Обновлен формат и порядок направления доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика (версия 5.02, часть 885_00)

👉 Зарегистрирован Приказ ФНС от 19 сентября 2023 № ЕД-7-26/648@, вносящий изменения в формат электронной доверенности и порядок ее направления

Какие изменения вступают в силу 1 марта 2024 года

1️⃣ Налогоплательщики, которые сдают отчетность в электронной форме, должны применять только электронную доверенность
(положения НК РФ об уполномоченном представителе налогоплательщика начинают применяться в редакции Федерального закона от 31.07.2023 N 389-ФЗ)

2️⃣ Отменяется действие приказа ФНС от 30 апреля 2021 №ЕД-7-26/445@ «Об утверждении формата электронной доверенности…»

3️⃣ Вводится новый формат электронной доверенности 5.02, часть 885_00.

Краткий обзор нового порядка направления доверенности

Куда направляется доверенность
▫️Доверенность, оформленная в соответствии с новым форматом, подписанная УКЭП доверителя, направляется доверителем либо представителем в налоговый орган, в котором доверитель состоит на учете. Если доверенность оформляется в отношении одного налогового органа, то она направляется в этот налоговый орган.

▫️Доверенность, оформленная в отношении нескольких либо всех налоговых органов, направляется в налоговый орган, в котором доверитель состоит на учете по месту нахождения - для российских организаций и обособленных подразделений иностранных организаций, по месту жительства (месту пребывания - при отсутствии места жительства на территории РФ) - для физлиц.

Когда направляется доверенность
▫️Доверенность должна быть направлена в налоговый орган и принята налоговым органом до начала осуществления электронного документооборота с представителем. Подтверждение приема доверенности — полученная отправителем квитанция о приеме налоговым органом.

Каким способом направляется доверенность
▫️Направление Доверенности по ТКС осуществляется в соответствии с приказом ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@

Передоверие
▫️Доверенность, оформленная в порядке передоверия, принимается налоговым органом в случае, если налоговым органом принята доверенность, на основании которой оформлено это передоверие

Информирование о доверенности
▫️Направление представителем электронного документа в соответствии с предоставленными полномочиями, указанными в доверенности, допускается без приложения информационного сообщения о представительстве в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. В этом случае в передаваемый электронный документ включается информация о доверенности (GUID доверенности)

💬 Обсуждение в чате канала

Эффективная коммуникация

Коммуникация - это процесс взаимодействия людей в обществе.

Критерии эффективной коммуникации
▫️максимально точная расшифровка сообщения, переданного автором
▫️полнота информации, которую удалось передать без потери смысла
▫️относительное единство замыслов адресанта (автора) и восприятия адресата речи

Элементы коммуникации

1️⃣ адресант (автор) сообщения — передает информацию
2️⃣ сообщение — единица коммуникации, которая передается по коммуникативному каналу
3️⃣ канал коммуникации — способ передачи информации, должен быть надежным
4️⃣ адресат — получает и расшифровывает сообщение
5️⃣ кодирование/декодирование — интерпретация, придание смысла сообщению

Что нарушает коммуникацию

🔺коммуникативный шум / барьер — негативные факторы, затрудняющие коммуникацию и приводящие к коммуникативной неудаче
🔺коммуникативная неудача — сбой в общении, разрушение коммуникативного замысла сторон

Вступая в коммуникацию (устную или письменную), важно помнить, что даже при общности языка и опыта общения люди имеют разный жизненный и языковой опыт, физические и психологические различия, поэтому:

🔺абсолютное совпадение зашифрованного и дешифрованного невозможно
🔺не получится передать информацию без потери смысла сообщения

Отсюда задачи сторон коммуникации:
▫️адресант (автор) должен стремится обеспечить достаточно полное и хорошее восприятие передаваемого сообщения
▫️адресат должен стремиться к максимально точной интерпретации сообщения

Условия эффективной коммуникации

Эффективная коммуникация возможна только при соблюдении определенных условий всеми сторонами коммуникации, это направленное на результат совместное усилие.

Ключевое условие эффективной коммуникации — владение коммуникативными качествами речи

Коммуникативные качества речи обеспечивают оптимальное общение сторон. Именно эти качества речи нужны нам с вами для успешного общения.

Далее расскажу про качества правильной речи, буду приводить примеры и разбирать их вместе с вами.

💬 Обсуждение в чате канала

#ЭффективнаяКоммуникация
#ДеловаяКоммуникация

Полное взаимопонимание между людьми, к сожалению, большая редкость. Это относится и к письменной деловой коммуникации.

Но проблема решаема, есть приемы, как сделать деловую коммуникацию более эффективной.

Что понимается под коммуникативной неудачей в письменной деловой речи?

▫️автор некорректно закодировал сообщение
▫️получатель сообщения некорректно его декодировал

Почему так происходит? В чем состоит проблема интерпретации смысла сообщения?
Сложность взаимопониманию придают, так называемые, коммуникативные барьеры языковой и внеязыковой природы

🔹Внеязыковые коммуникативные барьеры связаны с социально-культурными и статусно-ролевыми факторами

К ним относятся разный уровнь образования, опыт работы, социальное положение, разные фоновые знания

▫️смысл, вкладываемый автором в сообщение, не полностью включается в тот речевой код, который будет передан адресату, поскольку для автора часть его мысли очевидна, а для получателя она может быть неизвестна

▫️автор доминирует, давит авторитетом, навязывает мнение; в этом случае задавленный авторитетом получатель боится задать уточняющий вопрос, думая, что это свидетельство его некомпетентности

▫️получатель не воспринимает сообщение, так как имеющиеся у него социокультурные установки и стереотипное мышление мешают ему

🔹Языковые коммуникативные барьеры связаны с речевыми ошибками

Правильность речи — базовое требование к профессиональному общению. Речевые ошибки подрывают авторитет автора, дают основание усомниться в его профессионализме, а также снижают уровень понимания смысла делового текста.

Правильность речи формруется благодаря умению использовать качества хорошей речи, к ним относятся:

▫️логичность — владение логикой изложения
▫️точность — словоупотребления определяется знанием предмета речи, логикой мышления, умением выбирать нужные слова
▫️лаконизм — краткость и четкость выражения мысли
▫️ясность — понятность речи для адресата сообщения
▫️чистота — отсутствие в речи вульгаризмов, просторечия, профессионального жаргона, слов-паразитов
▫️уместность — выбор стилистически уместных для данной ситуации средств выражения

К речевым ошибкам не относятся ошибки в области практической грамотности: орфографические и пунктуационные, то есть темы, изученные в школе. К речевым относятся нарушения:

▫️лексические — неточности словоупотребления, искажение устойчивых выражений, неправильное сочетание слов
▫️грамматические
➢ морфологические — нарушения в словоизменении
➢ синтаксические — неправильное построение предложения
▫️стилистические — непонимание смысловых оттенков слов, их сферы употребления, неуместность речи конкретной коммуникативной ситуации
▫️логические — алогизмы
▫️композиционные — нарушение правил построения текста
▫️фактические — корректность данных

🔹Примеры речевых ошибок

неразличение паронимов: подпись – роспись, представить – предоставить и оплатить – заплатить

морфологическая ошибка: согласно приказа …

синтаксическая ошибка:
…для мультинациональных поставщиков услуг как постоянные, так и переменные издержки по предложению услуг полагаются выпуклой функцией цены предложения внутреннего рынка в том же самом секторе и издержек по импортируемым факторам производства

💬 Обсуждение в чате канала

#ЭффективнаяКоммуникация
#ДеловаяКоммуникация

Опыт экспертизы проектной документации показывает, что логические ошибки сейчас находятся на первом месте. Друзья, это очень затрудняет восприятие текста!

Я помогу разобраться в премудростях логических правил и законов. Начнем с понятия имени и свойства имен

Условия логичности текста на примере имени и понятия

1️⃣ правильные отношения объема между именами: тождества, подчинения, пересечения, исключения (см слайд)

2️⃣ соблюдение правил деления: единое основание деления, последовательность, соразмерность (следующий пост)

🔹Имя
▫️выражение языка, обозначающее отдельный предмет, совокупность сходных предметов, свойства, отношения и т.п
▫️выступает в роли подлежащего или именной части сказуемого в простом предложении
▫️ имя имеет содержание и объем
▫️свойства, входящие в содержание имени, позволяют в отношении любого предмета решить, можно его назвать этим именем или нет

Пример
▫️слово «документ» есть единичное имя отдельного предмета
▫️сочетание слов «управленческая документация» есть общее имя для множества определенного вида документов
▫️документ (подлежащее) обладает доказательной силой

🔹Содержание имени
▫️совокупность тех свойств, которые присущи всем предметам, обозначаемым данным именем

Пример
▫️содержание имени «документ» составляют свойства (1) «быть информацией, зафиксированной на материальном носителе» и (2) «иметь реквизиты, позволяющие ее идентифицировать»

Неправильно назвать только одно свойство содержания имени «документ», если мы говорим о том, что представляет собой это имя

🔹Объем имени
▫️совокупность или класс тех предметов, которые обладают признаками, входящими в содержание имени

Пример
▫️объем имени документ включает совокупность всех видов документов

Неправильно: к документам относятся приказы, служебные записки и договоры
Правильно:
вариант 1: к документам относятся (перечисляем все 80 видов документов из ОКУД) …
вариант 2 (сужаем объем): к распорядительным документам относятся приказ, решение и распоряжение

🔹Деление
▫️ это операция распределения на группы тех предметов, которые есть в исходном имени
▫️ каждая операция деления раскрывает полный объем того или иного имени

Есть четыре правила деления

Нарушение этих правил наблюдаются практически в каждом тексте. Редактор видит эту ошибку и понимает, что текст нелогичен и не имеет смысла, а адресат, не знающий логических законов, думает, что текст просто сложен для него. В итоге - коммуникативная неудача.


1️⃣ правило соразмерности
2️⃣ правило единства основания
3️⃣ правило исключения
4️⃣ правило непрерывности деления

💬 Обсуждение в чате канала

Продолжение следует ➡️

#ЭффективнаяКоммуникация
#ДеловаяКоммуникация

Логические операции деления

1️⃣ Правило соразмерности

Деление должно быть соразмерным. Сумма объемов членов деления (составных частей делимого понятия) должна в точности совпадать с объемом делимого понятия

Исходное имя
•х
•y
•z
где x+y+z=исходное имя

Правило исключает пропуск отдельных членов деления. Например, при делении документов по видам носителей информации, нельзя пропустить ни один из видов. В этом случае объем имени не будет раскрыт полностью.

Основание деления

Прежде чем приступить к операции деления нужно выявить один единственный признак или основание деления, по которому будет проводиться логическая операция

Ошибки
1.неполное деление
2.деление с излишними членами

Примеры признаков для деления имени документ

Носитель информации
▫️кинодокументы
▫️фотодокументы
▫️фонодокументы
▫️бумажные документы
▫️документы на машинном носителе

Признак подлинности
▫️подлинные
▫️копийные
▫️дубликаты

Происхождение документа
▫️личные
▫️официальные

Срок хранения
▫️постоянного срока хранения
▫️временного срока хранения

Правило соразмерности важно помнить при составлении списков и перечней: любое перечисление должно в полной мере раскрывать объем заголовка перечня/списка

💬 Обсуждение в чате канала

Продолжение следует ➡️

#ЭффективнаяКоммуникация
#ДеловаяКоммуникация

Какие цели можно поставить на 2024 год?

Друзья, коллеги! Сегодня отмечаю католическое Рождество 🌟 Для меня это особый праздник, связанный с культурой и традициями моей семьи (многие знают мое польское имя, как меня называют родные и близкие)🎄

От души желаю вам душевного равновесия, самореализации, взаимопонимания, благополучия и исполнения всего задуманного ❤️

Никогда не сбивайтесь со своего курса, верьте в себя, а Рождественская звезда укажет нам правильный путь✨✨✨

В оставшуюся неделю до нового года можно задуматься о том, какие цели поставить перед собой в профессиональном и личном плане.

Что я посоветую предпринять вам, чтобы расти в своем деле, выйти на новый уровень.

Три цели для своей компании

1️⃣ Начать цифровую трансформацию документооборота, постепенно уходя от дублирования процессов на бумаге и в электронном виде

2️⃣ Начать управлять операционными рисками для документных процессов и снизить издержки на административные процедуры

3️⃣ Создать работающую регламентную базу, которая задаст единые нормы и правила выполнения рабочих процедур, упорядочит внутренние коммуникации и будет способствовать повышению уровня корпоративной культуры

Три личные цели

1️⃣ Сделать свою письменную деловую коммуникацию более эффективной, осознав ценность умения выражать свои мысли на письме

2️⃣ Дополнить свои профессиональные компетенции, освоив навыки методолога

3️⃣ Развить критическое мышление, научиться делать обоснованные выводы, смотреть на проблему с разных сторон, логично рассуждать и подбирать аргументы для принятия рациональных решений

Буду рада быть с вами и дальше, поддерживать и вдохновлять, раскрывать новые смыслы в профессии, повышать свою ценность и для себя, и для окружающих


💬 Обсуждение в чате канала

С коллегами по государственной аттестационной комиссии факультета архивоведения и документоведения Историко-архивного института

Сегодня состоялась защита магистерских дипломов профиля "Управление документами и данными в цифровом государственном управлении"

Хорошие ребята защитились - в основном работники ведомственных архивов. Все дипломы связаны с хранением электронных документов. Постепенно появляются у нас с вами специалисты, обученные технологиям электронного хранения.

Обсуждение вопросов хранения электронных документов на заседании Ученого совета Историко-архивного института

Вчера на заседании Ученого совета ИАИ разработчики новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Правила) рассказали о внесенных изменениях применительно к хранению электронных архивных документов (ЭлАД).

Была возможность задать вопросы разработчикам и высказать пожелания, что включить в разрабатываемые Методические рекомендации по применению Правил.

Что интересного прозвучало

1️⃣ Аттестация информационных систем для кадрового электронного документооборота

Информационные системы, обеспечивающие хранение кадровой электронной документации, подлежат аттестации в связи с тем, что кадровые документы содержат персональные данные. Соответствующее разъяснение будет дано в отдельном нормативном правовом документе, который находятся на стадии разработки.

2️⃣ Пофайловый учет документов в СЭД

Переход от подокументного учета к пофайловому. Поскольку один ЭлД содержит набор файлов, находящихся в логической связи между собой, то учету подлежат именно файлы. Такая позиция четко прозвучала от разработчиков Правил. Это требование важно учитывать в связи с тем, что электронный архив любой организации потенциально должен быть готов к передаче архивнх документов в ГИС ЦХЭД (обязательное требование для документов по л/с при ликвидации организации).

3️⃣ Архивный документ

Потребовалось разъяснение разработчиков новых Правил того, что считать архивным документом. Закрепилась неверная трактовка архивного документа, как любого документа, завершенного делопроизводством.

Как правильно: архивным становится документ после экспертизы ценности и отобранный на архивное хранение, то есть это только документы категории долговременного и постоянного сроков хранения. Остальные документы не относятся к архивным.
Ошибочная трактовка связана с несколькими некорректными формулировками в НПА, которые разработчики из ВНИИДАД готовы со временем устранить.

4️⃣ Контейнер электронного документа

Контейнер нужен только для передачи электронного архивногодокумента (ЭлАД) из одной информационной системы в другую. Хранению подлежат не контейнеры, а файлы в их логической взаимосвязи.

5️⃣ Переподписание ЭлАД в СХЭД

Задала вопрос: как должно происходить переподписание ЭлАД? Кто это может делать?

Ответ: архивный работник своей ЭП или сама информационная система в автоматическом режиме (как это реализовано в ГИС ЦХЭД). Вообще рекомендовано ориентироваться на ГИС ЦХЭД и искать ответы на вопросы у разработчиков из НИИ Восход.


6️⃣ Различия в требованиях к хранению ЭлД в коммерческих и государственных организациях

На заседании был поднят деликатный вопрос разграничения требований к хранению ЭлАД в государственных и коммерческих организациях.
От разработчиков прозвучала формулировка «облегченные требования для коммерческих организаций». Разберем, в чем заключаются «облегченные требования»

👉 Общие требования к хранению ЭлАД в государственных и коммерческих организациях:

131. Нормативно урегулированы требования:
а) к обеспечению сохранности ЭлАД;
б) поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения;
в) разграничению прав доступа к ЭлАД;
г) порядку приема-передачи ЭлАД;
д) использованию ЭлАД;
е) использованию электронной подписи при архивном хранении.

132. Хранение ЭлАД осуществляется в СХЭД и (или) на физически обособленных носителях.

134. Требования к режиму хранения ЭлД в СХЭД обеспечиваются ее соответствием требованиям законодательства РФ в области создания, развития, ввода в эксплуатацию информационных систем и хранения в них информации* и соблюдением при ее эксплуатации требований ИБ и защиты информации**

*Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ "О безопасности"; постановление Правительства РФ от 6 июня 2015 г. N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации"; постановление Правительства РФ от 14 ноября 2015 г. N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации"

** Статья 16 Федерального закона N 149-ФЗ; приказ ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. N 17 с изменениями, внесенными приказами ФСТЭК России от 15 февраля 2017 г. N 27, от 28 мая 2019 г. N 106


👉 Требования к хранениюЭлАД в государственных органах:

Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69.

👉 Требование к хранению ЭлАД в коммерческих организациях:

133. При осуществлении хранения ЭлАД в СХЭД, организации вправе использовать услуги третьих сторон по хранению ЭлАД.


В итоге «облегченные требования» для коммерческих организаций заключаются:
➢ в наличии права передавать ЭлАД на хранение третьим лицам
➢ в необязательности соответствия СХЭД Приказу Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 (но при этом должны быть учтены требования других НПА, см. пункты 131 и 134 ⬆️)

💬 Обсуждение в чате канала

Объявляю новогодний нетворкинг

На канале и в чате канала около 900 подписчиков, объединенных интересом к автоматизации документооборота. Предлагаю в новогодние праздники развить свою сеть полезных контактов

Расскажите о себе в стиле самопрезентации «еlevator pitch» (кратко и по существу за 1 минуту)

У нас будет целых 10 дней, чтобы
▫️завязать личные и деловые контакты
▫️заявить о себе как о профессионале
▫️получить рекомендации от подписчиков, как применить свои знания и опыт
▫️найти сотрудников, клиентов или подрядчиков

Среди наших подписчиков есть ИТ-менеджеры, аналитики, методологи, бизнес-архитекторы, руководители проектов, владельцы бизнесов и программных продуктов, производимых компаниями ELMA, DIRECTUM, ММК-Информсервис (АТАЧ), Делис Инфо (РИО.CSP), сотрудники внедренческих центров (франчайзи и интеграторы), а также сотрудники служб делопроизводства и мои университетские коллеги документоведы, архивисты и лингвисты

🗣Примерный сценарий самопрезентации

▫️как вас зовут
▫️чем вы занимаетесь
▫️чем можете быть полезны сообществу
▫️в чем выгода сотрудничества с вами
▫️или какие специалисты могут быть полезны вам

Что сделать

1️⃣ перейти в чат канала
2️⃣ разместить короткую самопрезентацию (текст / аудио- / видеоролик)
3️⃣ следить за публикациями в чате и знакомиться
4️⃣ поделиться каналом и увеличить потенциальный круг полезных контактов

Поделиться каналом: https://t.me/DocManagement

Итак, заходим в чат канала, знакомимся, обмениваемся контактами, повышаем шансы потенциального партнерства, выгодного трудоустройства и инвестиций

Поехали! 🚀
Я тоже поучаствую😉

Друзья! Я очень рада, что вы были со мной в этом году и разделили радостные, волнительные и сложные моменты. Вы были моей поддержкой, мы вместе росли, становились лучше и сильнее.

Благодарю за данную мне возможность делиться знанием, опытом, быть для кого-то наставником. Истории наставничества складывались довольно спонтанно, а теперь я готова отдавать этому больше времени и сил.

Желаю, чтобы вы как можно смелее мечтали!
Мне даже больше нравится слово интенция — направленность сознания, намерение, воля, план (а у католиков это то, о чем просят в молитве). Интенция сильнее мечты, потому что предполагает действие.

С осознанного намерения начинается исполнение задуманного. Желаю не поддаваться внешним факторам, а спокойно и упорно достигать своих целей.

Я же за проактивную жизненную позицию, как вы поняли. Люблю сама создавать возможности, моделировать ситуации, принимать самостоятельно решения в опоре на свое мнение, свои ценности, свое понимание добра и зла.

С наступающим Новым годом! Будьте счастливы✨

Расширяю наше профессиональное сообщество методологов, ИТ-менеджеров и специалистов в области управления документами.

Устанавливайте профессиональные контакты, рассказывайте о себе, обменивайтесь опытом, получайте ответы сообщества на интересующие вас вопросы.

В чате канала уже публикуются самопрезентации 🗣➡️

Моя очередь 😉

Меня зовут Софья Ульянцева.
Я процессный методолог и эксперт в области управления документами.
Руковожу проектами по внедрению СЭД. Имею ученую степень, преподаю в вузах методологию документооборота (авторские курсы).

Знаю, с какими проблемами вы столкнулись, внедряя СЭД. Знаю, почему внедрение не всегда отвечает заданному результату. Знаю, что в организациях по-прежнему преобладает бумажный документооборот, а в системах проходит лишь часть жизненного цикла документов. Знаю, с какими сложностями вы столкнулись при обследовании документооборота, сборе требований и составлении ТЗ на внедрение. И еще знаю, почему сотрудники служб делопроизводства не могут выступить в роли методологов.

Знание проблемы — половина ее решения, а решение — в автоматизаци по эталонной модели. Я помогу устранить ошибки в документообороте, составлю ТЗ и прослежу за внедрением.

Технология отработана, есть успешно завершенные проекты. Работаю в партнерстве с опытной командой внедрения. Довольных заказчиков много, есть референсы. Лучший пример рекомендации: «хочешь сэкономить на внедрении СЭД - зови Ульянцеву»

Так что зовите Ульянцеву, если вам нужно:
▫️не просто внедрить СЭД, а повысить эффективность административных процедур и минимизировать операционные риски
▫️организовать электронный архив
▫️разработать локальные нормативные акты любого содержания
▫️иметь возможность советоваться с методологом про электронные документы и электронную подпись, работу с документами ДСП, ЭДО, изменения законодательства, выбор информационных систем и пр.

Буду также полезна как наставник, научу:
▫️как организовать эффективный документооборот
▫️составлять регламенты так, чтобы они работали
▫️вести деловую переписку
▫️составлять понятные, читаемые деловые тексты

Работаю индивидуально и с группами
☎️ мои контакты в описании профиля
🖌или заполните форму «Консультация» в правом верхнем углу ⬆️

Продолжайте!