🟣 Отличия в организации доступа к документам в оперативном и архивном хранилище

▫️Оперативная область хранения
➢ организация доступа по аналогии с системой электронного документооборота: быстрый поиск и доступ к документам в соответствии политикой доступа

▫️Архивная область хранения
➢ полное ограничение доступа к архивным документам
➢ доступ пользователей через читальный зал по заявкам с протоколированием событий просмотра
➢ выдача архивных копий по запросам

Обсуждение в чате канала
Предложения по размещению информации об электронных архивах в личные сообщения @SofiaUlyantseva

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ. ОБЗОР РЕШЕНИЙ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ

Сегодня свое решение представляет компания ELMA

Пример программного продукта, в котором реализована идея единого файлового хранилища как для сканированных образов, так и для электронных документов с разными сроками хранения - от временного до постоянного.

Предлагаю к обсуждению эту концепцию 💬
Дискуссия, как обычно, в чате канала
Разработчики в чате, есть возможность задать вопросы напрямую
Текст приведен в оригинале

⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻

Независимо от размера и масштаба деятельности перед любой компанией встает вопрос об организации учета, приема и хранения документов. Не только для упорядочивания внутреннего информационного пространства, но и для соответствия государственным нормативным актам.

Решение достаточно тривиально – построение и развитие процесса архивного делопроизводства. Но как объединить в одном месте бумажные и электронные документы, обеспечив безопасность и легитимность такого хранения?

ELMA365 предлагает готовое решение для организации работы с архивными документами. Оно позволяет учитывать как бумажные, так и электронные документы, имеет преднастроенные процессы, шаблоны учетных документов и встроенный справочник Типового перечня управленческих документов.

Представляем обзор возможностей программного продукта

🔹Номенклатура дел
▫️заполнение карточки НД подразделений с учетом сроков хранения типового перечня
▫️формирование и согласование НД подразделений
▫️формирование НД подразделений в единый свод, его дальнейшее согласование с Экспертной комиссией и утверждение
▫️возможность выбора процесса формирования свода в электронном виде или бумажном
▫️возможность ручного добавления НД организации

🔹Электронные документы, хранящиеся в информационной системе
▫️формирование электронных дел с электронными оригиналами документов, созданных в СЭД ELMA365, с учетом требований НПА
▫️импорт электронных оригиналов документов из других информационных систем
▫️учет и долговременное хранение
▫️фоновое улучшение подписи до CADES-A при приеме в архив и автоматическое переподписание до истечения срока сертификата службы штампа времени с помощью КЭП ИС, полученной в ФНС

🔹Бумажные документы и электронные документы, хранящиеся на физических носителях
▫️учет в одной системе 
▫️прием в архив по описям передачи дел

🔹Экспертиза ценности
▫️ежегодный отбор документов, сформированных в СЭД ELMA365, для передачи в архив и на уничтожение
▫️ежегодный отбор на уничтожение бумажных документов и физических носителей с электронными документами в соответствии с утвержденными сроками хранения
▫️формирование, согласование и утверждение свода номенклатур дел
▫️формирование описей передачи дел и актов об уничтожении документов в ▫️соответствии с утвержденными НПА формами
▫️согласование учетных документов с членами Экспертной комиссии
▫️формирование протоколов заседаний Экспертной комиссии

🔹Описи передачи дел на архивное хранение 
▫️формирование описей по личному составу, постоянного и долговременного сроков хранения по шаблонам в соответствии с утвержденными формами
▫️учет и регистрация описей
▫️фиксация приема архивных дел в системе

🔹Учет
▫️учет всех архивных документов в единой системе. 
▫️преднастроенные процессы запроса и выдачи архивных документов с фиксацией в книге выдаче дел
▫️фиксация перемещения документов в книге учёта дел
▫️топографический указатель 

🔹Справочники 
▫️типовой перечень 
▫️индексы подразделений 
▫️организации

Друзья,

перед тем, как я представлю описание еще одного электронного архива, напомню правила ведения дискуссии в чате, поскольку накал обсуждений последнее время поднялся до критично высокого, и участникам чата становится неуютно, а я создаю комфортную среду для профессионального обсуждения тем, связанных с управлением документами, внедрением систем электронного документооборота и электронных архивов.

Целевая аудитория канала

Подписчики канала в основном наши клиенты, среди которых CIO, CTO, руководители производственных подразделений, инженеры, конструкторы, системные аналитики и архитекторы, юристы.

В канал постепенно стали приходить эксперты нашей предметной области и представители компаний-разработчиков программных продуктов, их мы тоже приветствуем и рады их участию в обсуждениях.

Что ждут подписчики канала от экспертов

Подписчики могут задать любой интересующий их вопрос по теме канала и получить экспертное мнение нескольких специалистов.

Подписчики могут вовлечь экспертов в открытую дискуссию, провести совместный мозговой штурм, выработать идеи и оценить их.

Подписчики могут следить за дискуссией между экспертами, повышая свою компетентность в предметной области.

Мои пожелания экспертам, которые оставляют комментарии

✅ Просьба общаться с аудиторией уважительно, спокойно объяснять свою позицию и подкреплять ее ссылками на источники и практические примеры, как принято в научной среде. Учитывайте интересы, статус и уровень подготовки аудитории.

✅ Следует при высказывании позиции сразу объяснить: какая норма рекомендована регулятором, какая есть практика, что рекомендует эксперт, и какие аргументы есть в защиту его позиции. Так работают консультанты, к такому общению привыкли наши клиенты.

✅ Если говорим про риски, то следует указывать виды рисков, их уровень, как они соотносятся между собой, напр., технический, операционный или регуляторный. При принятии решения это соотношение будет учтено.

Кого я не хочу видеть в своем канале

🚫Профессионально недовольных оппозиционеров, высказывающихся только для саморекламы. Тех, кто безапелляционно критикует российское законодательство и деятельность профильных регуляторов.
👉 Нашей аудитории это не интересно, чат - не научная и не законотворческая площадка. Мнение ради мнения высказывать не надо. Расскажите, как решить практическую задачу предприятия при существующих законодательных нормах.

🚫Профессиональных скандалистов.
👉 Недопустимо использование осознанных манипуляций, эмоционально-негативных триггеров, провоцирующих подписчиков на такой же эмоциональный ответ. Недопустимо высказывание спекулятивных оценок - дилетанты, самозванцы и пр.

На этой площадке все эксперты относятся друг к другу уважительно и не доказывают, кто экспертнее и круче. Мы все вместе собрались для обмена опытом, идеями и, главное, для помощи подписчикам в решении практических задач.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ. ОБЗОР РЕШЕНИЙ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ

Сегодня свое видение электронных архивов представляет российская ИТ-компания Делис Инфо

Специализация — повышение эффективности процессов, связанных со сбором, использованием, учетом, хранением и обслуживанием документов организаций крупного бизнеса

Предлагаю к обсуждению концепцию профессоналов в автоматизации архивного дела💬
Дискуссия, как обычно, в чате канала
Разработчики в чате, есть возможность задать вопросы напрямую

⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻

Электронный архив (ЭА) является незаменимым инструментом для эффективного хранения и учета документов в любой организации. Он обеспечивает не только более удобный доступ к информации, но и повышает безопасность хранения, а также упрощает процессы работы с документами.

Цели создания электронного архива

1️⃣ Накопление информации
накопление, хранение и учет всех юридически значимых документов в организации, независимо от того, идёт речь о бумаге или о цифре (главная задача владельца информации)

2️⃣ Поиск информации
возможность быстро найти необходимый документ, не задумываясь о том, в каком виде и где этот документ был «рождён» изначально (главная пользовательская функция)

3️⃣ Снижение правовых рисков
соблюдение требований архивного законодательства

4️⃣ Комплектование дел и контроль сроков хранения
возможность автоматизировать архивные процедуры, включая:
⎻ формирование дел и описей
⎻ контроль срока хранения документов, изданных на любых носителях
выделения документов на уничтожение
⎻ ведение учёта физического расположения бумажных документов в архиве организации
⎻ автоматическое атрибутирование (OCR-распознавание) карточек создаваемых документов

5️⃣ Контроль легитимности хранимых документов
электронная подпись имеет юридическую силу и позволяет использовать электронные документы в официальных юридических процессах. ЭА не только хранит информацию о документе и его электронной подписи, но и обеспечивает проверку сертификата электронной подписи

Преимущества электронного архива

🔸 возможность хранения информации о документах, для которых юридический экземпляр был создан на разных носителях:

➢ в бумажном виде (привычный распечатанный бумажный документ с подписью и печатью)
➢ электронном виде (например, подписан в системе ЭДО)

🔸 возможность общего контроля за использованием документов, так как ЭА позволяет устанавливать права доступа к документам, ограничивая их распространение, отслеживать историю изменений и операций

Основные элементы электронного архива

🔸 карточка документа с атрибутами
Позволяет пользователю найти нужный ему документ или группу документов по атрибутам, включаемым в карточку. Напомним, что разные виды документов имеют разные атрибуты

🔸 карточка документа с прикрепленным файлом (файлами)
позволяет пользователю посмотреть и скачать электронный документ или его скан-копию

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ. ОБЗОР РЕШЕНИЙ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ

Сегодня свое видение электронных архивов представляет российская ИТ-компания Директум https://www.directum.ru

Предлагаю обсудить 💬 решение, которое появилось одним из первых на российском рынке. Компанией уже накоплен интересный опыт внедрений электронных архивов
Дискуссия, как обычно, в чате канала
Разработчики в чате, задавайте вопросы разработчикам напрямую

Не реклама
⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻

У Directum есть специализированные решения для хранения документов под конкретные задачи бизнеса:

🔹Финансовый архив. Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, быстрый поиск документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.
🔹Долговременный архив. Комплексное решение для управления бумажным и электронным архивом.
🔹Архив для налогового мониторинга. Организация единого архива бумажных и электронных документов для взаимодействия с ФНС. Быстрое представление, защита от штрафов и минимум бумаги.
🔹Задачи классического электронного документооборота закрывает решение «Делопроизводство»: обработка и регистрация документов, рассмотрение входящей корреспонденции, выдача поручений и контроль их исполнения.

Сегодня расскажем детальней про долговременный архив от Directum.

Это комплексное решение, которое обеспечивает централизованное длительное хранение электронных документов с контролем сохранности и поддержанием юридической значимости, а также хранение электронных копий бумажных документов и автоматизацию процедур архивного хранения.

Оно помогает:
🔸 хранить электронные документы централизованно с обеспечением их целостности и поддержкой юридической значимости на протяжении всего срока;
🔸 хранить скан-копии бумажных документов и фиксировать местонахождение бумажных оригиналов;
🔸 в разы ускорить поиск архивных документов;
🔸 проводить все необходимые процедуры в соответствии с правилами российского архивного дела;
🔸 автоматизировать рутинные этапы работы архивистов и делопроизводителей;
🔸 снизить расходы на хранение;
🔸 разгрузить оперативные информационные системы.

В решении документы хранятся в специализированном формате. Для работы с разными системами источниками настраивается интеграция для выгрузки-загрузки документов. На всем сроке хранения используются регулярные метки (штампы) времени и электронная подпись в формате CADES-A.

Функциональные возможности решения:
1️⃣ Прием документов в архив. Решение обеспечивает автоматический прием и проверку контейнеров электронных документов и электронных копий документов из систем-источников.
2️⃣ Размещение в архиве. Directum помогает архивисту проводить систематизацию и учет поступивших документов. Решение имеет встроенную иерархию: фонды, сводные описи, годовые разделы, дело, внутренняя опись, документ. В системе можно создать основные учетные документы архива: журнал учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, описи дел, документов, реестры описей.
3️⃣ Хранение документов. Для обеспечения сохранности в решении предусмотрены фоновые процессы по проверке наличия, целостности, неизменности архивных документов. А также используется фоновый процесс проверки и усовершенствования ЭП для электронных архивных документов.
4️⃣ Работа с документами. Для получения информации из архива сотрудник может оформить запрос на архивную справку, выписку, копию документа или временный доступ к архивным документам. Архивист быстро находит и выгружает нужные документы по наименованию, текстовому фрагменту или другим критериям.
5️⃣ Уничтожение документов. Сроки хранения контролируются системой. В соответствии с регламентными процедурами документы с истекшим сроком хранения передаются на экспертизу ценности. По согласованию с экспертной комиссией и утверждению руководителя документы подлежат уничтожению.

Мы можем провести для вас бесплатную консультацию по решению. Заявку можно оставить на сайте.

В продолжение активно обсуждаемой в чате канала темы хранения электронных документов посмотрим, что происходит с законопроектом, который разрешит уничтожение бумажных оригиналов банковских документов после оцифровывания.

Банк России ждет второго чтения этого законопроекта и ожидает, что предлагаемый подход упростит документооборот и снизит расходы на содержание бумажного архива. Однако в Госдуме пока не готовы принимать законопроект и ожидают, когда Минэкономразвития подготовит новый документ.

https://www.comnews.ru/29/228095

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ. ОБЗОР РЕШЕНИЙ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ
1С:Архив. Решение для долговременного хранения документов

Сегодня Академия Документооборота «Лушников и партнеры» представляет электронный архив фирмы «1С»
Источник описания - презентация от 14.03.2023
Академия также поделилась с нами записью вебинара
Текст оригинальный, орфография сохранена

Дискуссия, как обычно, в чате канала
Сотрудники Академии в чате, задавайте вопросы

Не реклама

———————————
Универсальная система долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. Подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей

▫️позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов, работающий по правилам российского архивного делопроизводства
▫️гарантировать сохранение юридической силы документов в течение всего срока хранения
▫️упростить и ускорить работу архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций
▫️обеспечить оперативный доступ к архивным документам
▫️снизить нагрузку на учетные системы
▫️снизить стоимость хранения за счет меньших требований к оборудованию

Ведение долговременного архива юридически значимых электронных документов является одной из обязательных составляющих перехода на цифровое взаимодействие на предприятии

Нормативные документы
➣ ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
➣ ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ
➣ ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006 № 152-ФЗ
➣ Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (2015)
➣ Методические рекомендации по применению Правил (2016)
➣ Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69)
➣ Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (2019)

Потребности
▫️объем электронных документов растет, есть запрос на обеспечение их хранения (с сохранением юридической значимости)
▫️НПА по архивному делу, требующие оформления документов, сопровождающих архивное хранение
▫️единое хранилище всех документов организации
▫️снижение нагрузки с учетных систем за счет переноса части документов

Основные функции
▫️хранение электронных документов в виде контейнеров в соответствии с требованиями Росархива
▫️усовершенствование ЭП до формата архивного хранения CAdES-A, продление их актуальности на любой срок
▫️регулярная проверка контейнеров
▫️формирование сводных описей, годовых разделов, листов фондов и прочих документов, сопровождающих архивное хранение
▫️удобный поиск документов, в т.ч полнотекстовый, в т.ч. по распознанному тексту

Контейнер документа
▫️НПА предписывают передачу ЭД в виде контейнеров, содержащих:
➣ контент и метаданные электронного документа
➣ файлы электронных подписей
➣ визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A

Поддержка актуальности ЭП
▫️срок действия сертификата обычно составляет 12-15 месяцев 
▫️по истечении срока подпись обычного формата не будет успешно проходить полную процедуру проверки, т.к. нет подтвержденной информации о дате подписания документа
▫️для решения этой проблемы нужно использовать подписи усовершенствованных форматов
▫️для архивного хранения подходит формат CAdES-A v3, который позволяет продлевать проверяемость подписи на неограниченное время
▫️усовершенствование подписи до формата CAdES-Av3 при приеме документов в Архив
▫️добавление в подписи новых архивных меток по мере истечения срока действия сертификата предыдущей метки

Загрузка в Архив
▫️поиск файлов выгрузки в каталоге обмена
▫️загрузка НСИ
▫️проверка электронных подписей документов
▫️усовершенствование подписей до формата архивного хранения CAdES-Av3
▫️проверка хеш-сумм файлов
▫️создание документов «Передача дел в архив»
▫️создание номенклатуры дел и дел (томов)
▫️создание карточек документов с прикрепленными файлами контейнера и визуализации
▫️создание файлов визуализации, если они отсутствуют
▫️отправка ответа об успешном приеме описи, либо об обнаруженных ошибках

Регулярная проверка контейнеров
▫️периодичность проверки задается в настройках
▫️что проверяется:
➣ электронные подписи
➣ целостность файлов через сверку хеш-сумм
➣ соответствие реквизитов карточки записанным в контейнере метаданным
➣ реестры электронных документов в делах соответствуют документам, которые фактически лежат в деле

Уничтожение дел
▫️оформляется в Архиве по аналогии с Документооборотом
▫️информация отправляется в систему-источник
▫️ДО при получении такого сообщения записывает документ Уничтожение дел у себя и проводит его
▫️файлы уничтоженных документов удаляются, в карточку добавляется отметка о том, что документ уничтожен

ИТОГИ НЕДЕЛИ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ

В нашем канале прошла неделя электронных архивов. Производители ПО представили свои программные продукты и активно отвечали на вопросы подписчиков.

Благодарим коллег из компаний-производителей электронных архивов (ЭА), которые были с нами эту неделю, и рассказали про:
➢ ELMA365
➢ РИО.CSP
➢ Directum
➢ 1С:Архив

Подведу итог обсуждению, которое развернулось в чате канала

1️⃣ Российские производители ПО (вендоры) начали осваивать новую нишу для автоматизации - архивы. И любой программный продукт, направленный на решение задачи создания ЭА, заслуживает внимания и изучения.

2️⃣ Пока не сложилось единое понимание, что такое ЭА и даже просто термин «архив» трактуется ИТ-специалистами и архивистами, документоведами по-разному. Надо сближать позиции.

3️⃣ Все вендоры заявляют о соответствии ЭА законодательным требованиям, при том, что на самом деле продукты в разной степени отвечают нормам архивного дела. Вопрос, нужно ли каждому программному продукту добиваться этого соответствия.

Для государственных и коммерческих организаций цели создания архива разные, и решаются они по-разному.

Соответствие законодательству нужно, в первую очередь, государственным организациям и источникам комплектования. ЭА для государственных организаций должен быть построен на сложившихся принципах архивного хранения документов.

Для коммерческих организаций на первом месте стоит не соблюдение законодательных норм, а экономический эффект от оптимизации процессов работы с документами, сокращения трудозатрат и объединения данных в одном информационном пространстве.

4️⃣ Наметился тренд на создание файловых / объектных хранилищ. Тогда можно говорить и о разгрузке систем-источников, быстром поиске и доступе к объектам хранения.

Я уже писала о том, что нашей командой методологов разработан проект ГОСТ Р «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели». В проекте стандарта мы изложили свое видение хранения электронных документов, приведу выдержку из документа 👉

Цифровые документы помещают на хранение в электронный или цифровой архив.

Электронный архив
Создается с целью организации единого объектного хранилища и разгрузки систем-источников, быстрого поиска и доступа к объектам хранения: цифровым документам временных сроков хранения и документированной информации (файлам), в том числе электронным копиям документов, изначально созданных на бумажном носителе (сканированные копии).

Цифровой архив
Создается с целью обеспечения долговременного и постоянного хранения цифровых документов в соответствии с законодательством
РФ.

Единицей хранения является один цифровой документ в совокупности его структурных элементов.

Срок хранения должен быть изначально задан в информационной системе на каждый вид документа.

Информационная система должна фиксировать дату отсчета срока хранения документа.

Для реализации кумулятивной и информационной функций цифровые документы группируются по структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному, номинальному, корреспондентскому, географическому или авторскому признакам с распределением прав доступа к ним.

Для целей долговременного и постоянного хранения используется нормативно установленный формат архивного хранения для каждого вида документа. Архивный формат может использоваться как непосредственно при создании цифрового документа, так и в процессе передачи в цифровой архив.

Для документов, хранящихся в оперативной области, использование формата архивного хранения не требуется.

Друзья, коллеги, сегодня мне нужен ваш совет!

Собрала материал для новой книги.

Благодаря многолетнему опыту проектной работы по автоматизации документооборота, опыту проектирования СЭД параллельно с преподаванием для гуманитариев, технарей и управленцев у меня сформировалось свое видение предмета. Сейчас мы с коллегами методологами буквально «отрисовали» всю теорию управления документами в таблицах и схемах. И готовы опубликовать этот материал в виде книги.

Помогите нам определиться с форматом издания.
Поделитесь, пожалуйста, опытом, как вы читаете деловую литературу.

Есть ли пожелания к новой книге?
➢ объем (не более Х страниц)
➢ на что обратить внимание в содержании
➢ о чем не писать