Друзья, подбираю для вас темы постов и поняла, что надо познакомиться ближе (за год появились новые подписчики)
Буду благодарна, если заполните гугл-форму с небольшим опросом
Это займёт 1,5-2 минуты
👌🏻 - заполнил
😇 - сейчас заполню
😢 - не буду заполнять
Буду благодарна, если заполните гугл-форму с небольшим опросом
Это займёт 1,5-2 минуты
👌🏻 - заполнил
😇 - сейчас заполню
😢 - не буду заполнять
Google Docs
Софья Ульянцева: форма для анализа
Прохождение формы займёт не больше 1,5 минут.
👌10🥰2😇2
#кейс
Часть 2
часть 1 тут
Границы проекта: 60 подразделений
Сейчас собираем номенклатуру дел (НД). Рассказываю, как выполняется эта задача.
Каждое подразделение составило проект НД, поэтому у нас есть верхнеуровневое понимание, с какими документами кто работает.
❗️Но считать предоставленную нам информацию готовой НД нельзя, тк комплектование документов по папкам идет по усмотрению сотрудников и, зачастую, не имеет никакой логики.
Поэтому алгоритм работы такой:
1. приходим в подразделение с проектом НД и просим рассказать про каждую позицию
2. визуально осматриваем папки
3. фиксируем состав (какие документы содержит, копии/подлинники, сопроводительные материалы)
4. фиксируем кол-во папок по тематикам
В итоге получаем два перечня:
🧷папки, которые есть в подразделении, с указанием их состава и кол-ва
🧷перечень папок, кот. рекомендуем вести в дальнейшем (с иной систематизацией)
Первый перечень идет в работу архивисту: он обработает дела для передачи на хранение.
Второй — основа будущей НД.
Часть 2
часть 1 тут
Границы проекта: 60 подразделений
Сейчас собираем номенклатуру дел (НД). Рассказываю, как выполняется эта задача.
Каждое подразделение составило проект НД, поэтому у нас есть верхнеуровневое понимание, с какими документами кто работает.
❗️Но считать предоставленную нам информацию готовой НД нельзя, тк комплектование документов по папкам идет по усмотрению сотрудников и, зачастую, не имеет никакой логики.
Поэтому алгоритм работы такой:
1. приходим в подразделение с проектом НД и просим рассказать про каждую позицию
2. визуально осматриваем папки
3. фиксируем состав (какие документы содержит, копии/подлинники, сопроводительные материалы)
4. фиксируем кол-во папок по тематикам
В итоге получаем два перечня:
🧷папки, которые есть в подразделении, с указанием их состава и кол-ва
🧷перечень папок, кот. рекомендуем вести в дальнейшем (с иной систематизацией)
Первый перечень идет в работу архивисту: он обработает дела для передачи на хранение.
Второй — основа будущей НД.
👍10👏2❤1
Почему важен порядок в документах?
Если честно, то необходимость порядка в документах очевидна только нам с вами - специалистам разных областей, решающим задачу упорядочения или автоматизации документооборота.
🖇️Мы с вами понимаем, что беспорядок на столе означает беспорядок в голове (или в целом в делах компании).
Если честно, то необходимость порядка в документах очевидна только нам с вами - специалистам разных областей, решающим задачу упорядочения или автоматизации документооборота.
🖇️Мы с вами понимаем, что беспорядок на столе означает беспорядок в голове (или в целом в делах компании).
👍9❤4
Я знаю, как сложно донести до руководства, бизнеса ценность эффективной системы управления документами.
Но у меня есть рычаг, который я использую сама, и предлагаю вам.
Управление операционными рисками — тема, близкая и понятная бизнесу. Риск-менеджмент сопровождает управленческую деятельность, обеспечивает достижение бизнес-целей.
Как связаны документооборот и управление рисками?
Ключевой недостаток для бизнеса - это снижение финансовых показателей.
🖇️Документы и документные процессы оказывают негативное влияние на финансовые показатели, если имеют высокую себестоимость и возможность утраты юридической силы.
Оценить вероятность наступления риска можно, ответив на вопросы:
1. что влияет на рост себестоимости документного процесса? какова вероятность роста издержек для конкретного документного процесса?
2. что может произойти, чтобы документы потеряли способность выступать в качестве доказательства? какова вероятность утраты юридической значимости для конкретного документа?
Оценка риска для документных процессов проводится по шкале: высокий – средний – низкий
Вы смогли донести ценность эффективной системы документооборота?
🤝🏻 - да, все получилось!
😢 - пока нет
👍🏻 - в процессе
🔥 - мое руководство понимает все
Но у меня есть рычаг, который я использую сама, и предлагаю вам.
Как связаны документооборот и управление рисками?
Ключевой недостаток для бизнеса - это снижение финансовых показателей.
🖇️Документы и документные процессы оказывают негативное влияние на финансовые показатели, если имеют высокую себестоимость и возможность утраты юридической силы.
Оценить вероятность наступления риска можно, ответив на вопросы:
1. что влияет на рост себестоимости документного процесса? какова вероятность роста издержек для конкретного документного процесса?
2. что может произойти, чтобы документы потеряли способность выступать в качестве доказательства? какова вероятность утраты юридической значимости для конкретного документа?
Оценка риска для документных процессов проводится по шкале: высокий – средний – низкий
Вы смогли донести ценность эффективной системы документооборота?
🤝🏻 - да, все получилось!
😢 - пока нет
👍🏻 - в процессе
🔥 - мое руководство понимает все
👍13😢5❤2🤝2
#мнение
Возвращаюсь к посту «Обсуждение вопросов хранения электронных документов на заседании Ученого совета Историко-архивного институт»
В докладе разработчика новых Правил был затронут вопрос, что считать архивным документом. Коллеги из ВНИИДАД попросили меня уточнить их понимание архивного документа и скорректировать пост, что я и делаю.
ВНИИДАД: документ становится архивным с 01 января года, следующего за годом, в котором он был исполнен (окончен делопроизводством)
В чем практическая ценность этого определения?
Например, вам надо обосновать хранение документов, содержащих персональные данные.
В соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ (статья 1 п. 2 подп. 2) архивные документы не подпадают под действие этого закона. То есть любые документы с ПД, для которых задан срок хранения, можно и нужно хранить, и это не приводит к нарушению закона о персональных данных.
В чем проблема такого определения?
Если все документы, оконченные делопроизводством, считать архивными, то достаточно сложно объяснить, почему не все архивные документы следует передавать на архивное хранение. Этот момент считаю нелогичным.
При таком определении архивными документами являются и товарные накладные, счета-фактуры, платежные документы, служебные записки, справки, заявки и весь остальной массив документов, имеющих временный (до 10 лет) срок хранения.
🖇️Объем таких документов достигает 90% от всего документооборота.
Так надо ли весь этот массив относить к архивным документам?
Возвращаюсь к посту «Обсуждение вопросов хранения электронных документов на заседании Ученого совета Историко-архивного институт»
В докладе разработчика новых Правил был затронут вопрос, что считать архивным документом. Коллеги из ВНИИДАД попросили меня уточнить их понимание архивного документа и скорректировать пост, что я и делаю.
ВНИИДАД: документ становится архивным с 01 января года, следующего за годом, в котором он был исполнен (окончен делопроизводством)
В чем практическая ценность этого определения?
Например, вам надо обосновать хранение документов, содержащих персональные данные.
В соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ (статья 1 п. 2 подп. 2) архивные документы не подпадают под действие этого закона. То есть любые документы с ПД, для которых задан срок хранения, можно и нужно хранить, и это не приводит к нарушению закона о персональных данных.
В чем проблема такого определения?
Если все документы, оконченные делопроизводством, считать архивными, то достаточно сложно объяснить, почему не все архивные документы следует передавать на архивное хранение. Этот момент считаю нелогичным.
При таком определении архивными документами являются и товарные накладные, счета-фактуры, платежные документы, служебные записки, справки, заявки и весь остальной массив документов, имеющих временный (до 10 лет) срок хранения.
🖇️Объем таких документов достигает 90% от всего документооборота.
Так надо ли весь этот массив относить к архивным документам?
👍9
А вот мнение директора ВНИИДАД, к.и.н. Павла Кюнга
С персональными данными сложно. Это своего рода серая зона. Можно ли считать документы с ПД законченными до окончания их отработки, включая уничтожение? К сожалению, Закон о ПД это четко не регламентирует.
В ФЗ об архивном деле установлено, что документы, содержащие охраняемые законом тайны, доступны с ограничениями, а тайна личной жизни вообще ограничена в доступе на 75 лет.
Но четких разъяснений нет.
Касательно документов с короткими сроками хранения. Смысл уточнения момента, когда документы становятся архивными в том, что вне зависимости от места хранения организации должны их хранить ровно столько сколько установил закон, пусть даже и один год.
При этом в Правилах дана широкая вариация условий в зависимости от объёма документов (вплоть до запирающего шкафа).
На самом деле все из-за того, что типовой перечень "архивных" документов содержит сроки 1 год и ДМН. Поэтому нужно было пояснить, что такое архивный документ.
На мой взгляд пока обработка не закончена, то и документы еще в делопроизводстве. Как с личными делами. Пока работник работает, срок хранения не отсчитывается
👍4🤔4
#кейс
Часть 3
Проект по организации хранения документов в ИТ-компании
Части 1 и 2 тут
Что сделано за 8 дней, проведенных в офисе заказчика?
•Закончили инвентаризацию документов в 60 подразделениях.
•В каждом подразделении выявили виды документов, принципы их комплектования по папкам и количество единиц хранения.
•Под единицами хранения зафиксировали папки, архивные короба и коробки разного размера. Есть документы в россыпи.
Как зафиксирован результат инвентаризации?
Составили два перечня:
🧷папки, которые есть в подразделении, с указанием их состава и кол-ва (для дальнейшей работы архивиста)
🧷перечень папок, кот. рекомендуем вести в дальнейшем, то есть основа будущей НД (с иной систематизацией)
Что дальше?
🖊️Для обработки имеющегося массива документов обработаем первый перечень – сведем кол-во единиц хранения, охарактеризуем принцип формирования папок.
🖊️На основании этих данных архивист примет решение, переформировывать весь массив или нет.
🖊️Для формирования НД проанализируем состав выявленных документов и предложим новый принцип комплектования, согласуем его с подразделениями.
Задача – сделать не просто правильно, но и удобно для сотрудников.
Сколько человек выполняют работу? 2 методолога
Часть 3
Проект по организации хранения документов в ИТ-компании
Части 1 и 2 тут
Что сделано за 8 дней, проведенных в офисе заказчика?
•Закончили инвентаризацию документов в 60 подразделениях.
•В каждом подразделении выявили виды документов, принципы их комплектования по папкам и количество единиц хранения.
•Под единицами хранения зафиксировали папки, архивные короба и коробки разного размера. Есть документы в россыпи.
Как зафиксирован результат инвентаризации?
Составили два перечня:
🧷папки, которые есть в подразделении, с указанием их состава и кол-ва (для дальнейшей работы архивиста)
🧷перечень папок, кот. рекомендуем вести в дальнейшем, то есть основа будущей НД (с иной систематизацией)
Что дальше?
🖊️Для обработки имеющегося массива документов обработаем первый перечень – сведем кол-во единиц хранения, охарактеризуем принцип формирования папок.
🖊️На основании этих данных архивист примет решение, переформировывать весь массив или нет.
🖊️Для формирования НД проанализируем состав выявленных документов и предложим новый принцип комплектования, согласуем его с подразделениями.
Задача – сделать не просто правильно, но и удобно для сотрудников.
Сколько человек выполняют работу? 2 методолога
👍6👏3
Друзья, у меня новая площадка!
Теперь я снимаю короткие видео для youtube. Прошу у вас поддержки, в виде лайка и подписки📸
https://youtube.com/shorts/DfIK73clSAg?si=9pBklVcBf_EsHvzn
Теперь я снимаю короткие видео для youtube. Прошу у вас поддержки, в виде лайка и подписки
https://youtube.com/shorts/DfIK73clSAg?si=9pBklVcBf_EsHvzn
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
YouTube
Как вы относитесь к цифровизации? #IT #цифровизация #айти #работа #цифра #тренды #рекомендации #топ
🔥24❤9✍3👍3🤔2
Форматы хранения документов
🖊️Задача преобразования документов на бумажных носителях в эл. формат решается путем ретроспективной конверсии (сканирование и преобразование данных на бумажных носителях в электронный формат с созданием электронных архивов и баз данных)
Формат PDF (можно корректировать, выделять, создавать примечания и вести поиск по тексту). Бумажные носители не уничтожаются
🖊️Задача обеспечения хранения подлинных ЭлД требует формата, установленного для данного вида или группы документов:
− налоговые ЭлД — XML, приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@
− счета-фактуры, УПД, акт на услуги/работы — XML, приказы ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@, от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@
− кадровые документы — PDF/A-1A, приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н
− договоры, допсоглашения к ним, протоколы разногласий — PDF/A-3, приказ ФНС от 16.02.2023 N ЕД-7-26/115@
− ЭлД сроков хранения более 10 лет — PDF/A, приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 (особенность формата в невозможности внести в него изменения)
🖊️Задача преобразования документов на бумажных носителях в эл. формат решается путем ретроспективной конверсии (сканирование и преобразование данных на бумажных носителях в электронный формат с созданием электронных архивов и баз данных)
Формат PDF (можно корректировать, выделять, создавать примечания и вести поиск по тексту). Бумажные носители не уничтожаются
🖊️Задача обеспечения хранения подлинных ЭлД требует формата, установленного для данного вида или группы документов:
− налоговые ЭлД — XML, приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@
− счета-фактуры, УПД, акт на услуги/работы — XML, приказы ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@, от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@
− кадровые документы — PDF/A-1A, приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н
− договоры, допсоглашения к ним, протоколы разногласий — PDF/A-3, приказ ФНС от 16.02.2023 N ЕД-7-26/115@
− ЭлД сроков хранения более 10 лет — PDF/A, приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 (особенность формата в невозможности внести в него изменения)
👍8🔥4👏1
#лайфхак
Приемы создания перечней продолжение
В закрытом перечне сумма элементов совпадает с объемом делимого понятия, расширение не предусмотрено
Задачи экспертизы ценности:
а) определение сроков хранения документов
б) отбор документов для включения в состав АФ РФ
в) выявление документов с истекшими сроками хранения
В условно открытом перечне используются обобщающие слова (род, вид, тип, категория):
Архивные документы выдаются во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством РФ
Сертификат ключа проверки ЭП прекращает действие:
1) в связи с истечением установленного срока действия
2) на основании заявления владельца сертификата
3) в случае прекращения деятельности УЦ
4) в иных случаях, установленных настоящим ФЗ
Открытые перечни заканчиваются словами иные, другие, и так далее, и тому подобное, кот. несут высокую неопределенность, их значение снижается, и смысл нормы утрачивается. Такие перечни не следует использовать в документах.
Приемы создания перечней продолжение
В закрытом перечне сумма элементов совпадает с объемом делимого понятия, расширение не предусмотрено
Задачи экспертизы ценности:
а) определение сроков хранения документов
б) отбор документов для включения в состав АФ РФ
в) выявление документов с истекшими сроками хранения
В условно открытом перечне используются обобщающие слова (род, вид, тип, категория):
Архивные документы выдаются во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством РФ
Сертификат ключа проверки ЭП прекращает действие:
1) в связи с истечением установленного срока действия
2) на основании заявления владельца сертификата
3) в случае прекращения деятельности УЦ
4) в иных случаях, установленных настоящим ФЗ
Открытые перечни заканчиваются словами иные, другие, и так далее, и тому подобное, кот. несут высокую неопределенность, их значение снижается, и смысл нормы утрачивается. Такие перечни не следует использовать в документах.
👍4🔥4😁1
#лайфхак
Составляем правильный заголовок
Заголовок – один из реквизитов документа и должен выражать смысл документа, его основную идею и тематику. Правила составления заголовков относятся и к разделам документа.
🖇 Заголовок должен быть:
▫️точным
▫️кратким (сжатая форма)
▫️оптимально обобщённым
▫️емким
▫️формализованным (строгим,
чеканным, нейтральным, беспристрастным, без претензий на оригинальность, сдержанным и эмоционально холодным)
🖇 Задачи заголовка:
▫️поиск конкретного документа
▫️подбор комплекта документов по заданной тематике
▫️дотекстовое понимание документа
❌неправильно
положение о планировании, подготовке и проведении мероприятий
каких мероприятий: свадьба, юбилей или забастовка профсоюза?
✅ правильно
порядок проведения заседаний органов управления
причем такой порядок скорее будет не самостоятельным документом, а частью положения об органе управления
Составляем правильный заголовок
Заголовок – один из реквизитов документа и должен выражать смысл документа, его основную идею и тематику. Правила составления заголовков относятся и к разделам документа.
🖇 Заголовок должен быть:
▫️точным
▫️кратким (сжатая форма)
▫️оптимально обобщённым
▫️емким
▫️формализованным (строгим,
чеканным, нейтральным, беспристрастным, без претензий на оригинальность, сдержанным и эмоционально холодным)
🖇 Задачи заголовка:
▫️поиск конкретного документа
▫️подбор комплекта документов по заданной тематике
▫️дотекстовое понимание документа
❌неправильно
положение о планировании, подготовке и проведении мероприятий
каких мероприятий: свадьба, юбилей или забастовка профсоюза?
✅ правильно
порядок проведения заседаний органов управления
причем такой порядок скорее будет не самостоятельным документом, а частью положения об органе управления
🔥7👍5👌2💯1
This media is not supported in your browser
VIEW IN TELEGRAM
5 ФАКТОВ ОБО МНЕ
1️⃣ Свою трудовую карьеру начала в 33 года
2️⃣ Через два года я уже была начальником отдела методологии крупнейшей финансовой компании
3️⃣ Получила гуманитарное образование и сумела реализовать его в финансовой сфере, а потом и в области информационных технологий
4️⃣ Создала методику управления документами, которую теперь преподают в вузах, по ней работают сотни предприятий. Методика включена в ГОСТ по цифровому документообороту
5️⃣ Спустя 15 лет после начала трудовой деятельности, сменив 8 крутых компаний, я открыла собственный бизнес
А если подробнее…
Профессию документоведа я получила в Историко-архивном институте, там же защитила диссертацию по документной лингвистике. С 2002 года преподаю и занимаюсь научной деятельностью параллельно с проектами и консультациями.
Профессиональную деятельность я начала в банке процессным методологом. Я не знала предметную область, но отлично владела письменной деловой речью и с легкостью составляла регламенты. Когда я поняла, что эти навыки очень востребованы, стала менять работу с периодичностью раз год, получая каждый раз повышение в должности и зарплате.
Таких сотрудников называют перебежчики, джоб-хопперы, летуны. Может и так, но я получила преимущество в виде широкого профессионального кругозора.
Потом были 10 лет в ИТ-компании в роли методиста известного программного продукта. И тогда же появилось желание уйти из найма, в котором я чувствовала себя тесно и некомфортно.
Я построила свою карьеру сама, не опираясь на стереотипы, так называемый здравый смысл и чужое мнение. Карьера требует активности. Мне помогли смелость и здоровая уверенность в своих знаниях и компетенциях.
Друзья, какой факт не знали? Пишите в комментариях и нашем чате! Делитесь своими историями
А если подробнее…
Профессию документоведа я получила в Историко-архивном институте, там же защитила диссертацию по документной лингвистике. С 2002 года преподаю и занимаюсь научной деятельностью параллельно с проектами и консультациями.
Профессиональную деятельность я начала в банке процессным методологом. Я не знала предметную область, но отлично владела письменной деловой речью и с легкостью составляла регламенты. Когда я поняла, что эти навыки очень востребованы, стала менять работу с периодичностью раз год, получая каждый раз повышение в должности и зарплате.
Таких сотрудников называют перебежчики, джоб-хопперы, летуны. Может и так, но я получила преимущество в виде широкого профессионального кругозора.
Потом были 10 лет в ИТ-компании в роли методиста известного программного продукта. И тогда же появилось желание уйти из найма, в котором я чувствовала себя тесно и некомфортно.
Я построила свою карьеру сама, не опираясь на стереотипы, так называемый здравый смысл и чужое мнение. Карьера требует активности. Мне помогли смелость и здоровая уверенность в своих знаниях и компетенциях.
Друзья, какой факт не знали? Пишите в комментариях и нашем чате! Делитесь своими историями
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥18👍5❤3👏2
#кейс
Методическое абонентское сопровождение ИТАР ТАСС✔️
✔️С Агентством я работаю с 2019 года. Сначала провела несколько серий корпоративного обучения — для рабочей группы проекта автоматизации документооборота и для руководства.
ТОЧКА А:
Итог обучения — сформирован запрос на внедрение СЭД по моей авторской методике.
ТОЧКА Б:
Промежуточная: внедрена система электронного документооборота, а далее идет сопровождение
Проект выполнялся одним из партнеров вендора, а моя команда методологов
сформировала функциональные требования и далее обеспечивала методическую поддержку внедрения (авторский надзор).
🖊️СЭД была успешно внедрена, партнером опубликованы пресс-релизы и доклады, а наша работа на этом не закончилась.
Программный продукт должен развиваться функционально и быстро реагировать на организационные и законодательные изменения.
👩🏽💻За три года подготовлено: более 60 письменных разъяснений (включая подбор судебной практики), проведены десятки устных консультаций и встреч.
Агентству передан актуальный пакет типовых локальных нормативных актов, регламентирующий документооборот. Ряд действующих ЛНА Агентства прошли нашу экспертизу.
🗒️Ежемесячно мы информируем клиента об изменениях в законодательстве, на которые надо реагировать (это трудоемкая работа, которую выполняет у нас отдельный выделенный специалист, наши клиенты уже поняли, что получать готовый мониторинг дешевле, чем поручить эту работу штатной единице).
А ещё…
В рамках договора абонентского сопровождения мы также помогаем организовать хранение электронных документов. С нашим участием Агентство подключено к ГИС ЦХЭД на этапе опытной эксплуатации. Теперь Агентство сможет одним из первых начать передачу подлинников электронных архивных документов в государственный архив.
Есть ли у вас свои специалисты, которые могут сопровождать внедрение и эксплуатацию СЭД?
👍🏻 - да, конечно
😢 - нет
🔥 - нет, но очень нужны
Методическое абонентское сопровождение ИТАР ТАСС
✔️С Агентством я работаю с 2019 года. Сначала провела несколько серий корпоративного обучения — для рабочей группы проекта автоматизации документооборота и для руководства.
ТОЧКА А:
Итог обучения — сформирован запрос на внедрение СЭД по моей авторской методике.
ТОЧКА Б:
Промежуточная: внедрена система электронного документооборота, а далее идет сопровождение
Проект выполнялся одним из партнеров вендора, а моя команда методологов
сформировала функциональные требования и далее обеспечивала методическую поддержку внедрения (авторский надзор).
🖊️СЭД была успешно внедрена, партнером опубликованы пресс-релизы и доклады, а наша работа на этом не закончилась.
Программный продукт должен развиваться функционально и быстро реагировать на организационные и законодательные изменения.
👩🏽💻За три года подготовлено: более 60 письменных разъяснений (включая подбор судебной практики), проведены десятки устных консультаций и встреч.
Агентству передан актуальный пакет типовых локальных нормативных актов, регламентирующий документооборот. Ряд действующих ЛНА Агентства прошли нашу экспертизу.
🗒️Ежемесячно мы информируем клиента об изменениях в законодательстве, на которые надо реагировать (это трудоемкая работа, которую выполняет у нас отдельный выделенный специалист, наши клиенты уже поняли, что получать готовый мониторинг дешевле, чем поручить эту работу штатной единице).
А ещё…
В рамках договора абонентского сопровождения мы также помогаем организовать хранение электронных документов. С нашим участием Агентство подключено к ГИС ЦХЭД на этапе опытной эксплуатации. Теперь Агентство сможет одним из первых начать передачу подлинников электронных архивных документов в государственный архив.
Есть ли у вас свои специалисты, которые могут сопровождать внедрение и эксплуатацию СЭД?
👍🏻 - да, конечно
😢 - нет
🔥 - нет, но очень нужны
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍8🔥3😢3
Как внедрить СЭД в любой организации всего за 20 дней? Как сократить объём бумажных документов, повысить исполнительскую дисциплину и упростить процессы?
Об этом и не только - на бесплатном вебинаре
Регистрация и программа
👩💻👩💻👩💻
Ранее я рассказывала про внедрение 1С:Документооборота 3.0 за 20 рабочих дней в компании Делис Архив
Прошло три месяца, и мы обсуждаем новую технологию внедрения и ее экономическую эффективность.
🔅Денис Авдюшин, генеральный директор компаний «Делис Архив» и «Оптима-СЭД» поделится взглядом со стороны владельца системы и даст советы заказчикам
🔅Юрий Шойдин, заместитель руководителя центра компетенций по проектному и программному управлению Газпром ЦПС, соавтор проекта ГОСТ «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»
даст оценку эффективности новой технологии с позиции подрядчика и проектного менеджера. Обсудим, чем обеспечивается в новой технологии формула «полезность – гарантия – скорость – результат»
🔅А я расскажу о том, что представляет собой новая технология внедрения на примере одного функционального блока программы
Придёте на вебинар?
👍🏻 - да
🔥 - конечно
😢 - не успею(
Об этом и не только - на бесплатном вебинаре
8 февраля в 10:00Регистрация и программа
👩💻👩💻👩💻
Ранее я рассказывала про внедрение 1С:Документооборота 3.0 за 20 рабочих дней в компании Делис Архив
Прошло три месяца, и мы обсуждаем новую технологию внедрения и ее экономическую эффективность.
🔅Денис Авдюшин, генеральный директор компаний «Делис Архив» и «Оптима-СЭД» поделится взглядом со стороны владельца системы и даст советы заказчикам
🔅Юрий Шойдин, заместитель руководителя центра компетенций по проектному и программному управлению Газпром ЦПС, соавтор проекта ГОСТ «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»
даст оценку эффективности новой технологии с позиции подрядчика и проектного менеджера. Обсудим, чем обеспечивается в новой технологии формула «полезность – гарантия – скорость – результат»
🔅А я расскажу о том, что представляет собой новая технология внедрения на примере одного функционального блока программы
Придёте на вебинар?
👍🏻 - да
🔥 - конечно
😢 - не успею(
👍22🔥6😢2
#просто_о_сложном
ГОСТ Р 7.0.8-2013
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
🔆Объем формируемых официальных документов (которые наделены определенными свойствами), организация определяет самостоятельно, исходя из критериев, понадобятся ли эти документы в будущем в качестве доказательства или подтверждения правовой основы совершенных действий.
🔆В каждой отдельно взятой организации соотношение документов и официальных документов будет разным и определяется в первую очередь тем, насколько данная сфера деятельности находится под контролем у государственных органов.
🔆Чем выше степень активности внешних надзорных органов к вашей организации, тем больший объем официальных документов вы будете создавать, и наоборот.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
🔆Объем формируемых официальных документов (которые наделены определенными свойствами), организация определяет самостоятельно, исходя из критериев, понадобятся ли эти документы в будущем в качестве доказательства или подтверждения правовой основы совершенных действий.
🔆В каждой отдельно взятой организации соотношение документов и официальных документов будет разным и определяется в первую очередь тем, насколько данная сфера деятельности находится под контролем у государственных органов.
🔆Чем выше степень активности внешних надзорных органов к вашей организации, тем больший объем официальных документов вы будете создавать, и наоборот.
👍11👏2😇2❤1🥰1
Как проходят консультации со мной?
1️⃣ Вы обращаетесь с вопросом /проблемой по телефону или в мессенджер
2️⃣ Мы назначаем первую бесплатную мини-консультацию (10-15 минут), в ходе которой:
▪️ я проясняю ваш запрос и оцениваю свои возможности помочь вам
▪️ запрашиваю, при необходимости, документы или дополнительные материалы
▪️ сообщаю стоимость консультации с учетом дополнительного времени на изучение запроса (при необходимости)
3️⃣ Консультация в одном из форматов
🗣 Экспресс-консультация
💲 15 000 р/час очно (-20% онлайн)
проходит в формате вопрос-ответ при условии, что мне не нужна дополнительная информация и глубокое погружение в проблему
🗣 Полная развернутая консультация (как правило, это сложный комплексный запрос или проблема)
💲 15 000 р/час очно (-20% онлайн)
+ отдельно оплачивается время, затраченное на изучение предоставленных материалов по ставке 5 000 р/час
▪️ сначала я изучаю ваш запрос и имеющиеся документы и направляю вам в письменном виде варианты решения (описываю простым, понятным языком, без сложных терминов; при необходимости готовлю пошаговую инструкцию)
▪️ отправляю вам ответ, чтобы вы подумали над вопросами
▪️ затем мы встречаемся, и я отвечаю на ваши вопросы
4️⃣ Результаты всех форматов консультаций
Устной консультацией я никогда не ограничиваюсь.
📃 Вы получаете письменный ответ по электронной почте или в мессенджере.
Ответ готовлю на основе законодательства, судебной практики и практики корпоративных проектов.
❕ После любого формата консультации у вас есть неделя моей методической поддержки в границах темы консультации (входит в стоимость услуги).
Такой эффективный формат мы выработали с клиентами
🕔 Напомню, что еще есть формат абонентского методического сопровождения по ставке 4 500 р/час
1️⃣ Вы обращаетесь с вопросом /проблемой по телефону или в мессенджер
2️⃣ Мы назначаем первую бесплатную мини-консультацию (10-15 минут), в ходе которой:
3️⃣ Консультация в одном из форматов
проходит в формате вопрос-ответ при условии, что мне не нужна дополнительная информация и глубокое погружение в проблему
+ отдельно оплачивается время, затраченное на изучение предоставленных материалов по ставке 5 000 р/час
4️⃣ Результаты всех форматов консультаций
Устной консультацией я никогда не ограничиваюсь.
Ответ готовлю на основе законодательства, судебной практики и практики корпоративных проектов.
Такой эффективный формат мы выработали с клиентами
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥7❤5🤩3👍1👏1🤝1
Вчера я опубликовала ссылку, через которую вы можете записаться ко мне на консультацию. На вопрос почему именно ко мне, сейчас отвечу
Решаю проблему, опираясь:
на опыт других компаний
▪️ у меня широкий профессиональный кругозор, сформированный работой процессным методологом, проектировщиком программных продуктов, преподавателем и консультантом
законодательные нормы
▪️ знаю законодательство и отслеживаю изменения (надо все время держать руку на пульсе законодательных изменений)
▪️ не делаю акцент на недостатках законодательства, а показываю как работать со сложной нормой
▪️ учу оценивать риски при отклонении от норм - где это критично, где нет
теорию предметной области
▪️ в теории есть ответы почти на все ваши вопросы
▪️ нарушение устоявшихся норм ведения документооборота часто ведет к тем проблемам, с которыми вы ко мне приходите
специфику информационных технологий
▪️ знаю программные продукты на уровне проектировщика
▪️ сама - идейный пропагандист цифровизации и автор стандарта цифрового документооборота
системный подход
▪️ в решении любой проблемы четкая логическая структура — это 50% успеха
▪️ методы и нотации разработаны специально для документных процессов
Личный опыт в цифрах
30+ консалтинговых проектов, успешно завершенных
20+ корпоративных учебных курсов, подготовленных для конкретных предприятий
22 года преподавания, включая высшие учебные заведения
12 книг с учетом их переизданий, еще 3 ожидают выхода в этом году
40+ публикаций в рецензируемых изданиях
200+ локальных нормативных актов, разработанных для компаний
На решение проблемы - от 2 недель
В каких ситуациях может быть полезна моя консультация
⚡️ выбор программного обеспечения для автоматизации документооборота и создания электронного архива
⚡️ выбор подхода к автоматизации (с аудитом или без, с моделью или по требованиям)
⚡️ приемка проектной документации
⚡️ обоснование проекта автоматизации, поиск болевых мест
⚡️ планирование задач развития используемой СЭД
⚡️ решение точечных задач по работе с документами (долго, неэффективно, неправильно пр.)
Решаю проблему, опираясь:
на опыт других компаний
законодательные нормы
теорию предметной области
специфику информационных технологий
системный подход
Личный опыт в цифрах
30+ консалтинговых проектов, успешно завершенных
20+ корпоративных учебных курсов, подготовленных для конкретных предприятий
22 года преподавания, включая высшие учебные заведения
12 книг с учетом их переизданий, еще 3 ожидают выхода в этом году
40+ публикаций в рецензируемых изданиях
200+ локальных нормативных актов, разработанных для компаний
На решение проблемы - от 2 недель
В каких ситуациях может быть полезна моя консультация
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍8🔥4👏3
DocManagement with Sofia
Как внедрить СЭД в любой организации всего за 20 дней? Как сократить объём бумажных документов, повысить исполнительскую дисциплину и упростить процессы? Об этом и не только - на бесплатном вебинаре 8 февраля в 10:00 Регистрация и программа 👩💻👩💻👩💻 Ранее…
Всем субботний привет! Напоминаю, что в четверг у нас вебинар
А в комментариях под этим постом и в чате канала вы можете задать вопросы. На вебинаре мы с коллегами на них ответим🖊️
А в комментариях под этим постом и в чате канала вы можете задать вопросы. На вебинаре мы с коллегами на них ответим🖊️
Telegram
DocManagement with Sofia
Как внедрить СЭД в любой организации всего за 20 дней? Как сократить объём бумажных документов, повысить исполнительскую дисциплину и упростить процессы?
Об этом и не только - на бесплатном вебинаре 8 февраля в 10:00
Регистрация и программа
👩💻👩💻👩💻…
Об этом и не только - на бесплатном вебинаре 8 февраля в 10:00
Регистрация и программа
👩💻👩💻👩💻…
#кейс
Разработка пакета ЛНА по кадровому электронному документообороту для российской IT-компании Группы Газпром
ТОЧКА А:
Разработан программный продукт для автоматизации кадрового документооборота. Требуется правовая основа для перехода компании на КЭДО
ТОЧКА Б:
Подготовлена нормативная основа для введения КЭДО
Проект выполнялся двумя методологами.
Срок выполнения - три недели.
Для выполнения задачи мы изучили проектную документацию системы КЭДО и запросили уже существующие ЛНА, регламентирующие трудовые отношения.
В итоге подготовлен пакет ЛНА для введения КЭДО, учитывающий специфику компании-заказчика, и особенности новой информационной системы.
Состав пакета ЛНА:
▪️ приказ «О введении КЭДО»
▪️ приказ о внесении изменений в ЛНА
▪️ положение об ЭДО в сфере трудовых отношений
▪️ перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО
▪️ перечень электронных документов, включенных в ЭДО
▪️ перечень лиц, уполномоченных на подписание кадровых электронных документов
▪️ матрица распределения прав доступа к системе ЭДО
▪️ уведомление о переходе на взаимодействие посредством ЭДО и праве отказаться от него
▪️ соглашение об использовании УНЭП в системе ЭДО
▪️ заявление об отказе от перехода на ЭДО в сфере трудовых отношений
▪️ согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО
Разработка пакета ЛНА по кадровому электронному документообороту для российской IT-компании Группы Газпром
ТОЧКА А:
Разработан программный продукт для автоматизации кадрового документооборота. Требуется правовая основа для перехода компании на КЭДО
ТОЧКА Б:
Подготовлена нормативная основа для введения КЭДО
Проект выполнялся двумя методологами.
Срок выполнения - три недели.
Для выполнения задачи мы изучили проектную документацию системы КЭДО и запросили уже существующие ЛНА, регламентирующие трудовые отношения.
В итоге подготовлен пакет ЛНА для введения КЭДО, учитывающий специфику компании-заказчика, и особенности новой информационной системы.
Состав пакета ЛНА:
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥9👍5🤩2💯1
Решили автоматизировать 15 основных процессов по обработке документов.
Через 20 рабочих дней с начала обследования, мы уже работали в СЭД. Это наше первое внедрение ПО, без технического задания, суеты и стресса для сотрудников.
Вот такой опыт у наших экспертов! Что вас ждёт на вебинаре?
Расскажем о технологии, которая в два раза сократит трудозатраты на внедрение.
А ещё…
Об этом и не только - на бесплатном вебинаре 8 февраля в 10:00
Не попустите, для участников вебинара будет приятный бонус🤫
Регистрация и программа
Придёте на вебинар?
👍🏻 - да
🔥 - конечно
😢 - не успею(
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
www.archiv.ru
Новости компании «Делис Архив»
✔ Последние новости компании «Делис Архив» можно узнать на нашем сайте. ► Там мы своевременно освещаем все события и нововведения, происходящие в нашей компании и архивной отрасли.
👍13🔥3