Друзья, у меня новая площадка!

Теперь я снимаю короткие видео для youtube. Прошу у вас поддержки, в виде лайка и подписки📸

https://youtube.com/shorts/DfIK73clSAg?si=9pBklVcBf_EsHvzn

5 ФАКТОВ ОБО МНЕ

1️⃣Свою трудовую карьеру начала в 33 года
2️⃣Через два года я уже была начальником отдела методологии крупнейшей финансовой компании
3️⃣Получила гуманитарное образование и сумела реализовать его в финансовой сфере, а потом и в области информационных технологий
4️⃣Создала методику управления документами, которую теперь преподают в вузах, по ней работают сотни предприятий. Методика включена в ГОСТ по цифровому документообороту
5️⃣Спустя 15 лет после начала трудовой деятельности, сменив 8 крутых компаний, я открыла собственный бизнес

А если подробнее…
Профессию документоведа я получила в Историко-архивном институте, там же защитила диссертацию по документной лингвистике. С 2002 года преподаю и занимаюсь научной деятельностью параллельно с проектами и консультациями.

Профессиональную деятельность я начала в банке процессным методологом. Я не знала предметную область, но отлично владела письменной деловой речью и с легкостью составляла регламенты. Когда я поняла, что эти навыки очень востребованы, стала менять работу с периодичностью раз год, получая каждый раз повышение в должности и зарплате.

Таких сотрудников называют перебежчики, джоб-хопперы, летуны. Может и так, но я получила преимущество в виде широкого профессионального кругозора.

Потом были 10 лет в ИТ-компании в роли методиста известного программного продукта. И тогда же появилось желание уйти из найма, в котором я чувствовала себя тесно и некомфортно.

Я построила свою карьеру сама, не опираясь на стереотипы, так называемый здравый смысл и чужое мнение. Карьера требует активности. Мне помогли смелость и здоровая уверенность в своих знаниях и компетенциях.

Друзья, какой факт не знали? Пишите в комментариях и нашем чате! Делитесь своими историями

#кейс
Методическое абонентское сопровождение ИТАР ТАСС✔️

✔️С Агентством я работаю с 2019 года. Сначала провела несколько серий корпоративного обучения — для рабочей группы проекта автоматизации документооборота и для руководства.

ТОЧКА А:
Итог обучения — сформирован запрос на внедрение СЭД по моей авторской методике.

ТОЧКА Б:
Промежуточная: внедрена система электронного документооборота, а далее идет сопровождение

Проект выполнялся одним из партнеров вендора, а моя команда методологов
сформировала функциональные требования и далее обеспечивала методическую поддержку внедрения (авторский надзор).
 
🖊️СЭД была успешно внедрена, партнером опубликованы пресс-релизы и доклады, а наша работа на этом не закончилась.
Программный продукт должен развиваться функционально и быстро реагировать на организационные и законодательные изменения.

👩🏽‍💻За три года подготовлено: более 60 письменных разъяснений (включая подбор судебной практики), проведены десятки устных консультаций и встреч.

Агентству передан актуальный пакет типовых локальных нормативных актов, регламентирующий документооборот. Ряд действующих ЛНА Агентства прошли нашу экспертизу.

🗒️Ежемесячно мы информируем клиента об изменениях в законодательстве, на которые надо реагировать (это трудоемкая работа, которую выполняет у нас отдельный выделенный специалист, наши клиенты уже поняли, что получать готовый мониторинг дешевле, чем поручить эту работу штатной единице).
 
А ещё…
В рамках договора абонентского сопровождения мы также помогаем организовать хранение электронных документов. С нашим участием Агентство подключено к ГИС ЦХЭД на этапе опытной эксплуатации. Теперь Агентство сможет одним из первых начать передачу подлинников электронных архивных документов в государственный архив.

Есть ли у вас свои специалисты, которые могут сопровождать внедрение и эксплуатацию СЭД?
👍🏻 - да, конечно
😢 - нет
🔥 - нет, но очень нужны

Как проходят консультации со мной?

1️⃣ Вы обращаетесь с вопросом /проблемой по телефону или в мессенджер

2️⃣ Мы назначаем первую бесплатную мини-консультацию (10-15 минут), в ходе которой:
▪️я проясняю ваш запрос и оцениваю свои возможности помочь вам
▪️запрашиваю, при необходимости, документы или дополнительные материалы
▪️сообщаю стоимость консультации с учетом дополнительного времени на изучение запроса (при необходимости)

3️⃣ Консультация в одном из форматов

🗣 Экспресс-консультация
💲15 000 р/час очно (-20% онлайн)
проходит в формате вопрос-ответ при условии, что мне не нужна дополнительная информация и глубокое погружение в проблему

🗣 Полная развернутая консультация (как правило, это сложный комплексный запрос или проблема)
💲 15 000 р/час очно (-20% онлайн)
+ отдельно оплачивается время, затраченное на изучение предоставленных материалов по ставке 5 000 р/час

▪️сначала я изучаю ваш запрос и имеющиеся документы и направляю вам в письменном виде варианты решения (описываю простым, понятным языком, без сложных терминов; при необходимости готовлю пошаговую инструкцию)
▪️отправляю вам ответ, чтобы вы подумали над вопросами
▪️затем мы встречаемся, и я отвечаю на ваши вопросы

4️⃣ Результаты всех форматов консультаций

Устной консультацией я никогда не ограничиваюсь.

📃 Вы получаете письменный ответ по электронной почте или в мессенджере.
Ответ готовлю на основе законодательства, судебной практики и практики корпоративных проектов.

❕После любого формата консультации у вас есть неделя моей методической поддержки в границах темы консультации (входит в стоимость услуги).

Такой эффективный формат мы выработали с клиентами

🕔 Напомню, что еще есть формат абонентского методического сопровождения по ставке 4 500 р/час

Вчера я опубликовала ссылку, через которую вы можете записаться ко мне на консультацию. На вопрос почему именно ко мне, сейчас отвечу

Решаю проблему, опираясь:

на опыт других компаний
▪️у меня широкий профессиональный кругозор, сформированный работой процессным методологом, проектировщиком программных продуктов, преподавателем и консультантом

законодательные нормы
▪️знаю законодательство и отслеживаю изменения (надо все время держать руку на пульсе законодательных изменений)
▪️не делаю акцент на недостатках законодательства, а показываю как работать со сложной нормой
▪️учу оценивать риски при отклонении от норм - где это критично, где нет

теорию предметной области
▪️в теории есть ответы почти на все ваши вопросы
▪️нарушение устоявшихся норм ведения документооборота часто ведет к тем проблемам, с которыми вы ко мне приходите

специфику информационных технологий
▪️знаю программные продукты на уровне проектировщика
▪️сама - идейный пропагандист цифровизации и автор стандарта цифрового документооборота

системный подход
▪️в решении любой проблемы четкая логическая структура — это 50% успеха
▪️методы и нотации разработаны специально для документных процессов

Личный опыт в цифрах
30+ консалтинговых проектов, успешно завершенных
20+ корпоративных учебных курсов, подготовленных для конкретных предприятий
22 года преподавания, включая высшие учебные заведения
12 книг с учетом их переизданий, еще 3 ожидают выхода в этом году
40+ публикаций в рецензируемых изданиях
200+ локальных нормативных актов, разработанных для компаний

На решение проблемы - от 2 недель

В каких ситуациях может быть полезна моя консультация
⚡️выбор программного обеспечения для автоматизации документооборота и создания электронного архива
⚡️выбор подхода к автоматизации (с аудитом или без, с моделью или по требованиям)
⚡️приемка проектной документации
⚡️обоснование проекта автоматизации, поиск болевых мест
⚡️планирование задач развития используемой СЭД
⚡️решение точечных задач по работе с документами (долго, неэффективно, неправильно пр.)

#кейс

Разработка пакета ЛНА по кадровому электронному документообороту для российской IT-компании Группы Газпром

ТОЧКА А:
Разработан программный продукт для автоматизации кадрового документооборота. Требуется правовая основа для перехода компании на КЭДО

ТОЧКА Б:
Подготовлена нормативная основа для введения КЭДО

Проект выполнялся двумя методологами.
Срок выполнения - три недели.

Для выполнения задачи мы изучили проектную документацию системы КЭДО и запросили уже существующие ЛНА, регламентирующие трудовые отношения.

В итоге подготовлен пакет ЛНА для введения КЭДО, учитывающий специфику компании-заказчика, и особенности новой информационной системы.

Состав пакета ЛНА:
▪️приказ «О введении КЭДО»
▪️приказ о внесении изменений в ЛНА
▪️положение об ЭДО в сфере трудовых отношений
▪️перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО
▪️перечень электронных документов, включенных в ЭДО
▪️перечень лиц, уполномоченных на подписание кадровых электронных документов
▪️матрица распределения прав доступа к системе ЭДО
▪️уведомление о переходе на взаимодействие посредством ЭДО и праве отказаться от него
▪️соглашение об использовании УНЭП в системе ЭДО
▪️заявление об отказе от перехода на ЭДО в сфере трудовых отношений
▪️согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО

Решили автоматизировать 15 основных процессов по обработке документов.
Через 20 рабочих дней с начала обследования, мы уже работали в СЭД. Это наше первое внедрение ПО, без технического задания, суеты и стресса для сотрудников.

Вот такой опыт у наших экспертов! Что вас ждёт на вебинаре?

Расскажем о технологии, которая в два раза сократит трудозатраты на внедрение.

А ещё…
▪️а что на рынке автоматизации документооборота?
▪️факторы, которые влияют на проекты внедрения СЭД
▪️проблематика внедрений СЭД
▪️как избежать типичных ошибок
▪️ценность нового подхода

Об этом и не только - на бесплатном вебинаре 8 февраля в 10:00

Не попустите, для участников вебинара будет приятный бонус🤫

Регистрация и программа

Придёте на вебинар?
👍🏻 - да
🔥 - конечно
😢 - не успею(

💬💬💬
Друзья, знакомлю вас с компанией, которая первая купила право на работу по технологии Эталонной модели

ОПТИМА-СЭД

⚡️Если вам кто-то предлагает внедрение по технологии #ЭталоннаяМодель, уточните у меня - я веду реестр компаний, которые прошли обучение и получили право работать по этой технологии

А с понедельника начинаем готовиться к неформальной встрече в продолжение нашего вебинара.

🗣Ответим на поступившие вопросы, разберём кейсы. Выслушаем всех желающих и приятно проведем время в кругу единомышленников.

🗓 Дату проведения скажу на следующей неделе. Следите за новостями, потому что на платформе есть ограничение количества участников встречи

▶️ Фрагмент доклада #ЮрийШойдин

#кейс

Проект по организации хранения документов в ИТ-компании
Части 1 2 и 3 тут

1️⃣Сформирована номенклатура дел.
2️⃣Выявлены ошибки при комплектовании дел и даны рекомендации, которые далее будут учтены в локальных нормативных актах (тоже наша работа).

⚡️Особенности НД для данной компании

Из 60 подразделений только 16 комплектуют документы, что объясняется особым принципом распределения работ внутри компании:

с документами не работают подразделения, занятые в основной деятельности; оформление результатов основной деятельности поручено отдельным сопровождающим подразделениям

⚡️Ошибки, зафиксированные в ходе аудита

❌ Документы формируются в дела несистемно:
▪️в одну папку попадают копии и подлинники, документы разных категорий хранения и документы, не связанные по какому-либо единому признаку
▪️корреспонденция формируется по документопотокам: «входящая» / «исходящая», а не по видам документов или корреспонденту

❌ Применяемый принцип хранения договорной документации не позволяет учитывать срок хранения договоров и выделять их на уничтожение (рекомендован учет договоров в СЭД)

❌ Исходящие документы издаются в двух экземплярах, один из которых остается на хранение в компании. Ошибка свидетельствует о том, что документ не был отправлен адресату (рекомендовано формировать копии только по запросу)

Вчера я задала вопрос: какими аргументами убедить владельца бизнеса вложиться в организацию документооборота?

Четкого ответа не получила и, думаю, вот почему: специалистов ДОУ учат работать по правилам и не учат создавать ценности для компании (это методология). Дискуссия в чате на тему кейса была достаточно показательна.

Лет 15 поднимаю проблему потери авторитета и ценности службы ДОУ, несколько докладов посвятила этой теме на научных конференциях.

Со своей стороны я выстроила учебные программы таким образом, чтобы:

▪️специалисты (руководители) службы ДОУ мыслили себя методологами, создающими ценность, а не техническими исполнителями, выполняющими работу

▪️аналитики, архитекторы, руководители проектов понимали, какое место процессы управления документами занимают в системе управления организацией

Ведущие технические вузы учат управлению документами бизнес-аналитиков. Сама такой курс веду в МФТИ.

Специалист с гуманитарным образованием (ДОУ) никогда не составит конкуренцию бизнес-аналитику, владеющему той же специализацией. Не согласны - пишите в комментариях.

Специалисты по управлению документами умеют обеспечивать ЖЦ документа: оформлять, регистрировать, ставить на контроль, комплектовать в дела, то есть выполнять техническую работу. Но работа сама по себе ценности не несет.

Ценность заключается в умении организовать работу, процессы с высокими показателями эффективности. Вспомогательная деятельность должна быть как филиппинская домработница - невидимая и эффективная.

В ДОУ стерлась грань между специалистом с высшим образованием и выпускником колледжа или курсов.

Роль методологов уже забрали себе бизнес-аналитики, а руководители служб ДОУ продолжают ежегодно оттачивать мастерство регистрации документов и составлении номенклатур дел на курсах повышения квалификации.

Какое место занимает сегодня служба ДОУ в организациях?

👍🏻 - центр компетенций по управлению документами
😢 - техническое подразделение
🤷‍♂️ - не знаю

#лайфхак

Какие аргументы использую сама при продаже консалтинговых услуг по документообороту?

Лица, принимающие решения (ЛПР), — это представители бизнеса. А главное стремление бизнеса — это повышение прибыли.

Документооборот не входит в круг интересов топ-менеджмента, ибо не влияет на прибыль. И службу ДОУ мы с вами ЛПРу не продадим с аргументом «эти ребята организуют правильный документооборот и составят номенклатуру дел».

А вот повышение эффективности бизнес-процессов и минимизация операционных рисков заинтересует ЛПР с большой вероятностью, поскольку эти параметры напрямую влияют на прибыль.

Деятельность по управлению документами коррелирует с управлением операционными рисками.

Я формулирую цель для службы ДОУ на языке бизнеса как снижение операционных рисков для документных процессов. Так ДОУ может стать важным звеном в политике управления рисками и занять значимое положение в управленческой иерархии.

В проекте стандарта «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования» мы дали такое определение операционному риску для документного процесса:

риск убытка в связи с затратами излишних ресурсов на исполнение документных процессов, утраты надежности, аутентичности, полноты и/или неизменности документов в результате отклонений от выполнения требований эталонной модели цифрового документооборота, действий сотрудников и/или систем организации, либо под влиянием внешних событий

Я работаю с готовой моделью идентификации рисков в управлении документами. Эта модель, как и методика выявления и оценки рисков для документных процессов, включены в программу моего учебного курса «Теория управления документами».

🗓 Дату проведения курса сообщу на следующей неделе