ТОП-3 ВОПРОСА, КОТОРЫЕ ПОМОГАЮТ МНЕ БОЛЬШЕ УЗНАТЬ КАНДИДАТА

В прошлом посте обещала, рассказываю! Но вначале небольшое вступление:

Я всегда рекомендую как можно больше узнать о соискателе еще до встречи с ним - он может заполнить анкету, прислать резюме. И обязательно перед интервью я еще раз пробегаюсь по его данным, так будет проще сформулировать дополнительные вопросы.


1️⃣
Мой самый первый вопрос всегда, на каждом собеседовании:

«Расскажите свою нынешнюю ситуацию - что такое у вас в жизни происходит, что вы решили откликаться на вакансии/искать работу/принимать приглашения?»

Обычно в своем ответе кандидат раскрывает не только хронологические события, которые привели его в эту точку, но еще и то, что именно стимулирует его в поиске работы:
✔️ какие факторы побудили его искать новую работу или рассматривать вакансии,
✔️ личные ценности и то, как эти ценности соответствуют ценностям и культуре компании, в которую он претендует,
✔️ он может поделиться своими карьерными целями и объяснить, как данная вакансия или предложение помогут ему достичь этих целей.


2️⃣
«Расскажите о себе как о специалисте - какой(-ая) вы в работе? Как сами себя можете охарактеризовать или что о вас говорили коллеги?»

Слежу за реакцией на "коллег", иногда соискатели начинают рассказывать, что коллеги только сплетничают. Я же убеждена, что поладить можно практически со всеми, и действительно хорошему работнику говорят комплименты, остается их только озвучить.


3️⃣
«Перечислите свои главные навыки - жесткие и мягкие по 3-5 шт.»

Здесь, кстати, кандидат может запутаться в отличиях жестких от мягких, а иногда к мягким навыкам отнести личностные качества. Часто я не принимаю это за грубую ошибку и помогаю соискателю разобраться в определениях, мне важно узнать его сильные стороны.


Далее опционально, в зависимости от предыдущих ответов:

- Как вы справляетесь с многозадачностью?
- Умеете ли вы эффективно работать в команде?
- Как вы справляетесь с непредвиденными ситуациями, изменениями и неожиданностями в работе?
- Как вы оцениваете свою способность руководить и вести других людей?
И прошу отвечать на эти вопросы с примерами из опыта.

На этом все, благодарю за внимание 🙏


И если вы еще не нашли «того самого» ассистента, приглашаю обратиться ко мне за консультацией или подбором «под ключ»: @dar_feder 💫

Делюсь радостной новостью: я наняла себе помощницу, и наша первая пробная неделя работы прошла очень успешно 💯

У нас было много работы, но с помощью моей ассистентки я смогла значительно увеличить свою продуктивность.

Я очень довольна: помощница справилась со всеми задачами на ура - была быстрой и эффективной ☺️

Теперь, когда мы успешно завершили первую неделю работы, я только что составила карту с перспективными задачами. Делюсь ею с вами, пусть мои идеи вам пригодятся!
Как видите, у меня здесь пока нет личных задач, но я уже здорово себя разгрузила!

Плюс ко всему это событие послужило большим шагом к развитию, ведь теперь я не просто буду быстрее закрывать свои задачи, но и нашей маленькой командой двигаться к новым горизонтам! Ура!

АУДИТ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ С АССИСТЕНТОМ 🤓

Недавно у нас появилась новая опция для предпринимателей и экспертов. И сегодня я хочу поделиться с вами о том, как проходит аудит работы руководителя с его ассистентом. В ходе этого аудита выявляем слабые места в сотрудничестве и я провожу обучение.

Моя задача в рамках аудита - выявить трудности и помочь руководителю и ассистенту наладить эффективное сотрудничество. Вот некоторые шаги, которые я предпринимаю в процессе аудита:

1️⃣ Анализ рабочих процессов: Я изучаю, как руководитель и ассистент взаимодействуют друг с другом, какие задачи выполняются и какие инструменты используются. Это позволяет мне понять, где возникают проблемы и какие навыки нуждаются в усилении.

2️⃣ Интервьюирование: Я провожу беседы с руководителем и ассистентом, чтобы выяснить их ожидания, потребности и проблемы, с которыми они сталкиваются во время сотрудничества. Это помогает мне получить полное представление о ситуации и найти наилучшие решения.

3️⃣ Обучение и тренинг: После анализа и интервью я разрабатываю индивидуальную программу обучения для ассистента, которая будет направлена на усиление его навыков. Это может включать в себя тренинги по управлению временем, организации задач, коммуникации и другим важным навыкам. А также даю рекомендации руководителю по взаимодействию с ассистентом и, возможно, изменению регламентов его работы.

4️⃣ Поддержка и сопровождение: Я оказываю поддержку как руководителю, так и ассистенту в процессе внедрения новых навыков и методов работы. Я помогаю им преодолеть возможные трудности и отвечаю на все их вопросы.

Цель моей работы - помочь руководителям и их ассистентам достичь максимальной эффективности и успеха в их сотрудничестве. Я верю, что правильное взаимодействие между руководителем и ассистентом является ключом к достижению поставленных целей и росту бизнеса.

Если вы предприниматель или эксперт и хотите оценить свое сотрудничество с ассистентом, или усилить навыки своего помощника, я готова помочь вам!
Жду ваших сообщений: @far_feder

МЕСЯЦ РАБОТЫ С АССИСТЕНТОМ, ТОЛЬКО ФАКТЫ 🌟


- Гузель (имя моей помощницы) за 20 рабочих дней выполнила порядка 40 задач (~2 задачи в день),
- в основном, я давала фундаментальные задачи, не срочные,
- выполнение каждой задачи в среднем - сутки,
- за весь период только 1 личная задача, остальные - бизнес,
- Гузель говорит, что работала 3-5 часов в день (только будни).


А что же в этот момент я? А я вот что:
✔️ Разработала mind-карту с перспективами роста
✔️Встречалась с владельцем HR-агентства и менеджером по подбору персонала
✔️ Выстроила тот фундамент компании, к которому боялась даже приступить ранее, списывая на недостаток времени


Из ближайших планов:
Через неделю уезжаю на несколько дней в Сибирь, где буду без компа. В этот момент Гузель запустит 3 вакансии на поиск, будет проводить первичный отбор по моим инструкциям и назначать даты собеседований со мной. Все регламенты готовим сейчас, а по возвращении я буду уже встречаться с кандидатами.
Это первый опыт совместного закрытия вакансий, жутко интересно, как же все пройдет!?
Обязательно поделюсь в следующем посте!


Если вам вам нужна помощь в делегировании, как всегда, я открыта к запросам и готова помочь 🚀

МОЙ ОПЫТ ДЕЛЕГИРОВАНИЯ 📁

Я держу все регламенты у себя в голове - это часто встречающаяся проблема у предпринимателей.
Да, у меня есть структура в рабочих файлах, всегда под рукой находятся необходимые инструменты. Но чтобы в этом всем разобраться, нужно четко знать: что? где? для чего?

Я насильно заставляла себя выгружать голову “на бумагу” и зарождать зачатки регламентов.
Что я делала:

1️⃣
Совместно с помощницей определили task-менеджер

Для своих задач (рабочих и личных) я использую TickTick, можно было бы оставить его, но я понимала, что новые регламенты - это огромный пласт работы. Потому решила, что задачи с ассистентом можно вести на отдельном сервисе, мы выбрали Notion.
Это действие дало твердое понимание, где и в каком формате я ставлю и проверяю задачи, не отвлекая ассистента вопросами о них.

2️⃣
Расписала точки роста

Обеспечила себе тишину на час и выгрузила все фундаментальные задачи в mind-карту, после чего декомпозировала каждую и расставила приоритеты. Тем самым я обеспечила Гузель работой и освободила себя от гемора “а какую же задачу дать?”.
Я уже не говорю о том, что именно это действие начало двигать нас вперед.

3️⃣
Дала себе месяц на “спокойствие”

Не стала закидывать помощницу в сложные задачи. Первый месяц она закрывала только те задачи, до которых у меня самой не доходили руки. Они все были несрочными, многие понадобятся еще только через пару недель. Использовала практику из этого поста.
Убила этим нескольких зайцев:
- ассистентка при деле,
- отличный способ проверить необходимые навыки, да и просто притереться друг к другу, начать доверять,
- появился фундамент, на котором уже можно строить будущее.

4️⃣
Передала часть простых задач из сложных процессов

Перед началом поиска кандидатов для моих заказчиков необходимо провести ряд подготовительных работ - именно на них я стала привлекать помощницу.
Да, здесь уходило время на объяснения, и опять же, я заставляла себя это делать. Но, пройдя однажды совместно со мной путь по каждой задаче, последующие Гузель уже выполняла самостоятельно и с хорошим качеством.

5️⃣
Регламенты

Мы этого ещё не сделали, но планируем.
Помощница составит регламенты тех процессов, которые она выполняет. Мне останется их проверить, а обучение дальнейших сотрудников будет проводиться уже по ним.


И если вы еще не нашли «того самого» ассистента, как всегда, я готова проконсультировать или организовать подбор «под ключ»: @dar_feder 💫

ОТЗЫВЫ

Всем привет!

Ранее я писала, почему занимаюсь подбором ассистентов - здесь и здесь.
Сегодня хочу подробнее рассказать про сам процесс подбора, который я организую "под ключ", или как все происходит?


✔️ Я беру на себя все этапы:
- составление портрета кандидата,
- описание вакансии на его основе,
- проведение анкетирования и, при необходимости, тестирования,
- публикация вакансии в каналах (у меня их больше 200), включая личную базу готовых ассистентов,
- проведение интервью и оценки кандидата.


📂 Для заказчика я оформляю отдельные файлы о 5-6 кандидатах, которые включают:
- описание кандидата, его сильных и слабых сторон, рисков,
- результаты анкеты и тестов,
- резюме, предоставленное самим кандидатом.
Исходя из этих данных, у вас будет полное представление о личности кандидата, на основе которого принимаете решение, встречаться вам с ним или нет.


🏁 Финишная прямая:
- интервью с вами,
- тестовый период.
Как правило, на тестовый период выходят 2-3 кандидата, которых вы тестите, и по окончании периода принимаете решение, кого оставлять.
Нередки случаи, когда остаются несколько кандидатов, хотя изначально требовался только один 🙂


Средние сроки выполнения подбора: 7-14 дней с момента согласования текста вакансии.
Гарантия бесплатной замены в течение 45 дней.

КЕЙСЫ И ОТЗЫВЫ

Помните, что правильно подобранный ассистент - ключ к успеху в вашем бизнесе 🚀
И я готова вам в этом помочь.
Дарья Федеряева, рекрутер, бизнес-ассистент: @dar_feder

Как начать доверять ассистенту конфиденциальную информацию?

Сталкиваюсь с этим вопросом от руководителей, которые только начинают свой путь делегирования.

Конечно, доверие важно для успешной работы. И я рекомендую устанавливать его последовательно:


1️⃣ Обсудите ваше видение сотрудничества
Для начала предоставьте ассистенту информацию о его роли, обязанностях и ваших ожиданиях. Объясните ключевые цели и ценности вашей компании, чтобы он мог видеть картину целиком и понять свое место в ней.

2️⃣ Дайте помощнику возможность проявить свои навыки и компетенции
Пусть он возьмет на себя ответственность за какой-то проект или задачу, чтобы показать свою способность решать проблемы и достигать результатов. Это поможет вам увидеть, насколько надежен и компетентен новый сотрудник.

3️⃣ Будьте открытыми и доступными
Создайте атмосферу, в которой ассистент может чувствовать себя комфортно, может обращаться с вопросами или проблемами. Будьте готовы выслушать его мнение и предложения, и поощряйте инициативу. Помните, что взаимодействие и коммуникация являются ключевыми факторами доверия.

4️⃣ Делегируйте ответственность и доверяйте
Постепенно отдавайте помощнику больше ответственности и задач, чтобы он мог показать свою надежность и профессионализм. Доверие является взаимным процессом, поэтому важно показать ему, что вы верите в его способности и готовы дать ему возможность расти и развиваться.

5️⃣ Укажите на успехи и признайте достижения
Признавайте и отмечайте успехи и достижения помощника. Это поможет ему почувствовать удовлетворение от своей работы и повысит его мотивацию и самооценку. Признание и поддержка будут способствовать укреплению доверия и установлению продуктивных отношений.


Доверие не строится за один день, это процесс, который требует времени и усилий от обеих сторон. Но если вы начнете с этих важных шагов, вы сможете построить доверительные отношения с новым сотрудником и создать благоприятную рабочую среду для его успешной адаптации и развития.


Конечно, все эти действия сработают только в случае, если ассистент подобран грамотно 🚀
И я готова вам в этом помочь: @dar_feder

Всем привет 👋

Сегодня хочу продолжить тему ролей в команде и представить для вас разбор, какие вообще роли бывают.
Та информация, которую я сейчас дам, от источника к источнику может варьироваться без изменения сути.

Принято считать, что ролей всего 9 (иногда 8 или 10). Каждому из нас могут быть присущи несколько ролей одновременно, например, у меня их - четыре.

Даю краткое описание, в котором каждый может узнать себя)
Итак, погнали! 🚀

1️⃣ Активизатор
Постоянно бросает вызов своей команде, чтобы улучшить ее в различных аспектах.
Это те люди, которые сделают все возможное и невозможное, чтобы задействовать все необходимые ресурсы для достижения цели. Они никогда не позволят своей команде остановиться на достигнутом результате.


2️⃣ Воплотитель идей
Человек, который делает работу и обеспечивает выполнение задач.
Он преобразует идею команды в рабочий план и практические действия. Обычно, воплотители идей дисциплинированы, хорошо организованы, а работу выполняют систематично и эффективно.


3️⃣ Гарант качества
Выполняет свои проекты с особой тщательностью.
Он скрупулёзно проверяет, нет ли ошибок или пропусков в проделанной работе, и уделяет внимание каждой мелкой детали. Гарантов качества характеризуют как упорядоченных перфекционистов, стремящихся добросовестно выполнить вверенное им поручение.


4️⃣ Координатор
Тот человек, который выполняет традиционную роль лидера команды.
Он направляет свою команду к обозначенной цели. Координаторы обладают умением слушать других людей. Они спокойны и уравновешены, и очень эффективно распределяют задания в команде.


5️⃣ Гармонизатор отношений
Неустанно поддерживают своих коллег и постоянно проверяет, эффективно ли работают вместе члены его команды.
Такой человек является посредником между ними. Будучи популярным, он является работником, который ставит сплоченность команды во главу угла и помогает людям вокруг себя уживаться друг с другом.


6️⃣ Искатель ресурсов
Человек, который исследует всевозможные альтернативные решения и развивает связи.
Люди такого склада являются увлеченными и энергичными членами команды, которые выявляют заинтересованные стороны извне и работают с ними, помогая команде справиться с поставленной задачей.


7️⃣ Генератор идей
Это творческий изобретатель, которого постоянно озаряют новые идеи и подходы.
Ему нравится, когда его хвалят, но критика способна особенно сильно задеть его. Генераторы идей зачастую интроверты и предпочитают работать в одиночестве.


8️⃣ Оценщик-контролер
Он очень хорош в анализе и оценке идей, которые высказывают другие члены команды.
Оценщик-контролер проницателен и объективен, он тщательно взвешивает все «за» и «против» каждого варианта, прежде чем прийти к какому-либо решению. Люди такого типа обладают критическим мышлением и подходят к решению задач очень стратегически.


9️⃣ Специалист
Обладает специализированными знаниями, необходимыми для достижения командной цели.
Работа специалиста в команде состоит в том, чтобы быть экспертом в необходимой области, и он полностью берет на себя обязательства, связанные с их специализацией.

Сколько платить?
Этот вопрос встает перед каждым руководителем, разыскивающим своего будущего ассистента.

🧳
В моей практике с предпринимателями мы можем идти двумя путями:
- устанавливать з/п под заявленные обязанности и требования,
- подгонять обязанности и требования под существующий бюджет.

Да, есть примерные рамки, из которых не рекомендуется выходить:
15 000 руб. - не ниже этой суммы ставить на испытательном сроке и всегда указывать реальные возможности роста з/п.
На такую оплату сейчас можно найти удаленного кандидата с загрузкой 15-20 час/нед в гибком графике.

Рынок персональных помощников изменился и продолжит меняться. Много молодых людей понимают, что лучшим шагом или даже скачком в саморазвитии будет сотрудничество с предпринимателем в роли ассистента.

Да, на эту позицию сейчас есть много толковых, заинтересованных ребят.
Но не стоит их обесценивать и ждать, что они будут работать за копейки 24/7.

⭐
Для успеха рекомендую:
- найти кандидата, обладающего базовыми качествами,
- научиться его мотивировать,
- выполнять свои обещания.

Я владею инструментами к каждому из этих 👆пунктов и готова оказать свою помощь в подборе помощника под ваш запрос.

Помните, что правильно подобранный ассистент - ключ к успеху в вашем бизнесе 🚀
Дарья Федеряева, рекрутер, бизнес-ассистент: @dar_feder

Про мотивацию ассистентов 📈

Во время проведения интервью замечаю, что одной из самых часто встречающихся мотиваций у соискателей является желание помогать людям.
Это классная мотивация для ассистента, ведь помощь и поддержка - основные задачи этой профессии.

Я и сама как ассистент всегда искренне стремлюсь помогать, проявляю инициативу, ответственность и эмпатию. И результат, когда вложенные усилия приводят к достижению целей руководителя или всей команды, мотивирует меня дополнительно.

Такие ассистенты создают теплые и доверительные отношения, становятся не просто исполнителями обязанностей, а настоящими друзьями и поддержкой. И подобная мотивация делает их работу более значимой и удовлетворительной.

Когда человеку нравится помогать, он старается выполнять задачи наилучшим образом, стремится к совершенству и готов к вызовам 🚀

Выходит, что такое стремление положительно сказывается на качестве выполнения задач.
И в конечном счете, от подобного сотрудничества в выигрыше остаются все - и сам работник, и руководитель.

Если вы сейчас находитесь в поиске именно такого ассистента, я готова дать рекомендации к самостоятельному или взять весь процесс подбора на себя!
Жду вас в л/с: @dar_feder

Иногда я жадничаю задачки своей помощнице 😊

Делаю это осознанно, потому что сама люблю поковыряться в мелких делах, а если еще и есть свободное время, то сама вселенная благоволит мне заниматься рутиной))

Например, могу составить форму с вопросами, убить на это два часа, полтора из которых - подбирать баннер для формы 😆

Гузель классно владеет графическим редактором Figma, наамноооогоо лучше меня, а мне просто классно ковыряться самой и подбирать картинки, если есть возможность)

В бесконечном поиске решений для каких-либо задач чувствую себя то уставшей, то бесполезной, а здесь же комбо:
✔️ отвлеклась!
✔️ задачу решила!
✔️ процессом насладилась!


Главное, не превращать это в правило, иначе все подобные действия будут тоже приносить лишь усталость!