*Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ "О безопасности"; постановление Правительства РФ от 6 июня 2015 г. N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации"; постановление Правительства РФ от 14 ноября 2015 г. N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации"
** Статья 16 Федерального закона N 149-ФЗ; приказ ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. N 17 с изменениями, внесенными приказами ФСТЭК России от 15 февраля 2017 г. N 27, от 28 мая 2019 г. N 106
👉 Требования к хранениюЭлАД в государственных органах:
Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69.
👉 Требование к хранению ЭлАД в коммерческих организациях:
133. При осуществлении хранения ЭлАД в СХЭД, организации вправе использовать услуги третьих сторон по хранению ЭлАД.
В итоге «облегченные требования» для коммерческих организаций заключаются:
➢ в наличии права передавать ЭлАД на хранение третьим лицам
➢ в необязательности соответствия СХЭД Приказу Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 (но при этом должны быть учтены требования других НПА, см. пункты 131 и 134 ⬆️)
💬 Обсуждение в чате канала
** Статья 16 Федерального закона N 149-ФЗ; приказ ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. N 17 с изменениями, внесенными приказами ФСТЭК России от 15 февраля 2017 г. N 27, от 28 мая 2019 г. N 106
👉 Требования к хранениюЭлАД в государственных органах:
Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69.
👉 Требование к хранению ЭлАД в коммерческих организациях:
133. При осуществлении хранения ЭлАД в СХЭД, организации вправе использовать услуги третьих сторон по хранению ЭлАД.
В итоге «облегченные требования» для коммерческих организаций заключаются:
➢ в наличии права передавать ЭлАД на хранение третьим лицам
➢ в необязательности соответствия СХЭД Приказу Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 (но при этом должны быть учтены требования других НПА, см. пункты 131 и 134 ⬆️)
💬 Обсуждение в чате канала
❤5👍4🔥1
Объявляю новогодний нетворкинг
На канале и в чате канала около 900 подписчиков, объединенных интересом к автоматизации документооборота. Предлагаю в новогодние праздники развить свою сеть полезных контактов
Расскажите о себе в стиле самопрезентации «еlevator pitch» (кратко и по существу за 1 минуту)
У нас будет целых 10 дней, чтобы
▫️завязать личные и деловые контакты
▫️заявить о себе как о профессионале
▫️получить рекомендации от подписчиков, как применить свои знания и опыт
▫️найти сотрудников, клиентов или подрядчиков
Среди наших подписчиков есть ИТ-менеджеры, аналитики, методологи, бизнес-архитекторы, руководители проектов, владельцы бизнесов и программных продуктов, производимых компаниями ELMA, DIRECTUM, ММК-Информсервис (АТАЧ), Делис Инфо (РИО.CSP), сотрудники внедренческих центров (франчайзи и интеграторы), а также сотрудники служб делопроизводства и мои университетские коллеги документоведы, архивисты и лингвисты
🗣Примерный сценарий самопрезентации
▫️как вас зовут
▫️чем вы занимаетесь
▫️чем можете быть полезны сообществу
▫️в чем выгода сотрудничества с вами
▫️или какие специалисты могут быть полезны вам
Что сделать
1️⃣ перейти в чат канала
2️⃣ разместить короткую самопрезентацию (текст / аудио- / видеоролик)
3️⃣ следить за публикациями в чате и знакомиться
4️⃣ поделиться каналом и увеличить потенциальный круг полезных контактов
Поделиться каналом: https://t.me/DocManagement
Итак, заходим в чат канала, знакомимся, обмениваемся контактами, повышаем шансы потенциального партнерства, выгодного трудоустройства и инвестиций
Поехали! 🚀
Я тоже поучаствую😉
На канале и в чате канала около 900 подписчиков, объединенных интересом к автоматизации документооборота. Предлагаю в новогодние праздники развить свою сеть полезных контактов
Расскажите о себе в стиле самопрезентации «еlevator pitch» (кратко и по существу за 1 минуту)
У нас будет целых 10 дней, чтобы
▫️завязать личные и деловые контакты
▫️заявить о себе как о профессионале
▫️получить рекомендации от подписчиков, как применить свои знания и опыт
▫️найти сотрудников, клиентов или подрядчиков
Среди наших подписчиков есть ИТ-менеджеры, аналитики, методологи, бизнес-архитекторы, руководители проектов, владельцы бизнесов и программных продуктов, производимых компаниями ELMA, DIRECTUM, ММК-Информсервис (АТАЧ), Делис Инфо (РИО.CSP), сотрудники внедренческих центров (франчайзи и интеграторы), а также сотрудники служб делопроизводства и мои университетские коллеги документоведы, архивисты и лингвисты
🗣Примерный сценарий самопрезентации
▫️как вас зовут
▫️чем вы занимаетесь
▫️чем можете быть полезны сообществу
▫️в чем выгода сотрудничества с вами
▫️или какие специалисты могут быть полезны вам
Что сделать
1️⃣ перейти в чат канала
2️⃣ разместить короткую самопрезентацию (текст / аудио- / видеоролик)
3️⃣ следить за публикациями в чате и знакомиться
4️⃣ поделиться каналом и увеличить потенциальный круг полезных контактов
Поделиться каналом: https://t.me/DocManagement
Итак, заходим в чат канала, знакомимся, обмениваемся контактами, повышаем шансы потенциального партнерства, выгодного трудоустройства и инвестиций
Поехали! 🚀
Я тоже поучаствую😉
🔥12👍4❤1👀1
Друзья! Я очень рада, что вы были со мной в этом году и разделили радостные, волнительные и сложные моменты. Вы были моей поддержкой, мы вместе росли, становились лучше и сильнее.
Благодарю за данную мне возможность делиться знанием, опытом, быть для кого-то наставником. Истории наставничества складывались довольно спонтанно, а теперь я готова отдавать этому больше времени и сил.
Желаю, чтобы вы как можно смелее мечтали!
Мне даже больше нравится слово интенция — направленность сознания, намерение, воля, план (а у католиков это то, о чем просят в молитве). Интенция сильнее мечты, потому что предполагает действие.
С осознанного намерения начинается исполнение задуманного. Желаю не поддаваться внешним факторам, а спокойно и упорно достигать своих целей.
Я же за проактивную жизненную позицию, как вы поняли. Люблю сама создавать возможности, моделировать ситуации, принимать самостоятельно решения в опоре на свое мнение, свои ценности, свое понимание добра и зла.
С наступающим Новым годом! Будьте счастливы✨
Благодарю за данную мне возможность делиться знанием, опытом, быть для кого-то наставником. Истории наставничества складывались довольно спонтанно, а теперь я готова отдавать этому больше времени и сил.
Желаю, чтобы вы как можно смелее мечтали!
Мне даже больше нравится слово интенция — направленность сознания, намерение, воля, план (а у католиков это то, о чем просят в молитве). Интенция сильнее мечты, потому что предполагает действие.
С осознанного намерения начинается исполнение задуманного. Желаю не поддаваться внешним факторам, а спокойно и упорно достигать своих целей.
Я же за проактивную жизненную позицию, как вы поняли. Люблю сама создавать возможности, моделировать ситуации, принимать самостоятельно решения в опоре на свое мнение, свои ценности, свое понимание добра и зла.
С наступающим Новым годом! Будьте счастливы✨
❤15🎄3👍1🔥1
This media is not supported in your browser
VIEW IN TELEGRAM
Расширяю наше профессиональное сообщество методологов, ИТ-менеджеров и специалистов в области управления документами.
Устанавливайте профессиональные контакты, рассказывайте о себе, обменивайтесь опытом, получайте ответы сообщества на интересующие вас вопросы.
В чате канала уже публикуются самопрезентации 🗣➡️
Моя очередь 😉
Устанавливайте профессиональные контакты, рассказывайте о себе, обменивайтесь опытом, получайте ответы сообщества на интересующие вас вопросы.
В чате канала уже публикуются самопрезентации 🗣➡️
Моя очередь 😉
👍2
Меня зовут Софья Ульянцева.
Я процессный методолог и эксперт в области управления документами.
Руковожу проектами по внедрению СЭД. Имею ученую степень, преподаю в вузах методологию документооборота (авторские курсы).
Знаю, с какими проблемами вы столкнулись, внедряя СЭД. Знаю, почему внедрение не всегда отвечает заданному результату. Знаю, что в организациях по-прежнему преобладает бумажный документооборот, а в системах проходит лишь часть жизненного цикла документов. Знаю, с какими сложностями вы столкнулись при обследовании документооборота, сборе требований и составлении ТЗ на внедрение. И еще знаю, почему сотрудники служб делопроизводства не могут выступить в роли методологов.
Знание проблемы — половина ее решения, а решение — в автоматизаци по эталонной модели. Я помогу устранить ошибки в документообороте, составлю ТЗ и прослежу за внедрением.
Технология отработана, есть успешно завершенные проекты. Работаю в партнерстве с опытной командой внедрения. Довольных заказчиков много, есть референсы. Лучший пример рекомендации: «хочешь сэкономить на внедрении СЭД - зови Ульянцеву»
Так что зовите Ульянцеву, если вам нужно:
▫️не просто внедрить СЭД, а повысить эффективность административных процедур и минимизировать операционные риски
▫️организовать электронный архив
▫️разработать локальные нормативные акты любого содержания
▫️иметь возможность советоваться с методологом про электронные документы и электронную подпись, работу с документами ДСП, ЭДО, изменения законодательства, выбор информационных систем и пр.
Буду также полезна как наставник, научу:
▫️как организовать эффективный документооборот
▫️составлять регламенты так, чтобы они работали
▫️вести деловую переписку
▫️составлять понятные, читаемые деловые тексты
Работаю индивидуально и с группами
☎️ мои контакты в описании профиля
🖌или заполните форму «Консультация» в правом верхнем углу ⬆️
Продолжайте!
Я процессный методолог и эксперт в области управления документами.
Руковожу проектами по внедрению СЭД. Имею ученую степень, преподаю в вузах методологию документооборота (авторские курсы).
Знаю, с какими проблемами вы столкнулись, внедряя СЭД. Знаю, почему внедрение не всегда отвечает заданному результату. Знаю, что в организациях по-прежнему преобладает бумажный документооборот, а в системах проходит лишь часть жизненного цикла документов. Знаю, с какими сложностями вы столкнулись при обследовании документооборота, сборе требований и составлении ТЗ на внедрение. И еще знаю, почему сотрудники служб делопроизводства не могут выступить в роли методологов.
Знание проблемы — половина ее решения, а решение — в автоматизаци по эталонной модели. Я помогу устранить ошибки в документообороте, составлю ТЗ и прослежу за внедрением.
Технология отработана, есть успешно завершенные проекты. Работаю в партнерстве с опытной командой внедрения. Довольных заказчиков много, есть референсы. Лучший пример рекомендации: «хочешь сэкономить на внедрении СЭД - зови Ульянцеву»
Так что зовите Ульянцеву, если вам нужно:
▫️не просто внедрить СЭД, а повысить эффективность административных процедур и минимизировать операционные риски
▫️организовать электронный архив
▫️разработать локальные нормативные акты любого содержания
▫️иметь возможность советоваться с методологом про электронные документы и электронную подпись, работу с документами ДСП, ЭДО, изменения законодательства, выбор информационных систем и пр.
Буду также полезна как наставник, научу:
▫️как организовать эффективный документооборот
▫️составлять регламенты так, чтобы они работали
▫️вести деловую переписку
▫️составлять понятные, читаемые деловые тексты
Работаю индивидуально и с группами
☎️ мои контакты в описании профиля
🖌или заполните форму «Консультация» в правом верхнем углу ⬆️
Продолжайте!
👍13❤9🤯6🔥5👏5🤔5🤨5🤝5😁4🎉4👀4✍2
Опубликована моя статья в журнале Делопроизводство и документооборот на предприятии про электронную подпись, методы проверки и сохранения юридической значимости.
Использование ЭП остается в топе вопросов, задаваемых мне на консультациях.
А вот какие вопросы мы обсуждали с вами в чате:
Обязательно ли должна быть метка времени для возможности подтверждения целостности и валидности ЭЦП на период не менее установленных законодательством РФ сроков
Обеспечивает ли УКЭП без МДВ целостность и проверку валидности на протяжении всего цикла хранения кадровых документов?
@denis040384 предложил еще подробнее обсудить срок действия УКЭП:
«Больше всего вопросов вызывает и никак не укладывается в голове необходимость переподписания архивных документов после окончания срока действия УКЭП. Зачем, Кто, Как всё это должен делать?
Меня айтишники мои никак не понимают, а у меня не получается качественно им это доказать…»
Использование ЭП остается в топе вопросов, задаваемых мне на консультациях.
А вот какие вопросы мы обсуждали с вами в чате:
Обязательно ли должна быть метка времени для возможности подтверждения целостности и валидности ЭЦП на период не менее установленных законодательством РФ сроков
Обеспечивает ли УКЭП без МДВ целостность и проверку валидности на протяжении всего цикла хранения кадровых документов?
@denis040384 предложил еще подробнее обсудить срок действия УКЭП:
«Больше всего вопросов вызывает и никак не укладывается в голове необходимость переподписания архивных документов после окончания срока действия УКЭП. Зачем, Кто, Как всё это должен делать?
Меня айтишники мои никак не понимают, а у меня не получается качественно им это доказать…»
🔥4❤2🥰2
Срок действия УКЭП определен сроком действия квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи. Валидность ЭП подтверждается при одновременном соблюдении определенных условий в отношении квалифицированного сертификата.
Квалифицированный сертификат — это официальный электронный документ или документ на бумажном носителе, созданный аккредитованным удостоверяющим центром или уполномоченным ФОИВ.
Срок действия: 12 - 15 месяцев. По истечении одного года действие квалифицированного сертификата прекращается и его требуется продлить.
Сегодня как раз мне пришлось поехать в Налоговую инспекцию за новой подписью, так как я сама не уследила за сроком действия сертификата, а могла просто продлить его действие на сайте ФНС 🤷♀️
Алгоритм проверки ЭП включает оценку актуальности сертификата на момент подписания документа, которая определяется параметрами:
➢ принадлежность к числу сертификатов, выданных аккредитованным УЦ
➢ подпись УЦ, выдавшего сертификат, корректна
➢ срок действия сертификата не истек на момент подписания
➢ сертификат не отозван и его действие не приостановлено
Действительно, после истечения срока действия сертификата исходного подписанта ЭД требует периодического переподписания. Делать это может уполномоченное лицо или система в автоматическом режиме см пост вопрос 5.
Второй путь сохранения валидности — применение технологии усовершенствования ЭП по стандарту CAdES (расширенный формат ЭП стандарта CMS. Условие применения — установка модулей TSP Client и OCSP Client и лицензий на них (КриптоПро TSP Client и КриптоПро OCSP Client).
Стандарт обеспечивает:
▫️доказательство момента подписания и действительности сертификата на момент подписания
▫️отсутствие необходимости сетевых обращений при проверке подписи
▫️простоту встраивания
Усовершенствованная ЭП имеет в своем составе всю необходимую информацию для проверки:
▫️время создания подписи (TSP)
▫️действительность сертификата в момент создания подписи (OCSP)
✅ Вывод: долговременное хранение ЭД с сохранением их юридической значимости не до конца проработано как на законодательном уровне, так и на технологическом
👉 Метка доверенного времени
➢ определена законодательно, но не установлена обязательность ее применения
👉 Стандарт CAdES
➢ не закреплен на законодательном уровне
➢ высокая стоимость лицензий
💬 Обсуждение в чате канала
Квалифицированный сертификат — это официальный электронный документ или документ на бумажном носителе, созданный аккредитованным удостоверяющим центром или уполномоченным ФОИВ.
Срок действия: 12 - 15 месяцев. По истечении одного года действие квалифицированного сертификата прекращается и его требуется продлить.
Сегодня как раз мне пришлось поехать в Налоговую инспекцию за новой подписью, так как я сама не уследила за сроком действия сертификата, а могла просто продлить его действие на сайте ФНС 🤷♀️
Алгоритм проверки ЭП включает оценку актуальности сертификата на момент подписания документа, которая определяется параметрами:
➢ принадлежность к числу сертификатов, выданных аккредитованным УЦ
➢ подпись УЦ, выдавшего сертификат, корректна
➢ срок действия сертификата не истек на момент подписания
➢ сертификат не отозван и его действие не приостановлено
Действительно, после истечения срока действия сертификата исходного подписанта ЭД требует периодического переподписания. Делать это может уполномоченное лицо или система в автоматическом режиме см пост вопрос 5.
Второй путь сохранения валидности — применение технологии усовершенствования ЭП по стандарту CAdES (расширенный формат ЭП стандарта CMS. Условие применения — установка модулей TSP Client и OCSP Client и лицензий на них (КриптоПро TSP Client и КриптоПро OCSP Client).
Стандарт обеспечивает:
▫️доказательство момента подписания и действительности сертификата на момент подписания
▫️отсутствие необходимости сетевых обращений при проверке подписи
▫️простоту встраивания
Усовершенствованная ЭП имеет в своем составе всю необходимую информацию для проверки:
▫️время создания подписи (TSP)
▫️действительность сертификата в момент создания подписи (OCSP)
✅ Вывод: долговременное хранение ЭД с сохранением их юридической значимости не до конца проработано как на законодательном уровне, так и на технологическом
👉 Метка доверенного времени
➢ определена законодательно, но не установлена обязательность ее применения
👉 Стандарт CAdES
➢ не закреплен на законодательном уровне
➢ высокая стоимость лицензий
💬 Обсуждение в чате канала
👍12✍1🤔1
#кейс
Вчера у меня начался новый проект
Клиент: ИТ-компания - разработчик ГИС
Цель: организовать хранение документов и удобный доступ к корпоративной информации
ТОЧКА А
🔹подразделения «архив» нет
🔹номенклатуры дел нет
🔹документы в дела комплектуются несистемно или хранятся россыпью
Деятельность ведется с 2019 года. У руководства появилась потребность упорядочить документы и организовать электронный архив.
ПЛАН, КОТОРЫЙ Я ПРЕДЛОЖИЛА:
🔹разработать номенклатуру дел
🔹провести экспертизу ценности
🔹выполнить архивную обработку по результатам экспертизы (это делают коллеги-архивисты)
🔹сформировать справочно-информационный фонд (сканировать документы и разместить их в базе данных)
🔹регламентировать хранение документов
После экспертизы ценности и комплектования дел увидим реальный объем документов для хранения. И тогда сделаю расчет стоимости хранения в офисе компании и в стороннем архиве.
Рассказывать про ход проекта в режиме реального времени?
🤝🏻 - конечно
👍🏻 - да, коротко
👌🏻 - неинтересно
Вчера у меня начался новый проект
Клиент: ИТ-компания - разработчик ГИС
Цель: организовать хранение документов и удобный доступ к корпоративной информации
ТОЧКА А
🔹подразделения «архив» нет
🔹номенклатуры дел нет
🔹документы в дела комплектуются несистемно или хранятся россыпью
Деятельность ведется с 2019 года. У руководства появилась потребность упорядочить документы и организовать электронный архив.
ПЛАН, КОТОРЫЙ Я ПРЕДЛОЖИЛА:
🔹разработать номенклатуру дел
🔹провести экспертизу ценности
🔹выполнить архивную обработку по результатам экспертизы (это делают коллеги-архивисты)
🔹сформировать справочно-информационный фонд (сканировать документы и разместить их в базе данных)
🔹регламентировать хранение документов
После экспертизы ценности и комплектования дел увидим реальный объем документов для хранения. И тогда сделаю расчет стоимости хранения в офисе компании и в стороннем архиве.
Рассказывать про ход проекта в режиме реального времени?
🤝🏻 - конечно
👍🏻 - да, коротко
👌🏻 - неинтересно
🤝47👍10
Друзья, подбираю для вас темы постов и поняла, что надо познакомиться ближе (за год появились новые подписчики)
Буду благодарна, если заполните гугл-форму с небольшим опросом
Это займёт 1,5-2 минуты
👌🏻 - заполнил
😇 - сейчас заполню
😢 - не буду заполнять
Буду благодарна, если заполните гугл-форму с небольшим опросом
Это займёт 1,5-2 минуты
👌🏻 - заполнил
😇 - сейчас заполню
😢 - не буду заполнять
Google Docs
Софья Ульянцева: форма для анализа
Прохождение формы займёт не больше 1,5 минут.
👌10🥰2😇2
#кейс
Часть 2
часть 1 тут
Границы проекта: 60 подразделений
Сейчас собираем номенклатуру дел (НД). Рассказываю, как выполняется эта задача.
Каждое подразделение составило проект НД, поэтому у нас есть верхнеуровневое понимание, с какими документами кто работает.
❗️Но считать предоставленную нам информацию готовой НД нельзя, тк комплектование документов по папкам идет по усмотрению сотрудников и, зачастую, не имеет никакой логики.
Поэтому алгоритм работы такой:
1. приходим в подразделение с проектом НД и просим рассказать про каждую позицию
2. визуально осматриваем папки
3. фиксируем состав (какие документы содержит, копии/подлинники, сопроводительные материалы)
4. фиксируем кол-во папок по тематикам
В итоге получаем два перечня:
🧷папки, которые есть в подразделении, с указанием их состава и кол-ва
🧷перечень папок, кот. рекомендуем вести в дальнейшем (с иной систематизацией)
Первый перечень идет в работу архивисту: он обработает дела для передачи на хранение.
Второй — основа будущей НД.
Часть 2
часть 1 тут
Границы проекта: 60 подразделений
Сейчас собираем номенклатуру дел (НД). Рассказываю, как выполняется эта задача.
Каждое подразделение составило проект НД, поэтому у нас есть верхнеуровневое понимание, с какими документами кто работает.
❗️Но считать предоставленную нам информацию готовой НД нельзя, тк комплектование документов по папкам идет по усмотрению сотрудников и, зачастую, не имеет никакой логики.
Поэтому алгоритм работы такой:
1. приходим в подразделение с проектом НД и просим рассказать про каждую позицию
2. визуально осматриваем папки
3. фиксируем состав (какие документы содержит, копии/подлинники, сопроводительные материалы)
4. фиксируем кол-во папок по тематикам
В итоге получаем два перечня:
🧷папки, которые есть в подразделении, с указанием их состава и кол-ва
🧷перечень папок, кот. рекомендуем вести в дальнейшем (с иной систематизацией)
Первый перечень идет в работу архивисту: он обработает дела для передачи на хранение.
Второй — основа будущей НД.
👍10👏2❤1
Почему важен порядок в документах?
Если честно, то необходимость порядка в документах очевидна только нам с вами - специалистам разных областей, решающим задачу упорядочения или автоматизации документооборота.
🖇️Мы с вами понимаем, что беспорядок на столе означает беспорядок в голове (или в целом в делах компании).
Если честно, то необходимость порядка в документах очевидна только нам с вами - специалистам разных областей, решающим задачу упорядочения или автоматизации документооборота.
🖇️Мы с вами понимаем, что беспорядок на столе означает беспорядок в голове (или в целом в делах компании).
👍9❤4
Я знаю, как сложно донести до руководства, бизнеса ценность эффективной системы управления документами.
Но у меня есть рычаг, который я использую сама, и предлагаю вам.
Управление операционными рисками — тема, близкая и понятная бизнесу. Риск-менеджмент сопровождает управленческую деятельность, обеспечивает достижение бизнес-целей.
Как связаны документооборот и управление рисками?
Ключевой недостаток для бизнеса - это снижение финансовых показателей.
🖇️Документы и документные процессы оказывают негативное влияние на финансовые показатели, если имеют высокую себестоимость и возможность утраты юридической силы.
Оценить вероятность наступления риска можно, ответив на вопросы:
1. что влияет на рост себестоимости документного процесса? какова вероятность роста издержек для конкретного документного процесса?
2. что может произойти, чтобы документы потеряли способность выступать в качестве доказательства? какова вероятность утраты юридической значимости для конкретного документа?
Оценка риска для документных процессов проводится по шкале: высокий – средний – низкий
Вы смогли донести ценность эффективной системы документооборота?
🤝🏻 - да, все получилось!
😢 - пока нет
👍🏻 - в процессе
🔥 - мое руководство понимает все
Но у меня есть рычаг, который я использую сама, и предлагаю вам.
Как связаны документооборот и управление рисками?
Ключевой недостаток для бизнеса - это снижение финансовых показателей.
🖇️Документы и документные процессы оказывают негативное влияние на финансовые показатели, если имеют высокую себестоимость и возможность утраты юридической силы.
Оценить вероятность наступления риска можно, ответив на вопросы:
1. что влияет на рост себестоимости документного процесса? какова вероятность роста издержек для конкретного документного процесса?
2. что может произойти, чтобы документы потеряли способность выступать в качестве доказательства? какова вероятность утраты юридической значимости для конкретного документа?
Оценка риска для документных процессов проводится по шкале: высокий – средний – низкий
Вы смогли донести ценность эффективной системы документооборота?
🤝🏻 - да, все получилось!
😢 - пока нет
👍🏻 - в процессе
🔥 - мое руководство понимает все
👍13😢5❤2🤝2
#мнение
Возвращаюсь к посту «Обсуждение вопросов хранения электронных документов на заседании Ученого совета Историко-архивного институт»
В докладе разработчика новых Правил был затронут вопрос, что считать архивным документом. Коллеги из ВНИИДАД попросили меня уточнить их понимание архивного документа и скорректировать пост, что я и делаю.
ВНИИДАД: документ становится архивным с 01 января года, следующего за годом, в котором он был исполнен (окончен делопроизводством)
В чем практическая ценность этого определения?
Например, вам надо обосновать хранение документов, содержащих персональные данные.
В соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ (статья 1 п. 2 подп. 2) архивные документы не подпадают под действие этого закона. То есть любые документы с ПД, для которых задан срок хранения, можно и нужно хранить, и это не приводит к нарушению закона о персональных данных.
В чем проблема такого определения?
Если все документы, оконченные делопроизводством, считать архивными, то достаточно сложно объяснить, почему не все архивные документы следует передавать на архивное хранение. Этот момент считаю нелогичным.
При таком определении архивными документами являются и товарные накладные, счета-фактуры, платежные документы, служебные записки, справки, заявки и весь остальной массив документов, имеющих временный (до 10 лет) срок хранения.
🖇️Объем таких документов достигает 90% от всего документооборота.
Так надо ли весь этот массив относить к архивным документам?
Возвращаюсь к посту «Обсуждение вопросов хранения электронных документов на заседании Ученого совета Историко-архивного институт»
В докладе разработчика новых Правил был затронут вопрос, что считать архивным документом. Коллеги из ВНИИДАД попросили меня уточнить их понимание архивного документа и скорректировать пост, что я и делаю.
ВНИИДАД: документ становится архивным с 01 января года, следующего за годом, в котором он был исполнен (окончен делопроизводством)
В чем практическая ценность этого определения?
Например, вам надо обосновать хранение документов, содержащих персональные данные.
В соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ (статья 1 п. 2 подп. 2) архивные документы не подпадают под действие этого закона. То есть любые документы с ПД, для которых задан срок хранения, можно и нужно хранить, и это не приводит к нарушению закона о персональных данных.
В чем проблема такого определения?
Если все документы, оконченные делопроизводством, считать архивными, то достаточно сложно объяснить, почему не все архивные документы следует передавать на архивное хранение. Этот момент считаю нелогичным.
При таком определении архивными документами являются и товарные накладные, счета-фактуры, платежные документы, служебные записки, справки, заявки и весь остальной массив документов, имеющих временный (до 10 лет) срок хранения.
🖇️Объем таких документов достигает 90% от всего документооборота.
Так надо ли весь этот массив относить к архивным документам?
👍9
А вот мнение директора ВНИИДАД, к.и.н. Павла Кюнга
С персональными данными сложно. Это своего рода серая зона. Можно ли считать документы с ПД законченными до окончания их отработки, включая уничтожение? К сожалению, Закон о ПД это четко не регламентирует.
В ФЗ об архивном деле установлено, что документы, содержащие охраняемые законом тайны, доступны с ограничениями, а тайна личной жизни вообще ограничена в доступе на 75 лет.
Но четких разъяснений нет.
Касательно документов с короткими сроками хранения. Смысл уточнения момента, когда документы становятся архивными в том, что вне зависимости от места хранения организации должны их хранить ровно столько сколько установил закон, пусть даже и один год.
При этом в Правилах дана широкая вариация условий в зависимости от объёма документов (вплоть до запирающего шкафа).
На самом деле все из-за того, что типовой перечень "архивных" документов содержит сроки 1 год и ДМН. Поэтому нужно было пояснить, что такое архивный документ.
На мой взгляд пока обработка не закончена, то и документы еще в делопроизводстве. Как с личными делами. Пока работник работает, срок хранения не отсчитывается
👍4🤔4
#кейс
Часть 3
Проект по организации хранения документов в ИТ-компании
Части 1 и 2 тут
Что сделано за 8 дней, проведенных в офисе заказчика?
•Закончили инвентаризацию документов в 60 подразделениях.
•В каждом подразделении выявили виды документов, принципы их комплектования по папкам и количество единиц хранения.
•Под единицами хранения зафиксировали папки, архивные короба и коробки разного размера. Есть документы в россыпи.
Как зафиксирован результат инвентаризации?
Составили два перечня:
🧷папки, которые есть в подразделении, с указанием их состава и кол-ва (для дальнейшей работы архивиста)
🧷перечень папок, кот. рекомендуем вести в дальнейшем, то есть основа будущей НД (с иной систематизацией)
Что дальше?
🖊️Для обработки имеющегося массива документов обработаем первый перечень – сведем кол-во единиц хранения, охарактеризуем принцип формирования папок.
🖊️На основании этих данных архивист примет решение, переформировывать весь массив или нет.
🖊️Для формирования НД проанализируем состав выявленных документов и предложим новый принцип комплектования, согласуем его с подразделениями.
Задача – сделать не просто правильно, но и удобно для сотрудников.
Сколько человек выполняют работу? 2 методолога
Часть 3
Проект по организации хранения документов в ИТ-компании
Части 1 и 2 тут
Что сделано за 8 дней, проведенных в офисе заказчика?
•Закончили инвентаризацию документов в 60 подразделениях.
•В каждом подразделении выявили виды документов, принципы их комплектования по папкам и количество единиц хранения.
•Под единицами хранения зафиксировали папки, архивные короба и коробки разного размера. Есть документы в россыпи.
Как зафиксирован результат инвентаризации?
Составили два перечня:
🧷папки, которые есть в подразделении, с указанием их состава и кол-ва (для дальнейшей работы архивиста)
🧷перечень папок, кот. рекомендуем вести в дальнейшем, то есть основа будущей НД (с иной систематизацией)
Что дальше?
🖊️Для обработки имеющегося массива документов обработаем первый перечень – сведем кол-во единиц хранения, охарактеризуем принцип формирования папок.
🖊️На основании этих данных архивист примет решение, переформировывать весь массив или нет.
🖊️Для формирования НД проанализируем состав выявленных документов и предложим новый принцип комплектования, согласуем его с подразделениями.
Задача – сделать не просто правильно, но и удобно для сотрудников.
Сколько человек выполняют работу? 2 методолога
👍6👏3
Друзья, у меня новая площадка!
Теперь я снимаю короткие видео для youtube. Прошу у вас поддержки, в виде лайка и подписки📸
https://youtube.com/shorts/DfIK73clSAg?si=9pBklVcBf_EsHvzn
Теперь я снимаю короткие видео для youtube. Прошу у вас поддержки, в виде лайка и подписки
https://youtube.com/shorts/DfIK73clSAg?si=9pBklVcBf_EsHvzn
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
YouTube
Как вы относитесь к цифровизации? #IT #цифровизация #айти #работа #цифра #тренды #рекомендации #топ
🔥24❤9✍3👍3🤔2
Форматы хранения документов
🖊️Задача преобразования документов на бумажных носителях в эл. формат решается путем ретроспективной конверсии (сканирование и преобразование данных на бумажных носителях в электронный формат с созданием электронных архивов и баз данных)
Формат PDF (можно корректировать, выделять, создавать примечания и вести поиск по тексту). Бумажные носители не уничтожаются
🖊️Задача обеспечения хранения подлинных ЭлД требует формата, установленного для данного вида или группы документов:
− налоговые ЭлД — XML, приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@
− счета-фактуры, УПД, акт на услуги/работы — XML, приказы ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@, от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@
− кадровые документы — PDF/A-1A, приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н
− договоры, допсоглашения к ним, протоколы разногласий — PDF/A-3, приказ ФНС от 16.02.2023 N ЕД-7-26/115@
− ЭлД сроков хранения более 10 лет — PDF/A, приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 (особенность формата в невозможности внести в него изменения)
🖊️Задача преобразования документов на бумажных носителях в эл. формат решается путем ретроспективной конверсии (сканирование и преобразование данных на бумажных носителях в электронный формат с созданием электронных архивов и баз данных)
Формат PDF (можно корректировать, выделять, создавать примечания и вести поиск по тексту). Бумажные носители не уничтожаются
🖊️Задача обеспечения хранения подлинных ЭлД требует формата, установленного для данного вида или группы документов:
− налоговые ЭлД — XML, приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@
− счета-фактуры, УПД, акт на услуги/работы — XML, приказы ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@, от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@
− кадровые документы — PDF/A-1A, приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н
− договоры, допсоглашения к ним, протоколы разногласий — PDF/A-3, приказ ФНС от 16.02.2023 N ЕД-7-26/115@
− ЭлД сроков хранения более 10 лет — PDF/A, приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 (особенность формата в невозможности внести в него изменения)
👍8🔥4👏1
#лайфхак
Приемы создания перечней продолжение
В закрытом перечне сумма элементов совпадает с объемом делимого понятия, расширение не предусмотрено
Задачи экспертизы ценности:
а) определение сроков хранения документов
б) отбор документов для включения в состав АФ РФ
в) выявление документов с истекшими сроками хранения
В условно открытом перечне используются обобщающие слова (род, вид, тип, категория):
Архивные документы выдаются во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством РФ
Сертификат ключа проверки ЭП прекращает действие:
1) в связи с истечением установленного срока действия
2) на основании заявления владельца сертификата
3) в случае прекращения деятельности УЦ
4) в иных случаях, установленных настоящим ФЗ
Открытые перечни заканчиваются словами иные, другие, и так далее, и тому подобное, кот. несут высокую неопределенность, их значение снижается, и смысл нормы утрачивается. Такие перечни не следует использовать в документах.
Приемы создания перечней продолжение
В закрытом перечне сумма элементов совпадает с объемом делимого понятия, расширение не предусмотрено
Задачи экспертизы ценности:
а) определение сроков хранения документов
б) отбор документов для включения в состав АФ РФ
в) выявление документов с истекшими сроками хранения
В условно открытом перечне используются обобщающие слова (род, вид, тип, категория):
Архивные документы выдаются во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством РФ
Сертификат ключа проверки ЭП прекращает действие:
1) в связи с истечением установленного срока действия
2) на основании заявления владельца сертификата
3) в случае прекращения деятельности УЦ
4) в иных случаях, установленных настоящим ФЗ
Открытые перечни заканчиваются словами иные, другие, и так далее, и тому подобное, кот. несут высокую неопределенность, их значение снижается, и смысл нормы утрачивается. Такие перечни не следует использовать в документах.
👍4🔥4😁1
#лайфхак
Составляем правильный заголовок
Заголовок – один из реквизитов документа и должен выражать смысл документа, его основную идею и тематику. Правила составления заголовков относятся и к разделам документа.
🖇 Заголовок должен быть:
▫️точным
▫️кратким (сжатая форма)
▫️оптимально обобщённым
▫️емким
▫️формализованным (строгим,
чеканным, нейтральным, беспристрастным, без претензий на оригинальность, сдержанным и эмоционально холодным)
🖇 Задачи заголовка:
▫️поиск конкретного документа
▫️подбор комплекта документов по заданной тематике
▫️дотекстовое понимание документа
❌неправильно
положение о планировании, подготовке и проведении мероприятий
каких мероприятий: свадьба, юбилей или забастовка профсоюза?
✅ правильно
порядок проведения заседаний органов управления
причем такой порядок скорее будет не самостоятельным документом, а частью положения об органе управления
Составляем правильный заголовок
Заголовок – один из реквизитов документа и должен выражать смысл документа, его основную идею и тематику. Правила составления заголовков относятся и к разделам документа.
🖇 Заголовок должен быть:
▫️точным
▫️кратким (сжатая форма)
▫️оптимально обобщённым
▫️емким
▫️формализованным (строгим,
чеканным, нейтральным, беспристрастным, без претензий на оригинальность, сдержанным и эмоционально холодным)
🖇 Задачи заголовка:
▫️поиск конкретного документа
▫️подбор комплекта документов по заданной тематике
▫️дотекстовое понимание документа
❌неправильно
положение о планировании, подготовке и проведении мероприятий
каких мероприятий: свадьба, юбилей или забастовка профсоюза?
✅ правильно
порядок проведения заседаний органов управления
причем такой порядок скорее будет не самостоятельным документом, а частью положения об органе управления
🔥7👍5👌2💯1