Методология автоматизации - основа рационального проектирования и внедрения информационных систем
Сквозной темой прошедшего на неделе XVI научно-промышленного форума «Техническое перевооружение машиностроительных предприятий России» стали методики применения информационных технологий при решении задач импортозамещения и интенсификации промышленного производства в условиях мобилизационной экономики.
Ключевые тезисы докладчиков:
🔸системный, комплексный подход к автоматизации
🔸отказ от проектов по требованиям
🔸заблаговременная проработка изменений, неизбежно следующих за автоматизацией
🔸концентрация не на процессе внедрения, а на конечном целевом результате
Презентация моего доклада на форуме приложена в первом комментарии 🔽
Со своей стороны мы готовы предложить два системных подхода к автоматизации документооборота:
1️⃣ эффективный
2️⃣ оптимальный
Оба подхода выстроены на методике Эталонной модели. Краткая характеристика каждого из них.
Эффективная автоматизация документооборота
Основана на рационализации документооборота предприятия и формировании корректной, эффективной системы управления документами по готовой эталонной модели.
Реализуется путем проведения методических работ на уровне каждого подразделения предприятия. Это консалтинговый проект, выполняемый экспертами по управлению документами.
Этапы проекта:
▫️диагностика документооборота на уровне подразделений
▫️корректировка документных процессов относительно эталонной модели
▫️проектирование целевой модели документооборота
▫️внедрение целевой модели на основе выбранной СЭД
Сроки и стоимость:
▫️от трех месяцев
▫️от трех млн рублей
Оптимальная автоматизация документооборота
Основана на смене используемой модели документооборота на эталонную модель без обследования и проектирования. Применяется базовая настройка СЭД с набором ограничений.
Такая методика разработана по пожеланиям заказчиков: «внедрите сразу как правильно, не надо ничего обследовать и корректировать, мы готовы изменить свои процессы»
Этапы проекта:
▫️ознакомление заказчика с базовой настройкой (один день)
▫️сбор переменных данных (один день)
▫️настройка системы и заведение переменных данных
▫️обучение пользователей и тестирование системы
Сроки и стоимость:
▫️20 рабочих дней
▫️до трех млн рублей
Преимущество: внедрение «под ключ» за 20 рабочих дней с возможностью дальнейшего масштабирования и развития системы без потери правильной логики процессов документооборота.
✅ Заказать внедрение СЭД можно здесь
#ИТКонсалтинг
#ВнедрениеСЭД
Сквозной темой прошедшего на неделе XVI научно-промышленного форума «Техническое перевооружение машиностроительных предприятий России» стали методики применения информационных технологий при решении задач импортозамещения и интенсификации промышленного производства в условиях мобилизационной экономики.
Ключевые тезисы докладчиков:
🔸системный, комплексный подход к автоматизации
🔸отказ от проектов по требованиям
🔸заблаговременная проработка изменений, неизбежно следующих за автоматизацией
🔸концентрация не на процессе внедрения, а на конечном целевом результате
Презентация моего доклада на форуме приложена в первом комментарии 🔽
Со своей стороны мы готовы предложить два системных подхода к автоматизации документооборота:
1️⃣ эффективный
2️⃣ оптимальный
Оба подхода выстроены на методике Эталонной модели. Краткая характеристика каждого из них.
Эффективная автоматизация документооборота
Основана на рационализации документооборота предприятия и формировании корректной, эффективной системы управления документами по готовой эталонной модели.
Реализуется путем проведения методических работ на уровне каждого подразделения предприятия. Это консалтинговый проект, выполняемый экспертами по управлению документами.
Этапы проекта:
▫️диагностика документооборота на уровне подразделений
▫️корректировка документных процессов относительно эталонной модели
▫️проектирование целевой модели документооборота
▫️внедрение целевой модели на основе выбранной СЭД
Сроки и стоимость:
▫️от трех месяцев
▫️от трех млн рублей
Оптимальная автоматизация документооборота
Основана на смене используемой модели документооборота на эталонную модель без обследования и проектирования. Применяется базовая настройка СЭД с набором ограничений.
Такая методика разработана по пожеланиям заказчиков: «внедрите сразу как правильно, не надо ничего обследовать и корректировать, мы готовы изменить свои процессы»
Этапы проекта:
▫️ознакомление заказчика с базовой настройкой (один день)
▫️сбор переменных данных (один день)
▫️настройка системы и заведение переменных данных
▫️обучение пользователей и тестирование системы
Сроки и стоимость:
▫️20 рабочих дней
▫️до трех млн рублей
Преимущество: внедрение «под ключ» за 20 рабочих дней с возможностью дальнейшего масштабирования и развития системы без потери правильной логики процессов документооборота.
✅ Заказать внедрение СЭД можно здесь
#ИТКонсалтинг
#ВнедрениеСЭД
ecmdoc.ru
Софья Ульянцева
Обучение документообороту. Автоматизация документооборота. Повышение квалификации по документообороту. Методология документооборота
🔥5
Критическое мышление против здравого смысла
Работа с текстами хорошо развивает критическое мышление. Разборы, которые я часто делаю в своем блоге, - это, как раз, пример анализа и интерпретации явлений, основанных на приемах критического мышления.
Предлагаю обсудить, в чем суть критического мышления, как развить, и насколько этот навык полезен в жизни?
Начнем с нескольких терминов, которые в совокупности характеризуют интересующее нас понятие.
Анализ — разбиение, расчленение объекта на части с целью их исследования; иначе — изучение составных частей объекта исследования.
Критика — оценочное суждение.
Здравый смысл — общественное мнение, социокультурные установки, сформированные частой воспроизводимостью информации; при регулярном повторении информация становится привычной и правдивой, превращаясь в шаблонное мышление.
Когнитивная ошибка — искаженное восприятие окружающей действительности вследствие особенностей эмоционального фона, шаблонного мышления (принятие социокультурных установок, воздействие рекламы, как следствие - отказ от анализа).
Критическое мышление — критика (сомнение >> оценочное суждение) на основе проведенного анализа (это важно, так как критика без анализа является необоснованной, что ведет к ложному умозаключению). В основе критического мышления всегда лежит сомнение в достоверности, истинности, логичности (поиск манипуляций и лжи).
Получается, что критическое мышление борется со здравым смыслом, под которым можно понимать шаблонное мышление.
Психолог Даниель Канеман так описывает две стратегии человеческого мозга:
1️⃣ неосознанное быстрое принятие решений
происходит автоматически, нарабатывается повторяющимися действиями (выключение света при выходе из дома), может быть следствием часто воспроизводимой информации (здравый смысл — так принято) или следствием эмоционального состояния человека (на этом работает реклама)
2️⃣ осознанная концентрация на информации
размышления, включающие самоконтроль, анализ информации, планирование, что защищает человека от когнитивных ошибок.
Предлагаю чек-лист для разбора текста на основе приемов критического мышления
1️⃣ поделите мысленно текст на части (микротемы)
2️⃣ сверните суждения автора до «простых» (уберите все детали)
3️⃣ примените формулу:
▫️текст = одна тема
▫️пункт = одна подтема
▫️абзац = одна мысль
▫️предложение = одна мысль
▫️заголовок = основная мысль текста
4️⃣ используйте критерии проверки:
▫️абзацы связаны друг с другом по смыслу
▫️факты непротиворечивы и достоверны (цифры, даты, имена, названия, статистика, цитаты)
▫️мысль не повторяется и не подменяется другой
▫️минимум слов — максимум информации
▫️последовательно выстроенные аргументы
▫️легко читается, воспринимается с первого раза человеком средних интеллектуальных способностей
В следующих постах я сделаю разбор описания образовательной услуги и программного продукта:
📍курс «Эффективная деловая переписка», который предлагает учебный центр «Профи Карьера»
📍программа «Архивное делопроизводство», разработанная компанией «Диджитал Дизайн» на базе платформы Docsvision
Мы с вами применим приемы критического мышления к доступной нам текстовой информации и вместе решим, стоит ли покупать рассмотренные услуги.
Даю заранее ссылки на эти материалы с тем, чтобы вы попробовали сделать разбор самостоятельно, потом я опубликую свои разборы и обсудим, что получилось.
Первым разберем учебный курс, приведу его описание здесь в сокращенном виде:
Эффективная деловая переписка
Пройдите самый полный курс по деловой переписке и сэкономьте до 50% времени на написание электронных писем.
Вы скачаете уже составленный за Вас объемный словарик речевых клише и красочные чек-листы, которые улучшат Вашу письменную коммуникацию. Вы разберетесь в структуре электронного письма, научитесь работать с логикой преподнесения информации, сможете грамотно оформлять официальные письма по ГОСТу. Это и многое другое - в авторском курсе по деловой переписке.
Работа с текстами хорошо развивает критическое мышление. Разборы, которые я часто делаю в своем блоге, - это, как раз, пример анализа и интерпретации явлений, основанных на приемах критического мышления.
Предлагаю обсудить, в чем суть критического мышления, как развить, и насколько этот навык полезен в жизни?
Начнем с нескольких терминов, которые в совокупности характеризуют интересующее нас понятие.
Анализ — разбиение, расчленение объекта на части с целью их исследования; иначе — изучение составных частей объекта исследования.
Критика — оценочное суждение.
Здравый смысл — общественное мнение, социокультурные установки, сформированные частой воспроизводимостью информации; при регулярном повторении информация становится привычной и правдивой, превращаясь в шаблонное мышление.
Когнитивная ошибка — искаженное восприятие окружающей действительности вследствие особенностей эмоционального фона, шаблонного мышления (принятие социокультурных установок, воздействие рекламы, как следствие - отказ от анализа).
Критическое мышление — критика (сомнение >> оценочное суждение) на основе проведенного анализа (это важно, так как критика без анализа является необоснованной, что ведет к ложному умозаключению). В основе критического мышления всегда лежит сомнение в достоверности, истинности, логичности (поиск манипуляций и лжи).
Получается, что критическое мышление борется со здравым смыслом, под которым можно понимать шаблонное мышление.
Психолог Даниель Канеман так описывает две стратегии человеческого мозга:
1️⃣ неосознанное быстрое принятие решений
происходит автоматически, нарабатывается повторяющимися действиями (выключение света при выходе из дома), может быть следствием часто воспроизводимой информации (здравый смысл — так принято) или следствием эмоционального состояния человека (на этом работает реклама)
2️⃣ осознанная концентрация на информации
размышления, включающие самоконтроль, анализ информации, планирование, что защищает человека от когнитивных ошибок.
Предлагаю чек-лист для разбора текста на основе приемов критического мышления
1️⃣ поделите мысленно текст на части (микротемы)
2️⃣ сверните суждения автора до «простых» (уберите все детали)
3️⃣ примените формулу:
▫️текст = одна тема
▫️пункт = одна подтема
▫️абзац = одна мысль
▫️предложение = одна мысль
▫️заголовок = основная мысль текста
4️⃣ используйте критерии проверки:
▫️абзацы связаны друг с другом по смыслу
▫️факты непротиворечивы и достоверны (цифры, даты, имена, названия, статистика, цитаты)
▫️мысль не повторяется и не подменяется другой
▫️минимум слов — максимум информации
▫️последовательно выстроенные аргументы
▫️легко читается, воспринимается с первого раза человеком средних интеллектуальных способностей
В следующих постах я сделаю разбор описания образовательной услуги и программного продукта:
📍курс «Эффективная деловая переписка», который предлагает учебный центр «Профи Карьера»
📍программа «Архивное делопроизводство», разработанная компанией «Диджитал Дизайн» на базе платформы Docsvision
Мы с вами применим приемы критического мышления к доступной нам текстовой информации и вместе решим, стоит ли покупать рассмотренные услуги.
Даю заранее ссылки на эти материалы с тем, чтобы вы попробовали сделать разбор самостоятельно, потом я опубликую свои разборы и обсудим, что получилось.
Первым разберем учебный курс, приведу его описание здесь в сокращенном виде:
Эффективная деловая переписка
Пройдите самый полный курс по деловой переписке и сэкономьте до 50% времени на написание электронных писем.
Вы скачаете уже составленный за Вас объемный словарик речевых клише и красочные чек-листы, которые улучшат Вашу письменную коммуникацию. Вы разберетесь в структуре электронного письма, научитесь работать с логикой преподнесения информации, сможете грамотно оформлять официальные письма по ГОСТу. Это и многое другое - в авторском курсе по деловой переписке.
👍6
Данный курс прошли сотрудники Газпрома, платежных карт "МИР", Электролюкса, Мосводоканала и др.
Сделайте Ваши письма по-настоящему эффективными, пройдя обучение по составлению и оформлению деловых писем!
Онлайн-курс по деловому письму полезен, если Вы:
В результате прохождения модуля Вы научитесь грамотно оформлять деловые письма на бланках, разбираться в национальном стандарте по оформлению документов.
В результате прохождения модуля Вы сможете взять работу самые работающие и эффективные правила и принципы, благодаря которым Ваша коммуникация станет яснее.
В результате прохождения модуля Вы научитесь варьировать личный и формальный стили в своих письмах, разберетесь в стилистических приемах деловой переписки.
В результате модуля Вы возьмете в работу объемный словарик речевых клише для всех видов писем и сможете составить идеальные шаблоны писем для своей организации, сэкономите до 50% времени, ведь научитесь быстрее формулировать и писать письма клиентам и партнерам.
В результате прохождения модуля Вы сможете простраивать Ваши письма логично и понятно для адресата, Ваши письма будут отвечать ожиданиям получателя.
В результате прохождения модуля Вы научитесь оформлять электронные письма удобно для адресата, что сделает письма более понятными, читабельными и эффективными.
В результате прохождения модуля Вы возьмете в работу актуальные правила и принципы цифрового этикета и изучите правила современных быстрых коммуникаций.
‼️Этот текст размещен с целью учебного разбора, а не рекламы.
Обсуждение текста — в следующих постах и чате канала
✅ Заказать обучение про программе «Культура деловой речи» можно здесь
Сделайте Ваши письма по-настоящему эффективными, пройдя обучение по составлению и оформлению деловых писем!
Онлайн-курс по деловому письму полезен, если Вы:
• Менеджеры по работе с клиентами • Секретари/офис-менеджеры/помощники руководителей • Личные ассистенты руководителей • Руководители и специалисты служб ДОУ • Работники канцелярий, архивов, секретариата • Специалисты любых офисных специальностей • Все те, кто часто пишет деловые письмаВ результате прохождения модуля Вы научитесь грамотно оформлять деловые письма на бланках, разбираться в национальном стандарте по оформлению документов.
В результате прохождения модуля Вы сможете взять работу самые работающие и эффективные правила и принципы, благодаря которым Ваша коммуникация станет яснее.
В результате прохождения модуля Вы научитесь варьировать личный и формальный стили в своих письмах, разберетесь в стилистических приемах деловой переписки.
В результате модуля Вы возьмете в работу объемный словарик речевых клише для всех видов писем и сможете составить идеальные шаблоны писем для своей организации, сэкономите до 50% времени, ведь научитесь быстрее формулировать и писать письма клиентам и партнерам.
В результате прохождения модуля Вы сможете простраивать Ваши письма логично и понятно для адресата, Ваши письма будут отвечать ожиданиям получателя.
В результате прохождения модуля Вы научитесь оформлять электронные письма удобно для адресата, что сделает письма более понятными, читабельными и эффективными.
В результате прохождения модуля Вы возьмете в работу актуальные правила и принципы цифрового этикета и изучите правила современных быстрых коммуникаций.
‼️Этот текст размещен с целью учебного разбора, а не рекламы.
Обсуждение текста — в следующих постах и чате канала
✅ Заказать обучение про программе «Культура деловой речи» можно здесь
👍6
Запустить 1С:Документооборот 3.0 за 20 рабочих дней
Рассказываю про пилотный проект в компании Делис Архив
На прошлой неделе я написала про начало пилотного проекта в архивной компании Делис Архив и пообещала информировать о ходе проектных работ.
Рассказываю поэтапно, что сделали на сегодняшний день.
1️⃣ Создали рабочую группу (1 день)
В рабочую группу вошли 10 человек:
➣ заказчик: финансовый директор (руководитель проекта), коммерческий директор, офис-менеджер, юрист, представитель ИТ
➣ исполнитель: 2 методолога, 2 аналитика, функциональный архитектор
☝️в дальнейшем кол-во участников мы сократим, работаем полной командой в пилоте
☎️ канал коммуникации - группа в WhatsApp.
2️⃣ Провели сбор переменных данных (1 день)
В новой технологии первый этап называется «сбор переменных данных» так как мы не проводим обследование.
На очной встрече с заказчиком два методолога провели демонстрацию типовой схемы документооборота (эталонной модели) для участков:
▫️входящая и исходящая корреспонденция
▫️приказы, распоряжения, протоколы
▫️договоры
▫️информационно-справочные документы
В ходе демонстрации мы фиксировали переменные данные, которыми будут дополнены преднастроенные процессы и документы. Сбор данных у нас занял 2,5 часа.
В роли респондентов выступили: финансовый директор, коммерческий директор, юрист и офис-менеджер.
Отзыв рабочей группы Делис Архива о встрече с методологами:
«Сбор данных проводился с использованием опросников и схем методологов, показалось очень конструктивно, быстро и удобно. Нам предложили «эталонную» логику движения документов, удивило то, что она оказалась почти полностью применима к нам. Возможно, что такое попадание связано с тем, что наши процессы достаточно простые, а матрица ответственных лиц не очень большая»
3️⃣ Обработали собранные данные и сформировали целевую модель (2 дня)
Методологи обработали данные (1 день), сформировали целевую модель и передали команде внедрения.
Команда внедрения изучила целевую модель (1 день).
Результат обработки собранных данных: коллеги предложили корректировку процесса обработки договоров (важно, чтобы корректировки не меняли изначально заложенную логику). Интересно, что этот блок сейчас реализован в Битрикс24, но Делис Архив готов перенести его в 1С:Документооборот с тем, чтобы понять, в какой из систем работа с договорами будет удобнее.
В Битрикс24 сейчас организованы также все внутренние коммуникации, поэтому мы решили не настраивать информационно-справочные документы (ИСД) в 1С:Документообороте. Мы не относим ИСД к официальным документам и считаем, что самым удобным способом организации внутренних коммуникаций служит корпоративный портал.
4️⃣ Согласовали целевую модель и обсудили технологическую архитектуру (3 дня)
Направили целевую модель рабочей группе для подтверждения и согласования предложенных корректировок. Получили шаблоны файлов для включения в систему.
Обсудили с представителем отдела ИТ системную архитектуру, необходимую для работы 1С:Документооборота, рассчитали количество лицензий.
5️⃣ Настраиваем 1С:Документооборот (5 дней)
Эта работа выполняется сейчас:
▫️настраиваются 35 видов документов
▫️шаблоны документов
▫️нумераторы
▫️процессы обработки документов (15)
▫️права доступа
▫️реестры документов
▫️связи документов
▫️автозаполнение
Итак, с начала коммуникации с заказчиком до окончания настройки системы пройдет 12 рабочих дней
Оставшиеся работы:
🔸неделя опытной эксплуатации
🔸составление пользовательских инструкций с учетом выполненных корректировок относительно эталона
🔸обучение пользователей (одновременно с ОЭ)
Отзыв рабочей группы Делис Архива на сегодняшний день:
«Пока все спокойно, что бывает редко при внедрении ПО. Напряжений и лишней беготни с обеих сторон не наблюдается. На следующей неделе обещают уже показать результаты настройки»
Узнать, что думает об этом проекте наш клиент Делис Архив, можно здесь
На следующей неделе демонстрация и запуск в опытную эксплуатацию.
Поддержите? Я волнуюсь
Рассказываю про пилотный проект в компании Делис Архив
На прошлой неделе я написала про начало пилотного проекта в архивной компании Делис Архив и пообещала информировать о ходе проектных работ.
Рассказываю поэтапно, что сделали на сегодняшний день.
1️⃣ Создали рабочую группу (1 день)
В рабочую группу вошли 10 человек:
➣ заказчик: финансовый директор (руководитель проекта), коммерческий директор, офис-менеджер, юрист, представитель ИТ
➣ исполнитель: 2 методолога, 2 аналитика, функциональный архитектор
☝️в дальнейшем кол-во участников мы сократим, работаем полной командой в пилоте
☎️ канал коммуникации - группа в WhatsApp.
2️⃣ Провели сбор переменных данных (1 день)
В новой технологии первый этап называется «сбор переменных данных» так как мы не проводим обследование.
На очной встрече с заказчиком два методолога провели демонстрацию типовой схемы документооборота (эталонной модели) для участков:
▫️входящая и исходящая корреспонденция
▫️приказы, распоряжения, протоколы
▫️договоры
▫️информационно-справочные документы
В ходе демонстрации мы фиксировали переменные данные, которыми будут дополнены преднастроенные процессы и документы. Сбор данных у нас занял 2,5 часа.
В роли респондентов выступили: финансовый директор, коммерческий директор, юрист и офис-менеджер.
Отзыв рабочей группы Делис Архива о встрече с методологами:
«Сбор данных проводился с использованием опросников и схем методологов, показалось очень конструктивно, быстро и удобно. Нам предложили «эталонную» логику движения документов, удивило то, что она оказалась почти полностью применима к нам. Возможно, что такое попадание связано с тем, что наши процессы достаточно простые, а матрица ответственных лиц не очень большая»
3️⃣ Обработали собранные данные и сформировали целевую модель (2 дня)
Методологи обработали данные (1 день), сформировали целевую модель и передали команде внедрения.
Команда внедрения изучила целевую модель (1 день).
Результат обработки собранных данных: коллеги предложили корректировку процесса обработки договоров (важно, чтобы корректировки не меняли изначально заложенную логику). Интересно, что этот блок сейчас реализован в Битрикс24, но Делис Архив готов перенести его в 1С:Документооборот с тем, чтобы понять, в какой из систем работа с договорами будет удобнее.
В Битрикс24 сейчас организованы также все внутренние коммуникации, поэтому мы решили не настраивать информационно-справочные документы (ИСД) в 1С:Документообороте. Мы не относим ИСД к официальным документам и считаем, что самым удобным способом организации внутренних коммуникаций служит корпоративный портал.
4️⃣ Согласовали целевую модель и обсудили технологическую архитектуру (3 дня)
Направили целевую модель рабочей группе для подтверждения и согласования предложенных корректировок. Получили шаблоны файлов для включения в систему.
Обсудили с представителем отдела ИТ системную архитектуру, необходимую для работы 1С:Документооборота, рассчитали количество лицензий.
5️⃣ Настраиваем 1С:Документооборот (5 дней)
Эта работа выполняется сейчас:
▫️настраиваются 35 видов документов
▫️шаблоны документов
▫️нумераторы
▫️процессы обработки документов (15)
▫️права доступа
▫️реестры документов
▫️связи документов
▫️автозаполнение
Итак, с начала коммуникации с заказчиком до окончания настройки системы пройдет 12 рабочих дней
Оставшиеся работы:
🔸неделя опытной эксплуатации
🔸составление пользовательских инструкций с учетом выполненных корректировок относительно эталона
🔸обучение пользователей (одновременно с ОЭ)
Отзыв рабочей группы Делис Архива на сегодняшний день:
«Пока все спокойно, что бывает редко при внедрении ПО. Напряжений и лишней беготни с обеих сторон не наблюдается. На следующей неделе обещают уже показать результаты настройки»
Узнать, что думает об этом проекте наш клиент Делис Архив, можно здесь
На следующей неделе демонстрация и запуск в опытную эксплуатацию.
Поддержите? Я волнуюсь
🔥16👍11❤2
Сегодня разбор первого текста из поста "Критическое мышление против здравого смысла"
Жирным буду выделять фрагменты текста, на которые надо обратить внимание. После каждого абзаца даю комментарий курсивом.
———
Эффективная деловая переписка
Пройдите самый полный курс по деловой переписке и сэкономьте до 50% времени на написание электронных писем
▫️экономия 50% времени — это факт, требующий подтверждения, доказательства, ссылки на исследование
▫️электронные письма — в названии заявлена деловая переписка без указания электронного вида >> логическая ошибка >> подмена объекта (заголовок про одно, содержание — про другое)
Вы скачаете уже составленный за Вас объемный словарик речевых клише и красочные чек-листы, которые улучшат Вашу письменную коммуникацию. Вы разберетесь в структуре электронного письма, научитесь работать с логикой преподнесения информации, сможете грамотно оформлять официальные письма по ГОСТу. Это и многое другое - в авторском курсе по деловой переписке.
▫️написание Вы, Ваш с прописной буквы при обращении к нескольким лицам – ошибка, следовало писать со строчной
▫️объемный словарик - «большой маленький», слово «словарик» имеет уменьшительно-ласкательный суффикс, указывающий на небольшой размер
▫️… скачаете составленный за Вас … словарик …. и красочные чек-листы
➣ материал, который предоставляется слушателю не может быть составлен никем, кроме авторов обучения, а формулировка «что-то сделано за вас» несет смысл: вы сами этого не сделали, а мы сделали за вас
➢ слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами имеют стилистическую окраску, неуместную для анализируемого текста, аудитория взрослая
➢ прилагательное «красочные» должно показать преимущество, но для взрослого слушателя курса преимуществом будет не красочность, а содержательность, качество учебного материала, есть подозрение, что текст составлен по аналогии с детской программой
➢ скачаете словарик - способ передачи учебных материалов не имеет ценности, такая информация избыточна и только увеличивает объем текста
▫️Вы разберетесь в структуре электронного письма
➢ курс заявлен про деловую переписку, а не про электронные письма
➢ слушателю важно не разобраться в структуре того, что еще не существует, а научиться самому формировать правильную структуру текста конкретного вида письма
▫️научитесь работать с логикой преподнесения информации - пример лексической несочетаемости, нельзя работать с логикой. Логичность и структурированность - связанные между собой качества текста, значит слушателя следует научить принципам логичности, которая подразумевает и структурированность
▫️грамотно оформлять официальные письма по ГОСТу
➢ наречие «грамотно» в прямом значении характеризует соответствие нормам литературного языка, отсутствие грамматических и стилистических ошибок
➢ по какому ГОСТу? Это фактический материал, требующий уточнения
▫️последнее предложение абзаца - избыточно, не несет значимой содержательной информации
Данный курс прошли сотрудники Газпрома, платежных карт "МИР", Электролюкса, Мосводоканала и др.
Сделайте Ваши письма по-настоящему эффективными, пройдя обучение по составлению и оформлению деловых писем!
▫️слово «данный» — канцелярит, следует избегать в текстах, не относящихся к юридическому подстилю деловой речи
▫️курс прошли сотрудники платежных карт «Мир» — у платежных карт нет сотрудников, банковская карта - это платежный инструмент, а сотрудники есть у компании АО «Национальная система платежных карт»
▫️обучение по составлению и оформлению
➢ стилистическая ошибка нанизывания нескольких существительных в одной падежной форме, ошибка характерна для канцелярской, шаблонной речи (пример А.М. Пешковского: дом племянника жены кучера брата доктора)
➢ ошибка в управлении - обучение (чему?) составлению, ошибочно использован предлог «по» как лишний элемент, что привело к синтаксической избыточности словосочетания и квалифицируется как речевая ошибка.
Жирным буду выделять фрагменты текста, на которые надо обратить внимание. После каждого абзаца даю комментарий курсивом.
———
Эффективная деловая переписка
Пройдите самый полный курс по деловой переписке и сэкономьте до 50% времени на написание электронных писем
▫️экономия 50% времени — это факт, требующий подтверждения, доказательства, ссылки на исследование
▫️электронные письма — в названии заявлена деловая переписка без указания электронного вида >> логическая ошибка >> подмена объекта (заголовок про одно, содержание — про другое)
Вы скачаете уже составленный за Вас объемный словарик речевых клише и красочные чек-листы, которые улучшат Вашу письменную коммуникацию. Вы разберетесь в структуре электронного письма, научитесь работать с логикой преподнесения информации, сможете грамотно оформлять официальные письма по ГОСТу. Это и многое другое - в авторском курсе по деловой переписке.
▫️написание Вы, Ваш с прописной буквы при обращении к нескольким лицам – ошибка, следовало писать со строчной
▫️объемный словарик - «большой маленький», слово «словарик» имеет уменьшительно-ласкательный суффикс, указывающий на небольшой размер
▫️… скачаете составленный за Вас … словарик …. и красочные чек-листы
➣ материал, который предоставляется слушателю не может быть составлен никем, кроме авторов обучения, а формулировка «что-то сделано за вас» несет смысл: вы сами этого не сделали, а мы сделали за вас
➢ слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами имеют стилистическую окраску, неуместную для анализируемого текста, аудитория взрослая
➢ прилагательное «красочные» должно показать преимущество, но для взрослого слушателя курса преимуществом будет не красочность, а содержательность, качество учебного материала, есть подозрение, что текст составлен по аналогии с детской программой
➢ скачаете словарик - способ передачи учебных материалов не имеет ценности, такая информация избыточна и только увеличивает объем текста
▫️Вы разберетесь в структуре электронного письма
➢ курс заявлен про деловую переписку, а не про электронные письма
➢ слушателю важно не разобраться в структуре того, что еще не существует, а научиться самому формировать правильную структуру текста конкретного вида письма
▫️научитесь работать с логикой преподнесения информации - пример лексической несочетаемости, нельзя работать с логикой. Логичность и структурированность - связанные между собой качества текста, значит слушателя следует научить принципам логичности, которая подразумевает и структурированность
▫️грамотно оформлять официальные письма по ГОСТу
➢ наречие «грамотно» в прямом значении характеризует соответствие нормам литературного языка, отсутствие грамматических и стилистических ошибок
➢ по какому ГОСТу? Это фактический материал, требующий уточнения
▫️последнее предложение абзаца - избыточно, не несет значимой содержательной информации
Данный курс прошли сотрудники Газпрома, платежных карт "МИР", Электролюкса, Мосводоканала и др.
Сделайте Ваши письма по-настоящему эффективными, пройдя обучение по составлению и оформлению деловых писем!
▫️слово «данный» — канцелярит, следует избегать в текстах, не относящихся к юридическому подстилю деловой речи
▫️курс прошли сотрудники платежных карт «Мир» — у платежных карт нет сотрудников, банковская карта - это платежный инструмент, а сотрудники есть у компании АО «Национальная система платежных карт»
▫️обучение по составлению и оформлению
➢ стилистическая ошибка нанизывания нескольких существительных в одной падежной форме, ошибка характерна для канцелярской, шаблонной речи (пример А.М. Пешковского: дом племянника жены кучера брата доктора)
➢ ошибка в управлении - обучение (чему?) составлению, ошибочно использован предлог «по» как лишний элемент, что привело к синтаксической избыточности словосочетания и квалифицируется как речевая ошибка.
Telegram
DocManagement with Sofia
Критическое мышление против здравого смысла
Работа с текстами хорошо развивает критическое мышление. Разборы, которые я часто делаю в своем блоге, - это, как раз, пример анализа и интерпретации явлений, основанных на приемах критического мышления.
Предлагаю…
Работа с текстами хорошо развивает критическое мышление. Разборы, которые я часто делаю в своем блоге, - это, как раз, пример анализа и интерпретации явлений, основанных на приемах критического мышления.
Предлагаю…
Онлайн-курс по деловому письму полезен, если Вы:
• Менеджеры по работе с клиентами
• Секретари/офис-менеджеры/помощники руководителей
• Личные ассистенты руководителей
• Руководители и специалисты служб ДОУ
• Работники канцелярий, архивов, секретариата
• Специалисты любых офисных специальностей
• Все те, кто часто пишет деловые письма
▫️Местоимение Вы с прописной буквы указывает на обращение к одному лицу, далее в списке стоят существительные во множественном числе, получается: Если Вы (Глафира Петровна) менеджеры, если Вы (Петр Степанович) работники канцелярий, если Вы (Лариса Ивановна) все те, кто …
▫️Состав перечисления: … секретари …специалисты служб ДОУ …все те, кто часто пишет деловые письма
В этом перечислении практически каждый элемент пересекается с соседним. Например, разве секретари не являются работниками канцелярий?
Напомню правило логического деления, которое всегда применяется при составлении любого списка:
деление должно производиться только по одному основанию; в процессе деления избранный признак должен оставаться одним и тем же и не подменяться другим признаком
▫️ Специалисты любых специальностей - тавтология
Можно было ограничиться только фразой: курс будет полезен всем, кто пишет деловые письма
И заключительный блок - перечисление того, чему вы научитесь на курсе:
➢ грамотно оформлять письма на бланках
а не на бланках? как бланк влияет на грамматику?
➢ разбираться в стандарте
не применять стандарт, а только разбираться в нем?
➢ Ваша коммуникация станет яснее
коммуникация - это процесс, он не может быть ясным, процесс может быть эффективным
➢ Вы научитесь варьировать личный и формальный стили
нет таких терминов в стилистике русского языка
➢ Вы сможете простраивать Ваши письма логично и понятно для адресата, Ваши письма будут отвечать ожиданиям получателя
простраивать письма (?) просто скажу про лексическую несочетаемость слов
логично подразумевает понятно, это следствие логичности
а как письма могут отвечать ожиданиям получателя? например, претензионное письмо или письмо-соболезнование
➢ Вы научитесь оформлять электронные письма удобно для адресата, что сделает письма более понятными, читабельными и эффективными
оформление документа может быть правильным, а не удобным
правильное оформление письма не делает текст понятным
читабельный - разговорная речь, поэтому в информационном сообщении о курсе про деловую речь не может употребляться
письмо не может быть эффективным, это свойство коммуникации в данном контексте
➢ Вы возьмете в работу актуальные правила и принципы цифрового этикета и изучите правила современных быстрых коммуникаций
выделены правила и принципы, как отдельные объекты изучения, сомневаюсь, что в самой учебной программе есть такое же разделение, поэтому отнесу к лексической избыточности
цифровому этикету противопоставлены правила быстрых коммуникаций - если учесть, что быстрые коммуникации это и есть цифровые технологии, опять видим лексическую избыточность и логические ошибки
❗️Все бы ничего, если бы это не было описанием курса по деловой переписке
Запишетесь на такой курс? Что думаете? Или не так важно, лишь бы преподаватель был приятный?
Следующий разбор — описание программы «Архивное делопроизводство» компании «Диджитал Дизайн» на базе платформы Docsvision, открытая информация с сайта производителя
Обсуждение текстов в чате канала
• Менеджеры по работе с клиентами
• Секретари/офис-менеджеры/помощники руководителей
• Личные ассистенты руководителей
• Руководители и специалисты служб ДОУ
• Работники канцелярий, архивов, секретариата
• Специалисты любых офисных специальностей
• Все те, кто часто пишет деловые письма
▫️Местоимение Вы с прописной буквы указывает на обращение к одному лицу, далее в списке стоят существительные во множественном числе, получается: Если Вы (Глафира Петровна) менеджеры, если Вы (Петр Степанович) работники канцелярий, если Вы (Лариса Ивановна) все те, кто …
▫️Состав перечисления: … секретари …специалисты служб ДОУ …все те, кто часто пишет деловые письма
В этом перечислении практически каждый элемент пересекается с соседним. Например, разве секретари не являются работниками канцелярий?
Напомню правило логического деления, которое всегда применяется при составлении любого списка:
деление должно производиться только по одному основанию; в процессе деления избранный признак должен оставаться одним и тем же и не подменяться другим признаком
▫️ Специалисты любых специальностей - тавтология
Можно было ограничиться только фразой: курс будет полезен всем, кто пишет деловые письма
И заключительный блок - перечисление того, чему вы научитесь на курсе:
➢ грамотно оформлять письма на бланках
а не на бланках? как бланк влияет на грамматику?
➢ разбираться в стандарте
не применять стандарт, а только разбираться в нем?
➢ Ваша коммуникация станет яснее
коммуникация - это процесс, он не может быть ясным, процесс может быть эффективным
➢ Вы научитесь варьировать личный и формальный стили
нет таких терминов в стилистике русского языка
➢ Вы сможете простраивать Ваши письма логично и понятно для адресата, Ваши письма будут отвечать ожиданиям получателя
простраивать письма (?) просто скажу про лексическую несочетаемость слов
логично подразумевает понятно, это следствие логичности
а как письма могут отвечать ожиданиям получателя? например, претензионное письмо или письмо-соболезнование
➢ Вы научитесь оформлять электронные письма удобно для адресата, что сделает письма более понятными, читабельными и эффективными
оформление документа может быть правильным, а не удобным
правильное оформление письма не делает текст понятным
читабельный - разговорная речь, поэтому в информационном сообщении о курсе про деловую речь не может употребляться
письмо не может быть эффективным, это свойство коммуникации в данном контексте
➢ Вы возьмете в работу актуальные правила и принципы цифрового этикета и изучите правила современных быстрых коммуникаций
выделены правила и принципы, как отдельные объекты изучения, сомневаюсь, что в самой учебной программе есть такое же разделение, поэтому отнесу к лексической избыточности
цифровому этикету противопоставлены правила быстрых коммуникаций - если учесть, что быстрые коммуникации это и есть цифровые технологии, опять видим лексическую избыточность и логические ошибки
❗️Все бы ничего, если бы это не было описанием курса по деловой переписке
Запишетесь на такой курс? Что думаете? Или не так важно, лишь бы преподаватель был приятный?
Следующий разбор — описание программы «Архивное делопроизводство» компании «Диджитал Дизайн» на базе платформы Docsvision, открытая информация с сайта производителя
Обсуждение текстов в чате канала
👍3
Дайджест октября
📍История делопроизводства и школы научного управления
Начало 20-х годов. Развитие научной организации труда
Середина 20-х годов. «Любая кухарка способна управлять государством» — Ленин так не говорил, а что говорил?
Конец 20-х — начало 30-х годов. Новая система делопроизводства тиражирована на все предприятия и учреждения
Хронология формирования школы научного управления в СССР и США
📍Рубрика «Методическая консультация»
Передача персональных данных по электронной почте
Правила согласования документов
📍Методика регламентации процессов
Единство и непротиворечивость - основные принципы формирования регламентной базы. Разбор ошибок
Что делает ЛНА нормативным актом? Какие признаки правового акта должен иметь ЛНА? Разбор ошибок
📍Мои авторские права и другое личное
Спор об интеллектуальных и авторских правах - как используют авторские материалы в фирме 1С
1990 год - поездка по обмену в Великобританию, съемка в программе «До 16 и старше»
📍Внедрение 1С:Документооборота 3.0 за 20 рабочих дней
Пилотный проект в архивной компании Делис Архив. Начало
Пилотный проект в архивной компании Делис Архив. Продолжение
Выступление на XVI научно-промышленном форуме «Техническое перевооружение машиностроительных предприятий России». Доклад про подходы к автоматизации документооборота — эффективный и оптимальный
📍Критическое мышление против здравого смысла
Чек-лист для разбора текста на основе приемов критического мышления
Логический разбор текста на примере описания учебного курса «Эффективная деловая переписка»
📍История делопроизводства и школы научного управления
Начало 20-х годов. Развитие научной организации труда
Середина 20-х годов. «Любая кухарка способна управлять государством» — Ленин так не говорил, а что говорил?
Конец 20-х — начало 30-х годов. Новая система делопроизводства тиражирована на все предприятия и учреждения
Хронология формирования школы научного управления в СССР и США
📍Рубрика «Методическая консультация»
Передача персональных данных по электронной почте
Правила согласования документов
📍Методика регламентации процессов
Единство и непротиворечивость - основные принципы формирования регламентной базы. Разбор ошибок
Что делает ЛНА нормативным актом? Какие признаки правового акта должен иметь ЛНА? Разбор ошибок
📍Мои авторские права и другое личное
Спор об интеллектуальных и авторских правах - как используют авторские материалы в фирме 1С
1990 год - поездка по обмену в Великобританию, съемка в программе «До 16 и старше»
📍Внедрение 1С:Документооборота 3.0 за 20 рабочих дней
Пилотный проект в архивной компании Делис Архив. Начало
Пилотный проект в архивной компании Делис Архив. Продолжение
Выступление на XVI научно-промышленном форуме «Техническое перевооружение машиностроительных предприятий России». Доклад про подходы к автоматизации документооборота — эффективный и оптимальный
📍Критическое мышление против здравого смысла
Чек-лист для разбора текста на основе приемов критического мышления
Логический разбор текста на примере описания учебного курса «Эффективная деловая переписка»
Telegram
DocManagement with Sofia
История делопроизводства: научная организация труда
20-е годы прошлого столетия отмечены развитием научной организации управленческого труда (НОТ) и, в частности, делопроизводства. Нахожу интересные параллели с сегодняшним днем, поэтому напишу серию постов…
20-е годы прошлого столетия отмечены развитием научной организации управленческого труда (НОТ) и, в частности, делопроизводства. Нахожу интересные параллели с сегодняшним днем, поэтому напишу серию постов…
🔥7👍2
Проведу анализ описания программного продукта. Попробую определить, соответствует ли электронный архив на базе платформы Docsvision законодательству об архивном деле, и можно ли ему доверить хранение электронных документов.
Жирным буду выделять фрагменты текста, на которые надо обратить внимание. После каждого абзаца даю комментарий курсивом.
Решение «Архивное делопроизводство», разработанное компанией «Диджитал Дизайн» на базе платформы Docsvision, предназначено для автоматизации процессов комплектования, оперативного и ведомственного хранения, учета и использования документов организации.
Решение соответствует требованиям «Основных правил работы архивов организаций» и внедрено в крупных компаниях из различных отраслей.
❌ архивное делопроизводство
👉 нет такого термина в предметной области, есть «архивное дело»
❌ ведомство
👉 обобщенное наименование органов исполнительной власти рассматривающих и разрешающих специальные вопросы государственного управления; скорее всего имелось в виду архивное хранение в организациях (оперативное и архивное — два вида хранения документов)
❌ учет документов ведется в системах электронного документооборота
👉 в архивах учетной единицей является дело, а не документ; учет документов ведется в СЭД
❌ основные правила работы архивов организаций
👉нормативный акт не применяется с 2020 года
👉 нормативный акт не содержал требования к хранению электронных документов
В крупных распределенных компаниях и в различных органах государственной власти процессы делопроизводства являются одними из ключевых, от них напрямую зависит качество взаимодействия сотрудников друг с другом, а, соответственно, и эффективность работы всей организации. Автоматизация архивного делопроизводства на базе Docsvision позволит решить следующие задачи ....
❌ процессы делопроизводства являются одними из ключевых
👉 ключевые процессы любой организации — это основная деятельность и договорная работа, то есть те процессы, которые приносят прибыль; делопроизводство — это поддерживающая, вспомогательная деятельность
❌ от процессов делопроизводства зависит качество взаимодействия сотрудников друг с другом, а, соответственно, и эффективность работы всей организации
👉 делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
👉 от процессов делопроизводства качество взаимодействия не зависит, оно обеспечивается упорядоченными внутренними коммуникациями, которые могут быть реализованы на корпоративном портале, с помощью корпоративных мессенджеров и форумов;
👉 качество взаимодействия сотрудников друг с другом не определяет эффективность работы организации
👉 все вместе это не имеет отношения к архивному хранению документов
Решение «Архивное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет автоматизировать деятельность структурно и территориально распределенных предприятий, осуществляющих централизованное ведомственное хранение документов.
❌ автоматизировать деятельность … предприятий
👉 электронный архив не автоматизирует деятельность предприятий, для этого есть системы класса ERP
❌ централизованное ведомственное хранение документов
👉 подмена понятий: ведомственное хранение вместо архивного хранения
В решении «Архивное делопроизводство» настроены различные отчеты, позволяющие в любой момент получить наглядную картину о состоянии дел в организации, а встроенный конструктор помогает сформировать новый вид отчетности в удобной для вас форме.
Жирным буду выделять фрагменты текста, на которые надо обратить внимание. После каждого абзаца даю комментарий курсивом.
Решение «Архивное делопроизводство», разработанное компанией «Диджитал Дизайн» на базе платформы Docsvision, предназначено для автоматизации процессов комплектования, оперативного и ведомственного хранения, учета и использования документов организации.
Решение соответствует требованиям «Основных правил работы архивов организаций» и внедрено в крупных компаниях из различных отраслей.
❌ архивное делопроизводство
👉 нет такого термина в предметной области, есть «архивное дело»
❌ ведомство
👉 обобщенное наименование органов исполнительной власти рассматривающих и разрешающих специальные вопросы государственного управления; скорее всего имелось в виду архивное хранение в организациях (оперативное и архивное — два вида хранения документов)
❌ учет документов ведется в системах электронного документооборота
👉 в архивах учетной единицей является дело, а не документ; учет документов ведется в СЭД
❌ основные правила работы архивов организаций
👉нормативный акт не применяется с 2020 года
👉 нормативный акт не содержал требования к хранению электронных документов
В крупных распределенных компаниях и в различных органах государственной власти процессы делопроизводства являются одними из ключевых, от них напрямую зависит качество взаимодействия сотрудников друг с другом, а, соответственно, и эффективность работы всей организации. Автоматизация архивного делопроизводства на базе Docsvision позволит решить следующие задачи ....
❌ процессы делопроизводства являются одними из ключевых
👉 ключевые процессы любой организации — это основная деятельность и договорная работа, то есть те процессы, которые приносят прибыль; делопроизводство — это поддерживающая, вспомогательная деятельность
❌ от процессов делопроизводства зависит качество взаимодействия сотрудников друг с другом, а, соответственно, и эффективность работы всей организации
👉 делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
👉 от процессов делопроизводства качество взаимодействия не зависит, оно обеспечивается упорядоченными внутренними коммуникациями, которые могут быть реализованы на корпоративном портале, с помощью корпоративных мессенджеров и форумов;
👉 качество взаимодействия сотрудников друг с другом не определяет эффективность работы организации
👉 все вместе это не имеет отношения к архивному хранению документов
Решение «Архивное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет автоматизировать деятельность структурно и территориально распределенных предприятий, осуществляющих централизованное ведомственное хранение документов.
❌ автоматизировать деятельность … предприятий
👉 электронный архив не автоматизирует деятельность предприятий, для этого есть системы класса ERP
❌ централизованное ведомственное хранение документов
👉 подмена понятий: ведомственное хранение вместо архивного хранения
В решении «Архивное делопроизводство» настроены различные отчеты, позволяющие в любой момент получить наглядную картину о состоянии дел в организации, а встроенный конструктор помогает сформировать новый вид отчетности в удобной для вас форме.
👍2
❌ настроены различные отчеты … сформировать новые виды отчетов
👉 электронный архив должен содержать обязательные учетные архивные формы, к ним относятся: книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда, опись дел, документов, опись электронных документов, дело фонда; есть еще вспомогательные учетные архивные формы; про учетные формы в описании ничего не говорится, оцениваю так — отчетных форм нет, есть произвольные отчеты, не соответствующие требованиям законодательства
👉 состояние дел в организации можно отслеживать с применением систем класса ERP, но не с помощью электронного архива
Архив кадровых документов хранит всю информацию по личному составу и кадровому резерву в защищённой базе данных. Автоматизирует кадровые процессы (подбор, найм, обучение, увольнение, отпуска, командировки) и консолидирует информацию о сотрудниках в личных делах. Учёт и хранение социально значимых документов в безопасной системе, организованной согласно требованиям ФЗ-152 «О персональных данных».
❌ Архив … автоматизирует кадровые процессы
👉 архив не должен автоматизировать кадровые процессы; архив обеспечивает хранение кадровой документации; наблюдаю подмену понятий «процесс» и «документ» — ошибка, свойственная всем системам класса BPM, которые начинают осваивать рынок электронного документооборота и электронных архивов
❌ ФЗ-152 «О персональных данных»
👉 кадровый электронный документооборот в первую очередь регулируется Трудовым Кодексом РФ и приказом Минтруда РФ от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
‼️ ВЫВОД
Решение «Архивное делопроизводство», разработанное компанией «Диджитал Дизайн» на базе платформы Docsvision не соответствует требованиям российского законодательства об архивном деле и нормам трудового права, а именно:
➢ не поддерживает существующие на практике и закрепленные законодательно принципы хранения документов, что ведет к нарушению бизнес-логики системы
➢ не содержит необходимые функциональные возможности для хранения электронных документов, например отсутствуют обязательные учетные архивные формы, не говорится про экспертизу ценности, процедуру получения дел из систем-источников и пр.
Обратите внимание на то, какие цели поставлены разработчиками перед программным продуктом:
➢ учет документов
➢ отчетность о состоянии дел организации
➢ автоматизация деятельности предприятия
➢ автоматизация кадровых процессов
Все эти цели нельзя ставить перед электронным архивом. Делаем вывод о непродуманности функциональных возможностей и назначения программного продукта. Доработка электронного архива потребует существенных финансовых вложений.
👉 электронный архив должен содержать обязательные учетные архивные формы, к ним относятся: книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда, опись дел, документов, опись электронных документов, дело фонда; есть еще вспомогательные учетные архивные формы; про учетные формы в описании ничего не говорится, оцениваю так — отчетных форм нет, есть произвольные отчеты, не соответствующие требованиям законодательства
👉 состояние дел в организации можно отслеживать с применением систем класса ERP, но не с помощью электронного архива
Архив кадровых документов хранит всю информацию по личному составу и кадровому резерву в защищённой базе данных. Автоматизирует кадровые процессы (подбор, найм, обучение, увольнение, отпуска, командировки) и консолидирует информацию о сотрудниках в личных делах. Учёт и хранение социально значимых документов в безопасной системе, организованной согласно требованиям ФЗ-152 «О персональных данных».
❌ Архив … автоматизирует кадровые процессы
👉 архив не должен автоматизировать кадровые процессы; архив обеспечивает хранение кадровой документации; наблюдаю подмену понятий «процесс» и «документ» — ошибка, свойственная всем системам класса BPM, которые начинают осваивать рынок электронного документооборота и электронных архивов
❌ ФЗ-152 «О персональных данных»
👉 кадровый электронный документооборот в первую очередь регулируется Трудовым Кодексом РФ и приказом Минтруда РФ от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
‼️ ВЫВОД
Решение «Архивное делопроизводство», разработанное компанией «Диджитал Дизайн» на базе платформы Docsvision не соответствует требованиям российского законодательства об архивном деле и нормам трудового права, а именно:
➢ не поддерживает существующие на практике и закрепленные законодательно принципы хранения документов, что ведет к нарушению бизнес-логики системы
➢ не содержит необходимые функциональные возможности для хранения электронных документов, например отсутствуют обязательные учетные архивные формы, не говорится про экспертизу ценности, процедуру получения дел из систем-источников и пр.
Обратите внимание на то, какие цели поставлены разработчиками перед программным продуктом:
➢ учет документов
➢ отчетность о состоянии дел организации
➢ автоматизация деятельности предприятия
➢ автоматизация кадровых процессов
Все эти цели нельзя ставить перед электронным архивом. Делаем вывод о непродуманности функциональных возможностей и назначения программного продукта. Доработка электронного архива потребует существенных финансовых вложений.
👍7🔥5🤬1
Рассказываю про пилотный проект в компании Делис Архив
‼️Технология эталонной модели, которая использована в проекте, подходит для разных СЭД ‼️
Кратко повторю описание пройденных этапов, чтобы было целостное представление, и отмечу, на каком этапе находимся сейчас
Уже сделано 👉по ссылке подробнее
✅1️⃣ Создали рабочую группу (1 день)
В рабочую группу вошли 10 человек:
➣ заказчик: финансовый директор (руководитель проекта), коммерческий директор, офис-менеджер, юрист, представитель ИТ
➣ исполнитель: 2 методолога, 2 аналитика, функциональный архитектор
✅2️⃣ Провели сбор переменных данных (1 день)
В новой технологии первый этап называется «сбор переменных данных» так как мы не проводим обследование.
На очной встрече с заказчиком два методолога провели демонстрацию типовой схемы документооборота (эталонной модели).
В ходе демонстрации мы фиксировали переменные данные, которыми будут дополнены преднастроенные процессы и документы. Сбор данных у нас занял 2,5 часа.
В роли респондентов выступили: финансовый директор, коммерческий директор, юрист и офис-менеджер.
Отзыв рабочей группы Делис Архива о встрече с методологами
✅3️⃣ Обработали собранные данные и сформировали целевую модель (2 дня)
Методологи обработали данные (1 день), сформировали целевую модель и передали команде внедрения.
Команда внедрения изучила целевую модель (1 день) и предложила некоторые корректировки, не нарушающие логику эталонной модели.
✅4️⃣ Согласовали целевую модель и обсудили технологическую архитектуру (3 дня)
Направили целевую модель рабочей группе для подтверждения и согласования предложенных корректировок. Получили шаблоны файлов для включения в систему.
Обсудили с представителем отдела ИТ системную архитектуру, необходимую для работы 1С:Документооборота, рассчитали количество лицензий.
✅5️⃣ Настроили 1С:Документооборот (5 дней)
Выполнили настройки согласованной модели, внесли переменные данные, полученные от заказчика.
✅6️⃣ Провели демонстрацию (1 день)
Демонстрация проведена пока только для участников рабочей группы. Цель - согласовать настройки, убедиться, что ожидания заказчика совпадают с реализацией. Готовы скорректировать настройки, если потребуется.
Как мы и ожидали, вопросы возникли по тем процессам, которые значительно отличаются от того, как есть сейчас. Напомню, что изменения обсуждаются на первом этапе в ходе демонстрации готовой схемы документооборота.
Итого прошло 13 рабочих дней
➡️7️⃣
🔸 осталось перенести настроенную конфигурацию на сервер заказчика (пока не куплены лицензии, поэтому здесь случилась задержка)
🔸 провести опытную эксплуатацию
🔸 обучить пользователей, передать пользовательские инструкции
Выводы по итогам уже проделанной работы
👉мы уже сейчас видим ( без полного обследования), как можно развивать модель документооборота дальше; решили, что дополним этот продукт рекомендациями по развитию документооборота, сформируем эти рекомендации и на следующей неделе обсудим с заказчиком
👉 Делис Архив получил предложение от компании Петрофф-Аудит сделать расчет срока окупаемости этого проекта. Планирую продолжить сотрудничество с аудиторами. Пока я не видела профессиональных независимых оценок в отношении автоматизации внутреннего документооборота. Это очень интересный опыт, подробнее расскажу.
‼️Технология эталонной модели, которая использована в проекте, подходит для разных СЭД ‼️
Кратко повторю описание пройденных этапов, чтобы было целостное представление, и отмечу, на каком этапе находимся сейчас
Уже сделано 👉по ссылке подробнее
✅1️⃣ Создали рабочую группу (1 день)
В рабочую группу вошли 10 человек:
➣ заказчик: финансовый директор (руководитель проекта), коммерческий директор, офис-менеджер, юрист, представитель ИТ
➣ исполнитель: 2 методолога, 2 аналитика, функциональный архитектор
✅2️⃣ Провели сбор переменных данных (1 день)
В новой технологии первый этап называется «сбор переменных данных» так как мы не проводим обследование.
На очной встрече с заказчиком два методолога провели демонстрацию типовой схемы документооборота (эталонной модели).
В ходе демонстрации мы фиксировали переменные данные, которыми будут дополнены преднастроенные процессы и документы. Сбор данных у нас занял 2,5 часа.
В роли респондентов выступили: финансовый директор, коммерческий директор, юрист и офис-менеджер.
Отзыв рабочей группы Делис Архива о встрече с методологами
✅3️⃣ Обработали собранные данные и сформировали целевую модель (2 дня)
Методологи обработали данные (1 день), сформировали целевую модель и передали команде внедрения.
Команда внедрения изучила целевую модель (1 день) и предложила некоторые корректировки, не нарушающие логику эталонной модели.
✅4️⃣ Согласовали целевую модель и обсудили технологическую архитектуру (3 дня)
Направили целевую модель рабочей группе для подтверждения и согласования предложенных корректировок. Получили шаблоны файлов для включения в систему.
Обсудили с представителем отдела ИТ системную архитектуру, необходимую для работы 1С:Документооборота, рассчитали количество лицензий.
✅5️⃣ Настроили 1С:Документооборот (5 дней)
Выполнили настройки согласованной модели, внесли переменные данные, полученные от заказчика.
✅6️⃣ Провели демонстрацию (1 день)
Демонстрация проведена пока только для участников рабочей группы. Цель - согласовать настройки, убедиться, что ожидания заказчика совпадают с реализацией. Готовы скорректировать настройки, если потребуется.
Как мы и ожидали, вопросы возникли по тем процессам, которые значительно отличаются от того, как есть сейчас. Напомню, что изменения обсуждаются на первом этапе в ходе демонстрации готовой схемы документооборота.
Итого прошло 13 рабочих дней
➡️7️⃣
🔸 осталось перенести настроенную конфигурацию на сервер заказчика (пока не куплены лицензии, поэтому здесь случилась задержка)
🔸 провести опытную эксплуатацию
🔸 обучить пользователей, передать пользовательские инструкции
Выводы по итогам уже проделанной работы
👉мы уже сейчас видим ( без полного обследования), как можно развивать модель документооборота дальше; решили, что дополним этот продукт рекомендациями по развитию документооборота, сформируем эти рекомендации и на следующей неделе обсудим с заказчиком
👉 Делис Архив получил предложение от компании Петрофф-Аудит сделать расчет срока окупаемости этого проекта. Планирую продолжить сотрудничество с аудиторами. Пока я не видела профессиональных независимых оценок в отношении автоматизации внутреннего документооборота. Это очень интересный опыт, подробнее расскажу.
www.archiv.ru
Архив города Москвы «Делис Архив» -надежное архивохранилище для ваших документов.
Наша архивная фирма предоставляет услуги: архивная обработка, уничтожение документов , архивный переплет и сканирование документов.
🔥9👍6👏1
Подходы к внедрению систем электронного документооборота
1️⃣ По требованиям
Стандартный подход, прочно закрепившийся на рынке внедрения СЭД
Не ошибусь, если скажу, что все проекты, в которых не участвуют методологи документооборота, и, соответственно, не используется методический подход к постановке документных процессов, реализуют лишь «хотелки» клиентов.
Я противник такого подхода, потому что лоскутная и хаотичная автоматизация не приводит к построению системы управления документами (под системой понимаю логическую взаимосвязь элементов, образующих целостность и единство).
Результат автоматизации «по требованиям»:
▫️излишние доработки типовой конфигурации (не зависит, на какой платформе)
▫️разный подход к отдельным участкам документооборота
▫️закрепление ошибок в документных процессах, которые были до автоматизации
Основной недостаток - такую модель документооборота нельзя масштабировать и трансформировать в безбумажную модель. Предприятие не двинется дальше автоматизации процессов согласования.
Я начала сотрудничать с аудиторами, поэтому буду показывать финансовую эффективность разных проектов, теперь включаю такой расчет в каждое внедрение.
Заказчику важно знать срок окупаемости, увидеть цифры до начала работ, до принятия решения.
2️⃣ По эталонной модели
Эталонная модель - это готовая модель документооборота и готовая архитектура системы электронного документооборота. Что входит в состав эталонной модели писала ранее
Важно ‼️ С помощью эталонной модели решаются разные задачи заказчика:
🔸можно провести реинжиниринг процессов документооборота, подготовить документооборот к цифровизации (эффективный подход)
🔸или быстро и недорого запустить СЭД с возможностью дальнейшего масштабирования (оптимальный подход)
Что представляет собой эффективный комплексный подход
Этапы проекта:
▫️диагностика документооборота на уровне подразделений
▫️корректировка документных процессов относительно эталонной модели
▫️проектирование целевой модели документооборота
▫️внедрение целевой модели на основе выбранной СЭД
▫️регламентация процессов
Внедрение «под ключ» от трех месяцев
Впервые публикую здесь видеоролик, в котором показываю методику диагностики и проектирования целевой модели документооборота. Именно этот подход и закреплен проектом национального стандарта «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»
🎥 Ролик
Что представляет собой оптимальный подход
Это базовая настройка СЭД с набором ограничений, не проводится обследование и проектирование
Этапы проекта:
▫️ознакомление заказчика с базовой настройкой
▫️сбор переменных данных
▫️настройка системы
▫️обучение пользователей
▫️тестирование системы и запуск в промышленную эксплуатацию
Внедрение «под ключ» 20 рабочих дней.
Сейчас идет пилотный проект, про который мы с заказчиком рассказываем каждую неделю.
Ролик можно обсудить в чате канала
1️⃣ По требованиям
Стандартный подход, прочно закрепившийся на рынке внедрения СЭД
Не ошибусь, если скажу, что все проекты, в которых не участвуют методологи документооборота, и, соответственно, не используется методический подход к постановке документных процессов, реализуют лишь «хотелки» клиентов.
Я противник такого подхода, потому что лоскутная и хаотичная автоматизация не приводит к построению системы управления документами (под системой понимаю логическую взаимосвязь элементов, образующих целостность и единство).
Результат автоматизации «по требованиям»:
▫️излишние доработки типовой конфигурации (не зависит, на какой платформе)
▫️разный подход к отдельным участкам документооборота
▫️закрепление ошибок в документных процессах, которые были до автоматизации
Основной недостаток - такую модель документооборота нельзя масштабировать и трансформировать в безбумажную модель. Предприятие не двинется дальше автоматизации процессов согласования.
Я начала сотрудничать с аудиторами, поэтому буду показывать финансовую эффективность разных проектов, теперь включаю такой расчет в каждое внедрение.
Заказчику важно знать срок окупаемости, увидеть цифры до начала работ, до принятия решения.
2️⃣ По эталонной модели
Эталонная модель - это готовая модель документооборота и готовая архитектура системы электронного документооборота. Что входит в состав эталонной модели писала ранее
Важно ‼️ С помощью эталонной модели решаются разные задачи заказчика:
🔸можно провести реинжиниринг процессов документооборота, подготовить документооборот к цифровизации (эффективный подход)
🔸или быстро и недорого запустить СЭД с возможностью дальнейшего масштабирования (оптимальный подход)
Что представляет собой эффективный комплексный подход
Этапы проекта:
▫️диагностика документооборота на уровне подразделений
▫️корректировка документных процессов относительно эталонной модели
▫️проектирование целевой модели документооборота
▫️внедрение целевой модели на основе выбранной СЭД
▫️регламентация процессов
Внедрение «под ключ» от трех месяцев
Впервые публикую здесь видеоролик, в котором показываю методику диагностики и проектирования целевой модели документооборота. Именно этот подход и закреплен проектом национального стандарта «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»
🎥 Ролик
Что представляет собой оптимальный подход
Это базовая настройка СЭД с набором ограничений, не проводится обследование и проектирование
Этапы проекта:
▫️ознакомление заказчика с базовой настройкой
▫️сбор переменных данных
▫️настройка системы
▫️обучение пользователей
▫️тестирование системы и запуск в промышленную эксплуатацию
Внедрение «под ключ» 20 рабочих дней.
Сейчас идет пилотный проект, про который мы с заказчиком рассказываем каждую неделю.
Ролик можно обсудить в чате канала
❤3👏2👍1🔥1
Ты ж методолог
Профессия методолога востребована в разных отраслях — в онлайн-обучении, банковской, страховой и финансовой сферах, ИТ, производственных компаниях.
Что такое методология?
👉 Методология
▫️учение об организации деятельности
▫️ всегда направлена на получение нового результата
👉 Организация деятельности
▫️внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия
▫️совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого
▫️объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил
Направления методологии
➢ продуктовая
➢ процессная
➢ предметной области
Профессиональный стандарт
Специалист по процессному управлению, утв. приказом Минтруда России от 17 апреля 2018 г. N 248н
Продуктовый методолог
Где работает:
▫️ маркетинговая служба, где создается продуктовая линейка компании
Задачи:
▫️проводит исследования внешней среды, конкурентов
▫️создает концепции новых продуктов
▫️создает технические задания на разработку продукта
▫️следит за соответствием продукта бизнес-целям компании
▫️анализирует обратную связь по использованию продукта
▫️ предлагает пути развития продукта
Процессный методолог
Где работает:
▫️отдел организационного развития / организационного проектирования
▫️отдел методологии / стандартизации / регламентации
Задачи:
▫️проектирует процессную архитектуру компании
▫️внедряет систему процессного управления
▫️моделирует кросс-функциональные процессы
▫️регламентирует процессы, составляет локальные нормативные акты
▫️формирует регламентную базу компании
Методолог предметной области в разработке информационных систем и проектах автоматизации
Где работает:
▫️компании-производители программного обеспечения
▫️внедренческие центры
Задачи:
▫️выступает связующим звеном между командой разработки и пользователями
▫️обеспечивает соответствие разработки нормативным правовым актам и методическим материалам
▫️создает технические задания на разработку и развитие программных продуктов
▫️создает методики внедрения программных продуктов
▫️участвует в проектах внедрения (проводит предпроектное обследование, дает оценку готовности компании к автоматизации, проектирует целевые модели, готовит отчетную документацию)
Профессия методолога востребована в разных отраслях — в онлайн-обучении, банковской, страховой и финансовой сферах, ИТ, производственных компаниях.
Что такое методология?
👉 Методология
▫️учение об организации деятельности
▫️ всегда направлена на получение нового результата
👉 Организация деятельности
▫️внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия
▫️совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого
▫️объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил
Направления методологии
➢ продуктовая
➢ процессная
➢ предметной области
Профессиональный стандарт
Специалист по процессному управлению, утв. приказом Минтруда России от 17 апреля 2018 г. N 248н
Продуктовый методолог
Где работает:
▫️ маркетинговая служба, где создается продуктовая линейка компании
Задачи:
▫️проводит исследования внешней среды, конкурентов
▫️создает концепции новых продуктов
▫️создает технические задания на разработку продукта
▫️следит за соответствием продукта бизнес-целям компании
▫️анализирует обратную связь по использованию продукта
▫️ предлагает пути развития продукта
Процессный методолог
Где работает:
▫️отдел организационного развития / организационного проектирования
▫️отдел методологии / стандартизации / регламентации
Задачи:
▫️проектирует процессную архитектуру компании
▫️внедряет систему процессного управления
▫️моделирует кросс-функциональные процессы
▫️регламентирует процессы, составляет локальные нормативные акты
▫️формирует регламентную базу компании
Методолог предметной области в разработке информационных систем и проектах автоматизации
Где работает:
▫️компании-производители программного обеспечения
▫️внедренческие центры
Задачи:
▫️выступает связующим звеном между командой разработки и пользователями
▫️обеспечивает соответствие разработки нормативным правовым актам и методическим материалам
▫️создает технические задания на разработку и развитие программных продуктов
▫️создает методики внедрения программных продуктов
▫️участвует в проектах внедрения (проводит предпроектное обследование, дает оценку готовности компании к автоматизации, проектирует целевые модели, готовит отчетную документацию)
👍7🔥7👏3