1. Home Tab ( होम टैब ) -
Clipboard
1. Paste ( Ctrl + V )
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में जिस टेक्स्ट या फाइल या किसी भी ऑब्जेक्ट को कॉपी या कट किया होगा उसे पेस्ट कर सकते हैं |
2. Cut ( Ctrl + X )
इस ऑप्शन के मदत से आप एम एस एक्सेल में जिस टेक्स्ट या फाइल या पिक्चर या किसी भी ऑब्जेक्ट को एक स्थान से हटाकर दुसरे स्थान पर ले जा सकते हो |
3. Copy ( Ctrl + C )
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में जिस टेक्स्ट या फाइल या पिक्चर या किसी भी ऑब्जेक्ट को एक स्थान से कॉपी ( Duplicate ) करके दुसरे स्थान पर ले जा सकते हो |
4. Format Printer
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में जिस टेक्स्ट या किसी भी फाइल में जो आपने फोर्माटिंग दी हैं और आपको पता नहीं हैं तो आप सेम फोर्माटिंग दुसरे टेक्स्ट या फाइल में दे सकते हो |

Font
1. Font
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट की फॉण्ट स्टाइल को बदल सकते है |
2. Font Size
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट का साइज़ कम या ज्यादा कर सकते हैं |
3. Increase Font Size
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट का साइज़ बड़ा सकते हैं |
4. Decrease Font Size
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट का साइज़ कम कर सकाते हैं |
5. Bold
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को गहरा ( बोल्ड ) कर सकते हैं |
6. Italic
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को तिरछा कर सकते हो |
7. Underline
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट के नीचे लाइन लगा सकते हो
8. Bottom Border
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए डाटा में अलग अलग प्रकार के बॉर्डर सेट कर सकते हो |
9. Fill Color
इस ऑप्शन के मदत से आप एम एस एक्सेल में लिखे हुए टेक्स्ट के बेकग्राउंड में कलर डाल सकते हो |
10. Font Color
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट में कलर डाल सकते हो |

Alignment
1. Top Align
इस ऑप्शन के मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को उपर ( Top ) में रख सकते हो |

2. Middle Align
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को बीच में ( Middle ) रख सकते हो |
3. Bottom Align
इस ऑप्शन के मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को नीचे ( Bottom ) रख सकते हो |
4. Orientation
इस ऑप्शन के मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को किसी भी एंगल में घुमा सकते हो |
5. Align Text Left
इस ऑप्शन के मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को बाएँ तरफ ( Left Side ) ले जा सकते हो |
6. Center
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को बीच ( Center ) में ले जा सकते हो |
7. Align Text Right
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को दायी तरफ ( Right Side ) ले जा सकते हो |
8. Decrease Indent
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को धीरे - धीरे बायीं तरफ ले जा सकते हो |
9. Increase Indent
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को धीरे - धीरे दायी तरफ ले जा सकते हो |
10. Wrap Text
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट का कोलोम साइज़ बड़ा सकते हो |

11. Marge & Center
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट के कॉलम को मर्ज कर सकते हो या जितना एरिया सेलेक्ट करना चाहते हो उतने एरिया को मर्ज कर सकते हो |

Alignment
1. Top Align
इस ऑप्शन के मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को उपर ( Top ) में रख सकते हो |

2. Middle Align
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को बीच में ( Middle ) रख सकते हो |
3. Bottom Align
इस ऑप्शन के मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को नीचे ( Bottom ) रख सकते हो |
4. Orientation
इस ऑप्शन के मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को किसी भी एंगल में घुमा सकते हो |
5. Align Text Left
इस ऑप्शन के मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को बाएँ तरफ ( Left Side ) ले जा सकते हो |
6. Center
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को बीच ( Center ) में ले जा सकते हो |
7. Align Text Right
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को दायी तरफ ( Right Side ) ले जा सकते हो |
8. Decrease Indent
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को धीरे - धीरे बायीं तरफ ले जा सकते हो |
9. Increase Indent
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट को धीरे - धीरे दायी तरफ ले जा सकते हो |
10. Wrap Text
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट का कोलोम साइज़ बड़ा सकते हो |

11. Marge & Center
इस ऑप्शन की मदत से आप लिखे हुए टेक्स्ट के कॉलम को मर्ज कर सकते हो या जितना एरिया सेलेक्ट करना चाहते हो उतने एरिया को मर्ज कर सकते हो |

Number
1. General
इस ऑप्शन की मदत से लिखे हुए नंबर ( Number ) में अलग अलग फॉर्मेट दे सकते हो |
Styles
1. Conditional Formatting
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में बनायीं गयी टेबल या कोई डाटा में से पता कर सकते हो सबसे ज्यादा नंबर किसके हैं सबसे कम नंबर किसके हैं और भी बहुत सरे ऑप्शन दिए हैं इन ऑप्शन का प्रयोग अलग अलग प्रकार से कर सकते हो |
2. Format as Table
इस ऑप्शन का इस्तेमाल करके बनायीं गयी टेबल में अलग अलग फॉर्मेट दे सकते हैं |
3. Cell Style
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में जो भी आपने सेल बनायीं हैं उसकी स्टाइल को बदल सकते हैं |

Cells
1. Insert
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में Row, Column , Sheet आदि को इन्सर्ट कर सकते हो |
2. Delete
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में जो भी Row , Column , Sheet आदि को इन्सर्ट किया हिं उसे डिलीट कर सकते हो |
3. Format
इस ऑप्शन के मदत से आप एम एस एक्सेल में जो भी आपने टेबल बनायीं है उसमे अलग अलग फोर्माटिंग कर सकते हो |

Editing
1. Auto Sum
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में जो काम आप फार्मूला से करते थे वो बिना फार्मूला के कर सकते हो इस ऑप्शन के मदत से |
2. Fil
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में जो भी आपने डाटा टाइप किया हैं यदि उसमे कोई नंबर या टेक्स्ट टाइप करना रह जता हैं तो आप इस ऑप्शन की मदत से टाइप कर सकते हो |
3. Clear
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में जो भी डाटा बनाने के बाद फिल ( Fil ) द्वारा या Auto Sum द्वारा फोर्माटिंग दी हैं उसे हटा ( Clear ) कर सकते हो |
4. Sort & Filter
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में डाटा बनाने के बाद उसे आरोही ( A to Z ) तथा अवरोही ( Z to A ) आदि फोर्माटिंग दे सकते हो |

5. Find & Select
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में टाइप किये गए डाटा में से किसी भी वर्ड या टेक्स्ट को पता कर सकते हैं और एक साथ सेलेक्ट कर सकते हैं |

. Insert Tab ( इन्सर्ट टैब )
Table
1. Pivot Table
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में बनाई गयी टेबल को शोर्ट करके देख सकते हो |
2. Table
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में टेबल बना सकते हो |
Illustrations
1. Picture
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में पिक्चर या इमेज को ले सकते हो |

2. Clip Art
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में कंप्यूटर , लैपटॉप या अन्य किसी की फोटो का नाम लिखकर ले सकते हो |
3. Shapes
इस ऑप्शनकी मदत से आप एम एस एक्सेल में अलग अलग प्रकार के शेप्स बना सकते हो |
4. Smart Art
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में किसी भी टेक्स्ट यो इमेज को स्मार्ट आर्ट में लिख सकते हो |

Chart
1. Column / Line / Pie / Bar / Area / Scatter / Other Chart
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सल में अलग अलग चार्ट बना सकते हो

Links
1. Hyperlinks
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में किसी भी फाइल या डाक्यूमेंट्स को एक लिंक बनके जोड़ सकते हो |

*RAJAN CHAUDHARY* (Motivational Speaker)
#hindiquotes #bestmotivationalspeakerinindia #topmotivationalspeakerinindia #rajan 🌈☀️🌤️⛅☃️💧

Text
1. Text Box
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में किसी भी टेक्स्ट को टेक्स्ट बॉक्स में लिख सकते हो |
2. Header & Footer
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल के पेज में हैडर एंड फूटर में लिख सकते हैं |
3. Wort Art
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल किसी भी टेक्स्ट को वर्ड आर्ट टेक्स्ट फॉर्मेट में लिख सकते हो |
4. Signature Line
इसं ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल कोई भी डाटा बनाने के बाद यदि उसमे Singnature सेट करना चाहते हो तो इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते हो |
5. Object
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में काम करते करते किसी भी और सॉफ्टवेर को ओपन कर सकते हो |
6. Symbol
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल अलग अलग प्रकार के सिंबल के आइकॉन ले सकते हो |

3 .Page Layout Tab ( पेज लेआउट )
Themes
1. Themes
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में बनाई गई टेबल में अलग - अलग फोर्माटिंग दे सकते हो |
2. Color
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में बनाई गई टेबल में अलग - अलग कलर दे सकते हो |
3. Font
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में बनाई गई टेबल में अलग - अलग फॉण्ट स्टाइल दे सकते हो |
4. Effects
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में बनाई गई टेबल में अलग अलग इफ़ेक्ट दे सकते हो |
Page Setup
1. Margins
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में पेज के चारो तरफ जगह छोड़ सकते हैं |
2. Orientation
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में चोडाई और लम्बाई में पेज ले सकते हैं |
3. Size
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में अलग - अलग प्रकार के पेज के साइज़ ले सकते हो |
4. Print Area
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में जो भी अपने डाटा बनाया हैं उसमे से जो डाटा को प्रिंट करना चाहते हो उसे सेलेट करके प्रिंट कर सकते हैं |
5. Breaks
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में पेज को ब्रेक कर सकते हो |
6. Background
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में बनाई गयी टेबल के पीछे कोई भी Background लगा सकते हैं |
7. Print Title
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस वर्ड में बनाई गयी टेबल या कोई भी डाटा को प्रिंट करते समये हर पेज पर टाइटल को भी प्रिंट कर सकते हैं |

Scale To Fit
1. Width
एम एस एक्सेल में बनाये गए डाटा को प्रिंट करते समय चोड़ाई यदि एक पेज से थोडा ज्यादा हैं तो आप एस ऑप्शन में पेज - 1 सेलेक्ट कर सकते हो
2. Height
एम एस एक्सेल में बनाये गए डाटा को प्रिंट करते समय लम्बाई यदि एक पेज से थोडा ज्यादा हैं तो आप एस ऑप्शन में पेज - 1 सेलेक्ट कर सकते हो
3. Scale
इस ऑप्शन की मदत से आप एम एस एक्सेल में जो कम आप Width और Height में जाके करोगे बो दोनों काम आप इस ऑप्शन से कर सकते हो |

एक्सेल में चार्ट को इमेज के रूप में सेव कैसे करें
एक्सेल में चार्ट को इमेज के रूप में सेव कैसे करें (How to Save Excel Charts as Images)
चार्ट क्या है? (What is Chart?)
Excel Data को ग्राफ में प्रदर्शित करने के लिए चार्ट ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है। डाटा को चार्ट से समझने में आसानी होती है। एक्सेल मे इसको विजार्ड के द्वारा बनाया जाता है। एक्सेल में जो डाटा सारणी के रूप इंटर किया जाता हैं उसे हम चार्ट के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं चार्ट के रूप में डाटा प्रभावशाली, रोचक और समझने में आसान हो जाता हैं इससे डाटा का विश्लेषण करना और तुलना करना आसान हो जाता हैं|
एक्सेल में कई उपयोगी in-built चार्ट होते हैं इन चार्ट्स की मदद से आप एक्सेल में कई प्रकार के चार्ट बना सकते हैं एक्सेल चार्ट आपके डेटा को Visually रूप से दिखाने का एक शानदार तरीका है आप इनका प्रयोग अपने मेनेजर या क्लाइंट को दिखाने के लिए कर सकते है| लेकिन कई बार आपके द्वारा बनाये गए एक्सेल चार्ट को प्रिंट करने या किसी को भेजने की जरूरत पड़ जाती हैं अब यदि आप किसी को सिर्फ चार्ट भेजना चाहते है तो आप कुछ तरीको से एक्सेल में चार्ट को आसानी से सेव कर सकते हैं और उन्हें Export (JPG, PNG, BMP) भी कर सकते हैं|
चार्ट को इमेज के रूप में सेव करें (Save a chart as a image)
एक बहुत ही आम तरीका जो आज कल बहुत सारे लोग use कर रहे हैं वह है – स्क्रीनशॉट, पूरी स्क्रीन के स्क्रीनशॉट को ले इसके बाद MS Paint (या जो भी टूल आप use करते हैं) खोलें, स्क्रीनशॉट पेस्ट कर दें, और फिर चार्ट को क्रॉप कर दें
दूसरा तरीका
मान लें कि आपके पास एक एक्सेल फ़ाइल है जैसा कि नीचे दिखाया गया है। इसे इमेज के रूप में सेव करने की प्रक्रिया निम्न है-
• उस चार्ट पर राइट-क्लिक करें जिसे आप Save करना चाहते हैं
• Copy पर Click क्लिक करें
• MS Paint ओपन करें|
• इमेज को पेस्ट करें (Ctrl + V एमएस पेंट के लिए काम करता है)
• यदि कोई अतिरिक्त सफेद place है, तो उसे select करके हटा दें|
• इसके बाद MS Paint में File tab पर Click करें|
• Save as पर जाये|
• उस Image format पर क्लिक करें जिसमें आप चार्ट को Save करना चाहते हैं (जैसे JPG, PNG और BMP)
स्क्रीनशॉट को ओवरटेक करने के इस तरीके का लाभ यह है कि यह विधि केवल चार्ट को कॉपी करती है|
यदि आपके पास दो या दो से jayada चार्ट हैं, और आप सभी को इमेज के रूप में Save करना चाहते हैं, तो आप ऐसा कर सकते हैं कि इन सभी चार्टों का चयन करके, उन्हें कॉपी करके, और MS Paint में पेस्ट कर दें|
वर्कबुक में सभी चार्ट को एक बार में इमेज के रूप में सेव करें (Save All the Charts in the Workbook as Images At One Go)
यदि आपके पास वर्कबुक है जिसमें बहुत सारे चार्ट हैं और आप इन सभी चार्ट्स को एक बार में Save करना चाहते हैं, तो बेहतर तरीका यह है कि एक्सेल वर्कबुक को HTML फ़ाइल के रूप में Save करें| जब आप ऐसा करते हैं, तो आपके Excel वर्कबुक के सभी चार्ट डाउनलोड किए गए फ़ोल्डर में PNG फॉर्मेट में इमेजेस को Save करता है|
मान लीजिए कि आपके पास चार्ट के साथ कई शीट के साथ एक एक्सेल वर्कबुक है।
नीचे फ़ाइल को HTML के रूप में Save करने और Excel चार्ट को PNG फॉर्मेट में इमेजेस के रूप में Save करने के चरण दिए गए हैं:
• उस वर्कबुक को खोलें जिसमें आपके पास चार्ट हैं|
• File Tab पर क्लिक करें|

• Save As पर क्लिक करें
• Browse पर क्लिक करें और उस place का चयन करें जहां आप सभी चार्ट इमेज को Save करना चाहते हैं|
Save as type को Web page (* .htm, * .html) के रूप में Save करें|
Save पर क्लिक करें
• यह आपकी एक्सेल फ़ाइल को निर्दिष्ट फ़ोल्डर में एक वेब पेज के रूप में Save कर देगा|
• अब सभी चार्ट को इमेज के रूप में प्राप्त करने के लिए, फ़ोल्डर में जाएं और आपको एक फ़ोल्डर मिलेगा जिसका नाम Filename_files होगा (जहां फ़ाइलनाम यह नाम होगा जिसे आपने Save करते time फ़ाइल को दिया था)।
• जब आप इस फ़ोल्डर को खोलते हैं, तो आपको सभी चार्ट मिलेंगे जो PNG इमेज के रूप में Save किये गए हैं।

एक्सेल में कंडीशनल फोर्मेटिंग का प्रयोग
एक्सेल में कंडीशनल फोर्मेटिंग का प्रयोग (Conditional Formatting in Excel)
एक्सेल में Conditional Formatting आपको सेल की वैल्यू के आधार पर एक निश्चित कलर के साथ Cells को Highlight करने का कार्य करता है| Conditional Formatting एक्सेल स्प्रेडशीट में सबसे सरल लेकिन शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है। जैसा कि नाम से पता चलता है, आप एक्सेल में Conditional Formatting का use उन cells को highlight करने के लिए कर सकते हैं जो specified condition को पूरा करते हैं।
Conditional Formatting एक्सेल की एक बहुत ही अच्छी विशेषता है जो आपको सेल में फोर्मेटिंग लागू करने की अनुमति देता है इसका use mostly स्प्रेडशीट में स्टोर डेटा और सूचनाओं को Highlight करने, या अंतर करने के लिए color based formatting के रूप में use किया जाता है।
इस पोस्ट में आपको Conditional Formatting से सम्बंधित कुछ उदाहरण दिए गए है जिससे आप Conditional Formatting को बहुत ही अच्छे से समझ सकते है-
1. डुप्लिकेट सेल को कैसे पहचानें
2. Greater then or less then नम्बर की सेल को हाईलाइट कैसे करें
3. टॉप / बॉटम 10 नंबर को हाईलाइट कैसे करें
4. डाटा को सर्च करके हाईलाइट कैसे करें
5. वर्कबुक से कंडीशनल फोर्मेटिंग को कैसे हटाये
MS Excel का हमने एक विडियो तैयार किया है यह विडियो आपको MS Excel को समझने में मदद करेगा इसमें हमने MS Excel में Conditional Formatting को समझाया है-
1. डुप्लिकेट सेल को पहचानें (Identify Duplicates cells)
Excel में Conditional Formatting का use डेटासेट में डुप्लिकेट की पहचान करने के लिए किया जा सकता है।
• उस डेटासेट का चयन करें जिसमें आप डुप्लिकेट को हाइलाइट करना चाहते हैं।
• Home Tab -> Conditional Formatting -> Highlighting Cell Rules –> Duplicate Values

• Duplicate Values डायलॉग बॉक्स में, सुनिश्चित करें कि बाईं ड्रॉप डाउन बॉक्स में Duplicate सिलेक्ट किया गया है। आप सही ड्रॉप डाउन का use करके लागू किए जाने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाए कर सकते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप Custom Format option का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट बनाने के लिए कर सकते हैं या स्पेसिफाए कर सकते हैं।

• डुप्लिकेट वैल्यूज़ डायलॉग बॉक्स में OK पर क्लिक करें|
• यह सिलेक्टेड डेटा सेट में डुप्लिकेट होने वाली सभी सेल्स को तुरंत Highlight करेगा।
2. Greater then or less then नम्बर की सेल को हाईलाइट करें (Highlight Cells with Value Greater/Less than a Number)
आप एक्सेल में Conditional Formatting का use उन Cells को हाइलाइट करने के लिए कर सकते हैं जिनमें स्पेसिफिक वैल्यू से jayada / कम वैल्यू होती हैं। For example, 50 से jayada नंबर वाले Cells को Highlight करना या 50 से कम नंबर वाले Cells को Highlight करना।
• संपूर्ण डेटासेट का चयन करें।
• Home –> Conditional Formatting –> Highlighting Cell Rules –> Greater Than.. / Less Than..
• आपके द्वारा चुने गए विकल्प (greater than or less than) के आधार पर, एक डायलॉग बॉक्स ओपन होगा बाईं ओर फ़ील्ड में Format cells that are GREATER THEN: बॉक्स में, नंबर इंटर करें। इसी के साथ दाई और स्थित फील्ड With: में आप जिस कलर से सेल को Highlight करना चाहते है वह चुने|
• इसी के साथ दाई और स्थित फील्ड With: में उन Cells पर लागू होने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाय करें जो कंडीशन को पूरा करते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप कर सकते हैं या कस्टम फॉर्मेट विकल्प का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट को स्पेसिफाय कर सकते हैं।

• अंत में Ok पर क्लिक करें|
• यह तुरंत डेटासेट में 5 से jayada वैल्यू वाले सभी सेल को हाइलाइट करेगा।

नोट: यदि आप 5 या 5 से jayada वैल्यू को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आपको मापदंड के साथ फिर से Conditional Formatting लागू करना होगा – Equal To”।
स्पेसिफाय वैल्यू से कम नंबर वाले Cells को Highlight करने के लिए इसी प्रोसेस का पालन करें|
3. टॉप / बॉटम 10 नंबर को हाईलाइट करें (Highlighting Top/Bottom 10 (or 10%))
Excel में Conditional Formatting डेटा सेट से top 10 items या top 10% की पहचान कर सकता है। यह उन स्थितियों में मददगार हो सकता है जहां आप बिक्री के आंकड़ों में टॉप उम्मीदवारों का स्कोर या टॉप वैल्यू जल्दी देखना चाहते हैं।
इसी तरह, आप किसी डेटासेट में Bottom 10 Items या Bottom 10% की पहचान भी कर सकते हैं।
• संपूर्ण डेटासेट का चयन करें।
• Home –> Conditional Formatting –> Top/Bottom Rules –> Top 10 Items (or %) / Bottom 10 Items (or %).
• आपके द्वारा चुने गए विकल्प के आधार पर, यह डायलॉग बॉक्स ओपन करेगा मान लें कि आपने Top 10 itmes का चयन किया है, तो यह Top 10 items डायलॉग बॉक्स खोलेगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
• इसी के साथ दाई ओर स्थित फील्ड With: में उन Cells पर लागू होने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाय करें जो कंडीशन को पूरा करते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप कर सकते हैं या कस्टम फॉर्मेट विकल्प का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट को स्पेसिफाय कर सकते हैं।
• अंत में Ok पर क्लिक करें|
• यह चयनित डेटासेट में Top 10 Items को तुरंत highlight करेगा। ध्यान दें कि यह केवल उन Cells के लिए काम करता है जिनमें इसका संख्यात्मक मान है।
• इसके अलावा, यदि आपके डेटासेट में 10 से कम सेल हैं, और आप टॉप 10 आइटम / बॉटम 10 आइटम को हाइलाइट करने के विकल्प चुनते हैं, तो सभी सेल हाइलाइट हो जाएंगे।
4. डाटा को सर्च करके हाईलाइट करना (Search and Highlight Data using Conditional Formatting)
यह Conditional Formatting का थोड़ा एडवांस use है। मान लें कि आपके पास नीचे दिए गए Products Name, Sales Rep, और Geography के साथ एक डेटासेट है। सेल C2 में एक स्ट्रिंग टाइप करना है, और यदि यह किसी भी सेल में डेटा के साथ मेल खाता है, तो इसे हाइलाइट किया जाना चाहिए।
• डेटासेट का चयन करें।
• Home –> Conditional Formatting -> New Rule (Keyboard Shortcut – Alt + O + D)
• New Formatting Rule डायलॉग बॉक्स में, Use a formula to determine which cells to format’ विकल्प का चयन करें |
• Edit the Rule Description’ section फ़ील्ड में निम्नलिखित फार्मूला recorded करें|
=AND($C$2<>””,$C$2=B5)
• उस फॉर्मेट को सेट करें जिसे आप उन सेल पर लागू करना चाहते हैं ऐसा करने के लिए, Format बटन पर क्लिक करें। यह format cell डायलॉग बॉक्स खोलेगा, जहाँ आप फॉर्मेट चुन सकते हैं।
• अंत में Ok पर क्लिक करें|
• बस! अब जब आप सेल C2 में कुछ भी recorded करते हैं, तो यह सभी मिलान cells को highlight करेगा।
5. वर्कबुक से कंडीशनल फोर्मेटिंग को हटाना (How to Remove Conditional Formatting in Excel)
एक बार लागू होने के बाद, Conditional Formatting तब तक बनी रहती है जब तक आप इसे मैन्युअल रूप से नहीं हटाते|
Conditional Formatting को हटाने के लिए:
• उन cells का चयन करें जिनसे आप Conditional Formatting को हटाना चाहते हैं।
• Home –> Conditional Formatting –> Clear Rules –> Clear Rules from Selected Cells
• यदि आप संपूर्ण workbook से Conditional Formatting हटाना चाहते हैं, तो Clear Rules from Entire Sheet चुनें।