Подходы к внедрению систем электронного документооборота

1️⃣ По требованиям
Стандартный подход, прочно закрепившийся на рынке внедрения СЭД
Не ошибусь, если скажу, что все проекты, в которых не участвуют методологи документооборота, и, соответственно, не используется методический подход к постановке документных процессов, реализуют лишь «хотелки» клиентов.

Я противник такого подхода, потому что лоскутная и хаотичная автоматизация не приводит к построению системы управления документами (под системой понимаю логическую взаимосвязь элементов, образующих целостность и единство).

Результат автоматизации «по требованиям»:
▫️излишние доработки типовой конфигурации (не зависит, на какой платформе)
▫️разный подход к отдельным участкам документооборота
▫️закрепление ошибок в документных процессах, которые были до автоматизации

Основной недостаток - такую модель документооборота нельзя масштабировать и трансформировать в безбумажную модель. Предприятие не двинется дальше автоматизации процессов согласования.

Я начала сотрудничать с аудиторами, поэтому буду показывать финансовую эффективность разных проектов, теперь включаю такой расчет в каждое внедрение.

Заказчику важно знать срок окупаемости, увидеть цифры до начала работ, до принятия решения.

2️⃣ По эталонной модели

Эталонная модель - это готовая модель документооборота и готовая архитектура системы электронного документооборота. Что входит в состав эталонной модели писала ранее

Важно ‼️ С помощью эталонной модели решаются разные задачи заказчика:

🔸можно провести реинжиниринг процессов документооборота, подготовить документооборот к цифровизации (эффективный подход)

🔸или быстро и недорого запустить СЭД с возможностью дальнейшего масштабирования (оптимальный подход)


Что представляет собой эффективный комплексный подход

Этапы проекта:
▫️диагностика документооборота на уровне подразделений
▫️корректировка документных процессов относительно эталонной модели
▫️проектирование целевой модели документооборота
▫️внедрение целевой модели на основе выбранной СЭД
▫️регламентация процессов

Внедрение «под ключ» от трех месяцев

Впервые публикую здесь видеоролик, в котором показываю методику диагностики и проектирования целевой модели документооборота. Именно этот подход и закреплен проектом национального стандарта «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»

🎥 Ролик

Что представляет собой оптимальный подход

Это базовая настройка СЭД с набором ограничений, не проводится обследование и проектирование

Этапы проекта:
▫️ознакомление заказчика с базовой настройкой
▫️сбор переменных данных
▫️настройка системы
▫️обучение пользователей
▫️тестирование системы и запуск в промышленную эксплуатацию

Внедрение «под ключ»  20 рабочих дней.

Сейчас идет пилотный проект, про который мы с заказчиком рассказываем каждую неделю.

Ролик можно обсудить в чате канала

Ты ж методолог

Профессия методолога востребована в разных отраслях — в онлайн-обучении, банковской, страховой и финансовой сферах, ИТ, производственных компаниях.

Что такое методология?

👉 Методология
▫️учение об организации деятельности
▫️ всегда направлена на получение нового результата

👉 Организация деятельности
▫️внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия
▫️совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого
▫️объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил

Направления методологии

➢ продуктовая
➢ процессная
➢ предметной области

Профессиональный стандарт
Специалист по процессному управлению, утв. приказом Минтруда России от 17 апреля 2018 г. N 248н


Продуктовый методолог

Где работает:
▫️ маркетинговая служба, где создается продуктовая линейка компании

Задачи:
▫️проводит исследования внешней среды, конкурентов
▫️создает концепции новых продуктов
▫️создает технические задания на разработку продукта
▫️следит за соответствием продукта бизнес-целям компании
▫️анализирует обратную связь по использованию продукта
▫️ предлагает пути развития продукта

Процессный методолог

Где работает:
▫️отдел организационного развития / организационного проектирования
▫️отдел методологии / стандартизации / регламентации

Задачи:
▫️проектирует процессную архитектуру компании
▫️внедряет систему процессного управления
▫️моделирует кросс-функциональные процессы
▫️регламентирует процессы, составляет локальные нормативные акты
▫️формирует регламентную базу компании

Методолог предметной области в разработке информационных систем и проектах автоматизации

Где работает:
▫️компании-производители программного обеспечения
▫️внедренческие центры

Задачи:
▫️выступает связующим звеном между командой разработки и пользователями
▫️обеспечивает соответствие разработки нормативным правовым актам и методическим материалам
▫️создает технические задания на разработку и развитие программных продуктов
▫️создает методики внедрения программных продуктов
▫️участвует в проектах внедрения (проводит предпроектное обследование, дает оценку готовности компании к автоматизации, проектирует целевые модели, готовит отчетную документацию)

Система электронного документооборота 1С:ДО 3.0 внедрена за 16 рабочих дней

Мы сделали это. Вчера программа введена в опытную эксплуатацию.
Осталось поблагодарить компанию Делис Архив и команду внедрения за то, что доверились методологам и рискнули провести экспериментальное внедрение без обследования и проектирования.

🌟Гипотеза подтверждена. Эталонная модель документооборота есть и она работает 🌟

☕️ 🥐🧁
15 декабря приглашаю вас на бизнес-завтрак

💬 участники нашей Dream Team расскажут про новую технологию внедрения СЭД
💬 Денис Авдюшин, руководитель Делис Архива, поделится впечатлениями от первого месяца работы в системе

Приходите, буду рада видеть вас!
место встречи скажу позже

Отвечу на вопросы по новой технологии в чате канала

Делюсь постом Делис Архива, лучше я рассказать не смогу

Основные цели и задачи конгресса

Подготовить рекомендации к правительствам всех стран о перезапуске процесса глобализации в ИТ с учетом новых технологических вызовов:

📍глобализация в ИТ отрасли привела к созданию небольшого числа ИТ-гигантов, что не отвечает реалиям нового мира, требующего вовлечения большего числа стран в развитие технологий
📍цифровые технологии и искусственный интеллект, в частности, вторгаются в повседневную жизнь людей и требуют особого внимания со стороны общества

Особенность конгресса

👉 Обсуждаем не столько новые «умные» технологии, сколько правильное и умное их использование, когда в центре внимания стоит ЧЕЛОВЕК
👉 SMART – значит «умный», но не как смартфон, а как умный, умеющий пользоваться новыми технологиями человек, в том числе и смартфоном

Организаторы конгресса
▫️Финансовый университет при Правительстве РФ
▫️Институт Философии РАН
при поддержке Союза ИТ-директоров России и экспертной сети EXPINET

Форма проведения
▫️5 декабря очно
▫️6 декабря офлайн

Место очного проведения
В здании Факультета ИТ и анализа больших данных Финансового университета

Что будут обсуждать философы и ИТ-менеджеры
➢ может ли ИИ мыслить и что сделать, чтобы ИИ мыслил
➢ технологический суверенитет России
➢ управление знаниями
➢ этика цифровизации

Все идеи будут оформлены в виде резолюции, которая будет опубликована в прессе

✅ Я буду выступать 6 декабря в секции "Новые смыслы в эпоху цифровизации: проекты Союза ИТ-директоров"

Мы с коллегами из Союза ИТ-директоров приглашаем вас к участию в конгрессе. Подключайтесь!

👉 Программа
👉 Регистрация

Как правильно упомянуть название документа в тексте другого документа?
Как правильно написать название вида документа?


1️⃣ Если наименование вида документа указывается на бланке или на титульном листе
👉 оформляется прописными буквами без кавычек (Гост Р 7.0.97-2016. Приложение А титульный лист)

титульный лист (выравнивание по центру):
ПОЛОЖЕНИЕ
о договорной работе

бланк (наименование документа по центру, заголовок от левого поля с прописной буквы):
ПРИКАЗ
О создании рабочей группы


2️⃣ Если наименование вида документа упоминается в преамбуле или вводной части ЛНА
👉 оформляется с прописной буквы без кавычек, а наименование документа, которым он введен в действие, — со строчной:

В соответствии с пунктом 4.1 Положения о премировании, утвержденного приказом от 9 марта 2023 г. N 149

Во исполнение приказа Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"

В соответствии с частью 7 статьи 22 Трудового кодекса Российской Федерации, а также в соответствии с пунктом 1 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, приказываю:

1. Утвердить прилагаемые единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
2. Установить, что приказ вступает в силу с 1 марта 2023 года.


3️⃣ Если текст документа составлен на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов
👉 по тексту даются ссылки арабскими цифрами в квадратных скобках [1] на библиографический список, размещенный в конце документа.

👉 сведения об источниках располагают в порядке появления ссылок в тексте документа и нумеруют арабскими цифрами с точкой, печатать следует с абзацного отступа.

Какие общие компетенции объединяют методологов разных направлений деятельности?
В чем заключается эффективность методолога?

Расскажу, как сама понимаю компетенции методолога.
Предлагаю обсудить, есть ли разница между методологом и аналитиком.

Напомню, что сейчас явно выделяются три направления методологии:
➢ продуктовая
➢ процессная
➢ предметной области

1️⃣ Специальные профессиональные знания
Знание законодательства той предметной области, с которой вы работаете. Именно это, в первую очередь, отличает методолога от аналитика. Потребуется также умение работать со справочно-информационными программами и хороший навык поиска информации.

2️⃣ Владение деловой письменной речью
Обязательный навык для методолога, поскольку результат его деятельности фиксируется и презентуется в текстовых материалах. Вам потребуются отличные навыки делового письма, составления текстов документов разных видов и знание правил оформления документов.

3️⃣ Аналитическое мышление
Аналитическое мышление предполагает умение применять методики работы с поступающей информацией. Методолог классифицирует полученные данные, анализирует их, вычленяет главное, делает выводы, дает оценку и рекомендации. Для выполнения такой работы вам потребуется знание логических приемов, освоить которые могут люди как с изначально гуманитарным, так и с аналитическим складом ума. Логика - это инструмент, которым можно овладеть.

4️⃣ Внимание к деталям
Человек с высоким фокусом на деталях не пропустит опечатки, фактические или грамматические ошибки. Такая педантичность, насмотренность на детали — еще одна отличительная черта методолога, которая помогает ему выполнять работу с высоким качеством и быть эффективным, поскольку ему не надо возвращаться к сделанному и исправлять ошибки.

5️⃣ Рациональный скептицизм и критическое мышление
Методолог должен уметь подвергать сомнению и критически оценивать полученную информацию, не допускать такую логическую ошибку, как «апелляция к авторитету».

6️⃣ Уверенность в себе
Результат работы методолога — это новые подходы, методы, решения. Методолог презентует результаты своей работы заказчику или руководителю, при этом он должен быть готов аргументированно защитить свою позицию (а это опять логика) и уверенно отстоять свою точку зрения.

7️⃣ Широкий кругозор
Методолог должен уметь видеть всю картину целиком, для этого нужно иметь представление о сфере деятельности компании, понимать ее стратегические цели, знать конкурентов — то есть выходить за рамки узкого профиля или конкретной задачи. Широкий кругозор поможет говорить с сотрудниками разного уровня иерархии на понятном им языке: с топ-менеджерами — на языке бизнеса, с административным персоналом — с использованием канцелярско-административного подстиля речи, с рабочими — с использованием привычной для них профессиональной лексики.

8️⃣ Высокие коммуникативные навыки
Методолог должен обладать навыками межличностного общения, включая навык активного слушания: воспринимать информацию, сосредотачиваться на содержании и контексте речи собеседника. Сюда отнесем также этику делового общения.

Есть чем дополнить этот перечень?
Каких качеств и навыков не хватает вам в работе?
О чем больше писать?

💬 Обсуждение в чате канала

Функции документа

Рациональная организация работы с документами, правильный выбор вида документа, требуют понимания, а для чего документ создается.

Основные функции документа:
🔹правовая
🔹коммуникативная
🔹информационная

Правовая функция
Связана с юридической значимостью – неотъемлемым свойством документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера

▫️документ содержит информацию, которая может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для ведения деловой деятельности
▫️документ содержит нормы права и регулирует трудовые отношения
▫️создается с целью доказательства, свидетельства или подтверждения права на что-либо

Коммуникативная функция
Связана с организацией внутренних корпоративных коммуникаций. Реализуется функция информационно-справочными документами (служебные и докладные записки, заявки, запросы, информационные письма …). Обратите внимание, что эта группа документов не обладает правовой функцией и имеет слабую информационную функцию (поскольку сохраняются недолго).

▫️документ выступает как средство коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, государственными организациями, управляющей и управляемой системой
▫️служит основой для принятия управленческих решений.

Информационная функция
Связана с сохранением и накоплением информации. Обеспечивает эту функцию архивное хранение документов. Соответственно, реализуется функция, в первую очередь, в документах долговременного и постоянного сроков хранения.

▫️документ позволяет многократно использовать зафиксированную в нем информацию, повторно и неоднократно возвращаться к информации во времени

💬 Обсуждение в чате канала

Функции и характеристики систем электронного документооборота

Функции и характеристики СЭД определяются функциями самого документа, который должен выступать основным объектом этих систем. Не процесс, а именно документ. Если основным объектом СЭД выступает процесс, а не документ (как в системах класса BPM), то функции документа система поддержать не сможет. Это важно знать при переходе на безбумажную модель документооборота.

Напомню основные функции документа — правовая, коммуникативная и информационная.

Функции документа диктуют функциональность системам электронного документооборота.

Коммуникативная функция
Связана с информационным взаимодействием участников документооборота и поддержкой принятия управленческих решений (обеспечивает коммуникативную функцию документа, является каналом передачи информации)

Учетная функция
Связана с регистрацией и включением документов в документную систему организации (обеспечивает правовую функцию документа, его юридическую значимость)

Контрольная функция
Связана с поддержанием исполнительской дисциплины и своевременным исполнением документов (удобный инструмент контроля исполнения документов, поддержка жизненного цикла документа)

Кумулятивная функция
Связана со сбором, накоплением, систематизацией и сохранением документов и документированной информации с целью дальнейшего использования (обеспечивает информационную функцию документа, реализуется путем организации хранения электронных документов)

Аналитическая функция
Связана с получением аналитических отчетов по процессам и составу информационного фонда организации (обеспечивает информационную функцию документа, реализуется путем организации хранения электронных документов, качество аналитики будет зависеть от количества метаданных документа и объема включенных в систему документов)

Информационная функция
Связана с представлением актуальной, полной и достоверной информации о документе и об информации, в нем закрепленной, по запросам пользователей с учетом распределенных прав доступа (обеспечивает информационную функцию документа, реализуется путем организации хранения электронных документов, зависит от количества метаданных документа)

Я не выделяю отдельно правовую функцию СЭД, потому что правовой функцией наделен документ, а не система, в которую он включен. Система должна обеспечить создание юридически значимого документа и его хранение, это одна из характеристик СЭД

Характеристики СЭД для работы с электронным (цифровым) документом

▫️система обеспечивает полный жизненный цикл документа
▫️система поддерживает эталонную модель документооборота на уровне архитектуры
▫️система обеспечивает условия для создания юридически значимого документа
▫️система обеспечивает юридическую значимость документов в процессе их долговременного хранения по ГОСТ Р 54989/ISO/TR 18492
▫️система обеспечивает защиту информации по ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335-1, ГОСТ Р 50922, ГОСТ Р 53114, ГОСТ Р 51275, ГОСТ Р 59381, ГОСТ ISO/IEC 24760-2)
▫️система обеспечивает сбор и аналитическую обработку данных о документах и документных процессах
▫️система обеспечивает управление изменениями документных процессов и поддержку их актуальности по ГОСТ Р ИСО/МЭК 19770-1

💬 Обсуждение в чате канала