Еще один выпуск магистров программы «Система государственного
и муниципального управления» в Институте государственной службы и управления РАНХиГС»

А у нас с вами ровно через неделю старт потока своей программы «Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков»

Раскрою сегодня подробнее одну тему курса:

Сокращение документооборота. Упорядочивание форм и видов документов

Разберем
▪️что такое унификация, стандартизация и формализация документов
▪️чем отличаются формы от форматов
▪️какие работы по унификации сейчас ведутся на государственном уровне и зачем нам об этом знать
▪️4 уровня унификации, которыми надо овладеть:

1️⃣унификация систем документации (источники видов документов и классификаторы систем документации)

2️⃣ унификация форм и видов документов

3️⃣ унификация текстов документов

4️⃣ унификация документных процессов

Изучим правила унификации и научимся применять готовые речевые формулы унифицированных текстов

Пройдем этапы формализации текста описания бизнес-процесса:

▪️неформализованное текстовое описание
▪️формализованное текстовое описание
▪️формализованное табличное описание as is в нотации DMC

Далее пройдем этапы формализации самого процесса:

▪️формализованное табличное описание to be в виде аналитической формы для оптимизации процесса в нотации DMC
▪️формализованное табличное описание to be в виде технологической карты операции
▪️формализованное табличное описание to be в виде оперограммы

⚡️Одна только эта тема поможет вам в работе с текстами + вы получите инструменты моделирования и оптимизации документных процессов

📹 Записаться на курс

Электронное сообщение НА почте или В почте?

📹 Новое видео на канале

Чем отличаются идентификация, аутентификация и авторизация

Из проектной практики. Получили замечание такого содержания: «не понятно зачем разделяются понятия идентификация и аутентификация»

Фрагмент требований к электронному архиву, к которому дано замечание:

👔Для целей организации архива электронных документов необходимо:
1. выявить источники комплектования архива;
2. определить необходимый и достаточный набор метаданных для каждого вида электронного документа, передаваемого на хранение;
3. сформировать требования к процедуре идентификации и аутентификации пользователей при предоставлении им доступа к электронным документам, находящимся в режиме хранения
4. ….

👉🏻 Обратимся к закону от 29 декабря 2022 г. N 572-ФЗ

идентификация - совокупность мероприятий по установлению сведений о лице и их проверке … и сопоставлению данных сведений с идентификатором

идентификатор - уникальное обозначение сведений о лице, необходимое для определения такого лица

аутентификация - совокупность мероприятий по проверке лица на принадлежность ему идентификаторов посредством сопоставления их со сведениями о лице, которыми располагает лицо, проводящее аутентификацию, и установлению правомерности владения лицом идентификаторами посредством использования аутентифицирующих признаков в рамках процедуры аутентификации, в результате чего лицо считается установленным

Иными словами, проще:

идентификация — процесс распознавания пользователя по его идентификатору (такой пользователь есть в системе - логин)

аутентификация — процедура проверки подлинности, доказательство что пользователь именно тот, за кого себя выдает (сравнение введенного пароля с тем, что сохранен в базе данных, в привязке к логину)

авторизация — предоставление определённых прав (доступ в систему и выполнение действий в ней)

Сегодня в 18:00 стартует первый поток Школы методологии Софьи Ульянцевой совместно с Академией CIO

Программа:
«Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков»

8 уроков, много практических работ
Обучение раз в неделю по понедельникам онлайн с 18:00 до 21:00

⚡️Есть 2️⃣свободных места в группе, присоединиться: https://school.ecmdoc.ru/page5

Темы сегодняшнего урока

1️⃣ Управление документами как самостоятельное направление деятельности
   1 .1.  состав деятельности по управлению документами
   1.2. цели деятельности по управлению документами

2️⃣ Центр компетенций, ответственный за деятельность по управлению документами
    2. 1. структура центра компетенций
    2.2. квалификационные требования к работникам центра компетенций
    2.3. цель и задачи службы делопроизводства
    2.4. как создать службу делопроизводства
    2.5. как рассчитать оптимальную численность делопроизводителей
    2.6. какие нормативные акты надо разработать для cлужбы делопроизводства

3️⃣ Управление операционными рисками
    3. 1. что такое операционные риски для документных процессов
    3.2. алгоритм работы с операционными рисками для документных процессов
    3.3. модель идентификации операционных рисков для документных процессов
    3.4. типовая модель проблем для документных процессов
    3.5. шкала оценки операционных рисков для документных процессов
    3.5. оценка вероятности наступления риска

Прохождение проверок Роскомнадзора в сфере обработки персональных данных

👉 Федеральный закон от 31 июля 2020 г. N 248-ФЗ "О государственном контроле"

Проверки Роскомнадзора подразделяются на две категории:
▪️контрольно-надзорные мероприятия (КНМ) с взаимодействием
▪️КНМ без взаимодействия

В ходе КМН с взаимодействием инспектор Роскомнадзора или сам приезжает к оператору ПДН, или направляет ему требования о предоставлении документов и сведений), а проверяемый обязан впустить инспектора, дать ему все осмотреть, ответить на вопросы, выдать документы.

В ходе КНМ без взаимодействия инспектор удаленно просматривает те сведения, к которым у него есть доступ. Проводится на основании заданий руководителя тероргана Роскомнадзора или его уполномоченного зама (без оформления решения)

Оформление процедуры КМН

1️⃣Решение о проведении КМН с взаимодействием
▪️составляется в электронной форме
▪️подписывается УКЭП инспектора
▪️есть типовые формы решений о проведении КНМ

2️⃣ Единый реестр КНМ (ЕРКНМ)
▪️результат КНМ с взаимодействием отражается в ЕРКНМ - федеральном государственном ресурсе (proverki.gov.ru), оператором которого является Генеральная прокуратура РФ

3️⃣Уведомление о проведении проверки
▪️о проведении большинства КНМ проверяемое лицо заранее не предупреждают, за исключением выездной проверки плановой/внеплановой (не позднее чем за 24 часа до ее начала)

4️⃣Чек-лист проверки
▪️плановая выездная проверка проходит с обязательным применением чек-листа по установленной форме

5️⃣Акт проверки
▪️инспектор Роскомнадзора оформляет Акт на месте проведения КНМ в день окончания проведения проверки (КМН с взаимодействием) или в органе Роскомнадзора (КМН без взаимодействия)
▪️направляется оператору ПДн не позднее 5 рабочих дней со дня окончания КНМ

6️⃣Предписание об устранении выявленных нарушений
▪️если выявлены нарушения, то контролируемому лицу выдается предписание с указанием разумных сроков их устранения и (или) о проведении мероприятий по предотвращению причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям
▪️предписание может содержать требование об уточнении, блокировании или уничтожении недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных в течение 10 рабочих дней с информированием об исполнении указанного требования
▪️информация о выдаче и исполнении предписаний вносится в ЕРКНМ

7️⃣Протокол об административном правонарушении
▪️протокол составляется в присутствии законного представителя организации, предпринимателя или виновного должностного лица
▪️информация о том, что по итогам КНМ виновные лица привлечены к административной ответственности, и к какой именно, вносится в ЕРКНМ

Новые профессиональные ниши - кто их займет, насколько перспективны

Деятельность по управлению документами идет рука об руку с процессным управлением. Всю свою профессиональную жизнь я, документовед по образованию, позиционирую себя процессным методологом.

Наконец методология стала приобретать черты самостоятельного направления деятельности с градацией специалистов, оформленными требованиями к их квалификации, набору знаний и умений.

Поделюсь в серии постов своими наблюдениями за развитием методологии, как сферы деятельности, направленной на анализ, регламентирование, проектирование, оптимизацию, автоматизацию, цифровизацию, внедрение и контроль процессов организаций.

Появились профессии (данные с платформ по поиску работы и сотрудников):

▪️специалист по регламентации бизнес-процессов (регламентация процессов подразделений организации)
▪️процессный архитектор (проектирование и трансформация процессной архитектуры организации)
▪️процессный аналитик (проектирование и внедрение кросс-функциональных процессов организации)
▪️процессный методолог (проектирование и внедрение системы процессного управления организации)

Что это за специалисты? Где их искать? Чего от них требовать? Каким организациям они могут быть полезны? Какими знаниями и компетенциями должны обладать?
Далее в постах ➡️

Новые профессиональные ниши - кто их займет, насколько перспективны

Часть 1

Новые профессии в области методологии закреплены профстандартом Специалист по процессному управлению (приказ Минтруда от 17.04.2018 N 248н).

Стандарт содержит трудовые функции, требования к уровню образования, опыту работы, знаниям и умениям специалиста по процессному управлению и предлагает 4 варианта названия должностей:

1️⃣специалист по регламентации бизнес-процессов
2️⃣процессный архитектор
3️⃣процессный аналитик
4️⃣процессный методолог

Каждая должность имеет свой набор функций и требований к знаниям

Специалист по регламентации бизнес-процессов

Квалификация

▪️высшее образование - бакалавриат или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки в области процессного управления

▪️без требования к практическому опыту работы

Должен знать
▪️теорию процессного управления
▪️принципы классификации процессов
▪️методы структурирования процессов
▪️основы операционного менеджмента
▪️методы сбора информации (наблюдения, фиксация данных, хронометраж, фотография рабочего дня, техники проведения интервью и анкетирования, анализ документов и отчетной информации, изучение обратной связи от заинтересованных сторон)
▪️методы проектирования функционально-ролевых моделей
▪️методы классификации информации о процессе и окружении процесса
▪️принципы и правила работы с нормативно-методической документацией
▪️требования к разработке регламентов процессов
▪️основы экономики, учета затрат и оценки эффективности
▪️нотации моделирования процессов
▪️методы повышения эффективности процессов
▪️основы внедрения изменений
▪️основы моделирования бизнес-процессов
▪️методические документы и правила проведения контроля соответствия процессов
▪️методы оценки достоверности собранной информации
▪️методы проведения анализа собранной информации
▪️правила подготовки отчетов, заключений по результатам контроля
▪️методы оценки эффективности процессов

Специалист по процессному управлению

Готовилась рассказать про требования к специалистам из предыдущего поста. Но проанализировав профстандарт "Специалист по процессному управлению", вакансии и типовые должностные инструкции пришла к выводу, что пока никто не понял, чем отличаются эти специалисты.

В итоге путаница и многословие - четыре должности с одинаковыми функциями и требованиями к знаниям.

Что имеем в итоге?

Есть специалисты:
▪️ИТ архитектор (функциональный и технический)
▪️аналитик (бизнес-аналитик, системный аналитик, аналитик данных)
▪️методолог (какой? - здесь градация пока не появилась)

На ИТ-архитектора и аналитика учат в ряде вузов, например на программе «Бизнес-архитектура и аналитика с дополнительной квалификацией «Специалист по процессному управлению» факультета налогов, аудита и бизнес-анализа Финансовового университета

На методолога пока нигде не учат, но название профессии есть на сайтах поиска работы и в упомянутом профстандарте.

Теперь архитекторы, аналитики и методологи пополнили свой функционал процессным управлением, но понятнее от этого не стало.

В итоге, единственно что можно уверенно сказать про профессии аналитика и методолога - они находятся на стыке бизнеса и IT. Это люди, которые любят и умеют всё анализировать, систематизировать и раскладывать по полочкам.

Видимо требования к этим специальностям будут и дальше формироваться рынком труда и образовательными центрами, которые подхватят потребность работодателей в таких специалистах.

Что думаете? Чем у вас занимаются аналитики? А методологи? У них реально разные задачи?

Полезные материалы по современному делопроизводству

Воспользуйтесь бесплатным доступом к онлайн-библиотеке:
▪️статей
▪️ответов на вопросы
▪️примеров оформления документов

Есть и мои статьи 🙂

📹 Получите полный доступ

на три дня и ознакомьтесь с возможностями системы (что здесь есть и как удобнее пользоваться)

После окончания бесплатного доступа часть материалов по-прежнему будет вам доступна бесплатно!

Пользуйтесь готовыми решениями, которым можно доверять

Что делать с документом, если просрочен сертификат электронной подписи?

Отвечаю на поставленный вчера вопрос

Нормативно такая ситуация пока не урегулирована. Мнение экспертов сводится к такому сценарию решения проблемы:

1️⃣ собрать экспертную комиссию
2️⃣ зафиксировать выявленный факт просрочки сертификата в протоколе ЭК и внести в протокол решение о переподписании документов
3️⃣ подтвердить свидетельскими показаниями и техническими средствами (пропускная система) присутствие подписанта на рабочем месте в день подписания (год назад)
4️⃣ переподписать документы

Но! Это сценарий, который рекомендован экспертами, как возможный выход из ситуации. Правового основания для такого сценария нет. Но это лучше, чем не делать ничего.

⚡️
Со вчерашнего дня после публикации поста я получила сообщения из разных компаний о том, что у них выявлена аналогичная ситуация, значит проблема системная.

❕Проверьте хранение кадровых электронных документов в своих системах.
❕Убедитесь в том, что спустя год после подписания подпись будет валидна.

Валидность ЭП обеспечивается:
▪️передачей документов в полнофункциональную СХЭД, в которой реализованы мероприятия по сохранности юридической значимости документов
▪️применением метки доверенного времени в момент подписания
▪️применением технологии усовершенствования электронной подписи по стандарту CAdES

А спрашивать за возникшие проблемы с недействительными электронными подписями надо со специалистов, которые продавали и настраивали системы, убеждая вас в том, что одного модуля/приложения/сервиса будет достаточно для перехода на КЭДО

Вопрос 👉
Просьба прокомментировать такую сущность, как Content Services Platform. Известный нам уже вендор продвигает этот продукт, как более прогрессивный по сравнению с привычными ECM системами. Говорит, что вроде бы функциональность ECM сохраняется, при этом добавляется новая функциональность, позволяющая как то создавать задачи из документов

Content Services Platform - платформа для управления контентом и его использования в организации.

Контент
Начнем с определения контента. Законодательно такой термин не закреплен. В Приложение N 2 к приказу Минсвязи от 7 декабря 2015 г. N 515 приведена классификационная группировка направлений деятельности в секторе контента и средств массовой информации на основе ОКВЭД2 ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2).

К сектору контента отнесены: издательская деятельность, производство кинофильмов, видеофильмов и телевизионных программ, звукозапись, теле- и радиовещание, деятельность информационных агентств и информационных служб.
 
В нормативных правовых актах, в которых контент упоминается в контексте, под ним понимается вся информация в Интернете: посты в соцсетях, ролики на видеохостингах, статьи, размещённые на различных сайтах, новости, графические изображения, аудио.

Под цифровым контентом понимается информация, которую можно использовать в цифровом носителе.

Контент защищается авторским правом. Так контент в правовом поле приравнивается к произведению.

Документ
Документ не является произведением в соответствии с российским законодательством. Если документ все же включен в систему на основе CSP платформы как контент, то обьектом управления будет возможность обратиться к документу и передать его другому пользователю системы. CSP платформа выступает в роли базы знаний для организации, в которой можно структурировать корпоративную информацию (контент) и создать удобный информационный фонд для сотрудников.

Для работы с документами требуется другой класс информационных систем - с другой бизнес-логикой в их основе, другой архитектурой, другими возможностями. Такие системы должны поддерживать полный жизненный цикл документа от создания до хранения и уничтожения вместе с его метаданными и учетными формами, сопровождающими документ. Это ECM- системы, которые в российском правовом поле имеют официальное название системы электронного документооборота, СЭД (можно спорить, что это не одно и то же, но нормативно это так).

Системы управления документами
На нормативном уровне установлены требования к тем системам, в которых мы работаем с электронными документами. Это системы электронного документооборота (СЭД) и системы хранения электронных документов (СХЭД).

Пока организации практикуют бумажный документооборот, то для его поддержки можно использовать любые системы, потому что к документам и их юридической силе они отношения все равно не имеют.

До сих пор так и было. Вендоры, которые владели изначально BPM-системами (ELMA, Docsvision), с ростом запроса на электронный документооборот мимикрировали под ECM-системы, оставив в основе своих программ логику управления процессами.

В развитие продуктового маркетинга этими же вендорами заявлен переход продуктов в класс CSP-платформы. С точки зрения продаж - отличный ход.

⚡️вендорам выгодно и дальше развивать практику бумажного документооборота и работы со сканами, потому что бумажный документооборот не предъявляет никаких требований к системам

Будет ли эффективной работа с подлинными электронными документами на CSP-платформах - в следующих постах

🗣а пока интересно послушать ваше мнение

Развернулась интересная дискуссия на тему требований с системам электронного документооборота - здесь

В процессе обсуждения пришли к вопросам и утверждениям:
▪️есть ли чек-лист для систем управления документами?
▪️если есть, то что считать таким чек-листом?
▪️что будет, если не придерживаться чек-листа?
▪️далеко не все требования выполнимы

Если список неполный, дополните, пожалуйста

Договоримся о терминах

BPM - платформенная основа практически всех систем, которые позиционируют себя как ECM/СЭД

ECM - англоязычное название систем, предназначенных для управления контентом, требований к ним нет

СЭД - термин российского правового поля, характеризующий системы для управления электронными документами (ЭД), к ним установлены требования

СХЭД - термин российского правового поля, характеризующий системы для хранения ЭД, к ним установлены требования

Контент - термин законодательно не определен, употребляется в российском праве в контексте, как содержание информации, находящейся в Интернете, и защищается авторским правом

Документ - термин определен, в электронной среде должен обладать юридической силой

Предыстория вопроса

На сегодняшний день в эксплуатируемых СЭД (внутренний документооборот) практически нет ЭД. Служебные записки даже обсуждать не будем, несерьезно.

Почему нет ЭД? Потому что до сих так не ставилась задача - мы не имели дело с цифровым документооборотом (ДО), а лишь автоматизировали процессы прохождения отдельных этапов жизненного цикла (ЖЦ) документов.

В СЭД сегодня находятся не документы, а информация о них. Подлинники документов издаются на бумажных носителях, и их юридическая сила обеспечивается процедурами бумажного ДО.

Так было до сегодняшнего дня. Теперь у нас появилась возможность создавать безбумажные офисы и отказаться от использования бумажного носителя. Появилась благодаря изменениям в законодательстве. А что с технологиями? Как мы будем это делать? Что у нас есть для решения этой задачи?

А есть все те же СЭД, построенные изначально на BPM-платформах.

Приведут ли нас BPM-платформы к цифровому ДО?

Для ответа на этот вопрос нам нужны критерии, что такое безбумажная модель ДО, и чем она отличается от автоматизации.

Два разных объекта, учимся их различать и не путать

объект 1: система, в которой отражается информация о документе - требований нет (то чем пользуемся сейчас)

объект 2: система, в которой появляется документ на правах подлинника - требования есть (то, к чему должны перейти)

Что пытаются изобразить вендоры? Приравнять второй объект к первому, аргументируя тем, то в пору автоматизации требований к системам никаких не было. Откуда им взяться сейчас?

Я понимаю, откуда идет путаница - кстати, говорила об этом коллегам из ВНИИДАД. Надеюсь, что вы читаете этот пост и вспомните наши дискуссии.

ВНИИДАД не обозначил границу между тем, что называлось электронным ДО в пору автоматизации, и тем, что понимается под электронным ДО в пору перехода на цифровые технологии. И то и другое регулятор называет электронным ДО. Такая же путаница с электронным документом, под которым понималось до сих пор все, что попадало в СЭД - файлы, сканы.

Надо быть очень глубоко погруженным в теорию, чтобы во всем этом разобраться, так что вендоров отчасти оправдываю. Нет специалистов по управлению документами, самим разобраться не получилось (или не хотелось).


Объект 2 - система, которая должна обеспечить работу с ЭД. А чтобы не путаться в понятиях, назовем эти объекты правильно: цифровые документы (те, которые не были изданы на бумажных носителях и подписаны электронной подписью)

Итак, получаем новые объекты регулирования:
▪️цифровой документ (подлинник, обладает юридической силой)
▪️система, которая обеспечивает создание цифрового документа
▪️система, которая обеспечивает хранение цифрового документа

Далее остановлюсь на каждом объекте регулирования отдельно ➡️

АНОНС
Открыта запись на второй поток курса
Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

Чем новая программа отличается от других курсов по документообороту?

1️⃣Много практики. Мы совместим лекционный курс с марафоном - вся теория отрабатывается в домашнем задании и отправляется мне на проверку

2️⃣Любая теоретическая тема имеет практическую ценность - мы не перечисляем и не оцениваем правовые акты, а учимся с ними работать, получать ответы на конкретные вопросы и выбирать оптимальное решение.

3️⃣Управление документами мы рассмотрим как деятельность, сопряженную с управлением рисками, повышением производительности труда, цифровым развитием предприятия.

Вы получите:
▪️инструменты анализа и моделирования документных процессов
▪️приемы унификации документов, процессов и текстовой информации
▪️готовую модель типовых проблем и алгоритмы их решения
▪️возможность работать по технологии эталонной модели - наиболее прогрессивной технологии внедрения на сегодняшний день, по мнению Союза IT-директоров России.

📹 Запись на курс и программа

Приведут ли нас BPM-платформы к цифровому ДО?

Продолжение, начало здесь: пост 1 пост 2

Напомню, мы определились с тем, что на сегодняшний день есть два варианта работы с документами в системах электронного документооборота:

вариант 1: система, в которой отражается информация о документе - требований нет (СЭД, которыми пользуемся сейчас)

вариант 2: система, в которой появляется документ на правах подлинника - требования есть (то, к чему должны перейти от продаваемых сейчас СЭД)

Если вам нужен второй вариант, позволяющий работать с цифровыми документами, то в этом случае надо учесть новые объекты регулирования:

▪️цифровой документ (подлинник, обладает юридической силой)
▪️система, которая обеспечивает создание цифрового документа
▪️система, которая обеспечивает хранение цифрового документа

Требования к электронному (цифровому) документу (подлинник, обладает юридической силой)

Электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью

Это определение из приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, на которое ориентируются и ФНС, и разработчики федеральных законов

Состав электронного документа
Состав ЭД закреплен в НПА. Единого состава ЭД нет.
Есть совокупность признаков, которые определяют технологию «сборки» ЭД.

К этим признакам относятся:
а)  уровень формализации (формализованный и неформализованный документ)
б)  срок хранения (временный, долговременный, постоянный)

Так мы получаем несколько категорий ЭД, требования к сборке которых различны:
▪️ЭД формализованный
▪️ЭД неформализованный временного срока хранения
▪️ЭД неформализованный долговременного срока хранения
▪️ЭД кадровый, для которого определен свой состав элементов

Далее можно расписывать требования к каждой категории документов - кстати, это тема сегодняшнего урока курса Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков

Вывод

Требования к СЭД определяются требованиями к электронным документам.

Отсюда следует, что СЭД должна уметь классифицировать документы по названным категориям и формировать («собирать») документ, соответствующий требованиям именно к этой категории.

А теперь вспомните, как классифицируются документы в используемых вами СЭД, и поделитесь этим, обсудим. Классификация во всех программах видна в левой колонке. Можно просто скрины прислать

Приведут ли нас BPM-платформы к цифровому ДО?

Продолжение, начало здесь: пост пост 1 пост 2 пост 3

Что должна уметь СЭД, претендующая на работу с цифровыми документами (подлинные документы, которые не издавались на бумажном носителе)

✅ Поддерживать полный жизненный цикл документа:

1️⃣ Создание документа
▪️система должна иметь шаблоны для каждого вида документа
▪️присоединять нужный набор метаданных (вид документа, заголовок, сведения о режиме доступа, срок хранения, индекс по номенклатуре дел и др.)
▪️выбирать маршрут обработки, соотв. виду документа

2️⃣ Согласование - дополнять метаданные результатами согласования

3️⃣ Подписание и регистрация документа

На этом этапе система должна «собирать» электронный документ, соответствующий требованиям к разным категориям документов см пост 3

▪️файл основной части конвертируется в тот формат, который задан для конкретного вида документа (разные виды документов - разные форматы файлов)
▪️к файлу основной части присоединяется файл ЭП (разные виды документов - разные виды ЭП)
▪️отдельно формируется файл визуализации формата PDF с отметкой об эЭП
▪️метаданные пополняются сведениями о регистрации и подписании документа и форматируются в XML файл

4️⃣ Хранение документа

Система должна распознать место хранения документа по признаку срока хранения: оперативное или архивное хранилище

▪️в оперативном хранилище документ сохраняет доступы и находится там до решения о его уничтожении.
▪️в архивное хранилище документ передается с набором метаданных, необходимых для его дальнейшего сопровождения в цифровом хранилище, доступ к документу закрывается

Выводы

👉 Важным элементом ЭД являются его метаданные, которые определяют его дальнейшую обработку.

👉 Номенклатура дел, которая сейчас не ведется в коммерческих компаниях, содержит сроки хранения и систематизацию, необходимую для организации хранения электронных документов.

👉 Перевод документов в электронный вид начинается не с настройки электронной подписи, а с проверки набора метаданных для тех документов, которые вы определили для перевода в электронный вид. Именно набор метаданных покажет готовность вашей СЭД к работе с ЭД.

Создаем вместе список литературы по методике управления документами

Друзья, коллеги! Переадресую вам вопрос студента:

❓Порекомендуйте, пожалуйста, литературу для чтения по методике управления документами в организациях

А давайте соберем такой список литературы - потом вместе посмотрим, обсудим.
Какими источниками пользуетесь? Что есть у вендоров?

⚡️И очень прошу откликнуться коллег преподавателей и сотрудников ВНИИДАДа.

После составления списка литературы будем считать его исчерпывающим 🙂

Павел @mik1947 @ladoron Юлия @proninapronina Мария Анастасия @record_killer