⚖️Обратиться в суд теперь можно через Госуслуги

Информация Минцифры России от 4 марта 2024 г.

На Госуслугах заработал сервис Электронная подача документов в суд, с помощью которого иски, жалобы, ходатайства и другие обращения можно подать онлайн.

Воспользоваться услугой может любой человек старше 18 лет из любой страны: как по своему делу, так и в интересах доверителя. Для подачи иска необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале.

Обратиться можно:
▪️во все суды общей юрисдикции - по гражданским или административным делам;
▪️в Верховный Суд РФ - по гражданским, административным, уголовным и арбитражным делам.

Сервис поможет выбрать суд, рассчитать и оплатить госпошлину.

Подписать обращение можно
▪️электронной подписью
▪️от руки

Если суд примет обращение, оно будет зарегистрировано в течение нескольких часов. В личный кабинет придет номер, по которому можно отслеживать статус обращения на сайте суда. Срок рассмотрения - от нескольких дней до нескольких месяцев.

Ознакомьтесь с актуализированным Порядком подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа

#мнение

Несколько вопросов, заданных клиентами на этой неделе, касаются организации КЭДО в различных сервисах и программах

У меня есть ответы на многие вопросы, но пока не хочу торопиться с заключением, мне интересно послушать вас и собрать больше информации о существующей на сегодня практике применения КЭДО.

👔На основе ваших ответов сделаю разбор систем и разных вариантов организации КЭДО

Если у вас уже внедрен КЭДО, расскажите, пожалуйста:

1️⃣ Какую систему КЭДО используете?

2️⃣ В какой HR-системе происходит формирование кадрового документа?

3️⃣ Соответствует ли кадровый документ единым требованиям к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н)

4️⃣ Как загружается кадровый документ из учетной HR-системы в КЭДО? (интеграция, вручную)

5️⃣ Как организовано хранение кадровых документов после подписания?
А именно: соответствует ли хранение требованиям Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов … (приказ Росархива от 31.07.2023 N 77)

Пятая точка входа

Сегодня предпраздничный день, про серьезное уже писать не хочется (а вам читать). Делюсь фрагментом отчётного документа, который, уверена, вызовет улыбку 🙂


👔Маршруты обработки входящих документов идентичны для всех видов документов. Отличия в маршрутизации присутствуют по документации в связи с различными адресатами в документе и различными точками входа.

Стандартом по организации делопроизводства предусмотрены отличия в маршрутизации по видам документов:

1) документы от органов власти всех ветвей и уровней
2) обращения граждан

Выявлено три основные точки входа входящей корреспонденции, в соответствии с которыми выделено три маршрута.

Четвертая точка входа используется для передачи бумажных документов

Пятая точка входа используется в том случае, если входящий документ поступил напрямую адресату, в таком случае документ является источником на входе и передается в отдел делопроизводства 👔

Человечек, любимка, вкусненько ❌

📹 Смотрите новое видео на канале

Друзья! Открываю запись на первый поток курса «Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков»

Я разместила свои курсы на платформе GetCourse.

старт потока: 1 апр. окончание: 20 мая
стоимость: 13 990 р.

⚡️ПРОГРАММА И ЗАПИСЬ

▪️одна лекция в неделю по 4 ак/часа в живом общении
▪️к каждой лекции самостоятельная работа
▪️письменный разбор ваших работ

Это первый опыт работы с GetCourse, поэтому буду благодарна обратной связи по работе сервиса.

🕔 Записывайтесь!
Жду вас 1 апреля на обновленном тренинге

Вчера стартовал набор на поток, сегодня уже есть первые слушатели. Очень рада, что заявленная тема оказалась востребована вами.

Чем новая программа отличается от других курсов по документообороту?

1️⃣Много практики. Мы совместим лекционный курс с марафоном - вся теория отрабатывается в домашнем задании и отправляется мне на проверку

2️⃣Любая теоретическая тема имеет практическую ценность - мы не перечисляем и не оцениваем правовые акты, а учимся с ними работать, получать ответы на конкретные вопросы и выбирать оптимальное решение.

3️⃣Управление документами мы рассмотрим как деятельность, сопряженную с управлением рисками, повышением производительности труда, цифровым развитием предприятия.

Вы получите:
▪️инструменты анализа и моделирования документных процессов
▪️приемы унификации документов, процессов и текстовой информации
▪️готовую модель типовых проблем и алгоритмы их решения
▪️возможность работать по технологии Эталонной модели - наиболее прогрессивной технологии внедрения на сегодняшний день, по мнению Союза IT-директоров России.

📹 Запись на курс и программа

Разбор систем КЭДО
Начало

О том, как организовать КЭДО, уже написано и сказано много - есть статьи, есть описание систем на сайтах производителей

Предлагаю проследить жизненный цикл кадрового документа и привязать его к функциональности кадровых систем


1️⃣Создание кадрового документа (КД)

Регулируется едиными требованиями к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н)

◾️Требования к составу КД:
- основная часть в формате PDF/A-1A
- файлы приложений к основной части
- описание документа в XML
- электронная подпись в SGN

Описание документа в XML содержит метаданные, которые можно захватить только из учетной HR-системы.

◾️Программное обеспечение:
Формирование КД происходит или в учетной системе (например, 1С:ЗУП), или в системе, интегрированной с учетной.

2️⃣Подписание кадрового документа (КД)

Регулируется статьей 22.1. ТК РФ. Кодекс установил виды электронных подписей, применяемые к определенным видам документов, для работника и для работодателя.

◾️Программное обеспечение:
Программы, которые обеспечивают юридически значимый документооборот между работником и работодателем: Контур.КЭДО, Битрикс24.HRM, 1С:Кабинет сотрудника, Directum HR Pro, ELMA КЭДО, HRlink, Docsvision и др.

Эти программы либо интегрированы с учетной системой, и документы поступают автоматически, либо в них вручную загружают документы, сформированные по требованиям приказа № 578н)

3️⃣Хранение кадрового документа

Регулируется законодательно:

[1] ТК РФ обязывает работодателя обеспечить хранение электронных документов
[2] ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ обязывает работодателя обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков их хранения, установленных ФЗ, иными НПА [3, 4] и перечнями документов [5]
[3] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов … , приказ Росархива от 31.07.2023 N 77, распространяется на коммерческие организации и связан с [4]
[4]Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, приказ Росархива от 15.06.2020 N 69
[5] Перечень типовых управленческих архивных документов …, приказ Росархива от 20.12.2019 236 устанавливает обязательные сроки хранения документов по личному составу

⚡️Суть всех приведенных НПА:
КД должен храниться в СХЭД, функциональность которой установлена [3, 4]

Кто из производителей систем для КЭДО заявил о надлежащем хранении КД

Directum HR Pro - да, есть технология фонового усовершенствования электронных подписей, есть четкое описание долговременного хранения электронных КД

Контур.КЭДО - нет информации

Битрикс24.HRM - нет информации

1С:Кабинет сотрудника - в описании продукта не сказано про хранение, но есть 1С:Архив, куда можно передать КД

ELMA КЭДО - нет информации

HRlink - заявлен электронный архив, но в своей интерпретации: «нет одного официально утвержденного вида электронного архива, потому компании используют варианты, удобные для себя: … локальные, электронные, облачные»

Docsvision - цитата с сайта: «чётких правил долгосрочного хранения электронных кадровых документов пока не уставлено, но ожидается, что в ближайшее время они будут сформулированы и зафиксированы в законодательстве …»

ВЫВОД

С первыми двумя этапами жизненного цикла КД производители уже справились. По крайней мере по заявлению производителей документ формируется по требованиям приказа N 578н.

Хранение электронных документов - слабое место. Производители либо вообще не упоминают этот этап, либо пишут, что законодательно хранение электронных КД не установлено. Но это не так. Законодательство не регулирует хранение отдельных видов документов, есть общие требования, приведены в посте ⬆️, на них надо опираться.

❗️Нарушение требований к хранению электронных документов - это правовые риски для работодателя

Кто крайний? Присаживайтесь ❌

📹 Смотрите новое видео на канале

Друзья, получаю множество вопросов по новому курсу. Отвечаю

1️⃣В каком формате и по какому графику будут проводиться занятия?

Лекции проходятся онлайн по понедельникам с 18:00 до 21:00 на платформе Геткурс.

2️⃣ Будут ли записи лекций?

Запись лекций будет. Если вы пропустите урок, то сможете посмотреть его в записи. Кроме того уроки наполнены материалами, которые содержат все, что обсуждается на лекции.

3️⃣ Правильно ли я понимаю, что тренинг состоит из курса лекций?

Тренинг включает 7 уроков и один итоговый семинар-обсуждение.

4️⃣ Кто целевая аудитория курса?

Рабочая группа проекта автоматизации (со стороны заказчика и исполнителя), владельцы процессов, лица, которые будут принимать работу на стороне заказчика.

5️⃣ Что включает в себя самостоятельная работа?

Пример:
1) Обоснуйте необходимость создания службы делопроизводства для своей компании (компании клиента). Если служба делопроизводства уже есть, оцените полноту ее функций на основании нормативных актов, которыми регулируется деятельность службы. Дополните, при необходимости.

2) Проведите оценку операционных рисков для своей компании (компании клиента). Используйте предложенные вам алгоритмы работы с операционными рисками, типовую модель проблем, шкалу оценок.

6️⃣ Что получит ИТ специалист?

Понимание постановки задачи на автоматизацию

7️⃣Нужен ли ИТ специалисту весь курс или можно присутствовать на отдельных уроках?

Темы курса связны между собой, следует посетить все лекции.


8️⃣ Нужно ли приглашать начальника управления ИТ или куратора проекта?

Да, так как они будут принимать окончательные решения о приемке проектной документации, применении или отклонении выданных рекомендаций, они будут утверждать дорожную карту цифровизации документооборота.

📹 Записаться на курс

Получила еще вопрос:

9️⃣ Будет акцент только на КЭДО или будет рассматриваться документооборот в целом по организации?

Курс рассматривает документооборот как единую систему, включающую разные функциональные направления, включая управленческую, кадровую, бухгалтерскую и др. виды документации. Принципы управления едины для всех систем документации


1️⃣🔤 Насколько подробно будет рассмотрен аудит документооборота? Выдаются ли формы для аудита?

Я очень подробно расскажу про методику аудита и проектирование целевой модели. Даю сценарии опроса, формы для анализа собранных данных, формы для описания моделей процессов as is и to be. Можно использовать данные своей компании или компании клиента. Если таких данных нет, выдаю пример для выполнения практического задания. Все задания проверяю сама.
На курсе вы освоите вот эту методику

Еще один выпуск магистров программы «Система государственного
и муниципального управления» в Институте государственной службы и управления РАНХиГС»

А у нас с вами ровно через неделю старт потока своей программы «Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков»

Раскрою сегодня подробнее одну тему курса:

Сокращение документооборота. Упорядочивание форм и видов документов

Разберем
▪️что такое унификация, стандартизация и формализация документов
▪️чем отличаются формы от форматов
▪️какие работы по унификации сейчас ведутся на государственном уровне и зачем нам об этом знать
▪️4 уровня унификации, которыми надо овладеть:

1️⃣унификация систем документации (источники видов документов и классификаторы систем документации)

2️⃣ унификация форм и видов документов

3️⃣ унификация текстов документов

4️⃣ унификация документных процессов

Изучим правила унификации и научимся применять готовые речевые формулы унифицированных текстов

Пройдем этапы формализации текста описания бизнес-процесса:

▪️неформализованное текстовое описание
▪️формализованное текстовое описание
▪️формализованное табличное описание as is в нотации DMC

Далее пройдем этапы формализации самого процесса:

▪️формализованное табличное описание to be в виде аналитической формы для оптимизации процесса в нотации DMC
▪️формализованное табличное описание to be в виде технологической карты операции
▪️формализованное табличное описание to be в виде оперограммы

⚡️Одна только эта тема поможет вам в работе с текстами + вы получите инструменты моделирования и оптимизации документных процессов

📹 Записаться на курс

Электронное сообщение НА почте или В почте?

📹 Новое видео на канале

Чем отличаются идентификация, аутентификация и авторизация

Из проектной практики. Получили замечание такого содержания: «не понятно зачем разделяются понятия идентификация и аутентификация»

Фрагмент требований к электронному архиву, к которому дано замечание:

👔Для целей организации архива электронных документов необходимо:
1. выявить источники комплектования архива;
2. определить необходимый и достаточный набор метаданных для каждого вида электронного документа, передаваемого на хранение;
3. сформировать требования к процедуре идентификации и аутентификации пользователей при предоставлении им доступа к электронным документам, находящимся в режиме хранения
4. ….

👉🏻 Обратимся к закону от 29 декабря 2022 г. N 572-ФЗ

идентификация - совокупность мероприятий по установлению сведений о лице и их проверке … и сопоставлению данных сведений с идентификатором

идентификатор - уникальное обозначение сведений о лице, необходимое для определения такого лица

аутентификация - совокупность мероприятий по проверке лица на принадлежность ему идентификаторов посредством сопоставления их со сведениями о лице, которыми располагает лицо, проводящее аутентификацию, и установлению правомерности владения лицом идентификаторами посредством использования аутентифицирующих признаков в рамках процедуры аутентификации, в результате чего лицо считается установленным

Иными словами, проще:

идентификация — процесс распознавания пользователя по его идентификатору (такой пользователь есть в системе - логин)

аутентификация — процедура проверки подлинности, доказательство что пользователь именно тот, за кого себя выдает (сравнение введенного пароля с тем, что сохранен в базе данных, в привязке к логину)

авторизация — предоставление определённых прав (доступ в систему и выполнение действий в ней)

Сегодня в 18:00 стартует первый поток Школы методологии Софьи Ульянцевой совместно с Академией CIO

Программа:
«Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков»

8 уроков, много практических работ
Обучение раз в неделю по понедельникам онлайн с 18:00 до 21:00

⚡️Есть 2️⃣свободных места в группе, присоединиться: https://school.ecmdoc.ru/page5

Темы сегодняшнего урока

1️⃣ Управление документами как самостоятельное направление деятельности
   1 .1.  состав деятельности по управлению документами
   1.2. цели деятельности по управлению документами

2️⃣ Центр компетенций, ответственный за деятельность по управлению документами
    2. 1. структура центра компетенций
    2.2. квалификационные требования к работникам центра компетенций
    2.3. цель и задачи службы делопроизводства
    2.4. как создать службу делопроизводства
    2.5. как рассчитать оптимальную численность делопроизводителей
    2.6. какие нормативные акты надо разработать для cлужбы делопроизводства

3️⃣ Управление операционными рисками
    3. 1. что такое операционные риски для документных процессов
    3.2. алгоритм работы с операционными рисками для документных процессов
    3.3. модель идентификации операционных рисков для документных процессов
    3.4. типовая модель проблем для документных процессов
    3.5. шкала оценки операционных рисков для документных процессов
    3.5. оценка вероятности наступления риска

Прохождение проверок Роскомнадзора в сфере обработки персональных данных

👉 Федеральный закон от 31 июля 2020 г. N 248-ФЗ "О государственном контроле"

Проверки Роскомнадзора подразделяются на две категории:
▪️контрольно-надзорные мероприятия (КНМ) с взаимодействием
▪️КНМ без взаимодействия

В ходе КМН с взаимодействием инспектор Роскомнадзора или сам приезжает к оператору ПДН, или направляет ему требования о предоставлении документов и сведений), а проверяемый обязан впустить инспектора, дать ему все осмотреть, ответить на вопросы, выдать документы.

В ходе КНМ без взаимодействия инспектор удаленно просматривает те сведения, к которым у него есть доступ. Проводится на основании заданий руководителя тероргана Роскомнадзора или его уполномоченного зама (без оформления решения)

Оформление процедуры КМН

1️⃣Решение о проведении КМН с взаимодействием
▪️составляется в электронной форме
▪️подписывается УКЭП инспектора
▪️есть типовые формы решений о проведении КНМ

2️⃣ Единый реестр КНМ (ЕРКНМ)
▪️результат КНМ с взаимодействием отражается в ЕРКНМ - федеральном государственном ресурсе (proverki.gov.ru), оператором которого является Генеральная прокуратура РФ

3️⃣Уведомление о проведении проверки
▪️о проведении большинства КНМ проверяемое лицо заранее не предупреждают, за исключением выездной проверки плановой/внеплановой (не позднее чем за 24 часа до ее начала)

4️⃣Чек-лист проверки
▪️плановая выездная проверка проходит с обязательным применением чек-листа по установленной форме

5️⃣Акт проверки
▪️инспектор Роскомнадзора оформляет Акт на месте проведения КНМ в день окончания проведения проверки (КМН с взаимодействием) или в органе Роскомнадзора (КМН без взаимодействия)
▪️направляется оператору ПДн не позднее 5 рабочих дней со дня окончания КНМ

6️⃣Предписание об устранении выявленных нарушений
▪️если выявлены нарушения, то контролируемому лицу выдается предписание с указанием разумных сроков их устранения и (или) о проведении мероприятий по предотвращению причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям
▪️предписание может содержать требование об уточнении, блокировании или уничтожении недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных в течение 10 рабочих дней с информированием об исполнении указанного требования
▪️информация о выдаче и исполнении предписаний вносится в ЕРКНМ

7️⃣Протокол об административном правонарушении
▪️протокол составляется в присутствии законного представителя организации, предпринимателя или виновного должностного лица
▪️информация о том, что по итогам КНМ виновные лица привлечены к административной ответственности, и к какой именно, вносится в ЕРКНМ