#кейс

Проект по организации хранения документов в ИТ-компании
Части 1 2 и 3 тут

1️⃣Сформирована номенклатура дел.
2️⃣Выявлены ошибки при комплектовании дел и даны рекомендации, которые далее будут учтены в локальных нормативных актах (тоже наша работа).

⚡️Особенности НД для данной компании

Из 60 подразделений только 16 комплектуют документы, что объясняется особым принципом распределения работ внутри компании:

с документами не работают подразделения, занятые в основной деятельности; оформление результатов основной деятельности поручено отдельным сопровождающим подразделениям

⚡️Ошибки, зафиксированные в ходе аудита

❌ Документы формируются в дела несистемно:
▪️в одну папку попадают копии и подлинники, документы разных категорий хранения и документы, не связанные по какому-либо единому признаку
▪️корреспонденция формируется по документопотокам: «входящая» / «исходящая», а не по видам документов или корреспонденту

❌ Применяемый принцип хранения договорной документации не позволяет учитывать срок хранения договоров и выделять их на уничтожение (рекомендован учет договоров в СЭД)

❌ Исходящие документы издаются в двух экземплярах, один из которых остается на хранение в компании. Ошибка свидетельствует о том, что документ не был отправлен адресату (рекомендовано формировать копии только по запросу)

Вчера я задала вопрос: какими аргументами убедить владельца бизнеса вложиться в организацию документооборота?

Четкого ответа не получила и, думаю, вот почему: специалистов ДОУ учат работать по правилам и не учат создавать ценности для компании (это методология). Дискуссия в чате на тему кейса была достаточно показательна.

Лет 15 поднимаю проблему потери авторитета и ценности службы ДОУ, несколько докладов посвятила этой теме на научных конференциях.

Со своей стороны я выстроила учебные программы таким образом, чтобы:

▪️специалисты (руководители) службы ДОУ мыслили себя методологами, создающими ценность, а не техническими исполнителями, выполняющими работу

▪️аналитики, архитекторы, руководители проектов понимали, какое место процессы управления документами занимают в системе управления организацией

Ведущие технические вузы учат управлению документами бизнес-аналитиков. Сама такой курс веду в МФТИ.

Специалист с гуманитарным образованием (ДОУ) никогда не составит конкуренцию бизнес-аналитику, владеющему той же специализацией. Не согласны - пишите в комментариях.

Специалисты по управлению документами умеют обеспечивать ЖЦ документа: оформлять, регистрировать, ставить на контроль, комплектовать в дела, то есть выполнять техническую работу. Но работа сама по себе ценности не несет.

Ценность заключается в умении организовать работу, процессы с высокими показателями эффективности. Вспомогательная деятельность должна быть как филиппинская домработница - невидимая и эффективная.

В ДОУ стерлась грань между специалистом с высшим образованием и выпускником колледжа или курсов.

Роль методологов уже забрали себе бизнес-аналитики, а руководители служб ДОУ продолжают ежегодно оттачивать мастерство регистрации документов и составлении номенклатур дел на курсах повышения квалификации.

Какое место занимает сегодня служба ДОУ в организациях?

👍🏻 - центр компетенций по управлению документами
😢 - техническое подразделение
🤷‍♂️ - не знаю

#лайфхак

Какие аргументы использую сама при продаже консалтинговых услуг по документообороту?

Лица, принимающие решения (ЛПР), — это представители бизнеса. А главное стремление бизнеса — это повышение прибыли.

Документооборот не входит в круг интересов топ-менеджмента, ибо не влияет на прибыль. И службу ДОУ мы с вами ЛПРу не продадим с аргументом «эти ребята организуют правильный документооборот и составят номенклатуру дел».

А вот повышение эффективности бизнес-процессов и минимизация операционных рисков заинтересует ЛПР с большой вероятностью, поскольку эти параметры напрямую влияют на прибыль.

Деятельность по управлению документами коррелирует с управлением операционными рисками.

Я формулирую цель для службы ДОУ на языке бизнеса как снижение операционных рисков для документных процессов. Так ДОУ может стать важным звеном в политике управления рисками и занять значимое положение в управленческой иерархии.

В проекте стандарта «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования» мы дали такое определение операционному риску для документного процесса:

риск убытка в связи с затратами излишних ресурсов на исполнение документных процессов, утраты надежности, аутентичности, полноты и/или неизменности документов в результате отклонений от выполнения требований эталонной модели цифрового документооборота, действий сотрудников и/или систем организации, либо под влиянием внешних событий

Я работаю с готовой моделью идентификации рисков в управлении документами. Эта модель, как и методика выявления и оценки рисков для документных процессов, включены в программу моего учебного курса «Теория управления документами».

🗓 Дату проведения курса сообщу на следующей неделе

Новое короткое видео уже на канале, переходите, смотрите и делитесь мнением🫶🏼

📹 Смотреть

Лидеры рынка применяют передовые технологии

Цифровая трансформация операционного управления дает значительное преимущество перед конкурентами и выступает обязательным условием прохождения уровней операционной зрелости:

стабильность> эффективность> прогнозирование> готовность к будущему (Future-ready)

Инновационная технология Эталонной модели цифрового документооборота, по которой я работаю последние годы, позволяет компаниям стать более эффективными с точки зрения операционных расходов, более прибыльными и формировать готовность к будущему.

Приведу неполный перечень своих клиентов, которые прошли обучение технологии Эталонной модели, либо купили услугу проектирования целевой модели на основе эталонной.

▪️ООО «КПМГ Налоги и Консультирование»
▪️ФГУП ИТАР ТАСС
▪️ООО " Амурсталь" 
▪️ООО "Удоканская медь"
▪️Угольный холдинг ООО "УК"Колмар"
▪️Газодобывающая компания АО "Ачимгаз"
▪️ООО "Башкирэнерго"
▪️АО «НАК «Азот»
ООО "Газпром ЦПС"
▪️АО "Корпорация развития Дальнего Востока"
▪️ООО "Газэнергосеть Розница"
▪️Highland Gold Mining Limited
▪️АО ДСК «Автобан»

Чтобы стартовать проект по цифровизации документооборота, решение надо готовить на уровне топ-менеджмента

…поэтому мои проекты часто начинаются с управленческой сессии для высшего руководства: генеральных, финансовых и ИТ-директоров, руководителей юридических, кадровых служб, руководителей направлений стратегического развития. Были проекты, которые инициировались непосредственно владельцами бизнеса.

Что происходит на управленческой сессии:

▪️обсуждаем стратегию цифровизации управленческих процессов и составляем план реализации;
▪️повышаем правовую грамотность в сфере управления цифровыми документами;
▪️формируем понимание, насколько реально отказаться от бумаги, есть ли здесь правовые риски и есть ли экономическая целесообразность (универсального решения и подхода нет, расчет эффективности всегда индивидуален);
▪️ прогнозируем, какие управленческие решения потребуются для перехода на безбумажную модель документооборота (это правовые, технические вопросы и решения в области информационной безопасности).

После проведения управленческой сессии я еще неделю сопровождаю компанию, пока формируются итоговые документы по итогам сессии.

Результаты управленческой сессии и недельной методической поддержки:

🔜разработана стратегия цифровой трансформации документооборота;
🔜 сформирована дорожная карта;
🔜 проведена оценка текущего уровня цифровизации управленческих процессов;
🔜 проведена оценка рисков для документных процессов;
🔜 задано целевое видение и ключевые показатели эффективности;
🔜 запланированы кадровые ресурсы.

Новое короткое видео уже на канале, переходите, смотрите и делитесь мнением🫶🏼

📹 Смотреть

#новости

С 19 февраля 2024 года действуют изменения, внесенные в Примерное положение об архиве организации

Организациям необходимо обновить действующие положения об архивах в соответствии с приказом Росархива от 10 ноября 2023 г. N 121.

Изменения внесены в связи с обновлением Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77

Какие изменения внести
▪️дать ссылки на новые Правила;
▪️скорректировать изменившиеся названия описей;
▪️включить раздел о хранении электронных документов.

⚖️Условия направления и получения юридически значимых сообщений установлены статьей 165.1 ГК РФ

👔Юридически значимое сообщение может быть направлено по e-mail, факсом, в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.

👔Юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывают гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

👔Сообщение считается доставленным, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Пример:
▪️адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения
▪️в этом случае юридически значимое сообщение влечет те же правовые последствия, которые наступают при его получении адресатом


⚖️Последствия неполучения юридически значимых сообщений установлены статьей 54 ГК РФ

👔Сообщения, доставленные по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.

👔Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя.

Новое короткое видео уже на канале, переходите, смотрите и делитесь мнением🫶🏼

📹 Смотреть

Что надо знать про научно-техническую документацию

Это обобщающее понятие научно-исследовательской, научно-технической и технической документации на разных носителях информации.
НТД фиксирует процесс и результаты научных исследований и прикладных разработок, направления и методы их внедрения.

Что относится к НТД
▪️научно-исследовательская
▪️проектная
▪️патентная
▪️изыскательская
▪️градостроительная
▪️конструкторская
▪️технологическая
▪️учетно-техническая
▪️программная документация

Нормативное регулирование хранения и упорядочения НТД

📃 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
📃 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования НТД в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, приказ Росархива от 09.12.2020 N 155
📃 Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, приказ Росархива от 28.12.2021

Вебинар «Как внедрить СЭД в любую организацию за 20 дней?»

▶️ Посмотреть вебинар в записи

0:10 выступление Дениса Авдюшина
8:30 выступление Юрия Шойдина
32:00 выступление Софьи Ульянцевой
42:00 ответы на вопросы

🔅Денис Авдюшин, генеральный директор компаний «Делис Архив» и «Оптима-СЭД» поделился взглядом со стороны владельца системы, заказчика и дал советы заказчикам

🔅Юрий Шойдин, заместитель руководителя центра компетенций по проектному и программному управлению Газпром ЦПС, соавтор проекта ГОСТ «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»
дал оценку эффективности новой технологии с позиции подрядчика и проектного менеджера. Рассказал, чем обеспечивается в новой технологии формула «полезность – гарантия – скорость – результат»

Что надо знать про научно-техническую документацию

Часть 1

Сроки хранения НТД

▪️установлены Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, приказ Росархива от 28.12.2021
▪️ не зависят от вида носителя информации

⚡️Сроки хранения отличаются для разных групп организаций, поэтому надо знать статус своей организации при определении срока хранения НТД

Иногда группы могут совпасть (заказчик и эксплуатирующая организация), тогда берется больший срок хранения.

К группам (звеньям) относятся:
▪️ заказчики
▪️ разработчики или авторы документов
▪️ согласовывающие и экспертные организации
▪️ осуществляющие внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР
▪️ эксплуатирующие организации

Примеры сроков хранения НТД

📃 договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации ИС и документы к ним (ТЗ, акты классификации, планы, перечни и другие)
📃 ТЗ (ЧТЗ) на проектирование, создание, внедрение, сопровождение при эксплуатации и модернизацию ИС (подсистем), не являющиеся приложениями к договорам

▪️в организациях-заказчиках — 15 лет ЭПК
▪️в организациях-разработчиках/авторах документов — 15 лет ЭПК
▪️в эксплуатирующих организациях — постоянно

📃 ТЗ на разработку (внедрение) программ для ЭВМ и иные документы (спецификации системных требований, концепции), содержащие обоснование и требования к разработкам

▪️в организациях-заказчиках — постоянно
▪️в организациях-разработчиках/авторах документов — постоянно
▪️в эксплуатирующих организациях — 5 лет ЭПК

#кейс

Организация налоговой витрины и электронного архива бухгалтерских документов

Заказчик: ООО «КПМГ Налоги и Консультирование» для иностранной производственной компании

ТОЧКА А
Значительный массив бухгалтерских документов, требующих хранения, был создан на бумажном носителе.
Единицы хранения – сканированные образы бумажных документов (не имеют юридической силы)

Места хранения оригиналов:
аутсорсинговый архив
места хранения в офисе

Места хранения сканированных образов:
сетевые папки

ТОЧКА Б
Разработан и внедрен электронный архив бухгалтерских документов.
Обеспечена возможность перехода компании в режим налогового мониторинга.

Функциональные границы проекта:
▪️финансовый отдел
▪️бухгалтерия
▪️юридический отдел

Источники наполнения электронного архива:

1️⃣документы, поступившие из внешней среды через:
▪️Контур.Диадок
▪️СБИС.Тензор

2️⃣информационные системы компании
▪️Directum
▪️Basware
▪️SAP
▪️EDoc-Flow
▪️SRM
▪️Босс-Кадровик

ЧТО СДЕЛАЛИ
◾️спроектировали целевую модель электронного архива первичных учетных и договорных документов
◾️описали требования к хранению электронных документов и информационному взаимодействию витрины данных для налогового мониторинга с электронным архивом
◾️систематизировали корпоративную информацию, разработали иерархическую схему расположения информационных элементов с правами доступа к ним