ज्यादातर मामलों में, आप निश्चित रूप से exact match मोड में VLOOKUP का use करना चाहेंगे। यह समझ में आता है जब आपके पास लुकअप वैल्‍यू के रूप में use करने के लिए एक यूनिक key है, For example, इस डेटा में Company Name का टाइटल।
जैसा कि आप देख सकते हैं, City को successपूर्वक फॉर्मूला सेल F4 में रिटर्न कर दिया गया।
यह नोट करना important है कि लुकअप वैल्यू, टेक्स्ट स्ट्रिंग “Apex Steel” लुकअप रेंज में मिलनी चाहिए। Case (upper and lower) को छोड़कर, वैल्‍यू बिल्कुल अचूक मैच होनी चाहिए। यदि आप “Apex Steel”, “Apex Steel co” या “Apex comp” टाइप करते हैं, तो यह मैच नहीं होगा। कोई भी एक्स्ट्रा spaces, abbreviations or characters नहीं। वे एक जैसे ही होने चाहिए। इसे exact match कहा जाता है।
Example 2 – Approximate match
जब आप TRUE (Approximate Match) को सिलेक्‍ट करते हैं तो आप Excel को उन वैल्‍यू को रिटर्न करने के लिए कहते हैं, जो एक दूसरे के लगभग समान हैं। इसका सबसे बेहतरीन उदाहरण स्टूडेंट के स्‍कोर के आधार पर ग्रेड ढूंढना हैं। इस मामले में आप VLOOKUP से दिए गए lookup value से बेस्‍ट मैच प्राप्‍त कर सकते हैं।
नीचे दिए गए उदाहरण में, D4 सेल का फार्मूला approximate match से सही ग्रेड प्राप्त करता है।
=VLOOKUP(C4,F3:G8,2,TRUE) //D4
=VLOOKUP(C5,F4:G9,2,TRUE) //D5
• नोट : VLOOKUP के approximate match मोड का use करते हैं तो आपके डेटा को लुकअप वैल्यू के ascending क्रम में सॉर्ट किया जाना चाहिए।
VLOOKUP फंक्शन का उदाहरण (Example of VLOOKUP Function)
अब हम असल में VLOOKUP का इस्‍तेमाल कैसे किया जाता हैं यह सिखेंगे। इसके लिए हम कंप्‍यूटर शॉप का एक उदाहरण लेते हैं, जिसमें कस्‍टमर को बिल दिया जाता हैं। हम इसके लिए प्रोडक्ट का एक डेटाबेस बनाएंगे, जिसके आइटम कोड को बिल में एंटर करने पर उस प्रोडक्ट का Description और Price अपने आप इनवॉइस में आ जाएगा, जिससे बिल बनाने में आसानी होगी।
सबसे पहले एक शीट में प्रोडक्ट डेटाबेस बनाते हैं।

आमतौर पर हर डेटाबेस में every आइटम के लिए कुछ युनिक आइडेंटिफायर होता हैं। इस डेटाबेस में, युनिक आइडेंटिफायर “Item Code” कॉलम में है। आइए अब हम दूसरी शीट में एक सैम्‍पल इनवॉइस बनाते हैं –
1. अब इस इनवॉइस के “A” कॉलम में हम जैसे ही Item Code एंटर करेंगे, वैसे ही इस प्रोटक्‍ट का description और price दूसरी शीट के प्रोटक्‍ट डेटाबेस से रिट्रीव किया जाएगा।
2. सबसे पहले सेल A10 में सही आइटम कोड एंटर करें।
3. अब सेल B10 में फॉर्मूला एंटर करने के लिए Formulas टैब से Insert Function (fx) बटन पर क्लिक करें।
4. यहां VLOOKUP टाइप करें और फिर Go पर क्लिक करें।
5. अब फ़ंक्शन आर्ग्युमेंट्स बॉक्स प्रकट होगा, जिसमें हम VLOOKUP फ़ंक्शन को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी arguments या पैरामीटर डाले |

अब वैल्‍यू को इस प्रकार से सिलेक्‍ट करें –
i) Lookup-value- फ़ंक्शन को यह बताना ज़रूरी है कि unique identifier को कहां पर ढूंढा जाए (इस मामले में आइटम कोड)। इसलिए हमने यहां पर जिस सेल में आइटम कोड एंटर किया हैं, उसे चुनना होगा (सेल A10 में)।
ii) Table_array- दूसरे words में, हमें VLOOKUP को बताए जाने की जरूरत है कि डेटाबेस / लिस्‍ट को कहां खोजें। दूसरे argument के selector आइकॉन पर क्लिक करें।अब डेटाबेस / लिस्‍ट को सिलेक्‍ट करें – जिसमें हेडर लाइन को शामिल न करें।
हमारे उदाहरण में, स्टॉक का डेटाबेस एक अलग वर्कशीट पर है, इसलिए हम उस वर्कशीट टैब पर पहले क्लिक करेंगे और फिर हम पूरे डेटाबेस को सिलेक्‍ट करेंगे। इसके बाद Enter कि प्रेस करें।
iii) Col_index_num –हम इस argument का use VLOOKUP को डेटाबेस से इनफॉर्मेशन के उस टुकड़े को स्पेसीफाइ करेंगे, जो A10 में हमारे आइटम कोड से संबद्ध है और जिसे हम रिटर्न चाहते हैं।
इस विशेष उदाहरण में, हम चाहते हैं कि आइटम का description इस सेल में आना चाहिए, तो हमारे प्रोडक्‍ट डेटाबेस में Description कॉलम का नंबर दो हैं। इसलिए हम Col_index_num बॉक्‍स में “2” वैल्‍यू एंटर करेंगे।
iv) Range_lookup –अंत में, हमें यह तय करने की आवश्यकता है कि अंतिम VLOOKUP argument, Range_lookup में वैल्‍यू एंटर करनी या नहीं। यहां FALSE टाइप करें।अब अंत में OK बटन पर क्लिक करें और देखें कि आइटम कोड “WD500” से संबंधित description को सेल B10 में सही एंटर हुआ है-
इसी तरह से आइटम की price को सेल D10 में रिटर्न करने के लिए हम ऐसे ही फॉर्मूला एंटर कर सकते हैं। ध्यान दें कि सेल D10 में नया फॉर्मूला बनाया जाना चाहिए। रिजल्‍ट ऐसा दिखेगा |

ध्यान दें इस फॉर्मूला में Col_index_num नंबर “2” से बदलकर “3” बदल दिया गया हैं, क्‍योकि जिस price को हम रिट्रीव करना चाहते हैं, वह तीसरे कॉलम में हैं। अब आप Total के लिए सेल E10 में इस तरह से फॉर्मूला टाइप कर सकते हैं |
=C10*D10
तो इस तरह आपको कॉलम A में Item code और कॉलम C में Qty एंटर करनी हैं और बाकी इनफॉर्मेशन को ऑटोमेटिक एंटर किया जाएगा।

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एक्सेल में Text to columns का use करके भी आप स्ट्रिंग से कैरेक्टर को अलग कर सकते हैं नीचे एक्सेल में Text to columns का use करके ऐसा करने के चरण दिए गए हैं:
• एक्सेल में उन Cells का चयन करें जिनसे आप पहला Character हटाना चाहते हैं|
• Data Tab पर क्लिक करें |

• Data tools में, Text to columns पर क्लिक करें|

• Text to columns Wizard में कनवर्ट करने के लिए में, निम्न परिवर्तन करें:
o Fixed Width का चयन करें और Next पर क्लिक करें |

o Data preview में, कर्सर को पहले Character के बाद रखें और Right click करें। यह नीचे दिखाए गए अनुसार एक लाइन डालेगा। यह लाइन टेक्स्ट को कॉलम से अलग-अलग सेल में विभाजित करने के लिए कहती है।

• Do not import column को सिलेक्ट करें और Destination में वह Cell address दे जहाँ आप डाटा दिखाना चाहते हैं|

अंत में Finish पर क्लिक करें।
• उपरोक्त चरण every cell से पहले Character को तुरंत हटा देंगे और आपको बाकी दे देंगे।
चौथा तरीका – फ़्लैश फिल का प्रयोग करना (Using Flash Fill)
एक्सेल में फ्लैश फिल फीचर बहुत ही मजेदार फीचर है क्योंकि यह एक मैजिक की तरह कार्य करता है|
नोट: फ्लैश फिल केवल एक्सेल 2013 और बाद के वर्जन में उपलब्ध है। यदि आप Excel 2010 या पूर्व वर्जन का use कर रहे हैं, तो आप इस पद्धति का use नहीं कर पाएंगे।
मान लीजिए कि आपके पास नीचे दिखाए अनुसार डेटासेट है और आप every सेल से पहले अक्षर को हटाना चाहते हैं।
• सबसे पहले आप जिस सेल में आपका डाटा है उसके ठीक बाजू वाली सेल में वह डाटा इंटर करे जो आप दिखाना चाहते हैं जैसे – हमारे उदाहरण में M271 में से मैं केवल 271 दिखाना चाहती हु इसलिए मैं मैन्युअल रूप से 271 वैल्यू इंटर करुँगी|

• दूसरे सेल में, expected result इंटर करें, जो इस उदाहरण में 360 होगा। (टाइप करते time, आपको ग्रे कलर में कुछ वैल्यू दिखाई देंगी ये ऐसे मान हैं जो पैटर्न के आधार पर फ्लैश फिल का अनुमान लगाते है। यदि ये सही हैं, तो टाइप करना बंद करें और बस एंटर कुंजी दबाएं और आपको result मिल जाएगा। यदि ये मान दिखाई नहीं देते या गायब हो जाते हैं, तो अगले स्टेप पर जाएं)
• दोनों Cells का चयन करें, selection के निचले-दाएं हिस्से (छोटे हरे रंग के वर्ग में) पर कर्सर रखें और डबल-क्लिक करें (या माउस की Left key को पकड़ें और डेटासेट के अंत तक खींचें)।
• Result data के निचले भाग में, आपको एक छोटा आइकॉन Auto Fill Options दिखाई देगा। इस पर क्लिक करें।
• Flash fill पर क्लिक करें|
आप देखेंगे कि Flash Fill आटोमेटिक रूप से पैटर्न की पहचान कर ली है और अब आपको पहले Character को छोड़कर सेल के सभी Character दिखाई देने लगेगे|

MS Excel Tutorial

Keyboard Shortcut Keys -:

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Ctrl + PageUp राईट से लेफ्ट में सीटो पर जाने के लिए
Ctrl + Shift + $ किसी भी नंबर को करेंसी में बदलने के लिए
Ctrl + Shift + % किसी भी सेल को परसेंटेज में बदलने के लिए
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Ctrl + : करंट डेट देखने के लिए
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F2 Edit Cell
F7 Spelling Check
F12 Save As
Shift + F2 Insert a Comment
Shift + F8 Add a Selection
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Ctrl + D Fill Down
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Ctrl + O Open
Ctrl + P Print
Ctrl + R Fill Right
Ctrl + S Save Workbook
Ctrl + W Close Window
Ctrl + Z Undo
Ctrl + 9 Hide Row
Ctrl + Shift + 9 Unhide Row
Ctrl + 0 Hide Column
Ctrl + Shift + 0 Unhide Column
Shift + Spacebar Highlight Row
Shift + Ctrl + Plus sign Insert Bank Cell
Ctrl + minus sign Delete Selected Cell
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Shift + Alt + Right Arrow Ungroup Row / Colum

Introduction of PageMaker ( पेजमेकर का परिचय ) -:
PageMaker एक एप्लीकेशन सॉफ्टवेर हैं | इसकी सहयता से हम बिभिन्न प्रकार की किताबो की डिजाईन, पोस्टर, विज्ञापन आदि सारे पेज आसानी से बना सकते हैं |
PageMaker सबसे पहले 1985 में Apple Macintosh पर Aldus द्वारा पेश किया गया था | बाद में इसे Adobe कॉर्पोरेश ने ग्रहण किया इसके बाद बहुत सरे वर्शन मार्किट में जरी किया |
Adobe PageMaker Kya Hai
तो दोस्तों ये था Adobe PageMaker का परिचय अब देखेंगे Adobe PageMaker के सभी Tool Box के सभी Option के बारे में |

PageMaker के सभी Tool Box -:
1. Pointer Tool ( F9 )
किसी भी Object को Select करने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
2. Text Tool ( Shift + Alt + F1 )
किसी भी टेक्स्ट को लिखने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
3. Rotating Tool ( Shift + F2 )
किसी भी Object को घुमाने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
4. Cropping Tool ( Shift + Alt + F2 )
किसी भी Object को किसी भी भाग में काटने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
5. Line Tool ( Shift + F3 )
पेज में लाइन खीचने के लिए किसी भी एंगल में खीच सकते हैं |

6. Constrained - Line Tool ( Shift + Alt + F3 )
पेज में साधा लाइन खीचने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |

7. Rectangle Tool ( Shift + F4 )
Rectangle Shapes बनाने के लोए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |

8. Rectangle Frame Tool ( Shift + Alt + F4 )
Rectangle Shapes लेने के लिए लेकिन यदि इसके अंदर कोई भी Object लिखते हैं तो यदि Rectangle को Move करते हैं तो साथ में दो दोनो Object चलते हैं |
9. Ellipse Tool ( Shift + F5 )
Circle Shapes बनाने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जातः हैं |

10. Ellipse Frame Tool ( Shift + Alt + F5 )
Circle Shapes बनाने के लिए लेकिन यदि इसके अंदर कोई भी Object लिखते हैं तो यदि Rectangle को Move करते हैं तो साथ में दो दोनो Object चलते हैं |
11. Polygon Tool ( Shift + Alt + F6 )
Polygon Shapes बनाने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
12. Polygon Frame Shapes ( Shift + Alt + F6 )
Polygon Shapes बनाने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं लेकिन यदि इसके अंदर कोई भी Object लिखते हैं तो यदि Rectangle को Move करते हैं तो साथ में दो दोनो Object चलते हैं |
13. Hand Tool ( Shift + Alt + Draw Left Mouse Button )
किसी भी ऑब्जेक्ट को सेलेक्ट करके इधर - उधर मूव करने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
14. Zoom Tool ( Shift + Alt + F7 )
किसी भी ऑब्जेक्ट को ज़ूम करने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |

PageMaker के सभी Tool Bar -:
1. New ( Ctrl + N )
PageMaker में नया पेज लेने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
2. Open ( Ctrl + O )
PageMaker में बनाई गयी फाइल को ओपन करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
3. Save ( Ctrl + S )
PageMaker में बनाई गयी फाइल को सेव करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |

4. Print ( Ctrl + P )
PageMaker में बनी हुई फाइल को प्रिंट करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
5. Find ( Ctrl + F )
PageMaker में लिखें हुए लिस्ट में से किसी भी टेक्स्ट को ढूढने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया हाता हैं |
6. Character Space ( Ctrl + T )
PageMaker में Font Style, Font Size, Position आदि बदल सकते हैं आसानी से इस टूल बार की मदत से |
7. Increase Font Size
PageMaker में लिखे हुए टेक्स्ट का साइज़ बड़ा करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |

8. Decrease Font Size
PageMaker में Font का साइज़ छोटा करने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
9. Spelling
PageMaker में लिखें हुए टेक्स्ट की Spelling चेक करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |

10. Fill And Stroke ( Ctrl + U )
किसी भी Sheps में अलग - अलग प्रकार से Fill And Stroke करने के लिए |
11. Paragraph Specs
लिखे हुए टेक्स्ट को Left, Right, Before, Alfter, Alignment आदि सेट करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
12. Indent / Tab ( Ctrl + I )
PageMaker में Table, List आदि बनाने के लिए Tab को सेट कर सकते हैं |

13. Bullets And Numbering
लिखे लिए टेक्स्ट में बुल्लेट्स एंड नुम्बेरिंग सेट करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
14. Outdent
लिखे हुए पैराग्राफ को एक एक पॉइंट करके लेफ्ट में ले जाने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
15. Indent
लिखे हुए पैराग्राफ को एक एक पॉइंट करके राईट में ले जाने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
16. Inset Page
PageMaker में और पेज लेन के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
17. Remove Page
PageMaker में किसी भी पेज को रिमूव करने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
18. Frame Option
Image को Frame में सही तरीके से सेट करने के लिए इस टूल का इस्तेमाल किया जाता हैं |
19. Text Wrap
फोटो के चारो तरफ टेक्स्ट को सेट करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |

20. Picture Palette
ये ऑप्शन ओर्जिनल pageMaker में काम करता हैं |
21. Place ( Ctrl + D )
PageMaker में फोटो लेनें के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
22. Photoshop
PageMaker में Photoshop Open करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
23. HTML Export
PageMaker में किसी भी Object को HTML में Export करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
24. Export Adobe PDF
PageMaker में किसी भी Object को पीडीऍफ़ में Convert करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |

25. Zoom In
PageMaker में पेज को बड़ा करके देखने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
26. Zoom Out
PageMaker में पेज को छोटा करके देखने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
27. Actual Size
PageMaker में पेज को एक्चुअल साइज़ में करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
28. Fit In Window
PageMaker में किसी भी ऑब्जेक्ट को फिट इन विंडो करने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |
29. Help
PageMaker में किसी भी प्रकार की कोई भी हेल्प लेने के लिए इस टूल बार का इस्तेमाल किया जाता हैं |