Есть ли пожелания к новой книге?
➢ объем (не более Х страниц)
➢ на что обратить внимание в содержании
➢ о чем не писать

Учебные программы 2023 - 2024

Друзья, к новому учебному году я обновила все наши образовательные программы.

Вырос спрос на курсы по документной лингвистике, поэтому я дополнила их новыми темами и примерами.

Программа по документообороту регулярно обновляется вместе с изменениями законодательства и появлением новых приемов, отработанных нами в проектах внедрения.

❗️Новый курс - регламентация бизнес-процессов. Обратите на него внимание

Представлю все учебные программы. Сотрудничаю с тремя ведущими вузами и рядом учебных центров. Можно заказать корпоративное обучение напрямую форма заявки

1️⃣ Культура деловой письменной речи, 16 ак/часов

1. Деловое общение. Коммуникативные качества речи
⁃ правильность, точность, логичность, лаконизм, чистота, уместность

2. Требования к языку и стилю служебного документа
⁃ официально-деловой стиль, подстили деловой речи
⁃ лексические, морфологические, синтаксические особенности деловой речи

3. Типичные ошибки в деловой речи и пути их исправления
⁃ речевые, стилистические, логические ошибки
⁃ приемы редактирования текста служебного документа

4. Деловая письменная коммуникация (деловая переписка)
⁃ внешние и внутренние деловые письменные коммуникации
⁃ классификация деловой переписки
⁃ внутренняя переписка, композиция простых писем: служебная записка, докладная записка, информационный запрос, заявка, информационное письмо
⁃ внешняя переписка, композиция простых писем: сопроводительное, гарантийное письмо, письмо-сообщение, напоминание, просьба, приглашение, подтверждение, благодарность, соболезнование, отказ
⁃ внешняя переписка, композиция сложных писем: претензионное письмо, ответ на претензию, коммерческое предложение
⁃ особенности электронной переписки

5. Логические основы деловых текстов
⁃ имена: виды имен, виды отношений между именами, логическое деление имен
⁃ высказывания: простые и сложные высказывания, истинные и ложные, законы формальной логики, логические связки
⁃ логические основы редактирования: исследование логики имен,
⁃ смещенное логическое ударение, неправильное понимание сегмента предложения, ошибки в словоупотреблении
⁃ логические основы редактирования: исследование логики высказываний

Практикум
Каждая тема дополняется разбором примеров текстов деловых документов

2️⃣ Регламентация бизнес-процессов, нормативная методология 8 ак/часов

1. Методология регламентации процессов
⁃ способы организации деятельности по нормативной методологии
⁃ центр компетенций по регламентации процессов
⁃ правила формирования регламентной базы
⁃ политика доступа к локальным нормативным актам (ЛНА)
2. Правовой статус ЛНА
3. Классификация ЛНА
4. Жизненный цикл ЛНА
5. Структура и содержание ЛНА
6. Правила регламентации процессов
7. Управление изменениями
8. Формирование критериев соответствия для создания ЛНА в информационной системе
9. Требования к языку и стилю ЛНА

3️⃣ Управление документами, 16 ак/часов

1. Место управления документами (УД) в системе управления организацией
⁃ состав деятельности по УД, задачи УД,
⁃ управление операционными рисками для документных процессов
⁃ центр компетенций по УД, квалификационные требования к работникам центра компетенций

2. Правовое регулирование деятельности по УД
⁃ основные регуляторы
⁃ правовые акты по документированию, хранению и электронному документообороту

3. Понятие документа
⁃ определение документа, документ электронный и цифровой
⁃ формуляр документа, подлинник, копия, дубликат
⁃ функции документа
⁃ свойства документа (юридическая сила, юридическая значимость)
⁃ виды, разновидности документов, системы документации

4. Методы сокращения документооборота, упорядочивания форм и видов документов

5. Формирование целевой модели документооборота
⁃ эталонная модель документооборота: архитектура эталонной модели, документопотоки, документные процессы, операции документных процессов (жизненный цикл), хранение документов
⁃ целевая модель документооборота: архитектура целевой модели, методика проектирования целевой модели

6. Регламентация документооборота
⁃ виды документов, регламентирующих документооборот
⁃ ответственный за регламентацию

7. Автоматизация документооборота
принципы автоматизации документооборота, требования к системам
электронная подпись
электронный /цифровой архив
типовое внедрение электронного документооборота

8. Управление изменениями

Рубрика «Новости электронного документооборота»

Новый порядок работы с архивными документами

Приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 утверждены новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях

Вступает в силу: 17.09.2023
Сфера действия документа: государственные органы, органы местного самоуправления и организации
Отменяемый документ: Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526

👉 Рассмотрим основные изменения, которые потребуют внимания при внедрении электронных архивов. Обсуждение в чате канала


1️⃣ Новая структура Правил
Существенно переработана структура документа. Появилось 12 новых разделов, в которых:
⁃ более полно описаны уже существующие правила
⁃ приведены новые положения, например, работа с документами ДСП и документами, отнесенными к гостайне, порядок изъятия документов из архива, новые условия уничтожения, возможность передачи на аутсорсинговое хранение, особенности работы с электронными архивными документами, работа с аудиовизуальными документами, как на материальных носителях, так и в электронном виде

Приведу новую и старую структуры для наглядности

🔶 Правила 2015 года
1. Общие положения
2. Организация хранения документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации
3. Учет документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации
4. Комплектование архива организации документами архивного фонда РФ и другими архивными документами
5. Организация использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов организации
6. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив
7. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации

🔶 Правила 2023 года
1. Общие положения
2. Формирование документального фонда
3. Экспертиза ценности документов
4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности
5. Комплектование архива
6. Организация передачи дел на хранение в архив
7. Организация хранения архивных документов
8. Обеспечение сохранности архивных документов
9. Ведение учета архивных документов
10. Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов
11. Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив
12. Организация хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов
13. Организация использования архивных документов
14. Копирование архивных документов
15. Организация работы по оформлению итогов рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну
16. Изъятие архивных документов
17. Справочно-поисковые средства к документам Архивного фонда РФ и другим архивным документам
18. Передача архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив
19. Порядок передачи архивных документов при смене руководителя архива, реорганизации и (или) ликвидации органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации

2️⃣ Новое в содержании Правил

▫️Новые Правила распространяются не только на архивные документы, но и на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

▫️В архив должны поступать архивные документы, к которым относятся:
а) документы, отнесенные к составу Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
б) документы постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда РФ, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу.

▫️Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее - СХЭД).

▫️Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69.

💬 Это значит, что обсуждаемая нами тема архитектуры электронного архива вновь актуальна. Государственные организации должны следовать принципу раздельного хранения документов временного срока хранения и долговременного, постоянного.

▫️Установлены требования к соответствию СХЭД требованиям законодательства РФ в области создания, развития, ввода в эксплуатацию информационных систем и хранения в них информации и соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации со ссылками на ряд НПА

⁃ Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ "О безопасности"
⁃ Постановление Правительства РФ от 6 июня 2015 г. N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации"
⁃ Постановление Правительства РФ от 14 ноября 2015 г. N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации"
⁃ Статья 16 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
⁃ Приказ ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. N 17 "Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах"

▫️Организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов.

▫️Правила теперь распространяются и на документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

▫️Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.

▫️В государственных органах и органах местного самоуправления дела формируются и оформляются в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. В государственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях. В муниципальных и негосударственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с ЛНА.

▫️Отмечено, что документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

💬 Это значит, что нельзя передавать в электронный архив документы, не завершенные в делопроизводстве, есть риск ошибки в отсчете срока хранения

▫️Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

▫️Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку ДСП, а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправлении, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

▫️Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

▫️Коммерческие организации вправе использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов.

▫️Изменены требования к помещению архивного хранилища. Для освещения помещения архива теперь можно применять помимо ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью еще и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра и светодиодные светильники.

3️⃣ Новое в учетных формах

▫️Состав учетных документов поступления и выбытия дел

➢ опись дел, документов, опись электронных документов структурного подразделения, годовой раздел сводной описи дел, документов, опись электронных документов
➢ номенклатура дел при отсутствии описей дел, документов структурных подразделений
➢ акт о технических ошибках в учетных документах
➢ акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архивному фонду, неучтенных
➢ акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны
➢ акт о неисправимых повреждениях архивных документов
➢ акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (есть рекомендуемый образец)
➢ акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

▫️Оформление учетных форм

➢ в грифе утверждения может стоять подпись не только руководителя организации, но и уполномоченного им лица
итоговая запись номенклатуры дел дополнена разделом с электронными документами
➢ опись электронных документов дополнена реестрами файлов
➢ акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению. Слово «архивных» поставлено в скобки, ранее - без них, что вызывало сложности при включении в акт документов, не отобранных для включения в состав Архивного фонда РФ
➢ опись дел структурного подразделения - замена формулировки «В данную опись внесено» на «В данный раздел описи внесено», что говорит о смене технологии подготовки описи
➢ акт о неисправимых повреждениях архивных документов. Акт дополнен подписями экспертов. Согласование ЭПК архивного учреждения заменено на утверждение, что повышает ответственность за признание документов неисправимо поврежденными
➢ в архивную справку включен исполнитель

«Также» в начале предложения - ставим или нет

Одним из самых употребительных средств связи предложений в деловой письменной речи стало слово также. Это слово активно употребляется в начале предложения.

Расскажу, почему это считается стилистической ошибкой. Обсуждение в чате канала

ТАКЖЕ - союз, значение присоединения, синонимичен союзу и, наречию еще, обозначает соответствие ситуаций, а не дополнительную информацию

ТАК ЖЕ - устойчивое сочетание наречия с частицей же, значение таким же образом, аналогично

С употреблением союза также и сочетания так же связано две ошибки

1️⃣ Смешение союза также и устойчивого сочетания так же

❌ В прошлом году мы так же посетили конгресс в Екатеринбурге

✅ В прошлом году мы также посетили конгресс в Екатеринбурге

✅ В прошлом году мы активно участвовали в деловых мероприятиях, также посетили конгресс в Екатеринбурге

✅ Мы планируем участие в деловых мероприятиях, а также готовы посетить конгресс в Екатеринбурге

✅ В этом году мы посетим конгресс в Екатеринбурге так же, как и в прошлом


2️⃣ Употребление также в начале предложения. Начальное также

➢ оценивается лингвистами как слово-паразит, заполнитель паузы, которая по какой-то причине необходима говорящему

➣ нарушает логическую связь между соседними предложениями: нельзя использовать в начале предложения средство связи предложений (присоединительный союз также) так как это противоречит нормам литературного языка. Присоединительный союз ставится в середине предложения

❌ Направляем договор оказания услуг для подписания. Также прилагаем подробную инструкцию по оформлению договора

✅ Направляем договор оказания услуг для подписания. Мы также прилагаем инструкцию по его оформлению

Источники:
Д. Э. Розенталь. Справочник по правописанию и стилистике
В.В. Каверина Слово «также» в современном русском языке: употребление и правописание // Лингвистика и межкультурная коммуникация, 2015

#РубрикаДокументнаяЛингвистика

Как проверить, соответствует ли программный продукт заявленным нормативным актам?

Участница чата нашего канала задала вопрос:

Как понять, что программа действительно соответствует новым Правилам и Типовым функциональным требованиям Росархива? Производители начинают заявлять о соответствии через два дня после выхода новых правил. Так ли это?

Предложу несколько вариантов, как узнать соответствует ли ПО законодательным требованиям

1. Выписать из нормативных правовых актов (НПА) требования к данному классу программ и самостоятельно проверить ПО на соответствие каждому требованию.
2. Обратиться к экспертам и получить экспертное заключение.

Экспертизы проводятся нами совместно с МРОО «Союз ИТ-директоров» по направлениям:
➣ несудебные исследования в форме заключений компетентных экспертов;
➣ судебные экспертизы: программно-компьютерные, компьютерно-технические, нормативно-технические, информационно-компьютерные.

Несудебные экспертизы заказывают:
➣ производители программ (для понимания реального соответствия разрабатываемых ими программных продуктов внешним нормам);
➣ заказчики программ (иногда при выборе, но чаще в период эксплуатации).

Обсуждение в чате канала
Заказать экспертизу можно здесь
#ИТКонсалтинг

В ПРОДОЛЖЕНИЕ РУБРИКА «ЖЕЛЕЗНАЯ ЛОГИКА»

А теперь предлагаю разбор заметки, которую прислала наша подписчица. Покажу приемы лингвистической экспертизы на примере шести строчек текста👇
————
«Росархив приказом от 31.07.2023 № 77 утвердил новые «Правила хранения архивных документов» взамен «Правил хранения 2015».

Согласно пункту 4 новых Правил, "хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (СХЭД)".

Таким образом, использование ХХХ теперь осуществляется в рамках соблюдения норм, установленных Правилами хранения 2023»
————

1️⃣ Нарушен логический закон достаточного основания

👉 Всякая истинная мысль должна быть обоснована другими мыслями, истинность которых уже доказана

Простой пример: «Я готовился к экзамену (основание), поэтому я не заслужил двойку (тезис)»

Наш пример:
Согласно пункту 4 новых Правил, "хранение электронных архивных документов осуществляется с применением СХЭД» (основание) >> Таким образом, использование программы®️ теперь осуществляется в рамках соблюдения норм, установленных Правилами (тезис)

Для логического анализа надо свернуть высказывание и выделить тезис и основание:

тезис: «если вы будете хранить документы в продукте®️, то это будет соответствовать Правилам»

почему это будет соответствовать Правилам?

основание: «потому что хранить эл/архивные документы нужно в СХЭД»

Таким образом программа®️ приравнена к классу программ СХЭД без доказательства, что эта мысль истинная

✅ Для того чтобы приравнять программу®️ к СХЭД, надо привести аргументы в пользу того, что программа®️ относится к классу СХЭД, то есть соответствует другим правилам и требованиям, которые также содержатся в нормативном документе. И только в этом случае тезис будет иметь достаточное основание. А пока мысль не доказана, такое высказывание содержит логическую ошибку нарушения закона достаточного основания.


2️⃣ Нарушен закон тождества (подмена понятий)

👉 Предмет рассуждения не должен меняться произвольно, понятия подменяться и смешиваться

Автор намеренно пытается запутать читателей и зафиксировать вывод в качестве истины, используя условно правильную аргументацию.

Из Правил автор берет одно правило (документы надо хранить в СХЭД) и ошибочно утверждает, что использование программы®️ соответствует всей совокупности правил нормативного документа

Таким образом уравниваются Правила (как нормативный акт) и правило, как требование

❗️И обратите внимание еще на уравнивание «использования» и «соответствия», то есть здесь даже не заявляется то, что программа соответствует НПА, а лишь ее использование, то есть ответственность перекладывается на пользователя.

Манипуляция заключается в том, что читателя заставляют додумать соответствие программы Правилам, хотя в тексте этого утверждения нет.

3️⃣ Использована логическая уловка в виде силлогизма с пропущенной посылкой

👉 Логическое умозаключение, в котором из двух данных суждений (посылок) получается третье (вывод).

посылка 1: «в правилах говорится, что хранение эл/архивных документов осуществляется с применением СХЭД»
посылка 2: пропущена
вывод: «продукт®️ соответствует правилам»

пропущенная посылка: «программа®️ является СХЭД»

Восстановление силлогизма до полного помогает увидеть софистические уловки и ложные предпосылки, которые используются для введения в заблуждение.

Посылка «программа®️ является СХЭД» пропущена неслучайно, так как основания соответствия программы действующим НПА предоставить, видимо, не представляется возможным.

4️⃣ Допущена стилистическая ошибка

Ошибка видна при сворачивании высказывания:

«использование осуществляется в рамках соблюдения норм»

Этот набор слов - яркий пример канцелярита, который характеризуется стертым, потерянным смыслом. За набором штампов скрывается отсутствие мысли. В деловой речи канцеляриту не место, а в социальных сетях - тем более.

Хуже только «пассажирам следует контролировать свой багаж с целью недопущения его самопроизвольного перемещения»

И было еще в моей практике резюме, в котором девушка писала:
«осуществляю внедрение автоматизации документооборота»

В заключение пожелаю автору заметки:

Говорите и пишите по-русски правильно | Розенталь Дитмар Эльяшевич // Айрис-пресс, 2007

Обсуждение в чате канала
Заказать обучение по культуре деловой речи можно здесь

ДОКАЗАТЕЛЬНАЯ СИЛА ПЕРЕПИСКИ В МЕССЕНДЖЕРАХ И ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

Может ли сторона в обоснование своих требований и возражений сослаться на переписку по электронной почте или в сервисах обмена мгновенными сообщениями (мессенджерах)?

Да, может. Судебная практика в целом признает за такой перепиской доказательственное значение при наличии одного из рассмотренных условий.

Условие 1️⃣
Согласно статье 165.1. ГК РФ «Юридически значимые сообщения» переписка сторон по электронной почте или в мессенджере имеет юридическую значимость при условии, что такой способ направления юридически значимых сообщений прямо предусмотрен заключенным сторонами договором. Соглашением сторон должны быть определены конкретные адреса электронной почты, домены или телефонные номера, посредством которых осуществляется переписка.

👉 Примеры судебной практики:
Постановления АС Западно-Сибирского округа от 14.08.2023 N Ф04-4011/23, АС Северо-Западного округа от 16.05.2023 N Ф07-5755/23, АС Московского округа от 25.04.2023 N Ф05-3905/23).

Условие 2️⃣
Судебная практика признает переписку по электронной почте или в мессенджере надлежащим способом направления юридических сообщений в тех случаях, когда такой способ не предусмотрен договором, однако является устойчивой деловой практикой в отношениях сторон. Эта правовая позиция изложена в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 22 июня 2021 г. N 18 "О некоторых вопросах досудебного урегулирования споров, рассматриваемых в порядке гражданского и арбитражного судопроизводства»:

Направление обращения с использованием информационно-телекоммуникационной сети (например, по адресу электронной почты, в социальных сетях и мессенджерах) свидетельствует о соблюдении досудебного порядка урегулирования спора исключительно в случае, если такой порядок установлен нормативным правовым актом, явно и недвусмысленно предусмотрен в договоре либо данный способ переписки является обычной сложившейся деловой практикой между сторонами и ранее обмен корреспонденцией осуществлялся в том числе таким образом.

👉 Примеры судебной практики:
Постановления АС Уральского округа от 20.06.2023 N Ф09-3161/23, Седьмого ААС от 20.07.2023 N 07АП-5083/23, Первого ААС от 12.07.2023 N 01АП-1840/23).

Условие 3️⃣
Судебная практика иногда рассматривает взаимодействие сторон договорных отношений посредством электронной коммуникации как сложившийся в современных условиях обычай (ст. 5 ГК РФ), который может применяться в той мере, в какой он не входит в противоречие с условиями договора.

👉 Примеры судебной практики
Постановления АС Московского округа от 14.10.2020 N Ф05-15858/20, Девятого ААС от 22.12.2021 N 09АП-71186/21).

При оценке юридической значимости электронной переписки, в частности, в мессенджерах, суды учитывают также обычаи, характерные для данного способа коммуникации. Например, в одном из дел суд пришел к выводу, что использование при обсуждении условий договора графического знака (эмодзи), имеющего значение одобрения👍🏻, может рассматриваться как согласие с предложением контрагента.

👉 Пример судебной практики
Постановление Пятнадцатого ААС от 29.06.2023 N 15АП-8889/23.


❓На обсуждение в чате канала выношу вопрос: можно ли перенести правила заключения договоров по электронной почте и в мессенджерах на трудовые отношения❓

При подборе судебной практики использована Энциклопедия решений правовой системы «Гарант»

РУБРИКА «МЕТОДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ»

Вопрос:
Как правильно организовать контроль исполнения документов в 1С:ДО в соответствии с правилами делопроизводства?

Система разграничивает срок задачи и срок документа, и при применении бизнес-процесса учитывается только срок задачи.

Проблемы:

➢ при использовании срокового контроля у контролера нет возможности вернуть задачу на доработку исполнителю без создания нового документа, например, служебной записки;

➢ при использовании функции назначения проверяющего не формируется корректная отчетность по исполнительской дисциплине.


Ответ:
Контролер не должен направлять документ на доработку и переносить срок исполнения. Это функция лица, уполномоченного назначать/продлевать сроки исполнения поручений.

У исполнителя должна быть прямая коммуникация с уполномоченным лицом, назначившим срок исполнения, для возможности переноса срока без участия контролера. При этом контролеру должна быть доступна информация о переносах/отказах в переносе срока для включения в отчетность.

Функция контроля срока документа используется в первую очередь для входящей корреспонденции и для документов, юридическая сила которых заканчивается с истечением срока действия (доверенности, справки, свидетельства, сертификаты)

Для входящей корреспонденции принято назначать внутренний срок исполнения меньший, чем тот, что указан в документе (для возможности доработки и подготовки документа к отправке).

Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов ведется в СЭД по всем документам, требующим принятия решений или проверки качества их исполнения.

Выделяются два вида контроля:

1️⃣ контроль качества исполнения (ответственный - должностное лицо, которому дано соответствующее поручение; по итогам контроля качества формируется отчет о возврате документов на доработку в разрезе исполнителей, подразделений и документов)

2️⃣ сроковый контроль (ответственный - служба делопроизводства; по итогам срокового контроля формируется справка об исполнительской дисциплине)

Контроль исполнения документов включает:
▫️постановку документа на контроль
▫️оперативное доведение документа до исполнителя
▫️предварительную проверку и регулирование хода исполнения
▫️снятие исполненного документа с контроля
▫️информирование должностного лица о ходе исполнения документов и соблюдении исполнительской дисциплины

В распорядительных документах проверяющий указывается в последнем пункте. Как правило, контроль возлагается на руководителей, курирующих либо возглавляющих подразделения, которым дано поручение. Если предполагается участие большого количества исполнителей или поручения имеют высокую значимость, то лицо, издающее распорядительный документ, контроль его исполнения может оставить за собой.

Для протокола проверяющим является секретарь или назначенный работник, ответственный за контроль исполнения.

Для входящего документа проверяющим указывается помощник рассматривающего документ либо руководитель, рассматривающий документ.

#ИТКонсалтинг