РУБРИКА «ТЕРМИНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ»

Продолжу тему унификации и стандартизации в области управления документами.
В предыдущем посте рассмотрели форматы, как объект унификации. Сейчас предлагаю поговорить о системах документации.


Система документации (СД) - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

👉ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

🟣 Говорим правильно - термины

✔️документ - конкретный вид (договорной документ, XML формат представления договорного документа в электронной форме)

✔️документация - совокупность документов одной СД (пакет договорной документации)

✔️договорная работа - функциональное направление деятельности (положение о договорной работе)

🟣 Какие есть системы документации
СД объединяют документы по ряду общих признаков, одним из которых выступает принадлежность функциональному направлению деятельности, например:

◽️организационно-распорядительная документация, ОРД(управленческая деятельность)
◽️информационно-справочная, ИСД
◽️кадровая
◽️договорная
◽️закупочная
◽️бухгалтерская
◽️финансовая
◽️производственно-техническая
◽️проектная
◽️правовая

🟣 В чем практическая ценность выделения СД для аналитика?

1️⃣ В каждой СД есть определенный состав документов, который известен заранее. Если составить перечни документов по системам документации, то можно проводить обследование документооборота с опорой на готовые перечни.

2️⃣ Разбивка на СД и перечни документов, принадлежащих к каждой СД, используются при определении границ проекта автоматизации.

3️⃣ Для каждой СД есть общие правила работы с документами, которые надо зафиксировать как эталонные. В ходе обследования проводится сравнительный анализ процессов «как есть» и процессов «как надо».

🟣 На что обратить внимание
Есть две СД, которые сопровождают все направления деятельности. Это надо учитывать при планировании проектных работ, поэтому, если в контур проекта вошла договорная и закупочная документация, то потребуется работа также и с ОРД и ИСД

◽️организационно-распорядительная документация
➣ приказы
➣ распоряжения
➣ протоколы
➣ организационные документы (ЛНА)

◽️информационно-справочная документация
➣ служебные записки
➣ докладные записки
➣ заявки
➣ информационные запросы
➣ информационные письма


🟣 Пример регулирования требований к конкретным СД

👉 ГОСТ Р 21.101-2020 "Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации"

👉 Постановление Правительства РФ от 16 февраля 2008 г. N 87 "О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию"
 
‼️Последние изменения в этот документ вступают в силу с 1 сентября 2023 г.
Поэтому обратите внимание те, кто имеет отношение к капитальному строительству

🟣 Если не соблюдать требования к системе документации

Отсутствие в проектной документации предусмотренных разделов либо несоответствие содержания разделов требованиям являются основаниями для отказа в принятии проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий, представленных на государственную экспертизу

👉 Постановление Правительства РФ от 5 марта 2007 г. N 145 "О порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий"

Обсуждение в чате канала

#ИТКонсалтинг
#ЭкспертизаПроектнойДокументации
#ВнедрениеСЭД

Выберите правильный документ для конкретной управленческой задачи

Предыдущий пост, в котором я писала про выделение информационно-справочных документов в отдельную систему документации, вызвал обсуждение. Участники чата справедливо обратили внимание на то, что традиционно информационно-справочные документы относят к системе ОРД.

Напомню состав информационно-справочной документации
▫️служебные записки
▫️докладные записки
▫️пояснительные записки
▫️заявки
▫️информационные запросы
▫️информационные письма

Приведу аргументы, почему считаю правильным уйти от классического подхода и выделить ИСД в самостоятельную систему.

Основной признак системы документации - это взаимосвязь документов по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Согласитесь, что у приказа и заявки на пропуск ничего общего не прослеживается.

А какие общие признаки есть у ИСД?

🔹создаются в структурном подразделении и подписываются руководителем этого подразделения
🔹выпускаются из подразделения-автора уже в статусе документа (не проекта)
🔹цель создания – передать информацию, на основании которой
➣ принимается управленческое решение
➣ стартует бизнес-процесс
🔹не относятся к официальным документам, имеющим юридическую значимость
🔹не  направлены на фиксацию фактов, событий, операций хозяйственной деятельности с целью подтверждения этих фактов
🔹не содержат поручения и не подлежат исполнению
🔹обеспечивают коммуникации внутри всех функциональных направлений деятельности
🔹срок хранения: 3-5 лет

Задача - выберите правильный вариант для приведенной в пример управленческой ситуации

Структурное подразделение запрашивает разрешение у генерального директора на получение документов  из архива организации для проведения выставки. Генеральный директор должен наложить резолюцию «предоставить», но ему нужна виза управляющего делами, в ведении которого находится архив

Вариант 1️⃣
Инициатор
➢ создает служебную записку
➢ передает на согласование линейному руководителю
➢ передает на подписание директору департамента
➢ добавляет управляющего делами
➢ направляет на согласование

Управляющий делами
➢ рассматривает служебную записку
➢ ставит визу согласовано / не согласовано

Инициатор
➢ получает результат согласования
➢ направляет ГД

Генеральный директор
➢ рассматривает служебную записку
➢ выносит резолюцию выдать / не выдать

Вариант 2️⃣
Инициатор создает проект приказа «О проведении выставки» с поручением выдать документы из архива

В целях поддержки федеральной целевой программы «Экология»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести выставку «Моя планета» 01 по 10 сентября 2023 года в помещении выставочного зала ФГУП «Агентство Новости».
2. Руководителю архива Кротовой М.Н. выдать из архивного фонда материалы по запросу отдела проведения выставок и конференций.
3. Управляющему делами Тихомирову П.Т. проконтролировать возврат материалов архивного фонда до 15.09.2023.
4. Ответственность за сохранность документов на время выставки возложить на начальника отдела проведения выставок и конференций Смирнову М.М.
5. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора по внешним связям Малахова С.В.

Голосуем за правильный вариант
Обсуждение в чате канала

ОТВЕТ НА ПЯТНИЧНУЮ ЗАДАЧУ

Напомню, мы с вами выбирали правильный вариант решения управленческой задачи, когда требовалось получить разрешение директора на выдачу архивных документов для выставки.

Итоги голосования

29% Вариант 1
➢ Составить служебную записку и подписать ее у директора, после чего получить материалы из архива.

62% Вариант 2
➢ Составить приказ, в котором дать поручение архиву выдать документы и назначить ответственного за их возврат.

👉 Правильный вариант 2. Объясню почему.

Приказ создается с целью
▫️ принять решение о проведении выставки
▫️ выдать служебное задание предоставить архивные материалы для выставки
▫️ возложить ответственность за выполнение служебного задания
▫️ поставить сроки исполнения
▫️ проконтролировать его исполнение

✔️Приказ - это распорядительный документ, безусловно обладает юридической силой и, в случае утраты выданных архивных документов, выступает доказательством и вызывает юридические последствия. Такие управленческие задачи решаются только приказом. Срок хранения - постоянно.

✔️Служебная записка - это информационно-справочный документ, форма внутренней переписки между структурными подразделениями. По правилам делопроизводства она должна содержать обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Служебная записка не фиксирует управленческие решения, а является информационной основой для их принятия. Срок хранения - 5 лет.

Таким образом, принятие управленческого решения в форме служебной записки в приведенном примере сопряжено с операционными и правовыми рисками:

🔺объектом управленческого решения выступают ценные архивные материалы, передаваемые во внешнюю среду, при такой ситуации всегда есть риск утраты, который необходимо минимизировать, зафиксировав ответственность за сохранность и возврат документов в официальном служебном задании

🔺в примере архивные материалы предоставляет унитарное предприятие, а документы унитарного предприятия являются федеральной собственностью (ст. 7 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ), поэтому возникает риск утраты федеральной собственности и соответствующего уровня ответственности

🔺в варианте 1 не установлена ответственность за сохранность и возврат документов, решен только вопрос выдачи из архива

🔺 в варианте 1 управленческое решение оформлено информационно-справочным документом, который будет уничтожен спустя 5 лет и, в случае обнаружения утери или повреждения архивных документов после истечения срока хранения служебной записки, наложить ответственность на участников организации выставки уже будет невозможно

Несогласие можно выразить и обсудить в чате канала 🙂

НАМ НУЖЕН ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

Давайте поговорим о хранении электронных документов, и что сейчас предлагают ведущие вендоры для решения этой задачи?

Все чаще я сталкиваюсь с запросом клиентов на внедрение электронного архива. Запрос звучит: нам нужен электронный архив. Далее вариации: финансовый архив, кадровый архив и пр.

Такая постановка задачи, по нашему опыту, означает, что клиент пока не до конца понимает, что ему нужно. Поэтому, получив такой запрос, я в первую очередь выясняю реальную потребность.

✅ Предложу чек-лист для определения потребности. А систему назовем пока «Электронный архив» (ЭА) - дальше, возможно, мы с вами дадим ей другое название.

1️⃣ Государственная или коммерческая организация?
2️⃣ Передает ли ваша организация документы в государственный архив?
3️⃣ Какие практические задачи планируется решить с применениям ЭА?
4️⃣ Какие измеримые показатели эффективности вы хотели бы достичь с применением ЭА?
5️⃣ Есть ли в вашей организации самостоятельное подразделение «архив»?
6️⃣ Разработана ли номенклатура дел?
7️⃣ Какие виды документов (системы документации) вы планируете разместить в ЭА?
8️⃣ Используете ли вы электронные документы? Назовите какие и в каких информационных системах они формируются
9️⃣ Если на вопрос №8 вы ответили «нет» то укажите, планируете ли использовать электронные документы? Назовите какие и в каких информационных системах они будут формироваться
🔟 Какие вопросы вы бы задали экспертам в области хранения электронных документов? Какие «белые пятна» хотели бы закрыть по этой теме?

⚠️ А теперь самое главное!
Предлагаю вам ответить на эти вопросы и разместить ответы в чате канала
.

➡️ Далее я обработаю ваши ответы и в следующем посте предложу несколько вариантов постановки задачи для электронного архива.

Ответы можно прислать и в личные сообщения: @SofiaUlyantseva

После того, как мы с вами сформулируем потребность, поставим правильные цели, я покажу:
🔸как вендоры - разработчики электронных архивов позиционируют свои продукты
🔸насколько это позиционирование совпадает с вашими реальными потребностями

❓Как вам такой контент-план? И каких вендоров хотелось бы рассмотреть в первую очередь?

ФОРМУЛИРУЕМ ПРАВИЛЬНУЮ ПОТРЕБНОСТЬ, ЦЕЛЬ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

Вы прислали две заполненные анкеты, ответы в которых я обобщила и предлагаю свои комментарии и варианты постановки целей.

1️⃣ Профиль организации
▫️Государственное учреждение
▫️Источник комплектования государственного / муниципального архива
▫️Есть архив организации, как структурное подразделение, или архивохранилище с выделенными ответственными сотрудниками
▫️Номенклатура дел есть

2️⃣ Практические задачи, которые ставит организация при внедрении ЭА
▫️Хранение личных дел обучающихся в электронном виде
▫️Формирование электронных документов (с УКЭП и меткой времени) в электронные дела

3️⃣ Измеримые показатели , которые планирует достичь организация при внедрении ЭА
▫️Перевести личные дела обучающихся в электронный вид и организовать их хранение
▫️Укрепить трудовую дисциплину, сократить время на подготовку документов к архивному хранению.

4️⃣ Электронные документы, которые планируется передавать в ЭА
▫️Личные дела обучающихся
▫️Служебные записки - основания к приказам по основной деятельности и по личному составу. В дальнейшем приказы по АХД и основной деятельности (в далёкой перспективе).

5️⃣ Электронные документы, которые использует организация
▫️Электронных документов много. Все они в разных модулях 1С.
▫️Служебные записки, исходящие письма. Ведется электронный учёт бумажных договоров. 1С:ДО 3.0

Комментарий к пункту 4️⃣

▫️Личные дела обучающихся - долговременное хранение, архив.
▫️СЗ - основания к приказам по ОД - временное хранение в оперативной области.
▫️СЗ - основания к приказам по ЛС - долговременное хранение, архив.
▫️Приказы по АХД - временное хранение в оперативной области.
▫️Приказы по ОД - долговременное хранение, архив.

Комментарий к пункту 5️⃣

Это, конечно, минимум, который можно было бы перевести в электронный вид.
Ради СЗ не стоит создавать электронный архив сейчас, потому что СЗ остаются в оперативной области хранилища в системе-источнике.


🟣 Формулировка потребности для государственных организаций (цель внедрения ЭА)

Организация хранения подлинников электронных документов в соответствии с законодательными требованиями, предъявляемыми к государственным учреждениям и источникам комплектования ГАРФ.


🟣 Практические задачи

🔸Расширить состав электронных документов, используемых в деятельности учреждения.

🔸Обеспечить учет электронных документов, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив.

🔸Создать две области хранения документов:
➢ оперативное хранилище для документов временного срока хранения;
➢ архивное хранилище для долговременного хранения в соответствии с законодательными требованиями, предъявляемыми к хранению документов в государственных учреждениях

🔸Обеспечить возможность передачи электронных архивных документов в государственный архив


🟣 Способы организации хранения электронных документов

Как организовать хранилище ЭД с выделением двух областей хранения обсудим в следующих постах. Расскажу, какие есть файловые хранилища, электронные архивы и варианты решения задачи.

🟣 Ответы на вопросы

1️⃣ Когда будут разработаны и предложены информационные системы для хранения ЭД от источников комплектования для государственных и муниципальных архивов?

В настоящее время уже есть нормативное регулирование хранения электронных документов, на основе которого можно переходить к использованию ЭД и организовывать их хранение. Оценку полноты и зрелости этих НПА мы давать не будем, главное, что принципы заданы, и это направление развивается.

➢ Постановление Правительства РФ от 2 марта 2022 г. N 279 "О государственной информационной системе "Платформа "Центр хранения электронных документов"

➢ Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. N 69

➢ Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526

ГИС "Платформа "Центр хранения электронных документов" введена в опытную эксплуатацию, более 20 ФОИВ подключены к платформе.

2️⃣ Когда будет законодательная поддержка и конкретные решения/предложения на федеральном уровне по организации электронных архивов организаций?

Отдельных НПА для организаций не будет. Традиционно регулирование делопроизводства и архивного дела в нашей стране ориентировано на государственные органы, эти же правила распространяются на организации (см. название Правил организации хранения … в государственных органах … и организациях).

3️⃣ Когда сами государственные архивы регионов будут готовы принимать документы от организаций в эл. виде и в каком виде конкретно?

Не могу ответить на этот вопрос, владею информацией только про ГИС ЦХЭД.
Могу дать такие ссылки:

Круглый стол ВНИИДАД. «Проблемы комплектования электронными архивными документами государственных и муниципальных архивов»

Электронный архив Ростовской области

Обсуждение в чате канала 🙂

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ. ОБЗОР ФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ

Планирую серию постов про хранение электронных документов и приглашаю вендоров рассказать здесь о своих программных продуктах и заложенных в них принципах организации электронных архивов.

В сегодняшнем посте сделала обзор функциональности электронных архивов по действующим нормативным правовым актам.

Какие организации обязаны следовать требованиям НПА?

Документы государственных, муниципальных организаций и компаний с государственным участием являются государственной/муниципальной собственностью, поэтому условия обеспечения их сохранности задаются государством.

Документы коммерческих компаний являются собственностью этих компаний.
Однако к ним предъявляются требования:
➢ какие документы хранить
➢ как долго хранить
➢ где хранить
➢ какую информацию требуется раскрывать, в какой срок и для кого

Иными словами, коммерческим компаниям важно:
➢ обеспечить наличие документов в течение обязательного срока их хранения
➢ обеспечить их юридическую значимость на весь период хранения.

То, каким способом и с применением каких технологий это будет достигнуто, не столь важно. Важен результат - документ на месте и он может выступать в качестве доказательства.

Поэтому ответ вопрос, надо ли коммерческим компаниям придерживаться всех существующих требований к организации хранения документов, остается на усмотрение организации, может ли она сама, применяя свои подходы и технологии, обеспечить требования законов и НПА, приведенных ниже 🔽

Требования к хранению документов в коммерческих компаниях

➢ Ст. 50 ФЗ от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"

➢ Ст. 89 ФЗ от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"

➢ Постановление ФКЦБ от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

➢ Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

Принципы хранения электронных документов

🟣 Способы хранения ЭлД

▫️на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим, основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей

▫️в информационной системе архива - на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов


🟣 Хранилище электронных документов

Хранилище ЭлД имеет две области хранения:

▫️оперативная область (единое файловое хранилище в системе, где ЭлД создан или в которую помещен, чаще это СЭД) включает:
➢ сканированные образы документов на бумажных носителях всех категорий хранения
➢ подлинники ЭлД временного хранения

▫️архивная область (архив ЭлД долговременного хранения, отдельная информационная система - СХЭД) включает:
➢ подлинники ЭлД долговременного и постоянного хранения


🟣 Цель создания электронного архива

▫️для гос. компаний и компаний с гос. участием:
➢ организация единого файлового хранилища для разгрузки систем-источников и быстрого поиска, доступа к документам
➢ организация хранения подлинников ЭлД в соответствии с законодательными требованиями, предъявляемыми к гос. организациям и источникам комплектования
➢ передача ЭлД в государственный/муниципальный архив

▫️для коммерческих компаний:
➢ организация единого файлового хранилища для разгрузки систем-источников и быстрого поиска, доступа к документам
➢ организация хранения подлинников ЭлД
➢ возможность передавать ЭлД в государственный/муниципальный архив при необходимости (ликвидация)

🟣 Отличия в организации доступа к документам в оперативном и архивном хранилище

▫️Оперативная область хранения
➢ организация доступа по аналогии с системой электронного документооборота: быстрый поиск и доступ к документам в соответствии политикой доступа

▫️Архивная область хранения
➢ полное ограничение доступа к архивным документам
➢ доступ пользователей через читальный зал по заявкам с протоколированием событий просмотра
➢ выдача архивных копий по запросам

Обсуждение в чате канала
Предложения по размещению информации об электронных архивах в личные сообщения @SofiaUlyantseva

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ. ОБЗОР РЕШЕНИЙ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ

Сегодня свое решение представляет компания ELMA

Пример программного продукта, в котором реализована идея единого файлового хранилища как для сканированных образов, так и для электронных документов с разными сроками хранения - от временного до постоянного.

Предлагаю к обсуждению эту концепцию 💬
Дискуссия, как обычно, в чате канала
Разработчики в чате, есть возможность задать вопросы напрямую
Текст приведен в оригинале

⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻⎻

Независимо от размера и масштаба деятельности перед любой компанией встает вопрос об организации учета, приема и хранения документов. Не только для упорядочивания внутреннего информационного пространства, но и для соответствия государственным нормативным актам.

Решение достаточно тривиально – построение и развитие процесса архивного делопроизводства. Но как объединить в одном месте бумажные и электронные документы, обеспечив безопасность и легитимность такого хранения?

ELMA365 предлагает готовое решение для организации работы с архивными документами. Оно позволяет учитывать как бумажные, так и электронные документы, имеет преднастроенные процессы, шаблоны учетных документов и встроенный справочник Типового перечня управленческих документов.

Представляем обзор возможностей программного продукта

🔹Номенклатура дел
▫️заполнение карточки НД подразделений с учетом сроков хранения типового перечня
▫️формирование и согласование НД подразделений
▫️формирование НД подразделений в единый свод, его дальнейшее согласование с Экспертной комиссией и утверждение
▫️возможность выбора процесса формирования свода в электронном виде или бумажном
▫️возможность ручного добавления НД организации

🔹Электронные документы, хранящиеся в информационной системе
▫️формирование электронных дел с электронными оригиналами документов, созданных в СЭД ELMA365, с учетом требований НПА
▫️импорт электронных оригиналов документов из других информационных систем
▫️учет и долговременное хранение
▫️фоновое улучшение подписи до CADES-A при приеме в архив и автоматическое переподписание до истечения срока сертификата службы штампа времени с помощью КЭП ИС, полученной в ФНС

🔹Бумажные документы и электронные документы, хранящиеся на физических носителях
▫️учет в одной системе 
▫️прием в архив по описям передачи дел

🔹Экспертиза ценности
▫️ежегодный отбор документов, сформированных в СЭД ELMA365, для передачи в архив и на уничтожение
▫️ежегодный отбор на уничтожение бумажных документов и физических носителей с электронными документами в соответствии с утвержденными сроками хранения
▫️формирование, согласование и утверждение свода номенклатур дел
▫️формирование описей передачи дел и актов об уничтожении документов в ▫️соответствии с утвержденными НПА формами
▫️согласование учетных документов с членами Экспертной комиссии
▫️формирование протоколов заседаний Экспертной комиссии

🔹Описи передачи дел на архивное хранение 
▫️формирование описей по личному составу, постоянного и долговременного сроков хранения по шаблонам в соответствии с утвержденными формами
▫️учет и регистрация описей
▫️фиксация приема архивных дел в системе

🔹Учет
▫️учет всех архивных документов в единой системе. 
▫️преднастроенные процессы запроса и выдачи архивных документов с фиксацией в книге выдаче дел
▫️фиксация перемещения документов в книге учёта дел
▫️топографический указатель 

🔹Справочники 
▫️типовой перечень 
▫️индексы подразделений 
▫️организации