В продолжение активно обсуждаемой в чате канала темы хранения электронных документов посмотрим, что происходит с законопроектом, который разрешит уничтожение бумажных оригиналов банковских документов после оцифровывания.

Банк России ждет второго чтения этого законопроекта и ожидает, что предлагаемый подход упростит документооборот и снизит расходы на содержание бумажного архива. Однако в Госдуме пока не готовы принимать законопроект и ожидают, когда Минэкономразвития подготовит новый документ.

https://www.comnews.ru/29/228095

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ. ОБЗОР РЕШЕНИЙ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ
1С:Архив. Решение для долговременного хранения документов

Сегодня Академия Документооборота «Лушников и партнеры» представляет электронный архив фирмы «1С»
Источник описания - презентация от 14.03.2023
Академия также поделилась с нами записью вебинара
Текст оригинальный, орфография сохранена

Дискуссия, как обычно, в чате канала
Сотрудники Академии в чате, задавайте вопросы

Не реклама

———————————
Универсальная система долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. Подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей

▫️позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов, работающий по правилам российского архивного делопроизводства
▫️гарантировать сохранение юридической силы документов в течение всего срока хранения
▫️упростить и ускорить работу архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций
▫️обеспечить оперативный доступ к архивным документам
▫️снизить нагрузку на учетные системы
▫️снизить стоимость хранения за счет меньших требований к оборудованию

Ведение долговременного архива юридически значимых электронных документов является одной из обязательных составляющих перехода на цифровое взаимодействие на предприятии

Нормативные документы
➣ ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
➣ ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ
➣ ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006 № 152-ФЗ
➣ Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (2015)
➣ Методические рекомендации по применению Правил (2016)
➣ Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69)
➣ Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (2019)

Потребности
▫️объем электронных документов растет, есть запрос на обеспечение их хранения (с сохранением юридической значимости)
▫️НПА по архивному делу, требующие оформления документов, сопровождающих архивное хранение
▫️единое хранилище всех документов организации
▫️снижение нагрузки с учетных систем за счет переноса части документов

Основные функции
▫️хранение электронных документов в виде контейнеров в соответствии с требованиями Росархива
▫️усовершенствование ЭП до формата архивного хранения CAdES-A, продление их актуальности на любой срок
▫️регулярная проверка контейнеров
▫️формирование сводных описей, годовых разделов, листов фондов и прочих документов, сопровождающих архивное хранение
▫️удобный поиск документов, в т.ч полнотекстовый, в т.ч. по распознанному тексту

Контейнер документа
▫️НПА предписывают передачу ЭД в виде контейнеров, содержащих:
➣ контент и метаданные электронного документа
➣ файлы электронных подписей
➣ визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A

Поддержка актуальности ЭП
▫️срок действия сертификата обычно составляет 12-15 месяцев 
▫️по истечении срока подпись обычного формата не будет успешно проходить полную процедуру проверки, т.к. нет подтвержденной информации о дате подписания документа
▫️для решения этой проблемы нужно использовать подписи усовершенствованных форматов
▫️для архивного хранения подходит формат CAdES-A v3, который позволяет продлевать проверяемость подписи на неограниченное время
▫️усовершенствование подписи до формата CAdES-Av3 при приеме документов в Архив
▫️добавление в подписи новых архивных меток по мере истечения срока действия сертификата предыдущей метки

Загрузка в Архив
▫️поиск файлов выгрузки в каталоге обмена
▫️загрузка НСИ
▫️проверка электронных подписей документов
▫️усовершенствование подписей до формата архивного хранения CAdES-Av3
▫️проверка хеш-сумм файлов
▫️создание документов «Передача дел в архив»
▫️создание номенклатуры дел и дел (томов)
▫️создание карточек документов с прикрепленными файлами контейнера и визуализации
▫️создание файлов визуализации, если они отсутствуют
▫️отправка ответа об успешном приеме описи, либо об обнаруженных ошибках

Регулярная проверка контейнеров
▫️периодичность проверки задается в настройках
▫️что проверяется:
➣ электронные подписи
➣ целостность файлов через сверку хеш-сумм
➣ соответствие реквизитов карточки записанным в контейнере метаданным
➣ реестры электронных документов в делах соответствуют документам, которые фактически лежат в деле

Уничтожение дел
▫️оформляется в Архиве по аналогии с Документооборотом
▫️информация отправляется в систему-источник
▫️ДО при получении такого сообщения записывает документ Уничтожение дел у себя и проводит его
▫️файлы уничтоженных документов удаляются, в карточку добавляется отметка о том, что документ уничтожен

ИТОГИ НЕДЕЛИ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ

В нашем канале прошла неделя электронных архивов. Производители ПО представили свои программные продукты и активно отвечали на вопросы подписчиков.

Благодарим коллег из компаний-производителей электронных архивов (ЭА), которые были с нами эту неделю, и рассказали про:
➢ ELMA365
➢ РИО.CSP
➢ Directum
➢ 1С:Архив

Подведу итог обсуждению, которое развернулось в чате канала

1️⃣ Российские производители ПО (вендоры) начали осваивать новую нишу для автоматизации - архивы. И любой программный продукт, направленный на решение задачи создания ЭА, заслуживает внимания и изучения.

2️⃣ Пока не сложилось единое понимание, что такое ЭА и даже просто термин «архив» трактуется ИТ-специалистами и архивистами, документоведами по-разному. Надо сближать позиции.

3️⃣ Все вендоры заявляют о соответствии ЭА законодательным требованиям, при том, что на самом деле продукты в разной степени отвечают нормам архивного дела. Вопрос, нужно ли каждому программному продукту добиваться этого соответствия.

Для государственных и коммерческих организаций цели создания архива разные, и решаются они по-разному.

Соответствие законодательству нужно, в первую очередь, государственным организациям и источникам комплектования. ЭА для государственных организаций должен быть построен на сложившихся принципах архивного хранения документов.

Для коммерческих организаций на первом месте стоит не соблюдение законодательных норм, а экономический эффект от оптимизации процессов работы с документами, сокращения трудозатрат и объединения данных в одном информационном пространстве.

4️⃣ Наметился тренд на создание файловых / объектных хранилищ. Тогда можно говорить и о разгрузке систем-источников, быстром поиске и доступе к объектам хранения.

Я уже писала о том, что нашей командой методологов разработан проект ГОСТ Р «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели». В проекте стандарта мы изложили свое видение хранения электронных документов, приведу выдержку из документа 👉

Цифровые документы помещают на хранение в электронный или цифровой архив.

Электронный архив
Создается с целью организации единого объектного хранилища и разгрузки систем-источников, быстрого поиска и доступа к объектам хранения: цифровым документам временных сроков хранения и документированной информации (файлам), в том числе электронным копиям документов, изначально созданных на бумажном носителе (сканированные копии).

Цифровой архив
Создается с целью обеспечения долговременного и постоянного хранения цифровых документов в соответствии с законодательством
РФ.

Единицей хранения является один цифровой документ в совокупности его структурных элементов.

Срок хранения должен быть изначально задан в информационной системе на каждый вид документа.

Информационная система должна фиксировать дату отсчета срока хранения документа.

Для реализации кумулятивной и информационной функций цифровые документы группируются по структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному, номинальному, корреспондентскому, географическому или авторскому признакам с распределением прав доступа к ним.

Для целей долговременного и постоянного хранения используется нормативно установленный формат архивного хранения для каждого вида документа. Архивный формат может использоваться как непосредственно при создании цифрового документа, так и в процессе передачи в цифровой архив.

Для документов, хранящихся в оперативной области, использование формата архивного хранения не требуется.

Друзья, коллеги, сегодня мне нужен ваш совет!

Собрала материал для новой книги.

Благодаря многолетнему опыту проектной работы по автоматизации документооборота, опыту проектирования СЭД параллельно с преподаванием для гуманитариев, технарей и управленцев у меня сформировалось свое видение предмета. Сейчас мы с коллегами методологами буквально «отрисовали» всю теорию управления документами в таблицах и схемах. И готовы опубликовать этот материал в виде книги.

Помогите нам определиться с форматом издания.
Поделитесь, пожалуйста, опытом, как вы читаете деловую литературу.

Есть ли пожелания к новой книге?
➢ объем (не более Х страниц)
➢ на что обратить внимание в содержании
➢ о чем не писать

Учебные программы 2023 - 2024

Друзья, к новому учебному году я обновила все наши образовательные программы.

Вырос спрос на курсы по документной лингвистике, поэтому я дополнила их новыми темами и примерами.

Программа по документообороту регулярно обновляется вместе с изменениями законодательства и появлением новых приемов, отработанных нами в проектах внедрения.

❗️Новый курс - регламентация бизнес-процессов. Обратите на него внимание

Представлю все учебные программы. Сотрудничаю с тремя ведущими вузами и рядом учебных центров. Можно заказать корпоративное обучение напрямую форма заявки

1️⃣ Культура деловой письменной речи, 16 ак/часов

1. Деловое общение. Коммуникативные качества речи
⁃ правильность, точность, логичность, лаконизм, чистота, уместность

2. Требования к языку и стилю служебного документа
⁃ официально-деловой стиль, подстили деловой речи
⁃ лексические, морфологические, синтаксические особенности деловой речи

3. Типичные ошибки в деловой речи и пути их исправления
⁃ речевые, стилистические, логические ошибки
⁃ приемы редактирования текста служебного документа

4. Деловая письменная коммуникация (деловая переписка)
⁃ внешние и внутренние деловые письменные коммуникации
⁃ классификация деловой переписки
⁃ внутренняя переписка, композиция простых писем: служебная записка, докладная записка, информационный запрос, заявка, информационное письмо
⁃ внешняя переписка, композиция простых писем: сопроводительное, гарантийное письмо, письмо-сообщение, напоминание, просьба, приглашение, подтверждение, благодарность, соболезнование, отказ
⁃ внешняя переписка, композиция сложных писем: претензионное письмо, ответ на претензию, коммерческое предложение
⁃ особенности электронной переписки

5. Логические основы деловых текстов
⁃ имена: виды имен, виды отношений между именами, логическое деление имен
⁃ высказывания: простые и сложные высказывания, истинные и ложные, законы формальной логики, логические связки
⁃ логические основы редактирования: исследование логики имен,
⁃ смещенное логическое ударение, неправильное понимание сегмента предложения, ошибки в словоупотреблении
⁃ логические основы редактирования: исследование логики высказываний

Практикум
Каждая тема дополняется разбором примеров текстов деловых документов

2️⃣ Регламентация бизнес-процессов, нормативная методология 8 ак/часов

1. Методология регламентации процессов
⁃ способы организации деятельности по нормативной методологии
⁃ центр компетенций по регламентации процессов
⁃ правила формирования регламентной базы
⁃ политика доступа к локальным нормативным актам (ЛНА)
2. Правовой статус ЛНА
3. Классификация ЛНА
4. Жизненный цикл ЛНА
5. Структура и содержание ЛНА
6. Правила регламентации процессов
7. Управление изменениями
8. Формирование критериев соответствия для создания ЛНА в информационной системе
9. Требования к языку и стилю ЛНА

3️⃣ Управление документами, 16 ак/часов

1. Место управления документами (УД) в системе управления организацией
⁃ состав деятельности по УД, задачи УД,
⁃ управление операционными рисками для документных процессов
⁃ центр компетенций по УД, квалификационные требования к работникам центра компетенций

2. Правовое регулирование деятельности по УД
⁃ основные регуляторы
⁃ правовые акты по документированию, хранению и электронному документообороту

3. Понятие документа
⁃ определение документа, документ электронный и цифровой
⁃ формуляр документа, подлинник, копия, дубликат
⁃ функции документа
⁃ свойства документа (юридическая сила, юридическая значимость)
⁃ виды, разновидности документов, системы документации

4. Методы сокращения документооборота, упорядочивания форм и видов документов

5. Формирование целевой модели документооборота
⁃ эталонная модель документооборота: архитектура эталонной модели, документопотоки, документные процессы, операции документных процессов (жизненный цикл), хранение документов
⁃ целевая модель документооборота: архитектура целевой модели, методика проектирования целевой модели

6. Регламентация документооборота
⁃ виды документов, регламентирующих документооборот
⁃ ответственный за регламентацию

7. Автоматизация документооборота
принципы автоматизации документооборота, требования к системам
электронная подпись
электронный /цифровой архив
типовое внедрение электронного документооборота

8. Управление изменениями

Рубрика «Новости электронного документооборота»

Новый порядок работы с архивными документами

Приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 утверждены новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях

Вступает в силу: 17.09.2023
Сфера действия документа: государственные органы, органы местного самоуправления и организации
Отменяемый документ: Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526

👉 Рассмотрим основные изменения, которые потребуют внимания при внедрении электронных архивов. Обсуждение в чате канала


1️⃣ Новая структура Правил
Существенно переработана структура документа. Появилось 12 новых разделов, в которых:
⁃ более полно описаны уже существующие правила
⁃ приведены новые положения, например, работа с документами ДСП и документами, отнесенными к гостайне, порядок изъятия документов из архива, новые условия уничтожения, возможность передачи на аутсорсинговое хранение, особенности работы с электронными архивными документами, работа с аудиовизуальными документами, как на материальных носителях, так и в электронном виде

Приведу новую и старую структуры для наглядности

🔶 Правила 2015 года
1. Общие положения
2. Организация хранения документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации
3. Учет документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации
4. Комплектование архива организации документами архивного фонда РФ и другими архивными документами
5. Организация использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов организации
6. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив
7. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации

🔶 Правила 2023 года
1. Общие положения
2. Формирование документального фонда
3. Экспертиза ценности документов
4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности
5. Комплектование архива
6. Организация передачи дел на хранение в архив
7. Организация хранения архивных документов
8. Обеспечение сохранности архивных документов
9. Ведение учета архивных документов
10. Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов
11. Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив
12. Организация хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов
13. Организация использования архивных документов
14. Копирование архивных документов
15. Организация работы по оформлению итогов рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну
16. Изъятие архивных документов
17. Справочно-поисковые средства к документам Архивного фонда РФ и другим архивным документам
18. Передача архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив
19. Порядок передачи архивных документов при смене руководителя архива, реорганизации и (или) ликвидации органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации

2️⃣ Новое в содержании Правил

▫️Новые Правила распространяются не только на архивные документы, но и на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

▫️В архив должны поступать архивные документы, к которым относятся:
а) документы, отнесенные к составу Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
б) документы постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда РФ, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу.

▫️Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее - СХЭД).

▫️Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69.

💬 Это значит, что обсуждаемая нами тема архитектуры электронного архива вновь актуальна. Государственные организации должны следовать принципу раздельного хранения документов временного срока хранения и долговременного, постоянного.

▫️Установлены требования к соответствию СХЭД требованиям законодательства РФ в области создания, развития, ввода в эксплуатацию информационных систем и хранения в них информации и соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации со ссылками на ряд НПА

⁃ Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ "О безопасности"
⁃ Постановление Правительства РФ от 6 июня 2015 г. N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации"
⁃ Постановление Правительства РФ от 14 ноября 2015 г. N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации"
⁃ Статья 16 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
⁃ Приказ ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. N 17 "Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах"

▫️Организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов.

▫️Правила теперь распространяются и на документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

▫️Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.

▫️В государственных органах и органах местного самоуправления дела формируются и оформляются в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. В государственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях. В муниципальных и негосударственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с ЛНА.

▫️Отмечено, что документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

💬 Это значит, что нельзя передавать в электронный архив документы, не завершенные в делопроизводстве, есть риск ошибки в отсчете срока хранения

▫️Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

▫️Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку ДСП, а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправлении, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

▫️Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

▫️Коммерческие организации вправе использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов.

▫️Изменены требования к помещению архивного хранилища. Для освещения помещения архива теперь можно применять помимо ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью еще и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра и светодиодные светильники.

3️⃣ Новое в учетных формах

▫️Состав учетных документов поступления и выбытия дел

➢ опись дел, документов, опись электронных документов структурного подразделения, годовой раздел сводной описи дел, документов, опись электронных документов
➢ номенклатура дел при отсутствии описей дел, документов структурных подразделений
➢ акт о технических ошибках в учетных документах
➢ акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архивному фонду, неучтенных
➢ акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны
➢ акт о неисправимых повреждениях архивных документов
➢ акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (есть рекомендуемый образец)
➢ акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

▫️Оформление учетных форм

➢ в грифе утверждения может стоять подпись не только руководителя организации, но и уполномоченного им лица
итоговая запись номенклатуры дел дополнена разделом с электронными документами
➢ опись электронных документов дополнена реестрами файлов
➢ акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению. Слово «архивных» поставлено в скобки, ранее - без них, что вызывало сложности при включении в акт документов, не отобранных для включения в состав Архивного фонда РФ
➢ опись дел структурного подразделения - замена формулировки «В данную опись внесено» на «В данный раздел описи внесено», что говорит о смене технологии подготовки описи
➢ акт о неисправимых повреждениях архивных документов. Акт дополнен подписями экспертов. Согласование ЭПК архивного учреждения заменено на утверждение, что повышает ответственность за признание документов неисправимо поврежденными
➢ в архивную справку включен исполнитель

«Также» в начале предложения - ставим или нет

Одним из самых употребительных средств связи предложений в деловой письменной речи стало слово также. Это слово активно употребляется в начале предложения.

Расскажу, почему это считается стилистической ошибкой. Обсуждение в чате канала

ТАКЖЕ - союз, значение присоединения, синонимичен союзу и, наречию еще, обозначает соответствие ситуаций, а не дополнительную информацию

ТАК ЖЕ - устойчивое сочетание наречия с частицей же, значение таким же образом, аналогично

С употреблением союза также и сочетания так же связано две ошибки

1️⃣ Смешение союза также и устойчивого сочетания так же

❌ В прошлом году мы так же посетили конгресс в Екатеринбурге

✅ В прошлом году мы также посетили конгресс в Екатеринбурге

✅ В прошлом году мы активно участвовали в деловых мероприятиях, также посетили конгресс в Екатеринбурге

✅ Мы планируем участие в деловых мероприятиях, а также готовы посетить конгресс в Екатеринбурге

✅ В этом году мы посетим конгресс в Екатеринбурге так же, как и в прошлом


2️⃣ Употребление также в начале предложения. Начальное также

➢ оценивается лингвистами как слово-паразит, заполнитель паузы, которая по какой-то причине необходима говорящему

➣ нарушает логическую связь между соседними предложениями: нельзя использовать в начале предложения средство связи предложений (присоединительный союз также) так как это противоречит нормам литературного языка. Присоединительный союз ставится в середине предложения

❌ Направляем договор оказания услуг для подписания. Также прилагаем подробную инструкцию по оформлению договора

✅ Направляем договор оказания услуг для подписания. Мы также прилагаем инструкцию по его оформлению

Источники:
Д. Э. Розенталь. Справочник по правописанию и стилистике
В.В. Каверина Слово «также» в современном русском языке: употребление и правописание // Лингвистика и межкультурная коммуникация, 2015

#РубрикаДокументнаяЛингвистика