Forwarded from Мир документов Делис Архив
Финал эксперимент по внедрению СЭД в «Делис Архив»
Прошло 16 р.д., осталось 4 р.д.
Если вы пропустили предыдущие посты про наш эксперимент, ссылки ниже:
🔹С чего всё началось
🔹Второй этап
🔹Третий этап
Что сделано:
Наш эксперимент по внедрению 1С Документооборот 3.0 с использованием новаторского подхода «Эталонная модель документооборота» подходит к концу. Лицензии закуплены, СЭД перенесена к нам. Сегодня провели обучение ключевых сотрудников, им предстоит обучить своих коллег. Все показалось понятным и логичным.
Наши финальные выводы:
🔵 «Эталонная модель документооборота» Ульянцевой Софьи - рабочая тема. Имея опыт автоматизации, можем заявить, что такой подход современный, экономит время, удобен для сотрудников.
🔵 Базовый функционал «1С Документооборот 3.0» нам полностью подошел, даже с перспективой его развития на года. Здорово, когда можно реализовать свои хотелки без программирования и огромных финансовых вложений.
🔵 Спасибо огромное методологами и инженерам внедрения. Это спецы высокого класса, принимали участие в разработке «1С Документооборот 3.0» и хорошо знают продукт изнутри. Быстро реагировали на наши пожелания и замечания, всегда были на связи.
🔵 Для удобства пользователей, обязательно нужны не перегруженные и очень наглядные инструкции.
🔵 Мы решили развивать наш проект в 2024 г. Будем отказываться от бумаги и переходить на ЭДО, насколько это будет возможно.
🔵 Будем рекомендовать своим клиентам «Эталонную модель внедрения СЭД» на базе «1С Документооборот 3.0».
🔵 Внедрить СЭД за 20 рабочих дней - реальная задача! «Делис Архив» внедрил свою СЭД всего за 16 рабочих дней.
📌 15 декабря мы проведем бизнес-завтрак с участием методологов и внедренцев. Расскажем про все этапы внедрения СЭД, про сроки окупаемости, покажем ее в действии, ответим на все вопросы.
Прошло 16 р.д., осталось 4 р.д.
Если вы пропустили предыдущие посты про наш эксперимент, ссылки ниже:
🔹С чего всё началось
🔹Второй этап
🔹Третий этап
Что сделано:
Наш эксперимент по внедрению 1С Документооборот 3.0 с использованием новаторского подхода «Эталонная модель документооборота» подходит к концу. Лицензии закуплены, СЭД перенесена к нам. Сегодня провели обучение ключевых сотрудников, им предстоит обучить своих коллег. Все показалось понятным и логичным.
Наши финальные выводы:
📌 15 декабря мы проведем бизнес-завтрак с участием методологов и внедренцев. Расскажем про все этапы внедрения СЭД, про сроки окупаемости, покажем ее в действии, ответим на все вопросы.
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍12👏3❤2🔥2
Основные цели и задачи конгресса
Подготовить рекомендации к правительствам всех стран о перезапуске процесса глобализации в ИТ с учетом новых технологических вызовов:
📍глобализация в ИТ отрасли привела к созданию небольшого числа ИТ-гигантов, что не отвечает реалиям нового мира, требующего вовлечения большего числа стран в развитие технологий
📍цифровые технологии и искусственный интеллект, в частности, вторгаются в повседневную жизнь людей и требуют особого внимания со стороны общества
Особенность конгресса
👉 Обсуждаем не столько новые «умные» технологии, сколько правильное и умное их использование, когда в центре внимания стоит ЧЕЛОВЕК
👉 SMART – значит «умный», но не как смартфон, а как умный, умеющий пользоваться новыми технологиями человек, в том числе и смартфоном
Организаторы конгресса
▫️Финансовый университет при Правительстве РФ
▫️Институт Философии РАН
при поддержке Союза ИТ-директоров России и экспертной сети EXPINET
Форма проведения
▫️5 декабря очно
▫️6 декабря офлайн
Место очного проведения
В здании Факультета ИТ и анализа больших данных Финансового университета
Что будут обсуждать философы и ИТ-менеджеры
➢ может ли ИИ мыслить и что сделать, чтобы ИИ мыслил
➢ технологический суверенитет России
➢ управление знаниями
➢ этика цифровизации
Все идеи будут оформлены в виде резолюции, которая будет опубликована в прессе
✅ Я буду выступать 6 декабря в секции "Новые смыслы в эпоху цифровизации: проекты Союза ИТ-директоров"
Мы с коллегами из Союза ИТ-директоров приглашаем вас к участию в конгрессе. Подключайтесь!
👉 Программа
👉 Регистрация
Подготовить рекомендации к правительствам всех стран о перезапуске процесса глобализации в ИТ с учетом новых технологических вызовов:
📍глобализация в ИТ отрасли привела к созданию небольшого числа ИТ-гигантов, что не отвечает реалиям нового мира, требующего вовлечения большего числа стран в развитие технологий
📍цифровые технологии и искусственный интеллект, в частности, вторгаются в повседневную жизнь людей и требуют особого внимания со стороны общества
Особенность конгресса
👉 Обсуждаем не столько новые «умные» технологии, сколько правильное и умное их использование, когда в центре внимания стоит ЧЕЛОВЕК
👉 SMART – значит «умный», но не как смартфон, а как умный, умеющий пользоваться новыми технологиями человек, в том числе и смартфоном
Организаторы конгресса
▫️Финансовый университет при Правительстве РФ
▫️Институт Философии РАН
при поддержке Союза ИТ-директоров России и экспертной сети EXPINET
Форма проведения
▫️5 декабря очно
▫️6 декабря офлайн
Место очного проведения
В здании Факультета ИТ и анализа больших данных Финансового университета
Что будут обсуждать философы и ИТ-менеджеры
➢ может ли ИИ мыслить и что сделать, чтобы ИИ мыслил
➢ технологический суверенитет России
➢ управление знаниями
➢ этика цифровизации
Все идеи будут оформлены в виде резолюции, которая будет опубликована в прессе
✅ Я буду выступать 6 декабря в секции "Новые смыслы в эпоху цифровизации: проекты Союза ИТ-директоров"
Мы с коллегами из Союза ИТ-директоров приглашаем вас к участию в конгрессе. Подключайтесь!
👉 Программа
👉 Регистрация
👏5❤1
Как правильно упомянуть название документа в тексте другого документа?
Как правильно написать название вида документа?
1️⃣ Если наименование вида документа указывается на бланке или на титульном листе
👉 оформляется прописными буквами без кавычек (Гост Р 7.0.97-2016. Приложение А титульный лист)
титульный лист (выравнивание по центру):
ПОЛОЖЕНИЕ
о договорной работе
бланк (наименование документа по центру, заголовок от левого поля с прописной буквы):
ПРИКАЗ
О создании рабочей группы
2️⃣ Если наименование вида документа упоминается в преамбуле или вводной части ЛНА
👉 оформляется с прописной буквы без кавычек, а наименование документа, которым он введен в действие, — со строчной:
В соответствии с пунктом 4.1 Положения о премировании, утвержденного приказом от 9 марта 2023 г. N 149
Во исполнение приказа Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
В соответствии с частью 7 статьи 22 Трудового кодекса Российской Федерации, а также в соответствии с пунктом 1 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, приказываю:
1. Утвердить прилагаемые единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
2. Установить, что приказ вступает в силу с 1 марта 2023 года.
3️⃣ Если текст документа составлен на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов
👉 по тексту даются ссылки арабскими цифрами в квадратных скобках [1] на библиографический список, размещенный в конце документа.
👉 сведения об источниках располагают в порядке появления ссылок в тексте документа и нумеруют арабскими цифрами с точкой, печатать следует с абзацного отступа.
Как правильно написать название вида документа?
1️⃣ Если наименование вида документа указывается на бланке или на титульном листе
👉 оформляется прописными буквами без кавычек (Гост Р 7.0.97-2016. Приложение А титульный лист)
титульный лист (выравнивание по центру):
ПОЛОЖЕНИЕ
о договорной работе
бланк (наименование документа по центру, заголовок от левого поля с прописной буквы):
ПРИКАЗ
О создании рабочей группы
2️⃣ Если наименование вида документа упоминается в преамбуле или вводной части ЛНА
👉 оформляется с прописной буквы без кавычек, а наименование документа, которым он введен в действие, — со строчной:
В соответствии с пунктом 4.1 Положения о премировании, утвержденного приказом от 9 марта 2023 г. N 149
Во исполнение приказа Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
В соответствии с частью 7 статьи 22 Трудового кодекса Российской Федерации, а также в соответствии с пунктом 1 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, приказываю:
1. Утвердить прилагаемые единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
2. Установить, что приказ вступает в силу с 1 марта 2023 года.
3️⃣ Если текст документа составлен на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов
👉 по тексту даются ссылки арабскими цифрами в квадратных скобках [1] на библиографический список, размещенный в конце документа.
👉 сведения об источниках располагают в порядке появления ссылок в тексте документа и нумеруют арабскими цифрами с точкой, печатать следует с абзацного отступа.
👍7❤1
Какие общие компетенции объединяют методологов разных направлений деятельности?
В чем заключается эффективность методолога?
Расскажу, как сама понимаю компетенции методолога.
Предлагаю обсудить, есть ли разница между методологом и аналитиком.
Напомню, что сейчас явно выделяются три направления методологии:
➢ продуктовая
➢ процессная
➢ предметной области
1️⃣ Специальные профессиональные знания
Знание законодательства той предметной области, с которой вы работаете. Именно это, в первую очередь, отличает методолога от аналитика. Потребуется также умение работать со справочно-информационными программами и хороший навык поиска информации.
2️⃣ Владение деловой письменной речью
Обязательный навык для методолога, поскольку результат его деятельности фиксируется и презентуется в текстовых материалах. Вам потребуются отличные навыки делового письма, составления текстов документов разных видов и знание правил оформления документов.
3️⃣ Аналитическое мышление
Аналитическое мышление предполагает умение применять методики работы с поступающей информацией. Методолог классифицирует полученные данные, анализирует их, вычленяет главное, делает выводы, дает оценку и рекомендации. Для выполнения такой работы вам потребуется знание логических приемов, освоить которые могут люди как с изначально гуманитарным, так и с аналитическим складом ума. Логика - это инструмент, которым можно овладеть.
4️⃣ Внимание к деталям
Человек с высоким фокусом на деталях не пропустит опечатки, фактические или грамматические ошибки. Такая педантичность, насмотренность на детали — еще одна отличительная черта методолога, которая помогает ему выполнять работу с высоким качеством и быть эффективным, поскольку ему не надо возвращаться к сделанному и исправлять ошибки.
5️⃣ Рациональный скептицизм и критическое мышление
Методолог должен уметь подвергать сомнению и критически оценивать полученную информацию, не допускать такую логическую ошибку, как «апелляция к авторитету».
6️⃣ Уверенность в себе
Результат работы методолога — это новые подходы, методы, решения. Методолог презентует результаты своей работы заказчику или руководителю, при этом он должен быть готов аргументированно защитить свою позицию (а это опять логика) и уверенно отстоять свою точку зрения.
7️⃣ Широкий кругозор
Методолог должен уметь видеть всю картину целиком, для этого нужно иметь представление о сфере деятельности компании, понимать ее стратегические цели, знать конкурентов — то есть выходить за рамки узкого профиля или конкретной задачи. Широкий кругозор поможет говорить с сотрудниками разного уровня иерархии на понятном им языке: с топ-менеджерами — на языке бизнеса, с административным персоналом — с использованием канцелярско-административного подстиля речи, с рабочими — с использованием привычной для них профессиональной лексики.
8️⃣ Высокие коммуникативные навыки
Методолог должен обладать навыками межличностного общения, включая навык активного слушания: воспринимать информацию, сосредотачиваться на содержании и контексте речи собеседника. Сюда отнесем также этику делового общения.
Есть чем дополнить этот перечень?
Каких качеств и навыков не хватает вам в работе?
О чем больше писать?
💬 Обсуждение в чате канала
В чем заключается эффективность методолога?
Расскажу, как сама понимаю компетенции методолога.
Предлагаю обсудить, есть ли разница между методологом и аналитиком.
Напомню, что сейчас явно выделяются три направления методологии:
➢ продуктовая
➢ процессная
➢ предметной области
1️⃣ Специальные профессиональные знания
Знание законодательства той предметной области, с которой вы работаете. Именно это, в первую очередь, отличает методолога от аналитика. Потребуется также умение работать со справочно-информационными программами и хороший навык поиска информации.
2️⃣ Владение деловой письменной речью
Обязательный навык для методолога, поскольку результат его деятельности фиксируется и презентуется в текстовых материалах. Вам потребуются отличные навыки делового письма, составления текстов документов разных видов и знание правил оформления документов.
3️⃣ Аналитическое мышление
Аналитическое мышление предполагает умение применять методики работы с поступающей информацией. Методолог классифицирует полученные данные, анализирует их, вычленяет главное, делает выводы, дает оценку и рекомендации. Для выполнения такой работы вам потребуется знание логических приемов, освоить которые могут люди как с изначально гуманитарным, так и с аналитическим складом ума. Логика - это инструмент, которым можно овладеть.
4️⃣ Внимание к деталям
Человек с высоким фокусом на деталях не пропустит опечатки, фактические или грамматические ошибки. Такая педантичность, насмотренность на детали — еще одна отличительная черта методолога, которая помогает ему выполнять работу с высоким качеством и быть эффективным, поскольку ему не надо возвращаться к сделанному и исправлять ошибки.
5️⃣ Рациональный скептицизм и критическое мышление
Методолог должен уметь подвергать сомнению и критически оценивать полученную информацию, не допускать такую логическую ошибку, как «апелляция к авторитету».
6️⃣ Уверенность в себе
Результат работы методолога — это новые подходы, методы, решения. Методолог презентует результаты своей работы заказчику или руководителю, при этом он должен быть готов аргументированно защитить свою позицию (а это опять логика) и уверенно отстоять свою точку зрения.
7️⃣ Широкий кругозор
Методолог должен уметь видеть всю картину целиком, для этого нужно иметь представление о сфере деятельности компании, понимать ее стратегические цели, знать конкурентов — то есть выходить за рамки узкого профиля или конкретной задачи. Широкий кругозор поможет говорить с сотрудниками разного уровня иерархии на понятном им языке: с топ-менеджерами — на языке бизнеса, с административным персоналом — с использованием канцелярско-административного подстиля речи, с рабочими — с использованием привычной для них профессиональной лексики.
8️⃣ Высокие коммуникативные навыки
Методолог должен обладать навыками межличностного общения, включая навык активного слушания: воспринимать информацию, сосредотачиваться на содержании и контексте речи собеседника. Сюда отнесем также этику делового общения.
Есть чем дополнить этот перечень?
Каких качеств и навыков не хватает вам в работе?
О чем больше писать?
💬 Обсуждение в чате канала
🔥6👍5
Функции документа
Рациональная организация работы с документами, правильный выбор вида документа, требуют понимания, а для чего документ создается.
Основные функции документа:
🔹правовая
🔹коммуникативная
🔹информационная
Правовая функция
Связана с юридической значимостью – неотъемлемым свойством документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера
▫️документ содержит информацию, которая может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для ведения деловой деятельности
▫️документ содержит нормы права и регулирует трудовые отношения
▫️создается с целью доказательства, свидетельства или подтверждения права на что-либо
Коммуникативная функция
Связана с организацией внутренних корпоративных коммуникаций. Реализуется функция информационно-справочными документами (служебные и докладные записки, заявки, запросы, информационные письма …). Обратите внимание, что эта группа документов не обладает правовой функцией и имеет слабую информационную функцию (поскольку сохраняются недолго).
▫️документ выступает как средство коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, государственными организациями, управляющей и управляемой системой
▫️служит основой для принятия управленческих решений.
Информационная функция
Связана с сохранением и накоплением информации. Обеспечивает эту функцию архивное хранение документов. Соответственно, реализуется функция, в первую очередь, в документах долговременного и постоянного сроков хранения.
▫️документ позволяет многократно использовать зафиксированную в нем информацию, повторно и неоднократно возвращаться к информации во времени
💬 Обсуждение в чате канала
Рациональная организация работы с документами, правильный выбор вида документа, требуют понимания, а для чего документ создается.
Основные функции документа:
🔹правовая
🔹коммуникативная
🔹информационная
Правовая функция
Связана с юридической значимостью – неотъемлемым свойством документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера
▫️документ содержит информацию, которая может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для ведения деловой деятельности
▫️документ содержит нормы права и регулирует трудовые отношения
▫️создается с целью доказательства, свидетельства или подтверждения права на что-либо
Коммуникативная функция
Связана с организацией внутренних корпоративных коммуникаций. Реализуется функция информационно-справочными документами (служебные и докладные записки, заявки, запросы, информационные письма …). Обратите внимание, что эта группа документов не обладает правовой функцией и имеет слабую информационную функцию (поскольку сохраняются недолго).
▫️документ выступает как средство коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, государственными организациями, управляющей и управляемой системой
▫️служит основой для принятия управленческих решений.
Информационная функция
Связана с сохранением и накоплением информации. Обеспечивает эту функцию архивное хранение документов. Соответственно, реализуется функция, в первую очередь, в документах долговременного и постоянного сроков хранения.
▫️документ позволяет многократно использовать зафиксированную в нем информацию, повторно и неоднократно возвращаться к информации во времени
💬 Обсуждение в чате канала
👍7👏1
Функции и характеристики систем электронного документооборота
Функции и характеристики СЭД определяются функциями самого документа, который должен выступать основным объектом этих систем. Не процесс, а именно документ. Если основным объектом СЭД выступает процесс, а не документ (как в системах класса BPM), то функции документа система поддержать не сможет. Это важно знать при переходе на безбумажную модель документооборота.
Напомню основные функции документа — правовая, коммуникативная и информационная.
Функции документа диктуют функциональность системам электронного документооборота.
Коммуникативная функция
Связана с информационным взаимодействием участников документооборота и поддержкой принятия управленческих решений (обеспечивает коммуникативную функцию документа, является каналом передачи информации)
Учетная функция
Связана с регистрацией и включением документов в документную систему организации (обеспечивает правовую функцию документа, его юридическую значимость)
Контрольная функция
Связана с поддержанием исполнительской дисциплины и своевременным исполнением документов (удобный инструмент контроля исполнения документов, поддержка жизненного цикла документа)
Кумулятивная функция
Связана со сбором, накоплением, систематизацией и сохранением документов и документированной информации с целью дальнейшего использования (обеспечивает информационную функцию документа, реализуется путем организации хранения электронных документов)
Аналитическая функция
Связана с получением аналитических отчетов по процессам и составу информационного фонда организации (обеспечивает информационную функцию документа, реализуется путем организации хранения электронных документов, качество аналитики будет зависеть от количества метаданных документа и объема включенных в систему документов)
Информационная функция
Связана с представлением актуальной, полной и достоверной информации о документе и об информации, в нем закрепленной, по запросам пользователей с учетом распределенных прав доступа (обеспечивает информационную функцию документа, реализуется путем организации хранения электронных документов, зависит от количества метаданных документа)
Я не выделяю отдельно правовую функцию СЭД, потому что правовой функцией наделен документ, а не система, в которую он включен. Система должна обеспечить создание юридически значимого документа и его хранение, это одна из характеристик СЭД
Характеристики СЭД для работы с электронным (цифровым) документом
▫️система обеспечивает полный жизненный цикл документа
▫️система поддерживает эталонную модель документооборота на уровне архитектуры
▫️система обеспечивает условия для создания юридически значимого документа
▫️система обеспечивает юридическую значимость документов в процессе их долговременного хранения по ГОСТ Р 54989/ISO/TR 18492
▫️система обеспечивает защиту информации по ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335-1, ГОСТ Р 50922, ГОСТ Р 53114, ГОСТ Р 51275, ГОСТ Р 59381, ГОСТ ISO/IEC 24760-2)
▫️система обеспечивает сбор и аналитическую обработку данных о документах и документных процессах
▫️система обеспечивает управление изменениями документных процессов и поддержку их актуальности по ГОСТ Р ИСО/МЭК 19770-1
💬 Обсуждение в чате канала
Функции и характеристики СЭД определяются функциями самого документа, который должен выступать основным объектом этих систем. Не процесс, а именно документ. Если основным объектом СЭД выступает процесс, а не документ (как в системах класса BPM), то функции документа система поддержать не сможет. Это важно знать при переходе на безбумажную модель документооборота.
Напомню основные функции документа — правовая, коммуникативная и информационная.
Функции документа диктуют функциональность системам электронного документооборота.
Коммуникативная функция
Связана с информационным взаимодействием участников документооборота и поддержкой принятия управленческих решений (обеспечивает коммуникативную функцию документа, является каналом передачи информации)
Учетная функция
Связана с регистрацией и включением документов в документную систему организации (обеспечивает правовую функцию документа, его юридическую значимость)
Контрольная функция
Связана с поддержанием исполнительской дисциплины и своевременным исполнением документов (удобный инструмент контроля исполнения документов, поддержка жизненного цикла документа)
Кумулятивная функция
Связана со сбором, накоплением, систематизацией и сохранением документов и документированной информации с целью дальнейшего использования (обеспечивает информационную функцию документа, реализуется путем организации хранения электронных документов)
Аналитическая функция
Связана с получением аналитических отчетов по процессам и составу информационного фонда организации (обеспечивает информационную функцию документа, реализуется путем организации хранения электронных документов, качество аналитики будет зависеть от количества метаданных документа и объема включенных в систему документов)
Информационная функция
Связана с представлением актуальной, полной и достоверной информации о документе и об информации, в нем закрепленной, по запросам пользователей с учетом распределенных прав доступа (обеспечивает информационную функцию документа, реализуется путем организации хранения электронных документов, зависит от количества метаданных документа)
Я не выделяю отдельно правовую функцию СЭД, потому что правовой функцией наделен документ, а не система, в которую он включен. Система должна обеспечить создание юридически значимого документа и его хранение, это одна из характеристик СЭД
Характеристики СЭД для работы с электронным (цифровым) документом
▫️система обеспечивает полный жизненный цикл документа
▫️система поддерживает эталонную модель документооборота на уровне архитектуры
▫️система обеспечивает условия для создания юридически значимого документа
▫️система обеспечивает юридическую значимость документов в процессе их долговременного хранения по ГОСТ Р 54989/ISO/TR 18492
▫️система обеспечивает защиту информации по ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335-1, ГОСТ Р 50922, ГОСТ Р 53114, ГОСТ Р 51275, ГОСТ Р 59381, ГОСТ ISO/IEC 24760-2)
▫️система обеспечивает сбор и аналитическую обработку данных о документах и документных процессах
▫️система обеспечивает управление изменениями документных процессов и поддержку их актуальности по ГОСТ Р ИСО/МЭК 19770-1
💬 Обсуждение в чате канала
👍4❤1
Уничтожение персональных данных на бумаге и в электронном виде
Собрала для вас НПА, которыми регулируются вопросы уничтожения ПД
1️⃣ Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"
👉 ПД подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей. Под уничтожением ПД понимаются действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание ПД в информационной системе и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители ПД
2️⃣ Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях
Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. N 77
👉 Бумажные документы, содержащие ПД, имеющие пометку ДСП, содержащие информацию ограниченного доступа уничтожаются путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
👉 Электронные документы подлежат выделению к уничтожению по аналогии с бумажными документами, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами.
Способы и методы уничтожения ПД
Оператор определяет самостоятельно, но с учетом действующих в регионе экологических требований к вторичной переработке бумаги и утилизации бумажных отходов экологически безопасным способом
Возможные варианты уничтожения бумажных документов
♻️шредирование пример шредера уровеня секретности DIN66399: P7
🚫термическая обработка (сжигание) - на сегодняшний день относится к неэкологичным способам утилизации
Возможные варианты уничтожения электронных документов
✅ физические методы уничтожения для машиночитаемых носителией (жесткий диск, флешка) — воздействие химически агрессивных составов, эрозирование поверхности, пескоструйная, ультразвуковая или электрохимическая обработка
✅ программные методы для уничтожения или обезличивания данных в информационной системе, включая данные в резервных копиях
3️⃣ ГОСТ Р 50739-95 "Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Общие технические требования"
👉 Предлагает программный метод очистки данных, используемый в некоторых программах для уничтожения файлов и уничтожения данных для перезаписи существующей информации на жестком диске или другом устройстве хранения.
Алгоритм проводит один цикл перезаписи данных псевдослучайными числами и защищает от восстановления данных стандартными средствами. Этот алгоритм соответствует второму классу защищенности из шести по классификации Государственной технической комиссии.
4️⃣ Требования и методы по обезличиванию персональных данных
Приказ Роскомнадзора от 5 сентября 2013 г. N 996
Методические рекомендации по применению Требований и методов по обезличиванию персональных данных
👉 Методы обезличивания:
▫️метод введения идентификаторов (замена части сведений (значений ПД) идентификаторами с созданием таблицы (справочника) соответствия идентификаторов исходным данным)
▫️метод изменения состава или семантики (изменение состава или семантики ПД путем замены результатами статистической обработки, обобщения или удаления части сведений)
▫️метод декомпозиции (разбиение множества (массива) ПД на несколько подмножеств (частей) с последующим раздельным хранением подмножеств)
▫️метод перемешивания (перестановка отдельных записей и групп записей в массиве ПД)
5️⃣ Требования к подтверждению уничтожения персональных данных
Приказ Роскомнадзора от 28 октября 2022 г. N 179
👉 После уничтожения ПД оператор должен документально оформить уничтожение
Состав подтверждающих документов:
➢ Для уничтожения ПД на бумажных носителях составляется:
▫️акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по Правилам Росархива)
▫️акт об уничтожении ПД (по Требованиям Роскомнадзора)
▫️документ, подтверждающий факт утилизации (по Правилам Росархива)
Собрала для вас НПА, которыми регулируются вопросы уничтожения ПД
1️⃣ Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"
👉 ПД подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей. Под уничтожением ПД понимаются действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание ПД в информационной системе и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители ПД
2️⃣ Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях
Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. N 77
👉 Бумажные документы, содержащие ПД, имеющие пометку ДСП, содержащие информацию ограниченного доступа уничтожаются путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
👉 Электронные документы подлежат выделению к уничтожению по аналогии с бумажными документами, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами.
Способы и методы уничтожения ПД
Оператор определяет самостоятельно, но с учетом действующих в регионе экологических требований к вторичной переработке бумаги и утилизации бумажных отходов экологически безопасным способом
Возможные варианты уничтожения бумажных документов
♻️шредирование пример шредера уровеня секретности DIN66399: P7
🚫термическая обработка (сжигание) - на сегодняшний день относится к неэкологичным способам утилизации
Возможные варианты уничтожения электронных документов
✅ физические методы уничтожения для машиночитаемых носителией (жесткий диск, флешка) — воздействие химически агрессивных составов, эрозирование поверхности, пескоструйная, ультразвуковая или электрохимическая обработка
✅ программные методы для уничтожения или обезличивания данных в информационной системе, включая данные в резервных копиях
3️⃣ ГОСТ Р 50739-95 "Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Общие технические требования"
👉 Предлагает программный метод очистки данных, используемый в некоторых программах для уничтожения файлов и уничтожения данных для перезаписи существующей информации на жестком диске или другом устройстве хранения.
Алгоритм проводит один цикл перезаписи данных псевдослучайными числами и защищает от восстановления данных стандартными средствами. Этот алгоритм соответствует второму классу защищенности из шести по классификации Государственной технической комиссии.
4️⃣ Требования и методы по обезличиванию персональных данных
Приказ Роскомнадзора от 5 сентября 2013 г. N 996
Методические рекомендации по применению Требований и методов по обезличиванию персональных данных
👉 Методы обезличивания:
▫️метод введения идентификаторов (замена части сведений (значений ПД) идентификаторами с созданием таблицы (справочника) соответствия идентификаторов исходным данным)
▫️метод изменения состава или семантики (изменение состава или семантики ПД путем замены результатами статистической обработки, обобщения или удаления части сведений)
▫️метод декомпозиции (разбиение множества (массива) ПД на несколько подмножеств (частей) с последующим раздельным хранением подмножеств)
▫️метод перемешивания (перестановка отдельных записей и групп записей в массиве ПД)
5️⃣ Требования к подтверждению уничтожения персональных данных
Приказ Роскомнадзора от 28 октября 2022 г. N 179
👉 После уничтожения ПД оператор должен документально оформить уничтожение
Состав подтверждающих документов:
➢ Для уничтожения ПД на бумажных носителях составляется:
▫️акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по Правилам Росархива)
▫️акт об уничтожении ПД (по Требованиям Роскомнадзора)
▫️документ, подтверждающий факт утилизации (по Правилам Росархива)
Telegram
Мир документов Делис Архив
Сегодня хотим показать вам работу еще одного шредера «Делис Архив» - Akten-ex. Шредер легко перерабатывает документы с металлическими элементами, однако все файлы необходимо заблаговременно изымать.
Патентованная немецкая технология Akten-Ex обеспечивает…
Патентованная немецкая технология Akten-Ex обеспечивает…
🔥5👍3
➢ Для уничтожения ПД, обработка которых производилась с использованием средств автоматизации
▫️акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по Правилам Росархива)
▫️акт об уничтожении ПД (по Требованиям Роскомнадзора)
▫️выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе ПД (по Требованиям Роскомнадзора)
👉 Акт об уничтожении персональных данных
Содержит:
▫️наименование ЮЛ или ФИО ФЛ и адрес оператора или лица, осуществляющего обработку ПД по поручению оператора
▫️ФИО субъекта или иную информацию, относящуюся к определенному ФЛ, чьи ПД были уничтожены
▫️ФИО, должность и подпись лиц, уничтоживших ПД
▫️перечень категорий уничтоженных ПД
▫️наименование уничтоженного материального носителя, содержащего ПД, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя
▫️наименование информационной системы ПД, из которой были уничтожены ПД
▫️способ уничтожения ПД
▫️причину уничтоженияПД
▫️дату уничтожения ПД
👉 Акт об уничтожении ПД в электронной форме
Подписывается в соответствии с законодательством РФ, признается электронным документом, равнозначным акту об уничтожении ПД на бумажном носителе, подписанному собственноручно
👉 Выгрузка из журнала
Содержит:
▫️ФИО субъекта или иную информацию, относящуюся к ФЛ, чьи ПД были уничтожены
▫️перечень категорий уничтоженных ПД
▫️наименование информационной системы ПД, из которой были уничтожены ПД
▫️причину уничтожения ПД
▫️дату уничтожения ПД субъекта (субъектов) ПД
Если выгрузка из журнала не позволяет указать отдельные сведения, недостающие сведения вносятся в акт об уничтожении ПД.
Если оператор обрабатывает ПД одновременно в электронном и бумажном виде, подтверждающими документами будут акт об уничтожении ПД и выгрузка из журнала.
Срок хранения акта об уничтожении ПД и выгрузки из журнала — 3 года.
Видео предоставлено архивной компанией Делис Архив
💬 Обсуждение в чате канала
▫️акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по Правилам Росархива)
▫️акт об уничтожении ПД (по Требованиям Роскомнадзора)
▫️выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе ПД (по Требованиям Роскомнадзора)
👉 Акт об уничтожении персональных данных
Содержит:
▫️наименование ЮЛ или ФИО ФЛ и адрес оператора или лица, осуществляющего обработку ПД по поручению оператора
▫️ФИО субъекта или иную информацию, относящуюся к определенному ФЛ, чьи ПД были уничтожены
▫️ФИО, должность и подпись лиц, уничтоживших ПД
▫️перечень категорий уничтоженных ПД
▫️наименование уничтоженного материального носителя, содержащего ПД, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя
▫️наименование информационной системы ПД, из которой были уничтожены ПД
▫️способ уничтожения ПД
▫️причину уничтоженияПД
▫️дату уничтожения ПД
👉 Акт об уничтожении ПД в электронной форме
Подписывается в соответствии с законодательством РФ, признается электронным документом, равнозначным акту об уничтожении ПД на бумажном носителе, подписанному собственноручно
👉 Выгрузка из журнала
Содержит:
▫️ФИО субъекта или иную информацию, относящуюся к ФЛ, чьи ПД были уничтожены
▫️перечень категорий уничтоженных ПД
▫️наименование информационной системы ПД, из которой были уничтожены ПД
▫️причину уничтожения ПД
▫️дату уничтожения ПД субъекта (субъектов) ПД
Если выгрузка из журнала не позволяет указать отдельные сведения, недостающие сведения вносятся в акт об уничтожении ПД.
Если оператор обрабатывает ПД одновременно в электронном и бумажном виде, подтверждающими документами будут акт об уничтожении ПД и выгрузка из журнала.
Срок хранения акта об уничтожении ПД и выгрузки из журнала — 3 года.
Видео предоставлено архивной компанией Делис Архив
💬 Обсуждение в чате канала
🔥11
В корпоративной жизни я всегда была немного сторонним наблюдателем, всегда анализировала и задавала много вопросов, как и положено методологу, задача которого организовать деятельность, а для этого надо уметь смотреть со стороны, наблюдать и делать выводы.
Есть много разных подходов, приемов, инструментов, которые используют компании для организации работы коллективов. Сегодня я делюсь своими наблюдениями на примере одного человека. Это моя подруга и коллега Лариса, с которой начинали работать вместе. Потом наши профессиональные пути разошлись, а дружба осталась. Более 10 лет она проработала в топовых банках, а последние 15 — в крупнейшей корпорации. Полтора года назад попала под сокращение и вот сейчас вернулась на освободившуюся позицию.
Что изменилось за полтора года в корпоративной жизни, и ее впечатления о первой неделе работы. Какие требования предъявляются к сотруднику на конкретной позиции. Именно это мне стало интересно, поэтому подробно приведу ее должностные обязанности.
Позиция Ларисы: эксперт штаба* ИТ-подразделения
*штаб — служба в составе каждого крупного подразделения (от 100 человек), которая совмещает хозяйственные и частично кадровые функции
Цели штаба:
▫️обеспечить деятельность подразделения и его эффективность
▫️создать комфортные условия для сотрудников
Задачи штаба:
1️⃣ Обслуживание нужд подразделения
▫️снабжение подразделения мебелью, оборудованием, расходными материалами и канцтоварами
▫️финансовое планирование и закупки
▫️организация ремонтов / переездов
▫️распределение парковочных мест
2️⃣ Работа с персоналом
▫️ведение штатной расстановки (более детальный документ по отношению к штатному расписанию)
▫️сопровождение приема/увольнения сотрудников (организация рабочего места, прием рабочего места и оборудования у увольняющихся)
▫️встреча новых сотрудников (приветственный набор на рабочий стол)
▫️организация мероприятий на уровне подразделения (поздравления с ДР, корпоративные праздники и пр)
3️⃣Охрана труда
▫️проведение обучения и инструктажей по охране труда, ознакомление с ЛНА, ведение журналов
▫️оценка условий труда и поддержка их соответствия требованиям надзора (санитарные, пожарные, эпидемиологические)
Прошла первая неделя работы. Лариса получила обратную связь от руководителя.
Что рекомендовано Ларисе для прохождения испытательного срока
☝️Усилить навыки работы в офисных программах
Excel, Word, Power Point и графические редакторы. Требуется профессиональный (продвинутый) уровень работы, а не базовый. Повысить навыки предложено самостоятельно: посетить курсы или вебинары во внерабочее время.
☝️Освоить работу в корпоративных информационных системах, КИС
Выполнение обязанностей связано с работой в десятках КИС. К концу испытательного срока они должны быть освоены (Лариса умеет работать в этих системах, но за полтора года они значительно изменились, старые навыки не спасают)
☝️Повысить коммуникативные качества письменной и устной речи
Требуется говорить и писать правильно, очень быстро, четко и лаконично.
(это требование опишу более подробно)
➢ для достижения лаконичности письменной речи рекомендована книга Максима Иляхова «Пиши, сокращай: Как создавать сильный текст»
➢ для повышения устной речевой компетенции рекомендовано
▫️очистить речь от слов-паразитов
▫️исключить многословие
▫️не употреблять просторечия
▫️повысить скорость речи
▫️улучшить дикцию
▫️освоить профессиональную лексику ИТ-подразделения (термины и профессионализмы) и применять в разговоре с ИТ-специалистами
Напомню, что Лариса — опытный офисный работник с большим стажем, занимала позиции руководителя направления, всегда была приближена к топ-менеджменту. Рекомендации даны не новичку в офисном мире и не молодому специалисту.
Обсуждение в чате канала
Есть много разных подходов, приемов, инструментов, которые используют компании для организации работы коллективов. Сегодня я делюсь своими наблюдениями на примере одного человека. Это моя подруга и коллега Лариса, с которой начинали работать вместе. Потом наши профессиональные пути разошлись, а дружба осталась. Более 10 лет она проработала в топовых банках, а последние 15 — в крупнейшей корпорации. Полтора года назад попала под сокращение и вот сейчас вернулась на освободившуюся позицию.
Что изменилось за полтора года в корпоративной жизни, и ее впечатления о первой неделе работы. Какие требования предъявляются к сотруднику на конкретной позиции. Именно это мне стало интересно, поэтому подробно приведу ее должностные обязанности.
Позиция Ларисы: эксперт штаба* ИТ-подразделения
*штаб — служба в составе каждого крупного подразделения (от 100 человек), которая совмещает хозяйственные и частично кадровые функции
Цели штаба:
▫️обеспечить деятельность подразделения и его эффективность
▫️создать комфортные условия для сотрудников
Задачи штаба:
1️⃣ Обслуживание нужд подразделения
▫️снабжение подразделения мебелью, оборудованием, расходными материалами и канцтоварами
▫️финансовое планирование и закупки
▫️организация ремонтов / переездов
▫️распределение парковочных мест
2️⃣ Работа с персоналом
▫️ведение штатной расстановки (более детальный документ по отношению к штатному расписанию)
▫️сопровождение приема/увольнения сотрудников (организация рабочего места, прием рабочего места и оборудования у увольняющихся)
▫️встреча новых сотрудников (приветственный набор на рабочий стол)
▫️организация мероприятий на уровне подразделения (поздравления с ДР, корпоративные праздники и пр)
3️⃣Охрана труда
▫️проведение обучения и инструктажей по охране труда, ознакомление с ЛНА, ведение журналов
▫️оценка условий труда и поддержка их соответствия требованиям надзора (санитарные, пожарные, эпидемиологические)
Прошла первая неделя работы. Лариса получила обратную связь от руководителя.
Что рекомендовано Ларисе для прохождения испытательного срока
☝️Усилить навыки работы в офисных программах
Excel, Word, Power Point и графические редакторы. Требуется профессиональный (продвинутый) уровень работы, а не базовый. Повысить навыки предложено самостоятельно: посетить курсы или вебинары во внерабочее время.
☝️Освоить работу в корпоративных информационных системах, КИС
Выполнение обязанностей связано с работой в десятках КИС. К концу испытательного срока они должны быть освоены (Лариса умеет работать в этих системах, но за полтора года они значительно изменились, старые навыки не спасают)
☝️Повысить коммуникативные качества письменной и устной речи
Требуется говорить и писать правильно, очень быстро, четко и лаконично.
(это требование опишу более подробно)
➢ для достижения лаконичности письменной речи рекомендована книга Максима Иляхова «Пиши, сокращай: Как создавать сильный текст»
➢ для повышения устной речевой компетенции рекомендовано
▫️очистить речь от слов-паразитов
▫️исключить многословие
▫️не употреблять просторечия
▫️повысить скорость речи
▫️улучшить дикцию
▫️освоить профессиональную лексику ИТ-подразделения (термины и профессионализмы) и применять в разговоре с ИТ-специалистами
Напомню, что Лариса — опытный офисный работник с большим стажем, занимала позиции руководителя направления, всегда была приближена к топ-менеджменту. Рекомендации даны не новичку в офисном мире и не молодому специалисту.
Обсуждение в чате канала
🔥4😱2😢1