MS Excel Introduction
Microsoft Excel एक बहुत ही उपयोगी Office Software है। आज कल आप तो जानते ही हैं, कि Office में वर्कलोड कितना बढ़ गया है।

और जो है हर माह बहुत सारा डाटा तैयार करना पड़ता है। जिसमें सबसे बड़ी समस्‍या आती है, Calculation करने की, और उसके लिये ज्‍यादातर लोग कैल्‍यूलेटर की मदद लेते हैं।

कैल्‍यूलेटर छोटे मोटे हिसाब किताब के लिये तो सही है लेकिन अगर हिसाब किताब बड़े स्‍तर का है और प्रोफेशनल (Professional) हैं, तो Excel से अच्‍छा विकल्‍प और कोई नहीं है।

Title Bar: MS Excel के सबसे ऊपर भाग यानि Top में Center में आपको जो Bar नज़र आएगा वो Title Bar है। यहाँ पर आप जिस भी फाइल में काम कर रहे हैं उसका नाम दिखाई देगा।

अगर आप एक नए डॉक्यूमेंट में काम कर रहे हैं, तो इसका नाम Book1 रहेगा जब आप इसे Save करने जायेंगे तब आप अपनी मर्ज़ी से इसका नाम रख कर सुरक्षित कर सकते हैं। अब इसका नाम Book1 की जगह आपका रखा गया नाम दिखाई देगा।

इसके दाहिने तरफ कोने में आपको 3 बटन होते हैं. इन तीनों बटन के अलग अलग काम हैं जो मैं आपको आगे बता रहा हूँ.

Minimize – इस बटन को जब हम क्लिक करते हैं तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर कोई भी प्रोग्राम जो ओपन है वो नीचे (Minimize) Taskbar में चला जाता है। जिसे आप Taskbar में क्लिक कर के फिर से वापस कभी भी खोल सकते हैं। इसका इस्तेमाल हम तभी करते हैं, जब हमे काम करते हुए बीच में किसी और दूसरे एप्लीकेशन को खोलने की जरुरत पड़ती है।

Maximize – Maximize बटन का प्रयोग कर के हमे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर किसी भी अन्य प्रोग्राम के बॉक्स को अपने मन के मुताबिक आकर में बदल सकते हैं। ये प्रोग्राम के Window को Width और Length को Adjust कर के काम कर सकते हैं। इस बटन को दुबारा क्लिक कर के हम एप्लीकेशन को वापस Full Screen आकर में वापस ला सकते हैं।

Close Button – ये बटन Gray Color में होता है इसे जब हम क्लिक करते हैं तो एप्लीकेशन या प्रोग्राम बंद हो जाता है।

एक ओर Option वो है Help Option जो आपको नीचे दी हुवी Image में (?) के Symbol में दिख रहा है। इस पर आप जब Click करेंगे तो आपको कोई भी Option के बारे में जानन रहा तो वो Option क्या है? और क्या काम करता है? तो आप Help पर Click कर सकते है।

File Menu: Microsoft एक्सेल में File Menu एक मुख्य भाग है। यह बटन बाएं तरफ कोने में होता है। इसमें कई तरह के ऑप्शन मौजूद होते हैं जैसे New, Open, Save, Save as, Print, Email, Quick Print इत्यादि।

Quick Access Toolbar: Title Bar में ही स्थित Quick Access Toolbar भी एक प्रमुख ऑप्शन है। इस Toolbar के प्रयोग हम ज्यादा उपयोग होने वाले Commands को वहां पर लाने के लिए करते हैं। इसका मतलब ये है की आप जिस भी ऑप्शन या कमांड का उपयोग बार बार करते हैं।

उसके लिए आपको Menu में जाकर उसे क्लिक (Click) करने में देरी होती है, तो आप उस के कमांड को यहाँ पर जोड़ (Add) करके रख सकते हैं। फिर आपको ज्यादा किसी भी Option में अंदर जाने की जरूरत नहीं पड़ती है। वो कमांड Quick Access Toolbar में Add हो जाता है। और आप सीधे यही से उस कमांड का इस्तेमाल कर सकते हैं।

Menu bar: Menu Bar Title Bar के ठीक नीचे स्थित होता है। इस में एम एस एक्सेल में प्रयोग होने वाला जितना भी ऑप्शन होता है, सब का एक ख़ास काम होता है। और हर Tab के अंदर इसके अपने Ribbon होते हैं, जिसमे बहुत सारे Tools होते हैं।

Text Area or Main Working Area: यहाँ पर Cell होते Row और Column के रूप में दिखाई देते हैं। हम अपना सारा काम इसी पर करते हैं। इसी पर हम टेबल बनाते हैं, उसमे डाटा डालते हैं, कैलकुलेशन करते हैं। इसी को हम Sheet भी बोलते हैं।

Ribbon: Menu Bar के हि नीचे Ribbon होता है। Menu Bar के हर एक Tab के लिए अलग अलग Ribbon होता है। हर Ribbon के अंदर ढेर सारे Option मौजूद होते हैं। जिनमे सबका अलग काम है, और हर Tool बहुत महत्वपूर्ण होता है। यहाँ पर आप Ribbon का एरिया लाल कलर के बॉक्स के रूप में देख सकते हैं।

Name Box: Ribbon के नीचे बायीं तरफ आपको जो एक छोटा बॉक्स दिखाई देता है वो Name Box है। इस बॉक्स में आपको हर Cell का नाम दिखाई देता है। आप जब इसमें किसी Cell का नाम डालते हैं, तो आप उसे आसानी से ढूंढ भी सकते हैं।

Formula Bar: Name Box के दायीं तरफ का बॉक्स जो होता है वो Formula Bar होता है, इसमें हम Formula लिख कर अपना काम कर सकते हैं। इसके अलावा हम जिस Cell में काम करते हैं, या फिर कुछ भी लिखते हैं वो Formula Bar में हमे दिखाई भी देता है।

Status Bar: ये Text Area के ठीक नीचे होता है। यहाँ पर Sheet Tab, Page Layout Selector, और Zoom Level सेट करने के ऑप्शन होते हैं।

Sheet Tab: ये Status Bar में स्थित होता है, वो भी बिलकुल बायीं तरफ यहाँ पर हम एक ही फाइल के अंदर अलग-अलग Sheet जोड़ सकते हैं। उसके लिए बस हमे एक New Sheet, Insert, Delete, Rename, Move or Copy, New Sheet बनाने के ऑप्शन मिलते हैं, जिससे आसानी से एक फाइल अंदर अनेक शीट बना सकते हैं।

Page Layout Selector: Sheet Tab के ठीक दाहिने तरफ Page Layout Selector होता है। इसका उपयोग के लिए हम शीट को अलग-अलग Layout में देख सकते हैं। जिसमे Normal, Page Layout, Page Break Preview होते हैं। जिन से अपने पेज को देख सकते हैं, और Page की सेटिंग कर सकते हैं।

Zoom Level: Page Layout Selector दाहिने तरफ Zoom Level का ऑप्शन होता है। इस के जरिए Sheet को हम छोटे आकर में Adjust कर के देख सकते हैं। जब Sheet बहुत बड़ी आकर की हो जाती है, तो फिर ये ऑप्शन हमारे बहुत काम का है।

Excel मे Pivot Table क्या है? Pivot Table in Excel in Hindi: दोस्तों, Pivot Table Excel का बहुत ही उपयोगी और जरूरी फीचर होता है जिसके बारे बहुत सारे लोग नहीं जानते। Excel मे Pivot Table का इस्तेमाल Data Analyze करने या MIS मे रिपोर्ट बनाने के लिए काफी ज्यादा होता है।

Excel मे Pivot Table का एक बहुत ही उपयोगी और शक्तिशाली फीचर हैं। Pivot Table की मदत आप एक बड़े, विस्तृत डेटा सेट से महत्वपूर्ण जानकारी को आसानी ऐनलाइज़ कर सकते है।

Pivot Table आपको Excel मे बड़े डेटा सेट को संक्षेप में प्रस्तुत (summarize) करने और समझने में मदद करत है। Pivot Table को सीखना बहुत ही आसान है।

PivotTable डेटा की गणना (Data Calculation), सारांश (summarize) और विश्लेषण (Analyze) करने के लिए एक पाउअर्फल टूल है जो आपको अपने डेटा में तुलना (comparison), पैटर्न (Pattern) और रुझान (trends) देखने मे मदत करता है।
मेरे पास एक Excel Files है जोकि एक तरह की sales report है। जिसमे आपको Brand, Year, week, Month, Region, State, City, Name, Quantity और Amount दिया गया है।
अब हम इस Data का Pivot Table बनाएंगे और अपनी जरूरत के अनुसार Data को समराइज़ और ऐनलाइज़ करेंगे।
सबसे पहले हम अपने Data को पूरा सिलेक्ट कर लेंगे। आप चाहे तो मैनूअली या फिर CTRL + A से Select All भी कर सकते है।
Data को Select करने के बाद Pivot Table को add करने के लिए आप Insert > Pivot Table > From Table/Range पे क्लिक करें।
या फिर आप शॉर्टकट कीज ALT + N + V का भी इस्तेमाल कर सकते है।
अब आपके सामने एक Pivot table का विंडो आ जाएगा जिसमे आपको निम्न स्टेप को फॉलो करना है:
Select a table or range
Table/Range: यहाँ आपने जो range सिलेक्ट की है उसे बताएगा। आप चाहे तो अनपी जरूरत के अनुसार range को बदल भी सकते है।
Choose where you want the PivotTable to be placed
New worksheet: यदि आप PivotTable को नई वर्क्शीट मे जोड़ना चाहते है तो इस ऑप्शन का इस्तेमाल करें।
Existing worksheet: यदि आप PivotTable को किसी पुराने वर्क्शीट मे जोड़ना चाहते है तो इस ऑप्शन का इस्तेमाल करें।और आपको Ok पे क्लिक देना हैं।
मैं नई वर्क्शीट मे Pivot Table बनाना चाहता हु इसीलिए मैं New Worksheet को सिलेक्ट करते हु Ok पे क्लिक रहा हूँ।
अब Excel मे आपको Pivot का व्यू देखने को मिलेगा। अब हमे हमारी रिपोर्ट के अनुसार Pivot Table फील्ड मे फील्ड्स जोड़नी होगी जिसके बाद हम जरूरत के अनुसार अपनी रिपोर्ट तैयार कर पाए।

Pivot Table Field क्या होती है?
लेकिन उससे पहले समझते है कि Pivot Table field क्या होती है?
Pivot Table बनाने के बाद, आप फ़ील्ड की सूची दिखेगी । आप Pivot Table के Fields को जोड़कर और व्यवस्थित करके उसका डिज़ाइन बदल सकते हैं। यदि आप Pivot Table में दिखाए गए डेटा के कॉलम को सॉर्ट या फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो Pivot Table में डेटा सॉर्ट करें और Pivot Table में डेटा फ़िल्टर करके देख सकते है।
आप Pivot Table मे निम्न प्रकार की फील्ड को जोड़ सकते है: (जिसे आप नीचे इमेज मे देख पाएंगे।)
Filter: Filter फ़ील्ड Pivot Table के सबसे ऊपर शीर्ष-स्तरीय रिपोर्ट मे फ़िल्टर के रूप में दिखाए जाते हैं
Column: Column फ़ील्ड को Pivot Table के शीर्ष पर Column लेबल के रूप में दिखाया जाता है
Row: Pivot Table के बाईं ओर Row फ़ील्ड को Row लेबल के रूप में दिखाया जाता है,
Values: Value फ़ील्ड को Pivot Table में संक्षेपित संख्यात्मक मानों (summarized numeric values) के रूप में दिखाया जाता है

Create Report in Pivot Table
Excel मे Pivot Table के अंदर Report कैसे बनाते है?
चलिए ब Pivot Table मे कुछ report बनाते है। तो मैं Pivot Table मे निम्न प्रकार की report बनाना चाहता हूँ:
Total Sold Quantity of Each Product
Total Sold Amount of Each Product
States wise sales report
Top 10 states wise sales report
City wise sales report
Top 10 city wise sales report
Top 5 states sales revenue
Top 5 city sales revenue

Report 1: Total Sold Quantity of Each Product
इस रिपोर्ट मे हमें हर एक प्रोडक्ट की टोटल बेची गई Quantity को निकालना है। जिसके लिए हम नीचे दिए गए स्टेप्स को फॉलो करेंगे
Row: Row की Field मे हम BRAND को Add करेंगे जो हमे बेचे गए product की लिस्ट को Row Label मे दिखाएगा।
Values: यहाँ हम QTY के field को ऐड करेंगे जिससे कुल बेचे गए Quantity का Total मिल जाएगा।