Новое короткое видео уже на канале, переходите, смотрите и делитесь мнением🫶🏼

📹 Смотреть

Лидеры рынка применяют передовые технологии

Цифровая трансформация операционного управления дает значительное преимущество перед конкурентами и выступает обязательным условием прохождения уровней операционной зрелости:

стабильность> эффективность> прогнозирование> готовность к будущему (Future-ready)

Инновационная технология Эталонной модели цифрового документооборота, по которой я работаю последние годы, позволяет компаниям стать более эффективными с точки зрения операционных расходов, более прибыльными и формировать готовность к будущему.

Приведу неполный перечень своих клиентов, которые прошли обучение технологии Эталонной модели, либо купили услугу проектирования целевой модели на основе эталонной.

▪️ООО «КПМГ Налоги и Консультирование»
▪️ФГУП ИТАР ТАСС
▪️ООО " Амурсталь" 
▪️ООО "Удоканская медь"
▪️Угольный холдинг ООО "УК"Колмар"
▪️Газодобывающая компания АО "Ачимгаз"
▪️ООО "Башкирэнерго"
▪️АО «НАК «Азот»
ООО "Газпром ЦПС"
▪️АО "Корпорация развития Дальнего Востока"
▪️ООО "Газэнергосеть Розница"
▪️Highland Gold Mining Limited
▪️АО ДСК «Автобан»

Чтобы стартовать проект по цифровизации документооборота, решение надо готовить на уровне топ-менеджмента

…поэтому мои проекты часто начинаются с управленческой сессии для высшего руководства: генеральных, финансовых и ИТ-директоров, руководителей юридических, кадровых служб, руководителей направлений стратегического развития. Были проекты, которые инициировались непосредственно владельцами бизнеса.

Что происходит на управленческой сессии:

▪️обсуждаем стратегию цифровизации управленческих процессов и составляем план реализации;
▪️повышаем правовую грамотность в сфере управления цифровыми документами;
▪️формируем понимание, насколько реально отказаться от бумаги, есть ли здесь правовые риски и есть ли экономическая целесообразность (универсального решения и подхода нет, расчет эффективности всегда индивидуален);
▪️ прогнозируем, какие управленческие решения потребуются для перехода на безбумажную модель документооборота (это правовые, технические вопросы и решения в области информационной безопасности).

После проведения управленческой сессии я еще неделю сопровождаю компанию, пока формируются итоговые документы по итогам сессии.

Результаты управленческой сессии и недельной методической поддержки:

🔜разработана стратегия цифровой трансформации документооборота;
🔜 сформирована дорожная карта;
🔜 проведена оценка текущего уровня цифровизации управленческих процессов;
🔜 проведена оценка рисков для документных процессов;
🔜 задано целевое видение и ключевые показатели эффективности;
🔜 запланированы кадровые ресурсы.

Новое короткое видео уже на канале, переходите, смотрите и делитесь мнением🫶🏼

📹 Смотреть

#новости

С 19 февраля 2024 года действуют изменения, внесенные в Примерное положение об архиве организации

Организациям необходимо обновить действующие положения об архивах в соответствии с приказом Росархива от 10 ноября 2023 г. N 121.

Изменения внесены в связи с обновлением Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77

Какие изменения внести
▪️дать ссылки на новые Правила;
▪️скорректировать изменившиеся названия описей;
▪️включить раздел о хранении электронных документов.

⚖️Условия направления и получения юридически значимых сообщений установлены статьей 165.1 ГК РФ

👔Юридически значимое сообщение может быть направлено по e-mail, факсом, в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.

👔Юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывают гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

👔Сообщение считается доставленным, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Пример:
▪️адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения
▪️в этом случае юридически значимое сообщение влечет те же правовые последствия, которые наступают при его получении адресатом


⚖️Последствия неполучения юридически значимых сообщений установлены статьей 54 ГК РФ

👔Сообщения, доставленные по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.

👔Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя.

Новое короткое видео уже на канале, переходите, смотрите и делитесь мнением🫶🏼

📹 Смотреть

Что надо знать про научно-техническую документацию

Это обобщающее понятие научно-исследовательской, научно-технической и технической документации на разных носителях информации.
НТД фиксирует процесс и результаты научных исследований и прикладных разработок, направления и методы их внедрения.

Что относится к НТД
▪️научно-исследовательская
▪️проектная
▪️патентная
▪️изыскательская
▪️градостроительная
▪️конструкторская
▪️технологическая
▪️учетно-техническая
▪️программная документация

Нормативное регулирование хранения и упорядочения НТД

📃 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
📃 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования НТД в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, приказ Росархива от 09.12.2020 N 155
📃 Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, приказ Росархива от 28.12.2021

Вебинар «Как внедрить СЭД в любую организацию за 20 дней?»

▶️ Посмотреть вебинар в записи

0:10 выступление Дениса Авдюшина
8:30 выступление Юрия Шойдина
32:00 выступление Софьи Ульянцевой
42:00 ответы на вопросы

🔅Денис Авдюшин, генеральный директор компаний «Делис Архив» и «Оптима-СЭД» поделился взглядом со стороны владельца системы, заказчика и дал советы заказчикам

🔅Юрий Шойдин, заместитель руководителя центра компетенций по проектному и программному управлению Газпром ЦПС, соавтор проекта ГОСТ «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»
дал оценку эффективности новой технологии с позиции подрядчика и проектного менеджера. Рассказал, чем обеспечивается в новой технологии формула «полезность – гарантия – скорость – результат»

Что надо знать про научно-техническую документацию

Часть 1

Сроки хранения НТД

▪️установлены Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, приказ Росархива от 28.12.2021
▪️ не зависят от вида носителя информации

⚡️Сроки хранения отличаются для разных групп организаций, поэтому надо знать статус своей организации при определении срока хранения НТД

Иногда группы могут совпасть (заказчик и эксплуатирующая организация), тогда берется больший срок хранения.

К группам (звеньям) относятся:
▪️ заказчики
▪️ разработчики или авторы документов
▪️ согласовывающие и экспертные организации
▪️ осуществляющие внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР
▪️ эксплуатирующие организации

Примеры сроков хранения НТД

📃 договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации ИС и документы к ним (ТЗ, акты классификации, планы, перечни и другие)
📃 ТЗ (ЧТЗ) на проектирование, создание, внедрение, сопровождение при эксплуатации и модернизацию ИС (подсистем), не являющиеся приложениями к договорам

▪️в организациях-заказчиках — 15 лет ЭПК
▪️в организациях-разработчиках/авторах документов — 15 лет ЭПК
▪️в эксплуатирующих организациях — постоянно

📃 ТЗ на разработку (внедрение) программ для ЭВМ и иные документы (спецификации системных требований, концепции), содержащие обоснование и требования к разработкам

▪️в организациях-заказчиках — постоянно
▪️в организациях-разработчиках/авторах документов — постоянно
▪️в эксплуатирующих организациях — 5 лет ЭПК

#кейс

Организация налоговой витрины и электронного архива бухгалтерских документов

Заказчик: ООО «КПМГ Налоги и Консультирование» для иностранной производственной компании

ТОЧКА А
Значительный массив бухгалтерских документов, требующих хранения, был создан на бумажном носителе.
Единицы хранения – сканированные образы бумажных документов (не имеют юридической силы)

Места хранения оригиналов:
аутсорсинговый архив
места хранения в офисе

Места хранения сканированных образов:
сетевые папки

ТОЧКА Б
Разработан и внедрен электронный архив бухгалтерских документов.
Обеспечена возможность перехода компании в режим налогового мониторинга.

Функциональные границы проекта:
▪️финансовый отдел
▪️бухгалтерия
▪️юридический отдел

Источники наполнения электронного архива:

1️⃣документы, поступившие из внешней среды через:
▪️Контур.Диадок
▪️СБИС.Тензор

2️⃣информационные системы компании
▪️Directum
▪️Basware
▪️SAP
▪️EDoc-Flow
▪️SRM
▪️Босс-Кадровик

ЧТО СДЕЛАЛИ
◾️спроектировали целевую модель электронного архива первичных учетных и договорных документов
◾️описали требования к хранению электронных документов и информационному взаимодействию витрины данных для налогового мониторинга с электронным архивом
◾️систематизировали корпоративную информацию, разработали иерархическую схему расположения информационных элементов с правами доступа к ним

⚖️Обратиться в суд теперь можно через Госуслуги

Информация Минцифры России от 4 марта 2024 г.

На Госуслугах заработал сервис Электронная подача документов в суд, с помощью которого иски, жалобы, ходатайства и другие обращения можно подать онлайн.

Воспользоваться услугой может любой человек старше 18 лет из любой страны: как по своему делу, так и в интересах доверителя. Для подачи иска необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале.

Обратиться можно:
▪️во все суды общей юрисдикции - по гражданским или административным делам;
▪️в Верховный Суд РФ - по гражданским, административным, уголовным и арбитражным делам.

Сервис поможет выбрать суд, рассчитать и оплатить госпошлину.

Подписать обращение можно
▪️электронной подписью
▪️от руки

Если суд примет обращение, оно будет зарегистрировано в течение нескольких часов. В личный кабинет придет номер, по которому можно отслеживать статус обращения на сайте суда. Срок рассмотрения - от нескольких дней до нескольких месяцев.

Ознакомьтесь с актуализированным Порядком подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа

#мнение

Несколько вопросов, заданных клиентами на этой неделе, касаются организации КЭДО в различных сервисах и программах

У меня есть ответы на многие вопросы, но пока не хочу торопиться с заключением, мне интересно послушать вас и собрать больше информации о существующей на сегодня практике применения КЭДО.

👔На основе ваших ответов сделаю разбор систем и разных вариантов организации КЭДО

Если у вас уже внедрен КЭДО, расскажите, пожалуйста:

1️⃣ Какую систему КЭДО используете?

2️⃣ В какой HR-системе происходит формирование кадрового документа?

3️⃣ Соответствует ли кадровый документ единым требованиям к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н)

4️⃣ Как загружается кадровый документ из учетной HR-системы в КЭДО? (интеграция, вручную)

5️⃣ Как организовано хранение кадровых документов после подписания?
А именно: соответствует ли хранение требованиям Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов … (приказ Росархива от 31.07.2023 N 77)

Пятая точка входа

Сегодня предпраздничный день, про серьезное уже писать не хочется (а вам читать). Делюсь фрагментом отчётного документа, который, уверена, вызовет улыбку 🙂


👔Маршруты обработки входящих документов идентичны для всех видов документов. Отличия в маршрутизации присутствуют по документации в связи с различными адресатами в документе и различными точками входа.

Стандартом по организации делопроизводства предусмотрены отличия в маршрутизации по видам документов:

1) документы от органов власти всех ветвей и уровней
2) обращения граждан

Выявлено три основные точки входа входящей корреспонденции, в соответствии с которыми выделено три маршрута.

Четвертая точка входа используется для передачи бумажных документов

Пятая точка входа используется в том случае, если входящий документ поступил напрямую адресату, в таком случае документ является источником на входе и передается в отдел делопроизводства 👔

Человечек, любимка, вкусненько ❌

📹 Смотрите новое видео на канале

Друзья! Открываю запись на первый поток курса «Методология построения и автоматизация документооборота. Инструменты для ИТ- и бизнес-аналитиков»

Я разместила свои курсы на платформе GetCourse.

старт потока: 1 апр. окончание: 20 мая
стоимость: 13 990 р.

⚡️ПРОГРАММА И ЗАПИСЬ

▪️одна лекция в неделю по 4 ак/часа в живом общении
▪️к каждой лекции самостоятельная работа
▪️письменный разбор ваших работ

Это первый опыт работы с GetCourse, поэтому буду благодарна обратной связи по работе сервиса.

🕔 Записывайтесь!
Жду вас 1 апреля на обновленном тренинге