Как это можно перевести на язык автоматизации?
Приведу свой пример. И в начале проекта автоматизации, и в его ходе я постоянно стремлюсь расширить функции решения. Чтобы превзойти ожидания заказчика, предложить ему такие улучшения и процессы, о которых он даже думать не мог при входе в проект автоматизации.
Это позволяет не просто перейти с одной информационной системы на другую, не просто автоматизировать процессы, но «пользуясь случаем» автоматизации, перевести бизнес на другой уровень, развить компетенции персонала и достичь действительно новых высот.
Это не просто громкие слова, это реальность, так может и должно быть.
Один пример одного моего проекта.
Цифровая трансформация Школы Бизнеса МИРБИС, где я выступил руководителем проекта, стала событием среди образовательных организаций.
На своих выступлениях на форумах и встречах, я видел интерес и даже зависть других организаций – им хотелось сделать также.
Как результат, этот проект завоевал звание 1С: Проект года.
Нужно не просто «осуществлять» проект автоматизации, а формировать проект цифровой трансформации. И этот проект должен быть не просто механическим изготовлением информационной системы. А творческим проектом, в котором есть место новому, оригинальному и ценному!
Приведу свой пример. И в начале проекта автоматизации, и в его ходе я постоянно стремлюсь расширить функции решения. Чтобы превзойти ожидания заказчика, предложить ему такие улучшения и процессы, о которых он даже думать не мог при входе в проект автоматизации.
Это позволяет не просто перейти с одной информационной системы на другую, не просто автоматизировать процессы, но «пользуясь случаем» автоматизации, перевести бизнес на другой уровень, развить компетенции персонала и достичь действительно новых высот.
Это не просто громкие слова, это реальность, так может и должно быть.
Один пример одного моего проекта.
Цифровая трансформация Школы Бизнеса МИРБИС, где я выступил руководителем проекта, стала событием среди образовательных организаций.
На своих выступлениях на форумах и встречах, я видел интерес и даже зависть других организаций – им хотелось сделать также.
Как результат, этот проект завоевал звание 1С: Проект года.
Нужно не просто «осуществлять» проект автоматизации, а формировать проект цифровой трансформации. И этот проект должен быть не просто механическим изготовлением информационной системы. А творческим проектом, в котором есть место новому, оригинальному и ценному!
Обращаю внимание, что в контур автоматизации включена и CRM система БИТРИКС.
Она имеет насыщенный интерфейс с 1С Университет.
Она имеет насыщенный интерфейс с 1С Университет.
Какие особенности имел проект автоматизации:
Подход к внедрению:
Внедрение по Agile
Доработка параллельно с вводом данных
Регулярные еженедельные совещания / спринты
Документы:
Проектные решения
Протоколы совещаний
Инструкции пользователей
Бизнес-процессы:
Аккуратное и регулярное описание и оптимизация бизнес-процессов
Подход к внедрению:
Внедрение по Agile
Доработка параллельно с вводом данных
Регулярные еженедельные совещания / спринты
Документы:
Проектные решения
Протоколы совещаний
Инструкции пользователей
Бизнес-процессы:
Аккуратное и регулярное описание и оптимизация бизнес-процессов
👍1
Какие задачи стояли перед началом проекта:
1) Единая и надежная информационная система - вместо разрозненных баз данных
Когда наша команда пришла в МИРБИС, мы обнаружили большое количество баз на Access и проект внедрения SAP.
Можете себе представить: где школа бизнеса и где SAP. Был потрачен не один миллион рублей на описание бизнес-.процессов ради внедрения SAP, но мы были вынуждены выкинуть на помойку всю сделанную работу, потому что были уверены в будущем провале проекта SAP.
Мы убедили руководство и учредителей в необходимости внедрения 1С решений, для ВУЗов практически безальтернативное ПО 1С Университет плюс финансово-бухгалтерские задачи будем решать на 1С Комплексная автоматизация. Потом добавили 1С Документооборот и Битрикс.
2) Быстрый доступ к информации и отсутствие двойного ввода данных
Одна и та же информация дублировалась в нескольких системах.
Получение отчетов требовало титанических усилий по сбору данных из Excel и Access баз данных.
Поэтому управление школой бизнеса было больше на ощущениях, на эмоциях, чем на цифрах и фактах.
Необходимо было было добиться получения отчетов "одной кнопкой" и однократного ввода данных.
3) Раздельный учет финансового результата в разрезе подразделений (факультетов), продуктов (учебных программ) и учебных групп вместо котлового учета
Это важная тема не только для нашей школы бизнеса, но и для производственных, торговых и услуговых компаний.
Когда у вас несколько направлений деятельности, важно получить полный финансовый результат по каждому направлению.
Например, В МИРБИС было 4 направления: МВА программы / Высшее образование / Короткие программы / Академия Медиа.
И по каждому направлению мы хотели видеть свой финансовый результат. Знать, какое направление прибыльное, какое убыточное. И уже с этой точки зрения выстраивать мотивацию подразделений.
Ниже я приведу упрощенный пример такого отчета.
4) Повышение эффективности труда: больше времени на интеллектуальные задачи, меньше времени на технические операции и документооборот
Первоначально у нас не было цели массового сокращения сотрудников в связи с автоматизацией бизнес-процессов. Была цель перевести сотрудников на новый уровень: вместо механической работы по вбивке цифр в программы, предложить более интеллектуальные задачи.
Сразу оговорюсь, что часть сотрудников в результате проекта автоматизации действительно смогла решать более сложные задачи, но те сотрудники кто не смог перестроить свое мышление и навыки или уволились сами, или им предложили искать другую работу.
5) Повышение информационных навыков / грамотности сотрудников
Новые задачи требовали новых знаний, поэтому проектная группа цифровой трансформации озаботилась обучением сотрудников.
1) Единая и надежная информационная система - вместо разрозненных баз данных
Когда наша команда пришла в МИРБИС, мы обнаружили большое количество баз на Access и проект внедрения SAP.
Можете себе представить: где школа бизнеса и где SAP. Был потрачен не один миллион рублей на описание бизнес-.процессов ради внедрения SAP, но мы были вынуждены выкинуть на помойку всю сделанную работу, потому что были уверены в будущем провале проекта SAP.
Мы убедили руководство и учредителей в необходимости внедрения 1С решений, для ВУЗов практически безальтернативное ПО 1С Университет плюс финансово-бухгалтерские задачи будем решать на 1С Комплексная автоматизация. Потом добавили 1С Документооборот и Битрикс.
2) Быстрый доступ к информации и отсутствие двойного ввода данных
Одна и та же информация дублировалась в нескольких системах.
Получение отчетов требовало титанических усилий по сбору данных из Excel и Access баз данных.
Поэтому управление школой бизнеса было больше на ощущениях, на эмоциях, чем на цифрах и фактах.
Необходимо было было добиться получения отчетов "одной кнопкой" и однократного ввода данных.
3) Раздельный учет финансового результата в разрезе подразделений (факультетов), продуктов (учебных программ) и учебных групп вместо котлового учета
Это важная тема не только для нашей школы бизнеса, но и для производственных, торговых и услуговых компаний.
Когда у вас несколько направлений деятельности, важно получить полный финансовый результат по каждому направлению.
Например, В МИРБИС было 4 направления: МВА программы / Высшее образование / Короткие программы / Академия Медиа.
И по каждому направлению мы хотели видеть свой финансовый результат. Знать, какое направление прибыльное, какое убыточное. И уже с этой точки зрения выстраивать мотивацию подразделений.
Ниже я приведу упрощенный пример такого отчета.
4) Повышение эффективности труда: больше времени на интеллектуальные задачи, меньше времени на технические операции и документооборот
Первоначально у нас не было цели массового сокращения сотрудников в связи с автоматизацией бизнес-процессов. Была цель перевести сотрудников на новый уровень: вместо механической работы по вбивке цифр в программы, предложить более интеллектуальные задачи.
Сразу оговорюсь, что часть сотрудников в результате проекта автоматизации действительно смогла решать более сложные задачи, но те сотрудники кто не смог перестроить свое мышление и навыки или уволились сами, или им предложили искать другую работу.
5) Повышение информационных навыков / грамотности сотрудников
Новые задачи требовали новых знаний, поэтому проектная группа цифровой трансформации озаботилась обучением сотрудников.
👏2🔥1
Вот упрощенный пример отчета с финансовыми результатами по каждому подразделению, цифры изменены для соблюдения конфиденциальности:
Для выполнения проекта автоматизации были созданы управляющий комитет и рабочая группа.
В управляющий комитет входили руководители института, я в том числе, возглавлял ректор.
В рабочую группу – те кто непосредственно участвует в проекте, возглавлял я.
В управляющий комитет входили руководители института, я в том числе, возглавлял ректор.
В рабочую группу – те кто непосредственно участвует в проекте, возглавлял я.
Завтра покажу документы, которые мы оформляли при выполнении проекта по методике Agile
👍6
Какие ключевые факторы успеха проекта - цифровая трансформация Института за разумные деньги:
1) Agile принципы вместо классического проектного подхода: рабочие группы, еженедельные общие совещания с протоколом, ежедневные задачи через WhatsApp
2) Параллельная автоматизация нескольких направлений: 1С КА бухгалтерский учет / 1С КА бюджетирование и казначейство / 1С Университет
3) Выделение ключевого сотрудника Института на каждое направление с не менее чем 50% участием в автоматизации:
1С КА бухгалтерский учет - главный бухгалтер
1С КА бюджетирование и казначейство - бюджетный контролер
1С Университет - зам.руководителя приемной комиссии
4) Формализация и оптимизация бизнес-процессов
2) Параллельная автоматизация нескольких направлений: 1С КА бухгалтерский учет / 1С КА бюджетирование и казначейство / 1С Университет
3) Выделение ключевого сотрудника Института на каждое направление с не менее чем 50% участием в автоматизации:
1С КА бухгалтерский учет - главный бухгалтер
1С КА бюджетирование и казначейство - бюджетный контролер
1С Университет - зам.руководителя приемной комиссии
4) Формализация и оптимизация бизнес-процессов
Agile, параллельная автоматизация, 50% участие ключевых сотрудников обеспечили небольшую стоимость проекта и его успешное завершение.
А оптимизация бизнес-процессов позволила говорить не просто об автоматизации Школы Бизнеса, а о цифровой трансформации.
Многие процессы были изменены - трансформированы, причем не столько ради соответствия типовому функционалу информационных систем,
а ради сокращения трудоемкости в разы, ради повышения аналитичности данных, ради внедрения процедур регулярного менеджмента.
Наша цель была не внедрить набор программных продуктов, а улучшить бизнес-процессы Института. И в этом отличие от простой автоматизации, у которой цель - внедрить софт любой ценой.
Многие процессы были изменены - трансформированы, причем не столько ради соответствия типовому функционалу информационных систем,
а ради сокращения трудоемкости в разы, ради повышения аналитичности данных, ради внедрения процедур регулярного менеджмента.
Наша цель была не внедрить набор программных продуктов, а улучшить бизнес-процессы Института. И в этом отличие от простой автоматизации, у которой цель - внедрить софт любой ценой.
👍1
Немного поговорю об Agile и Классическом проектном подходе.
Я для себя такую аналогию провожу.
Agile - это доставка грузов автомобильным транспортом, Классический подход - доставка груза железнодорожным транспортом.
Если вы точно знаете куда и когда должны приехать, не ожидаете сюрпризом в пути, имеете деньги чтобы оплатить весь путь и у вас большой объем стандартного груза, то ваш выбор - ЖД транспорт (КЛАССИЧЕСКИЙ подход)
Если вы не уверены на 100% в конечной точке вашего пути, подозреваете что будете заезжать в разные города вдоль дороги, везете не стандартный груз, не уверены что хватит денег на доставку груза до конечной точки, тогда это задача для АВТО транспорта (AGILE подход).
Переложите указанные характеристики на проект автоматизации, и вы получите ответ какой проектный подход вам выбрать.
Нельзя сказать что какой-то подход плох или хорош. Каждый будет лучшим для своего конкретного случая.
Я выбрал методику AGILE для МИРБИС потому что:
во-первых, это был мой первый опыт внедрения ПО 1С Университет и первый опыт автоматизации образовательной организации и я не знал полного функционала системы и поэтому не мог установить финальную точку моего проекта,
во-вторых, нужно было внедрить систему с минимальным бюджетом, приходящие 1С-франчайзи, которых я пытался нанять на выполнение задачи автоматизации, называли бюджеты, которые Институт не готов был потратить, с учетом выброшенных ранее денег на SAP,
в-третьих, одновременно с автоматизацией нужно было решить большое количество организационных и оптимизационных задач, поэтому проект нельзя было назвать чисто "ИТ-шным".
Я для себя такую аналогию провожу.
Agile - это доставка грузов автомобильным транспортом, Классический подход - доставка груза железнодорожным транспортом.
Если вы точно знаете куда и когда должны приехать, не ожидаете сюрпризом в пути, имеете деньги чтобы оплатить весь путь и у вас большой объем стандартного груза, то ваш выбор - ЖД транспорт (КЛАССИЧЕСКИЙ подход)
Если вы не уверены на 100% в конечной точке вашего пути, подозреваете что будете заезжать в разные города вдоль дороги, везете не стандартный груз, не уверены что хватит денег на доставку груза до конечной точки, тогда это задача для АВТО транспорта (AGILE подход).
Переложите указанные характеристики на проект автоматизации, и вы получите ответ какой проектный подход вам выбрать.
Нельзя сказать что какой-то подход плох или хорош. Каждый будет лучшим для своего конкретного случая.
Я выбрал методику AGILE для МИРБИС потому что:
во-первых, это был мой первый опыт внедрения ПО 1С Университет и первый опыт автоматизации образовательной организации и я не знал полного функционала системы и поэтому не мог установить финальную точку моего проекта,
во-вторых, нужно было внедрить систему с минимальным бюджетом, приходящие 1С-франчайзи, которых я пытался нанять на выполнение задачи автоматизации, называли бюджеты, которые Институт не готов был потратить, с учетом выброшенных ранее денег на SAP,
в-третьих, одновременно с автоматизацией нужно было решить большое количество организационных и оптимизационных задач, поэтому проект нельзя было назвать чисто "ИТ-шным".
🔥2