А вот мнение директора ВНИИДАД, к.и.н. Павла Кюнга
С персональными данными сложно. Это своего рода серая зона. Можно ли считать документы с ПД законченными до окончания их отработки, включая уничтожение? К сожалению, Закон о ПД это четко не регламентирует.
В ФЗ об архивном деле установлено, что документы, содержащие охраняемые законом тайны, доступны с ограничениями, а тайна личной жизни вообще ограничена в доступе на 75 лет.
Но четких разъяснений нет.
Касательно документов с короткими сроками хранения. Смысл уточнения момента, когда документы становятся архивными в том, что вне зависимости от места хранения организации должны их хранить ровно столько сколько установил закон, пусть даже и один год.
При этом в Правилах дана широкая вариация условий в зависимости от объёма документов (вплоть до запирающего шкафа).
На самом деле все из-за того, что типовой перечень "архивных" документов содержит сроки 1 год и ДМН. Поэтому нужно было пояснить, что такое архивный документ.
На мой взгляд пока обработка не закончена, то и документы еще в делопроизводстве. Как с личными делами. Пока работник работает, срок хранения не отсчитывается
👍4🤔4
#кейс
Часть 3
Проект по организации хранения документов в ИТ-компании
Части 1 и 2 тут
Что сделано за 8 дней, проведенных в офисе заказчика?
•Закончили инвентаризацию документов в 60 подразделениях.
•В каждом подразделении выявили виды документов, принципы их комплектования по папкам и количество единиц хранения.
•Под единицами хранения зафиксировали папки, архивные короба и коробки разного размера. Есть документы в россыпи.
Как зафиксирован результат инвентаризации?
Составили два перечня:
🧷папки, которые есть в подразделении, с указанием их состава и кол-ва (для дальнейшей работы архивиста)
🧷перечень папок, кот. рекомендуем вести в дальнейшем, то есть основа будущей НД (с иной систематизацией)
Что дальше?
🖊️Для обработки имеющегося массива документов обработаем первый перечень – сведем кол-во единиц хранения, охарактеризуем принцип формирования папок.
🖊️На основании этих данных архивист примет решение, переформировывать весь массив или нет.
🖊️Для формирования НД проанализируем состав выявленных документов и предложим новый принцип комплектования, согласуем его с подразделениями.
Задача – сделать не просто правильно, но и удобно для сотрудников.
Сколько человек выполняют работу? 2 методолога
Часть 3
Проект по организации хранения документов в ИТ-компании
Части 1 и 2 тут
Что сделано за 8 дней, проведенных в офисе заказчика?
•Закончили инвентаризацию документов в 60 подразделениях.
•В каждом подразделении выявили виды документов, принципы их комплектования по папкам и количество единиц хранения.
•Под единицами хранения зафиксировали папки, архивные короба и коробки разного размера. Есть документы в россыпи.
Как зафиксирован результат инвентаризации?
Составили два перечня:
🧷папки, которые есть в подразделении, с указанием их состава и кол-ва (для дальнейшей работы архивиста)
🧷перечень папок, кот. рекомендуем вести в дальнейшем, то есть основа будущей НД (с иной систематизацией)
Что дальше?
🖊️Для обработки имеющегося массива документов обработаем первый перечень – сведем кол-во единиц хранения, охарактеризуем принцип формирования папок.
🖊️На основании этих данных архивист примет решение, переформировывать весь массив или нет.
🖊️Для формирования НД проанализируем состав выявленных документов и предложим новый принцип комплектования, согласуем его с подразделениями.
Задача – сделать не просто правильно, но и удобно для сотрудников.
Сколько человек выполняют работу? 2 методолога
👍6👏3
Друзья, у меня новая площадка!
Теперь я снимаю короткие видео для youtube. Прошу у вас поддержки, в виде лайка и подписки📸
https://youtube.com/shorts/DfIK73clSAg?si=9pBklVcBf_EsHvzn
Теперь я снимаю короткие видео для youtube. Прошу у вас поддержки, в виде лайка и подписки
https://youtube.com/shorts/DfIK73clSAg?si=9pBklVcBf_EsHvzn
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
YouTube
Как вы относитесь к цифровизации? #IT #цифровизация #айти #работа #цифра #тренды #рекомендации #топ
🔥24❤9✍3👍3🤔2
Форматы хранения документов
🖊️Задача преобразования документов на бумажных носителях в эл. формат решается путем ретроспективной конверсии (сканирование и преобразование данных на бумажных носителях в электронный формат с созданием электронных архивов и баз данных)
Формат PDF (можно корректировать, выделять, создавать примечания и вести поиск по тексту). Бумажные носители не уничтожаются
🖊️Задача обеспечения хранения подлинных ЭлД требует формата, установленного для данного вида или группы документов:
− налоговые ЭлД — XML, приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@
− счета-фактуры, УПД, акт на услуги/работы — XML, приказы ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@, от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@
− кадровые документы — PDF/A-1A, приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н
− договоры, допсоглашения к ним, протоколы разногласий — PDF/A-3, приказ ФНС от 16.02.2023 N ЕД-7-26/115@
− ЭлД сроков хранения более 10 лет — PDF/A, приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 (особенность формата в невозможности внести в него изменения)
🖊️Задача преобразования документов на бумажных носителях в эл. формат решается путем ретроспективной конверсии (сканирование и преобразование данных на бумажных носителях в электронный формат с созданием электронных архивов и баз данных)
Формат PDF (можно корректировать, выделять, создавать примечания и вести поиск по тексту). Бумажные носители не уничтожаются
🖊️Задача обеспечения хранения подлинных ЭлД требует формата, установленного для данного вида или группы документов:
− налоговые ЭлД — XML, приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@
− счета-фактуры, УПД, акт на услуги/работы — XML, приказы ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@, от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@
− кадровые документы — PDF/A-1A, приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н
− договоры, допсоглашения к ним, протоколы разногласий — PDF/A-3, приказ ФНС от 16.02.2023 N ЕД-7-26/115@
− ЭлД сроков хранения более 10 лет — PDF/A, приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 (особенность формата в невозможности внести в него изменения)
👍8🔥4👏1
#лайфхак
Приемы создания перечней продолжение
В закрытом перечне сумма элементов совпадает с объемом делимого понятия, расширение не предусмотрено
Задачи экспертизы ценности:
а) определение сроков хранения документов
б) отбор документов для включения в состав АФ РФ
в) выявление документов с истекшими сроками хранения
В условно открытом перечне используются обобщающие слова (род, вид, тип, категория):
Архивные документы выдаются во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством РФ
Сертификат ключа проверки ЭП прекращает действие:
1) в связи с истечением установленного срока действия
2) на основании заявления владельца сертификата
3) в случае прекращения деятельности УЦ
4) в иных случаях, установленных настоящим ФЗ
Открытые перечни заканчиваются словами иные, другие, и так далее, и тому подобное, кот. несут высокую неопределенность, их значение снижается, и смысл нормы утрачивается. Такие перечни не следует использовать в документах.
Приемы создания перечней продолжение
В закрытом перечне сумма элементов совпадает с объемом делимого понятия, расширение не предусмотрено
Задачи экспертизы ценности:
а) определение сроков хранения документов
б) отбор документов для включения в состав АФ РФ
в) выявление документов с истекшими сроками хранения
В условно открытом перечне используются обобщающие слова (род, вид, тип, категория):
Архивные документы выдаются во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством РФ
Сертификат ключа проверки ЭП прекращает действие:
1) в связи с истечением установленного срока действия
2) на основании заявления владельца сертификата
3) в случае прекращения деятельности УЦ
4) в иных случаях, установленных настоящим ФЗ
Открытые перечни заканчиваются словами иные, другие, и так далее, и тому подобное, кот. несут высокую неопределенность, их значение снижается, и смысл нормы утрачивается. Такие перечни не следует использовать в документах.
👍4🔥4😁1
#лайфхак
Составляем правильный заголовок
Заголовок – один из реквизитов документа и должен выражать смысл документа, его основную идею и тематику. Правила составления заголовков относятся и к разделам документа.
🖇 Заголовок должен быть:
▫️точным
▫️кратким (сжатая форма)
▫️оптимально обобщённым
▫️емким
▫️формализованным (строгим,
чеканным, нейтральным, беспристрастным, без претензий на оригинальность, сдержанным и эмоционально холодным)
🖇 Задачи заголовка:
▫️поиск конкретного документа
▫️подбор комплекта документов по заданной тематике
▫️дотекстовое понимание документа
❌неправильно
положение о планировании, подготовке и проведении мероприятий
каких мероприятий: свадьба, юбилей или забастовка профсоюза?
✅ правильно
порядок проведения заседаний органов управления
причем такой порядок скорее будет не самостоятельным документом, а частью положения об органе управления
Составляем правильный заголовок
Заголовок – один из реквизитов документа и должен выражать смысл документа, его основную идею и тематику. Правила составления заголовков относятся и к разделам документа.
🖇 Заголовок должен быть:
▫️точным
▫️кратким (сжатая форма)
▫️оптимально обобщённым
▫️емким
▫️формализованным (строгим,
чеканным, нейтральным, беспристрастным, без претензий на оригинальность, сдержанным и эмоционально холодным)
🖇 Задачи заголовка:
▫️поиск конкретного документа
▫️подбор комплекта документов по заданной тематике
▫️дотекстовое понимание документа
❌неправильно
положение о планировании, подготовке и проведении мероприятий
каких мероприятий: свадьба, юбилей или забастовка профсоюза?
✅ правильно
порядок проведения заседаний органов управления
причем такой порядок скорее будет не самостоятельным документом, а частью положения об органе управления
🔥7👍5👌2💯1
This media is not supported in your browser
VIEW IN TELEGRAM
5 ФАКТОВ ОБО МНЕ
1️⃣ Свою трудовую карьеру начала в 33 года
2️⃣ Через два года я уже была начальником отдела методологии крупнейшей финансовой компании
3️⃣ Получила гуманитарное образование и сумела реализовать его в финансовой сфере, а потом и в области информационных технологий
4️⃣ Создала методику управления документами, которую теперь преподают в вузах, по ней работают сотни предприятий. Методика включена в ГОСТ по цифровому документообороту
5️⃣ Спустя 15 лет после начала трудовой деятельности, сменив 8 крутых компаний, я открыла собственный бизнес
А если подробнее…
Профессию документоведа я получила в Историко-архивном институте, там же защитила диссертацию по документной лингвистике. С 2002 года преподаю и занимаюсь научной деятельностью параллельно с проектами и консультациями.
Профессиональную деятельность я начала в банке процессным методологом. Я не знала предметную область, но отлично владела письменной деловой речью и с легкостью составляла регламенты. Когда я поняла, что эти навыки очень востребованы, стала менять работу с периодичностью раз год, получая каждый раз повышение в должности и зарплате.
Таких сотрудников называют перебежчики, джоб-хопперы, летуны. Может и так, но я получила преимущество в виде широкого профессионального кругозора.
Потом были 10 лет в ИТ-компании в роли методиста известного программного продукта. И тогда же появилось желание уйти из найма, в котором я чувствовала себя тесно и некомфортно.
Я построила свою карьеру сама, не опираясь на стереотипы, так называемый здравый смысл и чужое мнение. Карьера требует активности. Мне помогли смелость и здоровая уверенность в своих знаниях и компетенциях.
Друзья, какой факт не знали? Пишите в комментариях и нашем чате! Делитесь своими историями
А если подробнее…
Профессию документоведа я получила в Историко-архивном институте, там же защитила диссертацию по документной лингвистике. С 2002 года преподаю и занимаюсь научной деятельностью параллельно с проектами и консультациями.
Профессиональную деятельность я начала в банке процессным методологом. Я не знала предметную область, но отлично владела письменной деловой речью и с легкостью составляла регламенты. Когда я поняла, что эти навыки очень востребованы, стала менять работу с периодичностью раз год, получая каждый раз повышение в должности и зарплате.
Таких сотрудников называют перебежчики, джоб-хопперы, летуны. Может и так, но я получила преимущество в виде широкого профессионального кругозора.
Потом были 10 лет в ИТ-компании в роли методиста известного программного продукта. И тогда же появилось желание уйти из найма, в котором я чувствовала себя тесно и некомфортно.
Я построила свою карьеру сама, не опираясь на стереотипы, так называемый здравый смысл и чужое мнение. Карьера требует активности. Мне помогли смелость и здоровая уверенность в своих знаниях и компетенциях.
Друзья, какой факт не знали? Пишите в комментариях и нашем чате! Делитесь своими историями
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥18👍5❤3👏2
#кейс
Методическое абонентское сопровождение ИТАР ТАСС✔️
✔️С Агентством я работаю с 2019 года. Сначала провела несколько серий корпоративного обучения — для рабочей группы проекта автоматизации документооборота и для руководства.
ТОЧКА А:
Итог обучения — сформирован запрос на внедрение СЭД по моей авторской методике.
ТОЧКА Б:
Промежуточная: внедрена система электронного документооборота, а далее идет сопровождение
Проект выполнялся одним из партнеров вендора, а моя команда методологов
сформировала функциональные требования и далее обеспечивала методическую поддержку внедрения (авторский надзор).
🖊️СЭД была успешно внедрена, партнером опубликованы пресс-релизы и доклады, а наша работа на этом не закончилась.
Программный продукт должен развиваться функционально и быстро реагировать на организационные и законодательные изменения.
👩🏽💻За три года подготовлено: более 60 письменных разъяснений (включая подбор судебной практики), проведены десятки устных консультаций и встреч.
Агентству передан актуальный пакет типовых локальных нормативных актов, регламентирующий документооборот. Ряд действующих ЛНА Агентства прошли нашу экспертизу.
🗒️Ежемесячно мы информируем клиента об изменениях в законодательстве, на которые надо реагировать (это трудоемкая работа, которую выполняет у нас отдельный выделенный специалист, наши клиенты уже поняли, что получать готовый мониторинг дешевле, чем поручить эту работу штатной единице).
А ещё…
В рамках договора абонентского сопровождения мы также помогаем организовать хранение электронных документов. С нашим участием Агентство подключено к ГИС ЦХЭД на этапе опытной эксплуатации. Теперь Агентство сможет одним из первых начать передачу подлинников электронных архивных документов в государственный архив.
Есть ли у вас свои специалисты, которые могут сопровождать внедрение и эксплуатацию СЭД?
👍🏻 - да, конечно
😢 - нет
🔥 - нет, но очень нужны
Методическое абонентское сопровождение ИТАР ТАСС
✔️С Агентством я работаю с 2019 года. Сначала провела несколько серий корпоративного обучения — для рабочей группы проекта автоматизации документооборота и для руководства.
ТОЧКА А:
Итог обучения — сформирован запрос на внедрение СЭД по моей авторской методике.
ТОЧКА Б:
Промежуточная: внедрена система электронного документооборота, а далее идет сопровождение
Проект выполнялся одним из партнеров вендора, а моя команда методологов
сформировала функциональные требования и далее обеспечивала методическую поддержку внедрения (авторский надзор).
🖊️СЭД была успешно внедрена, партнером опубликованы пресс-релизы и доклады, а наша работа на этом не закончилась.
Программный продукт должен развиваться функционально и быстро реагировать на организационные и законодательные изменения.
👩🏽💻За три года подготовлено: более 60 письменных разъяснений (включая подбор судебной практики), проведены десятки устных консультаций и встреч.
Агентству передан актуальный пакет типовых локальных нормативных актов, регламентирующий документооборот. Ряд действующих ЛНА Агентства прошли нашу экспертизу.
🗒️Ежемесячно мы информируем клиента об изменениях в законодательстве, на которые надо реагировать (это трудоемкая работа, которую выполняет у нас отдельный выделенный специалист, наши клиенты уже поняли, что получать готовый мониторинг дешевле, чем поручить эту работу штатной единице).
А ещё…
В рамках договора абонентского сопровождения мы также помогаем организовать хранение электронных документов. С нашим участием Агентство подключено к ГИС ЦХЭД на этапе опытной эксплуатации. Теперь Агентство сможет одним из первых начать передачу подлинников электронных архивных документов в государственный архив.
Есть ли у вас свои специалисты, которые могут сопровождать внедрение и эксплуатацию СЭД?
👍🏻 - да, конечно
😢 - нет
🔥 - нет, но очень нужны
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍8🔥3😢3
Как внедрить СЭД в любой организации всего за 20 дней? Как сократить объём бумажных документов, повысить исполнительскую дисциплину и упростить процессы?
Об этом и не только - на бесплатном вебинаре
Регистрация и программа
👩💻👩💻👩💻
Ранее я рассказывала про внедрение 1С:Документооборота 3.0 за 20 рабочих дней в компании Делис Архив
Прошло три месяца, и мы обсуждаем новую технологию внедрения и ее экономическую эффективность.
🔅Денис Авдюшин, генеральный директор компаний «Делис Архив» и «Оптима-СЭД» поделится взглядом со стороны владельца системы и даст советы заказчикам
🔅Юрий Шойдин, заместитель руководителя центра компетенций по проектному и программному управлению Газпром ЦПС, соавтор проекта ГОСТ «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»
даст оценку эффективности новой технологии с позиции подрядчика и проектного менеджера. Обсудим, чем обеспечивается в новой технологии формула «полезность – гарантия – скорость – результат»
🔅А я расскажу о том, что представляет собой новая технология внедрения на примере одного функционального блока программы
Придёте на вебинар?
👍🏻 - да
🔥 - конечно
😢 - не успею(
Об этом и не только - на бесплатном вебинаре
8 февраля в 10:00Регистрация и программа
👩💻👩💻👩💻
Ранее я рассказывала про внедрение 1С:Документооборота 3.0 за 20 рабочих дней в компании Делис Архив
Прошло три месяца, и мы обсуждаем новую технологию внедрения и ее экономическую эффективность.
🔅Денис Авдюшин, генеральный директор компаний «Делис Архив» и «Оптима-СЭД» поделится взглядом со стороны владельца системы и даст советы заказчикам
🔅Юрий Шойдин, заместитель руководителя центра компетенций по проектному и программному управлению Газпром ЦПС, соавтор проекта ГОСТ «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»
даст оценку эффективности новой технологии с позиции подрядчика и проектного менеджера. Обсудим, чем обеспечивается в новой технологии формула «полезность – гарантия – скорость – результат»
🔅А я расскажу о том, что представляет собой новая технология внедрения на примере одного функционального блока программы
Придёте на вебинар?
👍🏻 - да
🔥 - конечно
😢 - не успею(
👍22🔥6😢2
#просто_о_сложном
ГОСТ Р 7.0.8-2013
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
🔆Объем формируемых официальных документов (которые наделены определенными свойствами), организация определяет самостоятельно, исходя из критериев, понадобятся ли эти документы в будущем в качестве доказательства или подтверждения правовой основы совершенных действий.
🔆В каждой отдельно взятой организации соотношение документов и официальных документов будет разным и определяется в первую очередь тем, насколько данная сфера деятельности находится под контролем у государственных органов.
🔆Чем выше степень активности внешних надзорных органов к вашей организации, тем больший объем официальных документов вы будете создавать, и наоборот.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
🔆Объем формируемых официальных документов (которые наделены определенными свойствами), организация определяет самостоятельно, исходя из критериев, понадобятся ли эти документы в будущем в качестве доказательства или подтверждения правовой основы совершенных действий.
🔆В каждой отдельно взятой организации соотношение документов и официальных документов будет разным и определяется в первую очередь тем, насколько данная сфера деятельности находится под контролем у государственных органов.
🔆Чем выше степень активности внешних надзорных органов к вашей организации, тем больший объем официальных документов вы будете создавать, и наоборот.
👍11👏2😇2❤1🥰1
Как проходят консультации со мной?
1️⃣ Вы обращаетесь с вопросом /проблемой по телефону или в мессенджер
2️⃣ Мы назначаем первую бесплатную мини-консультацию (10-15 минут), в ходе которой:
▪️ я проясняю ваш запрос и оцениваю свои возможности помочь вам
▪️ запрашиваю, при необходимости, документы или дополнительные материалы
▪️ сообщаю стоимость консультации с учетом дополнительного времени на изучение запроса (при необходимости)
3️⃣ Консультация в одном из форматов
🗣 Экспресс-консультация
💲 15 000 р/час очно (-20% онлайн)
проходит в формате вопрос-ответ при условии, что мне не нужна дополнительная информация и глубокое погружение в проблему
🗣 Полная развернутая консультация (как правило, это сложный комплексный запрос или проблема)
💲 15 000 р/час очно (-20% онлайн)
+ отдельно оплачивается время, затраченное на изучение предоставленных материалов по ставке 5 000 р/час
▪️ сначала я изучаю ваш запрос и имеющиеся документы и направляю вам в письменном виде варианты решения (описываю простым, понятным языком, без сложных терминов; при необходимости готовлю пошаговую инструкцию)
▪️ отправляю вам ответ, чтобы вы подумали над вопросами
▪️ затем мы встречаемся, и я отвечаю на ваши вопросы
4️⃣ Результаты всех форматов консультаций
Устной консультацией я никогда не ограничиваюсь.
📃 Вы получаете письменный ответ по электронной почте или в мессенджере.
Ответ готовлю на основе законодательства, судебной практики и практики корпоративных проектов.
❕ После любого формата консультации у вас есть неделя моей методической поддержки в границах темы консультации (входит в стоимость услуги).
Такой эффективный формат мы выработали с клиентами
🕔 Напомню, что еще есть формат абонентского методического сопровождения по ставке 4 500 р/час
1️⃣ Вы обращаетесь с вопросом /проблемой по телефону или в мессенджер
2️⃣ Мы назначаем первую бесплатную мини-консультацию (10-15 минут), в ходе которой:
3️⃣ Консультация в одном из форматов
проходит в формате вопрос-ответ при условии, что мне не нужна дополнительная информация и глубокое погружение в проблему
+ отдельно оплачивается время, затраченное на изучение предоставленных материалов по ставке 5 000 р/час
4️⃣ Результаты всех форматов консультаций
Устной консультацией я никогда не ограничиваюсь.
Ответ готовлю на основе законодательства, судебной практики и практики корпоративных проектов.
Такой эффективный формат мы выработали с клиентами
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥7❤5🤩3👍1👏1🤝1
Вчера я опубликовала ссылку, через которую вы можете записаться ко мне на консультацию. На вопрос почему именно ко мне, сейчас отвечу
Решаю проблему, опираясь:
на опыт других компаний
▪️ у меня широкий профессиональный кругозор, сформированный работой процессным методологом, проектировщиком программных продуктов, преподавателем и консультантом
законодательные нормы
▪️ знаю законодательство и отслеживаю изменения (надо все время держать руку на пульсе законодательных изменений)
▪️ не делаю акцент на недостатках законодательства, а показываю как работать со сложной нормой
▪️ учу оценивать риски при отклонении от норм - где это критично, где нет
теорию предметной области
▪️ в теории есть ответы почти на все ваши вопросы
▪️ нарушение устоявшихся норм ведения документооборота часто ведет к тем проблемам, с которыми вы ко мне приходите
специфику информационных технологий
▪️ знаю программные продукты на уровне проектировщика
▪️ сама - идейный пропагандист цифровизации и автор стандарта цифрового документооборота
системный подход
▪️ в решении любой проблемы четкая логическая структура — это 50% успеха
▪️ методы и нотации разработаны специально для документных процессов
Личный опыт в цифрах
30+ консалтинговых проектов, успешно завершенных
20+ корпоративных учебных курсов, подготовленных для конкретных предприятий
22 года преподавания, включая высшие учебные заведения
12 книг с учетом их переизданий, еще 3 ожидают выхода в этом году
40+ публикаций в рецензируемых изданиях
200+ локальных нормативных актов, разработанных для компаний
На решение проблемы - от 2 недель
В каких ситуациях может быть полезна моя консультация
⚡️ выбор программного обеспечения для автоматизации документооборота и создания электронного архива
⚡️ выбор подхода к автоматизации (с аудитом или без, с моделью или по требованиям)
⚡️ приемка проектной документации
⚡️ обоснование проекта автоматизации, поиск болевых мест
⚡️ планирование задач развития используемой СЭД
⚡️ решение точечных задач по работе с документами (долго, неэффективно, неправильно пр.)
Решаю проблему, опираясь:
на опыт других компаний
законодательные нормы
теорию предметной области
специфику информационных технологий
системный подход
Личный опыт в цифрах
30+ консалтинговых проектов, успешно завершенных
20+ корпоративных учебных курсов, подготовленных для конкретных предприятий
22 года преподавания, включая высшие учебные заведения
12 книг с учетом их переизданий, еще 3 ожидают выхода в этом году
40+ публикаций в рецензируемых изданиях
200+ локальных нормативных актов, разработанных для компаний
На решение проблемы - от 2 недель
В каких ситуациях может быть полезна моя консультация
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍8🔥4👏3
DocManagement with Sofia
Как внедрить СЭД в любой организации всего за 20 дней? Как сократить объём бумажных документов, повысить исполнительскую дисциплину и упростить процессы? Об этом и не только - на бесплатном вебинаре 8 февраля в 10:00 Регистрация и программа 👩💻👩💻👩💻 Ранее…
Всем субботний привет! Напоминаю, что в четверг у нас вебинар
А в комментариях под этим постом и в чате канала вы можете задать вопросы. На вебинаре мы с коллегами на них ответим🖊️
А в комментариях под этим постом и в чате канала вы можете задать вопросы. На вебинаре мы с коллегами на них ответим🖊️
Telegram
DocManagement with Sofia
Как внедрить СЭД в любой организации всего за 20 дней? Как сократить объём бумажных документов, повысить исполнительскую дисциплину и упростить процессы?
Об этом и не только - на бесплатном вебинаре 8 февраля в 10:00
Регистрация и программа
👩💻👩💻👩💻…
Об этом и не только - на бесплатном вебинаре 8 февраля в 10:00
Регистрация и программа
👩💻👩💻👩💻…
#кейс
Разработка пакета ЛНА по кадровому электронному документообороту для российской IT-компании Группы Газпром
ТОЧКА А:
Разработан программный продукт для автоматизации кадрового документооборота. Требуется правовая основа для перехода компании на КЭДО
ТОЧКА Б:
Подготовлена нормативная основа для введения КЭДО
Проект выполнялся двумя методологами.
Срок выполнения - три недели.
Для выполнения задачи мы изучили проектную документацию системы КЭДО и запросили уже существующие ЛНА, регламентирующие трудовые отношения.
В итоге подготовлен пакет ЛНА для введения КЭДО, учитывающий специфику компании-заказчика, и особенности новой информационной системы.
Состав пакета ЛНА:
▪️ приказ «О введении КЭДО»
▪️ приказ о внесении изменений в ЛНА
▪️ положение об ЭДО в сфере трудовых отношений
▪️ перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО
▪️ перечень электронных документов, включенных в ЭДО
▪️ перечень лиц, уполномоченных на подписание кадровых электронных документов
▪️ матрица распределения прав доступа к системе ЭДО
▪️ уведомление о переходе на взаимодействие посредством ЭДО и праве отказаться от него
▪️ соглашение об использовании УНЭП в системе ЭДО
▪️ заявление об отказе от перехода на ЭДО в сфере трудовых отношений
▪️ согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО
Разработка пакета ЛНА по кадровому электронному документообороту для российской IT-компании Группы Газпром
ТОЧКА А:
Разработан программный продукт для автоматизации кадрового документооборота. Требуется правовая основа для перехода компании на КЭДО
ТОЧКА Б:
Подготовлена нормативная основа для введения КЭДО
Проект выполнялся двумя методологами.
Срок выполнения - три недели.
Для выполнения задачи мы изучили проектную документацию системы КЭДО и запросили уже существующие ЛНА, регламентирующие трудовые отношения.
В итоге подготовлен пакет ЛНА для введения КЭДО, учитывающий специфику компании-заказчика, и особенности новой информационной системы.
Состав пакета ЛНА:
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥9👍5🤩2💯1
Решили автоматизировать 15 основных процессов по обработке документов.
Через 20 рабочих дней с начала обследования, мы уже работали в СЭД. Это наше первое внедрение ПО, без технического задания, суеты и стресса для сотрудников.
Вот такой опыт у наших экспертов! Что вас ждёт на вебинаре?
Расскажем о технологии, которая в два раза сократит трудозатраты на внедрение.
А ещё…
Об этом и не только - на бесплатном вебинаре 8 февраля в 10:00
Не попустите, для участников вебинара будет приятный бонус🤫
Регистрация и программа
Придёте на вебинар?
👍🏻 - да
🔥 - конечно
😢 - не успею(
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
www.archiv.ru
Новости компании «Делис Архив»
✔ Последние новости компании «Делис Архив» можно узнать на нашем сайте. ► Там мы своевременно освещаем все события и нововведения, происходящие в нашей компании и архивной отрасли.
👍13🔥3
Вебинар провели, я довольна 🙂
Обрабатываю вопросы из чата, задавайте еще!
Как и обещала, соберемся в онлайн-конференции, послушаем скептиков, обменяемся опытом, расскажу подробнее о том, как проходит обследование
@VYakubov ваш комментарий в чате про стоматолога очень понравился 🔥не поспоришь
Обрабатываю вопросы из чата, задавайте еще!
Как и обещала, соберемся в онлайн-конференции, послушаем скептиков, обменяемся опытом, расскажу подробнее о том, как проходит обследование
@VYakubov ваш комментарий в чате про стоматолога очень понравился 🔥не поспоришь
🔥12👍7🥰4
This media is not supported in your browser
VIEW IN TELEGRAM
Друзья, знакомлю вас с компанией, которая первая купила право на работу по технологии Эталонной модели
ОПТИМА-СЭД
А с понедельника начинаем готовиться к неформальной встрече в продолжение нашего вебинара.
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥5👍2🤩2❤1🤔1
#кейс
Проект по организации хранения документов в ИТ-компании
Части 1 2 и 3 тут
1️⃣Сформирована номенклатура дел.
2️⃣Выявлены ошибки при комплектовании дел и даны рекомендации, которые далее будут учтены в локальных нормативных актах (тоже наша работа).
⚡️ Особенности НД для данной компании
Из 60 подразделений только 16 комплектуют документы, что объясняется особым принципом распределения работ внутри компании:
с документами не работают подразделения, занятые в основной деятельности; оформление результатов основной деятельности поручено отдельным сопровождающим подразделениям
⚡️ Ошибки, зафиксированные в ходе аудита
❌ Документы формируются в дела несистемно:
▪️в одну папку попадают копии и подлинники, документы разных категорий хранения и документы, не связанные по какому-либо единому признаку
▪️корреспонденция формируется по документопотокам: «входящая» / «исходящая», а не по видам документов или корреспонденту
❌ Применяемый принцип хранения договорной документации не позволяет учитывать срок хранения договоров и выделять их на уничтожение (рекомендован учет договоров в СЭД)
❌ Исходящие документы издаются в двух экземплярах, один из которых остается на хранение в компании. Ошибка свидетельствует о том, что документ не был отправлен адресату (рекомендовано формировать копии только по запросу)
Проект по организации хранения документов в ИТ-компании
Части 1 2 и 3 тут
1️⃣Сформирована номенклатура дел.
2️⃣Выявлены ошибки при комплектовании дел и даны рекомендации, которые далее будут учтены в локальных нормативных актах (тоже наша работа).
Из 60 подразделений только 16 комплектуют документы, что объясняется особым принципом распределения работ внутри компании:
с документами не работают подразделения, занятые в основной деятельности; оформление результатов основной деятельности поручено отдельным сопровождающим подразделениям
❌ Документы формируются в дела несистемно:
▪️в одну папку попадают копии и подлинники, документы разных категорий хранения и документы, не связанные по какому-либо единому признаку
▪️корреспонденция формируется по документопотокам: «входящая» / «исходящая», а не по видам документов или корреспонденту
❌ Применяемый принцип хранения договорной документации не позволяет учитывать срок хранения договоров и выделять их на уничтожение (рекомендован учет договоров в СЭД)
❌ Исходящие документы издаются в двух экземплярах, один из которых остается на хранение в компании. Ошибка свидетельствует о том, что документ не был отправлен адресату (рекомендовано формировать копии только по запросу)
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥5👍3
Друзья, новое видео уже на канале!🔴
https://youtube.com/shorts/zBSekWZnIJk?feature=shared
переходите, ставьте лайк, а кто не подписан - подписывайтесь
https://youtube.com/shorts/zBSekWZnIJk?feature=shared
переходите, ставьте лайк, а кто не подписан - подписывайтесь
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
YouTube
Форма или содержание? Пишите в комментариях😇 #тренды #IT #memes #рекомендации #цифровизация #речь
👍5🥰3❤2
В чем ценность делопроизводства для владельца бизнеса?
Почему я так ставлю вопрос? Потому что именно владелец бизнеса выделяет собственные средства на ту или иную деятельность.
Обязан ли владелец бизнеса:
🗂создать и содержать службу ДОУ? - нет
🗂создать и содержать архив? - нет
🗂иметь инструкцию по делопроизводству или номенклатуру дел? - нет
При этом, при отсутствии классического делопроизводства, в его компании может быть внедрена система электронного документооборота, интегрированная с ERP-системой и модулем ЭДО для обмена электронными документами с контрагентами, а также корпоративный портал, закрывающий полностью потребности для внутренних коммуникаций.
Может быть также автоматизирован участок приема входящей корреспонденции со сканированием документов, распознаванием текста, автоматической загрузкой в СЭД и направлением исполнителю.
Давайте попробуем определить, нужна ли служба ДОУ этому бизнесу? Нужна ли инструкция по делопроизводству? Номенклатура дел?
Как вы объясните владельцу бизнеса необходимость постановки документооборота в его компании?
Какие аргументы приведете?
🖊Пишите в комментариях и чате канала
Почему я так ставлю вопрос? Потому что именно владелец бизнеса выделяет собственные средства на ту или иную деятельность.
Обязан ли владелец бизнеса:
🗂создать и содержать службу ДОУ? - нет
🗂создать и содержать архив? - нет
🗂иметь инструкцию по делопроизводству или номенклатуру дел? - нет
При этом, при отсутствии классического делопроизводства, в его компании может быть внедрена система электронного документооборота, интегрированная с ERP-системой и модулем ЭДО для обмена электронными документами с контрагентами, а также корпоративный портал, закрывающий полностью потребности для внутренних коммуникаций.
Может быть также автоматизирован участок приема входящей корреспонденции со сканированием документов, распознаванием текста, автоматической загрузкой в СЭД и направлением исполнителю.
Давайте попробуем определить, нужна ли служба ДОУ этому бизнесу? Нужна ли инструкция по делопроизводству? Номенклатура дел?
Как вы объясните владельцу бизнеса необходимость постановки документооборота в его компании?
Какие аргументы приведете?
🖊Пишите в комментариях и чате канала
🔥6🤩2🙏2💯1
Вчера я задала вопрос: какими аргументами убедить владельца бизнеса вложиться в организацию документооборота?
Четкого ответа не получила и, думаю, вот почему: специалистов ДОУ учат работать по правилам и не учат создавать ценности для компании (это методология). Дискуссия в чате на тему кейса была достаточно показательна.
Лет 15 поднимаю проблему потери авторитета и ценности службы ДОУ, несколько докладов посвятила этой теме на научных конференциях.
Со своей стороны я выстроила учебные программы таким образом, чтобы:
▪️ специалисты (руководители) службы ДОУ мыслили себя методологами, создающими ценность, а не техническими исполнителями, выполняющими работу
▪️ аналитики, архитекторы, руководители проектов понимали, какое место процессы управления документами занимают в системе управления организацией
Ведущие технические вузы учат управлению документами бизнес-аналитиков. Сама такой курс веду в МФТИ.
Специалист с гуманитарным образованием (ДОУ) никогда не составит конкуренцию бизнес-аналитику, владеющему той же специализацией. Не согласны - пишите в комментариях.
Специалисты по управлению документами умеют обеспечивать ЖЦ документа: оформлять, регистрировать, ставить на контроль, комплектовать в дела, то есть выполнять техническую работу. Но работа сама по себе ценности не несет.
Ценность заключается в умении организовать работу, процессы с высокими показателями эффективности. Вспомогательная деятельность должна быть как филиппинская домработница - невидимая и эффективная.
В ДОУ стерлась грань между специалистом с высшим образованием и выпускником колледжа или курсов.
Роль методологов уже забрали себе бизнес-аналитики, а руководители служб ДОУ продолжают ежегодно оттачивать мастерство регистрации документов и составлении номенклатур дел на курсах повышения квалификации.
Какое место занимает сегодня служба ДОУ в организациях?
👍🏻 - центр компетенций по управлению документами
😢 - техническое подразделение
🤷♂️ - не знаю
Четкого ответа не получила и, думаю, вот почему: специалистов ДОУ учат работать по правилам и не учат создавать ценности для компании (это методология). Дискуссия в чате на тему кейса была достаточно показательна.
Лет 15 поднимаю проблему потери авторитета и ценности службы ДОУ, несколько докладов посвятила этой теме на научных конференциях.
Со своей стороны я выстроила учебные программы таким образом, чтобы:
Ведущие технические вузы учат управлению документами бизнес-аналитиков. Сама такой курс веду в МФТИ.
Специалист с гуманитарным образованием (ДОУ) никогда не составит конкуренцию бизнес-аналитику, владеющему той же специализацией. Не согласны - пишите в комментариях.
Специалисты по управлению документами умеют обеспечивать ЖЦ документа: оформлять, регистрировать, ставить на контроль, комплектовать в дела, то есть выполнять техническую работу. Но работа сама по себе ценности не несет.
Ценность заключается в умении организовать работу, процессы с высокими показателями эффективности. Вспомогательная деятельность должна быть как филиппинская домработница - невидимая и эффективная.
В ДОУ стерлась грань между специалистом с высшим образованием и выпускником колледжа или курсов.
Роль методологов уже забрали себе бизнес-аналитики, а руководители служб ДОУ продолжают ежегодно оттачивать мастерство регистрации документов и составлении номенклатур дел на курсах повышения квалификации.
Какое место занимает сегодня служба ДОУ в организациях?
👍🏻 - центр компетенций по управлению документами
😢 - техническое подразделение
🤷♂️ - не знаю
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
😢14👍6👏1