Проект по автоматизации группы компаний по производству лакокрасочных материалов. Интервью.

📆 21, 22, 23 октября нахожусь на производстве и провожу интервью с сотрудниками.

Перед приездом согласовал с руководством завода график интервью.
Как это было ⬇️

1️⃣Направил таблицу с операциями завода на основании анализа имеющихся в УПП документов (таблицу «Разделы операционного процесса для организации интервью» приложил к посту)
2️⃣В ответ руководители заполнили подразделения и фамилии ответственных.

🔸В понедельник опрашивал о закупках, продажах и складах.
🔸Во вторник — о производстве.
🔸Сегодня, в среду — буду проводить интервью по финансам, бухгалтерии и кадрам с зарплатой.

Как я оформляю интервью ⬇️

В формате файла word: описание + фотографии экранов и документов.

Получается много страниц, но зато потом легко будет восстановить в памяти диалог и всю информацию. Например, протокол за понедельник составил 54 страницы с фотографиями.

📈Сложные файлы Excel запрашиваю прислать по электронной почте.

Стараюсь все оформить в день интервью, чтобы ничего не упустить.
📳 Если не успеваю оформить – переношу рукописные записи на диктофон, отмечая при записи номера соответствующих тексту фотографий.

Какие очевидные проблемы и потенциальные улучшения видны на производстве уже сейчас (после 2 дней интервью)⬇️

❌Проблемы:

1. Довольно часто внезапно заканчиваются какие-то материалы на производстве.
2. Авралы – срочные заказы от покупателей – на звонок «срочно сделайте» производство вынуждено отодвигать плановые заказы и выполнять внеочередные.
3. Очень грубо планируется срок выполнения заказов покупателей.
4. Все планирование закупок в руках одного человека, кроме него в Excel-таблицах никто не разберется.
5. Просчет достаточности сырья для выполнения заказов осуществляется в эксель, чтобы увидеть какого сырья хватает на выполнение заказа, а какого нет.
6. Движение денежных средств дублируется в Excel-таблице. В 1С УПП планируются только поступления денежных средств, а расходы не планируются.
7. Нет планирования себестоимости готовой продукции.
8. Зарплата считается в 1С УПП и полностью отсутствует конфиденциальность при начислении зарплаты.
9. Нет формализованных заказов поставщикам, могут привезти материалы по звонку из ОМТС.

✅Потенциальные улучшения:

1. Необходимо реализовать прослеживаемость материалов в готовой продукции: какие партии материалов в какие лоты продукции вошли.
2. Возможно, организовать адресное хранение на складе и использовать терминалы сбора данных или инфокиоски.
3. При ожидаемом росте объема производства необходимо посменное планирование и формирование графика загрузки оборудования в 1С, чтобы автоматически просчитывать сроки выполнения заказов.

Это не конечный список, наверняка в ходе интервью всплывут и другие проблемные вопросы, на которые мы, конечно, найдем решение💪

Пока я провожу интервью, мои коллеги разбираются со справочниками, в первую очередь номенклатуры и готовятся к проведению интервью во второй компании холдинга, работающей на 1С УТ.

#проектdigitalCFO #текущийпроект #производство_лакокрасочных_материалов #автоматизация #бизнеспроцессы #интервью

Оптимизация бизнес-процессов для компании FMCG в России. Часть 1.

Российское представительство иностранной компании – поставщика FMCG на наш рынок обратилось ко мне (по рекомендации) для оптимизации бизнес-процессов.

В компании были внедрены 1С Управление торговлей и 1С Бухгалтерия, но прежде чем задумываться о смене программного обеспечения или о его доработке, руководство компании абсолютно верно решило сначала навести порядок в бизнес процессах.

Такая услуга на российском рынке есть, но даже компании с именем, которые ее оказывают, отстраняются от детализации бизнес-процессов на уровне используемого ПО.

🗣️Они говорят: «Мы опишем бизнес-процессы в графическом редакторе, а вы уже у других консультантов будете выяснять какое ПО лучше подходит под потребности ваших бизнес-процессов.»

Я же взялся за выполнение двух задач одновременно:

1️⃣ Оптимизировать бизнес-процессы, в том числе с организационной точки зрения

2️⃣ Определить дальнейшие пути автоматизации: остаемся на имеющемся ПО или рассматриваем новое

Какие услуги были определены в результате переговоров с руководством компании:

1. Формализация ключевых бизнес-процессов As Is (как есть)

2. Подготовка описания To be (как должно быть) с целью исключения дублирования устаревших и неэффективных бизнес-процессов на основании описания существующих ключевых бизнес-процессов.

3. Подготовка функциональных требований к информационной системе, включая документы, процессы, отчеты, необходимые для такой информационной системы.

4. Формирование инструкций для участников бизнес-процессов.

5. Подготовка предложений по расстановке KPI (ключевых показателей эффективности) для сотрудников, участвующих в бизнес-процессах.

6. Составление реестра (карты) изменений (доработок) типовой конфигурации 1С Управление торговлей и 1С Бухгалтерия.

7. Анализ НСИ 1С УТ и 1С Б.
В первую очередь номенклатуры, статей затрат, статей денежных средств, контрагентов, договоров на предмет корректности ведения справочников и удобства использования, разработка конкретного перечня рекомендаций по улучшению НСИ.

8. Анализ процедур интеграции данных между 1С УТ и 1С Б с выработкой рекомендаций по исправлению и модернизации (при наличии ошибок в интеграции)
 
🗂️Основные документы, которые были подготовлены по результатам проекта:

📃Текстовое описание бизнес-процессов, включая описание форм документов, экранов 1С и отчетов + графические диаграммы бизнес-процессов.

📈Особо были обсуждаемы предложения по расстановке KPI. По несколько раз с менеджерами компании мы обсуждали программы мотивации персонала с целью добиться качественного выполнения бизнес-процессов.

В результате был сформирован документ⬇️

Предложения по расстановке KPI (ключевых показателей эффективности) для сотрудников, участвующих в бизнес-процессах.
Выдержки из этого документа привел в прикрепленном файле (общая часть и пример для процесса Бухгалтерский учет).

В следующем посте расскажу и покажу, как был сделан анализ доработок типовых конфигураций 1С.

#кейсы_digitalCFO #завершенныйпроект #проект_FMCG

Как мне удалось сэкономить миллионы рублей налога на прибыль. Восстановление учета с целью сокращения налоговой нагрузки.

🏦Заступая в должность финансового директора производственной компании в городе Саранск, я принял на себя и управление бухгалтерией.

Операций в самом начале строительства завода было не много, поэтому бухгалтера трудились в довольно расслабленном режиме. Выручки и доходов у компании не было.

⚠️Все текущие расходы главный бухгалтер относил на расходы будущих периодов, списать которые планировал в момент поступления выручки от основной деятельности, когда завод начнет работу.

Акционеры заранее побеспокоились и внесли несколько миллиардов на строительство завода. Чтобы деньги не лежали зря и приносили доход, мы разместили их на депозите в одном из банков.

💰Ежеквартально получали процентный доход, которого хватало на покрытие административных затрат компании.

И тут выяснилась одна интересная вещь⬇️

Со всей суммы процентов по депозитам мы должны были заплатить налог на прибыль. Уменьшить процентный доход на расходы мы не могли, потому что главный бухгалтер на протяжении нескольких лет относил затраты компании на расходы будущих периодов.

Что пришлось сделать⬇️

1️⃣Заказали заключение аудиторов, подтверждающее, что можно признавать расходы в текущем периоде и формировать убытки при отсутствии выручки от основной деятельности.

2️⃣Внесли исправления в проводки текущего года – сторнировали формирование расходов будущих периодов и отнесли все затраты на расходы текущего года.

3️⃣Самое трудозатратное — внесли исправление в отчеты прошлых периодов. Сформировали убытки прошлых лет, чтобы на них уменьшить прибыль текущего года от процентов.

По сути, пришлось восстанавливать учет за три последние года.

🕵️‍♂️Понятно, что получив новые декларации с убытками, налоговая инспекция затеяла проверку и под лупой изучила все операции и документы. Но придраться было не к чему, и налоговая была вынуждена признать нашу правоту.

Так я помог компании законно сэкономить миллионы рублей налога на прибыль, чему очень рад 🎉

Завтра хочу рассказать вам еще один интересный случай из своей практики, а именно, как я выводил торговую компанию из кризиса.

#финансовыйдиректор #кейсы_digitalCFO
#финансыкомпании
#завершенныйпроект

Организация вывода компании из кризиса

В 2022 году я заключил договор на финансовое сопровождение торговой компании в В2В секторе.

1️⃣Первой задачей было оценить текущее финансовое состояние.

Подготовленная мной финансовая отчетность вызвала шок у собственника😱

В компании была финансовая «дыра» в 30 миллионов рублей. Она образовалась, так как текущие расходы компании превышали ее доходы, плюс собственник имел привычку «залезать в карман» компании и оплачивать собственные расходы с корпоративной бизнес-карты. Компания имела серьезную кредитную нагрузку, причем в залоге у банка были квартиры, принадлежащие собственнику.

Я знаю компании, занимающиеся аутсорингом финансовых функций, которые готовы сопровождать только успешные и прибыльные компании. И если они видят проблемы в платежеспособности, то без сомнений прекращают сопровождение таких компаний.
Я же остаюсь со своими клиентами до конца.

2️⃣Вторая задача — предложить собственнику чрезвычайный план по выводу компании из долгового тупика.
И такой план был мной подготовлен⬇️

Я рассчитал подробный бюджет и предложил собственнику за три года покрыть дефицит в 30 миллионов – нашел возможность зарабатывать по 10 миллионов прибыли в год.

📈Для этого нужно было поднять объем продаж в два раза (рынок очень конкурентный и цену существенно поднять нельзя), не увеличивая существенно постоянные издержки.

3️⃣Третья задача — реализация плана по выходу из финансового кризиса.

➡️ Для увеличения продаж нужно было найти двух новых менеджеров по продажам. Я организовал их поиск через кадровое агентство и на hh.ru.

➡️ Также нужно было структурировать деятельность компании, формализовать процессы, чтобы повысить эффективность работы персонала.

И здесь я помог собственнику – подготовил подробные должностные инструкции, разработал формы отчетов, наладил регулярный менеджмент в управлении компанией.

🥳Такой большой объем работы не прошел зря и способствовал развороту компании от пути к банкротству в сторону достижения прибыльности и покрытия финансового дефицита.

#кейсы_digitalCFO #финансыкомпании #кризис #финансоваядыра #управлениефинансами

Добрый день, друзья!
Побывал вчера на конференции «Цифровая трансформация бизнеса».

😊Огромное спасибо за приглашение группе «Актион».

Как я обещал делюсь своими впечатлениями и мыслями с конференции ⬇️

#посетил #конференция