессов и текстовой информации
▪️готовую модель типовых проблем и алгоритмы их решения
▪️возможность работать по технологии эталонной модели - наиболее прогрессивной технологии внедрения на сегодняшний день, по мнению Союза IT-директоров России.

📹 Запись на курс и программа

Приведут ли нас BPM-платформы к цифровому ДО?

Продолжение, начало здесь: пост 1 пост 2

Напомню, мы определились с тем, что на сегодняшний день есть два варианта работы с документами в системах электронного документооборота:

вариант 1: система, в которой отражается информация о документе - требований нет (СЭД, которыми пользуемся сейчас)

вариант 2: система, в которой появляется документ на правах подлинника - требования есть (то, к чему должны перейти от продаваемых сейчас СЭД)

Если вам нужен второй вариант, позволяющий работать с цифровыми документами, то в этом случае надо учесть новые объекты регулирования:

▪️цифровой документ (подлинник, обладает юридической силой)
▪️система, которая обеспечивает создание цифрового документа
▪️система, которая обеспечивает хранение цифрового документа

Требования к электронному (цифровому) документу (подлинник, обладает юридической силой)

Электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью

Это определение из приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, на которое ориентируются и ФНС, и разработчики федеральных законов

Состав электронного документа
Состав ЭД закреплен в НПА. Единого состава ЭД нет.
Есть совокупность признаков, которые определяют технологию «сборки» ЭД.

К этим признакам относятся:
а)  уровень формализации (формализованный и неформализованный документ)
б)  срок хранения (временный, долговременный, постоянный)

Так мы получаем несколько категорий ЭД, требования к сборке которых различны:
▪️ЭД формализованный
▪️ЭД неформализованный временного срока хранения
▪️ЭД неформализованный долговременного срока хранения
▪️ЭД кадровый, для которого определен свой состав элементов

Далее можно расписывать требования к каждой категории документов - кстати, это тема сегодняшнего урока курса Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

Вывод

Требования к СЭД определяются требованиями к электронным документам.

Отсюда следует, что СЭД должна уметь классифицировать документы по названным категориям и формировать («собирать») документ, соответствующий требованиям именно к этой категории.

А теперь вспомните, как классифицируются документы в используемых вами СЭД, и поделитесь этим, обсудим. Классификация во всех программах видна в левой колонке. Можно просто скрины прислать

Приведут ли нас BPM-платформы к цифровому ДО?

Продолжение, начало здесь: пост пост 1 пост 2 пост 3

Что должна уметь СЭД, претендующая на работу с цифровыми документами (подлинные документы, которые не издавались на бумажном носителе)

✅ Поддерживать полный жизненный цикл документа:

1️⃣ Создание документа
▪️система должна иметь шаблоны для каждого вида документа
▪️присоединять нужный набор метаданных (вид документа, заголовок, сведения о режиме доступа, срок хранения, индекс по номенклатуре дел и др.)
▪️выбирать маршрут обработки, соотв. виду документа

2️⃣ Согласование - дополнять метаданные результатами согласования

3️⃣ Подписание и регистрация документа

На этом этапе система должна «собирать» электронный документ, соответствующий требованиям к разным категориям документов см пост 3

▪️файл основной части конвертируется в тот формат, который задан для конкретного вида документа (разные виды документов - разные форматы файлов)
▪️к файлу основной части присоединяется файл ЭП (разные виды документов - разные виды ЭП)
▪️отдельно формируется файл визуализации формата PDF с отметкой об эЭП
▪️метаданные пополняются сведениями о регистрации и подписании документа и форматируются в XML файл

4️⃣ Хранение документа

Система должна распознать место хранения документа по признаку срока хранения: оперативное или архивное хранилище

▪️в оперативном хранилище документ сохраняет доступы и находится там до решения о его уничтожении.
▪️в архивное хранилище документ передается с набором метаданных, необходимых для его дальнейшего сопровождения в цифровом хранилище, доступ к документу закрывается

Выводы

👉 Важным элементом ЭД являются его метаданные, которые определяют его дальнейшую обработку.

👉 Номенклатура дел, которая сейчас не ведется в коммерческих компаниях, содержит сроки хранения и систематизацию, необходимую для организации хранения электронных документов.

👉 Перевод документов в электронный вид начинается не с настройки электронной подписи, а с проверки набора метаданных для тех документов, которые вы определили для перевода в электронный вид. Именно набор метаданных покажет готовность вашей СЭД к работе с ЭД.

Создаем вместе список литературы по методике управления документами

Друзья, коллеги! Переадресую вам вопрос студента:

❓Порекомендуйте, пожалуйста, литературу для чтения по методике управления документами в организациях

А давайте соберем такой список литературы - потом вместе посмотрим, обсудим.
Какими источниками пользуетесь? Что есть у вендоров?

⚡️И очень прошу откликнуться коллег преподавателей и сотрудников ВНИИДАДа.

После составления списка литературы будем считать его исчерпывающим 🙂

Павел @mik1947 @ladoron Юлия @proninapronina Мария Анастасия @record_killer

Компания Дениса Авдюшина "Делис Архив" зарабатывает 525 000 000 рублей в год на хранении и обработке архивов для крупнейших российских компаний

О компании Делис Архив вы уже читали в моих постах. Это компания, которая первая решилась на эксперимент с внедрением СЭД за 20 рабочих дней: подробнее здесь

Сегодня публикую очень содержательное интервью с владельцем компании Денисом Авдюшиным. Уверена, вы с удивлением откроете для себя архивное дело, как бизнес, и, возможно, присоединитесь к числу пользователей архивного аутсорсинга.

Итак, представьте себе 1400 20-тонных фур, полностью забитых документами.
1 300 000 коробок, сотни миллионов листов. Это важные документы: кредитные договоры, кадровые документы, личные дела.

Илья Исерсон из ₽усского Капитализма поговорил с Денисом и выяснил, как работает его бизнес:

▶️ сколько можно заработать на хранении и обработке документов
▶️ как на равных конкурировать с американскими компаниями
▶️ как устроены склады, как они горят, как их затапливает и что говорят про это клиенты
▶️ как привлекать инвестиции
▶️ сколько стоит обустройство склада
▶️ почему бумажные документы дешевле и надежнее цифровых
▶️ как работает найм и лидген

🔜 Читать статью

@delisarchiv

#Разбор
#ELMA

Недавно компания ELMA заявила о переходе на новый уровень своих программных продуктов:
CSP как новый виток развития ЕСМ

Разбираю стрим о предпосылках эволюции ЕСМ в CSP. Сейчас привожу тезисы беседы и аргументацию. Завтра выложу сам разбор. А ваши комментарии жду сразу 🖌


Участники стрима:
Product Owner ELMA365 ECM - Раис Ахкямов
Методолог Анджела Миронова

Product Owner

Тезис 1
Есть такая классификация традиционных систем управления контентом (рис 1 в комментариях)
FMS - для всех файловых объектов, включая:
DMS для pdf-, word- документов, таблиц
DAM для медиа-файлов
ECM - для цифровых документов крупного бизнеса
CMS - для цифровых активов типа онлайн магазина, веб-сайта

Тезис 2
ECM - это устаревшие системы

Обоснование: в ECM нельзя быстро изменить бизнес-процесс, уйдет не менее трех месяцев, а все внедрение занимает 2-3 года

Тезис 3
CSP - это система другого класса, которая более эффективна для бизнеса, позволяет быстро добавлять новые функции и изменять процессы, поведение системы можно изменить за час-два

Обоснование: Gartner в 2017 году сказал, что нужен другой подход, CSP должны прийти на смену монолитным ECM

Тезис 4
Устройство ECM:
▪️есть контент, к которому прикручена функция
▪️есть документ, к нему огромный набор функций
▪️открываем документ - там 30 - 50 кнопок, и не знаешь на какую нажать, кнопки часто не имеют отношения к документу

Тезис 5
CSP позволяет сместить фокус с документа на бизнес-задачу

Обоснование: есть задача принять сотрудника на работу, и мы решаем задачу, а не плодим функции вокруг документа

Тезис 6
Разработчик должен творить, а не думать о том, как решить прикладную ИТ-задачу

#Разбор
#ELMA

Методолог

Тезис 1
В ECM переносят ошибки бумажного документооборота
Надо отказываться от бумаги

Обоснование:
▪️ в бумажном ДО нет гарантии того, что документ поступит нужному адресату
▪️ чем больше кабинетов должен пройти документ, тем больше вероятность, что на него прольют кофе - лично это видела, но об этом не говорят
▪️ документы могут быть затоплены

Тезис 2
ECM закрывает базовые потребности малого и среднего бизнеса, крупному ее не хватает

Обоснование:
CSP позволяет
▪️настроить блоки управления разными направлениями деятельности, процессы гибкие под потребности клиентов
▪️закрыть специфичные риски и потребности компании
▪️не диктует компании, как строить бизнес

Тезис 3
Внедрение новой системы - боль для пользователей
CSP внедрять проще, так как она дает личное пространство пользователю

Обоснование:

▪️пользователь может посмотреть отчеты, какие документы он должен подготовить, какие задачи выполнить - согласовать или подписать, выбрать оформление личного кабинета и заполнить личные данные, можно даже настроить получение уведомлений
▪️CSP позволяет разграничить рабочее пространство пользователя по ролям, руководитель видит только то, что ему поступило на рассмотрение или он вообще не хочет работать в системе

Тезис 4
CSP лучше ECM

Обоснование: делопроизводители живут в своем мире правил, порядков, номенклатур, структур. А пользователю все это не интересно - ему надо все по папочкам раскидать и отправить документ коллегам. CSP позволяет работать совместно с одним документом и не забывает про конфиденциальность, устанавливаются доступы.

#Разбор
#ELMA

Разбираю стрим ELMA о предпосылках эволюции ЕСМ в CSP

Обобщу тезисы

ECM - плохо, потому что:
▪️внедряются и дорабатываются долго
▪️внутри какой-то трэш: документ и 50 кнопок к нему

CSP - хорошо, потому что:
▪️так Gartner сказал
▪️внедряется и изменяется быстро
▪️пользователи не нервничают, тк им обеспечено «личное пространство» - как? см выше
▪️не плодит функции вокруг документа
▪️меняет фокус с документа на бизнес-задачу
▪️позволяет творить, а не решать прикладные задачи юристы заплакали 😢

Бумажный ДО - плохо, потому что:
▪️нет гарантии того, что документ поступит нужному адресату
▪️ на документ прольют кофе или все документы будут затоплены

ECM повторяет ошибки бумажного ДО >> надо отказаться от бумаги и использовать CSP


💬 Комментарии

1️⃣ECM - это класс прикладных систем, их много на рынке, имеют разные функциональные возможности и технические характеристики. О какой конкретно системе здесь говорится? Все плохие? У всех систем по 50 кнопок вокруг документа? Я таких систем даже не знаю. Намеренное искажение реальности.

Аргумент некорректный - манипуляция.

2️⃣CSP - это платформа, которая позволяет перейти от автономных систем управления документами к набору микросервисов в виде интегрированного набора продуктов, приложений с общим API и репозиторием. Каждый сервис обслуживает свою задачу.

Некорректно сравнивать ECM-системы и платформу для микросервисной архитектуры.

У микросервисной архитектуры бесспорное преимущество, я говорила о таком направлении развития управления документами еще несколько лет назад на конференции TAdviser в контексте перспектив для существующих СЭД (я их не вижу).

Сравнение некорректное, нарушена логика.


3️⃣Смещение фокуса с документа на бизнес-задачу

Хочется сразу сказать: ребята, не трогайте документы, занимайтесь тем, в чем разбираетесь!

Это разные задачи. Не надо смещать фокусы. Сформулируйте корректно потребности заказчика, поставьте задачи и сфокусируйтесь на их решении. Мыслите системно в масштабах всей управленческой деятельности.

Например, задача 1 - автоматизировать бизнес-процесс и задача 2 - обеспечить документационное сопровождение этого процесса.

Это две разные задачи, решаются разными инструментами. CSP-платформа как раз намного ближе к решению этих задач, чем одна ECM-система.

Некорректный тезис и его аргументация. Нельзя подменить одну задачу другой, объявив, что одна задача не бизнесовая. Если вы не научились ее решать, то это не значит, что ее надо отменить. Делайте что умеете, но не манипулируйте мнением.

4️⃣Аргументы методолога в пользу CSP и против ECM.

Аргументы выстроены на личном опыте с примерами пролитого кофе и потопа. Это просто плохой личный опыт, методологу не стоит делать выводы на таких бытовых примерах. К технологии ведения бумажного ДО примеры отношения не имеют. Это демонстрация отсутствия выстроенной системы управления документами (бумажными).

ЕCM повторяет ошибки бумажного ДО. Согласна. Только не сама ЕCM это делает, а внедренцы и «методологи», которые настраивают систему по требованиям.

Далее предлагается как альтернатива CSP, преимущество которой видится как раз в возможности работать по требованиям. А как тогда ошибки исправить??? Если опять возвращаемся к «хотелкам»?

Итак, проблема не в системах, а в понимании объекта автоматизации и выборе корректного подхода к работе с каждым объектом

Бизнес-процесс - один объект автоматизации, внешнего регулирования нет, автоматизируется по требованиям заказчика.

Документный процесс - совершенно другой объект автоматизации. Есть жесткое регулирование, автоматизируется по требованиям регулятора.

Не подменяйте понятия, не смешивайте их. Разделите задачи и решайте их отдельно. Учите матчасть. Поднимайте уровень знаний от бытовых примеров.

PS
Хотелось бы более профессионального обсуждения, более глубокого знания объектов автоматизации. Пока же уверенно идем в сторону примитивизма и упрощенчества. Я это объясняю недостаточным уровнем знаний в той области, которой занимаются коллеги-разработчики.

А на ваш взгляд в чем проблема?

После указания на плагиат и нарушение авторских прав Учебный центр ДИТАД изменил образовательную программу и заменил преподавателя

Еще раз обращаюсь официально к руководству центра
@center_ditad Анне Куликовой

Уберите из списка продаваемых курсов еще один - «уникальный авторский мастер-класс», который «позволит сэкономить денежные средства и наладить бизнес-процессы в документационном обеспечении управления»

Авторский - это значит с нуля разработанный этим автором. Ваш преподаватель получил от меня готовые материалы. Это уже не авторский курс.
авторский, да не того автора 😉

Никто кроме меня не разрабатывал:
▪️методики аудита документооборота
▪️методики проектирования систем управления документами

Категорично, но правда. Это тема моих научных разработок, которыми я занимаюсь последние 20 лет.

Соответственно любые курсы, статьи и проекты, в которых рассказывается, как провести аудит и спроектировать систему управления документами, что такое дорожная карта постановки ДО будут основаны на моих материалах. Надо указывать источник, так принято.

Обоснование
Все разработанные мной методики официально представлены как научные изыскания на общероссийских конференциях (ВНИИДАД и РАН) и опубликованы в научных изданиях. А проект ГОСТ Р по этой методике находится на утверждении.

Предлагаю обойтись без привлечения юристов.

#ЛиповаяМетодология
#Разбор

Фирма 1С научила госорганы, как снимать ограничение доступа ДСП со служебных документов

В новой редакции флагманского методического продукта фирмы 1С «Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой» представлен типовой ЛНА по работе с документами категории ДСП.

1С VS законодательство

По версии 1С
к служебной информации ограниченного распространения относится:
несекретная информация, касающаяся деятельности организации, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью

И второе определение этого же термина на этой же странице:
несекретная информация, образующаяся в ходе управленческой деятельности организации, доступ к которой ограничен в связи со служебной необходимостью

По версии Президента РФ и Правительства РФ
к служебной информации ограниченного распространения относятся:

👉 служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами" (статья 3 Указа Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188)

👉 несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с ФЗ (Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233)

Итак, отнесение информации к категории служебная - это прерогатива государства. Коммерческие организации не могут относить свою информацию к служебной и создавать документы ДСП, тк служебная тайна не связана напрямую с коммерческой деятельностью, а ограничение доступа к ней устанавливается законодательно. Для коммерческих организаций введено понятие "коммерческая тайна" (ФЗ от 29.07.2004 №98-ФЗ "О коммерческой тайне").

Вывод:
▪️про Указ Президента РФ в фирме 1С не слышали
▪️1С дает собственное определение служебной тайне и распространяет его на коммерческие компании, что выводит сведения, требующие защиты, из под регулирования соответствующих федеральных законов

Далее🔠