⚖️Условия направления и получения юридически значимых сообщений установлены статьей 165.1 ГК РФ

👔Юридически значимое сообщение может быть направлено по e-mail, факсом, в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.

👔Юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывают гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

👔Сообщение считается доставленным, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Пример:
▪️адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения
▪️в этом случае юридически значимое сообщение влечет те же правовые последствия, которые наступают при его получении адресатом


⚖️Последствия неполучения юридически значимых сообщений установлены статьей 54 ГК РФ

👔Сообщения, доставленные по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.

👔Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя.

Новое короткое видео уже на канале, переходите, смотрите и делитесь мнением🫶🏼

📹 Смотреть

Что надо знать про научно-техническую документацию

Это обобщающее понятие научно-исследовательской, научно-технической и технической документации на разных носителях информации.
НТД фиксирует процесс и результаты научных исследований и прикладных разработок, направления и методы их внедрения.

Что относится к НТД
▪️научно-исследовательская
▪️проектная
▪️патентная
▪️изыскательская
▪️градостроительная
▪️конструкторская
▪️технологическая
▪️учетно-техническая
▪️программная документация

Нормативное регулирование хранения и упорядочения НТД

📃 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
📃 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования НТД в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, приказ Росархива от 09.12.2020 N 155
📃 Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, приказ Росархива от 28.12.2021

Вебинар «Как внедрить СЭД в любую организацию за 20 дней?»

▶️ Посмотреть вебинар в записи

0:10 выступление Дениса Авдюшина
8:30 выступление Юрия Шойдина
32:00 выступление Софьи Ульянцевой
42:00 ответы на вопросы

🔅Денис Авдюшин, генеральный директор компаний «Делис Архив» и «Оптима-СЭД» поделился взглядом со стороны владельца системы, заказчика и дал советы заказчикам

🔅Юрий Шойдин, заместитель руководителя центра компетенций по проектному и программному управлению Газпром ЦПС, соавтор проекта ГОСТ «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»
дал оценку эффективности новой технологии с позиции подрядчика и проектного менеджера. Рассказал, чем обеспечивается в новой технологии формула «полезность – гарантия – скорость – результат»

Что надо знать про научно-техническую документацию

Часть 1

Сроки хранения НТД

▪️установлены Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, приказ Росархива от 28.12.2021
▪️ не зависят от вида носителя информации

⚡️Сроки хранения отличаются для разных групп организаций, поэтому надо знать статус своей организации при определении срока хранения НТД

Иногда группы могут совпасть (заказчик и эксплуатирующая организация), тогда берется больший срок хранения.

К группам (звеньям) относятся:
▪️ заказчики
▪️ разработчики или авторы документов
▪️ согласовывающие и экспертные организации
▪️ осуществляющие внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР
▪️ эксплуатирующие организации

Примеры сроков хранения НТД

📃 договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации ИС и документы к ним (ТЗ, акты классификации, планы, перечни и другие)
📃 ТЗ (ЧТЗ) на проектирование, создание, внедрение, сопровождение при эксплуатации и модернизацию ИС (подсистем), не являющиеся приложениями к договорам

▪️в организациях-заказчиках — 15 лет ЭПК
▪️в организациях-разработчиках/авторах документов — 15 лет ЭПК
▪️в эксплуатирующих организациях — постоянно

📃 ТЗ на разработку (внедрение) программ для ЭВМ и иные документы (спецификации системных требований, концепции), содержащие обоснование и требования к разработкам

▪️в организациях-заказчиках — постоянно
▪️в организациях-разработчиках/авторах документов — постоянно
▪️в эксплуатирующих организациях — 5 лет ЭПК

#кейс

Организация налоговой витрины и электронного архива бухгалтерских документов

Заказчик: ООО «КПМГ Налоги и Консультирование» для иностранной производственной компании

ТОЧКА А
Значительный массив бухгалтерских документов, требующих хранения, был создан на бумажном носителе.
Единицы хранения – сканированные образы бумажных документов (не имеют юридической силы)

Места хранения оригиналов:
аутсорсинговый архив
места хранения в офисе

Места хранения сканированных образов:
сетевые папки

ТОЧКА Б
Разработан и внедрен электронный архив бухгалтерских документов.
Обеспечена возможность перехода компании в режим налогового мониторинга.

Функциональные границы проекта:
▪️финансовый отдел
▪️бухгалтерия
▪️юридический отдел

Источники наполнения электронного архива:

1️⃣документы, поступившие из внешней среды через:
▪️Контур.Диадок
▪️СБИС.Тензор

2️⃣информационные системы компании
▪️Directum
▪️Basware
▪️SAP
▪️EDoc-Flow
▪️SRM
▪️Босс-Кадровик

ЧТО СДЕЛАЛИ
◾️спроектировали целевую модель электронного архива первичных учетных и договорных документов
◾️описали требования к хранению электронных документов и информационному взаимодействию витрины данных для налогового мониторинга с электронным архивом
◾️систематизировали корпоративную информацию, разработали иерархическую схему расположения информационных элементов с правами доступа к ним

⚖️Обратиться в суд теперь можно через Госуслуги

Информация Минцифры России от 4 марта 2024 г.

На Госуслугах заработал сервис Электронная подача документов в суд, с помощью которого иски, жалобы, ходатайства и другие обращения можно подать онлайн.

Воспользоваться услугой может любой человек старше 18 лет из любой страны: как по своему делу, так и в интересах доверителя. Для подачи иска необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале.

Обратиться можно:
▪️во все суды общей юрисдикции - по гражданским или административным делам;
▪️в Верховный Суд РФ - по гражданским, административным, уголовным и арбитражным делам.

Сервис поможет выбрать суд, рассчитать и оплатить госпошлину.

Подписать обращение можно
▪️электронной подписью
▪️от руки

Если суд примет обращение, оно будет зарегистрировано в течение нескольких часов. В личный кабинет придет номер, по которому можно отслеживать статус обращения на сайте суда. Срок рассмотрения - от нескольких дней до нескольких месяцев.

Ознакомьтесь с актуализированным Порядком подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа

#мнение

Несколько вопросов, заданных клиентами на этой неделе, касаются организации КЭДО в различных сервисах и программах

У меня есть ответы на многие вопросы, но пока не хочу торопиться с заключением, мне интересно послушать вас и собрать больше информации о существующей на сегодня практике применения КЭДО.

👔На основе ваших ответов сделаю разбор систем и разных вариантов организации КЭДО

Если у вас уже внедрен КЭДО, расскажите, пожалуйста:

1️⃣ Какую систему КЭДО используете?

2️⃣ В какой HR-системе происходит формирование кадрового документа?

3️⃣ Соответствует ли кадровый документ единым требованиям к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н)

4️⃣ Как загружается кадровый документ из учетной HR-системы в КЭДО? (интеграция, вручную)

5️⃣ Как организовано хранение кадровых документов после подписания?
А именно: соответствует ли хранение требованиям Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов … (приказ Росархива от 31.07.2023 N 77)

Пятая точка входа

Сегодня предпраздничный день, про серьезное уже писать не хочется (а вам читать). Делюсь фрагментом отчётного документа, который, уверена, вызовет улыбку 🙂


👔Маршруты обработки входящих документов идентичны для всех видов документов. Отличия в маршрутизации присутствуют по документации в связи с различными адресатами в документе и различными точками входа.

Стандартом по организации делопроизводства предусмотрены отличия в маршрутизации по видам документов:

1) документы от органов власти всех ветвей и уровней
2) обращения граждан

Выявлено три основные точки входа входящей корреспонденции, в соответствии с которыми выделено три маршрута.

Четвертая точка входа используется для передачи бумажных документов

Пятая точка входа используется в том случае, если входящий документ поступил напрямую адресату, в таком случае документ является источником на входе и передается в отдел делопроизводства 👔

Человечек, любимка, вкусненько ❌

📹 Смотрите новое видео на канале

Друзья! Открываю запись на первый поток курса «Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков»

Я разместила свои курсы на платформе GetCourse.

старт потока: 1 апр. окончание: 20 мая
стоимость: 13 990 р.

⚡️ПРОГРАММА И ЗАПИСЬ

▪️одна лекция в неделю по 4 ак/часа в живом общении
▪️к каждой лекции самостоятельная работа
▪️письменный разбор ваших работ

Это первый опыт работы с GetCourse, поэтому буду благодарна обратной связи по работе сервиса.

🕔 Записывайтесь!
Жду вас 1 апреля на обновленном тренинге

Вчера стартовал набор на поток, сегодня уже есть первые слушатели. Очень рада, что заявленная тема оказалась востребована вами.

Чем новая программа отличается от других курсов по документообороту?

1️⃣Много практики. Мы совместим лекционный курс с марафоном - вся теория отрабатывается в домашнем задании и отправляется мне на проверку

2️⃣Любая теоретическая тема имеет практическую ценность - мы не перечисляем и не оцениваем правовые акты, а учимся с ними работать, получать ответы на конкретные вопросы и выбирать оптимальное решение.

3️⃣Управление документами мы рассмотрим как деятельность, сопряженную с управлением рисками, повышением производительности труда, цифровым развитием предприятия.

Вы получите:
▪️инструменты анализа и моделирования документных процессов
▪️приемы унификации документов, процессов и текстовой информации
▪️готовую модель типовых проблем и алгоритмы их решения
▪️возможность работать по технологии Эталонной модели - наиболее прогрессивной технологии внедрения на сегодняшний день, по мнению Союза IT-директоров России.

📹 Запись на курс и программа

Разбор систем КЭДО
Начало

О том, как организовать КЭДО, уже написано и сказано много - есть статьи, есть описание систем на сайтах производителей

Предлагаю проследить жизненный цикл кадрового документа и привязать его к функциональности кадровых систем


1️⃣Создание кадрового документа (КД)

Регулируется едиными требованиями к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н)

◾️Требования к составу КД:
- основная часть в формате PDF/A-1A
- файлы приложений к основной части
- описание документа в XML
- электронная подпись в SGN

Описание документа в XML содержит метаданные, которые можно захватить только из учетной HR-системы.

◾️Программное обеспечение:
Формирование КД происходит или в учетной системе (например, 1С:ЗУП), или в системе, интегрированной с учетной.

2️⃣Подписание кадрового документа (КД)

Регулируется статьей 22.1. ТК РФ. Кодекс установил виды электронных подписей, применяемые к определенным видам документов, для работника и для работодателя.

◾️Программное обеспечение:
Программы, которые обеспечивают юридически значимый документооборот между работником и работодателем: Контур.КЭДО, Битрикс24.HRM, 1С:Кабинет сотрудника, Directum HR Pro, ELMA КЭДО, HRlink, Docsvision и др.

Эти программы либо интегрированы с учетной системой, и документы поступают автоматически, либо в них вручную загружают документы, сформированные по требованиям приказа № 578н)

3️⃣Хранение кадрового документа

Регулируется законодательно:

[1] ТК РФ обязывает работодателя обеспечить хранение электронных документов
[2] ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ обязывает работодателя обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков их хранения, установленных ФЗ, иными НПА [3, 4] и перечнями документов [5]
[3] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов … , приказ Росархива от 31.07.2023 N 77, распространяется на коммерческие организации и связан с [4]
[4]Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, приказ Росархива от 15.06.2020 N 69
[5] Перечень типовых управленческих архивных документов …, приказ Росархива от 20.12.2019 236 устанавливает обязательные сроки хранения документов по личному составу

⚡️Суть всех приведенных НПА:
КД должен храниться в СХЭД, функциональность которой установлена [3, 4]

Кто из производителей систем для КЭДО заявил о надлежащем хранении КД

Directum HR Pro - да, есть технология фонового усовершенствования электронных подписей, есть четкое описание долговременного хранения электронных КД

Контур.КЭДО - нет информации

Битрикс24.HRM - нет информации

1С:Кабинет сотрудника - в описании продукта не сказано про хранение, но есть 1С:Архив, куда можно передать КД

ELMA КЭДО - нет информации

HRlink - заявлен электронный архив, но в своей интерпретации: «нет одного официально утвержденного вида электронного архива, потому компании используют варианты, удобные для себя: … локальные, электронные, облачные»

Docsvision - цитата с сайта: «чётких правил долгосрочного хранения электронных кадровых документов пока не уставлено, но ожидается, что в ближайшее время они будут сформулированы и зафиксированы в законодательстве …»

ВЫВОД

С первыми двумя этапами жизненного цикла КД производители уже справились. По крайней мере по заявлению производителей документ формируется по требованиям приказа N 578н.

Хранение электронных документов - слабое место. Производители либо вообще не упоминают этот этап, либо пишут, что законодательно хранение электронных КД не установлено. Но это не так. Законодательство не регулирует хранение отдельных видов документов, есть общие требования, приведены в посте ⬆️, на них надо опираться.

❗️Нарушение требований к хранению электронных документов - это правовые риски для работодателя

Кто крайний? Присаживайтесь ❌

📹 Смотрите новое видео на канале

Друзья, получаю множество вопросов по новому курсу. Отвечаю

1️⃣В каком формате и по какому графику будут проводиться занятия?

Лекции проходятся онлайн по понедельникам с 18:00 до 21:00 на платформе Геткурс.

2️⃣ Будут ли записи лекций?

Запись лекций будет. Если вы пропустите урок, то сможете посмотреть его в записи. Кроме того уроки наполнены материалами, которые содержат все, что обсуждается на лекции.

3️⃣ Правильно ли я понимаю, что тренинг состоит из курса лекций?

Тренинг включает 7 уроков и один итоговый семинар-обсуждение.

4️⃣ Кто целевая аудитория курса?

Рабочая группа проекта автоматизации (со стороны заказчика и исполнителя), владельцы процессов, лица, которые будут принимать работу на стороне заказчика.

5️⃣ Что включает в себя самостоятельная работа?

Пример:
1) Обоснуйте необходимость создания службы делопроизводства для своей компании (компании клиента). Если служба делопроизводства уже есть, оцените полноту ее функций на основании нормативных актов, которыми регулируется деятельность службы. Дополните, при необходимости.

2) Проведите оценку операционных рисков для своей компании (компании клиента). Используйте предложенные вам алгоритмы работы с операционными рисками, типовую модель проблем, шкалу оценок.

6️⃣ Что получит ИТ специалист?

Понимание постановки задачи на автоматизацию

7️⃣Нужен ли ИТ специалисту весь курс или можно присутствовать на отдельных уроках?

Темы курса связны между собой, следует посетить все лекции.


8️⃣ Нужно ли приглашать начальника управления ИТ или куратора проекта?

Да, так как они будут принимать окончательные решения о приемке проектной документации, применении или отклонении выданных рекомендаций, они будут утверждать дорожную карту цифровизации документооборота.

📹 Записаться на курс

Получила еще вопрос:

9️⃣ Будет акцент только на КЭДО или будет рассматриваться документооборот в целом по организации?

Курс рассматривает документооборот как единую систему, включающую разные функциональные направления, включая управленческую, кадровую, бухгалтерскую и др. виды документации. Принципы управления едины для всех систем документации


1️⃣🔤 Насколько подробно будет рассмотрен аудит документооборота? Выдаются ли формы для аудита?

Я очень подробно расскажу про методику аудита и проектирование целевой модели. Даю сценарии опроса, формы для анализа собранных данных, формы для описания моделей процессов as is и to be. Можно использовать данные своей компании или компании клиента. Если таких данных нет, выдаю пример для выполнения практического задания. Все задания проверяю сама.
На курсе вы освоите вот эту методику