История делопроизводства: научная организация труда

20-е годы прошлого столетия отмечены развитием научной организации управленческого труда (НОТ) и, в частности, делопроизводства. Нахожу интересные параллели с сегодняшним днем, поэтому напишу серию постов про движение НОТ и научные разработки вопросов техники управления. Обсуждение в чате канала

В августе 1923 года при коллегии Наркомата рабоче-крестьянской инспекции СССР (Наркомат РКИ) был сформирован Совет по научной организации труда (Совнот) под руководством В.В. Куйбышева. Это был первый координационный орган, руководящий научной деятельностью в области государственного управления.

Исследования начались с работы самого Наркомата РКИ. По итогам внесены коренные изменения в структуру делопроизводственного аппарата, делопроизводство было централизовано.

✅ Результат рационализации
▫️ускорилось движение документов
▫️достигнута быстрота всех операций
▫️число делопроизводителей сокращено с 210 до 30

Открыты институты НОТ в разных городах, открываются новые специализированные учреждения по внедрению НОТ, как Бюро стандартизации при ВСНХ СССР. Бюро проводило рационализаторские работы в учреждениях на хоздоговорных началах: организация документооборота в учреждениях, разработка форм документов, печать бланков и изготовление канцелярской мебели.

К середине 1924 года Бюро рационализировало документационные процессы в 28 учреждениях.

В 1920-е годы появляются общественные объединения активистов НОТ (Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, лига «Время»), издается много литературы, посвященной вопросам делопроизводства. Это были и фундаментальные работы, содержащие теоретические и практические разработки, и общедоступные пособия по делопроизводству для служащих, а также пособия нормативного характера.

Направления постановки и рационализации делопроизводства
▫️правовые основы документирования
▫️место и значение делопроизводства в деятельности учреждений
▫️отдельные этапы создания и обработки документов
▫️механизация делопроизводственных операций
▫️стандартизация документов
▫️методика обследования и рационализации работы учреждений

Особенно много было сделано по разработке системы регистрации и классификации документов. Журнальная система регистрации заменена на индивидуальную и групповую карточную системы. С особой тщательностью разрабатывались формы регистрационных карточек и методика их заполнения. Разработана и апробирована десятичная система классификации служебных документов.

Движение НОТ набирало обороты, и к концу 1925 года во многих центральных и местных учреждениях были созданы специальные рационализаторские подразделения, получившие название Оргбюро.

Отделом административной техники Наркомата РКИ решалась задача удешевления управленческого аппарата и первым звеном рационализации становилось делопроизводство. Работа велась по двум направлениям:
▫️создание в учреждениях постоянных органов рационализации
▫️разработка типовых систем делопроизводства и внедрение их в практику

✅ Результат рационализации
применение рекомендаций, выработанных в результате обследования отделов ЗАГС, позволило сократить регистрационные формы на 58%

Наиболее успешными считаются работы по введению централизованных карточных систем регистрации документов, применение которых позволило наладить справочную работу и контроль исполнения документов. В эти же годы совершенствуется система текущего хранения дел и поиска документов.

Высокие результаты, показанные Наркоматом РКИ в области рационализации управленческого труда, привели к усилению рационализаторской работы. Для ведения практической работы в учреждениях на договорных началах создано акционерное общество Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой), в задачи которого входило:
▫️реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства, архива и бухгалтерского учета
▫️разработка организационных структур управления
▫️издание бланков
▫️разработка инструкций и форм документов
▫️снабжение учреждений усовершенствованным канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими машинами
▫️организации курсов для делопроизводителей

Продолжение следует 🔽
Далее расскажу про создание в 1926 году Института техники управления в системе Наркомата РКИ.

Источник: История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. - М: МГИАИ, 1974.


👉 Презентация с CIO конгресса нижегородского Клуба ИТ-директоров опубликована в чате канала

История делопроизводства: научная организация труда

В 1926 году в системе Наркомата РКИ был организован Институт техники управления (ИТУ) в роли общесоюзного научно-методического центра.

Задачи ИТУ

1️⃣ научные - научная разработка вопросов техники управления, изучение техники работы учреждений и выработка систем и практических мероприятий по рационализации техники управления;

2️⃣ задачи научно-информационные - консультации и популяризация достижений в области техники управления.

ИТУ стремился упростить управленческий процесс так, чтобы привлечь в него самые широкие массы и тем самым удешевить управленческий аппарат.

Здесь многие вспомнят фразу, приписываемую Ленину «Любая кухарка способна управлять государством». Однако в оригинальном тексте 1917 года читаем: «Мы не утописты. Мы знаем, что любой чернорабочий и любая кухарка не способны сейчас же вступить в управление государством... Мы требуем, чтобы обучение делу государственного управления велось сознательными рабочими и солдатами и чтобы начато было оно немедленно».

Эти задачи - выстраивание управленческих процессов, их рационализация, вовлечение широких масс в управление через обучение - решал ИТУ.

«Оргстрой» и ИТУ работали в тесной связке. Обследование учреждений и предприятий, разработка для них рациональной структуры проводилась «Оргстроем» на основе методических разработок ИТУ. Институт разрабатывал нормали, стандарты, образцы конторской техники и передавал их безвозмездно для реализации «Оргстрою». Последний выявлял необходимое количество, принимал заказы, изготавливал и реализовывал, отчисляя 50% прибыли в доход ИТУ.

ИТУ разработаны методы обследования документационного обслуживания деятельности учреждений:
▫️непосредственное наблюдение
▫️опрос (интервьюирование)
▫️анкетирование
▫️фотографии рабочего дня
▫️хронометраж

Направления постановки делопроизводства:
▫️движение документов
▫️регистрация
▫️исполнение
▫️хранение

Движение документов отражалось с помощью графического представления (оперограмма и технологическая карта).

❗️Обратите внимание, какие недостатки в организации документооборота назывались самыми основными:
▫️наличие лишних инстанций при направлении документа к исполнителю
▫️лишние операции при его обработке
▫️медлительность движения и исполнения документа

Кто скажет, что эти подходы устарели и неактуальны? Или что техника управления - это только зарубежные методики?

На составляемых графических документах показывался не только существующий порядок движения документов (as is), но и предлагаемый вариант (to be). Графическое представление помогало наглядно увидеть, какие операции и инстанции выпадают при рациональной организации работы с документами.

Методика безрегистрационной системы документооборота

Была предпринята попытка отказаться от регистрации документов, как от одной из самых трудоемких операций. Не было учтено, что регистрация обеспечивает учет, контроль и справочную работу. Отмена регистрации сначала привела к путанице в работке аппарата управления Наркомата, а потом от этой методики отказались, признав ее ошибочной.

Делаю акцент на этом эксперименте, проведенном еще в 1920-е годы, так как столкнулась с попытками производителей программных продуктов распространить методику безрегистрационного документооборота. Это не новаторство, а уже пройденный неудачно опыт. Поэтому стоит обращаться к истории предмета автоматизации.

Продолжение следует 🔽

Друзья, снова нейтральная, казалось бы, тема вызвала бурную реакцию и активную дискуссию. Присоединяйтесь к обсуждению в в чате канала

История делопроизводства: научная организация труда (окончание)

К концу 1920-х годов ИТУ сформулировал общие принципы организации работы с документами, которые тиражировались на все предприятия и учреждения, в которых проводились проекты внедрения новой системы делопроизводства.

1️⃣ Организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения.
2️⃣ Регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме.
3️⃣ Количество инстанций прохождения документа сокращается до минимума.
4️⃣ Справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени.
5️⃣ Контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер.

Помимо общих принципов ИТУ разрабатывал для предприятий и учреждений индивидуальные рекомендации и практические материалы: графики, инструкции, регистрационные карточки, формы документов и пр.

В 1932 году ИТУ был закрыт. Институт обвинили в применении западных (в риторике тех лет - буржуазных) практик управления в виде функциональной системы построения управленческого аппарата. Функциональная система, используемая Институтом в проектной практике, по мнению руководства страны, привела к разбуханию управленческих кадров, сложностям в организации контроля, обезличиванию руководства и размыванию ответственности.

В 1930-е годы в СССР складывается новая система управления, названная позже командной или командно-административной, характерными чертами которой были:
▫️плановость
▫️иерархичность
▫️функционально-отраслевой принцип организации управленческого аппарата

Конституцию 1924 года сменила конституция 1936 года, в которой отразилась новая система государственной власти.

Были четко разграничены функции органов власти и органов управления. Каждому органу было предоставлено право издания только определенных актов. Так с принятием новой Конституции был закреплен единый порядок издания нормативных правовых актов (НПА).

Указы
Президиум Верховного Совета СССР (высший орган государственной власти)

Постановления
Верховный Совет СССР (Верховные Советы союзных республик)

Постановления, распоряжения
Совет Народных Комиссаров СССР (позже - Совет Министров СССР)

Приказы, инструкции
Народные комиссары (позже - министры)
Центральные ведомства, руководящие отдельными отраслями госуправления

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа госуправления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач.

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом госуправления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организации, предприятий, должностных лиц и граждан. Инструкции содержат наставления должностным лицам и органам по применению законодательных и нормативных правовых актов.

Решения, распоряжения
Местные советы депутатов

Решение - правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов в пределах компетенции местных Советов.

Распоряжения издаются единолично руководителем коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов.

👉 Обратите внимание на то, что единственным регламентирующим документом была инструкция. В период, когда складывалась и развивалась система делопроизводства, еще не было того видового разнообразия регламентирующих документов, которое появилось с внедрением процессной системы управления. Отсутствие методологии регламентации процессов (ее нет до сих пор) было связано со сложившейся еще в 1930- е годы схемой издания НПА, которая условно выглядела так:

НПА высшего уровня (законы, указы, постановления, распоряжения)
>>
НПА уровня комиссариатов (министерств), направленные на разъяснение НПА высшего уровня (приказы, инструкции)
>>
направлялись для применения в организациях как инструктивные документы

Поэтому сохраняется инструкция по делопроизводству, хотя по содержанию этот документ ближе к положению (но об этом потом).

На уровне организаций регламентирующие документы долгое время вообще не составлялись, отсюда до сих пор система регламентирующей документации - фактически белое пятно в теории делопроизводства.

Однако и это белое пятно уже закрывается. В следующих постах начну рассказывать про методологию регламентации процессов, разработанную на основе своего многолетнего практического опыта работы процессным методологом в крупнейших российских финансовых компаниях.

Могу рассказать:
✔️про виды локальных нормативных актов (ЛНА): политики, стратегии, кодексы, положения, порядки, регламенты, инструкции, методики, методические рекомендации, стандарты, технологические карты
✔️чем отличаются разные виды ЛНА
✔️особенности составления
✔️с какими сложностями сталкиваются разработчики ЛНА (см пример1 и пример2)
✔️как добиться единства и непротиворечивости регламентной базы организации
✔️как организовать удобную базу знаний


Подведу итог последним историческим постам и приведу такую хронологию, которая потом поможет нам перейти к теме описания и регламентации процессов

1️⃣ Рубеж XIX и XX столетий - У. Тейлор и Генри Форд развивают идеи Адама Смита о разделении труда и трудовой специализации (разбить производственные задания на мелкие операции). Формируется «школа научного управления»

2️⃣ 1920-е годы - концепции научного управления и разделения труда применяются в СССР к управленческим функциям. Разработаны и введены в практику графические представления процессов и функций: оперограммы, функциограммы и технологические карты операций.

3️⃣ Конец 1960- х годов - разработка американскими компаниями инструментов описания и моделирования бизнес-процессов, графическое управление бизнес-процессами (BPM): SADT, IDEF, BPMN, ARIS, DEF и др.

4️⃣ 1977 - 1979 год - советский авиационный инженер В.В. Бойцов возглавляет ИСО. Под его руководством разработаны стандарты ИСО серии 9000 на основе сложившихся к тому времени в СССР принципов системного управления качеством.

5️⃣ Конец 1990-х годов - функциональная модель управления во всем мире окончательно сменяется процессной. И к нам как откровение приходят технологии описания процессов и графические нотации (см пункт 2️⃣)


Ставьте +
если вопросы регламентации процессов вызывают интерес, проблемы, трудности

Рубрика «Методическая консультация»

Вопрос:
А давайте обсудим тему передачи персональных данных. Всем известно, что персональные данные нельзя передавать по незащищённым каналам связи (электронная почта, факс). Как вы поступаете при запросе правоохранительных органов, органов гос. и мун. власти в таком случае, которые любят направить срочный запрос с утра и чтобы к вечеру ответ был уже у них. И регулярно в таких запросах содержаться требования предоставить персональную информацию?

Ответ:
Адресат должен выполнить два условия, отвечая на информационный запрос:
1️⃣ не нарушить требования законодательства о персональных данных (ПД)
2️⃣ ответить на запрос в сроки, опять же установленные законодательно

Разберем, как выполнить одновременно эти два условия.

Выполнение требований законодательства о ПД

Получатель запроса (оператор ПД) должен удостовериться в том, что запрос на представление ПД исходит от уполномоченного лица. То есть речь идет о проверке аутентичности документа, под которой понимается, что документ был создан и направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя. Аутентичность определяется подписью - собственноручной или электронной.

При получении сообщения с информационным запросом по электронной почте у оператора ПД отсутствует возможность идентификации отправителя.

Рекомендуемые действия при получении запроса по электронной почте от правоохранительных, надзорных органов

📍сообщить отправителю о получении запроса в электронной форме и подтвердить готовность дать ответ после получения оригинала запроса
📍принять информационный запрос в работу (для выполнения срока предоставления ответа)
📍дождаться получения оригинала
📍направить уже подготовленный ответ после получения оригинала

👉Ссылки на законодательство

▫️ст. 454 УПК РФ

➢ запрос о производстве процессуальных действий составляется в письменном виде, подписывается должностным лицом, его направляющим, удостоверяется гербовой печатью соответствующего органа и должен содержать целый ряд реквизитов, которые перечисляются в указанной норме

▫️п. 3 ч. 1 ст. 7 ФЗ от 28 декабря 2010 г. N 403-ФЗ "О Следственном комитете РФ"

➢ сотрудники ведомства при осуществлении процессуальных полномочий вправе требовать от руководителей и других должностных лиц органов, предприятий, учреждений и организаций предоставления необходимых документов, материалов, статистических и иных сведений; при этом закон не устанавливает форму и порядок оформления требований, поручений и запросов, что позволяет сделать вывод, что сотрудники следственных органов могут направлять запрос и в электронном виде и требовать немедленного ответа него


Рекомендуемые действия при получении запроса от граждан
📍проверить запрос на полноту необходимых сведений (установлены законодательно)
📍принять информационный запрос в работу (при наличии необходимых сведений)
📍рассмотреть и направить ответ в срок, не превышающий 30 дней

👉Ссылки на законодательство

▫️ч. 4 ст. 10 ФЗ от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ"

➢ ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме

▫️п. 4.2.12 методических рекомендаций по практике применения ФЗ от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" (утв. Администрацией Президента РФ 4 февраля 2021 г. N А1-348о)

➢ подписывать ответ на обращение можно любым способом, если можно доказать, что решение принято лицом, рассматривающим обращение, и полученный гражданином ответ позволяет ему понять, что ответ подписан и каким лицом

➢ при направлении по адресу электронной почты, указанному в поступившем в форме электронного документа обращении, ответа в форме электронного документа, подготовленного на бумажном носителе и собственноручно подписанного, необходимо преобразовать ответ в письменной форме путем сканирования в ответ в форме электронного документа; гражданину, направившему обращение в форме электронного документа, направляется ответ в форме электронного образа документа

#ИТКонсалтинг
#ПерсональныеДанные

Регламентация процессов


Хочу познакомить вас с еще одной предметной областью - нормативной методологией, основная функция которой – построение и регулирование процессов в организации путем создания локальных нормативных актов (ЛНА).

Ответственные за создание ЛНА - методологи, если эта деятельность выделена в отдельное самостоятельное направление.

Однако, как я писала в предыдущих исторических постах, теория разработки нормативных актов у нас отсутствует, поэтому специалисты, работающие в области нормативной методологии, собирают по крупицам правила разработки ЛНА и создают на их основе регламентные базы организаций.

В области нормативной методологии я проработала порядка 10 лет (банковским процессным методологом), прошла обучение в банковской школе и в итоге разработала методику регламентации процессов, которая положена в основу одноименного учебного курса. Некоторые темы курса я раскрою в нескольких следующих постах.

Сегодня расскажу про регламентную базу.

Регламентная база организации - это совокупность согласованных между собой ЛНА, которая формирует правила для конкретного трудового коллектива.

Основным принципом создания регламентной базы является единство и непротиворечивость

Разобраться, что стоит за этим принципом поможет уже полюбившаяся нам книга «1С:Документооборот 8 КОРП, 1С:Архив. Комплект нормативных документов – 2023. Методика управления документами и совместной работой» , которая по изначальной задумке должна была представлять собой модель регламентной базы, отвечающей тем требованиям, которые мы сейчас разбираем.

Принцип единства

Для соблюдения принципа единства необходимо разработать схему регламентации по трем уровням:
▫️концептуальные документы
▫️организационные документы
▫️технологические документы

Каждому уровню соответствует определенный состав ЛНА. Каждый вид ЛНА решает определенную задачу и имеет свои особые характеристики и правила разработки. В итоге ЛНА создаются по единым правилам, то есть выглядят единообразно - начиная со структуры, заканчивая элементами текста.

Пример неправильного выбора вида регламентирующего документа:

➣ положение о порядке планирования, подготовки и проведения мероприятий

Ошибка проявляется уже в названии: порядок - это отдельный вид регламентирующего документа. Аналогия: положение об инструкции, регламент положения …

Содержанием положения выступает пользовательская документация к программному продукту, которая не может иметь статус ЛНА. Если все же стоит задача рассказать, какие кнопки нажимать в программе, то для этого есть вид документа «инструкция». Положение отвечает на вопрос «из каких процедур состоит бизнес-процесс?», описывает сквозной бизнес-процесс и поэтому является достаточно объемным документом. В нашем примере - 2,5 содержательные страницы, что опять соответствует скорее инструкции.

Еще одна ошибка в категории единства ЛНА: нет единообразия в оформлении списков. Здесь ошибка проявляется в одном абзаце, а единообразие должно быть выдержано не только на уровне одного документа, но и во всех документах одной регламентной базы.

Пример

К протокольным мероприятиям в относятся:
– Еженедельное оперативное совещание …
– Заседание рабочей группы …
– Заседание комиссии …

Подготовка протокольного мероприятия имеет ряд особенностей:
– куратору требуется назначить …
– программа мероприятия является обязательной …
– программа мероприятия подлежит утверждению …
– в учетной карточке мероприятия должны быть размещены …
– приглашения на мероприятие отправляются …

Принцип непротиворечивости

Противоречие может быть с другими ЛНА, ранее утвержденными, а может встречаться и внутри документа. Например, в Положении об Архиве читаем:

2.3. Основными задачами Архива являются:
2.3.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен
Положением об Архиве.
2.3.2. Учет и обеспечение сохранности документов.
2.3.3. Создание научно-справочного аппарата к документам архива.
2.3.4. Обеспечение использования хранящихся в архиве документов.

#ЛиповаяМетодология

И снова обратите внимание на еще один вариант оформления перечисления - здесь оно оформлено не с помощью рубрикации, а в виде нумерованных подпунктов.

Пункт 2.3.1 - далее по тексту состав документов, которыми должен комплектоваться архив, отсутствует. Я примерно понимаю, почему отсутствует - перечисление всех документов заняло бы десяток страниц, при этом в соответствующем НПА четко закреплено правило:

«В архив должны поступать архивные документы, к которым относятся:
а) документы, отнесенные к составу Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
б) документы, постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда РФ, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу»

Здесь и внутренние противоречия, и противоречия внешним нормам.

Для исключения противоречий с другими ЛНА необходимо ввести систему проверки, так как сам разработчик не всегда знает или держит в памяти весь массив регламентирующей документации и может внести в документ противоречащие другим ЛНА положения.

Еще один способ защиты от нарушения правила непротиворечивости - не регламентировать один объект в разных ЛНА. Казалось бы очевидное правило, но знакомо оно не всем.
Типичная ошибка: две инструкции по делопроизводству: одна для бумажных документов, другая - для электронных.

Еще примеры ошибок из книги

➣ положение об использовании усиленной электронной подписи
➣ положение об использовании простой электронной подписи

➣ положение об архивном хранении документов
➣ положение о хранении электронных документов

➣ положение о работе с обращениями граждан
➣ положение о работе с обращениями клиентов

В чем ошибки?

1️⃣ Разные ЛНА не могут иметь один объект регламентации. Информация о процессе должна быть уникальной. Нарушение правила приводит к повторам и противоречиям.

Принципы хранения едины как для бумажных, так и для электронных документов. Невозможно эти принципы изложить два раза в двух документах. В итоге положение об архивном хранении просто повторяет приказ Росархива, а положение о хранении ЭД - документацию к программному продукту. Ни первое, при второе положение не соответствуют виду выбранного документа «положение». То же касается и других пар однотипных ЛНА.

2️⃣ ЛНА не может повторять содержание НПА, законодательных актов.
В ЛНА устанавливаются правила и условия выполнения требований НПА применительно к конкретной организации (положение об архивном хранении документов нарушает это правило)

3️⃣ ЛНА не может повторять содержание проектной, пользовательской документации к программному продукту (положение о хранении электронных документов - это пользовательская документация и перечисление функций программы; в нем отсутствуют признаки ЛНА)

Продолжение следует 🔽

✅ Заказать разработку ЛНА и обучение регламентации процессов можно здесь

#ЛиповаяМетодология

Правила согласования документов

Согласование - самый сложный этап в жизни документа. Я советую установить в организации требования к форме и содержанию подаваемых замечаний. Такой раздел может быть включен в инструкцию по делопроизводству. Утвержденные приказом руководителя организации требования помогут снизить накал страстей в ходе согласования документов и сделать процесс управляемым - именно этого мы всегда добиваемся при регламентации процессов.

Требования к подаче замечаний

1️⃣ замечания подаются только в соответствии с компетенцией согласующего подразделения (компетенции содержатся в Положении о подразделении)

2️⃣ замечания вне рамок компетенции согласующее лицо вправе подавать в форме рекомендаций, направленных, по его мнению, на повышение качества процесса, а также улучшающее восприятие информации (редакционные правки); рекомендации не могут служить основанием для отрицательного результата согласования; рекомендации предпочтительнее подавать в рабочем порядке, не включая их в список официальных замечаний

3️⃣ замечания не должны содержать вопросы или просьбы, а также носить декларативный характер

4️⃣ замечания должны вскрывать проблему, указывать на уровень возможного риска, содержать аргументацию и формулировку раздела, абзаца, пункта, к которому оно подано


Например, вместо:
Что имелось в виду в пункте 4? Разве это не нарушает процесс выставления счетов на оплату? Предлагаю исправить

изложить замечание так:

Предложенная редакция пункта 4 ведет к высокому риску нарушения условий договора по срокам направления закрывающих документов и неполучению оплаты, так как куратор договора не имеет доступ к информации о закрытии очередного этапа работ. Предлагаю скорректировать процесс и изложить пункт 4 в такой редакции:…»


5️⃣ замечания не могут быть направлены на защиту интересов отдельно взятого подразделения и должны преследовать цели повышения качества процесса в целом

6️⃣ замечания на втором и последующем этапе согласования подаются только в виде уточнения к ранее поданным; новые замечания на втором и последующем этапе не подаются

Требования к направлению на второй и последующий этапы согласования

На практике встречаются два подхода:

Вариант 1️⃣
если при согласовании процесс претерпел изменения, которые касаются не только функций согласующего лица, направившего замечания, но и иных согласующих лиц, которые к моменту таких изменений уже согласовали проект документа, то изменения подлежат дополнительному согласованию.

Недостаток: нет четкого критерия, по которому можно безошибочно определить, затронуло изменение других согласующий или нет; риск утверждения документа с несогласованными изменениями.

Вариант 2️⃣
если при согласовании процесс претерпел изменения, то требуется направить документ на очередной этап согласования всем согласующий лицам.

Недостаток: увеличивается срок согласования документа.

Какие правила согласования документов применяете в своей практике? С какими сложностями сталкиваетесь? Какой из вариантов выбора этапа согласования применяете?

С интересом послушаю вас

#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #Регламентация #ЛНА #Согласование

Регламентация процессов

В предыдущем посте про регламентацию я приводила в пример документ, который назван автором локальным нормативным актом (ЛНА), но таковым не является. Справедливо задать вопрос - что делает ЛНА нормативным актом? Какие признаки правового акта должен иметь ЛНА?

Отталкиваться будем от положений ТК РФ, которое содержит понятие ЛНА (но не определяет его).

В статьях 5 и 8 ТК РФ говорится, что ЛНА содержат нормы права и регулируют трудовые отношения.

Трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Соответственно следующий шаг - понять, что такое норма права.

Норма права (в юридической науке)

1️⃣ обязательное правило поведения, установленное или санкционированное государством (в отношении ЛНА - работодателем)

2️⃣ установленное правило рассчитано на неоднократное применение в отношении индивидуально не определенного круга лиц, то есть норма должна применяться в отношении всех работников данного работодателя или конкретной группы, подходящей под одни критерии; если документ издан в отношении конкретных работников организации, он не является нормой права, независимо от своего наименования

Для ЛНА используются те же самые критерии, что и для нормы права (свидетельствует многочисленная судебная практика)

Итак, можно сформулировать определение:

ЛНА - изданный работодателем акт, направленный на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, рассчитанный на неоднократное применение в отношении индивидуально не определенного круга лиц

Какие ошибки чаще всего допускают разработчики ЛНА на содержательном уровне?

❌ ЛНА повторяет (дублирует) внешний нормативно-правовой акт
НПА задает требования для определенной области, а ЛНА конкретизирует эти требования применительно к организации, устанавливая условия выполнения требований НПА с учетом распределения ролей, взаимодействия подразделений, качественных характеристик работ, применяемого ПО.

Приведу пример из Положения об архивном хранении документов, которое позиционируется как типовой ЛНА, готовый для применения в организациях

Систематизация документов архивного фонда может производиться по следующим
схемам:
– структурно-хронологическая;
– хронологически-структурная;
– хронологическая.

Это формулировка из нормативных документов Росархива. В ЛНА же следовало указать, какая схема систематизации выбрана в данной конкретной организации, как проводится систематизация и кто за это отвечает.
В НПА используется формулировка «может» с учетом нескольких вариантов, а в ЛНА - «следует» с учетом одного выбранного варианта.


❌ ЛНА повторяет проектную, пользовательскую документацию к программному продукту
Ошибка возникает при неправильной постановке задачи - «привязать» ЛНА к программному продукту. Искусственно привязывать регламентирующий документ к программе не следует, така как составленный по правилам регламентирующий документ и так содержит описание используемого ПО (см пункт выше). Однако на практике мы сталкиваемся с ЛНА, которые составлены либо из фрагментов технического задания, либо из руководства пользователя к программе.

Приведу пример из Положения о хранении электронных документов, которое позиционируется как типовой ЛНА, готовый для применения в организациях

#ЛиповаяМетодология #ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #Регламентация #ЛНА #Согласование

В «1С:Документообороте» реализованы следующие функции по передаче документов в
«1С:Архив»:
⎼ включение электронных документов (контейнеров электронных документов) в
электронное дело;
⎼ формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и
метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и
⎼ визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;
⎼ передачу электронных дел/документов и сдаточных описей в «1С:Архив»;
⎼ удаление файлов электронных документов и электронных образов бумажных
документов из учетной карточки в «1С:Документообороте» после получения
соответствующего технологического сообщения из «1С:Архива» о приеме
документов;
⎼ представление доступа к документу, переданному в «1С:Архив», по запросу
пользователей (❌ошибка в слове представление, правильно - предОставление доступа)

В Положении о хранении должны быть описаны принципы хранения документов на всех носителях, правила комплектования дел, их учета, использования, передачи из подразделения в архив и из архива на государственное хранения и много другое. В ЛНА указывается используемое ПО, но без описания его функций (функции программы могут быть приложением к приказу о вводе в промышленную эксплуатацию). В приведенном примере содержатся только функции двух информационных систем.

Вывод: рассмотренные примеры не имеют признаков ЛНА и не могут использоваться в качестве регламентирующих документов.

#ЛиповаяМетодология #ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #АвторскиеПрава #Методология #1CДокументооборот

Спор об интеллектуальных и авторских правах - как используют авторские материалы в фирме 1С

Расскажу историю создания книги, которая сейчас называется
«1С:Документооборот 8 КОРП, 1С:Архив. Комплект нормативных документов – 2023. Методика управления документами и совместной работой»

Имеющиеся на руках документы подтверждают приведенную хронологию.

2010 - 2011
По своей инициативе я подготовила рукопись книги с рабочим названием «Методология управления документами». Так я подвела итог своей работы банковским процессным методологом, совместив регламентацию банковских процессов с теорией управления документами. Особый упор в книге был сделан на технику разработки регламентирующих документов, работу с текстами - это мое научное хобби, которым занимаюсь с начала 2000-х.

Февраль 2012
24 февраля я презентовала готовую рукопись руководству фирмы #1С на собеседовании (меня пригласили на позицию методиста отдел разработки 1С:Документооборота). Таким образом, фирме #1С известно, что я создала произведение до 24 февраля 2012 года.

По результатам собеседования мне предложили трудоустройство, при условии предоставления рукописи для опубликования с гарантией соблюдения авторских прав.

Май 2012
Со мной заключен трудовой договор, который содержал условия о том, что фирме #1С в полном объеме принадлежат исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности, созданные по заданию работодателя и/или в рамках исполнения трудовых обязанностей. То есть речь шла о будущих методических разработках, которые я создам по заданию и инициативе работодателя в рамках служебных обязанностей по трудовому договору, заключенному в мае 2012 года.

Готовую рукопись я передаю фирме #1С для публикации в виде книжного издания.

Сентябрь 2012
Издана книга на основе моей рукописи, то есть спустя четыре месяца после трудоустройства (корректорская правка, верстка, дизайн, утверждение руководством, печать занимают как раз столько времени).

На этом этапе фирма #1С не выполнила обязательства передо мной и переданную готовую рукопись не оформила как авторское произведение, созданное до трудоустройства, и переданное работодателю уже в готовом виде для публикации. Произошел подлог в момент передачи рукописи.


2012 - 2019
Книга многократно переиздается под моим авторством. Каждое новое переиздание рецензируется профильным вузом - Историко-архивным институтом. Авторский гонорар я не получала.

В конце 2019 года я подняла вопрос перед руководством фирмы #1С о неправомерном психологическом давлении /насилии со стороны линейного руководителя. Суть проблемы изложила в письме и попросила помощи и защиты. Это было ошибкой. Совет - в случаях любого насилия надо обращаться сразу в правоохранительные органы.

Меры, которые были предприняты руководством: первым делом проверили, как оформлены документы на весь объем методических материалов, разработанных мной с 2012 года. Выяснилось, что нет ни одного договора авторского заказа. Эта информация дошла до меня в переписке, в которую по ошибке и в спешке меня включили:

«Ульянцева пыталась заявлять, что все права ее, уйдет со своми материалами и мы не сможем читать ее курсы и продавать книги... (Валера подтвердил, что вероятность выигрыша ее в суде при отсутсвии документов 50/50, и для нашего имимджа это очень плохо)
Сейчас мы с ней догвоорились,  что она хочет продолжить работать у нас и подпишет все необходимые документы о передаче прав.
Но эти докуменнты надо сделать быстро, очень желательно в этом году, пока она не передумала...
Если мы ей за что-то не платили, а должны были, ❗️можно наверное сделать документы, что она материалы создавала в рамках служебного задания (за зарплату), а потом передала нам….❗️
Коллеги из бухгалтерии, Наташа, Лев - пожалуйста займитесь этим вопросом как срочным»

В конце 2019 года впервые за 8 лет существования моей книги задним числом были оформлены договоры авторского заказа на все издания. Подписывала я их фактически под угрозой увольнения. В этот момент у меня не было другой работы, и при имеющейся опеке над инвалидом не подписать эти договоры я не могла.