«Также» в начале предложения - ставим или нет
Одним из самых употребительных средств связи предложений в деловой письменной речи стало слово также. Это слово активно употребляется в начале предложения.
Расскажу, почему это считается стилистической ошибкой. Обсуждение в чате канала
ТАКЖЕ - союз, значение присоединения, синонимичен союзу и, наречию еще, обозначает соответствие ситуаций, а не дополнительную информацию
ТАК ЖЕ - устойчивое сочетание наречия с частицей же, значение таким же образом, аналогично
С употреблением союза также и сочетания так же связано две ошибки
1️⃣ Смешение союза также и устойчивого сочетания так же
❌ В прошлом году мы так же посетили конгресс в Екатеринбурге
✅ В прошлом году мы также посетили конгресс в Екатеринбурге
✅ В прошлом году мы активно участвовали в деловых мероприятиях, также посетили конгресс в Екатеринбурге
✅ Мы планируем участие в деловых мероприятиях, а также готовы посетить конгресс в Екатеринбурге
✅ В этом году мы посетим конгресс в Екатеринбурге так же, как и в прошлом
2️⃣ Употребление также в начале предложения. Начальное также
➢ оценивается лингвистами как слово-паразит, заполнитель паузы, которая по какой-то причине необходима говорящему
➣ нарушает логическую связь между соседними предложениями: нельзя использовать в начале предложения средство связи предложений (присоединительный союз также) так как это противоречит нормам литературного языка. Присоединительный союз ставится в середине предложения
❌ Направляем договор оказания услуг для подписания. Также прилагаем подробную инструкцию по оформлению договора
✅ Направляем договор оказания услуг для подписания. Мы также прилагаем инструкцию по его оформлению
Источники:
Д. Э. Розенталь. Справочник по правописанию и стилистике
В.В. Каверина Слово «также» в современном русском языке: употребление и правописание // Лингвистика и межкультурная коммуникация, 2015
#РубрикаДокументнаяЛингвистика
Одним из самых употребительных средств связи предложений в деловой письменной речи стало слово также. Это слово активно употребляется в начале предложения.
Расскажу, почему это считается стилистической ошибкой. Обсуждение в чате канала
ТАКЖЕ - союз, значение присоединения, синонимичен союзу и, наречию еще, обозначает соответствие ситуаций, а не дополнительную информацию
ТАК ЖЕ - устойчивое сочетание наречия с частицей же, значение таким же образом, аналогично
С употреблением союза также и сочетания так же связано две ошибки
1️⃣ Смешение союза также и устойчивого сочетания так же
❌ В прошлом году мы так же посетили конгресс в Екатеринбурге
✅ В прошлом году мы также посетили конгресс в Екатеринбурге
✅ В прошлом году мы активно участвовали в деловых мероприятиях, также посетили конгресс в Екатеринбурге
✅ Мы планируем участие в деловых мероприятиях, а также готовы посетить конгресс в Екатеринбурге
✅ В этом году мы посетим конгресс в Екатеринбурге так же, как и в прошлом
2️⃣ Употребление также в начале предложения. Начальное также
➢ оценивается лингвистами как слово-паразит, заполнитель паузы, которая по какой-то причине необходима говорящему
➣ нарушает логическую связь между соседними предложениями: нельзя использовать в начале предложения средство связи предложений (присоединительный союз также) так как это противоречит нормам литературного языка. Присоединительный союз ставится в середине предложения
❌ Направляем договор оказания услуг для подписания. Также прилагаем подробную инструкцию по оформлению договора
✅ Направляем договор оказания услуг для подписания. Мы также прилагаем инструкцию по его оформлению
Источники:
Д. Э. Розенталь. Справочник по правописанию и стилистике
В.В. Каверина Слово «также» в современном русском языке: употребление и правописание // Лингвистика и межкультурная коммуникация, 2015
#РубрикаДокументнаяЛингвистика
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍9
Как проверить, соответствует ли программный продукт заявленным нормативным актам?
Участница чата нашего канала задала вопрос:
Как понять, что программа действительно соответствует новым Правилам и Типовым функциональным требованиям Росархива? Производители начинают заявлять о соответствии через два дня после выхода новых правил. Так ли это?
Предложу несколько вариантов, как узнать соответствует ли ПО законодательным требованиям
1. Выписать из нормативных правовых актов (НПА) требования к данному классу программ и самостоятельно проверить ПО на соответствие каждому требованию.
2. Обратиться к экспертам и получить экспертное заключение.
Экспертизы проводятся нами совместно с МРОО «Союз ИТ-директоров» по направлениям:
➣ несудебные исследования в форме заключений компетентных экспертов;
➣ судебные экспертизы: программно-компьютерные, компьютерно-технические, нормативно-технические, информационно-компьютерные.
Несудебные экспертизы заказывают:
➣ производители программ (для понимания реального соответствия разрабатываемых ими программных продуктов внешним нормам);
➣ заказчики программ (иногда при выборе, но чаще в период эксплуатации).
Обсуждение в чате канала
Заказать экспертизу можно здесь
#ИТКонсалтинг
В ПРОДОЛЖЕНИЕ РУБРИКА «ЖЕЛЕЗНАЯ ЛОГИКА»
А теперь предлагаю разбор заметки, которую прислала наша подписчица. Покажу приемы лингвистической экспертизы на примере шести строчек текста👇
————
«Росархив приказом от 31.07.2023 № 77 утвердил новые «Правила хранения архивных документов» взамен «Правил хранения 2015».
Согласно пункту 4 новых Правил, "хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (СХЭД)".
Таким образом, использование ХХХ теперь осуществляется в рамках соблюдения норм, установленных Правилами хранения 2023»
————
1️⃣ Нарушен логический закон достаточного основания
👉 Всякая истинная мысль должна быть обоснована другими мыслями, истинность которых уже доказана
Простой пример: «Я готовился к экзамену (основание), поэтому я не заслужил двойку (тезис)»
Наш пример:
Согласно пункту 4 новых Правил, "хранение электронных архивных документов осуществляется с применением СХЭД» (основание) >> Таким образом, использование программы®️ теперь осуществляется в рамках соблюдения норм, установленных Правилами (тезис)
Для логического анализа надо свернуть высказывание и выделить тезис и основание:
тезис: «если вы будете хранить документы в продукте®️, то это будет соответствовать Правилам»
почему это будет соответствовать Правилам?
основание: «потому что хранить эл/архивные документы нужно в СХЭД»
Таким образом программа®️ приравнена к классу программ СХЭД без доказательства, что эта мысль истинная
✅ Для того чтобы приравнять программу®️ к СХЭД, надо привести аргументы в пользу того, что программа®️ относится к классу СХЭД, то есть соответствует другим правилам и требованиям, которые также содержатся в нормативном документе. И только в этом случае тезис будет иметь достаточное основание. А пока мысль не доказана, такое высказывание содержит логическую ошибку нарушения закона достаточного основания.
2️⃣ Нарушен закон тождества (подмена понятий)
👉 Предмет рассуждения не должен меняться произвольно, понятия подменяться и смешиваться
Автор намеренно пытается запутать читателей и зафиксировать вывод в качестве истины, используя условно правильную аргументацию.
Из Правил автор берет одно правило (документы надо хранить в СХЭД) и ошибочно утверждает, что использование программы®️ соответствует всей совокупности правил нормативного документа
Таким образом уравниваются Правила (как нормативный акт) и правило, как требование
❗️И обратите внимание еще на уравнивание «использования» и «соответствия», то есть здесь даже не заявляется то, что программа соответствует НПА, а лишь ее использование, то есть ответственность перекладывается на пользователя.
Манипуляция заключается в том, что читателя заставляют додумать соответствие программы Правилам, хотя в тексте этого утверждения нет.
Участница чата нашего канала задала вопрос:
Как понять, что программа действительно соответствует новым Правилам и Типовым функциональным требованиям Росархива? Производители начинают заявлять о соответствии через два дня после выхода новых правил. Так ли это?
Предложу несколько вариантов, как узнать соответствует ли ПО законодательным требованиям
1. Выписать из нормативных правовых актов (НПА) требования к данному классу программ и самостоятельно проверить ПО на соответствие каждому требованию.
2. Обратиться к экспертам и получить экспертное заключение.
Экспертизы проводятся нами совместно с МРОО «Союз ИТ-директоров» по направлениям:
➣ несудебные исследования в форме заключений компетентных экспертов;
➣ судебные экспертизы: программно-компьютерные, компьютерно-технические, нормативно-технические, информационно-компьютерные.
Несудебные экспертизы заказывают:
➣ производители программ (для понимания реального соответствия разрабатываемых ими программных продуктов внешним нормам);
➣ заказчики программ (иногда при выборе, но чаще в период эксплуатации).
Обсуждение в чате канала
Заказать экспертизу можно здесь
#ИТКонсалтинг
В ПРОДОЛЖЕНИЕ РУБРИКА «ЖЕЛЕЗНАЯ ЛОГИКА»
А теперь предлагаю разбор заметки, которую прислала наша подписчица. Покажу приемы лингвистической экспертизы на примере шести строчек текста👇
————
«Росархив приказом от 31.07.2023 № 77 утвердил новые «Правила хранения архивных документов» взамен «Правил хранения 2015».
Согласно пункту 4 новых Правил, "хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (СХЭД)".
Таким образом, использование ХХХ теперь осуществляется в рамках соблюдения норм, установленных Правилами хранения 2023»
————
1️⃣ Нарушен логический закон достаточного основания
👉 Всякая истинная мысль должна быть обоснована другими мыслями, истинность которых уже доказана
Простой пример: «Я готовился к экзамену (основание), поэтому я не заслужил двойку (тезис)»
Наш пример:
Согласно пункту 4 новых Правил, "хранение электронных архивных документов осуществляется с применением СХЭД» (основание) >> Таким образом, использование программы®️ теперь осуществляется в рамках соблюдения норм, установленных Правилами (тезис)
Для логического анализа надо свернуть высказывание и выделить тезис и основание:
тезис: «если вы будете хранить документы в продукте®️, то это будет соответствовать Правилам»
почему это будет соответствовать Правилам?
основание: «потому что хранить эл/архивные документы нужно в СХЭД»
Таким образом программа®️ приравнена к классу программ СХЭД без доказательства, что эта мысль истинная
✅ Для того чтобы приравнять программу®️ к СХЭД, надо привести аргументы в пользу того, что программа®️ относится к классу СХЭД, то есть соответствует другим правилам и требованиям, которые также содержатся в нормативном документе. И только в этом случае тезис будет иметь достаточное основание. А пока мысль не доказана, такое высказывание содержит логическую ошибку нарушения закона достаточного основания.
2️⃣ Нарушен закон тождества (подмена понятий)
👉 Предмет рассуждения не должен меняться произвольно, понятия подменяться и смешиваться
Автор намеренно пытается запутать читателей и зафиксировать вывод в качестве истины, используя условно правильную аргументацию.
Из Правил автор берет одно правило (документы надо хранить в СХЭД) и ошибочно утверждает, что использование программы®️ соответствует всей совокупности правил нормативного документа
Таким образом уравниваются Правила (как нормативный акт) и правило, как требование
❗️И обратите внимание еще на уравнивание «использования» и «соответствия», то есть здесь даже не заявляется то, что программа соответствует НПА, а лишь ее использование, то есть ответственность перекладывается на пользователя.
Манипуляция заключается в том, что читателя заставляют додумать соответствие программы Правилам, хотя в тексте этого утверждения нет.
👏5👍1
3️⃣ Использована логическая уловка в виде силлогизма с пропущенной посылкой
👉 Логическое умозаключение, в котором из двух данных суждений (посылок) получается третье (вывод).
посылка 1: «в правилах говорится, что хранение эл/архивных документов осуществляется с применением СХЭД»
посылка 2: пропущена
вывод: «продукт®️ соответствует правилам»
пропущенная посылка: «программа®️ является СХЭД»
Восстановление силлогизма до полного помогает увидеть софистические уловки и ложные предпосылки, которые используются для введения в заблуждение.
Посылка «программа®️ является СХЭД» пропущена неслучайно, так как основания соответствия программы действующим НПА предоставить, видимо, не представляется возможным.
4️⃣ Допущена стилистическая ошибка
Ошибка видна при сворачивании высказывания:
«использование осуществляется в рамках соблюдения норм»
Этот набор слов - яркий пример канцелярита, который характеризуется стертым, потерянным смыслом. За набором штампов скрывается отсутствие мысли. В деловой речи канцеляриту не место, а в социальных сетях - тем более.
Хуже только «пассажирам следует контролировать свой багаж с целью недопущения его самопроизвольного перемещения»
И было еще в моей практике резюме, в котором девушка писала:
«осуществляю внедрение автоматизации документооборота»
В заключение пожелаю автору заметки:
Говорите и пишите по-русски правильно | Розенталь Дитмар Эльяшевич // Айрис-пресс, 2007
Обсуждение в чате канала
Заказать обучение по культуре деловой речи можно здесь
👉 Логическое умозаключение, в котором из двух данных суждений (посылок) получается третье (вывод).
посылка 1: «в правилах говорится, что хранение эл/архивных документов осуществляется с применением СХЭД»
посылка 2: пропущена
вывод: «продукт®️ соответствует правилам»
пропущенная посылка: «программа®️ является СХЭД»
Восстановление силлогизма до полного помогает увидеть софистические уловки и ложные предпосылки, которые используются для введения в заблуждение.
Посылка «программа®️ является СХЭД» пропущена неслучайно, так как основания соответствия программы действующим НПА предоставить, видимо, не представляется возможным.
4️⃣ Допущена стилистическая ошибка
Ошибка видна при сворачивании высказывания:
«использование осуществляется в рамках соблюдения норм»
Этот набор слов - яркий пример канцелярита, который характеризуется стертым, потерянным смыслом. За набором штампов скрывается отсутствие мысли. В деловой речи канцеляриту не место, а в социальных сетях - тем более.
Хуже только «пассажирам следует контролировать свой багаж с целью недопущения его самопроизвольного перемещения»
И было еще в моей практике резюме, в котором девушка писала:
«осуществляю внедрение автоматизации документооборота»
В заключение пожелаю автору заметки:
Говорите и пишите по-русски правильно | Розенталь Дитмар Эльяшевич // Айрис-пресс, 2007
Обсуждение в чате канала
Заказать обучение по культуре деловой речи можно здесь
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍6
ДОКАЗАТЕЛЬНАЯ СИЛА ПЕРЕПИСКИ В МЕССЕНДЖЕРАХ И ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
Может ли сторона в обоснование своих требований и возражений сослаться на переписку по электронной почте или в сервисах обмена мгновенными сообщениями (мессенджерах)?
Да, может. Судебная практика в целом признает за такой перепиской доказательственное значение при наличии одного из рассмотренных условий.
Условие 1️⃣
Согласно статье 165.1. ГК РФ «Юридически значимые сообщения» переписка сторон по электронной почте или в мессенджере имеет юридическую значимость при условии, что такой способ направления юридически значимых сообщений прямо предусмотрен заключенным сторонами договором. Соглашением сторон должны быть определены конкретные адреса электронной почты, домены или телефонные номера, посредством которых осуществляется переписка.
👉 Примеры судебной практики:
Постановления АС Западно-Сибирского округа от 14.08.2023 N Ф04-4011/23, АС Северо-Западного округа от 16.05.2023 N Ф07-5755/23, АС Московского округа от 25.04.2023 N Ф05-3905/23).
Условие 2️⃣
Судебная практика признает переписку по электронной почте или в мессенджере надлежащим способом направления юридических сообщений в тех случаях, когда такой способ не предусмотрен договором, однако является устойчивой деловой практикой в отношениях сторон. Эта правовая позиция изложена в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 22 июня 2021 г. N 18 "О некоторых вопросах досудебного урегулирования споров, рассматриваемых в порядке гражданского и арбитражного судопроизводства»:
Направление обращения с использованием информационно-телекоммуникационной сети (например, по адресу электронной почты, в социальных сетях и мессенджерах) свидетельствует о соблюдении досудебного порядка урегулирования спора исключительно в случае, если такой порядок установлен нормативным правовым актом, явно и недвусмысленно предусмотрен в договоре либо данный способ переписки является обычной сложившейся деловой практикой между сторонами и ранее обмен корреспонденцией осуществлялся в том числе таким образом.
👉 Примеры судебной практики:
Постановления АС Уральского округа от 20.06.2023 N Ф09-3161/23, Седьмого ААС от 20.07.2023 N 07АП-5083/23, Первого ААС от 12.07.2023 N 01АП-1840/23).
Условие 3️⃣
Судебная практика иногда рассматривает взаимодействие сторон договорных отношений посредством электронной коммуникации как сложившийся в современных условиях обычай (ст. 5 ГК РФ), который может применяться в той мере, в какой он не входит в противоречие с условиями договора.
👉 Примеры судебной практики
Постановления АС Московского округа от 14.10.2020 N Ф05-15858/20, Девятого ААС от 22.12.2021 N 09АП-71186/21).
При оценке юридической значимости электронной переписки, в частности, в мессенджерах, суды учитывают также обычаи, характерные для данного способа коммуникации. Например, в одном из дел суд пришел к выводу, что использование при обсуждении условий договора графического знака (эмодзи), имеющего значение одобрения👍🏻, может рассматриваться как согласие с предложением контрагента.
👉 Пример судебной практики
Постановление Пятнадцатого ААС от 29.06.2023 N 15АП-8889/23.
❓На обсуждение в чате канала выношу вопрос: можно ли перенести правила заключения договоров по электронной почте и в мессенджерах на трудовые отношения❓
При подборе судебной практики использована Энциклопедия решений правовой системы «Гарант»
Может ли сторона в обоснование своих требований и возражений сослаться на переписку по электронной почте или в сервисах обмена мгновенными сообщениями (мессенджерах)?
Да, может. Судебная практика в целом признает за такой перепиской доказательственное значение при наличии одного из рассмотренных условий.
Условие 1️⃣
Согласно статье 165.1. ГК РФ «Юридически значимые сообщения» переписка сторон по электронной почте или в мессенджере имеет юридическую значимость при условии, что такой способ направления юридически значимых сообщений прямо предусмотрен заключенным сторонами договором. Соглашением сторон должны быть определены конкретные адреса электронной почты, домены или телефонные номера, посредством которых осуществляется переписка.
👉 Примеры судебной практики:
Постановления АС Западно-Сибирского округа от 14.08.2023 N Ф04-4011/23, АС Северо-Западного округа от 16.05.2023 N Ф07-5755/23, АС Московского округа от 25.04.2023 N Ф05-3905/23).
Условие 2️⃣
Судебная практика признает переписку по электронной почте или в мессенджере надлежащим способом направления юридических сообщений в тех случаях, когда такой способ не предусмотрен договором, однако является устойчивой деловой практикой в отношениях сторон. Эта правовая позиция изложена в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 22 июня 2021 г. N 18 "О некоторых вопросах досудебного урегулирования споров, рассматриваемых в порядке гражданского и арбитражного судопроизводства»:
Направление обращения с использованием информационно-телекоммуникационной сети (например, по адресу электронной почты, в социальных сетях и мессенджерах) свидетельствует о соблюдении досудебного порядка урегулирования спора исключительно в случае, если такой порядок установлен нормативным правовым актом, явно и недвусмысленно предусмотрен в договоре либо данный способ переписки является обычной сложившейся деловой практикой между сторонами и ранее обмен корреспонденцией осуществлялся в том числе таким образом.
👉 Примеры судебной практики:
Постановления АС Уральского округа от 20.06.2023 N Ф09-3161/23, Седьмого ААС от 20.07.2023 N 07АП-5083/23, Первого ААС от 12.07.2023 N 01АП-1840/23).
Условие 3️⃣
Судебная практика иногда рассматривает взаимодействие сторон договорных отношений посредством электронной коммуникации как сложившийся в современных условиях обычай (ст. 5 ГК РФ), который может применяться в той мере, в какой он не входит в противоречие с условиями договора.
👉 Примеры судебной практики
Постановления АС Московского округа от 14.10.2020 N Ф05-15858/20, Девятого ААС от 22.12.2021 N 09АП-71186/21).
При оценке юридической значимости электронной переписки, в частности, в мессенджерах, суды учитывают также обычаи, характерные для данного способа коммуникации. Например, в одном из дел суд пришел к выводу, что использование при обсуждении условий договора графического знака (эмодзи), имеющего значение одобрения👍🏻, может рассматриваться как согласие с предложением контрагента.
👉 Пример судебной практики
Постановление Пятнадцатого ААС от 29.06.2023 N 15АП-8889/23.
❓На обсуждение в чате канала выношу вопрос: можно ли перенести правила заключения договоров по электронной почте и в мессенджерах на трудовые отношения❓
При подборе судебной практики использована Энциклопедия решений правовой системы «Гарант»
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍7❤1
РУБРИКА «МЕТОДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ»
Вопрос:
Как правильно организовать контроль исполнения документов в 1С:ДО в соответствии с правилами делопроизводства?
Система разграничивает срок задачи и срок документа, и при применении бизнес-процесса учитывается только срок задачи.
Проблемы:
➢ при использовании срокового контроля у контролера нет возможности вернуть задачу на доработку исполнителю без создания нового документа, например, служебной записки;
➢ при использовании функции назначения проверяющего не формируется корректная отчетность по исполнительской дисциплине.
Ответ:
Контролер не должен направлять документ на доработку и переносить срок исполнения. Это функция лица, уполномоченного назначать/продлевать сроки исполнения поручений.
У исполнителя должна быть прямая коммуникация с уполномоченным лицом, назначившим срок исполнения, для возможности переноса срока без участия контролера. При этом контролеру должна быть доступна информация о переносах/отказах в переносе срока для включения в отчетность.
Функция контроля срока документа используется в первую очередь для входящей корреспонденции и для документов, юридическая сила которых заканчивается с истечением срока действия (доверенности, справки, свидетельства, сертификаты)
Для входящей корреспонденции принято назначать внутренний срок исполнения меньший, чем тот, что указан в документе (для возможности доработки и подготовки документа к отправке).
Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов ведется в СЭД по всем документам, требующим принятия решений или проверки качества их исполнения.
Выделяются два вида контроля:
1️⃣ контроль качества исполнения (ответственный - должностное лицо, которому дано соответствующее поручение; по итогам контроля качества формируется отчет о возврате документов на доработку в разрезе исполнителей, подразделений и документов)
2️⃣ сроковый контроль (ответственный - служба делопроизводства; по итогам срокового контроля формируется справка об исполнительской дисциплине)
Контроль исполнения документов включает:
▫️постановку документа на контроль
▫️оперативное доведение документа до исполнителя
▫️предварительную проверку и регулирование хода исполнения
▫️снятие исполненного документа с контроля
▫️информирование должностного лица о ходе исполнения документов и соблюдении исполнительской дисциплины
В распорядительных документах проверяющий указывается в последнем пункте. Как правило, контроль возлагается на руководителей, курирующих либо возглавляющих подразделения, которым дано поручение. Если предполагается участие большого количества исполнителей или поручения имеют высокую значимость, то лицо, издающее распорядительный документ, контроль его исполнения может оставить за собой.
Для протокола проверяющим является секретарь или назначенный работник, ответственный за контроль исполнения.
Для входящего документа проверяющим указывается помощник рассматривающего документ либо руководитель, рассматривающий документ.
#ИТКонсалтинг
Вопрос:
Как правильно организовать контроль исполнения документов в 1С:ДО в соответствии с правилами делопроизводства?
Система разграничивает срок задачи и срок документа, и при применении бизнес-процесса учитывается только срок задачи.
Проблемы:
➢ при использовании срокового контроля у контролера нет возможности вернуть задачу на доработку исполнителю без создания нового документа, например, служебной записки;
➢ при использовании функции назначения проверяющего не формируется корректная отчетность по исполнительской дисциплине.
Ответ:
Контролер не должен направлять документ на доработку и переносить срок исполнения. Это функция лица, уполномоченного назначать/продлевать сроки исполнения поручений.
У исполнителя должна быть прямая коммуникация с уполномоченным лицом, назначившим срок исполнения, для возможности переноса срока без участия контролера. При этом контролеру должна быть доступна информация о переносах/отказах в переносе срока для включения в отчетность.
Функция контроля срока документа используется в первую очередь для входящей корреспонденции и для документов, юридическая сила которых заканчивается с истечением срока действия (доверенности, справки, свидетельства, сертификаты)
Для входящей корреспонденции принято назначать внутренний срок исполнения меньший, чем тот, что указан в документе (для возможности доработки и подготовки документа к отправке).
Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов ведется в СЭД по всем документам, требующим принятия решений или проверки качества их исполнения.
Выделяются два вида контроля:
1️⃣ контроль качества исполнения (ответственный - должностное лицо, которому дано соответствующее поручение; по итогам контроля качества формируется отчет о возврате документов на доработку в разрезе исполнителей, подразделений и документов)
2️⃣ сроковый контроль (ответственный - служба делопроизводства; по итогам срокового контроля формируется справка об исполнительской дисциплине)
Контроль исполнения документов включает:
▫️постановку документа на контроль
▫️оперативное доведение документа до исполнителя
▫️предварительную проверку и регулирование хода исполнения
▫️снятие исполненного документа с контроля
▫️информирование должностного лица о ходе исполнения документов и соблюдении исполнительской дисциплины
В распорядительных документах проверяющий указывается в последнем пункте. Как правило, контроль возлагается на руководителей, курирующих либо возглавляющих подразделения, которым дано поручение. Если предполагается участие большого количества исполнителей или поручения имеют высокую значимость, то лицо, издающее распорядительный документ, контроль его исполнения может оставить за собой.
Для протокола проверяющим является секретарь или назначенный работник, ответственный за контроль исполнения.
Для входящего документа проверяющим указывается помощник рассматривающего документ либо руководитель, рассматривающий документ.
#ИТКонсалтинг
👍5
Новый учебный курс «Архивное хранение документов»
Тренд этого года - электронный архив - подхвачен и вендорами, и заказчиками.
Недавно проведенная на нашем канале неделя электронных архивов показала множество нестыковок в понимании того, что такое электронный архив, и как он должен быть спроектирован и организован.
По итогам обсуждения расширила темы архивного хранения документов до полноценного курса, рассчитанного на 8 ак/часов. Упор сделала на те вопросы, которые приводят к двоякому толкованию терминов и архивных процедур.
Тема архивного хранения очень детально проработана в нормативных правовых актах. Но сама технология организации хранения достаточно сложная для самостоятельного изучения. Поэтому все темы курса представлены в схемах и таблицах.
Термины также представлены в табличной форме во взаимосвязи с процессами. Схематично показаны участники процессов, последовательность их действий и учетные архивные документы, которые образуются на разных этапах работы с архивными документами.
Требования к СЭД и СХЭД приведены не отдельно, а во взаимосвязи с каждой процедурой, выполняемой с архивным документом.
Заказать корпоративное обучение можно здесь
Программа курса
1️⃣ Правовое регулирование хранения документов
2️⃣ Ответственность за нарушение архивного законодательства
3️⃣ Формирование документального фонда
4️⃣ Организация хранения архивных документов
5️⃣ Функции системы электронного документооборота по формированию единиц хранения и передачи в систему хранения электронных документов
6️⃣ Функции системы хранения электронных документов по комплектованию, учету и использованию электронных документов
7️⃣ Современные подходы к организации электронного архива.
8️⃣ Обзор рынка систем хранения электронных документов. ГИС «Платформа «ЦХЭД»
Тренд этого года - электронный архив - подхвачен и вендорами, и заказчиками.
Недавно проведенная на нашем канале неделя электронных архивов показала множество нестыковок в понимании того, что такое электронный архив, и как он должен быть спроектирован и организован.
По итогам обсуждения расширила темы архивного хранения документов до полноценного курса, рассчитанного на 8 ак/часов. Упор сделала на те вопросы, которые приводят к двоякому толкованию терминов и архивных процедур.
Тема архивного хранения очень детально проработана в нормативных правовых актах. Но сама технология организации хранения достаточно сложная для самостоятельного изучения. Поэтому все темы курса представлены в схемах и таблицах.
Термины также представлены в табличной форме во взаимосвязи с процессами. Схематично показаны участники процессов, последовательность их действий и учетные архивные документы, которые образуются на разных этапах работы с архивными документами.
Требования к СЭД и СХЭД приведены не отдельно, а во взаимосвязи с каждой процедурой, выполняемой с архивным документом.
Заказать корпоративное обучение можно здесь
Программа курса
1️⃣ Правовое регулирование хранения документов
2️⃣ Ответственность за нарушение архивного законодательства
3️⃣ Формирование документального фонда
4️⃣ Организация хранения архивных документов
5️⃣ Функции системы электронного документооборота по формированию единиц хранения и передачи в систему хранения электронных документов
6️⃣ Функции системы хранения электронных документов по комплектованию, учету и использованию электронных документов
7️⃣ Современные подходы к организации электронного архива.
8️⃣ Обзор рынка систем хранения электронных документов. ГИС «Платформа «ЦХЭД»
ecmdoc.ru
Софья Ульянцева
Обучение документообороту. Автоматизация документооборота. Повышение квалификации по документообороту. Методология документооборота
❤9👍1
ОШИБКИ, КОТОРЫЕ МЫ ВЫЯВЛЯЕМ В ХОДЕ АУДИТА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Значительная часть работы нашей команды методологов - аудит документооборота. По итогам аудита мы составляем аналитические отчеты, в которых показываем ошибки в организации работы с документами и даем рекомендации по их исправлению.
Расскажу, какие ошибки мы выявляем при оформлении распорядительных документов (приказ и распоряжение).
❌ В распорядительных документах часто нарушается схема оформления поручений:
➣ указывают исполнителей и срок исполнения не во всех пунктах
➣ используют различные варианты схемы поручений
✅ А как оформить поручение правильно?
Текст распорядительного документа делят на две части:
1️⃣ констатирующую (преамбулу)
2️⃣ распорядительную
Преамбула констатирует причины, основания, цели составления документа, может содержать ссылки на документы-основания.
Начинается словами Во исполнение... С целью..., В соответствии с...
Документ-основание указывается в следующем порядке: вид документа, автор (если документ издан в сторонней организации), дата, регистрационный номер, заголовок в кавычках.
В соответствии с приказом от 14.03.2023 № 75 «Об открытии проекта «Цифровой документооборот»
Распорядительная часть начинается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается строчными буквами вразрядку, и содержит:
➣ решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу)
➣ конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения
Составляйте распорядительную часть по единой схеме:
кому (исполнитель) — что сделать (поручение) — срок исполнения
❌
1. Службе информационных технологий (Краснов В.О.):
1.1. Ввести в промышленную эксплуатацию с 15.10.2023 систему управления документами «Эталон».
1.2. До 15.10.2023 обеспечить предоставление пользователям доступа к программе «Эталон».
1.3. С даты подписания приказа приступить к оперативному сопровождению программы «Эталон».
2. Кадровой службе (Левина И.Г.) обеспечить проведение обучения работников использованию программного продукта «Эталон» в срок до 15.10.2023.
✅
1. Начальнику службы информационных технологий Краснову В.О.:
1.1. Ввести в промышленную эксплуатацию с 15.10.2023 систему управления документами «Эталон».
1.2. Обеспечить предоставление пользователям доступа к программе «Эталон» до 15.10.2023.
1.3. Приступить к оперативному сопровождению программы «Эталон» с даты подписания приказа.
2. Кадровой службе (Левина И.Г.) обеспечить проведение обучения работников использованию программного продукта «Эталон» до 15.10.2023.
Это поможет:
1️⃣ быстрее переносить данные из приказа в регистрационную форму или карточку задачи в СЭД
2️⃣ получить корректную информацию об ответственных лицах, например, при составлении матрицы ответственности (мы видим, что за сопровождение программного продукта «Эталон» отвечает ИТ-служба с 15 октября 2023 года, а за обучение персонала - кадровая)
3️⃣ установить в СЭД правильные связи с документом-основанием
❌Ошибка
🔺Нельзя указывать в приказах формулировку «срок исполнения — постоянно», так как такого срока не существует
🔺Нельзя употреблять неконкретные выражения типа "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки"
Значительная часть работы нашей команды методологов - аудит документооборота. По итогам аудита мы составляем аналитические отчеты, в которых показываем ошибки в организации работы с документами и даем рекомендации по их исправлению.
Расскажу, какие ошибки мы выявляем при оформлении распорядительных документов (приказ и распоряжение).
❌ В распорядительных документах часто нарушается схема оформления поручений:
➣ указывают исполнителей и срок исполнения не во всех пунктах
➣ используют различные варианты схемы поручений
✅ А как оформить поручение правильно?
Текст распорядительного документа делят на две части:
1️⃣ констатирующую (преамбулу)
2️⃣ распорядительную
Преамбула констатирует причины, основания, цели составления документа, может содержать ссылки на документы-основания.
Начинается словами Во исполнение... С целью..., В соответствии с...
Документ-основание указывается в следующем порядке: вид документа, автор (если документ издан в сторонней организации), дата, регистрационный номер, заголовок в кавычках.
В соответствии с приказом от 14.03.2023 № 75 «Об открытии проекта «Цифровой документооборот»
Распорядительная часть начинается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается строчными буквами вразрядку, и содержит:
➣ решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу)
➣ конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения
Составляйте распорядительную часть по единой схеме:
кому (исполнитель) — что сделать (поручение) — срок исполнения
❌
1. Службе информационных технологий (Краснов В.О.):
1.1. Ввести в промышленную эксплуатацию с 15.10.2023 систему управления документами «Эталон».
1.2. До 15.10.2023 обеспечить предоставление пользователям доступа к программе «Эталон».
1.3. С даты подписания приказа приступить к оперативному сопровождению программы «Эталон».
2. Кадровой службе (Левина И.Г.) обеспечить проведение обучения работников использованию программного продукта «Эталон» в срок до 15.10.2023.
✅
1. Начальнику службы информационных технологий Краснову В.О.:
1.1. Ввести в промышленную эксплуатацию с 15.10.2023 систему управления документами «Эталон».
1.2. Обеспечить предоставление пользователям доступа к программе «Эталон» до 15.10.2023.
1.3. Приступить к оперативному сопровождению программы «Эталон» с даты подписания приказа.
2. Кадровой службе (Левина И.Г.) обеспечить проведение обучения работников использованию программного продукта «Эталон» до 15.10.2023.
Это поможет:
1️⃣ быстрее переносить данные из приказа в регистрационную форму или карточку задачи в СЭД
2️⃣ получить корректную информацию об ответственных лицах, например, при составлении матрицы ответственности (мы видим, что за сопровождение программного продукта «Эталон» отвечает ИТ-служба с 15 октября 2023 года, а за обучение персонала - кадровая)
3️⃣ установить в СЭД правильные связи с документом-основанием
❌Ошибка
🔺Нельзя указывать в приказах формулировку «срок исполнения — постоянно», так как такого срока не существует
🔺Нельзя употреблять неконкретные выражения типа "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки"
👏9👍1
ОШИБКИ, КОТОРЫЕ МЫ ВЫЯВЛЯЕМ В ХОДЕ АУДИТА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Значительная часть работы нашей команды методологов - аудит документооборота. По итогам аудита мы составляем аналитические отчеты, в которых показываем ошибки в организации работы с документами и даем рекомендации по их исправлению.
Расскажу, какие ошибки мы выявляем при оформлении протокола.
Ошибки в указании присутствующих
❌ во вводной части протокола указывают должности присутствующих
✅ В протоколах заседаний коллегиальных органов (совет директоров, ученый совета, тендерный комитет) указывать должности не нужно. Укажите только ФИО председателя, секретаря, присутствующих и повестку дн. Состав коллегиального органа назначается распорядительным документом, и там указывают должности.
Должности присутствующих указывают, когда оформляют оперативные совещания у руководителя организации, рабочие встречи руководителей организации с руководителями субъектов РФ, совместные заседания различных комиссий.
Указывайте ФИО присутствующих в алфавитном порядке фамилий, а не в случайном.
В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству 2020 года в приложении N 9 представлен образец формы протокола совещания у руководителя организации, на которое приглашают различных должностных лиц, в зависимости от вопросов, которые рассматривают на совещании.
Не рекомендуется перечислять присутствующих по уровню занимаемой должности. Порядок в списке по должности не имеет никакого значения — у всех присутствующих одинаковый статус в рамках одного совещания.
Вопросы повестки дня
❌ вопросы повестки дня формулируют в именительном падеже
например: что рассматриваем?
ответ — вопрос такой-то…
Ошибка проявляется при унификации формы представления вопросов в повестке дня: слово «вопрос» повторяется несколько раз:
первый вопрос — вопрос о... второй вопрос — вопрос о...
✅ Слово вопрос лучше убрать и заменить цифрой.
Формулируйте вопросы повестки дня в предложном падеже — они должны отвечать на вопрос о чем?
1. О мерах по реализации программы ...
Фамилия докладчика
❌ фамилию докладчика в основной части протокола после слова СЛУШАЛИ часто ставят в именительном падеже
Присутствующие слушали докладчика, который указан в повестке дня
следовательно, слушали кого и по какому вопросу
а не кто слушал и не кто докладывал
✅
1. СЛУШАЛИ:
Лазареву М.Н. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Смирнова К.Е. - краткая запись выступления
Формулировки решений
❌ в решениях протокола используют фразу принять информацию к сведению, которая мешает контролировать исполнение поручений
Получается, что достаточно просто принять информацию к сведению, и больше ничего делать не надо.
✅ Протокол в большинстве случаев — распорядительный документ по своей сути. Поэтому решения, которые принимают на заседаниях, совещаниях, собраниях, так же как и поручения в приказах, постановлениях, распоряжениях, должны иметь исполнителей, сроки исполнения и отражать суть поручения.
К примеру, руководитель организации информировал коллег на совещании, что 15 апреля состоится конференция и для нее необходимо подготовить доклады выступлений. Если в решении написать «принять информацию к сведению», то ответственный за контроль не поймет, кто конкретно готовит доклады и к какому сроку их необходимо представить руководителю.
Если этот процесс нужно зафиксировать в СЭД, то непонятно, кому направить поручение. Поэтому если в решении протокола есть поручение конкретным исполнителям или исполнителю, то составляйте его по схеме:
исполнитель (должность, ФИО) — действие (поручение) — срок исполнения
Пример
1. Начальнику участка N 4 Краснову В.О. составить план отгрузки строительной техники к 03.12.2023.
2. Прорабу строительного участка N 5 Павлову А.С. организовать проведение ремонтных работ здания дошкольного учреждения, расположенного по адресу... до 10.02.2024.
Значительная часть работы нашей команды методологов - аудит документооборота. По итогам аудита мы составляем аналитические отчеты, в которых показываем ошибки в организации работы с документами и даем рекомендации по их исправлению.
Расскажу, какие ошибки мы выявляем при оформлении протокола.
Ошибки в указании присутствующих
❌ во вводной части протокола указывают должности присутствующих
✅ В протоколах заседаний коллегиальных органов (совет директоров, ученый совета, тендерный комитет) указывать должности не нужно. Укажите только ФИО председателя, секретаря, присутствующих и повестку дн. Состав коллегиального органа назначается распорядительным документом, и там указывают должности.
Должности присутствующих указывают, когда оформляют оперативные совещания у руководителя организации, рабочие встречи руководителей организации с руководителями субъектов РФ, совместные заседания различных комиссий.
Указывайте ФИО присутствующих в алфавитном порядке фамилий, а не в случайном.
В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству 2020 года в приложении N 9 представлен образец формы протокола совещания у руководителя организации, на которое приглашают различных должностных лиц, в зависимости от вопросов, которые рассматривают на совещании.
Не рекомендуется перечислять присутствующих по уровню занимаемой должности. Порядок в списке по должности не имеет никакого значения — у всех присутствующих одинаковый статус в рамках одного совещания.
Вопросы повестки дня
❌ вопросы повестки дня формулируют в именительном падеже
например: что рассматриваем?
ответ — вопрос такой-то…
Ошибка проявляется при унификации формы представления вопросов в повестке дня: слово «вопрос» повторяется несколько раз:
первый вопрос — вопрос о... второй вопрос — вопрос о...
✅ Слово вопрос лучше убрать и заменить цифрой.
Формулируйте вопросы повестки дня в предложном падеже — они должны отвечать на вопрос о чем?
1. О мерах по реализации программы ...
Фамилия докладчика
❌ фамилию докладчика в основной части протокола после слова СЛУШАЛИ часто ставят в именительном падеже
Присутствующие слушали докладчика, который указан в повестке дня
следовательно, слушали кого и по какому вопросу
а не кто слушал и не кто докладывал
✅
1. СЛУШАЛИ:
Лазареву М.Н. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Смирнова К.Е. - краткая запись выступления
Формулировки решений
❌ в решениях протокола используют фразу принять информацию к сведению, которая мешает контролировать исполнение поручений
Получается, что достаточно просто принять информацию к сведению, и больше ничего делать не надо.
✅ Протокол в большинстве случаев — распорядительный документ по своей сути. Поэтому решения, которые принимают на заседаниях, совещаниях, собраниях, так же как и поручения в приказах, постановлениях, распоряжениях, должны иметь исполнителей, сроки исполнения и отражать суть поручения.
К примеру, руководитель организации информировал коллег на совещании, что 15 апреля состоится конференция и для нее необходимо подготовить доклады выступлений. Если в решении написать «принять информацию к сведению», то ответственный за контроль не поймет, кто конкретно готовит доклады и к какому сроку их необходимо представить руководителю.
Если этот процесс нужно зафиксировать в СЭД, то непонятно, кому направить поручение. Поэтому если в решении протокола есть поручение конкретным исполнителям или исполнителю, то составляйте его по схеме:
исполнитель (должность, ФИО) — действие (поручение) — срок исполнения
Пример
1. Начальнику участка N 4 Краснову В.О. составить план отгрузки строительной техники к 03.12.2023.
2. Прорабу строительного участка N 5 Павлову А.С. организовать проведение ремонтных работ здания дошкольного учреждения, расположенного по адресу... до 10.02.2024.
👏6