Surface Chart (सतह चार्ट)
Surface Chart तब उपयोगी होता है जब आप डेटा के दो सेटों के बीच इष्टतम संयोजन (optimal combination) खोजना चाहते हैं। जैसा कि स्थलाकृतिक मानचित्र में होता है, रंग और पैटर्न उन क्षेत्रों को दर्शाते हैं जो मूल्यों की समान श्रेणी में हैं।
Surface Chart बनाने के लिए −
सुनिश्चित करें कि दोनों श्रेणियां और डेटा श्रृंखला संख्यात्मक मान हैं।
डेटा को वर्कशीट पर कॉलम या पंक्तियों में व्यवस्थित करें।
एक सरफेस चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं –
3-D Surface
Wireframe 3-D Surface
Contour
Wireframe Contour
Surface Chart तब उपयोगी होता है जब आप डेटा के दो सेटों के बीच इष्टतम संयोजन (optimal combination) खोजना चाहते हैं। जैसा कि स्थलाकृतिक मानचित्र में होता है, रंग और पैटर्न उन क्षेत्रों को दर्शाते हैं जो मूल्यों की समान श्रेणी में हैं।
Surface Chart बनाने के लिए −
सुनिश्चित करें कि दोनों श्रेणियां और डेटा श्रृंखला संख्यात्मक मान हैं।
डेटा को वर्कशीट पर कॉलम या पंक्तियों में व्यवस्थित करें।
एक सरफेस चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं –
3-D Surface
Wireframe 3-D Surface
Contour
Wireframe Contour
Radar Chart (रडार चार्ट)
Radar chart कई डेटा श्रृंखलाओं के कुल मूल्यों की तुलना करते हैं।
एक राडार चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं –
Radar
Radar with Markers
Filled Radar
Radar chart कई डेटा श्रृंखलाओं के कुल मूल्यों की तुलना करते हैं।
एक राडार चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं –
Radar
Radar with Markers
Filled Radar
Combo Chart (कॉम्बो चार्ट)
डेटा को समझने में आसान बनाने के लिए Combo chart दो या दो से अधिक चार्ट प्रकारों को जोड़ते हैं।
खासकर जब डेटा व्यापक रूप से भिन्न होता है। इसे द्वितीयक अक्ष के साथ दिखाया जाता है, जिसे पढ़ना और भी आसान है। Combo chart बनाने के लिए, डेटा को वर्कशीट पर Column और Row में व्यवस्थित करें।
एक कॉम्बो चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं –
Clustered Column – Line
Clustered Column – Line on Secondary Axis
Stacked Area – Clustered Column
Custom Combination
डेटा को समझने में आसान बनाने के लिए Combo chart दो या दो से अधिक चार्ट प्रकारों को जोड़ते हैं।
खासकर जब डेटा व्यापक रूप से भिन्न होता है। इसे द्वितीयक अक्ष के साथ दिखाया जाता है, जिसे पढ़ना और भी आसान है। Combo chart बनाने के लिए, डेटा को वर्कशीट पर Column और Row में व्यवस्थित करें।
एक कॉम्बो चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं –
Clustered Column – Line
Clustered Column – Line on Secondary Axis
Stacked Area – Clustered Column
Custom Combination
Mail Merge in MS Word :दोस्तों क्या आपको एमएस वर्ड मे मेल मर्ज के बारे मे पता है?
अगर आप एक साथ एक जैसे Format के Letter (पत्र) बहुत सारे Letter प्रिंट निकालना चाहते है तो आप प्रिंट में No of Copies इस Option यूज़ कर सकते है।
लेकिन आपको सब Letter पे Address को अलग अलग प्रिंट करना है तो आपको उतने लेटर के copies बनाने होंगे और फिर आपको खुद से (manually) उन सभी Letter मे Address टाइप करने होंगे।
तो दोस्तों मैं आपको बता दु कि इससे भी आसान रास्ता है जिसका नाम है Mail Merge।
Mail Merge का इस्तेमाल करने के अगर आप नीचे दिए स्टेप्स को फॉलो करेंगे तो जिनको भी आप अलग अलग अड्रेस या डिटेल्स के साथ लेटर भेजना चाहते है उनके लेटर यंहा पे बड़ी आसानी और जल्दी से तैयार हो जाएंगे।
बस शर्त ये है कि सभी एक जैसे ही Letters होंगे बस Address अलग अलग करेंगे
अगर आप एक साथ एक जैसे Format के Letter (पत्र) बहुत सारे Letter प्रिंट निकालना चाहते है तो आप प्रिंट में No of Copies इस Option यूज़ कर सकते है।
लेकिन आपको सब Letter पे Address को अलग अलग प्रिंट करना है तो आपको उतने लेटर के copies बनाने होंगे और फिर आपको खुद से (manually) उन सभी Letter मे Address टाइप करने होंगे।
तो दोस्तों मैं आपको बता दु कि इससे भी आसान रास्ता है जिसका नाम है Mail Merge।
Mail Merge का इस्तेमाल करने के अगर आप नीचे दिए स्टेप्स को फॉलो करेंगे तो जिनको भी आप अलग अलग अड्रेस या डिटेल्स के साथ लेटर भेजना चाहते है उनके लेटर यंहा पे बड़ी आसानी और जल्दी से तैयार हो जाएंगे।
बस शर्त ये है कि सभी एक जैसे ही Letters होंगे बस Address अलग अलग करेंगे
Ms Word में मेल मर्ज (Mail Merge) एक बहुत ही जबरदस्त फीचर है जिसका इस्तेमाल करके हम अलग अलग प्रकार के Letter जैसे Invitation, Personal Letter, office Letter, Birthday Greeting आदि बहुत ही कम समय में एक साथ बहुत से यूजर्स को Send कर सकते है।
एमएस वर्ड मे मेल मर्ज फीचर का उपयोग बहुत से यूजर को किसी एक ही तरह का Letter या information को सैकड़ों, हज़ारों लोगों को Send करने के लिए किया जाता है।
एमएस वर्ड मे मेल मर्ज फीचर का उपयोग बहुत से यूजर को किसी एक ही तरह का Letter या information को सैकड़ों, हज़ारों लोगों को Send करने के लिए किया जाता है।
वर्ड मे मेल मर्ज को इस्तेमाल करने के तरीके
Steps to use Mail Merge in MS Word
चलिए अब देखते है कि एमएस वर्ड मे मेल मर्ज को कैसे इस्तेमाल किया जा सकता है।
1) चलिए आपका MS WORD चालू कीजिये एक Letter Format टाइप कीजिये जैसे कोई Invitation या कोई भी Letter।
2) उसके बाद आपको MAILINGS TAB पे क्लिक करना है और फिर SELECT RECIPIENTS पे क्लिक करना है, फिर आपको TYPE NEW LIST पे क्लिक करना है।
3) अब आपके सामने एक डायलॉग बॉक्स आएगा उसमे आपको बहुत से कॉलम दिखाई देंगे।
4) इन कॉलम को कस्टमाइज करने के लिए आप Customize Column पे क्लिक कीजिये और फिर आपको जो Columns नहीं चाहिए वो डिलीट कीजिये। आप ज्यादा तर निचे जो मैंने कॉलम दिए वही लीजिये क्युकी हमें एड्रेस के लिए यही कॉलम REQUIRED होते है।
Column List for Mail Merge :
First Name
Address Line 1
Address Line 2
City
State
Zip-code
5) अब आपको ये कॉलम में डाटा टाइप करना होगा, जिनको आप लेटर भेजना चाहते है और ये लिस्ट को आप Save भी कर सकते है।
मतलब Future (भविष्य) में भी अगर आप Letter बेजना चाहते है तो आप उन सभी को Letter भेज सकते है।
आपको अलग से या फिर से सभी Address करने की जरुरत नहीं पड़ेगी। आप इसे Edit भी कर सकते है।
6) Address टाइप होने के बाद List को Save कीजिये और फिर आपको वर्ड में आपका कर्सर TO के निचे रखना होगा यानि जहाँपे आपको Address लेना है वहाँ पे।
7) उसके बाद INSERT MERGE FIELD पे क्लिक कीजिये। फिर एक एक Field Step को Add कीजिए
8) और FINISH AND MERGE DOCUMENT पे क्लिक कीजिये।
Edit Individual Document: आप चाहे तो एक एक करके Document को देख सकते है और चाहे तो उसमे चेंजेस भी कर सकते है।
Print Document: आप चाहे तो अपने document मे print कर सकते है।
Send email Messages: यदि आपके कंप्युटर मे Outlook install है तो आप ईमेल के जरिए भी अपने letter या डाक्यमेन्ट को भेज सकते है।
Steps to use Mail Merge in MS Word
चलिए अब देखते है कि एमएस वर्ड मे मेल मर्ज को कैसे इस्तेमाल किया जा सकता है।
1) चलिए आपका MS WORD चालू कीजिये एक Letter Format टाइप कीजिये जैसे कोई Invitation या कोई भी Letter।
2) उसके बाद आपको MAILINGS TAB पे क्लिक करना है और फिर SELECT RECIPIENTS पे क्लिक करना है, फिर आपको TYPE NEW LIST पे क्लिक करना है।
3) अब आपके सामने एक डायलॉग बॉक्स आएगा उसमे आपको बहुत से कॉलम दिखाई देंगे।
4) इन कॉलम को कस्टमाइज करने के लिए आप Customize Column पे क्लिक कीजिये और फिर आपको जो Columns नहीं चाहिए वो डिलीट कीजिये। आप ज्यादा तर निचे जो मैंने कॉलम दिए वही लीजिये क्युकी हमें एड्रेस के लिए यही कॉलम REQUIRED होते है।
Column List for Mail Merge :
First Name
Address Line 1
Address Line 2
City
State
Zip-code
5) अब आपको ये कॉलम में डाटा टाइप करना होगा, जिनको आप लेटर भेजना चाहते है और ये लिस्ट को आप Save भी कर सकते है।
मतलब Future (भविष्य) में भी अगर आप Letter बेजना चाहते है तो आप उन सभी को Letter भेज सकते है।
आपको अलग से या फिर से सभी Address करने की जरुरत नहीं पड़ेगी। आप इसे Edit भी कर सकते है।
6) Address टाइप होने के बाद List को Save कीजिये और फिर आपको वर्ड में आपका कर्सर TO के निचे रखना होगा यानि जहाँपे आपको Address लेना है वहाँ पे।
7) उसके बाद INSERT MERGE FIELD पे क्लिक कीजिये। फिर एक एक Field Step को Add कीजिए
8) और FINISH AND MERGE DOCUMENT पे क्लिक कीजिये।
Edit Individual Document: आप चाहे तो एक एक करके Document को देख सकते है और चाहे तो उसमे चेंजेस भी कर सकते है।
Print Document: आप चाहे तो अपने document मे print कर सकते है।
Send email Messages: यदि आपके कंप्युटर मे Outlook install है तो आप ईमेल के जरिए भी अपने letter या डाक्यमेन्ट को भेज सकते है।
MS Word Tips :Move Complex Data From Word To Excel
मे पहले टिप्स मे हम ये सीखेंगे की हम वर्ड से कॉम्प्लेक्स डाटा को इक्सेल मे कैसे कॉपी करेंगे? अब मान लीजिए आपके पास वर्ड मे एक ऐसा डाटा है तो इसे इक्सेल मे कैसे कॉपी करेंगे? आप बोलेंगे अरे सर ये तो बहुत आसान और सिम्पल है, वर्ड का डाटा कॉपी करे और इक्सेल मे पेस्ट कर दे हो गया, अब इसमे स्पेशल क्या है?
तो मैं आपको बताऊँ अगर हमारे पास कोई ऐसा डाटा है जिसमे टेक्स्ट के बीच मे लाइन ब्रेक है और उसे डायरेक्ट Excel मे पेस्ट करते है, तो Excel मे वो डाटा अलग अलग सेल मे चला जाता है और कुछ Excel Cells तो Merge भी हो जाते है। जिससे हमे बाद मे उस डाटा मे फार्मूला लगाने मे काफी परेशानी होती है।
तो ऐसे सिचूऐशन मे हमे कुछ अलग करना होगा जिसके लिए हमे पहले वर्ड मे लाइन ब्रेक (Line Break) को निकालना होगा है। जिसे हम एक एक करके निकलेंगे, तो हमारा काफी समय बर्बाद हो जाएगा इसीलिए हम यह पे इस स्मार्ट Word टिप्स का यूज करेंगे।
जिसके हम Replace ऑप्शन का इस्तेमाल करेंगे। तो सबसे पहले हम टेबल को सिलेक्ट कर लेंगे। और कीबोर्ड से CTRL + H: Replace का इस्तेमाल करेंगे।
Replace का विंडो खुलने के बाद हमे कर्सर को Find What options: मे रखना है और फिर नीचे More>> पे क्लिक करेंगे।
और फिर उसके बाद Special बटन पे क्लिक करेंगे और हमरे उसमे Paragraph Mark को सिलेक्ट करेंगे। क्युकी Word मे लाइन ब्रेक को Paragraph break भी कहते है।
और Replace with मे Space दे देंगे और फिर Replace All कर देंगे। और आप देखेंगे के जिस टेबल को आप ने सिलेक्ट किया था उसमे से सारे Line break निकाल गए होंगे और आपका डाटा अब excel मे कॉपी पेस्ट करने के लिए बिल्कुल सही हो गया है।
अब आप अपना डाटा Excel मे word से पेस्ट कर सकते है।
मे पहले टिप्स मे हम ये सीखेंगे की हम वर्ड से कॉम्प्लेक्स डाटा को इक्सेल मे कैसे कॉपी करेंगे? अब मान लीजिए आपके पास वर्ड मे एक ऐसा डाटा है तो इसे इक्सेल मे कैसे कॉपी करेंगे? आप बोलेंगे अरे सर ये तो बहुत आसान और सिम्पल है, वर्ड का डाटा कॉपी करे और इक्सेल मे पेस्ट कर दे हो गया, अब इसमे स्पेशल क्या है?
तो मैं आपको बताऊँ अगर हमारे पास कोई ऐसा डाटा है जिसमे टेक्स्ट के बीच मे लाइन ब्रेक है और उसे डायरेक्ट Excel मे पेस्ट करते है, तो Excel मे वो डाटा अलग अलग सेल मे चला जाता है और कुछ Excel Cells तो Merge भी हो जाते है। जिससे हमे बाद मे उस डाटा मे फार्मूला लगाने मे काफी परेशानी होती है।
तो ऐसे सिचूऐशन मे हमे कुछ अलग करना होगा जिसके लिए हमे पहले वर्ड मे लाइन ब्रेक (Line Break) को निकालना होगा है। जिसे हम एक एक करके निकलेंगे, तो हमारा काफी समय बर्बाद हो जाएगा इसीलिए हम यह पे इस स्मार्ट Word टिप्स का यूज करेंगे।
जिसके हम Replace ऑप्शन का इस्तेमाल करेंगे। तो सबसे पहले हम टेबल को सिलेक्ट कर लेंगे। और कीबोर्ड से CTRL + H: Replace का इस्तेमाल करेंगे।
Replace का विंडो खुलने के बाद हमे कर्सर को Find What options: मे रखना है और फिर नीचे More>> पे क्लिक करेंगे।
और फिर उसके बाद Special बटन पे क्लिक करेंगे और हमरे उसमे Paragraph Mark को सिलेक्ट करेंगे। क्युकी Word मे लाइन ब्रेक को Paragraph break भी कहते है।
और Replace with मे Space दे देंगे और फिर Replace All कर देंगे। और आप देखेंगे के जिस टेबल को आप ने सिलेक्ट किया था उसमे से सारे Line break निकाल गए होंगे और आपका डाटा अब excel मे कॉपी पेस्ट करने के लिए बिल्कुल सही हो गया है।
अब आप अपना डाटा Excel मे word से पेस्ट कर सकते है।
MS word tips and tricks : Customize Keyboard Shortcut
दूसरी टिप्स भी काफी यूजफुल है, अब मान लीजिए कि आप वर्ड मे अलग अलग फॉन्ट के साथ कोई डाक्यमेन्ट बना रहे है जहां आप हिन्दी या मराठी और इंग्लिश के साथ कोई डाक्यमेन्ट लिख रहे है।
और आपको बारबार फॉन्ट को बदल के लिखना पड़ रहा है तो मैं यह word tip आपके काम को काफी आसान कर देगी। इस टिप मे मैं आपको एक font के लिए अलग से keyboard shortcut को सेट करना बताऊँगा जिससे भी shortcut बटन दबाते ही आपका फॉन्ट बदल जाएगा जिससे आपको खुद से फॉन्ट को बदलने की जरूरत नहीं होगी।
इसके आपको वर्ड के रिबन (Ribbon) पे कहीं भी राइट क्लिक (Right Click) करना है और फ़र Customize Ribbon मे जाना है और नीचे की तरग के Keyboard shortcuts के आगे एक Customize का बटन मिलेगा उसपे क्लिक करें।
अब Category आपको Fonts को चुनना हैं। और Fonts मे उस फॉन्ट को चुनना है जिसके लिए आप shortcut बनाना है।
और Press New shortcut keys मे नया Keyboard keys को दर्ज करे।
बस इतना करते ही उस फॉन्ट के लिए अलग से shortcut keyboard बन जाएगी और इसी तरह आप किसी अलग से command के लिए भी नया shortcut बना सकते हैं। और वर्ड मे काम करते समय आप उस शॉर्टकट का इस्तेमाल करते हुए अपने काम को जल्दी से पूरा कर सकते है।
दूसरी टिप्स भी काफी यूजफुल है, अब मान लीजिए कि आप वर्ड मे अलग अलग फॉन्ट के साथ कोई डाक्यमेन्ट बना रहे है जहां आप हिन्दी या मराठी और इंग्लिश के साथ कोई डाक्यमेन्ट लिख रहे है।
और आपको बारबार फॉन्ट को बदल के लिखना पड़ रहा है तो मैं यह word tip आपके काम को काफी आसान कर देगी। इस टिप मे मैं आपको एक font के लिए अलग से keyboard shortcut को सेट करना बताऊँगा जिससे भी shortcut बटन दबाते ही आपका फॉन्ट बदल जाएगा जिससे आपको खुद से फॉन्ट को बदलने की जरूरत नहीं होगी।
इसके आपको वर्ड के रिबन (Ribbon) पे कहीं भी राइट क्लिक (Right Click) करना है और फ़र Customize Ribbon मे जाना है और नीचे की तरग के Keyboard shortcuts के आगे एक Customize का बटन मिलेगा उसपे क्लिक करें।
अब Category आपको Fonts को चुनना हैं। और Fonts मे उस फॉन्ट को चुनना है जिसके लिए आप shortcut बनाना है।
और Press New shortcut keys मे नया Keyboard keys को दर्ज करे।
बस इतना करते ही उस फॉन्ट के लिए अलग से shortcut keyboard बन जाएगी और इसी तरह आप किसी अलग से command के लिए भी नया shortcut बना सकते हैं। और वर्ड मे काम करते समय आप उस शॉर्टकट का इस्तेमाल करते हुए अपने काम को जल्दी से पूरा कर सकते है।
MS word tips and tricks : Auto Correct Feature
इस टिप्स मे मैं आपको Word के Auto Correct के फीचर को बताने वाला हु। वर्ड मे ये फीचर बहुत ही कमाल का फीचर है। अगर Auto Correct मे आप Boy को Girl से ऑटो करेक्ट करते है और फिर आप Ajay is Good Boy लिखेंगे तो Word उसे अपने आप Ajay is Good Girl से बदल जाएगा। तो चलिए देखते है Auto Correct को हम कैसे सेट कर सकते है?
उसके लिए आको File > Options > Proofing मे जायेगें।
उसके बाद आपको AutoCorrect Options पे जाना।
जहां आपको Replace मे वो वर्ड लिखना है जिसे आप रिप्लेस (जैसे Boy) करना चाहते है और With मे उस वर्ड को लिखना है जिससे आपको वर्ड रिप्लेस (Girl) करना चाहते है। और जैसे आप Boy वर्ड को लिखेंगे तो आप पाएंगे की Boy वर्ड खुद से Girl मे बदल जाएगा।
इस टिप्स मे मैं आपको Word के Auto Correct के फीचर को बताने वाला हु। वर्ड मे ये फीचर बहुत ही कमाल का फीचर है। अगर Auto Correct मे आप Boy को Girl से ऑटो करेक्ट करते है और फिर आप Ajay is Good Boy लिखेंगे तो Word उसे अपने आप Ajay is Good Girl से बदल जाएगा। तो चलिए देखते है Auto Correct को हम कैसे सेट कर सकते है?
उसके लिए आको File > Options > Proofing मे जायेगें।
उसके बाद आपको AutoCorrect Options पे जाना।
जहां आपको Replace मे वो वर्ड लिखना है जिसे आप रिप्लेस (जैसे Boy) करना चाहते है और With मे उस वर्ड को लिखना है जिससे आपको वर्ड रिप्लेस (Girl) करना चाहते है। और जैसे आप Boy वर्ड को लिखेंगे तो आप पाएंगे की Boy वर्ड खुद से Girl मे बदल जाएगा।
MS word tips and tricks : Internal Hyperlink
इन टिप्स मे हम Internal Hyperlink को सीखने वाले है। मान लीजिए आप किसी वर्ड के डाक्यमेन्ट पे काम कर रहे है उसे डॉक्यूमेंट मे ढेर सारे टोपिक्स है और आपको Heading के अनुसात Index बनाना है और उस हेडिंग के लिए किसी वर्ड पे इन्टर्नल हाइपर्लिंगक करना है यानि जब कोइ उसे वर्ड पे क्लिक करे तो वह उसी वर्ड डाक्यमेन्ट के एक पर्टीकुलर पैराग्राफ पे चल जाए।
इसके लिए हम उस वर्ड को सिलेक्ट करेंगे जिसके ऊपर हमे डाक्यमेन्ट के अंदर ही हाइपर्लिंगक लगाना है
और फिर हम Insert > Link > Place in this Document पे क्लिक करेंगे। अब हमारे सामने डाक्यमेन्ट की सभी हेडिंग आ जाएगी।
अब जिस हेडिंग के लिए हाइपर्लिंगक लगाना चाहते है उसे सिलेक्ट करें।
इन टिप्स मे हम Internal Hyperlink को सीखने वाले है। मान लीजिए आप किसी वर्ड के डाक्यमेन्ट पे काम कर रहे है उसे डॉक्यूमेंट मे ढेर सारे टोपिक्स है और आपको Heading के अनुसात Index बनाना है और उस हेडिंग के लिए किसी वर्ड पे इन्टर्नल हाइपर्लिंगक करना है यानि जब कोइ उसे वर्ड पे क्लिक करे तो वह उसी वर्ड डाक्यमेन्ट के एक पर्टीकुलर पैराग्राफ पे चल जाए।
इसके लिए हम उस वर्ड को सिलेक्ट करेंगे जिसके ऊपर हमे डाक्यमेन्ट के अंदर ही हाइपर्लिंगक लगाना है
और फिर हम Insert > Link > Place in this Document पे क्लिक करेंगे। अब हमारे सामने डाक्यमेन्ट की सभी हेडिंग आ जाएगी।
अब जिस हेडिंग के लिए हाइपर्लिंगक लगाना चाहते है उसे सिलेक्ट करें।
MS word tips and tricks : Select All Text With Similar Formatting Feature
अब मान लीजिए आपके बॉस ने आपके एक वर्ड डाक्यमेन्ट दिया जिसमे ढेर सारे कंटेन्ट लिखे गए है और ढेर सारे टेक्स्ट को लाल कलर का फॉन्ट दिया है और आपके बॉस ने आपको बोला है की इस डाक्यमेन्ट मे जीतने भी टेक्स्ट लाल कलर मे हाइलाइट है उनको नीले कलर से बदल दो।
अब ये एक या दो टेक्स्ट को बदलना हो तो ठीक है लेकिन आपके पास कोई ऐसा डाक्यमेन्ट है जिसमे ढेर सारे यानि १०० से ज्यादा टेक्स्ट है तो इसे कैसे करेंगे?
तो मैं बताऊँ इसके हम Select All Text With Similar Formatting का यूज करेंगे।
तो उस फीचर का इस्तेमाल करने के लिए सबसे पहले किसी भो फोरमेटेड टेक्स्ट पे कर्सर रखे
और फिर Home > Select > Select All Text With Similar Formatting को सिलेक्ट करे।
और आप देखेंगे की जीतने भी टेक्स्ट फोर्मेटिंग के साथ है वह सही सिलेक्ट हो जाएंगे। अब आप उस टेक्स्ट के कलर को या फॉन्ट को बदल सकते है।
अब मान लीजिए आपके बॉस ने आपके एक वर्ड डाक्यमेन्ट दिया जिसमे ढेर सारे कंटेन्ट लिखे गए है और ढेर सारे टेक्स्ट को लाल कलर का फॉन्ट दिया है और आपके बॉस ने आपको बोला है की इस डाक्यमेन्ट मे जीतने भी टेक्स्ट लाल कलर मे हाइलाइट है उनको नीले कलर से बदल दो।
अब ये एक या दो टेक्स्ट को बदलना हो तो ठीक है लेकिन आपके पास कोई ऐसा डाक्यमेन्ट है जिसमे ढेर सारे यानि १०० से ज्यादा टेक्स्ट है तो इसे कैसे करेंगे?
तो मैं बताऊँ इसके हम Select All Text With Similar Formatting का यूज करेंगे।
तो उस फीचर का इस्तेमाल करने के लिए सबसे पहले किसी भो फोरमेटेड टेक्स्ट पे कर्सर रखे
और फिर Home > Select > Select All Text With Similar Formatting को सिलेक्ट करे।
और आप देखेंगे की जीतने भी टेक्स्ट फोर्मेटिंग के साथ है वह सही सिलेक्ट हो जाएंगे। अब आप उस टेक्स्ट के कलर को या फॉन्ट को बदल सकते है।
MS word tips and tricks : Add Excel OR PowerPoint in Word
वर्ड मे आप Excel और PowerPoint की फाइल को भी ऐड कर सकते है। यह भी बहुत ही कमाल का फीचर वर्ड मे उपलब्ध है। इसके आपको Insert > Object > Create from File को सिलेक्ट करें। जिसके बाद आप अपने कंप्युटर से Excel या PowerPoint को कोई भी फाइल सिलेक्ट करें और Ok पे क्लिक करें।
इसके बाद आप देखेंगे कि आपके वर्ड मे Excel या PowerPoint आ डाटा आ जाएगा और उसपे डबल क्लिक करते ही वह फाइल ओपन हो जाएगी।
वर्ड मे आप Excel और PowerPoint की फाइल को भी ऐड कर सकते है। यह भी बहुत ही कमाल का फीचर वर्ड मे उपलब्ध है। इसके आपको Insert > Object > Create from File को सिलेक्ट करें। जिसके बाद आप अपने कंप्युटर से Excel या PowerPoint को कोई भी फाइल सिलेक्ट करें और Ok पे क्लिक करें।
इसके बाद आप देखेंगे कि आपके वर्ड मे Excel या PowerPoint आ डाटा आ जाएगा और उसपे डबल क्लिक करते ही वह फाइल ओपन हो जाएगी।
MS word tips and tricks : Merge Different MS Word Documents
इस टिप्स से आप word मे दो अलग अलग वर्ड डाक्यमेन्ट को मर्ज करके उसका डाटा एक ही वर्ड डाक्यमेन्ट मे ला सकते है।
=इसके लिए आपको Insert > Object > Text From File… और फिर अपने कंप्युटर से उन Word को सिलेक्ट करे जिसे Merge करते हुए आप उनके डाटा को अपनी वर्ड मे लाना चाहते है
और फिर OK पे क्लिक करें।
जिसके बाद आपकी वर्ड मे उन वर्ड के डाक्यमेन्ट से टेक्स्ट के डाटा आपके वर्ड मे आ जाएगा।
इस टिप्स से आप word मे दो अलग अलग वर्ड डाक्यमेन्ट को मर्ज करके उसका डाटा एक ही वर्ड डाक्यमेन्ट मे ला सकते है।
=इसके लिए आपको Insert > Object > Text From File… और फिर अपने कंप्युटर से उन Word को सिलेक्ट करे जिसे Merge करते हुए आप उनके डाटा को अपनी वर्ड मे लाना चाहते है
और फिर OK पे क्लिक करें।
जिसके बाद आपकी वर्ड मे उन वर्ड के डाक्यमेन्ट से टेक्स्ट के डाटा आपके वर्ड मे आ जाएगा।
MS word tips and tricks : Track Changes Feature
इस टिप्स मे मैं आको Track Changes फीचर के बारे मे बतानेवाला हु। अब मान लीजिए आपको एक वर्ड फाइल दी गई है और आपसे उस वर्ड डाक्यमेन्ट को रिव्यू करने के लिए कहा गया और जो चेंजेस करना है उसे अलग फॉन्ट मे बदलने के लिए कहाँ गया है। तो आप एक एक करके एक वर्ड का फॉन्ट बदलोगे तो उसमे काफी समय चल जाएगा इसीलिए आपको वर्ड मे Track changes का इस्तेमाल करना चाहिए।
इसके लिए आपको Review Tab मे जाना है और सबसे पहले Tracking के अंतर्गत आपको Simple Markup की जगह All Markup को सिलेक्ट करना है
और Show Markup मे Balloons मे Show Only Comments and Formatting in Balloons का ऑप्शन सिलेक्ट होना चाहिए।
अब आपको Track Changes पे क्लिक करना है।
अब आप किसी भी टेक्स्ट को सिलेक्ट करके delete करेंगे तो वह टेक्स्ट रेड कलर मे strikethrough के साथ बदल जाएगा। और आप यदि कोई नया टेक्स्ट लिखते हो तो वह टेक्स्ट रेड कलर और underline मे आ जाएगा।
जिससे वर्ड document मे होने वाले बदलाव को बाद मे Track Changes मे देखा जा सकता है।
इस टिप्स मे मैं आको Track Changes फीचर के बारे मे बतानेवाला हु। अब मान लीजिए आपको एक वर्ड फाइल दी गई है और आपसे उस वर्ड डाक्यमेन्ट को रिव्यू करने के लिए कहा गया और जो चेंजेस करना है उसे अलग फॉन्ट मे बदलने के लिए कहाँ गया है। तो आप एक एक करके एक वर्ड का फॉन्ट बदलोगे तो उसमे काफी समय चल जाएगा इसीलिए आपको वर्ड मे Track changes का इस्तेमाल करना चाहिए।
इसके लिए आपको Review Tab मे जाना है और सबसे पहले Tracking के अंतर्गत आपको Simple Markup की जगह All Markup को सिलेक्ट करना है
और Show Markup मे Balloons मे Show Only Comments and Formatting in Balloons का ऑप्शन सिलेक्ट होना चाहिए।
अब आपको Track Changes पे क्लिक करना है।
अब आप किसी भी टेक्स्ट को सिलेक्ट करके delete करेंगे तो वह टेक्स्ट रेड कलर मे strikethrough के साथ बदल जाएगा। और आप यदि कोई नया टेक्स्ट लिखते हो तो वह टेक्स्ट रेड कलर और underline मे आ जाएगा।
जिससे वर्ड document मे होने वाले बदलाव को बाद मे Track Changes मे देखा जा सकता है।
MS word tips and tricks : Hide Text oR Paragraph
इस टिप्स का इस्तेमाल करके आप वर्ड मे किसी भी paragraph या टेक्स्ट को हाइड कर सकते है। ध्यान दीजिए मैं हाइड करने की बाद कर रहा हु डिलीट करने की नहीं।
अब आपको वर्ड के डाक्यमेन्ट मे कोई टेक्स्ट या paragraph hide करना है तो आपको उस टेक्स्ट या paragraph को सिलेक्ट करना है
और आपको Ctrl + D shortcut का इस्तेमाल करना है जिससे वर्ड मे font के advance फीचर के लिए विंडो आ जाता है।
जिसमे आपको Effects मे Hidden के ऑप्शन को टिक करना है और फिर Ok करना है।
अब आपके द्वारा सिलेक्ट किया गया टेक्स्ट या paragraph हाइड हो जाएगा।
अब हाइड किए हुए टेक्स्ट या पैराग्राफ को वापस लाने के लिए आपको Ctrl + A से पुर डाक्यमेन्ट को सिलेक्ट करना है और फिर Ctrl + D पे क्लिक करना है। और फिर Hidden ऑप्शन को untick करें।
इस टिप्स का इस्तेमाल करके आप वर्ड मे किसी भी paragraph या टेक्स्ट को हाइड कर सकते है। ध्यान दीजिए मैं हाइड करने की बाद कर रहा हु डिलीट करने की नहीं।
अब आपको वर्ड के डाक्यमेन्ट मे कोई टेक्स्ट या paragraph hide करना है तो आपको उस टेक्स्ट या paragraph को सिलेक्ट करना है
और आपको Ctrl + D shortcut का इस्तेमाल करना है जिससे वर्ड मे font के advance फीचर के लिए विंडो आ जाता है।
जिसमे आपको Effects मे Hidden के ऑप्शन को टिक करना है और फिर Ok करना है।
अब आपके द्वारा सिलेक्ट किया गया टेक्स्ट या paragraph हाइड हो जाएगा।
अब हाइड किए हुए टेक्स्ट या पैराग्राफ को वापस लाने के लिए आपको Ctrl + A से पुर डाक्यमेन्ट को सिलेक्ट करना है और फिर Ctrl + D पे क्लिक करना है। और फिर Hidden ऑप्शन को untick करें।
MS word tips and tricks: Clipboard Feature
अब आखिरी टिप्स मे आपको मे Clipboard के बारे मे बताने वाला हु। जिसमे आप एक साथ ढेर सारे टेक्स्ट को कॉपी कर सकते है और उसे एक एक करके पेस्ट कर सकते है।
इसके आपको Home Tab मे जाना है और Clipboard मे clipboard का विंडो इक्स्पैन्ड करने के लिए कोने मे दिए एरो पे क्लिक करे। अब आप जीतने चाहे उतने टेक्स्ट कॉपी कर सकते हु। और फिर क्लिपआर्ट से एक एक करके पेस्ट भी कर सकते है।
अब आखिरी टिप्स मे आपको मे Clipboard के बारे मे बताने वाला हु। जिसमे आप एक साथ ढेर सारे टेक्स्ट को कॉपी कर सकते है और उसे एक एक करके पेस्ट कर सकते है।
इसके आपको Home Tab मे जाना है और Clipboard मे clipboard का विंडो इक्स्पैन्ड करने के लिए कोने मे दिए एरो पे क्लिक करे। अब आप जीतने चाहे उतने टेक्स्ट कॉपी कर सकते हु। और फिर क्लिपआर्ट से एक एक करके पेस्ट भी कर सकते है।
एक्सेल में चार्ट को इमेज के रूप में सेव कैसे करें
एक्सेल में चार्ट को इमेज के रूप में सेव कैसे करें (How to Save Excel Charts as Images)
चार्ट क्या है? (What is Chart?)
Excel Data को ग्राफ में प्रदर्शित करने के लिए चार्ट ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है। डाटा को चार्ट से समझने में आसानी होती है। एक्सेल मे इसको विजार्ड के द्वारा बनाया जाता है। एक्सेल में जो डाटा सारणी के रूप इंटर किया जाता हैं उसे हम चार्ट के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं चार्ट के रूप में डाटा प्रभावशाली, रोचक और समझने में आसान हो जाता हैं इससे डाटा का विश्लेषण करना और तुलना करना आसान हो जाता हैं|
एक्सेल में कई उपयोगी in-built चार्ट होते हैं इन चार्ट्स की मदद से आप एक्सेल में कई प्रकार के चार्ट बना सकते हैं एक्सेल चार्ट आपके डेटा को Visually रूप से दिखाने का एक शानदार तरीका है आप इनका प्रयोग अपने मेनेजर या क्लाइंट को दिखाने के लिए कर सकते है| लेकिन कई बार आपके द्वारा बनाये गए एक्सेल चार्ट को प्रिंट करने या किसी को भेजने की जरूरत पड़ जाती हैं अब यदि आप किसी को सिर्फ चार्ट भेजना चाहते है तो आप कुछ तरीको से एक्सेल में चार्ट को आसानी से सेव कर सकते हैं और उन्हें Export (JPG, PNG, BMP) भी कर सकते हैं|
चार्ट को इमेज के रूप में सेव करें (Save a chart as a image)
एक बहुत ही आम तरीका जो आज कल बहुत सारे लोग use कर रहे हैं वह है – स्क्रीनशॉट, पूरी स्क्रीन के स्क्रीनशॉट को ले इसके बाद MS Paint (या जो भी टूल आप use करते हैं) खोलें, स्क्रीनशॉट पेस्ट कर दें, और फिर चार्ट को क्रॉप कर दें
दूसरा तरीका
मान लें कि आपके पास एक एक्सेल फ़ाइल है जैसा कि नीचे दिखाया गया है। इसे इमेज के रूप में सेव करने की प्रक्रिया निम्न है-
• उस चार्ट पर राइट-क्लिक करें जिसे आप Save करना चाहते हैं
• Copy पर Click क्लिक करें
• MS Paint ओपन करें|
• इमेज को पेस्ट करें (Ctrl + V एमएस पेंट के लिए काम करता है)
• यदि कोई अतिरिक्त सफेद place है, तो उसे select करके हटा दें|
• इसके बाद MS Paint में File tab पर Click करें|
• Save as पर जाये|
• उस Image format पर क्लिक करें जिसमें आप चार्ट को Save करना चाहते हैं (जैसे JPG, PNG और BMP)
स्क्रीनशॉट को ओवरटेक करने के इस तरीके का लाभ यह है कि यह विधि केवल चार्ट को कॉपी करती है|
यदि आपके पास दो या दो से jayada चार्ट हैं, और आप सभी को इमेज के रूप में Save करना चाहते हैं, तो आप ऐसा कर सकते हैं कि इन सभी चार्टों का चयन करके, उन्हें कॉपी करके, और MS Paint में पेस्ट कर दें|
वर्कबुक में सभी चार्ट को एक बार में इमेज के रूप में सेव करें (Save All the Charts in the Workbook as Images At One Go)
यदि आपके पास वर्कबुक है जिसमें बहुत सारे चार्ट हैं और आप इन सभी चार्ट्स को एक बार में Save करना चाहते हैं, तो बेहतर तरीका यह है कि एक्सेल वर्कबुक को HTML फ़ाइल के रूप में Save करें| जब आप ऐसा करते हैं, तो आपके Excel वर्कबुक के सभी चार्ट डाउनलोड किए गए फ़ोल्डर में PNG फॉर्मेट में इमेजेस को Save करता है|
मान लीजिए कि आपके पास चार्ट के साथ कई शीट के साथ एक एक्सेल वर्कबुक है।
नीचे फ़ाइल को HTML के रूप में Save करने और Excel चार्ट को PNG फॉर्मेट में इमेजेस के रूप में Save करने के चरण दिए गए हैं:
• उस वर्कबुक को खोलें जिसमें आपके पास चार्ट हैं|
• File Tab पर क्लिक करें|
• Save As पर क्लिक करें
• Browse पर क्लिक करें और उस place का चयन करें जहां आप सभी चार्ट इमेज को Save करना चाहते हैं|
Save as type को Web page (* .htm, * .html) के रूप में Save करें|
Save पर क्लिक करें
• यह आपकी एक्सेल फ़ाइल को निर्दिष्ट फ़ोल्डर में एक वेब पेज के रूप में Save कर देगा|
• अब सभी चार्ट को इमेज के रूप में प्राप्त करने के लिए, फ़ोल्डर में जाएं और आपको एक फ़ोल्डर मिलेगा जिसका नाम Filename_files होगा (जहां फ़ाइलनाम यह नाम होगा जिसे आपने Save करते time फ़ाइल को दिया था)।
• जब आप इस फ़ोल्डर को खोलते हैं, तो आपको सभी चार्ट मिलेंगे जो PNG इमेज के रूप में Save किये गए हैं।
एक्सेल में चार्ट को इमेज के रूप में सेव कैसे करें (How to Save Excel Charts as Images)
चार्ट क्या है? (What is Chart?)
Excel Data को ग्राफ में प्रदर्शित करने के लिए चार्ट ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है। डाटा को चार्ट से समझने में आसानी होती है। एक्सेल मे इसको विजार्ड के द्वारा बनाया जाता है। एक्सेल में जो डाटा सारणी के रूप इंटर किया जाता हैं उसे हम चार्ट के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं चार्ट के रूप में डाटा प्रभावशाली, रोचक और समझने में आसान हो जाता हैं इससे डाटा का विश्लेषण करना और तुलना करना आसान हो जाता हैं|
एक्सेल में कई उपयोगी in-built चार्ट होते हैं इन चार्ट्स की मदद से आप एक्सेल में कई प्रकार के चार्ट बना सकते हैं एक्सेल चार्ट आपके डेटा को Visually रूप से दिखाने का एक शानदार तरीका है आप इनका प्रयोग अपने मेनेजर या क्लाइंट को दिखाने के लिए कर सकते है| लेकिन कई बार आपके द्वारा बनाये गए एक्सेल चार्ट को प्रिंट करने या किसी को भेजने की जरूरत पड़ जाती हैं अब यदि आप किसी को सिर्फ चार्ट भेजना चाहते है तो आप कुछ तरीको से एक्सेल में चार्ट को आसानी से सेव कर सकते हैं और उन्हें Export (JPG, PNG, BMP) भी कर सकते हैं|
चार्ट को इमेज के रूप में सेव करें (Save a chart as a image)
एक बहुत ही आम तरीका जो आज कल बहुत सारे लोग use कर रहे हैं वह है – स्क्रीनशॉट, पूरी स्क्रीन के स्क्रीनशॉट को ले इसके बाद MS Paint (या जो भी टूल आप use करते हैं) खोलें, स्क्रीनशॉट पेस्ट कर दें, और फिर चार्ट को क्रॉप कर दें
दूसरा तरीका
मान लें कि आपके पास एक एक्सेल फ़ाइल है जैसा कि नीचे दिखाया गया है। इसे इमेज के रूप में सेव करने की प्रक्रिया निम्न है-
• उस चार्ट पर राइट-क्लिक करें जिसे आप Save करना चाहते हैं
• Copy पर Click क्लिक करें
• MS Paint ओपन करें|
• इमेज को पेस्ट करें (Ctrl + V एमएस पेंट के लिए काम करता है)
• यदि कोई अतिरिक्त सफेद place है, तो उसे select करके हटा दें|
• इसके बाद MS Paint में File tab पर Click करें|
• Save as पर जाये|
• उस Image format पर क्लिक करें जिसमें आप चार्ट को Save करना चाहते हैं (जैसे JPG, PNG और BMP)
स्क्रीनशॉट को ओवरटेक करने के इस तरीके का लाभ यह है कि यह विधि केवल चार्ट को कॉपी करती है|
यदि आपके पास दो या दो से jayada चार्ट हैं, और आप सभी को इमेज के रूप में Save करना चाहते हैं, तो आप ऐसा कर सकते हैं कि इन सभी चार्टों का चयन करके, उन्हें कॉपी करके, और MS Paint में पेस्ट कर दें|
वर्कबुक में सभी चार्ट को एक बार में इमेज के रूप में सेव करें (Save All the Charts in the Workbook as Images At One Go)
यदि आपके पास वर्कबुक है जिसमें बहुत सारे चार्ट हैं और आप इन सभी चार्ट्स को एक बार में Save करना चाहते हैं, तो बेहतर तरीका यह है कि एक्सेल वर्कबुक को HTML फ़ाइल के रूप में Save करें| जब आप ऐसा करते हैं, तो आपके Excel वर्कबुक के सभी चार्ट डाउनलोड किए गए फ़ोल्डर में PNG फॉर्मेट में इमेजेस को Save करता है|
मान लीजिए कि आपके पास चार्ट के साथ कई शीट के साथ एक एक्सेल वर्कबुक है।
नीचे फ़ाइल को HTML के रूप में Save करने और Excel चार्ट को PNG फॉर्मेट में इमेजेस के रूप में Save करने के चरण दिए गए हैं:
• उस वर्कबुक को खोलें जिसमें आपके पास चार्ट हैं|
• File Tab पर क्लिक करें|
• Save As पर क्लिक करें
• Browse पर क्लिक करें और उस place का चयन करें जहां आप सभी चार्ट इमेज को Save करना चाहते हैं|
Save as type को Web page (* .htm, * .html) के रूप में Save करें|
Save पर क्लिक करें
• यह आपकी एक्सेल फ़ाइल को निर्दिष्ट फ़ोल्डर में एक वेब पेज के रूप में Save कर देगा|
• अब सभी चार्ट को इमेज के रूप में प्राप्त करने के लिए, फ़ोल्डर में जाएं और आपको एक फ़ोल्डर मिलेगा जिसका नाम Filename_files होगा (जहां फ़ाइलनाम यह नाम होगा जिसे आपने Save करते time फ़ाइल को दिया था)।
• जब आप इस फ़ोल्डर को खोलते हैं, तो आपको सभी चार्ट मिलेंगे जो PNG इमेज के रूप में Save किये गए हैं।
एक्सेल में कंडीशनल फोर्मेटिंग का प्रयोग
एक्सेल में कंडीशनल फोर्मेटिंग का प्रयोग (Conditional Formatting in Excel)
एक्सेल में Conditional Formatting आपको सेल की वैल्यू के आधार पर एक निश्चित कलर के साथ Cells को Highlight करने का कार्य करता है| Conditional Formatting एक्सेल स्प्रेडशीट में सबसे सरल लेकिन शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है। जैसा कि नाम से पता चलता है, आप एक्सेल में Conditional Formatting का use उन cells को highlight करने के लिए कर सकते हैं जो specified condition को पूरा करते हैं।
Conditional Formatting एक्सेल की एक बहुत ही अच्छी विशेषता है जो आपको सेल में फोर्मेटिंग लागू करने की अनुमति देता है इसका use mostly स्प्रेडशीट में स्टोर डेटा और सूचनाओं को Highlight करने, या अंतर करने के लिए color based formatting के रूप में use किया जाता है।
इस पोस्ट में आपको Conditional Formatting से सम्बंधित कुछ उदाहरण दिए गए है जिससे आप Conditional Formatting को बहुत ही अच्छे से समझ सकते है-
1. डुप्लिकेट सेल को कैसे पहचानें
2. Greater then or less then नम्बर की सेल को हाईलाइट कैसे करें
3. टॉप / बॉटम 10 नंबर को हाईलाइट कैसे करें
4. डाटा को सर्च करके हाईलाइट कैसे करें
5. वर्कबुक से कंडीशनल फोर्मेटिंग को कैसे हटाये
MS Excel का हमने एक विडियो तैयार किया है यह विडियो आपको MS Excel को समझने में मदद करेगा इसमें हमने MS Excel में Conditional Formatting को समझाया है-
1. डुप्लिकेट सेल को पहचानें (Identify Duplicates cells)
Excel में Conditional Formatting का use डेटासेट में डुप्लिकेट की पहचान करने के लिए किया जा सकता है।
• उस डेटासेट का चयन करें जिसमें आप डुप्लिकेट को हाइलाइट करना चाहते हैं।
• Home Tab -> Conditional Formatting -> Highlighting Cell Rules –> Duplicate Values
• Duplicate Values डायलॉग बॉक्स में, सुनिश्चित करें कि बाईं ड्रॉप डाउन बॉक्स में Duplicate सिलेक्ट किया गया है। आप सही ड्रॉप डाउन का use करके लागू किए जाने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाए कर सकते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप Custom Format option का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट बनाने के लिए कर सकते हैं या स्पेसिफाए कर सकते हैं।
• डुप्लिकेट वैल्यूज़ डायलॉग बॉक्स में OK पर क्लिक करें|
• यह सिलेक्टेड डेटा सेट में डुप्लिकेट होने वाली सभी सेल्स को तुरंत Highlight करेगा।
2. Greater then or less then नम्बर की सेल को हाईलाइट करें (Highlight Cells with Value Greater/Less than a Number)
आप एक्सेल में Conditional Formatting का use उन Cells को हाइलाइट करने के लिए कर सकते हैं जिनमें स्पेसिफिक वैल्यू से jayada / कम वैल्यू होती हैं। For example, 50 से jayada नंबर वाले Cells को Highlight करना या 50 से कम नंबर वाले Cells को Highlight करना।
• संपूर्ण डेटासेट का चयन करें।
• Home –> Conditional Formatting –> Highlighting Cell Rules –> Greater Than.. / Less Than..
• आपके द्वारा चुने गए विकल्प (greater than or less than) के आधार पर, एक डायलॉग बॉक्स ओपन होगा बाईं ओर फ़ील्ड में Format cells that are GREATER THEN: बॉक्स में, नंबर इंटर करें। इसी के साथ दाई और स्थित फील्ड With: में आप जिस कलर से सेल को Highlight करना चाहते है वह चुने|
• इसी के साथ दाई और स्थित फील्ड With: में उन Cells पर लागू होने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाय करें जो कंडीशन को पूरा करते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप कर सकते हैं या कस्टम फॉर्मेट विकल्प का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट को स्पेसिफाय कर सकते हैं।
• अंत में Ok पर क्लिक करें|
• यह तुरंत डेटासेट में 5 से jayada वैल्यू वाले सभी सेल को हाइलाइट करेगा।
एक्सेल में कंडीशनल फोर्मेटिंग का प्रयोग (Conditional Formatting in Excel)
एक्सेल में Conditional Formatting आपको सेल की वैल्यू के आधार पर एक निश्चित कलर के साथ Cells को Highlight करने का कार्य करता है| Conditional Formatting एक्सेल स्प्रेडशीट में सबसे सरल लेकिन शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है। जैसा कि नाम से पता चलता है, आप एक्सेल में Conditional Formatting का use उन cells को highlight करने के लिए कर सकते हैं जो specified condition को पूरा करते हैं।
Conditional Formatting एक्सेल की एक बहुत ही अच्छी विशेषता है जो आपको सेल में फोर्मेटिंग लागू करने की अनुमति देता है इसका use mostly स्प्रेडशीट में स्टोर डेटा और सूचनाओं को Highlight करने, या अंतर करने के लिए color based formatting के रूप में use किया जाता है।
इस पोस्ट में आपको Conditional Formatting से सम्बंधित कुछ उदाहरण दिए गए है जिससे आप Conditional Formatting को बहुत ही अच्छे से समझ सकते है-
1. डुप्लिकेट सेल को कैसे पहचानें
2. Greater then or less then नम्बर की सेल को हाईलाइट कैसे करें
3. टॉप / बॉटम 10 नंबर को हाईलाइट कैसे करें
4. डाटा को सर्च करके हाईलाइट कैसे करें
5. वर्कबुक से कंडीशनल फोर्मेटिंग को कैसे हटाये
MS Excel का हमने एक विडियो तैयार किया है यह विडियो आपको MS Excel को समझने में मदद करेगा इसमें हमने MS Excel में Conditional Formatting को समझाया है-
1. डुप्लिकेट सेल को पहचानें (Identify Duplicates cells)
Excel में Conditional Formatting का use डेटासेट में डुप्लिकेट की पहचान करने के लिए किया जा सकता है।
• उस डेटासेट का चयन करें जिसमें आप डुप्लिकेट को हाइलाइट करना चाहते हैं।
• Home Tab -> Conditional Formatting -> Highlighting Cell Rules –> Duplicate Values
• Duplicate Values डायलॉग बॉक्स में, सुनिश्चित करें कि बाईं ड्रॉप डाउन बॉक्स में Duplicate सिलेक्ट किया गया है। आप सही ड्रॉप डाउन का use करके लागू किए जाने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाए कर सकते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप Custom Format option का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट बनाने के लिए कर सकते हैं या स्पेसिफाए कर सकते हैं।
• डुप्लिकेट वैल्यूज़ डायलॉग बॉक्स में OK पर क्लिक करें|
• यह सिलेक्टेड डेटा सेट में डुप्लिकेट होने वाली सभी सेल्स को तुरंत Highlight करेगा।
2. Greater then or less then नम्बर की सेल को हाईलाइट करें (Highlight Cells with Value Greater/Less than a Number)
आप एक्सेल में Conditional Formatting का use उन Cells को हाइलाइट करने के लिए कर सकते हैं जिनमें स्पेसिफिक वैल्यू से jayada / कम वैल्यू होती हैं। For example, 50 से jayada नंबर वाले Cells को Highlight करना या 50 से कम नंबर वाले Cells को Highlight करना।
• संपूर्ण डेटासेट का चयन करें।
• Home –> Conditional Formatting –> Highlighting Cell Rules –> Greater Than.. / Less Than..
• आपके द्वारा चुने गए विकल्प (greater than or less than) के आधार पर, एक डायलॉग बॉक्स ओपन होगा बाईं ओर फ़ील्ड में Format cells that are GREATER THEN: बॉक्स में, नंबर इंटर करें। इसी के साथ दाई और स्थित फील्ड With: में आप जिस कलर से सेल को Highlight करना चाहते है वह चुने|
• इसी के साथ दाई और स्थित फील्ड With: में उन Cells पर लागू होने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाय करें जो कंडीशन को पूरा करते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप कर सकते हैं या कस्टम फॉर्मेट विकल्प का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट को स्पेसिफाय कर सकते हैं।
• अंत में Ok पर क्लिक करें|
• यह तुरंत डेटासेट में 5 से jayada वैल्यू वाले सभी सेल को हाइलाइट करेगा।
नोट: यदि आप 5 या 5 से jayada वैल्यू को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आपको मापदंड के साथ फिर से Conditional Formatting लागू करना होगा – Equal To”।
स्पेसिफाय वैल्यू से कम नंबर वाले Cells को Highlight करने के लिए इसी प्रोसेस का पालन करें|
3. टॉप / बॉटम 10 नंबर को हाईलाइट करें (Highlighting Top/Bottom 10 (or 10%))
Excel में Conditional Formatting डेटा सेट से top 10 items या top 10% की पहचान कर सकता है। यह उन स्थितियों में मददगार हो सकता है जहां आप बिक्री के आंकड़ों में टॉप उम्मीदवारों का स्कोर या टॉप वैल्यू जल्दी देखना चाहते हैं।
इसी तरह, आप किसी डेटासेट में Bottom 10 Items या Bottom 10% की पहचान भी कर सकते हैं।
• संपूर्ण डेटासेट का चयन करें।
• Home –> Conditional Formatting –> Top/Bottom Rules –> Top 10 Items (or %) / Bottom 10 Items (or %).
• आपके द्वारा चुने गए विकल्प के आधार पर, यह डायलॉग बॉक्स ओपन करेगा मान लें कि आपने Top 10 itmes का चयन किया है, तो यह Top 10 items डायलॉग बॉक्स खोलेगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
• इसी के साथ दाई ओर स्थित फील्ड With: में उन Cells पर लागू होने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाय करें जो कंडीशन को पूरा करते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप कर सकते हैं या कस्टम फॉर्मेट विकल्प का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट को स्पेसिफाय कर सकते हैं।
• अंत में Ok पर क्लिक करें|
• यह चयनित डेटासेट में Top 10 Items को तुरंत highlight करेगा। ध्यान दें कि यह केवल उन Cells के लिए काम करता है जिनमें इसका संख्यात्मक मान है।
• इसके अलावा, यदि आपके डेटासेट में 10 से कम सेल हैं, और आप टॉप 10 आइटम / बॉटम 10 आइटम को हाइलाइट करने के विकल्प चुनते हैं, तो सभी सेल हाइलाइट हो जाएंगे।
4. डाटा को सर्च करके हाईलाइट करना (Search and Highlight Data using Conditional Formatting)
यह Conditional Formatting का थोड़ा एडवांस use है। मान लें कि आपके पास नीचे दिए गए Products Name, Sales Rep, और Geography के साथ एक डेटासेट है। सेल C2 में एक स्ट्रिंग टाइप करना है, और यदि यह किसी भी सेल में डेटा के साथ मेल खाता है, तो इसे हाइलाइट किया जाना चाहिए।
• डेटासेट का चयन करें।
• Home –> Conditional Formatting -> New Rule (Keyboard Shortcut – Alt + O + D)
• New Formatting Rule डायलॉग बॉक्स में, Use a formula to determine which cells to format’ विकल्प का चयन करें |
• Edit the Rule Description’ section फ़ील्ड में निम्नलिखित फार्मूला recorded करें|
=AND($C$2<>””,$C$2=B5)
• उस फॉर्मेट को सेट करें जिसे आप उन सेल पर लागू करना चाहते हैं ऐसा करने के लिए, Format बटन पर क्लिक करें। यह format cell डायलॉग बॉक्स खोलेगा, जहाँ आप फॉर्मेट चुन सकते हैं।
• अंत में Ok पर क्लिक करें|
• बस! अब जब आप सेल C2 में कुछ भी recorded करते हैं, तो यह सभी मिलान cells को highlight करेगा।
5. वर्कबुक से कंडीशनल फोर्मेटिंग को हटाना (How to Remove Conditional Formatting in Excel)
एक बार लागू होने के बाद, Conditional Formatting तब तक बनी रहती है जब तक आप इसे मैन्युअल रूप से नहीं हटाते|
Conditional Formatting को हटाने के लिए:
• उन cells का चयन करें जिनसे आप Conditional Formatting को हटाना चाहते हैं।
• Home –> Conditional Formatting –> Clear Rules –> Clear Rules from Selected Cells
• यदि आप संपूर्ण workbook से Conditional Formatting हटाना चाहते हैं, तो Clear Rules from Entire Sheet चुनें।
स्पेसिफाय वैल्यू से कम नंबर वाले Cells को Highlight करने के लिए इसी प्रोसेस का पालन करें|
3. टॉप / बॉटम 10 नंबर को हाईलाइट करें (Highlighting Top/Bottom 10 (or 10%))
Excel में Conditional Formatting डेटा सेट से top 10 items या top 10% की पहचान कर सकता है। यह उन स्थितियों में मददगार हो सकता है जहां आप बिक्री के आंकड़ों में टॉप उम्मीदवारों का स्कोर या टॉप वैल्यू जल्दी देखना चाहते हैं।
इसी तरह, आप किसी डेटासेट में Bottom 10 Items या Bottom 10% की पहचान भी कर सकते हैं।
• संपूर्ण डेटासेट का चयन करें।
• Home –> Conditional Formatting –> Top/Bottom Rules –> Top 10 Items (or %) / Bottom 10 Items (or %).
• आपके द्वारा चुने गए विकल्प के आधार पर, यह डायलॉग बॉक्स ओपन करेगा मान लें कि आपने Top 10 itmes का चयन किया है, तो यह Top 10 items डायलॉग बॉक्स खोलेगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
• इसी के साथ दाई ओर स्थित फील्ड With: में उन Cells पर लागू होने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाय करें जो कंडीशन को पूरा करते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप कर सकते हैं या कस्टम फॉर्मेट विकल्प का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट को स्पेसिफाय कर सकते हैं।
• अंत में Ok पर क्लिक करें|
• यह चयनित डेटासेट में Top 10 Items को तुरंत highlight करेगा। ध्यान दें कि यह केवल उन Cells के लिए काम करता है जिनमें इसका संख्यात्मक मान है।
• इसके अलावा, यदि आपके डेटासेट में 10 से कम सेल हैं, और आप टॉप 10 आइटम / बॉटम 10 आइटम को हाइलाइट करने के विकल्प चुनते हैं, तो सभी सेल हाइलाइट हो जाएंगे।
4. डाटा को सर्च करके हाईलाइट करना (Search and Highlight Data using Conditional Formatting)
यह Conditional Formatting का थोड़ा एडवांस use है। मान लें कि आपके पास नीचे दिए गए Products Name, Sales Rep, और Geography के साथ एक डेटासेट है। सेल C2 में एक स्ट्रिंग टाइप करना है, और यदि यह किसी भी सेल में डेटा के साथ मेल खाता है, तो इसे हाइलाइट किया जाना चाहिए।
• डेटासेट का चयन करें।
• Home –> Conditional Formatting -> New Rule (Keyboard Shortcut – Alt + O + D)
• New Formatting Rule डायलॉग बॉक्स में, Use a formula to determine which cells to format’ विकल्प का चयन करें |
• Edit the Rule Description’ section फ़ील्ड में निम्नलिखित फार्मूला recorded करें|
=AND($C$2<>””,$C$2=B5)
• उस फॉर्मेट को सेट करें जिसे आप उन सेल पर लागू करना चाहते हैं ऐसा करने के लिए, Format बटन पर क्लिक करें। यह format cell डायलॉग बॉक्स खोलेगा, जहाँ आप फॉर्मेट चुन सकते हैं।
• अंत में Ok पर क्लिक करें|
• बस! अब जब आप सेल C2 में कुछ भी recorded करते हैं, तो यह सभी मिलान cells को highlight करेगा।
5. वर्कबुक से कंडीशनल फोर्मेटिंग को हटाना (How to Remove Conditional Formatting in Excel)
एक बार लागू होने के बाद, Conditional Formatting तब तक बनी रहती है जब तक आप इसे मैन्युअल रूप से नहीं हटाते|
Conditional Formatting को हटाने के लिए:
• उन cells का चयन करें जिनसे आप Conditional Formatting को हटाना चाहते हैं।
• Home –> Conditional Formatting –> Clear Rules –> Clear Rules from Selected Cells
• यदि आप संपूर्ण workbook से Conditional Formatting हटाना चाहते हैं, तो Clear Rules from Entire Sheet चुनें।
एक्सेल में Slicer का प्रयोग कैसे करें|
एक्सेल में Slicer का प्रयोग कैसे करें| (How to use Slicer in Excel)
Slicer एक Visual Filter हैं या Interactive Button हैं। जो आपको यह देखने की अनुमति देते हैं कि पिवट टेबल के भीतर कौन से आइटम चुने गए हैं। Slicer का use करके, आप अपने इच्छित Data Types पर क्लिक करके अपने डेटा (Table,Pivot Table, Pivot chart) को फ़िल्टर कर सकते हैं। आप एक्सेल में जल्दी और आसानी से पिवट टेबल को फ़िल्टर करने के लिए स्लाइसर इन्सर्ट कर सकते हैं।
Slicer बटन प्रदान करते हैं जिन्हें आप Filter Table या PivotTables पर क्लिक कर सकते हैं। quick filtering के अलावा, Slicer current filtering state को भी इंगित करते हैं, जिससे यह समझना आसान हो जाता है कि presently वास्तव में क्या प्रदर्शित किया गया है।आप Table और PivotTable में डेटा फ़िल्टर करने के लिए Slicer का use आसानी से कर सकते हैं|
एक्सेल में Slicer का प्रयोग कैसे करें| (How to use Slicer in Excel)
Slicer एक Visual Filter हैं या Interactive Button हैं। जो आपको यह देखने की अनुमति देते हैं कि पिवट टेबल के भीतर कौन से आइटम चुने गए हैं। Slicer का use करके, आप अपने इच्छित Data Types पर क्लिक करके अपने डेटा (Table,Pivot Table, Pivot chart) को फ़िल्टर कर सकते हैं। आप एक्सेल में जल्दी और आसानी से पिवट टेबल को फ़िल्टर करने के लिए स्लाइसर इन्सर्ट कर सकते हैं।
Slicer बटन प्रदान करते हैं जिन्हें आप Filter Table या PivotTables पर क्लिक कर सकते हैं। quick filtering के अलावा, Slicer current filtering state को भी इंगित करते हैं, जिससे यह समझना आसान हो जाता है कि presently वास्तव में क्या प्रदर्शित किया गया है।आप Table और PivotTable में डेटा फ़िल्टर करने के लिए Slicer का use आसानी से कर सकते हैं|