Новый учебный курс «Архивное хранение документов»
Тренд этого года - электронный архив - подхвачен и вендорами, и заказчиками.
Недавно проведенная на нашем канале неделя электронных архивов показала множество нестыковок в понимании того, что такое электронный архив, и как он должен быть спроектирован и организован.
По итогам обсуждения расширила темы архивного хранения документов до полноценного курса, рассчитанного на 8 ак/часов. Упор сделала на те вопросы, которые приводят к двоякому толкованию терминов и архивных процедур.
Тема архивного хранения очень детально проработана в нормативных правовых актах. Но сама технология организации хранения достаточно сложная для самостоятельного изучения. Поэтому все темы курса представлены в схемах и таблицах.
Термины также представлены в табличной форме во взаимосвязи с процессами. Схематично показаны участники процессов, последовательность их действий и учетные архивные документы, которые образуются на разных этапах работы с архивными документами.
Требования к СЭД и СХЭД приведены не отдельно, а во взаимосвязи с каждой процедурой, выполняемой с архивным документом.
Заказать корпоративное обучение можно здесь
Программа курса
1️⃣ Правовое регулирование хранения документов
2️⃣ Ответственность за нарушение архивного законодательства
3️⃣ Формирование документального фонда
4️⃣ Организация хранения архивных документов
5️⃣ Функции системы электронного документооборота по формированию единиц хранения и передачи в систему хранения электронных документов
6️⃣ Функции системы хранения электронных документов по комплектованию, учету и использованию электронных документов
7️⃣ Современные подходы к организации электронного архива.
8️⃣ Обзор рынка систем хранения электронных документов. ГИС «Платформа «ЦХЭД»
Тренд этого года - электронный архив - подхвачен и вендорами, и заказчиками.
Недавно проведенная на нашем канале неделя электронных архивов показала множество нестыковок в понимании того, что такое электронный архив, и как он должен быть спроектирован и организован.
По итогам обсуждения расширила темы архивного хранения документов до полноценного курса, рассчитанного на 8 ак/часов. Упор сделала на те вопросы, которые приводят к двоякому толкованию терминов и архивных процедур.
Тема архивного хранения очень детально проработана в нормативных правовых актах. Но сама технология организации хранения достаточно сложная для самостоятельного изучения. Поэтому все темы курса представлены в схемах и таблицах.
Термины также представлены в табличной форме во взаимосвязи с процессами. Схематично показаны участники процессов, последовательность их действий и учетные архивные документы, которые образуются на разных этапах работы с архивными документами.
Требования к СЭД и СХЭД приведены не отдельно, а во взаимосвязи с каждой процедурой, выполняемой с архивным документом.
Заказать корпоративное обучение можно здесь
Программа курса
1️⃣ Правовое регулирование хранения документов
2️⃣ Ответственность за нарушение архивного законодательства
3️⃣ Формирование документального фонда
4️⃣ Организация хранения архивных документов
5️⃣ Функции системы электронного документооборота по формированию единиц хранения и передачи в систему хранения электронных документов
6️⃣ Функции системы хранения электронных документов по комплектованию, учету и использованию электронных документов
7️⃣ Современные подходы к организации электронного архива.
8️⃣ Обзор рынка систем хранения электронных документов. ГИС «Платформа «ЦХЭД»
ecmdoc.ru
Софья Ульянцева
Обучение документообороту. Автоматизация документооборота. Повышение квалификации по документообороту. Методология документооборота
❤9👍1
ОШИБКИ, КОТОРЫЕ МЫ ВЫЯВЛЯЕМ В ХОДЕ АУДИТА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Значительная часть работы нашей команды методологов - аудит документооборота. По итогам аудита мы составляем аналитические отчеты, в которых показываем ошибки в организации работы с документами и даем рекомендации по их исправлению.
Расскажу, какие ошибки мы выявляем при оформлении распорядительных документов (приказ и распоряжение).
❌ В распорядительных документах часто нарушается схема оформления поручений:
➣ указывают исполнителей и срок исполнения не во всех пунктах
➣ используют различные варианты схемы поручений
✅ А как оформить поручение правильно?
Текст распорядительного документа делят на две части:
1️⃣ констатирующую (преамбулу)
2️⃣ распорядительную
Преамбула констатирует причины, основания, цели составления документа, может содержать ссылки на документы-основания.
Начинается словами Во исполнение... С целью..., В соответствии с...
Документ-основание указывается в следующем порядке: вид документа, автор (если документ издан в сторонней организации), дата, регистрационный номер, заголовок в кавычках.
В соответствии с приказом от 14.03.2023 № 75 «Об открытии проекта «Цифровой документооборот»
Распорядительная часть начинается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается строчными буквами вразрядку, и содержит:
➣ решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу)
➣ конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения
Составляйте распорядительную часть по единой схеме:
кому (исполнитель) — что сделать (поручение) — срок исполнения
❌
1. Службе информационных технологий (Краснов В.О.):
1.1. Ввести в промышленную эксплуатацию с 15.10.2023 систему управления документами «Эталон».
1.2. До 15.10.2023 обеспечить предоставление пользователям доступа к программе «Эталон».
1.3. С даты подписания приказа приступить к оперативному сопровождению программы «Эталон».
2. Кадровой службе (Левина И.Г.) обеспечить проведение обучения работников использованию программного продукта «Эталон» в срок до 15.10.2023.
✅
1. Начальнику службы информационных технологий Краснову В.О.:
1.1. Ввести в промышленную эксплуатацию с 15.10.2023 систему управления документами «Эталон».
1.2. Обеспечить предоставление пользователям доступа к программе «Эталон» до 15.10.2023.
1.3. Приступить к оперативному сопровождению программы «Эталон» с даты подписания приказа.
2. Кадровой службе (Левина И.Г.) обеспечить проведение обучения работников использованию программного продукта «Эталон» до 15.10.2023.
Это поможет:
1️⃣ быстрее переносить данные из приказа в регистрационную форму или карточку задачи в СЭД
2️⃣ получить корректную информацию об ответственных лицах, например, при составлении матрицы ответственности (мы видим, что за сопровождение программного продукта «Эталон» отвечает ИТ-служба с 15 октября 2023 года, а за обучение персонала - кадровая)
3️⃣ установить в СЭД правильные связи с документом-основанием
❌Ошибка
🔺Нельзя указывать в приказах формулировку «срок исполнения — постоянно», так как такого срока не существует
🔺Нельзя употреблять неконкретные выражения типа "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки"
Значительная часть работы нашей команды методологов - аудит документооборота. По итогам аудита мы составляем аналитические отчеты, в которых показываем ошибки в организации работы с документами и даем рекомендации по их исправлению.
Расскажу, какие ошибки мы выявляем при оформлении распорядительных документов (приказ и распоряжение).
❌ В распорядительных документах часто нарушается схема оформления поручений:
➣ указывают исполнителей и срок исполнения не во всех пунктах
➣ используют различные варианты схемы поручений
✅ А как оформить поручение правильно?
Текст распорядительного документа делят на две части:
1️⃣ констатирующую (преамбулу)
2️⃣ распорядительную
Преамбула констатирует причины, основания, цели составления документа, может содержать ссылки на документы-основания.
Начинается словами Во исполнение... С целью..., В соответствии с...
Документ-основание указывается в следующем порядке: вид документа, автор (если документ издан в сторонней организации), дата, регистрационный номер, заголовок в кавычках.
В соответствии с приказом от 14.03.2023 № 75 «Об открытии проекта «Цифровой документооборот»
Распорядительная часть начинается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается строчными буквами вразрядку, и содержит:
➣ решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу)
➣ конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения
Составляйте распорядительную часть по единой схеме:
кому (исполнитель) — что сделать (поручение) — срок исполнения
❌
1. Службе информационных технологий (Краснов В.О.):
1.1. Ввести в промышленную эксплуатацию с 15.10.2023 систему управления документами «Эталон».
1.2. До 15.10.2023 обеспечить предоставление пользователям доступа к программе «Эталон».
1.3. С даты подписания приказа приступить к оперативному сопровождению программы «Эталон».
2. Кадровой службе (Левина И.Г.) обеспечить проведение обучения работников использованию программного продукта «Эталон» в срок до 15.10.2023.
✅
1. Начальнику службы информационных технологий Краснову В.О.:
1.1. Ввести в промышленную эксплуатацию с 15.10.2023 систему управления документами «Эталон».
1.2. Обеспечить предоставление пользователям доступа к программе «Эталон» до 15.10.2023.
1.3. Приступить к оперативному сопровождению программы «Эталон» с даты подписания приказа.
2. Кадровой службе (Левина И.Г.) обеспечить проведение обучения работников использованию программного продукта «Эталон» до 15.10.2023.
Это поможет:
1️⃣ быстрее переносить данные из приказа в регистрационную форму или карточку задачи в СЭД
2️⃣ получить корректную информацию об ответственных лицах, например, при составлении матрицы ответственности (мы видим, что за сопровождение программного продукта «Эталон» отвечает ИТ-служба с 15 октября 2023 года, а за обучение персонала - кадровая)
3️⃣ установить в СЭД правильные связи с документом-основанием
❌Ошибка
🔺Нельзя указывать в приказах формулировку «срок исполнения — постоянно», так как такого срока не существует
🔺Нельзя употреблять неконкретные выражения типа "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки"
👏9👍1
ОШИБКИ, КОТОРЫЕ МЫ ВЫЯВЛЯЕМ В ХОДЕ АУДИТА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Значительная часть работы нашей команды методологов - аудит документооборота. По итогам аудита мы составляем аналитические отчеты, в которых показываем ошибки в организации работы с документами и даем рекомендации по их исправлению.
Расскажу, какие ошибки мы выявляем при оформлении протокола.
Ошибки в указании присутствующих
❌ во вводной части протокола указывают должности присутствующих
✅ В протоколах заседаний коллегиальных органов (совет директоров, ученый совета, тендерный комитет) указывать должности не нужно. Укажите только ФИО председателя, секретаря, присутствующих и повестку дн. Состав коллегиального органа назначается распорядительным документом, и там указывают должности.
Должности присутствующих указывают, когда оформляют оперативные совещания у руководителя организации, рабочие встречи руководителей организации с руководителями субъектов РФ, совместные заседания различных комиссий.
Указывайте ФИО присутствующих в алфавитном порядке фамилий, а не в случайном.
В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству 2020 года в приложении N 9 представлен образец формы протокола совещания у руководителя организации, на которое приглашают различных должностных лиц, в зависимости от вопросов, которые рассматривают на совещании.
Не рекомендуется перечислять присутствующих по уровню занимаемой должности. Порядок в списке по должности не имеет никакого значения — у всех присутствующих одинаковый статус в рамках одного совещания.
Вопросы повестки дня
❌ вопросы повестки дня формулируют в именительном падеже
например: что рассматриваем?
ответ — вопрос такой-то…
Ошибка проявляется при унификации формы представления вопросов в повестке дня: слово «вопрос» повторяется несколько раз:
первый вопрос — вопрос о... второй вопрос — вопрос о...
✅ Слово вопрос лучше убрать и заменить цифрой.
Формулируйте вопросы повестки дня в предложном падеже — они должны отвечать на вопрос о чем?
1. О мерах по реализации программы ...
Фамилия докладчика
❌ фамилию докладчика в основной части протокола после слова СЛУШАЛИ часто ставят в именительном падеже
Присутствующие слушали докладчика, который указан в повестке дня
следовательно, слушали кого и по какому вопросу
а не кто слушал и не кто докладывал
✅
1. СЛУШАЛИ:
Лазареву М.Н. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Смирнова К.Е. - краткая запись выступления
Формулировки решений
❌ в решениях протокола используют фразу принять информацию к сведению, которая мешает контролировать исполнение поручений
Получается, что достаточно просто принять информацию к сведению, и больше ничего делать не надо.
✅ Протокол в большинстве случаев — распорядительный документ по своей сути. Поэтому решения, которые принимают на заседаниях, совещаниях, собраниях, так же как и поручения в приказах, постановлениях, распоряжениях, должны иметь исполнителей, сроки исполнения и отражать суть поручения.
К примеру, руководитель организации информировал коллег на совещании, что 15 апреля состоится конференция и для нее необходимо подготовить доклады выступлений. Если в решении написать «принять информацию к сведению», то ответственный за контроль не поймет, кто конкретно готовит доклады и к какому сроку их необходимо представить руководителю.
Если этот процесс нужно зафиксировать в СЭД, то непонятно, кому направить поручение. Поэтому если в решении протокола есть поручение конкретным исполнителям или исполнителю, то составляйте его по схеме:
исполнитель (должность, ФИО) — действие (поручение) — срок исполнения
Пример
1. Начальнику участка N 4 Краснову В.О. составить план отгрузки строительной техники к 03.12.2023.
2. Прорабу строительного участка N 5 Павлову А.С. организовать проведение ремонтных работ здания дошкольного учреждения, расположенного по адресу... до 10.02.2024.
Значительная часть работы нашей команды методологов - аудит документооборота. По итогам аудита мы составляем аналитические отчеты, в которых показываем ошибки в организации работы с документами и даем рекомендации по их исправлению.
Расскажу, какие ошибки мы выявляем при оформлении протокола.
Ошибки в указании присутствующих
❌ во вводной части протокола указывают должности присутствующих
✅ В протоколах заседаний коллегиальных органов (совет директоров, ученый совета, тендерный комитет) указывать должности не нужно. Укажите только ФИО председателя, секретаря, присутствующих и повестку дн. Состав коллегиального органа назначается распорядительным документом, и там указывают должности.
Должности присутствующих указывают, когда оформляют оперативные совещания у руководителя организации, рабочие встречи руководителей организации с руководителями субъектов РФ, совместные заседания различных комиссий.
Указывайте ФИО присутствующих в алфавитном порядке фамилий, а не в случайном.
В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству 2020 года в приложении N 9 представлен образец формы протокола совещания у руководителя организации, на которое приглашают различных должностных лиц, в зависимости от вопросов, которые рассматривают на совещании.
Не рекомендуется перечислять присутствующих по уровню занимаемой должности. Порядок в списке по должности не имеет никакого значения — у всех присутствующих одинаковый статус в рамках одного совещания.
Вопросы повестки дня
❌ вопросы повестки дня формулируют в именительном падеже
например: что рассматриваем?
ответ — вопрос такой-то…
Ошибка проявляется при унификации формы представления вопросов в повестке дня: слово «вопрос» повторяется несколько раз:
первый вопрос — вопрос о... второй вопрос — вопрос о...
✅ Слово вопрос лучше убрать и заменить цифрой.
Формулируйте вопросы повестки дня в предложном падеже — они должны отвечать на вопрос о чем?
1. О мерах по реализации программы ...
Фамилия докладчика
❌ фамилию докладчика в основной части протокола после слова СЛУШАЛИ часто ставят в именительном падеже
Присутствующие слушали докладчика, который указан в повестке дня
следовательно, слушали кого и по какому вопросу
а не кто слушал и не кто докладывал
✅
1. СЛУШАЛИ:
Лазареву М.Н. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Смирнова К.Е. - краткая запись выступления
Формулировки решений
❌ в решениях протокола используют фразу принять информацию к сведению, которая мешает контролировать исполнение поручений
Получается, что достаточно просто принять информацию к сведению, и больше ничего делать не надо.
✅ Протокол в большинстве случаев — распорядительный документ по своей сути. Поэтому решения, которые принимают на заседаниях, совещаниях, собраниях, так же как и поручения в приказах, постановлениях, распоряжениях, должны иметь исполнителей, сроки исполнения и отражать суть поручения.
К примеру, руководитель организации информировал коллег на совещании, что 15 апреля состоится конференция и для нее необходимо подготовить доклады выступлений. Если в решении написать «принять информацию к сведению», то ответственный за контроль не поймет, кто конкретно готовит доклады и к какому сроку их необходимо представить руководителю.
Если этот процесс нужно зафиксировать в СЭД, то непонятно, кому направить поручение. Поэтому если в решении протокола есть поручение конкретным исполнителям или исполнителю, то составляйте его по схеме:
исполнитель (должность, ФИО) — действие (поручение) — срок исполнения
Пример
1. Начальнику участка N 4 Краснову В.О. составить план отгрузки строительной техники к 03.12.2023.
2. Прорабу строительного участка N 5 Павлову А.С. организовать проведение ремонтных работ здания дошкольного учреждения, расположенного по адресу... до 10.02.2024.
👏6
Рубрика «Осторожно, канцелярит!»
Мои коллеги знают, как нервно я отношусь к канцеляриту. Вижу его в текстах как рентген. Собрала очередную подборку из проектных документов, локальных нормативных актов и с сайтов производителей программ для управления документами.
Обсуждение в чате канала
Что такое канцелярский шаблон
Термин канцелярит был введён К.И. Чуковским в книге «Живой как жизнь» (1962) по образцу инфекционного заболевания: колит, дифтерит, менингит.
В 1970-е годы проблему канцелярита поднимала Нора Галь в слове «Слово живое и мёртвое».
Канцелярит — это мертвечина. Он проникает и в художественную литературу, и в быт, в устную речь. Даже в детскую. Из официальных материалов, из газет, от радио и телевидения канцелярский язык переходит в повседневную практику. Много лет так читали лекции, так писали учебники и даже буквари. Вскормленные языковой лебедой и мякиной, учителя в свой черёд питают той же сухомяткой чёрствых и мёртвых словес всё новые поколения ни в чём не повинных ребятишек
Деловая речь не должна содержать канцелярских шаблонов (это мое экспертное мнение, возможно, не все с этим согласны). Тем не менее уверена, что стремиться надо к исключению канцеляризмов из своей речи.
Административно-канцелярский подстиль характерен для документов советского периода. Хотя даже в советское время филологи относили административно-канцелярскую речь к «болезни русского языка», в которой происходит подмена смысла, скрывающая отсутствие мысли.
Почему так распространен канцелярит?
Пишущему кажется, что текст, пестрящий терминами, штампами и клише, выглядит солиднее и воспринимается как «более профессиональный». Думать и выражать мыли чужими заготовками проще, как проще утолить голод фастфудом. Отличительная особенность канцелярской речи заключается в ее пафосности, что дает ложное чувство желаемого повышения собственного статуса (при отсутствии такового).
Когда современная деловая речь допускает использование административно-канцелярского подстиля?
Множественные языковые клише, стилистически маркированные слова (данный, настоящий, следующий) используются в юридической речи, которая обслуживает деятельность высших органов государственной власти, судебной власти, правоохранительных органов.
Юридическая речь имеет четкую правовую цель, отсюда возникает либо директивный способ изложения, либо юридическая квалификация события, например:
Так, …, действуя группой лиц по предварительному сговору с …, во исполнении отведенной ему преступной роли, из корыстных побуждений направленных на хищение денежных средств, принадлежащих …, совместно с неосведомленной об их преступных намерениях …, 29.05.2021 года, точное время следствием не установлено, находясь в офисе … по адресу: …, в ходе общения с представителем …, не осведомленным о преступных намерениях …, и не состоящим с ними в преступном сговоре, обратившимся в … для получения консультации относительно получения разрешения органа государственной власти, во исполнение преступного умысла, направленного на незаконное обогащение, действуя путем обмана, сообщил …
Но! Если вы не законодатель, не прокурор и не следователь, избегайте канцелярских шаблонов в своей речи. Не употребляйте слова и выражения, стилистически маркированные как канцеляризмы
❌
осуществляется
осуществление
неосуществление
является
в рамках
следующий
настоящий
выше- нижеуказанный
данный
❌ Автор документа осуществляет определение маршрута согласования
✅ Автор документа определяет маршрут согласования
❌ Обработка осуществляется отдельными процедурами документооборота
✅ 🤷🏻♀️ может имелось в виду: процесс обработки документа включает набор операций?
❌ Неосуществление предоплаты
✅ Предоплата не внесена
❌ В целях решения задачи погашения задолженности
не буду приводить правильный вариант, продолжу заполнять речевую формулу, использованную автором примера:
в целях реализации задачи погашения задолженности …
решение задачи погашения задолженности определяют перспективу развития …
для достижения цели погашения задолженности …
❌ Данная статья была опубликована …
✅ Статья опубликована …
Мои коллеги знают, как нервно я отношусь к канцеляриту. Вижу его в текстах как рентген. Собрала очередную подборку из проектных документов, локальных нормативных актов и с сайтов производителей программ для управления документами.
Обсуждение в чате канала
Что такое канцелярский шаблон
Термин канцелярит был введён К.И. Чуковским в книге «Живой как жизнь» (1962) по образцу инфекционного заболевания: колит, дифтерит, менингит.
В 1970-е годы проблему канцелярита поднимала Нора Галь в слове «Слово живое и мёртвое».
Канцелярит — это мертвечина. Он проникает и в художественную литературу, и в быт, в устную речь. Даже в детскую. Из официальных материалов, из газет, от радио и телевидения канцелярский язык переходит в повседневную практику. Много лет так читали лекции, так писали учебники и даже буквари. Вскормленные языковой лебедой и мякиной, учителя в свой черёд питают той же сухомяткой чёрствых и мёртвых словес всё новые поколения ни в чём не повинных ребятишек
Деловая речь не должна содержать канцелярских шаблонов (это мое экспертное мнение, возможно, не все с этим согласны). Тем не менее уверена, что стремиться надо к исключению канцеляризмов из своей речи.
Административно-канцелярский подстиль характерен для документов советского периода. Хотя даже в советское время филологи относили административно-канцелярскую речь к «болезни русского языка», в которой происходит подмена смысла, скрывающая отсутствие мысли.
Почему так распространен канцелярит?
Пишущему кажется, что текст, пестрящий терминами, штампами и клише, выглядит солиднее и воспринимается как «более профессиональный». Думать и выражать мыли чужими заготовками проще, как проще утолить голод фастфудом. Отличительная особенность канцелярской речи заключается в ее пафосности, что дает ложное чувство желаемого повышения собственного статуса (при отсутствии такового).
Когда современная деловая речь допускает использование административно-канцелярского подстиля?
Множественные языковые клише, стилистически маркированные слова (данный, настоящий, следующий) используются в юридической речи, которая обслуживает деятельность высших органов государственной власти, судебной власти, правоохранительных органов.
Юридическая речь имеет четкую правовую цель, отсюда возникает либо директивный способ изложения, либо юридическая квалификация события, например:
Так, …, действуя группой лиц по предварительному сговору с …, во исполнении отведенной ему преступной роли, из корыстных побуждений направленных на хищение денежных средств, принадлежащих …, совместно с неосведомленной об их преступных намерениях …, 29.05.2021 года, точное время следствием не установлено, находясь в офисе … по адресу: …, в ходе общения с представителем …, не осведомленным о преступных намерениях …, и не состоящим с ними в преступном сговоре, обратившимся в … для получения консультации относительно получения разрешения органа государственной власти, во исполнение преступного умысла, направленного на незаконное обогащение, действуя путем обмана, сообщил …
Но! Если вы не законодатель, не прокурор и не следователь, избегайте канцелярских шаблонов в своей речи. Не употребляйте слова и выражения, стилистически маркированные как канцеляризмы
❌
осуществляется
осуществление
неосуществление
является
в рамках
следующий
настоящий
выше- нижеуказанный
данный
❌ Автор документа осуществляет определение маршрута согласования
✅ Автор документа определяет маршрут согласования
❌ Обработка осуществляется отдельными процедурами документооборота
✅ 🤷🏻♀️ может имелось в виду: процесс обработки документа включает набор операций?
❌ Неосуществление предоплаты
✅ Предоплата не внесена
❌ В целях решения задачи погашения задолженности
не буду приводить правильный вариант, продолжу заполнять речевую формулу, использованную автором примера:
в целях реализации задачи погашения задолженности …
решение задачи погашения задолженности определяют перспективу развития …
для достижения цели погашения задолженности …
❌ Данная статья была опубликована …
✅ Статья опубликована …
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍5❤1
❌ Ознакомление с приказом о командировании командируемого лица осуществляется на самом приказе.
✅ Работник ставит отметку об ознакомлении на приказе о командировании.
❌ В рамках осуществления договорной работы используются шаблоны договоров
✅ Договоры составляются по шаблонам
❌ В Организации установлены следующие виды отсутствий: …
✅ Виды отсутствий:
…
…
В следующем примере уберем все канцелярские шаблоны и сократим нечитаемый текст с 53 слов до 28 (почти в два раза)
❌ Учет отсутствий на рабочем месте осуществляется с использованием системы «1С:Документооборот 8». При взаимодействии с сотрудником, отсутствующим на рабочем месте (при планировании мероприятия в системе «1С:Документооборот 8», при отправке письма данному адресату, а также при выборе отсутствующего сотрудника исполнителем задачи), пользователь средствами «1С:Документооборота 8» получает предупреждение с указанием причины отсутствия сотрудника и именем заместителя.
✅Учет отсутствий ведется с использованием системы «1С:Документооборот 8». При включении отсутствующего пользователя в один из сценариев работы системы формируется автоматическое предупреждение с указанием причины отсутствия и замещающего пользователя.
Изменим ошибочный порядок слов и уберем канцелярит
❌ Юристы в системе на базе Docsvision работают в части подготовки и согласования договоров. Дополнительно их работу автоматизировали ещё 2 сторонние системы.
✅ Юристы компании работают в трех информационных системах. В системе Docsvision они согласовывают договоры.
Рекомендую к прочтению статью
Острый хронический канцелярит - Коммерсантъ
✅ Работник ставит отметку об ознакомлении на приказе о командировании.
❌ В рамках осуществления договорной работы используются шаблоны договоров
✅ Договоры составляются по шаблонам
❌ В Организации установлены следующие виды отсутствий: …
✅ Виды отсутствий:
…
…
В следующем примере уберем все канцелярские шаблоны и сократим нечитаемый текст с 53 слов до 28 (почти в два раза)
❌ Учет отсутствий на рабочем месте осуществляется с использованием системы «1С:Документооборот 8». При взаимодействии с сотрудником, отсутствующим на рабочем месте (при планировании мероприятия в системе «1С:Документооборот 8», при отправке письма данному адресату, а также при выборе отсутствующего сотрудника исполнителем задачи), пользователь средствами «1С:Документооборота 8» получает предупреждение с указанием причины отсутствия сотрудника и именем заместителя.
✅Учет отсутствий ведется с использованием системы «1С:Документооборот 8». При включении отсутствующего пользователя в один из сценариев работы системы формируется автоматическое предупреждение с указанием причины отсутствия и замещающего пользователя.
Изменим ошибочный порядок слов и уберем канцелярит
❌ Юристы в системе на базе Docsvision работают в части подготовки и согласования договоров. Дополнительно их работу автоматизировали ещё 2 сторонние системы.
✅ Юристы компании работают в трех информационных системах. В системе Docsvision они согласовывают договоры.
Рекомендую к прочтению статью
Острый хронический канцелярит - Коммерсантъ
Коммерсантъ
Острый хронический канцелярит
Кто и зачем говорит и думает штампами
👍9
В последние выходные сентября недалеко от Арзамаса прошел CIO конгресс нижегородского клуба ИТ-директоров Болдинская осень
На мероприятиях Союза ИТ-директоров всегда нахожу понимание и поддержку своим идеям и получаю удовольствие от нахождения в среде думающих и увлеченных профессионалов.
Отдельную благодарность выражаю президенту Нижегородского клуба ИТ-директоров Александру Квасову за приглашение, радушный прием и полезную свободную дискуссию.
В своем докладе представила нашу совместную с Союзом работу - проект национального стандарта ГОСТ Р «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования». На сегодняшний день проект стандарта прошел публичные слушания и направлен на экспертизу.
Обсуждение доклада еще раз показало актуальность и востребованность стандарта, готовность применять предложенную в нем технологию цифровизации документооборота, поскольку, объективно, нет ни методических материалов, ни практики внедрений.
Интересно, как поднятые в докладе темы пересеклись с выступлениями других докладчиков и заложили перспективы сотрудничества по ряду направлений.
Андрей Грузинов (Лаборатория Касперского) рассказал про интегрированный подход к безопасности и новые уровни Kaspersky Security для бизнеса. Интересно, как эта тема пересеклась с защитой данных в архивах долговременного хранения документов.
Борис Славин (руководитель центра ИТ экспертизы Союза ИТ-директоров, научный руководитель факультета ИТ и анализа больших данных Финансового университета при Правительстве РФ) представил свой взгляд на рынок труда в ИТ и предложил интересные варианты решений при отсутствии нужных кадров. Тезис «не хватает не кадров, а компетенций» основан на исследовании, которое показало нерациональность поиска компетенций на рынке труда (дорогой подход, который портит и разогревает рынок).
Альтернатива поиску на рынке труда:
▫️повышение квалификации сотрудников ИТ службы
▫️партнерство с вузами и найм среди выпускников
▫️демократизация ИТ решений (No/Low code)
▫️переобучение сотрудников компании
Методика эталонной модели, которую мы заложили в стандарт, пересекается с технологией коллективного интеллекта, предложенной Борисом Славиным. Модель документооборота, спроектированная на основе эталонной модели, позволит сформировать модель компетенций в области управления документами и управлять ею, распределяя операции между сотрудниками, обладающими необходимыми компетенциями.
В следующем выступлении Борис Славин представил фрагмент отчета НИР для Правительства РФ по теме имортонезависимости России. Почему идея полного импортозамещения вредна и утопична? Что импортное безопасно использовать? Что противопоставить глобализации?
Одно из предложений Правительству связано с созданием нового международного аналитического центра в ИТ. В развитие этого предложения наметили сотрудничество в области экспертизы программных продуктов для управления документами (СЭД и СХЭД), а также методических разработок российских производителей ПО. На основе аналитических исследований планируется создать новые рейтинги, основанные не только на количестве проданных коробок и лицензий, а на оценке функциональности, рисков и соответствия законодательной базе РФ.
Елена Славина (директор Всероссийского Союза ИТ-директоров) отметила, как изменились цели союза - от повышения престижа профессии руководителя ИТ-службы в бизнесе и обществе к повышению роли информационных технологий в создании новых социальных смыслов.
Если есть желание ознакомиться с моей презентацией, ставьте + в комментариях
Обсуждение в чате канала
На мероприятиях Союза ИТ-директоров всегда нахожу понимание и поддержку своим идеям и получаю удовольствие от нахождения в среде думающих и увлеченных профессионалов.
Отдельную благодарность выражаю президенту Нижегородского клуба ИТ-директоров Александру Квасову за приглашение, радушный прием и полезную свободную дискуссию.
В своем докладе представила нашу совместную с Союзом работу - проект национального стандарта ГОСТ Р «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования». На сегодняшний день проект стандарта прошел публичные слушания и направлен на экспертизу.
Обсуждение доклада еще раз показало актуальность и востребованность стандарта, готовность применять предложенную в нем технологию цифровизации документооборота, поскольку, объективно, нет ни методических материалов, ни практики внедрений.
Интересно, как поднятые в докладе темы пересеклись с выступлениями других докладчиков и заложили перспективы сотрудничества по ряду направлений.
Андрей Грузинов (Лаборатория Касперского) рассказал про интегрированный подход к безопасности и новые уровни Kaspersky Security для бизнеса. Интересно, как эта тема пересеклась с защитой данных в архивах долговременного хранения документов.
Борис Славин (руководитель центра ИТ экспертизы Союза ИТ-директоров, научный руководитель факультета ИТ и анализа больших данных Финансового университета при Правительстве РФ) представил свой взгляд на рынок труда в ИТ и предложил интересные варианты решений при отсутствии нужных кадров. Тезис «не хватает не кадров, а компетенций» основан на исследовании, которое показало нерациональность поиска компетенций на рынке труда (дорогой подход, который портит и разогревает рынок).
Альтернатива поиску на рынке труда:
▫️повышение квалификации сотрудников ИТ службы
▫️партнерство с вузами и найм среди выпускников
▫️демократизация ИТ решений (No/Low code)
▫️переобучение сотрудников компании
Методика эталонной модели, которую мы заложили в стандарт, пересекается с технологией коллективного интеллекта, предложенной Борисом Славиным. Модель документооборота, спроектированная на основе эталонной модели, позволит сформировать модель компетенций в области управления документами и управлять ею, распределяя операции между сотрудниками, обладающими необходимыми компетенциями.
В следующем выступлении Борис Славин представил фрагмент отчета НИР для Правительства РФ по теме имортонезависимости России. Почему идея полного импортозамещения вредна и утопична? Что импортное безопасно использовать? Что противопоставить глобализации?
Одно из предложений Правительству связано с созданием нового международного аналитического центра в ИТ. В развитие этого предложения наметили сотрудничество в области экспертизы программных продуктов для управления документами (СЭД и СХЭД), а также методических разработок российских производителей ПО. На основе аналитических исследований планируется создать новые рейтинги, основанные не только на количестве проданных коробок и лицензий, а на оценке функциональности, рисков и соответствия законодательной базе РФ.
Елена Славина (директор Всероссийского Союза ИТ-директоров) отметила, как изменились цели союза - от повышения престижа профессии руководителя ИТ-службы в бизнесе и обществе к повышению роли информационных технологий в создании новых социальных смыслов.
Если есть желание ознакомиться с моей презентацией, ставьте + в комментариях
Обсуждение в чате канала
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍6❤2
История делопроизводства: научная организация труда
20-е годы прошлого столетия отмечены развитием научной организации управленческого труда (НОТ) и, в частности, делопроизводства. Нахожу интересные параллели с сегодняшним днем, поэтому напишу серию постов про движение НОТ и научные разработки вопросов техники управления. Обсуждение в чате канала
В августе 1923 года при коллегии Наркомата рабоче-крестьянской инспекции СССР (Наркомат РКИ) был сформирован Совет по научной организации труда (Совнот) под руководством В.В. Куйбышева. Это был первый координационный орган, руководящий научной деятельностью в области государственного управления.
Исследования начались с работы самого Наркомата РКИ. По итогам внесены коренные изменения в структуру делопроизводственного аппарата, делопроизводство было централизовано.
✅ Результат рационализации
▫️ускорилось движение документов
▫️достигнута быстрота всех операций
▫️число делопроизводителей сокращено с 210 до 30
Открыты институты НОТ в разных городах, открываются новые специализированные учреждения по внедрению НОТ, как Бюро стандартизации при ВСНХ СССР. Бюро проводило рационализаторские работы в учреждениях на хоздоговорных началах: организация документооборота в учреждениях, разработка форм документов, печать бланков и изготовление канцелярской мебели.
К середине 1924 года Бюро рационализировало документационные процессы в 28 учреждениях.
В 1920-е годы появляются общественные объединения активистов НОТ (Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, лига «Время»), издается много литературы, посвященной вопросам делопроизводства. Это были и фундаментальные работы, содержащие теоретические и практические разработки, и общедоступные пособия по делопроизводству для служащих, а также пособия нормативного характера.
Направления постановки и рационализации делопроизводства
▫️правовые основы документирования
▫️место и значение делопроизводства в деятельности учреждений
▫️отдельные этапы создания и обработки документов
▫️механизация делопроизводственных операций
▫️стандартизация документов
▫️методика обследования и рационализации работы учреждений
Особенно много было сделано по разработке системы регистрации и классификации документов. Журнальная система регистрации заменена на индивидуальную и групповую карточную системы. С особой тщательностью разрабатывались формы регистрационных карточек и методика их заполнения. Разработана и апробирована десятичная система классификации служебных документов.
Движение НОТ набирало обороты, и к концу 1925 года во многих центральных и местных учреждениях были созданы специальные рационализаторские подразделения, получившие название Оргбюро.
Отделом административной техники Наркомата РКИ решалась задача удешевления управленческого аппарата и первым звеном рационализации становилось делопроизводство. Работа велась по двум направлениям:
▫️создание в учреждениях постоянных органов рационализации
▫️разработка типовых систем делопроизводства и внедрение их в практику
✅ Результат рационализации
применение рекомендаций, выработанных в результате обследования отделов ЗАГС, позволило сократить регистрационные формы на 58%
Наиболее успешными считаются работы по введению централизованных карточных систем регистрации документов, применение которых позволило наладить справочную работу и контроль исполнения документов. В эти же годы совершенствуется система текущего хранения дел и поиска документов.
20-е годы прошлого столетия отмечены развитием научной организации управленческого труда (НОТ) и, в частности, делопроизводства. Нахожу интересные параллели с сегодняшним днем, поэтому напишу серию постов про движение НОТ и научные разработки вопросов техники управления. Обсуждение в чате канала
В августе 1923 года при коллегии Наркомата рабоче-крестьянской инспекции СССР (Наркомат РКИ) был сформирован Совет по научной организации труда (Совнот) под руководством В.В. Куйбышева. Это был первый координационный орган, руководящий научной деятельностью в области государственного управления.
Исследования начались с работы самого Наркомата РКИ. По итогам внесены коренные изменения в структуру делопроизводственного аппарата, делопроизводство было централизовано.
✅ Результат рационализации
▫️ускорилось движение документов
▫️достигнута быстрота всех операций
▫️число делопроизводителей сокращено с 210 до 30
Открыты институты НОТ в разных городах, открываются новые специализированные учреждения по внедрению НОТ, как Бюро стандартизации при ВСНХ СССР. Бюро проводило рационализаторские работы в учреждениях на хоздоговорных началах: организация документооборота в учреждениях, разработка форм документов, печать бланков и изготовление канцелярской мебели.
К середине 1924 года Бюро рационализировало документационные процессы в 28 учреждениях.
В 1920-е годы появляются общественные объединения активистов НОТ (Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, лига «Время»), издается много литературы, посвященной вопросам делопроизводства. Это были и фундаментальные работы, содержащие теоретические и практические разработки, и общедоступные пособия по делопроизводству для служащих, а также пособия нормативного характера.
Направления постановки и рационализации делопроизводства
▫️правовые основы документирования
▫️место и значение делопроизводства в деятельности учреждений
▫️отдельные этапы создания и обработки документов
▫️механизация делопроизводственных операций
▫️стандартизация документов
▫️методика обследования и рационализации работы учреждений
Особенно много было сделано по разработке системы регистрации и классификации документов. Журнальная система регистрации заменена на индивидуальную и групповую карточную системы. С особой тщательностью разрабатывались формы регистрационных карточек и методика их заполнения. Разработана и апробирована десятичная система классификации служебных документов.
Движение НОТ набирало обороты, и к концу 1925 года во многих центральных и местных учреждениях были созданы специальные рационализаторские подразделения, получившие название Оргбюро.
Отделом административной техники Наркомата РКИ решалась задача удешевления управленческого аппарата и первым звеном рационализации становилось делопроизводство. Работа велась по двум направлениям:
▫️создание в учреждениях постоянных органов рационализации
▫️разработка типовых систем делопроизводства и внедрение их в практику
✅ Результат рационализации
применение рекомендаций, выработанных в результате обследования отделов ЗАГС, позволило сократить регистрационные формы на 58%
Наиболее успешными считаются работы по введению централизованных карточных систем регистрации документов, применение которых позволило наладить справочную работу и контроль исполнения документов. В эти же годы совершенствуется система текущего хранения дел и поиска документов.
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
❤6
Высокие результаты, показанные Наркоматом РКИ в области рационализации управленческого труда, привели к усилению рационализаторской работы. Для ведения практической работы в учреждениях на договорных началах создано акционерное общество Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой), в задачи которого входило:
▫️реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства, архива и бухгалтерского учета
▫️разработка организационных структур управления
▫️издание бланков
▫️разработка инструкций и форм документов
▫️снабжение учреждений усовершенствованным канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими машинами
▫️организации курсов для делопроизводителей
Продолжение следует 🔽
Далее расскажу про создание в 1926 году Института техники управления в системе Наркомата РКИ.
Источник: История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. - М: МГИАИ, 1974.
👉 Презентация с CIO конгресса нижегородского Клуба ИТ-директоров опубликована в чате канала
▫️реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства, архива и бухгалтерского учета
▫️разработка организационных структур управления
▫️издание бланков
▫️разработка инструкций и форм документов
▫️снабжение учреждений усовершенствованным канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими машинами
▫️организации курсов для делопроизводителей
Продолжение следует 🔽
Далее расскажу про создание в 1926 году Института техники управления в системе Наркомата РКИ.
Источник: История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. - М: МГИАИ, 1974.
👉 Презентация с CIO конгресса нижегородского Клуба ИТ-директоров опубликована в чате канала
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
🔥4👍3
История делопроизводства: научная организация труда
В 1926 году в системе Наркомата РКИ был организован Институт техники управления (ИТУ) в роли общесоюзного научно-методического центра.
Задачи ИТУ
1️⃣ научные - научная разработка вопросов техники управления, изучение техники работы учреждений и выработка систем и практических мероприятий по рационализации техники управления;
2️⃣ задачи научно-информационные - консультации и популяризация достижений в области техники управления.
ИТУ стремился упростить управленческий процесс так, чтобы привлечь в него самые широкие массы и тем самым удешевить управленческий аппарат.
Здесь многие вспомнят фразу, приписываемую Ленину «Любая кухарка способна управлять государством». Однако в оригинальном тексте 1917 года читаем: «Мы не утописты. Мы знаем, что любой чернорабочий и любая кухарка не способны сейчас же вступить в управление государством... Мы требуем, чтобы обучение делу государственного управления велось сознательными рабочими и солдатами и чтобы начато было оно немедленно».
Эти задачи - выстраивание управленческих процессов, их рационализация, вовлечение широких масс в управление через обучение - решал ИТУ.
«Оргстрой» и ИТУ работали в тесной связке. Обследование учреждений и предприятий, разработка для них рациональной структуры проводилась «Оргстроем» на основе методических разработок ИТУ. Институт разрабатывал нормали, стандарты, образцы конторской техники и передавал их безвозмездно для реализации «Оргстрою». Последний выявлял необходимое количество, принимал заказы, изготавливал и реализовывал, отчисляя 50% прибыли в доход ИТУ.
ИТУ разработаны методы обследования документационного обслуживания деятельности учреждений:
▫️непосредственное наблюдение
▫️опрос (интервьюирование)
▫️анкетирование
▫️фотографии рабочего дня
▫️хронометраж
Направления постановки делопроизводства:
▫️движение документов
▫️регистрация
▫️исполнение
▫️хранение
Движение документов отражалось с помощью графического представления (оперограмма и технологическая карта).
❗️Обратите внимание, какие недостатки в организации документооборота назывались самыми основными:
▫️наличие лишних инстанций при направлении документа к исполнителю
▫️лишние операции при его обработке
▫️медлительность движения и исполнения документа
Кто скажет, что эти подходы устарели и неактуальны? Или что техника управления - это только зарубежные методики?
На составляемых графических документах показывался не только существующий порядок движения документов (as is), но и предлагаемый вариант (to be). Графическое представление помогало наглядно увидеть, какие операции и инстанции выпадают при рациональной организации работы с документами.
Методика безрегистрационной системы документооборота
Была предпринята попытка отказаться от регистрации документов, как от одной из самых трудоемких операций. Не было учтено, что регистрация обеспечивает учет, контроль и справочную работу. Отмена регистрации сначала привела к путанице в работке аппарата управления Наркомата, а потом от этой методики отказались, признав ее ошибочной.
Делаю акцент на этом эксперименте, проведенном еще в 1920-е годы, так как столкнулась с попытками производителей программных продуктов распространить методику безрегистрационного документооборота. Это не новаторство, а уже пройденный неудачно опыт. Поэтому стоит обращаться к истории предмета автоматизации.
Продолжение следует 🔽
В 1926 году в системе Наркомата РКИ был организован Институт техники управления (ИТУ) в роли общесоюзного научно-методического центра.
Задачи ИТУ
1️⃣ научные - научная разработка вопросов техники управления, изучение техники работы учреждений и выработка систем и практических мероприятий по рационализации техники управления;
2️⃣ задачи научно-информационные - консультации и популяризация достижений в области техники управления.
ИТУ стремился упростить управленческий процесс так, чтобы привлечь в него самые широкие массы и тем самым удешевить управленческий аппарат.
Здесь многие вспомнят фразу, приписываемую Ленину «Любая кухарка способна управлять государством». Однако в оригинальном тексте 1917 года читаем: «Мы не утописты. Мы знаем, что любой чернорабочий и любая кухарка не способны сейчас же вступить в управление государством... Мы требуем, чтобы обучение делу государственного управления велось сознательными рабочими и солдатами и чтобы начато было оно немедленно».
Эти задачи - выстраивание управленческих процессов, их рационализация, вовлечение широких масс в управление через обучение - решал ИТУ.
«Оргстрой» и ИТУ работали в тесной связке. Обследование учреждений и предприятий, разработка для них рациональной структуры проводилась «Оргстроем» на основе методических разработок ИТУ. Институт разрабатывал нормали, стандарты, образцы конторской техники и передавал их безвозмездно для реализации «Оргстрою». Последний выявлял необходимое количество, принимал заказы, изготавливал и реализовывал, отчисляя 50% прибыли в доход ИТУ.
ИТУ разработаны методы обследования документационного обслуживания деятельности учреждений:
▫️непосредственное наблюдение
▫️опрос (интервьюирование)
▫️анкетирование
▫️фотографии рабочего дня
▫️хронометраж
Направления постановки делопроизводства:
▫️движение документов
▫️регистрация
▫️исполнение
▫️хранение
Движение документов отражалось с помощью графического представления (оперограмма и технологическая карта).
❗️Обратите внимание, какие недостатки в организации документооборота назывались самыми основными:
▫️наличие лишних инстанций при направлении документа к исполнителю
▫️лишние операции при его обработке
▫️медлительность движения и исполнения документа
Кто скажет, что эти подходы устарели и неактуальны? Или что техника управления - это только зарубежные методики?
На составляемых графических документах показывался не только существующий порядок движения документов (as is), но и предлагаемый вариант (to be). Графическое представление помогало наглядно увидеть, какие операции и инстанции выпадают при рациональной организации работы с документами.
Методика безрегистрационной системы документооборота
Была предпринята попытка отказаться от регистрации документов, как от одной из самых трудоемких операций. Не было учтено, что регистрация обеспечивает учет, контроль и справочную работу. Отмена регистрации сначала привела к путанице в работке аппарата управления Наркомата, а потом от этой методики отказались, признав ее ошибочной.
Делаю акцент на этом эксперименте, проведенном еще в 1920-е годы, так как столкнулась с попытками производителей программных продуктов распространить методику безрегистрационного документооборота. Это не новаторство, а уже пройденный неудачно опыт. Поэтому стоит обращаться к истории предмета автоматизации.
Продолжение следует 🔽
👍5
Друзья, снова нейтральная, казалось бы, тема вызвала бурную реакцию и активную дискуссию. Присоединяйтесь к обсуждению в в чате канала
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.