Как сохранить баланс между высказыванием своей позиции и сохранением хороших отношений с деловым партнером
Хотите всегда «быть на высоте» в деловой переписке в сложных и даже конфликтных ситуациях?
Читайте статью про речевую агрессию в деловой речи и правила ведения претензионной переписки
Статья в открытом доступе
Отказ от сотрудничества, нарушение обязательств, низкое качество работы – все это проблемы, типичные для делового мира и управления, и неизбежно вызывающие такие реакции, как раздражение и гнев.
👉 Из статьи вы узнаете
▫️ как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы?
▫️ как вести претензионную переписку так, чтобы сохранить хорошие отношения с деловым партнером?
▫️ как добиться от партнера разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо»?
👉В статье есть множество примеров
▫️ отдельных формулировок, этикетных формул
▫️ целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования)
▫️ нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях
👉В статье даны рекомендации
▫️ по выбору композиции
▫️ оформлению письма-претензии
▫️ выбору речевых средств
Эти рекомендации и готовые шаблоны точно выручат вас в сложных деловых ситуациях!
Приятного прочтения 🙂
Обсуждение в чате канала
#РубрикаДокументнаяЛингвистика
Хотите всегда «быть на высоте» в деловой переписке в сложных и даже конфликтных ситуациях?
Читайте статью про речевую агрессию в деловой речи и правила ведения претензионной переписки
Статья в открытом доступе
Отказ от сотрудничества, нарушение обязательств, низкое качество работы – все это проблемы, типичные для делового мира и управления, и неизбежно вызывающие такие реакции, как раздражение и гнев.
👉 Из статьи вы узнаете
▫️ как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы?
▫️ как вести претензионную переписку так, чтобы сохранить хорошие отношения с деловым партнером?
▫️ как добиться от партнера разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо»?
👉В статье есть множество примеров
▫️ отдельных формулировок, этикетных формул
▫️ целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования)
▫️ нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях
👉В статье даны рекомендации
▫️ по выбору композиции
▫️ оформлению письма-претензии
▫️ выбору речевых средств
Эти рекомендации и готовые шаблоны точно выручат вас в сложных деловых ситуациях!
Приятного прочтения 🙂
Обсуждение в чате канала
#РубрикаДокументнаяЛингвистика
delo-press.ru
Как составить претензию
Множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий, а также ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования)
👍10
РУБРИКА «НОВОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА»
ВНЕСЕНЫ ИЗМЕНЕНИЯ В ЗАКОН ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
21 июля 2023 года Государственная Дума в третьем чтении приняла поправки в Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон об электронной подписи), законопроект № 216859-8
1️⃣ Продлена до 31 августа 2024 года возможность использования оформленных сертификатов ключей проверки ЭП представителей юрлиц и ИП без применения МЧД
Условие: сертификат не заканчивается раньше заявленного срока. В иных случаях применение МЧД станет обязательным с 1 сентября 2023 года.
К чему ведет поправка
✅ более мягкий переход к новой технологии
✅ дана еще одна возможность подготовить информационные системы к работе с МЧД
2️⃣ Вводится порядок признания иностранной подписи на основании соглашения между участниками сделки
👉К чему ведет поправка
✅ снизит риски потери легитимности документов
✅ стимулирует развитие внешнеэкономической активности российских компаний
✅ сократит время обмена юридически значимыми документами до нескольких минут
3️⃣ Разрешен выпуск сертификатов КЭП в ФНС России для руководителей представительств иностранных организаций
👉К чему ведет поправка
✅ позволит иностранным филиалам упростить представление отчетности
✅сократит расходы
4️⃣Предусмотрена возможность получать неквалифицированный сертификат с использованием действующей НЭП того же УЦ или НЭП Госключа
👉К чему ведет поправка
✅ поддержан сложившийся интерес компаний к использованию НЭП во внутреннем и внешнем электронном документообороте
✅ сократит расходы
✅ упростит процедуру получения сертификатов для сотрудников
✅ обеспечит непрерывность процессов электронного документооборота
5️⃣ Вводятся двенадцатилетние (длинные) сертификаты ЭП
Аккредитованные УЦ будут обязаны выдавать квалифицированный сертификат со сроком действия не менее 12 лет при заявителя и технической возможности используемого средства ЭП.
👉К чему ведет поправка
⁉️ попытка решения задачи длительного архивного хранения электронных документов
💬Однако экспертное сообщество ожидает решения этой задачи путем законодательного закрепления усовершенствованных форматов ЭлД с обязательным применением меток доверенного времени.
Использование действующих штатных TSP и OCSP служб удостоверяющих центров не требует увеличения срока действия сертификата ключа проверки ЭП для конечного пользователя.
❌ значительные затраты на адаптацию информационных систем, в которых применяется КЭП
❌ затраты на обучение и информирование конечных пользователей – владельцев сертификатов
6️⃣ Вдвое увеличен минимальный размер капитала УЦ для получения аккредитации Минцифры (составит 2 млрд рублей).
Исключение: 1 млрд рублей собственных средств остается в случае, если УЦ имеет филиалы не менее чем в трех четвертях регионов и если УЦ выдает сертификаты со сроком действия не менее двенадцати лет (см. пункт 5).
👉К чему ведет поправка
❌ закрепление монополии на рынке УЦ
❌ сокращение кол-ва акредитованных УЦ
❌ снижение качества услуг
Предыстория обязательного использования МЧД
🔸1 января 2022 года должны были вступить в силу поправки в Закон об электронной подписи (внесены Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ).
Новые нормы устанавливали:
📍ЭП для юрлица выдается только на имя его уполномоченного представителя (генерального директора, руководителя)
📍ЭП для ИП выдается на имя ИП
📍сотрудники юрлица или ИП должны применять ЭП физлица
физлица, представляющие компанию или ИП по доверенности, должны прилагать к подписываемым документам МЧД, подписанную ИП или руководителем юрлица
🔸В начале 2022 года Правительство смягчило переход на новые правила применения ЭП, установив добровольный характер использования МЧД на весь период 2022 года.
Предполагалось, что за это время информационные системы всех участников ЭДО должны быть подготовлены к работе с МЧД
….. никогда такого не было, и вот опять 🤷🏻♀️ ➣ см. пункт 1
Обсуждение, ответы на вопросы экспертами сообщества в чате канала
UPD. Изменения приняты и официально опубликованы
#НовостиДокументооборота
#МЧД
#ЭлектроннаяПодпись
ВНЕСЕНЫ ИЗМЕНЕНИЯ В ЗАКОН ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
21 июля 2023 года Государственная Дума в третьем чтении приняла поправки в Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон об электронной подписи), законопроект № 216859-8
1️⃣ Продлена до 31 августа 2024 года возможность использования оформленных сертификатов ключей проверки ЭП представителей юрлиц и ИП без применения МЧД
Условие: сертификат не заканчивается раньше заявленного срока. В иных случаях применение МЧД станет обязательным с 1 сентября 2023 года.
К чему ведет поправка
✅ более мягкий переход к новой технологии
✅ дана еще одна возможность подготовить информационные системы к работе с МЧД
2️⃣ Вводится порядок признания иностранной подписи на основании соглашения между участниками сделки
👉К чему ведет поправка
✅ снизит риски потери легитимности документов
✅ стимулирует развитие внешнеэкономической активности российских компаний
✅ сократит время обмена юридически значимыми документами до нескольких минут
3️⃣ Разрешен выпуск сертификатов КЭП в ФНС России для руководителей представительств иностранных организаций
👉К чему ведет поправка
✅ позволит иностранным филиалам упростить представление отчетности
✅сократит расходы
4️⃣Предусмотрена возможность получать неквалифицированный сертификат с использованием действующей НЭП того же УЦ или НЭП Госключа
👉К чему ведет поправка
✅ поддержан сложившийся интерес компаний к использованию НЭП во внутреннем и внешнем электронном документообороте
✅ сократит расходы
✅ упростит процедуру получения сертификатов для сотрудников
✅ обеспечит непрерывность процессов электронного документооборота
5️⃣ Вводятся двенадцатилетние (длинные) сертификаты ЭП
Аккредитованные УЦ будут обязаны выдавать квалифицированный сертификат со сроком действия не менее 12 лет при заявителя и технической возможности используемого средства ЭП.
👉К чему ведет поправка
⁉️ попытка решения задачи длительного архивного хранения электронных документов
💬Однако экспертное сообщество ожидает решения этой задачи путем законодательного закрепления усовершенствованных форматов ЭлД с обязательным применением меток доверенного времени.
Использование действующих штатных TSP и OCSP служб удостоверяющих центров не требует увеличения срока действия сертификата ключа проверки ЭП для конечного пользователя.
❌ значительные затраты на адаптацию информационных систем, в которых применяется КЭП
❌ затраты на обучение и информирование конечных пользователей – владельцев сертификатов
6️⃣ Вдвое увеличен минимальный размер капитала УЦ для получения аккредитации Минцифры (составит 2 млрд рублей).
Исключение: 1 млрд рублей собственных средств остается в случае, если УЦ имеет филиалы не менее чем в трех четвертях регионов и если УЦ выдает сертификаты со сроком действия не менее двенадцати лет (см. пункт 5).
👉К чему ведет поправка
❌ закрепление монополии на рынке УЦ
❌ сокращение кол-ва акредитованных УЦ
❌ снижение качества услуг
Предыстория обязательного использования МЧД
🔸1 января 2022 года должны были вступить в силу поправки в Закон об электронной подписи (внесены Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ).
Новые нормы устанавливали:
📍ЭП для юрлица выдается только на имя его уполномоченного представителя (генерального директора, руководителя)
📍ЭП для ИП выдается на имя ИП
📍сотрудники юрлица или ИП должны применять ЭП физлица
физлица, представляющие компанию или ИП по доверенности, должны прилагать к подписываемым документам МЧД, подписанную ИП или руководителем юрлица
🔸В начале 2022 года Правительство смягчило переход на новые правила применения ЭП, установив добровольный характер использования МЧД на весь период 2022 года.
Предполагалось, что за это время информационные системы всех участников ЭДО должны быть подготовлены к работе с МЧД
….. никогда такого не было, и вот опять 🤷🏻♀️ ➣ см. пункт 1
Обсуждение, ответы на вопросы экспертами сообщества в чате канала
UPD. Изменения приняты и официально опубликованы
#НовостиДокументооборота
#МЧД
#ЭлектроннаяПодпись
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍8❤1
РУБРИКА «ТЕРМИНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ»
Читаю очередную проектную документацию, переданную на экспертизу, и отметила, что аналитик использовал слова унификация и стандартизация как синонимичные, хотя каждое из них имеет специфику в значении. Предлагаю разобраться и не смешивать эти термины в проектной документации.
✅ Унификация - приведение к единообразию, сокращение необоснованного многообразия форм до рационального минимума.
Представляет собой разновидность систематизации. В ходе унификации происходит упорядочивание, распределение объектов в определённом порядке и последовательности.
✅ Стандартизация - следующий за унификацией этап. Стандартом закрепляются на нормативном уровне результаты проведенной унификации в целях их многократного использования.
🟢 Стандартизация и унификация документов
👉Об этом было сказано еще в старом добром методическом документе ГСДОУ (отменен приказом Росархива от 08.10.2020 N 131)
🔸 Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
🔸 Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
🔸 Формализация документов - создание форм, пригодных для передачи с использованием информационных систем и машинной обработки.
Формализованный документ (ФД) представляет собой форму унифицированного документа в табличной форме. Содержит постоянную и переменную информацию.
Сейчас под ФД понимается документ в виде файла с расширением xml, созданного по установленному регулятором формату.
🟢Объекты унификации
▫️системы документации
▫️форма документов и состав включаемых в нее реквизитов
▫️тексты документов
▫️виды и разновидности документов
▫️процессы обработки документов (документные процессы)
🟢 Обязательное применение унифицированных форм документов
В 80-90 гг прошлого столетия унификация коснулась форм медицинской документации и первичной учетной документации (ПУД) по различным направлениям деятельности. Применение унифицированных форм было обязательным. Обязательность проявлялась в том, что помимо набора обязательных реквизитов, был закреплен порядок их расположения в документе.
🔸Приказ Минздрава СССР от 12 февраля 1987 г. N 204 "О введении формализованных форм медицинской документации" (отменен с 25 июня 2020 г.)
🔸Постановление Госкомстата РФ
➣ от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм ПУД по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"
➣ от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм ПУД по учету торговых операций"
➣ от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм ПУД по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве"
🟢 Отмена обязательного применения унифицированных форм документов
С 1 января 2013 г. формы ПУД, содержащиеся в альбомах унифицированных форм ПУД, не являются обязательными к применению. Остаются обязательными к применению формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
🟢 Что происходит сейчас
В настоящее время наше государство вернулось к активной унификации, в первую очередь для электронных документов.
🔸ФНС разрабатывает формы и форматы документов, необходимых для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах.
🔸Минфин России уполномочен вести работы по унификации бюджетной документации.
🔸ФОИВ ведут работу по унификации в рамках отраслевой деятельности.
Читаю очередную проектную документацию, переданную на экспертизу, и отметила, что аналитик использовал слова унификация и стандартизация как синонимичные, хотя каждое из них имеет специфику в значении. Предлагаю разобраться и не смешивать эти термины в проектной документации.
✅ Унификация - приведение к единообразию, сокращение необоснованного многообразия форм до рационального минимума.
Представляет собой разновидность систематизации. В ходе унификации происходит упорядочивание, распределение объектов в определённом порядке и последовательности.
✅ Стандартизация - следующий за унификацией этап. Стандартом закрепляются на нормативном уровне результаты проведенной унификации в целях их многократного использования.
🟢 Стандартизация и унификация документов
👉Об этом было сказано еще в старом добром методическом документе ГСДОУ (отменен приказом Росархива от 08.10.2020 N 131)
🔸 Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
🔸 Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
🔸 Формализация документов - создание форм, пригодных для передачи с использованием информационных систем и машинной обработки.
Формализованный документ (ФД) представляет собой форму унифицированного документа в табличной форме. Содержит постоянную и переменную информацию.
Сейчас под ФД понимается документ в виде файла с расширением xml, созданного по установленному регулятором формату.
🟢Объекты унификации
▫️системы документации
▫️форма документов и состав включаемых в нее реквизитов
▫️тексты документов
▫️виды и разновидности документов
▫️процессы обработки документов (документные процессы)
🟢 Обязательное применение унифицированных форм документов
В 80-90 гг прошлого столетия унификация коснулась форм медицинской документации и первичной учетной документации (ПУД) по различным направлениям деятельности. Применение унифицированных форм было обязательным. Обязательность проявлялась в том, что помимо набора обязательных реквизитов, был закреплен порядок их расположения в документе.
🔸Приказ Минздрава СССР от 12 февраля 1987 г. N 204 "О введении формализованных форм медицинской документации" (отменен с 25 июня 2020 г.)
🔸Постановление Госкомстата РФ
➣ от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм ПУД по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"
➣ от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм ПУД по учету торговых операций"
➣ от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм ПУД по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве"
🟢 Отмена обязательного применения унифицированных форм документов
С 1 января 2013 г. формы ПУД, содержащиеся в альбомах унифицированных форм ПУД, не являются обязательными к применению. Остаются обязательными к применению формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
🟢 Что происходит сейчас
В настоящее время наше государство вернулось к активной унификации, в первую очередь для электронных документов.
🔸ФНС разрабатывает формы и форматы документов, необходимых для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах.
🔸Минфин России уполномочен вести работы по унификации бюджетной документации.
🔸ФОИВ ведут работу по унификации в рамках отраслевой деятельности.
👍6
🟢 Примеры нормативного регулирования
🔸Минфин России
▫️Приказ от 15 апреля 2021 г. N 61н "Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению"
▫️Письмо от 1 декабря 2022 г. N 02-07-07/117981 "О Методических рекомендациях по переходу на применение с 2023 года унифицированных форм электронных первичных документов"
🔸ФНС
▫️ Перечень форматов, утвержденных ФНС России
▫️Приказом от 6 июля 2017 г. N ММВ-7-17/535@ утвержден ряд стандартов в отношении форм документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий:
➣ Стандарт форм документов
➣ Стандарт заполнения форм документов
➣ Стандарт разработки форм документов
➣ Стандарт оформления документов
🔸Министерство труда и социальной защиты РФ
▫️Приказ от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
🔸Федеральное казначейство
▫️Информация от 6 октября 2022 г. "Бизнес-процессы к электронным документам по приказу Минфина России от 15.04.2021 N 61н "Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению"
Обсуждение в чате канала
#ИТКонсалтинг
#ЭкспертизаПроектнойДокументации
#ВнедрениеСЭД
🔸Минфин России
▫️Приказ от 15 апреля 2021 г. N 61н "Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению"
▫️Письмо от 1 декабря 2022 г. N 02-07-07/117981 "О Методических рекомендациях по переходу на применение с 2023 года унифицированных форм электронных первичных документов"
🔸ФНС
▫️ Перечень форматов, утвержденных ФНС России
▫️Приказом от 6 июля 2017 г. N ММВ-7-17/535@ утвержден ряд стандартов в отношении форм документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий:
➣ Стандарт форм документов
➣ Стандарт заполнения форм документов
➣ Стандарт разработки форм документов
➣ Стандарт оформления документов
🔸Министерство труда и социальной защиты РФ
▫️Приказ от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
🔸Федеральное казначейство
▫️Информация от 6 октября 2022 г. "Бизнес-процессы к электронным документам по приказу Минфина России от 15.04.2021 N 61н "Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению"
Обсуждение в чате канала
#ИТКонсалтинг
#ЭкспертизаПроектнойДокументации
#ВнедрениеСЭД
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍6🤔1
РУБРИКА «ТЕРМИНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ»
Продолжу тему унификации и стандартизации в области управления документами.
В предыдущем посте рассмотрели форматы, как объект унификации. Сейчас предлагаю поговорить о системах документации.
Система документации (СД) - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
👉ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
🟣 Говорим правильно - термины
✔️документ - конкретный вид (договорной документ, XML формат представления договорного документа в электронной форме)
✔️документация - совокупность документов одной СД (пакет договорной документации)
✔️договорная работа - функциональное направление деятельности (положение о договорной работе)
🟣 Какие есть системы документации
СД объединяют документы по ряду общих признаков, одним из которых выступает принадлежность функциональному направлению деятельности, например:
◽️организационно-распорядительная документация, ОРД(управленческая деятельность)
◽️информационно-справочная, ИСД
◽️кадровая
◽️договорная
◽️закупочная
◽️бухгалтерская
◽️финансовая
◽️производственно-техническая
◽️проектная
◽️правовая
🟣 В чем практическая ценность выделения СД для аналитика?
1️⃣ В каждой СД есть определенный состав документов, который известен заранее. Если составить перечни документов по системам документации, то можно проводить обследование документооборота с опорой на готовые перечни.
2️⃣ Разбивка на СД и перечни документов, принадлежащих к каждой СД, используются при определении границ проекта автоматизации.
3️⃣ Для каждой СД есть общие правила работы с документами, которые надо зафиксировать как эталонные. В ходе обследования проводится сравнительный анализ процессов «как есть» и процессов «как надо».
🟣 На что обратить внимание
Есть две СД, которые сопровождают все направления деятельности. Это надо учитывать при планировании проектных работ, поэтому, если в контур проекта вошла договорная и закупочная документация, то потребуется работа также и с ОРД и ИСД
◽️организационно-распорядительная документация
➣ приказы
➣ распоряжения
➣ протоколы
➣ организационные документы (ЛНА)
◽️информационно-справочная документация
➣ служебные записки
➣ докладные записки
➣ заявки
➣ информационные запросы
➣ информационные письма
🟣 Пример регулирования требований к конкретным СД
👉 ГОСТ Р 21.101-2020 "Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации"
👉 Постановление Правительства РФ от 16 февраля 2008 г. N 87 "О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию"
‼️Последние изменения в этот документ вступают в силу с 1 сентября 2023 г.
Поэтому обратите внимание те, кто имеет отношение к капитальному строительству
🟣 Если не соблюдать требования к системе документации
Отсутствие в проектной документации предусмотренных разделов либо несоответствие содержания разделов требованиям являются основаниями для отказа в принятии проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий, представленных на государственную экспертизу
👉 Постановление Правительства РФ от 5 марта 2007 г. N 145 "О порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий"
Обсуждение в чате канала
#ИТКонсалтинг
#ЭкспертизаПроектнойДокументации
#ВнедрениеСЭД
Продолжу тему унификации и стандартизации в области управления документами.
В предыдущем посте рассмотрели форматы, как объект унификации. Сейчас предлагаю поговорить о системах документации.
Система документации (СД) - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
👉ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
🟣 Говорим правильно - термины
✔️документ - конкретный вид (договорной документ, XML формат представления договорного документа в электронной форме)
✔️документация - совокупность документов одной СД (пакет договорной документации)
✔️договорная работа - функциональное направление деятельности (положение о договорной работе)
🟣 Какие есть системы документации
СД объединяют документы по ряду общих признаков, одним из которых выступает принадлежность функциональному направлению деятельности, например:
◽️организационно-распорядительная документация, ОРД(управленческая деятельность)
◽️информационно-справочная, ИСД
◽️кадровая
◽️договорная
◽️закупочная
◽️бухгалтерская
◽️финансовая
◽️производственно-техническая
◽️проектная
◽️правовая
🟣 В чем практическая ценность выделения СД для аналитика?
1️⃣ В каждой СД есть определенный состав документов, который известен заранее. Если составить перечни документов по системам документации, то можно проводить обследование документооборота с опорой на готовые перечни.
2️⃣ Разбивка на СД и перечни документов, принадлежащих к каждой СД, используются при определении границ проекта автоматизации.
3️⃣ Для каждой СД есть общие правила работы с документами, которые надо зафиксировать как эталонные. В ходе обследования проводится сравнительный анализ процессов «как есть» и процессов «как надо».
🟣 На что обратить внимание
Есть две СД, которые сопровождают все направления деятельности. Это надо учитывать при планировании проектных работ, поэтому, если в контур проекта вошла договорная и закупочная документация, то потребуется работа также и с ОРД и ИСД
◽️организационно-распорядительная документация
➣ приказы
➣ распоряжения
➣ протоколы
➣ организационные документы (ЛНА)
◽️информационно-справочная документация
➣ служебные записки
➣ докладные записки
➣ заявки
➣ информационные запросы
➣ информационные письма
🟣 Пример регулирования требований к конкретным СД
👉 ГОСТ Р 21.101-2020 "Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации"
👉 Постановление Правительства РФ от 16 февраля 2008 г. N 87 "О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию"
‼️Последние изменения в этот документ вступают в силу с 1 сентября 2023 г.
Поэтому обратите внимание те, кто имеет отношение к капитальному строительству
🟣 Если не соблюдать требования к системе документации
Отсутствие в проектной документации предусмотренных разделов либо несоответствие содержания разделов требованиям являются основаниями для отказа в принятии проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий, представленных на государственную экспертизу
👉 Постановление Правительства РФ от 5 марта 2007 г. N 145 "О порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий"
Обсуждение в чате канала
#ИТКонсалтинг
#ЭкспертизаПроектнойДокументации
#ВнедрениеСЭД
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍6
Выберите правильный документ для конкретной управленческой задачи
Предыдущий пост, в котором я писала про выделение информационно-справочных документов в отдельную систему документации, вызвал обсуждение. Участники чата справедливо обратили внимание на то, что традиционно информационно-справочные документы относят к системе ОРД.
Напомню состав информационно-справочной документации
▫️служебные записки
▫️докладные записки
▫️пояснительные записки
▫️заявки
▫️информационные запросы
▫️информационные письма
Приведу аргументы, почему считаю правильным уйти от классического подхода и выделить ИСД в самостоятельную систему.
Основной признак системы документации - это взаимосвязь документов по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
Согласитесь, что у приказа и заявки на пропуск ничего общего не прослеживается.
А какие общие признаки есть у ИСД?
🔹создаются в структурном подразделении и подписываются руководителем этого подразделения
🔹выпускаются из подразделения-автора уже в статусе документа (не проекта)
🔹цель создания – передать информацию, на основании которой
➣ принимается управленческое решение
➣ стартует бизнес-процесс
🔹не относятся к официальным документам, имеющим юридическую значимость
🔹не направлены на фиксацию фактов, событий, операций хозяйственной деятельности с целью подтверждения этих фактов
🔹не содержат поручения и не подлежат исполнению
🔹обеспечивают коммуникации внутри всех функциональных направлений деятельности
🔹срок хранения: 3-5 лет
Задача - выберите правильный вариант для приведенной в пример управленческой ситуации
Структурное подразделение запрашивает разрешение у генерального директора на получение документов из архива организации для проведения выставки. Генеральный директор должен наложить резолюцию «предоставить», но ему нужна виза управляющего делами, в ведении которого находится архив
Вариант 1️⃣
Инициатор
➢ создает служебную записку
➢ передает на согласование линейному руководителю
➢ передает на подписание директору департамента
➢ добавляет управляющего делами
➢ направляет на согласование
Управляющий делами
➢ рассматривает служебную записку
➢ ставит визу согласовано / не согласовано
Инициатор
➢ получает результат согласования
➢ направляет ГД
Генеральный директор
➢ рассматривает служебную записку
➢ выносит резолюцию выдать / не выдать
Вариант 2️⃣
Инициатор создает проект приказа «О проведении выставки» с поручением выдать документы из архива
В целях поддержки федеральной целевой программы «Экология»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести выставку «Моя планета» 01 по 10 сентября 2023 года в помещении выставочного зала ФГУП «Агентство Новости».
2. Руководителю архива Кротовой М.Н. выдать из архивного фонда материалы по запросу отдела проведения выставок и конференций.
3. Управляющему делами Тихомирову П.Т. проконтролировать возврат материалов архивного фонда до 15.09.2023.
4. Ответственность за сохранность документов на время выставки возложить на начальника отдела проведения выставок и конференций Смирнову М.М.
5. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора по внешним связям Малахова С.В.
Голосуем за правильный вариант
Обсуждение в чате канала
Предыдущий пост, в котором я писала про выделение информационно-справочных документов в отдельную систему документации, вызвал обсуждение. Участники чата справедливо обратили внимание на то, что традиционно информационно-справочные документы относят к системе ОРД.
Напомню состав информационно-справочной документации
▫️служебные записки
▫️докладные записки
▫️пояснительные записки
▫️заявки
▫️информационные запросы
▫️информационные письма
Приведу аргументы, почему считаю правильным уйти от классического подхода и выделить ИСД в самостоятельную систему.
Основной признак системы документации - это взаимосвязь документов по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
Согласитесь, что у приказа и заявки на пропуск ничего общего не прослеживается.
А какие общие признаки есть у ИСД?
🔹создаются в структурном подразделении и подписываются руководителем этого подразделения
🔹выпускаются из подразделения-автора уже в статусе документа (не проекта)
🔹цель создания – передать информацию, на основании которой
➣ принимается управленческое решение
➣ стартует бизнес-процесс
🔹не относятся к официальным документам, имеющим юридическую значимость
🔹не направлены на фиксацию фактов, событий, операций хозяйственной деятельности с целью подтверждения этих фактов
🔹не содержат поручения и не подлежат исполнению
🔹обеспечивают коммуникации внутри всех функциональных направлений деятельности
🔹срок хранения: 3-5 лет
Задача - выберите правильный вариант для приведенной в пример управленческой ситуации
Структурное подразделение запрашивает разрешение у генерального директора на получение документов из архива организации для проведения выставки. Генеральный директор должен наложить резолюцию «предоставить», но ему нужна виза управляющего делами, в ведении которого находится архив
Вариант 1️⃣
Инициатор
➢ создает служебную записку
➢ передает на согласование линейному руководителю
➢ передает на подписание директору департамента
➢ добавляет управляющего делами
➢ направляет на согласование
Управляющий делами
➢ рассматривает служебную записку
➢ ставит визу согласовано / не согласовано
Инициатор
➢ получает результат согласования
➢ направляет ГД
Генеральный директор
➢ рассматривает служебную записку
➢ выносит резолюцию выдать / не выдать
Вариант 2️⃣
Инициатор создает проект приказа «О проведении выставки» с поручением выдать документы из архива
В целях поддержки федеральной целевой программы «Экология»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести выставку «Моя планета» 01 по 10 сентября 2023 года в помещении выставочного зала ФГУП «Агентство Новости».
2. Руководителю архива Кротовой М.Н. выдать из архивного фонда материалы по запросу отдела проведения выставок и конференций.
3. Управляющему делами Тихомирову П.Т. проконтролировать возврат материалов архивного фонда до 15.09.2023.
4. Ответственность за сохранность документов на время выставки возложить на начальника отдела проведения выставок и конференций Смирнову М.М.
5. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора по внешним связям Малахова С.В.
Голосуем за правильный вариант
Обсуждение в чате канала
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍7👏1
Выберите вариант или предложите свое решение управленческой задачи
Anonymous Poll
25%
Вариант 1
69%
Вариант 2
6%
Свой вариант (просьба пояснить)
ОТВЕТ НА ПЯТНИЧНУЮ ЗАДАЧУ
Напомню, мы с вами выбирали правильный вариант решения управленческой задачи, когда требовалось получить разрешение директора на выдачу архивных документов для выставки.
Итоги голосования
29% Вариант 1
➢ Составить служебную записку и подписать ее у директора, после чего получить материалы из архива.
62% Вариант 2
➢ Составить приказ, в котором дать поручение архиву выдать документы и назначить ответственного за их возврат.
👉 Правильный вариант 2. Объясню почему.
Приказ создается с целью
▫️ принять решение о проведении выставки
▫️ выдать служебное задание предоставить архивные материалы для выставки
▫️ возложить ответственность за выполнение служебного задания
▫️ поставить сроки исполнения
▫️ проконтролировать его исполнение
✔️Приказ - это распорядительный документ, безусловно обладает юридической силой и, в случае утраты выданных архивных документов, выступает доказательством и вызывает юридические последствия. Такие управленческие задачи решаются только приказом. Срок хранения - постоянно.
✔️Служебная записка - это информационно-справочный документ, форма внутренней переписки между структурными подразделениями. По правилам делопроизводства она должна содержать обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Служебная записка не фиксирует управленческие решения, а является информационной основой для их принятия. Срок хранения - 5 лет.
Таким образом, принятие управленческого решения в форме служебной записки в приведенном примере сопряжено с операционными и правовыми рисками:
🔺объектом управленческого решения выступают ценные архивные материалы, передаваемые во внешнюю среду, при такой ситуации всегда есть риск утраты, который необходимо минимизировать, зафиксировав ответственность за сохранность и возврат документов в официальном служебном задании
🔺в примере архивные материалы предоставляет унитарное предприятие, а документы унитарного предприятия являются федеральной собственностью (ст. 7 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ), поэтому возникает риск утраты федеральной собственности и соответствующего уровня ответственности
🔺в варианте 1 не установлена ответственность за сохранность и возврат документов, решен только вопрос выдачи из архива
🔺 в варианте 1 управленческое решение оформлено информационно-справочным документом, который будет уничтожен спустя 5 лет и, в случае обнаружения утери или повреждения архивных документов после истечения срока хранения служебной записки, наложить ответственность на участников организации выставки уже будет невозможно
Несогласие можно выразить и обсудить в чате канала 🙂
Напомню, мы с вами выбирали правильный вариант решения управленческой задачи, когда требовалось получить разрешение директора на выдачу архивных документов для выставки.
Итоги голосования
29% Вариант 1
➢ Составить служебную записку и подписать ее у директора, после чего получить материалы из архива.
62% Вариант 2
➢ Составить приказ, в котором дать поручение архиву выдать документы и назначить ответственного за их возврат.
👉 Правильный вариант 2. Объясню почему.
Приказ создается с целью
▫️ принять решение о проведении выставки
▫️ выдать служебное задание предоставить архивные материалы для выставки
▫️ возложить ответственность за выполнение служебного задания
▫️ поставить сроки исполнения
▫️ проконтролировать его исполнение
✔️Приказ - это распорядительный документ, безусловно обладает юридической силой и, в случае утраты выданных архивных документов, выступает доказательством и вызывает юридические последствия. Такие управленческие задачи решаются только приказом. Срок хранения - постоянно.
✔️Служебная записка - это информационно-справочный документ, форма внутренней переписки между структурными подразделениями. По правилам делопроизводства она должна содержать обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Служебная записка не фиксирует управленческие решения, а является информационной основой для их принятия. Срок хранения - 5 лет.
Таким образом, принятие управленческого решения в форме служебной записки в приведенном примере сопряжено с операционными и правовыми рисками:
🔺объектом управленческого решения выступают ценные архивные материалы, передаваемые во внешнюю среду, при такой ситуации всегда есть риск утраты, который необходимо минимизировать, зафиксировав ответственность за сохранность и возврат документов в официальном служебном задании
🔺в примере архивные материалы предоставляет унитарное предприятие, а документы унитарного предприятия являются федеральной собственностью (ст. 7 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ), поэтому возникает риск утраты федеральной собственности и соответствующего уровня ответственности
🔺в варианте 1 не установлена ответственность за сохранность и возврат документов, решен только вопрос выдачи из архива
🔺 в варианте 1 управленческое решение оформлено информационно-справочным документом, который будет уничтожен спустя 5 лет и, в случае обнаружения утери или повреждения архивных документов после истечения срока хранения служебной записки, наложить ответственность на участников организации выставки уже будет невозможно
Несогласие можно выразить и обсудить в чате канала 🙂
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍12👌1
НАМ НУЖЕН ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ
Давайте поговорим о хранении электронных документов, и что сейчас предлагают ведущие вендоры для решения этой задачи?
Все чаще я сталкиваюсь с запросом клиентов на внедрение электронного архива. Запрос звучит: нам нужен электронный архив. Далее вариации: финансовый архив, кадровый архив и пр.
Такая постановка задачи, по нашему опыту, означает, что клиент пока не до конца понимает, что ему нужно. Поэтому, получив такой запрос, я в первую очередь выясняю реальную потребность.
✅ Предложу чек-лист для определения потребности. А систему назовем пока «Электронный архив» (ЭА) - дальше, возможно, мы с вами дадим ей другое название.
1️⃣ Государственная или коммерческая организация?
2️⃣ Передает ли ваша организация документы в государственный архив?
3️⃣ Какие практические задачи планируется решить с применениям ЭА?
4️⃣ Какие измеримые показатели эффективности вы хотели бы достичь с применением ЭА?
5️⃣ Есть ли в вашей организации самостоятельное подразделение «архив»?
6️⃣ Разработана ли номенклатура дел?
7️⃣ Какие виды документов (системы документации) вы планируете разместить в ЭА?
8️⃣ Используете ли вы электронные документы? Назовите какие и в каких информационных системах они формируются
9️⃣ Если на вопрос №8 вы ответили «нет» то укажите, планируете ли использовать электронные документы? Назовите какие и в каких информационных системах они будут формироваться
🔟 Какие вопросы вы бы задали экспертам в области хранения электронных документов? Какие «белые пятна» хотели бы закрыть по этой теме?
⚠️ А теперь самое главное!
Предлагаю вам ответить на эти вопросы и разместить ответы в чате канала
.
➡️ Далее я обработаю ваши ответы и в следующем посте предложу несколько вариантов постановки задачи для электронного архива.
Ответы можно прислать и в личные сообщения: @SofiaUlyantseva
После того, как мы с вами сформулируем потребность, поставим правильные цели, я покажу:
🔸как вендоры - разработчики электронных архивов позиционируют свои продукты
🔸насколько это позиционирование совпадает с вашими реальными потребностями
❓Как вам такой контент-план? И каких вендоров хотелось бы рассмотреть в первую очередь?
Давайте поговорим о хранении электронных документов, и что сейчас предлагают ведущие вендоры для решения этой задачи?
Все чаще я сталкиваюсь с запросом клиентов на внедрение электронного архива. Запрос звучит: нам нужен электронный архив. Далее вариации: финансовый архив, кадровый архив и пр.
Такая постановка задачи, по нашему опыту, означает, что клиент пока не до конца понимает, что ему нужно. Поэтому, получив такой запрос, я в первую очередь выясняю реальную потребность.
✅ Предложу чек-лист для определения потребности. А систему назовем пока «Электронный архив» (ЭА) - дальше, возможно, мы с вами дадим ей другое название.
1️⃣ Государственная или коммерческая организация?
2️⃣ Передает ли ваша организация документы в государственный архив?
3️⃣ Какие практические задачи планируется решить с применениям ЭА?
4️⃣ Какие измеримые показатели эффективности вы хотели бы достичь с применением ЭА?
5️⃣ Есть ли в вашей организации самостоятельное подразделение «архив»?
6️⃣ Разработана ли номенклатура дел?
7️⃣ Какие виды документов (системы документации) вы планируете разместить в ЭА?
8️⃣ Используете ли вы электронные документы? Назовите какие и в каких информационных системах они формируются
9️⃣ Если на вопрос №8 вы ответили «нет» то укажите, планируете ли использовать электронные документы? Назовите какие и в каких информационных системах они будут формироваться
🔟 Какие вопросы вы бы задали экспертам в области хранения электронных документов? Какие «белые пятна» хотели бы закрыть по этой теме?
⚠️ А теперь самое главное!
Предлагаю вам ответить на эти вопросы и разместить ответы в чате канала
.
➡️ Далее я обработаю ваши ответы и в следующем посте предложу несколько вариантов постановки задачи для электронного архива.
Ответы можно прислать и в личные сообщения: @SofiaUlyantseva
После того, как мы с вами сформулируем потребность, поставим правильные цели, я покажу:
🔸как вендоры - разработчики электронных архивов позиционируют свои продукты
🔸насколько это позиционирование совпадает с вашими реальными потребностями
❓Как вам такой контент-план? И каких вендоров хотелось бы рассмотреть в первую очередь?
Telegram
Digital DocManagement with Sofia Ulyantseva Chat
You’ve been invited to join this group on Telegram.
👍12
ФОРМУЛИРУЕМ ПРАВИЛЬНУЮ ПОТРЕБНОСТЬ, ЦЕЛЬ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА
Вы прислали две заполненные анкеты, ответы в которых я обобщила и предлагаю свои комментарии и варианты постановки целей.
1️⃣ Профиль организации
▫️Государственное учреждение
▫️Источник комплектования государственного / муниципального архива
▫️Есть архив организации, как структурное подразделение, или архивохранилище с выделенными ответственными сотрудниками
▫️Номенклатура дел есть
2️⃣ Практические задачи, которые ставит организация при внедрении ЭА
▫️Хранение личных дел обучающихся в электронном виде
▫️Формирование электронных документов (с УКЭП и меткой времени) в электронные дела
3️⃣ Измеримые показатели , которые планирует достичь организация при внедрении ЭА
▫️Перевести личные дела обучающихся в электронный вид и организовать их хранение
▫️Укрепить трудовую дисциплину, сократить время на подготовку документов к архивному хранению.
4️⃣ Электронные документы, которые планируется передавать в ЭА
▫️Личные дела обучающихся
▫️Служебные записки - основания к приказам по основной деятельности и по личному составу. В дальнейшем приказы по АХД и основной деятельности (в далёкой перспективе).
5️⃣ Электронные документы, которые использует организация
▫️Электронных документов много. Все они в разных модулях 1С.
▫️Служебные записки, исходящие письма. Ведется электронный учёт бумажных договоров. 1С:ДО 3.0
Комментарий к пункту 4️⃣
▫️Личные дела обучающихся - долговременное хранение, архив.
▫️СЗ - основания к приказам по ОД - временное хранение в оперативной области.
▫️СЗ - основания к приказам по ЛС - долговременное хранение, архив.
▫️Приказы по АХД - временное хранение в оперативной области.
▫️Приказы по ОД - долговременное хранение, архив.
Комментарий к пункту 5️⃣
Это, конечно, минимум, который можно было бы перевести в электронный вид.
Ради СЗ не стоит создавать электронный архив сейчас, потому что СЗ остаются в оперативной области хранилища в системе-источнике.
🟣 Формулировка потребности для государственных организаций (цель внедрения ЭА)
Организация хранения подлинников электронных документов в соответствии с законодательными требованиями, предъявляемыми к государственным учреждениям и источникам комплектования ГАРФ.
🟣 Практические задачи
🔸Расширить состав электронных документов, используемых в деятельности учреждения.
🔸Обеспечить учет электронных документов, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив.
🔸Создать две области хранения документов:
➢ оперативное хранилище для документов временного срока хранения;
➢ архивное хранилище для долговременного хранения в соответствии с законодательными требованиями, предъявляемыми к хранению документов в государственных учреждениях
🔸Обеспечить возможность передачи электронных архивных документов в государственный архив
🟣 Способы организации хранения электронных документов
Как организовать хранилище ЭД с выделением двух областей хранения обсудим в следующих постах. Расскажу, какие есть файловые хранилища, электронные архивы и варианты решения задачи.
Вы прислали две заполненные анкеты, ответы в которых я обобщила и предлагаю свои комментарии и варианты постановки целей.
1️⃣ Профиль организации
▫️Государственное учреждение
▫️Источник комплектования государственного / муниципального архива
▫️Есть архив организации, как структурное подразделение, или архивохранилище с выделенными ответственными сотрудниками
▫️Номенклатура дел есть
2️⃣ Практические задачи, которые ставит организация при внедрении ЭА
▫️Хранение личных дел обучающихся в электронном виде
▫️Формирование электронных документов (с УКЭП и меткой времени) в электронные дела
3️⃣ Измеримые показатели , которые планирует достичь организация при внедрении ЭА
▫️Перевести личные дела обучающихся в электронный вид и организовать их хранение
▫️Укрепить трудовую дисциплину, сократить время на подготовку документов к архивному хранению.
4️⃣ Электронные документы, которые планируется передавать в ЭА
▫️Личные дела обучающихся
▫️Служебные записки - основания к приказам по основной деятельности и по личному составу. В дальнейшем приказы по АХД и основной деятельности (в далёкой перспективе).
5️⃣ Электронные документы, которые использует организация
▫️Электронных документов много. Все они в разных модулях 1С.
▫️Служебные записки, исходящие письма. Ведется электронный учёт бумажных договоров. 1С:ДО 3.0
Комментарий к пункту 4️⃣
▫️Личные дела обучающихся - долговременное хранение, архив.
▫️СЗ - основания к приказам по ОД - временное хранение в оперативной области.
▫️СЗ - основания к приказам по ЛС - долговременное хранение, архив.
▫️Приказы по АХД - временное хранение в оперативной области.
▫️Приказы по ОД - долговременное хранение, архив.
Комментарий к пункту 5️⃣
Это, конечно, минимум, который можно было бы перевести в электронный вид.
Ради СЗ не стоит создавать электронный архив сейчас, потому что СЗ остаются в оперативной области хранилища в системе-источнике.
🟣 Формулировка потребности для государственных организаций (цель внедрения ЭА)
Организация хранения подлинников электронных документов в соответствии с законодательными требованиями, предъявляемыми к государственным учреждениям и источникам комплектования ГАРФ.
🟣 Практические задачи
🔸Расширить состав электронных документов, используемых в деятельности учреждения.
🔸Обеспечить учет электронных документов, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив.
🔸Создать две области хранения документов:
➢ оперативное хранилище для документов временного срока хранения;
➢ архивное хранилище для долговременного хранения в соответствии с законодательными требованиями, предъявляемыми к хранению документов в государственных учреждениях
🔸Обеспечить возможность передачи электронных архивных документов в государственный архив
🟣 Способы организации хранения электронных документов
Как организовать хранилище ЭД с выделением двух областей хранения обсудим в следующих постах. Расскажу, какие есть файловые хранилища, электронные архивы и варианты решения задачи.
👍7
🟣 Ответы на вопросы
1️⃣ Когда будут разработаны и предложены информационные системы для хранения ЭД от источников комплектования для государственных и муниципальных архивов?
В настоящее время уже есть нормативное регулирование хранения электронных документов, на основе которого можно переходить к использованию ЭД и организовывать их хранение. Оценку полноты и зрелости этих НПА мы давать не будем, главное, что принципы заданы, и это направление развивается.
➢ Постановление Правительства РФ от 2 марта 2022 г. N 279 "О государственной информационной системе "Платформа "Центр хранения электронных документов"
➢ Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. N 69
➢ Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526
ГИС "Платформа "Центр хранения электронных документов" введена в опытную эксплуатацию, более 20 ФОИВ подключены к платформе.
2️⃣ Когда будет законодательная поддержка и конкретные решения/предложения на федеральном уровне по организации электронных архивов организаций?
Отдельных НПА для организаций не будет. Традиционно регулирование делопроизводства и архивного дела в нашей стране ориентировано на государственные органы, эти же правила распространяются на организации (см. название Правил организации хранения … в государственных органах … и организациях).
3️⃣ Когда сами государственные архивы регионов будут готовы принимать документы от организаций в эл. виде и в каком виде конкретно?
Не могу ответить на этот вопрос, владею информацией только про ГИС ЦХЭД.
Могу дать такие ссылки:
Круглый стол ВНИИДАД. «Проблемы комплектования электронными архивными документами государственных и муниципальных архивов»
Электронный архив Ростовской области
Обсуждение в чате канала 🙂
1️⃣ Когда будут разработаны и предложены информационные системы для хранения ЭД от источников комплектования для государственных и муниципальных архивов?
В настоящее время уже есть нормативное регулирование хранения электронных документов, на основе которого можно переходить к использованию ЭД и организовывать их хранение. Оценку полноты и зрелости этих НПА мы давать не будем, главное, что принципы заданы, и это направление развивается.
➢ Постановление Правительства РФ от 2 марта 2022 г. N 279 "О государственной информационной системе "Платформа "Центр хранения электронных документов"
➢ Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. N 69
➢ Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526
ГИС "Платформа "Центр хранения электронных документов" введена в опытную эксплуатацию, более 20 ФОИВ подключены к платформе.
2️⃣ Когда будет законодательная поддержка и конкретные решения/предложения на федеральном уровне по организации электронных архивов организаций?
Отдельных НПА для организаций не будет. Традиционно регулирование делопроизводства и архивного дела в нашей стране ориентировано на государственные органы, эти же правила распространяются на организации (см. название Правил организации хранения … в государственных органах … и организациях).
3️⃣ Когда сами государственные архивы регионов будут готовы принимать документы от организаций в эл. виде и в каком виде конкретно?
Не могу ответить на этот вопрос, владею информацией только про ГИС ЦХЭД.
Могу дать такие ссылки:
Круглый стол ВНИИДАД. «Проблемы комплектования электронными архивными документами государственных и муниципальных архивов»
Электронный архив Ростовской области
Обсуждение в чате канала 🙂
CNews.ru
В Ростовской области стартует проект по созданию архива для хранения подлинников электронных документов - CNews
В Ростовской области в 2017 г. стартует проект «Электронный архив». Целью данного проекта является создание...
👍6❤1