Мы с коллегами учились быть системными мыслителями и укротителями системных диаграмм 😄

Была в Казани на тренинге по системному мышлению. Не знаю, чему больше радоваться:

1️⃣Нам проводили тренинг на работе‼️ Системное мышление - это не супер-популярная тема для тренингов, в сравнении с тренингами по продажам, коммуникациям и проч. Я считаю, что тема сложная, в том плане, что реально нужно думать по-другому. НЕ линейно, как мы привыкли (причина-следствие), а взаимосвязанными циклами, в которых причина-следствие не всегда очевидны…

2️⃣С 2017 я изучаю системное мышление: сначала в магистратуре нас учили строить системные диаграммы и распознавать системные архетипы, потом в аспирантуре - понимать и разбираться в сложных, динамических системах.

Работая в организациях, я думала, как долго системное мышление будет оставаться в стороне от реальной практики? Грустила, что системное мышление, Пятую дисциплину, ментальные модели, творческое напряжение и проч. могу обсуждать только в научном сообществе… А тут два дня теории, практики, разбор реальных кейсов и построение системных диаграмм 🥹

Особая радость была от того, что мы говорили про бесполезность и опасность KPI и оценки индивидуальной эффективности сотрудников 🫶🏼 Демингу бы это точно понравилось))) Про него кстати тоже говорили!

98% проблем организации обусловлены системой, а 2% людьми!

Было интенсивно, динамично и главное, я открыла для себя новые осознания:

▶️Цель системы - это то, что она делает, а не говорит

▶️Оптимизация всей системы приводит к тому, что некоторые элементы системы будут неэффективны - это нормально!

Дальше будут посты о сути системного мышления, чтобы вы тоже были в курсе 😉

#системноемышление

ЧТО МЕШАЕТ НАМ МЫСЛИТЬ СИСТЕМНО?

Язык, на котором мы говорим. Сама структура языка субъект-глагол-объект направляет нас к линейному видению мира. В то время как реальность циклична!
⠀
Говорить на системном языке – это значит видеть не только события, но и причины, определяющие эти события <причинные циклы>, даже если они разведены во времени.
⠀
Причинные циклы изображают в виде системных диаграмм, которые показывают взаимное влияние элементов.

Системная диаграмма состоит из петлей обратных связей и задержек.
⠀
1. Петля обратной связи – это стрелка, которая показывает влияние одного элемента на другой. Есть два типа обратной связи – усиливающая и уравновешивающая.

2. Задержка – показывает задержку времени между действиями и последствиями.
⠀
В зависимости от комбинации этих элементов, выделяют следующие виды системных диаграмм:

↗️ Диаграмма усиления
⚖️ Диаграмма уравновешивания
⏸️ Диаграмма задержки
⠀
Системные диаграммы помогают нам увидеть и понять структуру системы. А зная структуру, мы можем менять поведение системы☝🏼
⠀
На фото пример простой системы наполнения стакана водой: на «линейном» языке и на системном.

‼️Сложные системы состоят из нескольких циклов.

#системноемышление

⏩Одно из осознаний, которое произошло у всех после тренинга по системному мышлению (я полагаю и надеюсь на это), — это то, что любые организационные изменения (переход на новую информационную систему, новый подход к управлению, изменение состава команды, запуск нового проекта/отдела и проч.) должны происходить через изменение ментальных моделей человека.

💬В системном мышлении ментальные (или интеллектуальные) модели — это наши убеждения, идеи, стратегии, жизненные установки, то, что существует в нашем уме и направляет наши действия.

❗️В организационных изменениях особенно важны ментальные модели ТОП-менеджмента, собственников и акционеров, так как именно они строят систему управления и задают вектор развития компании. Какие ментальные модели у руководителя, такая система менеджмента и будет построена в компании🤔

⚫️Работа с ментальными моделями нужна не только для того, чтобы построить саморазвивающуюся и самообучающуюся компанию. Это также необходимо для того, чтобы быть более осознанным и довольным своей жизнью.

⚫️Ментальные модели образуют систему убеждений и взглядов. Их основная цель — давать объяснения и смысл нашему опыту.

⚫️С одной стороны, ментальные модели — это источник стабильности, то, на что можно опереться. Но с другой стороны, когда мы чем-то недовольны в жизни и хотим это изменить, нам нужно найти установки, которые являются причиной этого недовольства, и изменить их, то есть принять новые ментальные модели.

Как же определить наши ментальные модели?

*️⃣Один случай — это просто событие.

*️⃣Два — повод для внимания.

*️⃣Три — это уже паттерн, который дает ключ к структуре системы.

Думаю, у каждого из нас хоть раз в жизни возникал вопрос: «Ну почему это снова произошло со мной?» 😭

Ответ: исследуй свои ментальные модели и найди ту, которая каждый раз приводит тебя в эту ситуацию.

✨Способность анализировать и перестраивать ментальные модели — это то, что позволяет нам менять системы и нашу жизнь✨

⏩Ещё один важный момент:

коучи и психологи, по сути, работают именно с ментальными моделями. Они помогают выявить ограничивающие установки, осознать их влияние и заменить на новые, поддерживающие развитие.

Как же можно изменить свои ментальные модели?

1️⃣Осознайте свои текущие убеждения. Задавайте себе вопросы: «Почему я думаю так, а не иначе?», «Какие убеждения лежат в основе моих действий?»

2️⃣Ищите альтернативные точки зрения. Сравнивайте свои модели с убеждениями других людей. Чтение, общение, участие в тренингах — всё это помогает расширить границы мышления.

3️⃣Экспериментируйте. Попробуйте поступить иначе, чем подсказывают ваши привычные установки. Например, если вы всегда избегали риска, попробуйте принять небольшой вызов.

4️⃣Рефлексируйте. После новых действий анализируйте свои ощущения и результаты. Какие из них подтверждают вашу новую модель?

⚫️Изменение ментальных моделей — процесс небыстрый, но именно он позволяет нам адаптироваться к изменениям, лучше понимать себя и окружающий мир, а также выстраивать более эффективные системы, как в работе, так и в жизни💜

#системноемышление

Я уже признавалась в любви к Ольге Соколовой. И после этого вдохновляющего интервью моя любовь к ней стала крепче ❤️‍🔥

Там много мыслей о менеджменте и жизни в целом, которые можно забрать себе: про лидерство, про принятие неопределенности, про радость от работы, про умение давать обратную связь и отвечать на вопросы руководителя и т.д. Но я хочу выделить вот эту:

⏪Когда я понимаю «зачем», я прихожу к коучу и говорю «что мне сделать?», а дальше я ДЕЛАЮ. Чем я отличаюсь от большинства людей, что я ДЕЛАЮ, когда мне говорят «попробуй». Мне может быть страшно, некомфортно, но я иду в самое некомфортное, потому что я внутри чувствую, зачем мне это надо⏩.

Это к вопросу о том, как менять свои ментальные модели. Все новое закрепляется через действие. И самое сложное начать действовать вопреки естественной человеческой склонности возвращаться к старым привычкам и практикам 💭

Фундаментальный принцип системного мышления:

поведение систем определяется их структурой.

❗️Никто не приходит на работу с намерением сделать что-то плохо, НО структура системы может не позволить сделать работу хорошо.

Этот отрывок интервью Ольги мне очень понравился, потому что она рассказывает о том, как важно строить среду (читай систему), в которой люди хотят работать:

1. Если я что-то хочу от врача, я должна создать такую среду, где он не просто захочет меняться. Где он сам естественным образом будет чуть по-другому действовать

2. Чтобы врач лечил с той степенью внимательности, заботы, профессионализма, с какой я хочу, я должна создать такую среду уважения к врачу, что он понимает, что вот здесь «для него» и ему сделали очень удобно

3. Вся система от администраторов, колл-центра, ИТ она про то, чтобы сделать пациенту удобно, чтобы он приходил и приходил в Скандинавию

Также в этом отрывке классно продемонстрировано, как СЕО может создавать и транслировать корп.
культуру компании.

И еще одна мысль🧐

Ольга говорит, что медицина - это отрасль, где два клиента: «это пациент и это наш сотрудник». Я дополню, что в концепции процессного управления - такой подход должен быть в любой отрасли. Мы все внутренние клиенты друг для друга в компании 🤝

И вообще, всё, что Ольга рассказывает на примере клиники, применимо для ЛЮБОЙ организации.

Всё-таки потрясающая женщина и как круто, что она стала вести свой блог и проявляться в соц. сетях 😍

Второй год я преподаю в НИТУ МИСиС «Процессный подход». В этом году у меня группа магистров по направлению «Разработка и запуск EdTech продуктов». Ребята оч классные, вовлеченные. И я учусь вместе с ними.

Так например, при моделировании процесса «Разработка и запуск EdTech продукта» мы проговорили важные, но не такие очевидные правила, которые влияют на качество разрабатываемой схемы процесса:

1️⃣Моделировать процессы, чтобы определять, анализировать и минимизировать риски.

💡Если вы видите возможные точки отказа или узкие места еще на этапе моделирования, у вас есть шанс устранить их до того, как они перерастут в реальные проблемы.

2️⃣В развилках процесса в первую очередь моделируем "хороший" сценарий.

💡Сконцентрируйтесь на описании стандартного хода процесса, который приносит результат. Это даст вам четкое понимание, как всё должно работать. После этого можно проработать альтернативные сценарии.

3️⃣Соблюдать единую терминологию в наименованиях элементов схемы процесса.

💡Когда разные участники процесса называют одни и те же действия по-разному, это создает путаницу. Единая терминология — это ваш инструмент для обеспечения прозрачности и согласованности.

4️⃣Сверять шаги процесса с "выходами" — результатами
Каждое действие должно иметь смысл.

💡Регулярно задавайте себе вопрос: помогает ли этот шаг двигаться к конечному результату? Если нет, то, возможно, он лишний.

5️⃣Точно определять и формулировать границы процесса.

💡Когда процесс имеет четкие границы, становится легче распределять ответственность и избегать дублирования работы. Границы определяют, где процесс начинается, где заканчивается и за что отвечает каждый участник команды.

Коллеги, а какие правила используете вы при моделировании процессов?Поделитесь 😊

👇🏻👇🏻👇🏻

#бизнеспроцессы

Я стала получать удовольствие от преподавания после того, как перестала чего-то ожидать от студентов.
⠀
Когда я начинала свой преподавательский путь, мне казалось, что мой предмет обязаны любить все. Я думала, что студенты должны быть вовлеченными, всегда ходить на пары и гореть процессным подходом так же, как я.
⠀
Если этого не происходило, я начинала искать причины:
⠀
- Может, со мной что-то не так?
- Или процессы действительно такая скучная тема?
⠀
Я ждала внешнего подтверждения значимости моего предмета, и его отсутствие выбивало меня из колеи, заставляло сомневаться в себе и в том, что я делаю.
⠀
Но сейчас я точно знаю: количество студентов на паре никак не определяет ценность процессного подхода!
⠀
Мне нравится тема, я разделяю принципы процессного подхода, у меня накоплен большой опыт, которым я готова делиться. Моя задача делать это интересно и с удовольствием. А что будет дальше - зависит уже от студентов.
⠀
Кто-то осознает для себя важные идеи, кто-то пройдет мимо. Это нормально. «Можно лошадь привести к водопою, но нельзя за вставить её пить» (с).
⠀
И вообще - перестать ожидать чего-то от кого-то и этого мира в целом освобождает и делает жизнь проще. Можно сказать одно из моих осознаний 2024 года 😉

Понравилась процессная модель 👍

Давайте вспомним, зачем выделять процессы на верхнем уровне и строить процессную модель?

1️⃣Для понимания, какие процессы основные <то, что проносит деньги, за что клиент платит>, а значит что в первую очередь нужно оптимизировать в правильном смысле этого слова: уменьшать время цикла, убирать потери и прочее. В то время как обеспечивающие <не приносят денег> и следовательно не должны «раздуваться»и быть важнее основных💭
⠀
2️⃣Визуализация для удобства восприятия информации. Способ увидеть деятельность компании, как систему взаимосвязанных процессов, что непременно наведёт вас на новые мысли. Новый взгляд на старую систему.

Однажды, мы строили процессную модель с командой руководителей и по окончанию моделирующей сессии коллеги сказали: теперь мы поняли, как мы взаимосвязаны друг с другом и из каких процессов состоит бизнес 😍

Недавно я посмотрела необычную и очень атмосферную комедию японского режиссера Итами Дзюдзо «Одуванчик».

Фильм рассказывает о женщине по имени Тампопо, которая мечтает сделать свою лапшичную лучшей, и о её пути к совершенствованию рецепта рамэна. Эта история о еде, любви к жизни, культуре и немного о странностях людей.

Но что меня особенно привлекло, так это принципы японской философии постоянных улучшений кайдзен и подходы бережливого производства к организации процессов лапшичной! 🍜

1. ГЕМБА
Герои ходили по другим лапшичным, изучали место, где создается ценность. Наблюдали, как готовится рамэн, анализировали что можно улучшить и искали лучшие практики

2. УСТРАНЕНИЕ ПОТЕРЬ
Герои проанализировали каждый шаг приготовления, избавились от лишних действий и сократили время ожидания до 15 минут!

3. 5S
Кухня Тампопо была полностью перестроена, что напомнило мне принцип 5S:

🔸Сортировка (Seiri): убрали все ненужное
🔸Соблюдение порядка (Seiton): организовали оборудование так, чтобы все было под рукой
🔸Содержание в чистоте (Seiso): сделали кухню чистой и уютной
🔸Стандартизация (Seiketsu): разработали систему приготовления
🔸Совершенствование (Shitsuke): поддерживали порядок и дисциплину

4. КОМАНДНОСТЬ И НАСТАВНИЧЕСТВО
Главный герой Горо, как настоящий коуч и наставник помогает Тампопо осознать важность каждой детали в искусстве приготовления рамэна. Горо верит в успех своей ученицы, а Тампопо самоотверженно выполняет все его задания 🥹

Итог: слаженная работа, лучшее качество и довольные клиенты!

В общем, Одуванчик меня очаровал! Такой нежный, теплый фильм о том, как организовать процессы по-японски 😍

P.S. Кто знает, где в мск самый вкусный рамэн, срочно напишете мне! 😋🍜

В этом году мне ни в какую не хочется подводить итоги и рефлексировать 😅

И вот пожалуйста, Катерина Ленгольд тоже советует отложить рефлексию и планирование на следующий год! Помимо этого ещё ценные советы, чтобы не сойти с ума:

🙂Не пытаться успеть все за последнюю неделю года

💡Выбрать, что вам действительно важно успеть. Например, насладиться предновогодней суетой и праздничной атмосферой

😊 Побыть здесь и сейчас, а не в анализе прошлого или планировании будущего

🙂Крепко, сладко и качественно спать

🥰Вспомнить моменты, которые радовали вас в течение года

Вот и все планы на последнюю неделю уходящего года и праздничную неделю нового 🎄🎄🎄

Разбавлю чуток «ванильность» предыдущего поста 🙃

Естественно, не все проходило гладко и беспрепятственно. Собрала топ-возражений, с которыми пришлось поработать во всех кейсах:

1️⃣Нам что нужно все процессы теперь стандартизировать?

2️⃣Если мы будем процессы описывать, кто работать тогда будет?

3️⃣Обязательно разрабатывать стандарты в виде текстовых документов? Это скучно читать!

4️⃣А что если мы разработаем стандарт, а сотрудники скажут, что все работает на самом деле не так?

5️⃣Бизнес слишком динамичный, стандарты не успевают за изменениями.

6️⃣Сотрудники воспримут стандартизацию как контроль и начнут сопротивляться.

7️⃣Ой, мы уже пробовали, но это не сработало. Почему это сработает сейчас?

8️⃣Наша компания уникальна и стандартизация нам не подходит.

Про каждое возражение можно отдельный пост написать 😅 Постаралась кратко по каждому пункту:

1️⃣Нет не все. Цель стандартизации не в том, что стандартизации каждый процесс и каждое действие. Нужно стандартизировать ровно, то помогает компании достигать цели и минимизировать риски. ⏪Осознанная стандартизация!⏩

2️⃣Не нужно хвататься сразу за все. Начните с малого, с того, что не займет много времени, но покажет эффект. А ещё стандарты - это как «заточить» пилу, они освобождают время, устраняя лишние действия.

3️⃣Не обязательно. Стандарт не равно текстовый документ. Можно записывать видео, делать инфографику и даже комиксы, если у вас есть на это время. Задача разработать такой стандарт, по которому будет удобно работать именно ваше команде.

4️⃣Стандарты не спускаются «сверху». В их разработку вовлекаются участники процесса, а ещё есть тестовый период, за который можно собрать обратную связь от участников и скорректировать стандарт.

5️⃣Стандарты можно пересматривать и обновлять в зависимости от новых условий. Если же процесс слишком часто меняется, то значит не стоит его стандартизировать. А нужно разработать что-то типа политики/принципов, которые мы соблюдаем при выполнении данного процесса.

6️⃣Смотри пункт 5. + цель упростить работу, а не контролировать и наказывать людей.

7️⃣Проанализировать, почему не получилось в прошлый раз? Часто бывает, что дело в подходе, а не в самой стандартизации.

8️⃣Стандарты - это не шаблоны, а инструменты, которые учитывают специфику каждой компании. Стандарты адаптируются под задачи каждой конкретной компании.

#бизнеспроцессы

Ещё мои наблюдения о спиральной динамике Грейвза.

Модель тоже активно распространяется и интересно наблюдать, как её интерпретируют и применяют в разных компаниях.

В частности упускаются из виду очень важные принципы теории:
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ и ФУНДАМЕНТ⬇️

🔸развитие компании происходит последовательно, нельзя «перепрыгнуть» через уровень
🔸новый уровень внедряется за счет хорошо работающих инструментов предыдущего уровня

То есть компания не может стать бирюзовой, если предыдущие этапы пропущены и не заложен необходимый фундамент. По аналогии с развитием человека, который проходит жизненные этапы от детства к зрелости.

Синий уровень (стабильность и системность), как раз и предполагает разработку системы управления процессами, их стандартизацию. И меня настораживает, когда компания называет себя бирюзовой на фоне хаоса в процессах 🤔

Также настораживает подмена понятий. Когда отсутствие персональной ответственности объясняют тем, что «мы же бирюзовая компания, у нас гибкая культура».

Быть бирюзовыми - это не про «хочу делаю, хочу не делаю». Это про высший уровень зрелости, когда системность и структурность стала частью ДНК культуры. «Бирюзовость» не отменяет ответственности и обязательства.

И напоследок. Спиральная динамика - это МОДЕЛЬ, то есть некое упрощение. Она не может отразить всю глубину и сложность организации. Компания не может быть чисто красной или синей. Мы можем находить проявления разных уровней и анализировать их. Но всецело полагаться на эту теорию не стоит.

Как всегда говорила моя уважаемая первая руководительница, директор департамента интеграции систем менеджмента:

«Здравый смысл никто не отменял» 🧐

P.S. Коллеги, напоминаю, что завтра еще рабочая суббота - не расслабляемся и держимся 🍾🎄

#спиральнаядинамика

С наступающим, друзья! ❄️ Спасибо, что были со мной в 2024. Спасибо, что вас стало больше ❤️ Пусть исполняются мечты, такие же прекрасные, как и вы! Увидимся в 2025 ✨